Kurumsal Belge Analizi Kapsamında Belge Envanterlerinin Oluşturulması

zorunluluklarının neler olduğunun saptanması.

• Var olan sistem içerisinde iş ve işleyişe yönelik belge gereksinimlerinin tanımlanması.

• Belge saklama ve alıkoyma stratejilerinin tanımlanması.

• Belge saklama ve alıkoyma gereksinimlerinin tanımlanması. Kurumsal riskler ve gereklilikleri de göz önüne alarak, mevcut belge saklama programının ne tür sorunlara yol açabileceğinin ortaya konması.

• Belgelere yönelik oluşturulmuş dosya düzenin ve eğer varsa veritabanlarının saptanması.

• Kurumsal gereksinimler ve yasal beklentiler ışığında bir belge sistemin tasarımı.

• Geliştirilen belge sistemine yönelik doğrulayıcı ve önleyici faaliyetlerde bulunması (File Creation 2002: 6-8; Tycake 2002:1).

Görüldüğü gibi, kurumsal analiz çalışmaları büyük ölçüde kaliteye dayalı yönetim modellerinde öngörülen çalışmalara benzemektedir. Kurumsal işlevler ve buna bağlı belge işlemlerine yönelik gerçekleştirilen analiz ve sağlanan veriler, kaliteye dayalı sistemlerde, kurumsal uygulamaların tasarımı için öngörülen gerekliliklerle örtüşmektedir.

4.5.1. Kurumsal Belge Analizi Kapsamında Belge Envanterlerinin Oluşturulması

Belge envanterleri, belge yönetim programlarının önemli bir veri toplama aracıdır. İyi tasarlanmış envanterler, sadece belge alıkoyma şemalarının geliştirilmesi için değil, ISO standartlarının gerektirdiği diğer unsurlarının tanımlanması için de kullanılabilmektedir. Belge envanterleri; hayati belge programları geliştirme, şemaların indekslenmesi, erişilebilirlik, dosyalama, kodlama vb. çalışmalarda da kullanılmaktadırlar. Belge envanterlerinin oluşturulması, alıkoyma programlarının geliştirilmesi için gerekli bir uygulamadır. Üniversitelerde hangi belgelerin üretildiği ya da kullandığı konusunda yeterli bilgiye sahip olunamazsa, alıkoyma programlarının geliştirmesi de mümkün değildir (Brumm 1995:276).

Belge envanterleri yapıları gereği, bu çalışmalar kurumsal enformasyon analizi olarak da adlandırılmaktadır (Penn 1994: 42). Belge envanterlerinin oluşturulması sürecinde; kurumda var olan belgelerin sayısal durumu, yerleşimi, bu belgelerin yazılı olduğu araç ve ortamların belirlenmesi gerekir. Kurum içerisinde belge miktarının büyük ve gerekli kaynakların sınırlı olduğu durumlarda, envanter oluşturma işleminin aşamalandırılarak yapılması gerekli görülmektedir. Başlangıç olarak, belge alıkoyma şemalarının geliştirilmesi için gerekli bilginin sağlanmasına öncelik verilebileceğine değinilmektedir (Read 1991:9).

Envanter çalışmaları sırasında alıkoyma programı geliştirmek için aşağıdaki bilgilerin öncelikle sağlanması öngörülmektedir:

• Bölüm ya da birimin adı.

• Belge serilerinin başlığı: Tüm belge serilerinin kapsamı içerisinde alt seriler tanımlanmalıdır.

• Belgelerin kaydedildiği araçlar ve belge ortamları: Kağıt, mikrofilm, optik ya da manyetik disk vb.

• Belge miktarı : Bölüm ya da birimlere giden/gelen belge miktarı ve kapladığı alan.

• Yerleşim: Belgelerin nerelerde depolandığı: Güncel yarı güncel ve güncel olmayan belgelere yönelik.

• Araç-gereç: Depolama türü, açık raf ya da kapalı dosya belgeler, belge saklama çekmeceleri vb. araçlar.

• Belgelerin kapsadığı tarihsel dönem: Hangi tarihler arasında nerelerde bulundurulduğu.

• Erişim sıklığı: Belgelere hangi sıklıkla başvuruluyor.

• Seriler için idari ya da yasal alıkoyma gereksinimi (Brumm 1995:277-78).

Fiziksel olarak hazırlanacak envanterler, belge alıkoyma kararları için temel oluşturacak doğru bilgiyi sağlayan araçlardır. Bu bilgilerin sağlanması için kurumun ilgili birimlerine yönelik anket çalışmasının hazırlanmasının yararlı olacağına değinilmektedir (Brumm 1995:278). Envanterlerin birinci amacı kurum içerisinde hangi

belgelerin olduğu, bunların nerelerde ne şekilde bulundurulduğu ve korunduğuna ilişkin bilgileri sağlamaktır.

ISO standartlarına göre de kurum içerisindeki belge envanterlerinin tanımlanması oldukça önemli görülmektedir. ISO standartları içerisinde gerekli görülen belge envanter çalışmaları aşağıdaki unsurları kapsamaktadır:

• Tasarım kontrol ve gözden geçirme belgeleri. • Sözleşmelerin gözden geçirilmesine ilişkin belgeler. • Doküman kontrol belgeleri.

• Satın alma belgeleri. • İşleyişe ilişkin belgeler. • Gözden geçirme kayıtları. • Test belgeleri.

• Kalibrasyon belgeleri.

• Uygun olmayan ürün ya da hizmet belgeleri. • Denetim (audit) belgeleri.

• Eğitim belgeleri.

• Düzeltici ve önleyici eylem belgeleri.

• Yönetim gözden geçirme belgeleri (TS EN ISO 9001:2000:1-22). Eğer kurum içerisinde belgelere yönelik merkezi bir oluşum söz konusu değilse, kurum içerisinde farklı birimlerdeki belgelerin yerleşimi ve bu belgelere yönelik değerlendirme ve ayıklama kriterlerinin oluşturulması bir kat daha önemli hale gelmektedir. Bu durumda, özellikle fazla kopyaların imhası konusu üzerinde durulması gerekmektedir (Brumm 1995:279-80).

Analiz çalışmasının sonunda, ilgili birimler tarafından üretilen ya da gelen, birimin görev tanımlarını ve yasal koşullarını ortaya koyan belgelerin ayrı olarak değerlendirilmesi gerekli görülmektedir. İlgili belgeler bir araya getirilerek diğer belgelerden bağımsız bir dosya birimi içerisinde saklanması gerekmektedir. Diğer belgelere yönelik, seriler düzeyinde fiziksel envanterlerin çıkarılmasıyla başlanması gerekmektedir. Var olan ve kayıp serilerin belirlenmesi, mevcut serilerin uygun dosyalama sistemleri çerçevesinde tanımlanması, önemli belgelerin belirlenmesi...vb

çalışmalar bu kapsamda gerçekleştirilmektedir. İlgili birimlere ilişkin belge miktarı, bu belgelerin genel dağılımı, dosyalanma biçimi ve belge işlemlerinde gözlenen farklı uygulamalar...vb hazırlanacak bir anket çalışmasıyla ortaya çıkarılabilmektedir. Böylece ilgili birimlerde bulunan belge miktarı, belge sorunları ve belgelere yönelik gerçekleştirilen çalışmalar ortaya konulabilmektedir (Conducting A Survey…2002: 22).

4.5.2. Kurumsal Belge Analizi Çalışması Kapsamında Yasal Analiz

Günümüzde belge alıkoyma sistemleri geliştirilirken, öncelikle mevcut kurumsal yapı incelemekte ve değerlendirmektedir. Sistem, büyük oranda yasal araştırmalara ve kurumsal uygulamalara dayalı olarak geliştirilmektedir. Kurumların kendi yasal koşulları ve işleyişleri doğrultusunda yapılacak ayrıntılı analiz çalışmaları, alıkoyma programlarının temelini oluşturmaktadır. Belgelerin oluşumuna neden olan yasal koşullara yönelik olarak yapılacak analiz çalışmaları sonucunda geliştirilen indekslere dayanarak, yasalar karşısında farklılığa neden olmayacak tek bir alıkoyma modeli ortaya çıkmaktadır (Skupsky 1994:x-xi).

Ancak pek çok belge için belge alıkoyma dönemini etkileyebilecek herhangi bir idari ya da yasal düzenleme söz konusu değildir. Genelde, her belge yapısına ilişkin, bir yerlerde alıkoyma dönemini belirleyen bilgilerin yer alabileceği düşünülmektedir. Ancak bu söz konusu değildir. Diğer yandan belge alıkoyma programlarında, üretilen her bir belge için ayrı ayrı tanımlamalara gidilmesi de mümkün değildir. Bu çerçevede, yasal düzenlemeler ve idari gereksinimler doğrultusunda, genel içerikli belge saklama dönemlerinin saptanması ve böylece belgelere ilişkin en doğru alıkoyma döneminin belirlenmesi gerekmektedir (Kruse 1989:12).

Alıkoyma programlarında alıkoyma dönemlerine karar verebilmek için, belgelerde yer alan bilginin idari ve yasal değeri araştırılmalıdır. Yine belgelerin üretildiği ortamlar ve tekrar üretilebilir olup olmadığına bakılmalıdır. Ardından yasal ve idari gereksinimler doğrultusunda belgeler, içerikleri doğrultusunda organize edilmeli ve sonuç olarak bütünleşik tek bir modele göre saklama planları çıkarılmaktadır. Saklama planları tek tek belgeler için değil, belge serilerine yönelik esnek bir düzen içerisinde belirlenmelidir. Böylece, belge işlemlerini belirleyen ya da etkileyen pek çok yasal