Yararlanman n Ba lang

O aspecto da gestão do conteúdo do portal está relacionado com os módulos de seleção, organização de arquivos e armazenamento, que compõem o subsistema de entrada do SRI. Esse componente técnico do portal está relacionado com a criação de conteúdo, sua aprovação e posterior liberação para outros usuários. Os portais devem acolher páginas Web desenvolvidas pelos usuários com ferramentas de autoria e editoração de sua preferência.

Segundo Rollett (2003, p.147), existe uma diferença teórica sutil entre a gestão de conteúdo e o gerenciamento eletrônico de documentos (GED). Para o autor, o GED está mais associado ao provimento de acesso à íntegra de documentos existentes, enquanto que a gestão do conteúdo está mais ligada à criação e edição de porções menores de conteúdo. Entretanto, o próprio autor reconhece que as funcionalidades dos dois sistemas são muito parecidas e que na prática existe uma convergência entre ambos.

De acordo com Firestone (2003, p.25), a gestão do conteúdo é o processo de integrar a análise de conteúdo com a disseminação, sendo que os sistemas de gestão do conteúdo são responsáveis por capturar, processar, filtrar, analisar e distribuir objetos não-estruturados de mídia, internos e externos à organização, que podem estar armazenados em papel ou nos mais diversos formatos eletrônicos.

Segundo Firestone (2003, p.25), as principais funcionalidades de um sistema de gestão de conteúdo são:

- Agentes de busca (spider), que rastreiam mudanças no conteúdo; - Recursos de indexação automática e mecanismo de busca;

- Ferramentas de garimpo de texto (text mining) responsáveis pela estruturação de redes semânticas entre conceitos;

- Mecanismos de captura de novos conteúdos a partir da análise dos perfis dos usuários; - Suporte a meta-dados de acordo com o padrão XML;

- Controle de versões;

- Recursos para roteamento de documentos;

- Ferramentas para publicação e assinatura de conteúdo;

- Recursos de segurança para definir níveis de acesso aos repositórios de conteúdo.

Tal lista de funcionalidades é bastante exigente, pois enfatiza um aspecto mais pró- ativo da gestão de conteúdo como indexação automatizada e disseminação baseada em perfis.

Um dos aspectos básicos de um portal corporativo é a política de seleção do conteúdo disponibilizado no portal. De acordo com Webster (1972, p. 2), a política de uma biblioteca é um princípio geral que auxilia na tradução dos objetivos em ações concretas através do fornecimento de diretrizes administrativas para a tomada de decisão. Segundo a autora, uma política deve ser ao mesmo tempo restritiva e permissiva, pois deve definir limites e garantir liberdade de operação dentro desses limites.

Apesar da abrangência estar entre os objetivos de um portal corporativo, Terra e Gordon (2002, p.176) alertam que, especialmente em grandes organizações, os portais podem facilmente se tornar “depósitos de lixo” e perder credibilidade de forma rápida, se os funcionários não confiarem na informação disponível no sistema. Um portal, como todo SRI, está sujeito ao efeito GIGO (garbage in, garbage out – lixo entra, lixo sai). Uma boa política de seleção engloba também a seleção negativa ou descarte, pois eliminar conteúdo ruim ou ultrapassado é tão importante quanto selecionar conteúdo pertinente. Segundo Rollett (2003, p.153), na prática, uma decisão adequada consiste em limitar o conteúdo do repositório, evitando que o sistema fique entulhado com conteúdo inútil. Entretanto, o próprio autor admite que alcançar o equilíbrio nesse aspecto qualidade-quantidade é um enorme desafio.

Os documentos existentes em papel são usualmente migrados para o sistema de gestão de conteúdo através do processo de digitalização (scanning). De acordo com Rollett (2003, p.147), os sistemas de reconhecimento óptico de caracteres (OCR – optical character

Davenport e Prusak (1998, p.158) destacam que a Internet costuma apresentar o problema de julgamento do que está sendo fornecido, fazendo com que o nível de confiança nas informações obtidas na Internet seja justificadamente baixo. No caso da intranet e dos portais, devido ao menor porte quando comparados com a Internet, a empresa tem maiores condições de garantir a autenticidade e confiabilidade do conteúdo disponibilizado. Entretanto, é fundamental que a política de seleção de conteúdo esteja alinhada com a estratégia organizacional e com as necessidades dos usuários. Por exemplo, se uma indústria define que pretende passar a atuar no setor de plásticos, o portal deve incorporar conteúdo sobre esse assunto. Tendo analisado a implantação de portais em grandes empresas internacionais, Terra e Gordon (2002, p. 175) verificaram que uma lição aprendida é que a qualidade do conteúdo é mais importante do que a quantidade de conteúdo.

As funções de organização de arquivos e armazenamento de um SRI também fazem parte do escopo da atividade de gestão de conteúdo do portal. De acordo com Araújo (1994, p. 97), a função de organização de arquivos tem como objetivo retratar a coleção de documentos tal como representada nos registros gerados pelo sistema, enquanto que a função de armazenamento diz respeito à guarda e à manutenção dos documentos propriamente ditos. No caso dos portais, os documentos serão armazenados sempre em meio digital, apresentando, no entanto, uma grande variedade de formatos. A camada de apresentação do portal se encarrega de disponibilizar o acesso, através de uma interface Web, às informações que estão armazenadas nos formatos proprietários dos sistemas de origem.

Segundo Rollett (2003, p. 148), o gerenciamento de meta-dados é uma das funcionalidades principais de um sistema de gestão do conteúdo. Os atributos típicos sugeridos são: palavras-chave descrevendo o conteúdo, autor, data de criação e revisão do documento e ainda classificação de qualidade e comentários feitos por outros usuários. Esse último atributo é particularmente interessante, pois permite que um relato de caso, artigo ou até mesmo uma melhor prática seja recomendada ou criticada. Em sites de vendas de livros e de reservas de hotéis, esse atributo é bastante comum, pois os usuários acham válido analisar comentários imparciais antes de tomarem suas decisões.

O atributo classificação de qualidade pode também produzir algumas pistas relevantes. De acordo com Rollett (2003, p.151), a análise desse atributo pode indicar que a organização possui muito conteúdo armazenado em uma área estrategicamente crítica, mas que tal

conteúdo não foi considerado útil pelos funcionários. A lista dos documentos mais acessados no portal também é útil porque auxilia o usuário a se manter informado sobre os assuntos mais debatidos na organização.

O processo de controle e manutenção da quantidade e da qualidade do conteúdo disponível em um portal corporativo pode se tornar extremamente complexo. Caso a administração do conteúdo seja muito centralizada, podem surgir gargalos no processo. O portal deve fornecer instrumentos capazes de automatizar o fluxo de trabalho relacionado com o controle de conteúdo, auxiliando os processos de seleção e descarte. Dessa forma, consegue-se uma menor centralização da gerência do conteúdo através da delegação progressiva.

A delegação consiste na funcionalidade do portal atribuir diretamente aos usuários finais a responsabilidade pela atualização das informações. No estágio inicial da intranet, o usuário final freqüentemente está subordinado ao administrador do ambiente que centraliza a tarefa de gerenciar o conteúdo informacional a ser disponibilizado. Por outro lado, quando não existe a figura do administrador, o usuário se sente incapaz de construir seu conteúdo em ferramentas de editoração de páginas Web (ex: Microsoft Front Page) e disponibilizar essas informação na intranet através de protocolos de transferência de arquivos (FTP – File

Transfer Protocol).

O portal pretende tornar esse processo bem mais amigável e transparente para o usuário final. Segundo Alvim (2001, p.20), os usuários devem poder criar conteúdo rico como suas páginas de projetos, murais, normas, clipping de notícias, listas de perguntas freqüentes (FAQ – Frequently Asked Questions), práticas de sucesso e relatórios de casos, tornando-se independentes de intermediários técnicos. Os portais corporativos devem armazenar as páginas em banco de dados e trazer editores simplificados semelhantes aos assistentes das ferramentas de automação de escritórios. Assim sendo, os usuários terão condições de alterar por conta própria uma página sob seu controle, deixando a cargo do sistema o controle de versões da página e os procedimentos necessários para disponibilizar o conteúdo para a comunidade de usuários.

Muitas das questões referentes à organização de arquivos e ao armazenamento no contexto das intranets e portais corporativos são semelhantes às questões existentes em uma

biblioteca digital. Segundo Cunha (1999, p.265), a preservação da informação ainda é um dos calcanhares de Aquiles da biblioteca digital devido principalmente à constante obsolescência dos equipamentos e programas. De acordo com o autor, à medida que os sistemas computacionais são alterados, também os suportes que registram a informação digital devem ser mudados. Basta imaginar a dificuldade que seria atualmente tentar recuperar uma informação digital gravada em um disquete de 5 ¼ polegadas no formato do editor de texto Wordstar, bastante utilizado na década de 80. Nos portais, a função de armazenamento geralmente é de responsabilidade do sistema de origem, seja ele um ERP, um banco de dados ou um correio eletrônico. Entretanto, caso algum sistema de origem não possua uma política de backup, cabe ao projetista do portal definir mecanismos que garantam a integridade da informação digital. A criticidade e volatilidade da informação são os principais parâmetros observados na formulação de uma política de backup.

Um outro aspecto comum entre os portais e as bibliotecas digitais é a necessidade de um controle de versões do documento. Segundo Cunha (1999, p.265), na biblioteca digital, a convivência entre diferentes versões de uma obra ou documento é mais freqüente por causa da facilidade de se alterar o conteúdo de um texto digital. Para Terra e Gordon (2002, p.115), o controle de versões deve englobar as seguintes funções:

- Geração automática de atributos associados com cada documento publicado (data da criação, criador, tamanho do documento, indicador de item novo ou atualizado);

- Designação de papéis: quem pode ler, alterar e eliminar o documento ou parte do documento;

- Visualização do histórico de mudanças de algum item específico do documento.

Para Rollett (2003, p.148), somente o controle de versões pode garantir um compartilhamento seguro de documentos entre vários usuários, pois toda vez que um documento é extraído para edição (check-out), o sistema trava a alteração por outros usuários. Quando a nova versão é submetida (check-in), o sistema incrementa o número da versão e armazena a mesma junto com as anteriores, gerando logs para a auditoria e permitindo a volta (roll-back) de versões anteriores, caso necessário.

A gestão do conteúdo é uma função crítica do portal e está mais associada à gestão da informação do que propriamente à gestão do conhecimento. Segundo Rollett (2003, p.150), a

gestão de conteúdo facilita o acesso ao conhecimento explícito já existente, mas não suporta diretamente a criação do conhecimento.