Uluslararası Profesyonel Kongre Organizatörleri Birliği (The International

Profesyonel Kongre Organizatörleri (PCO), kongre organizasyonu üzerine uzmanlaşmış kişi ve kuruluşlardır. Kongre üzerine uzmanlaşmış personeli, teknik ekipmanı, bilgi birikimi ve sektörel ilişkileri olan bu kuruluşlar bir kongre organizasyonu içerisinde yer alan tüm faaliyetleri organizasyon komitesinden alarak bir paket haline getirirler (Çizel, 1999, s.31).

1968 yılında kurulan Uluslararası Profesyonel Kongre Organizatörlüğü Birliği (IAPCO) kar amacı gütmeyen, ulusal ve uluslararası kongre ve konferanslar ile özel etkinliklerin yöneticileri, toplantı planlayıcıları ve profesyonel organizatörler için kurulmuş bir mesleki dernektir (http://www.iapco.org/, 2012).

1968`de İngiltere, Hollanda, Belçika ve Danimarkalı dört kurucu tarafından Brüksel`de kurulan derneğin merkez ofisi 1982 yılında Brüksel`den Cenevre`ye, 1987 yılında ise Cenevre`den Zürih`e taşınmıştır. (http://www.iapco.org/history.cfm?page_id=99, 2012).

IAPCO profesyonel kongre organizatörleri ve toplantı planlayıcıları için küresel markalaşmayı temsil eder. IAPCO üyeliği evrensel üstünlüğün bir işareti olarak kabul edilmektedir. Birliğin bazı üyelik kriterleri vardır ve üyeler IAPCO`nun bu kalite standartlarına uygun olmalıdır (http://www.iapco.org/quality_committee.cfm?page_id=97, 2012).

IAPCO 35 ülkede bulunan 100`den fazla üyesine, müşterilerine yüksek standartta hizmet verebilmeleri için danışmanlık ve organizasyon hizmetleri veren bir dernektir. IAPCO üyeleri dünya genelinde her yıl ortalama 2,11 milyonu aşan katılımcı, 0,5 milyon metre kareden fazla sergi alanları ve 5600`den fazla düzenlediği toplantılar dolayısıyla 3,43 milyar Euroluk

ekonomik etkiye sahiptir. Bu rakamlar da gösteriyor ki, toplantı sektörü dünya ekonomisinin önemli bir bileşenini oluşturmaktadır (http://www.iapco.org/, 2012).

Tablo 2.6 IAPCO Üyeleri Tarafından Düzenlenen Kongreler (2006-2010)

2006 2007 2008 2009 2010 Dernek Toplantıları 1465 1909 1818 2102 2153 Ulusal 961 1200 1086 1283 1248 Uluslararası 504 709 732 819 905 Resmi Toplantılar 307 458 273 399 498 Ulusal 135 170 100 176 212 Uluslararası 172 288 173 233 286 Kurumsal Toplantılar 1154 1622 3079 3140 3454 Ulusal 714 1134 2021 2572 2691 Uluslararası 440 488 1058 568 763 Katılımcı Sayısı 1422011 1798589 1968518 2117915 2245994 Metrekare 414385 492251 425078 550605 546136

Bütçe (Milyar Euro) 0.775 0.9 1.273 1.421 1.508

Ekonomik Etki (Milyar Euro) 2.3 2.9 3.18 3.43 3.638 Kaynak: http://www.iapco.org/survey_of_members_activities.cfm?page_id=117, 2012

Tablo 2.6`da IAPCO üyelerinin 2006-2010 yılları arasında düzenledikleri toplantı sayıları, katılımcı sayıları, metrekare bazında kullandıkları sergi alanları, bu toplantılar için ayrılan bütçe ve ekonomik etkileri verilmiştir. Buna göre; profesyonel kongre organizatörlerinin düzenledikleri kongrelerin her yıl artış gösterdiği görülmektedir. Aynı şekilde profesyonel kongre organizatörlerinin hizmet verdiği katılımcı sayılarında ve kullandıkları sergi alanlarında da yıllara göre artışın olduğu tabloda verilmektedir.

Tablo 2.6`da ayrıca IAPCO üyelerinin kongrelere ayırdıkları bütçeleri ve bu kongrelerden elde ettikleri gelirler verilmiştir. Kongre için ayrılan bütçeden delegelere ayrılan ücretin ortalaması 550 Euro, sergi alanlarının kirası için ayrılan ücretin ortalaması ise 500 Euro`dur. Elde edilen gelire göre ise, delegelerin harcamaları ortalama 1620 Euro`dur.

2011 yılında ise IAPCO üyeleri tarafından 6600 toplantı organize edilmiş, bu toplantılara ortalama 2,287 milyon katılımcı katılmış, 0.63 milyon metrekare sergi alanı kullanılmış ve

3.71 milyar Euro gelir elde edilmiştir (http://www.iapco.org/survey_of_members_activities. cfm?page_id=117, 2012).

Tablo 2.7 IAPCO Üyelerinin Düzenlediği Ortalama Toplantı, Katılımcı Sayısı ve Kullandığı Alanın Yıllara Göre Dağılımı (2006-2010)

2006 2007 2008 2009 2010

Toplantı Başına Ortalama Katılımcı Sayısı 486 451 381 375 368 Toplantı Başına Ortalama Kullanılan Alan (m2

) 142 123 82 98 89

IAPCO Üye Başına Toplantı Sayısı 71 87 89 90 95

Kaynak: http://www.iapco.org/survey_of_members_activities.cfm?page_id=117, 2012

Tablo 2.7`de IAPCO`ya üye olan profesyonel kongre organizatörlerinin yıllara göre düzenledikleri toplantı sayıları, toplantı başına ortalama katılımcı sayısı ve toplantı başına ortalama kullanılan alanları verilmiştir. Buna göre yıllara göre toplantı başına ortalama katılımcı sayısı giderek azalırken, IAPCO`ya üye olan profesyonel kongre organizatörlerinin düzenlediği ortalama toplantı sayısı giderek artış göstermiştir. Genel olarak toplantı için kullanılan alanların da 2009 yılı dışında giderek azaldığı görülmektedir.

IAPCO, üye olan bir profesyonel kongre organizatörlerine şu hizmetler konusunda yardımcı olmaktadır (http://www.iapco.org/pdf/HOWTOC~2.PDF, 2012):

 Kongre teklifleri

 Yer araştırması ve fizibilite

 Tavsiye ve danışmanlık hizmetleri

 Hedeflerin belirlenmesi

 Kongre vergilendirme yükümlülükleri

 Ön taslak planları

 Gelir ve gider bütçesi taslakları

 Sponsorluk, sergiler, krediler ve geri ödemeler konuları

 Kayıt ücretleri

 Rezervasyon yapma

 Gelir-gider defterleri ve banka hesapları

 Mekan anlaşmaları

 Örgütsel yapı

 Organizasyon komiteleri ile toplantı

 Sekretarya ve ofis hizmetleri

 Kayıt işleme sistemleri (elektronik ve manuel)

 Bilimsel ve teknik program desteği

 Sergi satış ve yönetimi

 Web tasarım ve yönetimi

 Poster oturumları

 Konuşmacı irtibatları

 Pazarlama ve halkla ilişkiler

 Mekan yönetimi

 Basın ofisi

 Personel

 Sosyal etkinlikler

 Havayolları ile irtibat

 Delege transferleri ve ulaşımları

 Kongre hesaplarının kapatılması

 Toplantı sonrası değerlendirme

 Kongrenin görüntülü baskı ve tasarımı

 Elektronik bilgi ve tasarımı

 Kongre aksesuarları ve hediyeleri

 Yiyecek-içecek hizmetleri

 Dekor ve sahneleme

 Görsel ve işitsel yayın ekipmanları

 Simültane tercüme

 Kongre kaydı

 Kongre belgelerinin tercümesi

 Video konferans

 Konaklama rezervasyonları

 Tur programları

2012 verilerine göre Türkiye`deki PCO`lardan 12 tanesi IAPCO`nun üyesidir. IAPCO`ya üye olan bu işletmeler İstanbul, Ankara ve İzmir`de faaliyet göstermektedir. Türkiye`den IAPCO`ya üye olan bu şirketler Tablo 2.8`de verilmiştir.

Tablo 2.8 IAPCO`ya Üye Olan Şirketler (Türkiye)

Üye Adı Şehir

Dekon Group İstanbul

Figür Kongre ve Organizasyon Hizmetleri İstanbul

Flap Tour Ankara

Interium Tourism İstanbul

K2 Kongre ve Etkinlik Hizmetleri İstanbul

Seranas Turizm Kongre Organizasyonları Ankara, İstanbul, İzmir

Topkon Kongre Hizmetleri İstanbul

United Expo İzmir

Visitur Kongre ve Destinasyon Hizmetleri İstanbul

Zed Turizm Seyahat Acentası Ankara

Kaynak: http://www.iapco.org/members-popup.cfm?page_id=200, 2012.