Kongre Merkezleri, Oteller ve Üniversiteler

1960'lı yıllara kadar toplantılar ve kongreler otellerle birlikte düşünülmekteydi. Toplantı organizatörlerinin toplantıları düzenleme konusunda alternatifleri yoktu. Çünkü otellerden başka hiçbir tesis ya da işletme organizatörler için istenen olanakları sunmuyordu, pazarın yapısındaki hızlı değişim ve öneminin giderek artması kongre merkezlerinin ortaya çıkmasına yol açmıştır (Çizel, 1999, s.51).

Kongre merkezleri kongrelerin yapılabileceği kongre tesisleri, toplantı salonları gibi kongrenin dolayısıyla kongre turizminin gelişebilmesi için gerekli olan alt ve üst yapıya sahip tesislerdir (Boz, 2010, s.36).

Bir kongre merkezinin tanımlanabilmesinde iki önemli kriter belirlenmiştir. Bunların biri, tesisin bir otelin parçası olmak yerine bağımsız olması, diğeri ise bu merkezde düzenlenen faaliyetlerin büyük bölümünün kongre ya da ticari fuarlar olmasıdır (Gülbahar, 2006, s.151- 152).

Kongre merkezi yatırımları genellikle pahalı yatırımlar olmalarından dolayı hemen hemen tüm ülkelerde kamu kesimimin desteğiyle inşa edilirler. Ayrıca merkezler işletme aşamasına geçildiğinde de desteklenmeye devam edilir. Çünkü kongre merkezi gibi kamu yatırımları, modern toplumlarda üniversiteler, okullar, kütüphaneler derecesinde önemli yatırımlardır. Bu gibi kamu yatırımlarının sağladığı olanaklar nedeniyle yapılabilen kongreler, bilginin

uluslararası yaygınlık kazanmasına, enformasyon seviyesinin yükselmesine ve sorunların belirlenmesine büyük katkılarda bulunur. Kültür etkisi yanında, kongre turizmini geliştirir, kongre kentinin gelişmesine yardımcı olur (Çizel, 1999, s.51).

Kongre merkezleri geniş alanlara yayılır. Alanın %30 ile %50`si birçok toplantı salonuna ayrılır. Toplantı organizatörü, organizasyonun gerçekleştirileceği kongre merkezini seçerken bazı konular üzerinde dikkatle durmalıdır. Bu konular arasında; kongrenin düzenleneceği şehre ulaşım olanakları, kongre merkezinin yönetim kolaylığı, fiziki tasarımı ve bulunduğu yer ile yiyecek içeceklerin servisinin ve teknik ekipmanın kalitesi sayılabilir. Bu sebeple, kongre merkezi yapılırken genel şartlar yanında güvenlik, toplantı salonları, ofisler, soyunma odaları, diğer kullanım alanları, yiyecek içecek hizmetleri ve teknik ekipman gibi birçok konuya dikkat edilmelidir (Gülbahar, 2006, s.72).

Kongre binalarının en iyi teknolojiyle donatılması, en etkin biçimde ışıklandırılması, havalandırılması, ısıtılması ve bakımı şarttır. Bir kongre binasında bulunması gereken mekanlar şu şekilde sıralanabilir (Gülbahar, 2006, s.73):

 Çeşitli amaçlarla kullanılacak değişik boyutlarda toplantı salon ve odaları,

 Toplantı salonlarının dışındaki genel mekanlar,

 Genel sekreter ve yardımcılarının, kongre yöneticilerinin ofisleri, yönetim ve genel servis büroları, sekreterlik, tercüme, finans, muhasebe büroları,

 Ses kayıt odaları, doküman basım, çoğaltma, dağıtım ve saklama, basın odası gibi çalışma odaları,

 Teknik hizmetlerin sağlandığı odalar.

Kongre merkezlerinin sadece kongreler için kullanımı halinde, yıllık kapasite oranının %20-25`leri geçmeyeceği bilinmektedir. Bu bakımdan söz konusu merkezlerin çok yönlü kullanıma açılabilecek bir esneklikte olması, kapasitelerinin genişletilmesi açısından büyük önem taşımaktadır. Her ne kadar çok yönlü kullanımı kongreler için düzenlenmiş salonların teknik donanımları, akustik vb. özellikleri açısından bazı olumsuzluklara sebep olsa da, bu alandaki olumsuzlukları ortadan kaldıracak önlemlerin alınmasıyla söz konusu salonların kullanım kapasitelerinin artırılması, böylece kongre merkezlerinin çok yönlü kullanımının sağlanması genel bir eğilim olarak ortaya çıkmaktadır. Nitekim, ekonomik sebeplerden kongre merkezlerinin şehir halkının günlük yaşamının bir parçası haline dönüştürülmesi, böylece konserler, resepsiyonlar, bale ve tiyatro gösterileri, siyasi, ilmi ve teknik içerikli

aktivitelere açılmasıyla gelir kazandıran kuruluşlar haline getirilmesi uygun bir kullanım olarak kabul edilmektedir. Ülkemizin en önemli kongre merkezi olan Lütfi Kırdar Kongre Merkezinde 1996 yılından beri pek çok organizasyon başarı ile düzenlenmektedir (Gülbahar, 2006, s.151).

Kongre merkezlerinin yakın çevresi ile etkileşimi çok önemlidir. Buna göre yapılması gereken yakın çevre düzenlemeleri şöyledir (Oktay, 1997, s.65-66):

 Kongre merkezinin yerleşmeye uyumu, teknik bütünleşme ve estetik, dekorasyon, yerel mimariden esinlenme.

 Kolay erişilebilirlik, yol, otopark, direk toplu taşıma, taksi durakları vb. yaya yolları ve bilgi levhaları ile yönlendirme.

 Ağaçlandırma, yeşil, merkezin odağında yaya bölgesi, sakin, dinlendirici peyzaj düzenlemeleri.

 Bilgi panoları, aydınlatma, bayraklar, heykel vb. ve özürlüler için özel düzenlemeler gibi öğelerin de özel bir ilgi ile merkezin dış mekanında yer almasının sağlanması.

Türkiye`nin ilk ve en önemli kongre merkezi olan Lütfi Kırdar Kongre ve Sergi Merkezi, 5 Eylül 1996 yılında, Lütfi Kırdar Spor Salonu`nun kongre merkezine dönüştürülmesiyle açılmıştır. Türkiye`nin ikinci kongre merkezi ise, 1 Ekim 1996 yılında açılan Antalya`daki “Cam Piramit” Sabancı Kongre ve Sergi Merkezidir.

Kongre endüstrisinin bugünkü durumuna gelmesi ve hızlı gelişmesinde kuşkusuz konaklama sektörünün büyük önemi vardır. Kongre endüstrisindeki ilk örgütlenme girişim ve uygulamalarının, 1896 yılı Detroit`te, şehirdeki otelcilerin destekleri ile gerçekleştirilmiş olması, endüstrideki önemi ve gelişimindeki etkisini açıkça ortaya koymaktadır (Arber, 2008, s.20).

Kongre amaçlı otel işletmeleri; kongre, seminer, kurs çalışma grupları, komisyon toplantıları, sempozyum ve konferans gibi toplantı hizmetlerini sunan işletmelerdir. Bu işletmelerde oda sayısının 250 ile 2000 arasında olması arzu edilirken, dans salonu, yüzme havuzu, bekleme salonları ve çeşitli oyun odaları gibi aktivite hizmetlerinin de olması gerekmektedir (Boz, 2010, s.41).

Konaklama sektörü, 1970’li yılların başlarında, toplantı olgusunun potansiyel etkilerinin farkına varmıştır. Bu potansiyeli, geniş yelpazede karşılamak isteyen konaklama sektörü, yeni

alan inşaatları ve kendi yapısındaki değişiklikler ile olağan dışı bir gelişim göstermiştir. Konaklama endüstrisindeki gelişimin; şehir otellerinden, resort otellere, beş yıldızlı otellerden iki yıldızlı otellere kadar bütün otellerin toplantı amaçlı alanlar barındırması ve toplantı amaçlı devasa yüzer gemilerin olması, geldiği son noktayı açıkça özetlemektedir. Ayrıca, günümüz koşullarında, konaklama sektörünün, kongre endüstrisine olan ilgisi, toplantı yapı ve olanakları ile sınırlı kalmamıştır. Konaklama sektörü, hizmet yaklaşımlarını, teknik ekipman ve teknik destekten, özel uygulama ve organizasyonlara kadar birçok hizmeti de kapsayacak şekilde genişletmiştir (Arber, 2008, s.20-21).

Bazı üniversiteler, toplantı ve seminer salonları, yeme içme, konaklama olanakları yanında, bir takım yardımcı faaliyetlerle kongrelere destek verdiklerinden, bilimsel kongreler için tercih edilebilmektedirler. Üniversiteler kongre maliyetlerinin daha düşük olmasından dolayı, sponsorlar açısından da karlıdır (Gülbahar, 2006, s.74).