İstanbul Kongre ve Ziyaretçi Bürosu – ICVB

İstanbul Kongre ve Ziyaretçi Bürosu 27 Mayıs 1997’de TUGEV (Turizm Geliştirme ve Eğitim Vakfı) bünyesinde “Kongre ve Ziyaretçi Bürosu İktisadi İşletmesi” olarak kurulmuştur. Büronun hukuki kimliğinin oluşturulabilmesi için iktisadi işletme olarak kurulmasına karar verilmiştir. Kuruluş sözleşmesinde büronun kuruluş amacı “Türkiye ve özellikle İstanbul’un kongre, konferans, fuar ve sergileme olanaklarını yurt dışında ve içinde

tanıtıp pazarlamasına yardımcı olmak suretiyle kongre ve konferans turizmini özendirmek, kentin ve ülkenin tanımına katkıda bulunarak turizmin geliştirilmesini sağlamak” olarak ifade edilmektedir. Büro misyonunu ise “ulusal ve uluslararası kongre sektörüne destinasyonun bir bütün olarak ve kar amacı gütmeksizin tanıtılması ve pazarlanması, ilgili pazarda payının arttırılması” şeklinde tanımlanmaktadır (Baytok vd, 2010, s.15).

Kar amacı gütmeyen bir organizasyon olarak örgütlenen İstanbul Kongre ve Ziyaretçi Bürosu, özel sektör ve kamu sektörü tarafından desteklenmektedir. Kültür ve Turizm Bakanlığı, Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği (TOBB), İstanbul Ticaret Odası (İTO) ve turizm sektör birlikleri İstanbul Kongre ve Ziyaretçi Bürosunun başlıca destekleyicileri arasındadır. Bunların dışında özel sektör kuruluşları olarak kongre merkezleri, 4 ve 5 yıldızlı oteller, kongre organize eden seyahat acentaları, restoranlar ve benzeri servis sağlayıcı işletmeler üye olarak destek vermektedir (Arslan, 2009, s.127).

İstanbul Kongre ve Ziyaretçi Bürosu düzenlenen birçok uluslararası kongrede Türkiye’nin yalnız deniz, güneş ve kumla sınırlı kalmadığını, kış aylarında sunulan turistik hizmetlerin de en az yaz aylarındakiler kadar kaliteli ve başarılı olduğunu göstermiştir. Başbakanlık Tanıtma Fonu Başkanlığı’nın ve Kültür ve Turizm Bakanlığı’nın desteğini alan ve Bakanlıkça görevlendirilen bir kuruluş olarak birçok kongre ve incentive fuarı organize etmiş, ayrıca kamu kesimi ve özel sektörle işbirliği halinde pek çok toplantıda yararlı çalışmalar yapmıştır (Ersun ve Arslan, 2009, s.106).

İstanbul Kongre ve Ziyaretçi Bürosu, uluslararası kongre ve toplantı sektörünün etkin kuruluşlarından biri olan ICCA (Uluslararası Kongre ve Toplantı Birliği), MPI (Uluslararası Toplantı Profesyonelleri), ECM (Avrupa Kentlerini Pazarlama) ve DMAI (Uluslararası Destinasyon Pazarlama Birliği)`nin üyesidir ve bu birliklerde İstanbul`u temsil etmektedir (http://www.icvb.org/icvb_aboutus.asp, 2012).

İstanbul Kongre ve Ziyaretçi Bürosu, İstanbul`u tercih edilen bir kongre şehri haline dönüştürmek için tanıtım, pazarlama, sektör fuarları, tanıtım gezileri düzenlemiş ve “İstanbul Meeting Planner`s Guide”ın yanı sıra İstanbul bülteni, İstanbul broşürleri, web sayfası, standart video film ve sunumlar hazırlamak suretiyle önemli katkılar sağlamıştır. Bu çabalar sonucunda kongre turizminde ivme kazanan İstanbul, önemli toplantılara ev sahipliği yaparak diğer uluslararası toplantı destinasyonları ile rekabet edebilecek hale gelmiştir (Arslan, 2009, s.67).

İstanbul Kongre ve Ziyaretçi Bürosunun genel müdürü Handan Boyce, 2006 yılı ICCA genel kurulunda yapılan seçimler sonucu ICCA Akdeniz Bölgesi Başkanlığına, 2007 yılında ise ICCA yönetim kurulu üyeliğine seçilmiştir (Arslan, 2009, s.127-128).

İstanbul Kongre ve Ziyaretçi Bürosu`nun faaliyetleri arasında şu hizmetler bulunmaktadır (Arslan, 2009, s.126):

 Kültür ve Turizm Bakanlığı`nın uluslararası kongre fuarlarını organize etmek,

 Benzeri fuarlara ve destinasyonlar arası iş borsalarına İstanbul adına katılmak ve kongre imkanlarını araştırmak,

 Yurtdışında tanıtım faaliyetleri yürütmek ve potansiyel kongreler için satış ziyaretlerinde bulunmak,

 Alıcılara yönelik olarak İstanbul`a tanıtım gezileri organizasyonu yapmak, basılı ve görsel tanıtım malzemeleri üretmek ve uluslararası düzeyde dağıtımını gerçekleştirmek,

 Uluslararası kongre sektörü dernek ve birliklerinin organize ettiği genel kurullar ve workshoplara (çalıştaylara) katılmak sureti ile İstanbul adına ağ oluşturmak ve destinasyonun temsilini üstlenmek,

 Kongre adaylık sürecinde İstanbul adına ihale dosyası hazırlamak ve sunum yapmaktır.

ICVB’nin temel bütçesi 800 ile 900 bin dolar arasında değişmektedir. Büronun gelir kaynaklarını temel gelir kaynağının destekleyicileri olan T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı, TUGEV, ITO, TOBB, TÜRSAB, TUROB, TYD, THY ve İstanbul Büyükşehir Belediyesi gibi kuruluşların sağladığı katkılar(sponsorluk, projelerin desteklenmesi, Başbakanlık Tanıtma Fonunun projelere destekleri)oluşturmaktadır. Üyelik aidatları büronun diğer önemli gelir kaynağıdır. ICVB`nin temel bütçe verilerinin dünyadaki benzerleri ile karşılaştırıldığında yetersiz olduğu görülmektedir. Bütçenin yetersizliği, yeterli nitelikte personel istihdam etmede ve pazarlama amaçlı kaynak yaratmada sorunlar yaşanmasına neden olmaktadır (Baytok vd, 2010, s.15).

Dokuzuncu Kalkınma Planı Turizm Özel İhtisas Komisyonu Raporu`nda Kongre ve Incentive turizmi konusunda, kongre kent ve bölgelerini tanıtmak ve pazarlamak için oluşturulan en önemli kuruluşlardan biri olan “Kongre ve Ziyaretçi Büroları”nın Türkiye`deki ilk örneği olan İstanbul Kongre ve Ziyaretçi Bürosu`nun örgütlenme ve finansman yapısının güçlendirilmesi ve sektörden yeterli desteği almasının sağlanması gereği vurgulanmaktadır. Kongre altyapısına sahip diğer bölgelerde de bu tür büroların kurulması için bakanlık, sektör

kuruluşları ve yerel yönetimlerin işbirliği yapacağı bir modelin belirlenmesi hedeflenmektedir (Gülbahar, 2009, s.170).

ICVB’nin bir destinasyon pazarlama kuruluşu olarak gerçekleştirdiği tanıtım ve pazarlama faaliyetlerini iki başlıkta değerlendirmek mümkündür. Bunlar tanıtım, pazarlama ve satış amaçlı uluslararası fuar ve benzeri organizasyonlara katılım ve İstanbul ve Türkiye ile ilgili yazılı ve görsel tanıtım malzemelerinin hazırlanmasıdır (Baytok vd. 2010, s.16).

Bunların birincisi tanıtım, pazarlama ve satış amaçlı; uluslararası fuarlar, workshoplar (çalıştaylar), iş borsası, toplantılar, roadshowlar katılım ve satış ziyaretleridir. Bu kapsamda ICVB T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığının vermiş olduğu görev doğrultusunda yurtdışı kongre ve toplantı fuarlarında Türkiye stantlarının organizasyonunu ilgili müşavirlik ve ataşelik ile koordinasyon halinde yürütmektedir. Bu kapsamda International Confex Londra, EMIF Brüksel, Seatrade Miami, IMEX Frankfurt, IT&ME Chicago, BTC Roma ve EIBTM Barselona katılım yapılan önemli fuarlardır. ICVB bu fuarlara ilave olarak Bakanlığın katılmadığı uluslararası fuarlarda İstanbul’u temsil etmekte ve İstanbul standı açmaktadır. İstanbul Ticaret Odası adına katılım gerçekleştirilen bu fuarlar arasında NATAS Singapur Fuarı, IT&CMA Bangkok, MIBEX Moskova, Bedouk Paris yer almaktadır. Büro ayrıca katılımcı olarak ITB Berlin, ATM Dubai, WTM Londra gibi önde gelen turizm sektörü fuarlarında da İstanbul adına stantlar açmaktadır. ICVB yukarıda belirtilen fuarlara ilave olarak İstanbul’un tanıtım ve pazarlamasını yapmak ve iş imkanı yaratmak amacı ile birçok uluslararası workshop (çalıştay), iş borsası, satış ziyaretleri ve roadshowlara katılarak benzeri aktivitelerin İstanbul’da yapılmasını sağlamaya çalışmaktadır. Büro sektörel uluslararası kuruluşların (ICCA, ECM, DMAI) genel kurulları, bölüm ve sektörel toplantılarına katılarak uluslararası iletişim ağını genişletmekte, ülkemizi ve İstanbul’u temsil etmektedir. İstanbul’un toplantı turizmi alt ve üst yapı olanaklarının en iyi şekilde tanıtımı amaçlı, toplantı pazarının önde gelen dernek, birlik ve şirket toplantıları alıcıları ve karar vericilerine yönelik tanıtma gezileri organize etmektedir (Baytok vd. 2010, s.16).

İkincisi ise Türkiye ve İstanbul ile ilgili yazılı ve görsel tanıtım malzemelerinin hazırlanmasıdır. Bu kapsamda İstanbul Visitor’s Guide, İstanbul Meeting Planners Guide, büronun internet adresi (www.icvb.org) ve ICVB bülteni temel tanıtım malzemelerini oluşturmaktadır. Ayrıca üye olunan uluslararası kuruluşların internet sitelerinde İstanbul ve Türkiye’yi toplantı turizmi destinasyonu olarak tanıtıcı bilgiler ICVB tarafından sağlanmaktadır. Toplantı pazarının en önemli alıcısı olarak görülen “toplantı planlayıcıları”

dünyada sayıları, yerleri ve ulaşılma yöntemi belli olduğu için sektörde odaklanmış bir pazarlama ve tanıtım uygulanmaktadır. Bu nedenle ICVB uluslararası medya ve yazılı araç olarak sadece sektör dergilerinde ilanlar vermektedir. ICVB toplantı turizmine yönelik film ve sunumlar hazırlamakta ancak bunları katıldığı fuarlarda ve İstanbul sunumlarında kullanmaktadır. Türkiye ve İstanbul’a yönelik genel turizm amaçlı tanıtım materyalleri (Filmler, kataloglar, broşürler, afişler) T.C.Kültür ve Turizm Bakanlığı tarafından hazırlanmakta ve büro bunları kullanmaktadır (Baytok vd. 2010, s.16).