Kongre Sonrasındaki Faaliyetler

Toplantı sona erdikten sonra, kongre organizatörü ve işletme kongre hizmetleri müdürünün görevleri sona ermez. Kongre sonrasında yapılacak çalışmalar organizatör ve organizasyon komitesi için oldukça önemlidir. Kongre sonrasında yapılacak olan bu çalışmalar iki başlık altında incelenebilir. Bunlar:

 Ödemelerin yapılması ve kongre hesaplarının kapatılması ve

 Değerlendirme toplantısının yapılması ve kongre sonuç raporunun hazırlanmasıdır

3.2.3.1 Ödemelerin Yapılması ve Kongre Hesaplarının Kapatılması

Toplantı organizatörü ile aylar öncesinden ödemeye esas olan belge üzerinde anlaşma sağlanmalıdır. Ödemeler konusunda oluşan ortak eğilim, girişten önce belli bir ön ödeme, girişte bir miktar ve toplantı bitiminde de tartışma konusu olan hususlar çözümlendikten sonra bakiyenin ödenmesi şeklindedir. Ancak bu, her zaman ve her otelde uygulanmayabilir. Bir toplantı organizatörü ile daha önce çalışılmış ve mali güveni sağlamış ise, ön ödeme istenmeyebilir ve organizatöre kredi kolaylığı da getirilebilir (Çakıcı, 2009, s.175).

Kongre otelleri, kongre organizatörü ile yaptıkları anlaşmalar gereği kongre delegelerinin kongre organizatörleri tarafından işletmeye ödenecek harcamaları için kongre grubuna tek bir folyo açılır. Organizasyon süresince ortaya çıkan bu harcamalar günler itibariyle folyolara kaydedilirler. Öte yandan yine kongre öncesinde yapılan görüşmeler ve yazışmalara istinaden

kongre süresince faaliyet gösterecek sergi düzenleyicileri, kongre organizatörü temsilcileri vb. kişi ya da gruplar için de ayrı folyoların açılması gerekir. Çünkü bu kişilerin hesapları ya kendileri tarafından ödenmekte, ya da çoğunlukla kongre organizatörü temsilcilerinin hesaplarında olduğu gibi otel yönetimi tarafından karşılanmaktadır. Ayrıca kongre süresince düzenlenen ve bedellerinin sponsorlar tarafından karşılanacağı konusunda önceden anlaşma sağlanan kokteyl, öğle ve akşam yemekleri, turlar vb. aktivitelerin tutarları için de ayrı folyolar açılmalıdır (Aymankuy, 2010, s.90).

Bunun dışında kongreye katılan delegelerin işletmede yaptıkları kredili ekstra harcamalar için de ayrı folyolar düzenlenir. Delegenin tesisten check-out işlemleri yaptığı sırada bu harcamaların bedeli tahsil edilir ve fatura düzenlenerek delegelere sunulur. Delegelerin ekstra harcamaları ile ilgili en önemli sorunlar, VIP delegelerin hesaplarında ortaya çıkmaktadır. Eğer işletme ile kongre organizatörü arasında imzalanan anlaşmada VIP müşterilerin ekstra harcamalarının ana hesaba ilave edilmesi yönünde görüşler söz konusu ise bu durumda VlP`ler için ayrıca folyolar açılmaz, ancak ekstra harcamaları gösteren adisyon veya çeklerin mutlaka harcamayı yapan kişiye imzalattırılması gerekir. VIP müşterilerin ekstra harcamaları ile ilgili dikkat edilmesi gereken bir diğer nokta ise, VlP`lerin yaptıkları uzun telefon görüşmeleri, bar harcamaları, işletmenin alış-veriş merkezinden yaptıkları satın almaların vb. harcamaların bedellerinin kongre organizatörünce ödenip ödenmeyeceğinin bilinmesi oldukça önemlidir. Kongre organizatörü tarafından ödenecek VIP kongre delegelerinin harcamaları kongre ana hesabına ilave edilir (Aymankuy, 2010, s.90).

Kongre sona erdikten sonra kongre delegelerinin kişisel ekstra harcamalarının ödeme şekli ile ilgili sorunlar da ortaya çıkabilir. Örneğin, delege hesabını şahsi çek ile veya kredi kartı ile ödemek isteyebilir. Bu nedenle kongre paketi içerisinde ekstra harcamaların ödeme şekillerinin belirtilmesi, kongrenin bu döneminde ortaya çıkabilecek sorunları önler. Organizasyonun bu aşaması, üzerinde mutabık kalınan ve ödeme şekli daha önce belirlenmiş kongre ana hesabının ödenmesi ile sona erer. Ayrıca bankalarda bulunan hesaplar gerekli işlemler yapıldıktan ve kontrol edildikten sonra kapatılır.

3.2.3.2 Değerlendirme Toplantısının Yapılması ve Kongre Sonuç Raporunun Hazırlanması

Kongre sonrasında kongreyle ilgili bir değerlendirme toplantısı yapılır. Bu toplantıda kongrenin başarısı ve kongrede ortaya çıkan sorunlar değerlendirilir. Değerlendirme toplantısında kongre organizasyonunda yer alan tüm taraflar arasında kongre boyunca

meydana gelen ilişkiler gözden geçirilir. Ayrıca kongrenin gerçekleşen bütçesi ile tahmin edilen bütçesi arasındaki sapmalar analiz edilmelidir.

Değerlendirme toplantısına kongre organizatörü, yardımcıları ve dernek ya da kuruluşun yöneticileri katılırlar. Burada güvenlik, rezervasyonlar, transferler, yeme-içme hizmetleri vb. tüm faaliyetlerle ilgili değerlendirmeler yapılır. Tüm bu değerlendirmelerden sonra yapılması gereken kongrenin faaliyet raporunun hazırlanmasıdır. Kongre faaliyet raporu üst yönetim ve muhasebe gibi bölümleri bilgilendirmek, tahmin edilen ve gerçekleşen faaliyetlerle ilgili ayrıntılı açıklamaların olduğu rapordur. Bu rapor ileriye yönelik daha gerçekçi çalışmaların yapılmasına yardımcı olur. Bu raporlar aynı zamanda yılsonunda organizatörlerin yapmış oldukları yıllık faaliyet raporlarının hazırlanmasına yardımcı olur (Çizel 1999, s.90).

Kongre sonrası değerlendirme toplantısının bir diğer amacı da, gelecekte bu kongre grubu ile rezervasyon yapılıp yapılmayacağına karar vermektir. Bu kararı vermek için birkaç faktörün incelenmesi gerekmektedir. Bu faktörler şunlardır (Aymankuy, 2010, s.92):

 Gerçekleşen ve tahmin edilen gelirin karşılaştırılması

 Bloke edilen ve kullanılan odaların karşılaştırılması

 No-show faktörünün büyüklüğü

 Kongre grubuna hizmet verecek yeterli personel olup olmadığı

 Erken ayrılmaların sayısı

 Fazla kalanların sayısı

 Kongre organizasyonu sırasında tesise gerekli ihtiyaçları tedarik eden kişi ya da kuruluşlarla yaşanan sorunlar

 Sponsorlar ile sergi düzenleyenler arasında yaşanan çatışmalar

Gelecek toplantıların daha iyi planlanabilmesi açısından, gerçekleştirilen toplantıda ortaya çıkan sorunlar ve katılımcıların tutumlarıyla ilgili bilgilerden toplantı organizatörü de haberdar edilmelidir. Bunun nedeni, toplantı organizatörünün gelecek toplantıları daha iyi planlamasını sağlamaktır. Toplantı organizatörüne verilmesi gereken bilgiler şu şekilde sıralanabilir (Çakıcı, 2009, s.178):

 Satılan oda sayısı

 Kullanılan odaların oda türüne göre dağılımı

oranı

 Otel tesislerinin yoğun olarak kullanıldığı saatler

 Banketlere katılım sayısı veya oranı

Toplantıların başarısının değerlendirilmesi sadece otel üst yönetiminin yapacağı bir iş değildir. Bu nedenle, katılımcılar, toplantı organizatörleri ve hizmet alımı yapılan firmaların değerlendirmeleri de alınmalıdır.