"Tasfiye; belgelerin yasalar, yönetmelikler, idari kararlar ile belirlenen al koyma s relerinin sona ermesi ve g ncelliklerini yitirmelerini m teakip yap lan i lemlerdir."27
Tasfiyenin amac , ar ivlerde gereksiz belgelerin saklanmas n nlemek, depolardaki yer darl na ve kar kl a son vermek; ayr ca ar ivleri gereksiz belgelerle doldurmamak, yer ve i kayb na engel olmakt r.
De erlendirme, ay klama ve imhay i eren tasfiye i lemleri; ar iv belgesi ya da ileride ar iv belgesi niteli i kazanacak belgeler ile g ncel olduklar evrede bir de ere sahip olduklar halde, hukuki k ymetini ve bir delil olma niteli ini kaybetmi , ileride kullan lmas na ve muhafazas na gerek g r lmeyen her t rl belgenin birbirinden ay r m n yaparak, ar iv belgesi ya da ileride ar iv belgesi niteli i kazanacak belgelerin belirlenmesini, bunlar d nda kalanlar n imha edilmesini ifade eder.
O halde de erlendirme, ay klama ve imhan n tan mlar n da vermek yararl olacakt r.
"De erlendirme; ar ivsel de erlerin esas al narak belgelerin tasfiyesinde onlar n ak betini belirleyen temel bir ar iv fonksiyonudur."28
"Ay klama; bir serideki de erini koruyan dosya veya belgeler ile de erini yitirenlerin birbirinden ayr lmas i lemidir."29
" mha; de erini kaybeden dok manlar n yak lmak, eritilerek hamur haline getirilmek ya da k y lmak suretiyle elden kar lmas i lemidir."30
Bilindi i gibi, o u kurum ve kurulu un ar ivleri belgelerle dolu oldu u halde, bu belgelere eri me imkan mevcut de ildir. Bunun ba l ca nedeni ise, denetimli retim ve d zenli bir tasfiye i leminin yap lmamas d r.
Belgeler, organize edilmi insan faaliyetlerinin do al r n olarak retilir. Belgelerin, fiziksel formlar , i erikleri ve di er karakteristikleri
27Walne, a.g.e., 55.
28Walne, a.g.e., 17.
29Walne, a.g.e., 166.
retimleri s ras nda olu ur. Belgelerin tasfiyesinde, belgelerin formlar ; ka t, mikroform, manyetik erit vb., i erikleri ve di er karakteristikleri nem ta maktad r. Belgenin amac na ve fonksiyonuna g re kay t ortam kullan l rsa, i erikleri a k ve anla l r olursa , gere inden fazla
o alt lmazsa, bu t r belgelerin tasfiye i lemleri daha kolay olacakt r. nsan faaliyetlerinin do al r n olarak retilen belgelerin t m n n bir zaman diliminde bir amac vard r, bu ama onun de eridir. Bu birinci de er olarak bilinir. Bu birinci de er idari, yasal veya mali olabilir.31 Belgelerin retim ama lar , tasfiye i lemleri i in nem ta maktad r.
Son elli y lda idari birimler taraf ndan retilen ve ar ivlere devredilen belgelerin say s , birimlerin fonksiyonlar ve faaliyetler iyle ayn oranda artm t r. Bu art n sonucu olarak da belgelerin retimi, korunmas , d zenlenmesinde oldu u gibi tasfiyelerinin de mant kl ve sistemli hale getirilmesi i in al malar artm ve tasfiye al malar belgelerin retimiyle beraber ba lat lm t r.
Belgelerin tasfiye edilmesindeki esas amaç, idari ve kültürel a lardan hi bir de eri kalmam olan belgeleri ar iv fonundan ay rarak, b ylece ar iv fonunda yaln zca idari ve k lt rel de ere sahip belgelerin bulunmas n sa lamakt r. Sonu ta belge say s nda azalma, nitelik bak m ndan da artma olacakt r.
Ama olarak bak ld nda belge retiminin amac yla ayn d r. Belge üretiminde de amaç, gereksiz belge üretimini engellemek ve nitelikli belge retilmesini sa lamakt r.
Belgelerin, retimleri a amas nda denetim alt na al nmas yla, tasfiyeye konu olacak belgelerin say s azalaca gibi niteli i de artacakt r. Bu durumda tasfiye i lemlerinde de kolayl k sa lanm olacakt r.
Tasfiye i lemlerinin h zl , kolay ve do ru yap labilmesi, nitelikli retilmi belgelere ba l d r. Belge retim i lemleri nemsenmez ve basit g r l p, g zard edilirse, her an gereksiz yere bir s r belge retilecek, kurumun al malar aksayacak, sonu ta bu belgelerin tasfiye i lemleri zorla acak, gerekli belgeleri, gereksizler aras ndan ay rmak g le ecek; gerekli belgelerin imha edilmesine neden olaca gibi, gereksiz belgelerin de elde tutulmas na yol a acakt r. Bunun i in:
B a a a a , a a
a a a a a a a , a , a a a a a a a ab a a ab . E b , b
31Maygene F. Danniels, "Records Appraisal and Disposition", Managing Archives and
Archival Institutions./ed. James Gregory Bradsher. (Chicago: The University of Chicago Press,
BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE YÖNET M 61
a ba a a a a b a, b c a a a a , a a b a a a
b . B b c a c , a a a b a b a .32
Tasfiye i lemlerinden beklenen verimin al nabilmesi, b y k ölçüde, belge üretiminin belli standartlara göre yürüt lmesine, ba ka bir deyimle belgelerin olu umunun retim a amas nda denetim alt na al nmas na ba l bulunmaktad r. Belge retiminin belli esaslara g re y r t lmesinden, al malarda nemli bir verim art sa lanaca gibi, kurumlarda tasfiye i lemlerinin y r t lmesinde b y k kolayl klar sa lanacakt r.
G ncel olmayan bir belgenin d zenlenmesine, i erdi i bilginin de eri neden olmaktad r. Bilginin de eri bazen dakikalar, bazen y llarla l l r. Ger ekten belgelerin de erlendirilmesindeki ama , bilginin de erini belirlemektir ki, bu bilginin e itli safhalar n i ine al r.33
Bu durum, uygun belgelerin elden geçirilmesinde, transferinde, ortam n n de i tirilmesinde, depolanmas nda, vb. de belgenin retimi i lemlerinin dikkate al nmas n gerektirir. Keza, belge üretimi bilginin ya am evresindeki ge irdi i t m a amalar yan nda ar ivlerde d zenleme ile de ili kilidir.
"Etkin belge yönetim hedefleri, ancak belgelerin idaresine, retildikleri andan bir ar iv kurumuna verildikleri veya elden
kar ld klar ana kadar, gerekli dikkat g sterilirse sa lanabilir."34
Tasfiye i lemleri, belge y netim program n n nemli bir par as n olu turmaktad r. Schellenberg,35 nemli belgelerin bir ar iv kurumunda korunmas i in toplanmas n n zor oldu unu, bu zorlu un da, onlar n içinde yer ald gereksiz belge y n ndan ay rmaktaki g l kten kaynakland n belirtmekte ve bu ayr m n genellikle belgelerin mevcut i lemler i in nemini yitirdikten sonra yap lmas gerekti ini vurgulamaktad r.
Bu durumda tasfiye i leminin kolayla t r lmas i in, gereksiz belge retiminin ortadan kald r lmas , hi olmazsa en aza indirilmesi gereklidir. B ylece nemli belgelerin gereksiz belgeler aras nda kaybolup gitmesi nlenmi olacakt r. Belge retimi tasfiyenin n art olmak yan nda, tasfiye i lemlerini kolayla t ran bir fonksiyona da sahiptir.
32 F. Gerald Ham, Selecting and Appraising Archives and Manuscripts. (Chicago: The Society of American Archivists, 1993), 25.
33Penn, a.g.e., 10-11.
34Schellenberg, a.g.e., 37.
Tasfiyenin belge y netiminin bir fonksiyonu oldu u yan nda ar iv y netiminin de bir fonksiyonu oldu u konusunda g r ler vard r. Fakat a rl kl olarak belge y netim fonksiyonu oldu u zerinde durulmaktad r.
Iacovino,36 belgelerin tasfiyesinin do rudan bir belge y netim fonksiyonu oldu unu s ylemektedir. Bununla beraber Schellenberg,37
belgelerin tasfiyesine karar vermenin ok kolay olmad n , tasfiye i lemlerinin e itli a amalardan olu tu unu s yleyerek, bu i lemlerde e itli fakt rlerin etken oldu unu belirtmekte ve belgenin g ncel kullan mlar ndaki ili kilerinden dolay ofis al anlar n n, ikinci kullan mlar ndan dolay ar ivistlerin uygun g r n n al nmas gerekti ini vurgulamaktad r.
Ayn konu Cook38 taraf ndan da yle dile getirilmektedir:
B a , b a a a a . M b ac a a a a a , a a a b a a ba a a . B , a a / a , a a a a a a b a .
Tasfiye edilecek belgelerin tamam yla tan mlanmas , ncelikle g ncel kullan mlar nda uygulanan dosyalamayla do rudan ili kilidir. Bu ili ki s n fland rman n fonksiyonel ili kisinden kaynaklanmaktad r.
Belgeler güncel amaçlara hizmet ettikten sonra ya imha edilirler ya da ikinci kullan m de erlerinden dolay de erledirilirler. Bu de erlendirme ile belgeler ya geçici olarak ofislerde ya da belge merkezlerinde tutulur veya ar iv kurumuna transfer edilir.
"Bunun i in de erlendirmede, belge y neticileri ile ar ivistlerin ortak al malar gerekti i konusunda birle ilmektedir."39
Schellenberg40 de erlendirme konusunda, belge y neticileri ile ar ivistlerin rollerinin e it oldu unu s ylemektedir.
De erlendirme, her eyden nce ar iv ile belge y netimi aras nda bir k pr d r. Tasfiye, bir y n yle belge y netimi, di er y n yle ar iv
36Livia Iacovino, "The Development of the Principles of Appraisal in the Public Sector and Their Application to Business Records," Archives and Manuscripts, 17: 2 (1989), 211. veya 221.
37Schellenberg, a.g.e., 104-106.
38Michael Cook, "Archives Administration Today: The Background to Professional Training", Lectures Delivered at the Department of Library Science, University of Istanbul, and at the Departments of Library Science of Ankara University and Hacettepe University, Apr.-May 1982. (M T ) ( a b : 24 N a - 6 Ma 1982), 4.
39Iacovino, a.g.m., 211.
BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE YÖNET M 63
fonksiyonudur. Yani tasfiye, belge y netimi ile ar iv y netiminin ge i a amas n olu turur. Bunun i in belgelerin tasfiye i lemleri s ras nda yap lan imha ya da al koyma gibi konularda belge y neticileri ile ar ivistler ortak karar vermelidir. En basit anlam yla de erlendirme terimi, neyin imha edilece i ve neyin saklanaca na karar vermektir.
Kurumun faaliyetleri s ras nda retilen belge kurumun mal d r. Dolay s yla retilen belgeler zerindeki tasarruf hakk kuruma aittir. Bunun i in kurumlar tasfiye programlar n olu turmal d r. Aksi takdirde, ar ivsel de eri olan bir k s m belgeler yok edilebilir. Bunu engellemenin yolu; belgelerin üretimlerinden önce saklama süreleri konusunda l tlerin belirlenerek, uzun s reli saklanmas gereken belgelerin retilmesi ve tan mlanmas na y nelik tasfiye programlar n n geli tirilmesi gereklidir. Bu da belgelerin tasfiyesine yakla mda nemli bir de i imi gerektirmektedir. Belgelerin kullan m s releri sona erdikten sonra, bunlar tasfiye i lemine tabi tutmak yerine, belgenin üretilmesi a amas nda aktif olarak tasfiye i lemlerinin ba lat lmas s z konusudur.
Bu konu, belgelerin retimi a amas nda denetim alt na al nmas yla ilgilidir. Yani tasfiye i lemi belge retimi a amas nda uygulamaya konulmal d r.
B b a a dirilmelidir. Bu çok önemli iki a a : (1) B a a a a a a a , b a c a a a a a ab a b . (2) B a b a ya da de a b b a a a b a a c a a a a a b .41
"Se im i lemi kamuyu ok ilgilendirir ve kayg land r r."42 Bunun i in kurumlar n, mutlaka bir tasfiye programlar n n olmas gerekir. Kurumlar retecekleri ya da rettikleri belgelerin kendi idari ama lar na veya kanuni ihtiya lar na hizmet etmesi i in ne kadar s re ile saklanmas gerekti ine karar vermi olmal d r.
Belgelerin saklama sürelerini etkileyen unsur y l de il, o belgenin de eri olmal d r. Asla yok edilmemesi, s resiz saklanmas gerekli belgelerin oldu u ve ar ivlerin olu mas n n ana nedeninin de bu t r belgeler oldu u unutulmamal d r.
Her i yerinde gereksiz pek ok belge üretilmektedir. O belgenin retimini nlemek problemi zebilir. Daha sonra bu i in d zeltilmesi ve bu gereksiz belgenin tasfiyesi i in u ra maya gerek kalmayacakt r.
41Penn, a.g.e., 167.
Belge retim denetimi ayn sonuca masrafs z ula may sa lam olacakt r.
Belgelerin üretimleri a amas nda, gerek nitelik gerekse nicelik olarak standartlara ba lanmas , tasfiye al malar nda nemli l de s rat, ekonomi ve verim sa layacakt r.
Gereksiz, anlams z belge retiminin kesin bi imde durdurulma yollar aran p bulunmal d r. Bunun yolu belge üretim denetiminden geçmektedir. Böylelikle yok etmeye gerek kalmadan kaynakta sorun b y k l de azalt labilir. Unutmamak gerek ki, belgeleri biriktirmek çok kolay, ancak yok etmek çok zordur.
K saca, belge retiminde uygulanacak y ntemler sonu ta tasfiye i lemlerini kolayla t racakt r.