Ar ivlerin düzenli olmas ; kal c de eri olan belgelerin dayan kl ortamlarda ve nitelikli üretimini, kolay eri im için düzenlenmelerini ve korunmalar n , de erlendirilmelerini ve ar ive transferlerini garanti eden etkili belge yönetim programlar na sahip olmay gerektirir. Belgelerin üretimlerinin denetimi, etkili belge yönetim programlar n n ve bu programlar yürüten birimlerin varl na ba l d r.
Belge yönetim programlar , belgelerin üretilmesinde do rulu u kabul edilmi i lem ve tekniklerinin sistematik olarak uygulanmas n sa lar. Belgelerin yönetimi, yaln zca belgelerin ve içerdikleri bilgilerin de erli ara t rma kayna oldu u için de il, ayn zamanda yönetimin etkinli ini art rmak ve verimlili i sa lamak için de önemlidir.
Belge yönetim sistemi belgeleri üretilmeye ba land andan itibaren ele al r, belgelerin kullan lmas ve korunmas , ar iv belgesi niteli i ta yanlar n ayr lmas , gerek görülmeyenlerin tasfiyesini içerir. Bu nedenle belge yönetimi; belgelerin (1) üretimlerini, (2) kullan m ve korunmas n , (3) düzenlenmesini içeren bir sistemdir. Yani belgelerin üretiminden güncel ve yar güncel olduklar sürede bunlarla ilgili i lemlerin yürütülmesini organize eden ve gerçekle tiren bir yönetim birimidir.
Belge yönetim program n n iyi bir ey oldu u için kendili inden ortaya ç kmas beklenemez. Bunun için gerekli yetkilere ve alt yap ya sahip bir merkezi birimin çabalar n gerektirir. Bunun yan nda kurum ve kurulu lar n her birinin tamamlay c çabalar da buna destek olmad kça merkezi birimin çabalar soruna büyük bir etki yapamaz. Kurum ve kurulu lardaki belge yönetim birimleri, merkezi belge yönetim birimiyle beraber çal mal d r. Bir ülkede belge yönetiminin ba ar l olmas , kurum ve kurulu lardaki belge yönetim birimleriyle merkezi
birimin beraberce çaba harcamalar ve ortak amaç için çal malar n zorunlu k lar.
Belge yönetim program n n haz rlanmas ve yürütülmesi özellikle ba ta milli ar iv idaresi olmak üzere, merkezi bir yetki organ n n, ayr ca bu program tamamlayacak olan di er kurum ve kurulu lar n deste ini gerektirir. Bunun sa lanmas için de belge yönetim programlar n n üst yönetimlerce benimseni olmas ve sürekli desteklenmesi artt r. Ay rca her kurumun kendi belgelerini kurum içerisinde yönetecek ve devlet ar ivi, ilgili birim ve ki ilerle ili kiyi sa layacak bir görevlisi olmal d r. E er bir ülkede kurum ve kurulu lar n do al ürünleri olan belgelerin üretimleri, korunmalar ve düzenlenmeleri için bir plan haz rlanmam ise, kal c de eri olan belgelerin milli ari ive tarasferi için bir sistem yoksa o ülkede bir belge yönetim program n ve politikas n n oldu unu söylemek mümkün de ildir. Belge yönetim programlar n n varl ndan söz edebilmek için belgelerin üretimleri, kullan m ve korunmalar , düzenlenmelerini içeren bir programa sahip olmalar gerekir. Türkiye için bir belge yönetim program n n varl ndan söz etmek mümkün de ildir. Ancak belge yönetimine ili kin çal malar n varl ndan söz edilebilir. Bu çal amlar bu bölümün önceki k s mlar nda ele al n p irdelenmi tir.
Devlet Ar ivleri, hem milli ar ivin hem de belge yönetim program n n organizasyonunu sa layabilir. Devlet Ar ivleri, belge yönetim program n olu turma ve yürütme sorumlulu unu üstlenmelidir. Bunun için de yeterli yasal dayana a ve alt yap ya kavu turulmal d r.
E er hiç bir merkezi birim, belge yönetiminden sorumlu de ilse ve her kurum kendi belgelerini üretme, koruma ve düzenlemede ba ms z hareket ediyorsa sonuçta kar k ve kalitesiz ar ivsel bir yap ortaya ç kar. Etkili bir belge yönetim program n n geli tirilmesi ve yürütülmesi her kuruma merkezi belge yönetim yetkilisi ile irtibat sa layacak bir sorumlunun atanmas n gerektirir.
Kurum ve kurulu larda üretilen ba l ca belgeler olan yaz malar, formlar, raporlar ve talimatlar belge üretim denetim program n n temel ö elerini olu turmaktad r. Bunlar n üretiminde ve denetiminde yap lar ndan ve i levlerinden kaynaklanan farkl l klar vard r. Bu farkl l klar ndan dolay belge üretim denetim program içerisinde bir birleriyle ili kileri de kurularak ayr ayr ele al nmaktad r.
Belge üretim denetim program haz r sat lan ve fi e tak ld nda çal an mikro dalga f r n gibi bir araç de ildir. Ülkenin yönetim yap s na, kurulu a ve kullan c s na özgü çözümler gerektirir. Bu nedenle belge üretim denetim staratejilerinin geli tirilmesi ve
BELGE ÜRET M N N DENETLENMES VE BELGE YÖNET M 169
yürütülmesi, olu turulacak merkezi bir birimde görevlendirilecek ekip taraf ndan kurum ve kurulu lar n belge üretim elemanlar ile i birli i içerisinde gerçekle tirilmelidir.
Türkiye de belge yönetiminin örgütlenme içerisinde bir bütün olarak ele al nmad , dolay syla kurum ve kurulu lar düzeyinde de istenilen yere sahip olamad gözlenmektedir. Kurum ve kurulu lar düzeyinde evrak, dosya ve ar iv i leri birbirleriyle yeterince ili kilendirilmeden s radan i ler olarak en alt düzeyde görüldü ü bilinmektedir. Oysa yönetimin kendi belgelerine ihtiyac vard r. htiyaç duydukllar bilginin ço u kendi belgelerinden kar lanabilir. Dolay syla kurum ve kurulu larda belge yönetim programlar bir gerekliliktir. Bu gereklilik ülkemizde pek hissedilmemi ya da sorunlarla kar la ld nda fark na var lm ancak yine de pek üzerinde durulmam t r. Dolay syla belge yönetim program n n gereklili i, belg e i lemiyle u ra anlar n çabalar yla s n rl kalm t r.
Türkiye’de belge i lemlerindeki karma ayı önlemek için yönetimin içinde bu i le me gul olan birimler olu turulmalı ve görevliler sa lanmalıdır. Bunun mevcut yönetim yapısı içerisinde nasıl sa lanabilece i u ekilde açıklanabilir:
Türkiye deki mevcut yap ya bak ld nda belge yönetim çal malar n yürütecek merkezi birimin iki yerde örgütlenmesinin mümkün oldu u görülmektedir. Bunlardan birincisi; kamu yönetiminin geli tirilmesiyle ilgili hedefleri, politikalar , tedbirleri tesbit için inceleme ve ara t rma yapmak ve yapt rmak, kamu yönetiminin geli tirilmesiyle ilgili kurulu lar aras nda koordinasyonu sa lamak, idari usul ve i lemlerin kolayla t r lmas ve sade etirilmesi için gerekli çal malarda bulunmakla görevli ba bakanl a ba l olan “ dareyi Geli tirme Ba kanl di eri ise; milli ar iv politikalar n n esaslar n belirlemek, bu esaslar n uygulanmas n takib etmek ve denetlemek, devlet ve millet hayat n ilgilendiren her türlü bilgi ve belgeleri toplamak, de erlendirmek ve saklamak, ar iv belgelerinin tahribini önleyecek tedbirleri almak, ar iv belgelerinin devaml l n sa lamak, her türlü bilgi ve ar iv belgesini derlemek, ay klamak ve her an kullan l r hale gelecek ekilde tasnif ederek muhafaza etmek, kamu kurum ve kurulu lar n n ar ivlerinde ay klama, saklama ve imha i lemlerini denetlemekle görevli yine Ba bakanl a ba l “Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü dür.
Belge yönetim çal malar n n yap s gere i her iki birimle de yak ndan ilgilidir. Ancak her iki birim de ülkemizde belge yönetim çal malar n yürütecek yasal statüye ve yeterli alt yap ya sahip de ildir. Bilinmesi gereken önemli nokta ülkemizde geç kalm olan bu i in bir an önce kurumsal yap ya kavu turulmas gerekti i gerçe idir.
Bu nedenle de belge yönetim çal malar n Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ünün yönetmesi arzu edilen bir durumdur.
Merkezi belge yönetim biriminin bu iki kurumdan birinin sorumlulu unda olu turulmas , çal malar n yürütülmesi için yeterli de ildir. As l olan kurum ve kurulu lar düzeyinde belge yönetim birimlerinin kurumsal yap ya kavu turulmas d r. Aksi takdirde merkezi belge yönetim birimi çal malar n yürütebilmek için kendine muhatap bulamayacakt r.
Belge üretim denetimini gerçekle tirmeyi sa layacak belge yönetim birimlerinin ülkemizde örgütlenmesi için yapılması gereken çalı malar ve yapı öyle belirlenebilir:
1- Öncelikle belge yönetim çal malar n merkezi düzeyde üstlenecek olan Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü ya da dareyi Geli tirme Ba kanl n n buna yönelik yasal statüye ve altyap ya kavu turulmas gereklidir.
Türkiye de temel bir ar iv yasas ç kar larak, ar iv öncesi çal malar içeren belge yönetimi ile ar iv yönetim faaliyetleri düzenlenmelidir. Bu gerçekle tirilene kadar ise Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü nün varl n ve görevlerini de belirleyen 3056 say l Ba bakanl k Te kilat Hakk nda Kanunda de i ikli e gidilerek Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü nün belge yönetim çal malar n yürütecek yetki ve statüye kavu turulmas sa lanmal d r. ayet merkezi belge yönetim birimi dareyi Geli tirme Ba kanl içinde olu turulacak ise, onun için de ayn durum söz konusu olacakt r.
2- Esas olan kurum ve kurulu lar n kendi belge i lemlerini yürütmesi oldu undan belge yönetim birimlerinin kurum ve kurulu lar düzeyinde de örgütlenmesi gereklidir. Kurum ve kurulu larda belge yönetim birimlerinin olu turulmas için düzenlemeler yap lmal d r. Kurum ve kurulu larda olu turulacak belge yönetim birimleri, merkezi belge yönetim birimine ba l olarak çal malar n sürdürmeleri gereklidir. Bu birimler, merkezi belge yönetim biriminin belirleyece i çerçevede kendi kurumlar n n belge i lemlerini yürütmekten sorumlu olacaklard r ve merkezi belge yönetim biriminin yap s nda örgütleneceklerdir. Örgütlenmeleriyle ilgili ilkeler merkezi yönetim birimi taraf ndan belirlenecektir. Bu ba lamda hali haz rda bakanl klar n kurulu ve görev esaslar n düzenleyen 3046 say l yasada de i ikli e gidilerek kurum ve kurulu larda belge yönetim birimi olu turulmas ve merkezi belge yönetim birimiyle ili kilendirilmesi sa lanmal d r.
Kurumsal yap y olu turacak bu iki düzenleme yap ld ktan sonra belge yönetim çal malar n organize etmek ve yürütmek için
BELGE ÜRET M N N DENETLENMES VE BELGE YÖNET M 171
çal malara ba lanabilir. Böylece ülkemizde belge i lemlerinde ya anan, önceki k s mlarda irdelenen karma an n önlenmesi için ilk ad m at lm olacakt r.
Belge yönetim çal malar n n koordinasyon ve yürütülmesi görevi ister Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü ne, ister dareyi Geli tirme Ba kanl na verilsin, unutulmamas gereken konu belge yönetim çal malar n n her iki kurumu da yak ndan ilgilendirmesi nedeniyle bunlar n koordinasyon içinde çal mas ve bu ili kinin belirlenmi olmas gerekir.
Ayr ca belge üretim denetimi aç s ndan son derece önemli bir yere sahip olan standartlar konusu, belge yönetim çal malar nda koordinasyon içinde çal lmas gereken bir üçüncü kurumu gündeme getirmektedir. Bu da ülkemizde her türlü standartlar haz rlamak ve haz rlatmakla görevli olan Türk Standartlar Enstitüsü dür.
Belge yönetim çal malar aç s ndan önemli bir yere sahip olan formlar n standardizasyonu konusu ba ta olmak üzere belge i lemlerine ili kin standartlar n olu turulmas nda TSE ile i birli i içinde çal lmas zorunludur.
1984 y l na kadar formlar n standardizasyonu ile DMO ilgilenmi , bu y lda DMO nin yasas nda yap lan de i iklikle görevleri aras ndan ç kar lm t r. Bunun sonucunda TSE bu görevi üstlenmi , ancak çal ma sistemi gere i, ba vuru oldu unda ilgili çal malar yaparak ba vuruda bulunan kuruma durumu bildirmekte, bu standard n uygulanmas n ilgili kurumun yetkisine b rakmaktad r. Merkezi belge yönetim birimi, belge i lemlerine ili kin standartla t rma çal malar n n tek elden yürütülmesinde önemli bir görevi üstlenecek ve bunu TSE ile i birli i içinde gerçekle tirerek standartlara uyulmas n da denetleyebilecektir. Merkezi belge yönetim birimi standartla t r lm formlar n tek elden ço alt l p da t lmas nda önemli ölçüde tasarruf sa lanmas na öncülük edecektir.
Kurulu undan günümüze ülkemizde kamu yönetiminin geli tirilmesi çal malar na e itim, ara t rma ve yay nlar yla öncülük etmi özerk bir kurum olan TODA E, ülkemizde belge yönetim sisteminin olu turulmas ve yürütülmesinde önemli katk larda bulunacakt r. TODA E nün e itim ve ara t rma faaliyetleri içerisinde belge i lemlerine ili kin konular yer almaktad r. Çünkü belgesel i lemler kurum ve kurulu lar n önemli bir fonksiyonudur. Ülkemizde belge yönetim sisteminin kurulmas ve yürütülmesinde TODA E nün birikimlerinden yararlan lmas ve böyle bir program n yürütülmesinde sürekli olarak i birli i içinde çal lmas gereklidir.
Bu durumda kurum ve kurulu larda belge üretim denetimini sa lamak için olu turulacak ve ar iv öncesi çal malar bir bütün olarak ele al p yürütecek belge yönetim modelinin Ba bakanl k Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü ya da dareyi Geli tirme Ba kanl na ba l merkezi bir belge yönetim birimiyle bu birime ba l kurum ve kurulu lar düzeyinde olu turulacak belge yönetim birimleri olarak ortaya ç kmaktad r. li kili kurumlar olarak merkezi yönetim biriminin Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü bünyesinde yer almas durumunda
dareyi Geli tirme Ba kanl , dareyi Geli tirme Ba kanl bünyesinde yer almas durumunda Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü ile TSE ve TODA E nün olmas gerekti i belirlenmi itir.
Belge üretimin denetimini gerçekle tirmek ve ar iv öncesi çal malar yürütmek için gerek merkezi gerekse kurum ve kurulu lar düzeyinde olu turulacak belge yönetim birimlerinin faaliyet alanlar , ili kileri, yap s ve yap lmas gerekenler önceki bölümlerde belirtilmi burada ayr ca ele al nmam t r.
Türkiye de gerek merkezi düzeyde belge yönetim biriminin olu turulmas , gerekse kurum ve kurulu lar düzeyinde belge yönetim birimlerinin örgütlenmesinin sa lanmas ve ar iv öncesi çal malar n kurumsal yap ya kavu turulmas için çal malar ba lat lmal , Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü bu çal malarda öncülük etmelidir.