Kurum ve kuruluşlarda belge üretiminin denetlenmesi ve belge yönetimi/

a b l be i Ya la ; 20

D . FAHRETT N

DEM RC

K R M E K R L

LARDA

BELGE

E M N N DENE LENME

VE

BELGE

NE M

Dizgi : Fahrettin Özdemirci ve Onur Bugan Montaj: Ba k : Cilt: C igh : T k K ha ecile De e i a b l be i 1996

.

ISBN: 975-7653-49-7

Belge üretiminin denetlenmesi ve belge yönetimi / Fahrettin Özdemirci.-- a b l: T k K ha ecile De e i a b l be i, 1996. , 193 . ; 24 .-- (T k K ha ecile De e i a b l be i a la ; 20) E e ad ba da: K e k l la da. Kaynakça : 179-184. Dizin var. ISBN : 975-7653-49-7

1. Belge Yönetimi. 2. Belge Üretimi -- Denetim. I. E e ad . II. Di i

E im Halise ve Oğlum

Orkun Özdemirci’ye sevgiyle...

KURUM VE KURULU LARDA

BELGE

E M N N DENE LENME

VE

BELGE

NE M

İÇİNDEKİLER

Ö N S Ö Z... IX SUNU ... XI K I S A L T M A L A R ... XII

I

TER MLER N A IKLANMASI 1

I. B Ö L Ü M BELGE Y NET M YAKLA IMI VE BELGE RET M Be ge Y e i Ka a e Ge i i i ... 6 Be ge Y e i Ya a ... 11 Be ge e i i i Ta e Ka a ... 19 K e K a da Be ge e i i i e i e A ac ... 21 K e K a da Be ge e i Faa i e e i ... 24 II. BÖLÜM BELGE RET M N N BELGE Y NET M FONKS YONLARI LE L K LER K a Be ge e i e i i i ... 39

D e e e i Be ge e i e i i i ... 42

E i i i Be ge e i e i i i ... 50

Ta fi e i Be ge e i e i i i ... 59

III. BÖLÜM KURUM VE KURULU LARDA BELGE RET M N N DENETLENMES Belge Üretimi ve Denetim ... 65

Belge Üretim Denetiminin Hedefleri ... 67

FAHRETTÝN ÖZDEMÝRCÝ VI

Be ge e i i i De e e e i i Ya a a ... 69

Belge Üretiminin Denetlenmesinde Dikkat Edilecek Hususlar 71 Be ge e i i de De e i i Sa a abi e i i Ya a Ge e e a a a ... 73 Y e i e e e i Ba i e i i e i ... 74 a a Y e e i i Ba i e i i e i ... 78 Be ge e e i i Ba i e i i e i ... 82 IV. BÖLÜM BELGE RET M DENET M PROGRAMI VE GELER Be ge e i De e i P g a e i e A ac ... 90 B ge e i De e i P g a O a Ge e i e Nede e . 91 Be ge e i De e i P g a Sa a aca Ya a a ... 94 Be ge e i De e i g a O a da i A a a a 95 Be ge e i De e i P g a ge e i ... 95 Ya a Y e i i ... 96 Form Yönetimi ... 101 Rapor Yönetimi ... 108 Talimat Yönetimi ... 113 V. BÖLÜM BELGE RET M N N DENETLENMES NDE STANDARTLAR VE SORUMLULUK Belge Üretiminin Denetlenmesinde Standartlar ... 119

Belge Üretiminin Denetlenmesinde Sorumluluk ... 129

Be ge Y e ici i i S ... 131 Be ge e ici i i S ... 133 K a c (A c ) S ... 134 Bi gi e e i S ... 134 Belgeleri Saklayan-A a Pe e i S ... 135 VI. BÖLÜM BELGE RET M N N DENETLENMES A ISINDAN T RK YE VE YAPILAN ALI MALAR T i e de Be ge e i i i De e e e i a a a ... 137

Y e i i Ye ide Ya a d a a a a ... 138

Neumark Raporu ... 140

Martin and Cush Raporu ... 140 MEHTAP Raporu ... 141 da i Ref Da a K Ra ... 141 KAYA Raporu ... 142 a a Y e e i i Ba i e i i e i a a a ... 143 Be ge e i i i De e e e i a a a ... 150 T i e de Be ge e i i i De e e e i A da S a da a a a a a e S a da a (Ya mala , Fo mla , Raporlar, Talimatlar) ... 153 T i e de Be ge e i i i De e e e i a a a a Ge e Ba ... ₁₆₂ VII. BÖLÜM T RK YE N BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE Y NET M MODEL 167 VIII. BÖLÜM YAPILMASI GEREKEN ALI MALAR VE NER LER 173

KAYNAKÇA ... 179

KISALTMALAR

= Ara rma Planlama Koordinas on K r l = Ad ge en eser

= Ad ge en kan n = Ad ge en makale = Ankara Üniversitesi

= Devlet Ar i leri Genel M d rl = Devlet Malzeme Ofisi

= Dil ve Tarih-Co raf a Fak l esi = dare i Geli irme Ba kanl = darenin Yeniden D enlenmesi = Kam Y ne imi Ara rma Projesi

= Merke i H k me Te kila Ara rma Projesi = Organizasyon ve Metod Daire Ba kanl = l k e Ya leri Genel M d rl = Personel e Prensipler Genel M d rl = Türkiye Büyük Millet Meclisi

= T rki e e Or a Do Amme daresi Ens i s = T rk S andar lar Ens i s

ÖNSÖZ

Bu eser, lkemizde yeterli d zeyde ele al nmam olan kurum ve kurulu lar n ar iv ncesi al malar n ve bunlar n faaliyetleri sonucu meydana getirilen belgelerin retimlerini ve bu belgelerin i lemlerini sistematik bir yakla mla ele almakta, kurum ve kurulu larda ar iv al malar n n ba ar l bir ekilde nas l y r tebilece ini, lkemizin y netim yap s na uygun bir rg tlenme modeli ile a klamaktad r. B ylece lkemizde ar iv al ma ve hizmetlerinde ya anan sorunlar n as l kayna na inilerek z m n n de belgelerin retimlerinden itibaren t m a amalarda denetim alt na al nmas nda oldu unu a k a ortaya koymaktad r.

Kurum ve kurulu lar n al malar sonucu ortaya kan belgelerin say s ndaki istenmeyen art lar n ikayet konusu oldu u, halen gereksiz çok say da belgenin retilmeye devam edildi i ve y neticilerin buna are arad klar bilinmektedir. Bu ortamda b yle bir yay n n kar lmas son derece isabetli olmu tur.

Belge retiminin denetlenmesi ve belge y netimi konusunun o u ülkelerde geni boyutta i lenmi ve ele al nm olmas na ra men, lkemizde bu konuyu b t n boyutlar yla i leyen bir yay n bulunmuyordu. Bu kitap belge retimi ve y netimi konusunda ilk zg n al ma olmas nedeniyle önemli bir yere sahiptir.

Yöneticilere ve ar ivcilere al malar nda yararlanacaklar kaynak eser olan bu kitap, ayn zamanda niversitelerin ar ivcilik b l mlerinde ders kitab olarak kullan lacak ve bu alanda nemli bir bo lu u dolduracakt r.

Bu zellikleriyle kitap bir rehber niteli i de ta maktad r.

B y k zveri ve titiz al ma sonucu b yle bir eseri ortaya koyan Dr. Fahrettin zdemirci ye ve kitab yay nlayarak herkesin yararlanmas na ortam haz rlayan T rk K t phaneciler Derne i stanbul ubesi ne te ekk r ederim.

Prof.Dr. Mustafa Akbulut A. . Dil ve Tarih Co rafya Fak ltesi

Kütüphanecilik Bölümü ve Ar iv Anabilim Dal Ba kan

SUNUŞ

K m e k l la a la n n e n emle inin bi ge e i ola ak i le ini ba a mak e a de am e i mek i in belge e mek e e ikle i belgele i ek a k llanmak o ndad . K m e k l la n e ikle i b belgele de a i le in emel ka na n ol mak ad .

A i al ma e hi me le inin ekonomik e e kin bi ekilde ge ekle i ilebilme i, belgele in e iminden hi me e n l nca a kada b n le dene im al na al nabilme i le m mk nd . A i nce i al mala i e en belge ne im faali etleri; belgelerin üretimleri, ko nmala , d enlenmele i, e i imle i e a fi ele i le ilgilidi e a i al mala n n emelini ol mak ad . B faali e le in ilki olan belge e imi, di e faali e le in n a olmak an nda, a i cili in de ba lad nok ad . Ko man n, e i imin, a fi enin e d enlemenin kon olabilme i i in e ilmi belgenin olma ge eklidi . Belgele e imle i

a da dene im al na al n a, ge ek i belgele in e imle i nleni ken, e ilen belgele in de ni eli i a acak . Daha a a da e ni elikli belge ko ma, e i im, a fi e e d enleme e kon olaca ndan, nemli belgele in ge ek i belgele i inde ka bol gi me i nlenecek, amandan, k llan lan mal emeden e in an g c nden nemli l de a a f a lanacak . B bak mdan belgele in e ilmele i, ko nmala , a fi ele i e d enlenmele inin dene im al na al nabilme indeki e kinlik ile a i hi me le inin ni eli i, k m e k l la da belge ne iminin e kinli i ile ölçülebilir.

Toplumsal gereksinimler, ülke yönetimi ile bütün kurum ve k l la nda bi e hi me ola ak o a a kmak ad . Hi me edebilmenin e a e mi i le i ba a abilmenin bi ge e i ola ak belgele e ilmek e e

e ilen belgele ek a k llan lmak ad . Bi e mi i i ba a ma e a af olma kon m ndaki k l la ca e a onla n g e li elemanla a af ndan

e ilen belgele , bi inci elden ka nakla ola ak, bi i i g e mede, bi ola a d nla mada, bi hakk ko mada a da a klamada kan la c e an mla c neme ahi i . e ilen belgele , ida i amac n d nda, el e a el ah la a af ndan o al, k l el, a ihi, ica i, mali, h k ki e a ben e i ek ok ilgili kon la n a d nla lma amac la da k llan l .

Gerek idari gerekse sosyal ve kültürel etkinlikler her ge en g n h la a mak ad . A an e kinlikle e o l m al i ekle in bi on c ola ak,

XII

k l la n hi me le i de a mak a e e i lenmek edi . Geni le en e a an hi me le in e ilebilme i, k m e k l la n belge e iminde de nemli bi a a neden olmak ad .

e b nedenle in bi on c ola ak, k m e k l la , i ak e e kinlikle i a nda ol an belgele in e imle ini dene im al na almak

o nda kalmak ad .

K m e a k l la n i le le ini e ine ge i ebilmele i, ge ek inim d d kla belgele i e mek, ge ek i belgele in e imini nlemekle m mk n olacak .

B ki a , belge ne iminin ne old n , belge e im dene iminin neden ge ek i ini e na l dene im al na al nabilece ini a klamak a, lkemi k m e k l la ndaki belge üretiminin yetersizliklerini ortaya ko a ak, b e e i likle in gide ilme i i in a lma ge eken al mala vermektedir.

B lece k m e k l ne icile in e b alanda al anla n dikka le i, k m e ne imin e kinli inde e a i al mala nda belge e iminin dene lenme inin e belge ne iminin o nad nemli ole çekilmektedir.

B ki ab ne icilik, a i cilik e i iminde e al mala nda, b kon da a a lan lacak emel ka nak ola ak nemli bi bo l dold acak, a n zamanda ni e i ele in a i cilik b l mle indeki encile e de ki ab olarak hizmet edecektir.

Ki ab n ha lanma nda g e ne ile inden a a land m A. . DTCF K hanecilik B l m e A i Anabilim Dal Ba kan P of. D . M afa Akb l a, lkemi de e i im- e imine eni ba lanan a i alan na nel en A. . DTCF Emekli K hanecilik B l m Ba kan P of. D . O man E o a, al mada a a land m ka nakla ge ek i inden ge ek d ndan a la an Ga i ni e i e i Me ke K hane i ndeki me lek a la ma e di ginin De nek e a lma na i in e en T k K hanecile De ne i Genel Ba kan Ha an D man a, di gi e d enlemede bana a d mc olan A. . DTCF K hanecilik B l m enci i On B gan a ka k la ndan dola e ekk ede im. Son olarak, e e in ba m n n ge ekle i ilme ini a la an T.K.D. anb l be i Y ne im K l ele ine e ellikle Do . D . Ha an S. Ke e o l na i enlikle e ekk ede im.

T

A

Belge (Records); Arşiv Belgesi (Archives); Arşiv (Archive(s)); Arşiv Yönetimi (Archive(s) Management; Archive(s) Administration); Belge Yönetimi (Records Management) kitabın tamamında sıkça kullanılan terimlerdir. Bazı terimlerin sözlük anlamı, konunun anlaşılması için yeterli olmamaktadır. Bu nedenle bu terimlerin ne anlama geldikleri ileri sürülen görüşlerle birlikte aşağıda belirtilmiştir:

Belge: Bir o , ,

( ) .1

"Arşiv belgesi ise; güncelliğini kaybetmiş ancak araştırmalarda yararlanılabileceği görüşüyle değerlendirilmiş ve seçilmiş olan belgedir."2

Cook, belge ve arşiv belgesi konusunda şu açıklamayı getirmektedir;

B , ` '( ) ` ' ( ) . Y ` ' ` ' , ` ' ` ' . B , . B , . B , ( ) . 3

Cook,4 başka bir çalışmasında; terminoloji konusunda ele alınması

gereken bir sorunun olduğunu belirterek İngilizce'de `belge' (records) ve `arşiv belgesi' (archives) terimlerinin günümüzde arşiv işlemlerinin iki aşamasını birbirinden ayırmak için kullanıldığını, ancak bu terimleri her

1Peter Walne (ed.), Dictionary of Archival Terminology: English and French; with Equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish= Dictionaire de Terminologie Archivistique. -2nd rev.ed.- (München: K.G. Saur, 1988), 128.

2Michael Cook, Archives Administration: A Manual for Intermediate and Smaller Organizations and for Local Government. (Folkestone: Dawson and Sons, 1986), 1-2.

3Cook, a.g.e., 1.

4Michael Cook, "Archives Administration Today: The Background to Professional

Training", Lectures Delivered at the Department of Library Science, University of Istanbul, and at the Departments of Library Science of Ankara University and Hacettepe University, Apr.-May 1982. (Metin T ) ( : 24 N - 6 M 1982), 2-3.

zaman tutarlı bır şekilde kullanmanın mümkün olmadığını söylemektedir. Belgenin, iş sürecinde kullanılan kağıtlar, dosyalar, kitaplar, kütükler, fiş dizinleri, mikrofilm, manyetik şerit vb. çeşitli formlarda tüm kayıtlı bilginin yer aldığı ortamları ifade ettiğini ve hepsinin uzun süre saklanacak kadar değerli olmayıp, çoğunun değerlendirildikten sonra imha edilebilir nitelik taşıdığını; arşiv belgelsinin ise, uzun sürede araştırma açısından değerli oldukları için muhafaza edilmek üzere belgeler içinden seçilmiş her formdaki ortamlardan oluştuğunu, belgenin genellikle onu üreten kurumun dairelerinde veya belge yönetim merkezlerinde, arşiv belgesinin ise, arşiv kurumlarında veya onun deposunda bulunduğunu vurgulayarak, aralarındaki farkın da açık olduğunu belirtmektedir.

Schellenberg'de5 belgeyi, fiziksel formlarına ve karakteristiklerine

bakılmaksızın fonksiyonlarının, politikalarının, kararlarının, işlemlerinin, uygulamalarının veya diğer etkinliklerinin delili olarak ya da taşıdıkları bilgilendirici değerlerinden dolayı, aynı kurum veya onun meşru varisi tarafından muhafaza edilmek üzere, yasal zorunluluklarının yerine getirilmesinde veya kendisine ait görevin resmi işlemiyle ilgili herhangi bir kamu veya özel kurum tarafından oluşturulan, alınan ve muhafaza edilen bütün kitaplar, evraklar, haritalar, fotograflar veya başka dokümanter materyaller olarak tanımlarken; `Arşiv Belgesi'ni, bir arşiv kurumuna koymak için seçilmiş veya konmuş, danışma ve araştırma amaçları için sürekli muhafaza değerine sahip olduklarına karar verilmiş olan herhangi bir kamu veya özel kurumun belgeleri olarak tanımlamaktadır.

A : (1) G

, (2) ,

, (3) .6

Arşiv Yönetimi ise, "arşiv prensip ve tekniklerinin noksansız uygulanarak bir arşiv kurumunun profesyonelce yönetimidir."7

Yine konuyla ilgili bir sözlükte arşiv yönetimi; "arşiv fonksiyonlarına ilişkin sorunlar, işlemler ve politikalara yönelik teori ve uygulamalar"8

olarak tanımlanmaktadır.

Cook,9 arşiv yönetiminin; (a) hükümet standartlarını ve verimliliğini

artırmayı amaçlayan bir yönetim hizmeti ve (b) gerçekleri ortaya koyan en

5T.R. Schellenberg, Modern Archives: Principles and Techniques. (Chicago: The

University of Chicago Press, 1975), 16.

6Maygene F. Daniels - Timothy Walch (ed.), A Modern Archives Readers: Basic Readings on Archival Theory and Practice. (Washington: National Archives and Records

Service, 1984), 339.

7Daniels, a.g.e., 339. 8Walne, a.g.e, 20. 9Cook, 1982, a.g.m., 6.

BELGE ÜRETİMİNİN DENETLENMESİ VE BELGE YÖNETİMİ 3

önemli hükümet kararlarını ve dokümanlarını muhafaza ederek, kullanıma hazır bulunduran bir kültür ve araştırma kurumu olma özelliklerini bir arada bulundurma fonksiyonu olduğunu belirtmektedir.

"Güncel belgelerin üretilmesi, kullanımı ve korunmasında ekonomi ve verimlilik sağlamakla ilgili çalışmalar"10 olarak tanımlanan belge yönetimi,

Anglo-Amerikan işbirliğinin ürünü olan bir çalışmada;11 "belgelerin ve bu

belgelerin içerdiği bilgilerin üretimlerine, güncel gereksinimler için korunmasına, kullanılmasına ve yeniden üretimlerine (arşiv olarak yeniden düzenleme) ilişkin teori ve uygulamalardır." şeklinde ifade edildikten sonra, şöyle bir açıklama da getirilmektedir:

Belge yönetimi, belgelerin oluşmasında bilginin üretilmesini, düzenlenmesini ve korunmasını kontrol eden profesyonel bir disiplindir. Diğer bölümlerden farklı olarak belgelerin alıkonması, güncel olmayan depolar, güncel dosyalar, talimatlar, raporlar ve formların yönetimini içerir. Belgelerin yalnızca bir organizasyon tarafından üretilen kağıtlarla (evraklarla) olabileceği görüşü hakim olmakla beraber fotograf, video kaset, bilgisayar verisi, mikrofilmler, vb.' lerinin de bilgi içeren belgeler olduğu kabul edilmektedir. Belge yönetiminin, bir organizasyonun bu önemli kaynaklarını koruma fonksiyonu vardır.

Yine Schellenberg,12 belge yönetiminin, bilginin yönetimi ile ilgili

olduğunu, kamu ve özel sektörlerin her ikisinde de faaliyetlerini sürdürmek için bilgiye gereksinim duyduklarını, eğer bu gereksinim duydukları bilgi kötü yönetilir veya kullanılamazsa, kurumun var olan gücünün zayıflayacağını ya da sona ereceğini vurguladıktan sonra, 20. yüzyılda yönetimin ve işletmenin gelişmesinin, bilgi ve belge yönetimiyle gerçekleşeceğini söylemektedir.

Amerikan Belge Yönetim Derneği ve Lockheed Aircraft Corporation'nın belge yönetim biriminin yöneticisi William Benedon13 da

belge yönetimini, "belgelerin üretimi, organizasyonu, korunması, kullanımı, erişimi ve düzenlenmesinde ekonomi ve verimlilik sağlamak için oluşturulan bir programın uygulanması" olarak tanımladıktan sonra; "böylece gereksiz belgelerin üretilmesi veya saklanması önlenecek, değerli belgelerin korunması ve kullanımı sağlanacaktır." açıklamasını da tanıma ilave etmiştir.

10Daniels, a.g.e., 442.

11I A. P , Records Management Handbook. (Hants: Gower, 1989), ix, 6. 12Penn, a.g.e, 2.

13Patricia Bartkowski, "Records Management and the Walking Archivist", A Modern Archives Readers: Basic Readings on Archival Theory and Practice./ed. by Maygene F.

Cook, belge yönetiminin ne anlama geldiği konusunda biraz tartışmaya gerek olduğunu söyleyerek görüşlerini şöyle ifade etmektedir;

B : 1. B M G : B , , , . B ABD' . B , -dosyalama, form , , , , . gibi- . B . 2. Y B G : B , geler sürekli . B , ( ; ncel ) . 14

Her iki görüşte de belge yönetiminin, herhangi bir kuruluşta, maliyetleri azaltan ve verimliliği arttıran bir yönetim tekniği olduğu vurgulanmaktadır. Kurum içinde ortak merkezi bir hizmettir ve o nedenle gerekli yetkiye sahip, merkezi bir yönetim bölümü tarafından yönetilmelidir derken, belge yönetiminin bu görüşlerin ikisini de bir bütün olarak değerlendirmesi gerektiği de vurgulanmaktadır. E . B , . B , . B , , , , . B .15

Görüldüğü gibi belge yönetimi evrak yönetimine göre daha geniştir. Yani evrak yönetimini de içine almaktadır. Evrak yönetimi terimi ise konuyu ifade etmekte yetersiz kalmaktadır.

Türkçe literatürde sıkca kullanılmasına karşın `evrak' kelimesi üzerinde durulmamış, kavram olarak bir yere oturtulmamıştır. Evrak ve dosya sistemleri konusundaki çalışmalarda da evraktan ne kasdedildiği üzerinde durulmamakla birlikte gelen- giden evrak işlemlerinden bahsedilmektedir. Aynı zamanda, kurum ve kuruluşlardaki evrak, dosya, arşiv işlerinin ayrı ayrı ele alındığının gözlendiği de sürekli vurgulanmaktadır.16

14Cook, 1982, a.g.m., 3-4. 15Penn, a.g.e., 7.

16M A - Abdulaziz Ediz, Büro Yönetimi ve Dosyalama Teknikleri. (Ankara:

Y K Y , 1988); A. F A , Ka K a e e e e de U g a a Büro Yönetimi Teknikleri. -G . 2. .- (A : S Y , 1980); K E , Evrak ve

BELGE ÜRETİMİNİN DENETLENMESİ VE BELGE YÖNETİMİ 5

Çeşitli kurumlarda evrak ve dosya işlerini yürüten birimlerin amacı; "kurumun, belirli amaçlarına yönelmiş olarak görevini yapabilmesi için gerekli yazışmaların, çabuk, doğru ve az masraflı olarak yürütülmesini sağlamak, evrak ve dosyaları düzenli şekilde saklamak ve işlem yapacak olan kişilere süratle iletmek"17 olarak tanımlanmış veya evrak ve dosya

örgütünün görevleri sıralanarak, amacın bu görevlerin en verimli ve etkin bir biçimde yapılması olduğu belirtilmiştir.

Evrak biriminin sorumluluğunun yalnızca evrak geliş ve gidişine ilişkin olduğu vurgulanmaktadır.18

Buradan da anlaşılacağı gibi evrak birimlerinin yalnızca yazışmaların geliş-gidişleriyle ilgilendiği ortaya çıkmaktadır. Oysa belge yönetimi, tanımlarından da anlaşılacağı üzere belgenin üretiminden düzenlenmesine kadar tüm aşamalarını kapsayan yönetimsel bir faaliyet olarak karşımıza çıkmaktadır.

Evrak yönetimi, arşiv öncesi çalışmaları ifade etmekten uzaktır. Buna karşın belge yönetimi daha kapsamlıdır. Bunun için arşiv öncesi çalışmaları belge yönetimi kavramı içinde ele almak daha doğru olacaktır.

Modern belge yönetimi, arşiv yönetimi dışında arşivcilerle işbirliği içinde belgelerin üretimlerinden arşivlere intikaline kadar olan zamanda bunların yönetilmesiyle ilgilidir. Belge yönetiminin amacı, güncel belgelerin üretimi, kullanımı ve korunmasında ekonomi ve verimlilik sağlamaktır.

(Hazl.), E ak e D a Si e e i: K a a a E ak e D a Si e e i A a a Raporu. (A : TODA E, 1968).

17A , a.g.e., 43.; Sürgit, a.g.e., 7. 18A , a.g.e., 44.; Sürgit, a.g.e., 10.

I.

Bölüm

Be e Y e

Ya a

e

Belge Üretimi

Belge Y netim Kavram ve Geli imi

Belge netimi, kapsam bak m ndan olduk a geni , faali et hacmi ok yüklü bir yönetim fonksiyonudur. Bu nedenle öncelikle bir kavram olarak belge netiminden ve geli iminden bahsetmek ararl olacakt r.

Belge netimi a k a belgelerin netimidir. Bununla beraber, iki kavramdan olu maktad r ki, birisi netim di eri de belge dir. Ne netim , ne de belge kavram na bir a r cal k tan abiliri . Belge geni anlamda bir bilgidir; i in sevk ve idaresini g sterir, farkl fi iksel ortamlarda olabilir. ok eski teknik terimlerin bilgisa ar end strisi le farkl anlam ka anmas ; ar ivcilikte de belge kelimesinin anlam ve kapsam olarak karma kla mas na neden olmu tur. Belgelerin netimindeki etkinlik h l s rd r lebili orsa, bu veri a da bilginin farkl formlar ile belge aras ndaki temel farkl l klar n i i anla lm olmas ndand r.1

Y e e, a a a a a a a ab e a e fiziki a a a e e e a a b b de e , e e e e a d e ede , a a e e e d a b de e de tutabilen bir süreçtir.2

Y netimin tan m na bakarsak, k saca netimin temelinin sorumluluk, ustal k ve bilgi oldu unu anla abiliri .

Belge ve netim kavramlar hakk ndaki bu k sa a klamadan sonra, belge netimini daha kola a kla abiliri .

1Clare Clubb, "Records Management: The Theory", Introducing Records Management: Proceedings of a one-day Conference Entitled Introduction to Records Management, at the Shakespeare Memorial Room, Paradise Circus Complex, Birmingham 24 May 1990./ed.

Adrian Gregson. (Caernarfon: Society of Archivists, 1991), 1.

BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE Y NET M 7

Anglo-Amerikan i birli inin r n olan bir al mada, belge netiminin tan m ; "belgelerin ve bu belgelerin i erdi i bilgilerin retimlerine; g ncel gereksinimler i in korunmalar na ve kullan mlar na; eniden retimlerine ili kin teori ve u gulamalar"3 olarak verilmektedir.

Amerikan Belge Y netim Derne i ve Lockheed Aircraft Corporation n n belge yönetim biriminin yöneticisi William Benedon ise, belge netimini, "belgelerin retimi, organi as onu, korunmas , kullan m , eri imi ve d enlenmesinde ekonomi ve verimlilik sa lamak i in olu turulan bir program n u gulanmas d r"4 eklinde tan mlamaktad r.

Belge netiminin farkl tan mlar vard r. lk tan m, Anglo-Amerikan i birli inin r n d r, belki de belge netiminin tan mlanmas nda birli e do ru gidi i sa la abilecektir.

Bununla beraber, belge netiminin tan mlar na eklenen a klamalar, yap lan tan mlar n belge netiminin t m fonksi onlar n ifade edemedi ini göstermektedir.

Verdi imi Anglo-Amerikan i birli inin bir r n olan ilk tan ma "bir organi as onda ve i te, etkin bir belge netim program ile retilen belge/bilgi nitelik ve nicelik olarak kontrol edilebilir; örgütlemenin fonksi onlar n erine getirmek i in bu bilgi/belge korunabilir; bilginin/belgenin imhas ve a s rekli saklanmas eklinde eniden üretimlerine kadar geçen süre tümüyle kontrol edilebilir."5 ifadeleriyle

a klama getirilmektedir.

Yine a n ekilde verdi imi ikinci tan m da "b lece gereksi belgelerin retimi ve a saklanmas nlenecek, de erli belgelerin korunmas ve kullan m sa lanacakt r"6 a klamalar i lemektedir.

Tan mlara getirilen bu a klamalardan da anla laca ere, belge netim fonksi onlar t m le tan mlara ans t lamam t r. Bu nedenle tan mlara a klama getirme gere i du ulmu tur. Bu durum belge

netiminin ok kapsaml olmas n n da bir g stergesidir.

K saca, teori ve u gulama a s ndan belge yönetiminin; belgenin retimi, korunmas , kullan m , d enlenmesi ve a n amanda bilginin i eri i ile ilgili oldu unu s le ebiliri .

Belge yönetimi; belgenin, üretiminden son düzenlenmesine kadar sistematik bir kontrol d r. B le bir sistematik akla m; bir kurumda artan

3Ira A. Penn ve diðerleri, Records Management Handbook. (Hants: Gower, 1989), 6. 4Patricia Batkowski, "Records Management and the Walking Archivist", A Modern Archives Readers: Basic Readings on Archival Theory and Practice./ed. Maygene F. Daniels

and Timothy Walch. (Washington: National Archives and Records Service, 1984), 38.

5Penn, a.g.e., 6-7. 6Bartkowski, a.g.m., 38.

k rtasi e i a altmak, bilgi ve belge isteklerine etkin eri im sa lamak, g ncelli ini itiren belgeleri depolamak, devletin t m kurumlar n n dok mantas on gereksinimlerini kar lamak ve kurumlar n tarihi ka tlar n korumak gibi belgelerin a am n n t m a amalar n kontrol etmek i in gereklidir.

Kurumlar n ba ar s n n devam i in bilgi gittik e daha fa la nem ka anm t r. Kurumlarda bilgi herhangi bir ortam erine ka tl bir belge olarak orta a km t r. Bu nedenle belgeler kurumlar n ok nemli temel bilgi ka naklar olmu ve ona ba ml l klar s rekli olarak artm t r. Bu temel ka na n netimi i in bir sistem olu turmak orunlulu u da kendili inden orta a km t r. Belgelerin retimi, planlanmas , organizasyonu ve kontrolü için geli tirilen bu sistem belge yönetimi olarak bilinmektedir.

Belgelerin retimi, i lemleri, depolanmas , eri imi, da t m , kullan m ve tasfi eleri ile ilgili olan belge netimi; a malar, formlar, raporlar, talimatlar, postalama ve kopyalama yönetimi gibi özel gereksinimleri de kar lamak i in do mu tur. Her bir alanda e itli faali etleri ger ekle tirirken de ka t ortamdan mikrofi , ses band , video bant, man etik bant, man etik disk ve optik diske kadar ok e itli ka t ortamlar n da kullanmaktad r.7

G n m de olduk a kapsaml ve ok de i ik fonksi onlar i eren belge netiminin kavram olarak orta a k ve geli mesi ledir:

Belgelerin retilmesi ve kullan lmas eski a larda var olmas na kar n, belge netiminin bir kavram ve a r bir disiplin olarak orta a kmas 20.

l n ortalar na rastlar.8

Belgeler hen masalarda olu ma , dos a dolaplar nda ve a bilgisa ar haf alar nda er alma ken; insanlar belgeleri rettiler ve bunlar saklad lar. Ancak bu konunun belirsi li i 20. l n ortalar na kadar s rd . Belge netimi ile ilgili bir tak m temel al malar akla k M. . 5000 ile M.S. 1945 llar aras nda var oldu ve bunu g steren belgeler bulundu. nk birileri bilginin elde edilebilmesi i in bilin li olarak aba harcam t .9

M.Ö. 5000 li llarda, S mer u garl nda insanlar ilk belgeleri rettiler. Bu belgeler, bug nk anlamda dok manlar de il, eski a n bir belgesi niteli inde idi. Bu belgeler bir derece e kadar netimin ilk belgeleri idi. M s rda Yeni mparatorluk D nemi (M. . 1530-1050), ile Babil mparatorlu u nda Hammurabi (M. . 1792-1750) ve Nebuchadnezzar-II

7Peter C. Mazikana, Archives and Records Management for Decision Markers: A RAMP Study. (Paris: UNESCO, 1990), 21.

8Mazikana, a.g.e., 21.; Penn, a.g.e., 4. 9Penn, a.g.e., 9.

BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE Y NET M 9

(M.Ö. 630-562) nin saltanatlar s resince belgelerin retimi ve netilmesi nemli devlet i lerindendi. Bu eski u garl klar n belgeleri, krallar n kütüphanelerinde bulunurdu. Bug nk anlamda ar iv depolar bir anda olu mad . Tarihin de ilk k t phanesi olan krallar n k t phaneleri, din, t p, bilim, edebi at ve i belgelerini i ermekte di.10

nsanl n bilgi i ka detme kaabili etini ka anmas ndan beri belgeler ve ar iv belgeleri var olmu tur. Elimi e ula an en eski belgeler ve ar iv belgeleri eski medeni etler hakk nda bilgi vermektedir. Din, aile, e itim ve resmi i lemleri kola la t rmak amac la, do um, mal, m lk, hukuk, para, vergi ve resmi ya da özel muameleler ile ilgili belgeler saklanmaya ba lanm t r. Bu bilgilerin ka dedildikleri ortamlar toplumdan topluma, a dan a a farkl l k g stermi tir. Asurlularda kil tabletler; bin ll k bir s re Babil mparatorlu u nda tahta tabletler; M s rda papirus tomarlar ; Orta Avrupa da tir e ve par men kullan lm t r.11

Unesco nun a nlad bir al mada12 belge netiminin geli imi

hakk nda u a klamalar ap lmaktad r:

Y llar ge tik e, ka t ortamlar da de i mi ; kil tabletler erini papir s ve par mene, bunlarda ava ava erini ka da b rakm t r. Son teknolojik geli melerle de teknolojik ve elektronik ka t ortamlar da kullan lma a ba lanm t r. Bilgi ka t ortamlar nda bu geli meler olurken, ku kusu ilk nceleri belge netimi kavram olarak olmasa da ilke olarak geli meler g stermi tir.

Belgelerin ve ar iv belgelerinin ok titi ekilde saklanmas n n nedenleri; bir toprak par as n n kimin tasarrufunda oldu unu spat etmek i in tapu senedine gereksinim vard r. N fus miktar n belirlemek ve vergilendirmek i in do um ve l m ka tlar n n tutulmas gereklidir. Ferman, emir, kanun ve asalar n u gulanabilmesi i in, bunlar n ka dedilip saklanmas gereklidir. Hak ve imti a lar n korunabilmesi bir etki le kaidelerin s reklili ine ba l d r. Bu nedenle belgelerin ve ar iv belgelerinin saklanmas bir l ks de il orunluluktur.

Hak ve imti a lar n ispatlanmas n n olu belgeleri ve ar iv belgelerini onu üreten idarede korumaktan ge er. rne in, Roma ve M s rda, her e aletin ba ehrinde merke i bir ka t birimi oldu u bilinmektedir ki, demosia bibliothek buralarda, resmi a malar ve tapu senetleri, vergiler, sa mlar (n fus, mal) gibi resmi i lerle ilgili kesin belgeler depolanmakta d ve bu ka t ofisleri halka a kt .

10Penn, a.g.e., 4. 11Mazikana, a.g.e., 9. 12Mazikana, a.g.e., 9-10.

Belgelerde ve ar iv belgelerindeki geli me ve b me d n ada ba tan ba a tekbi im olmad . Ba toplumlar bunun arar n , ba toplumlardan daha nce kavrad lar. Bu toplumlar, belgeleri ve ar iv belgelerini sakla abilmek i in a ma ve ka t apma rendiler, delil amac la ka t tutma i lemini geli tirdiler. Her toplumun ap s kendi belge ve ar iv belgelerinin do as n ve bunlar n korunma ntemlerinin geli tirilmesini sa lad ki, bu toplumdan topluma ok farkl l k g sterdi.

Ba ka bir al mada13 belge netiminin geli imine ili kin u bilgiler

er almaktad r:

M.S. 1200 llar nda Roma da kullan lm bir dos alama sisteminin varl bilinmekte di. Belgelerin d enlenmesi ve tekrar bulunabilmesi ile ilgili olan bu sistem o d nemde Ku e tal a n n b t n ehirlerinde kullan lmakta d . Yine 15. lda belge netimi için hâlâ geçerli olan bir bulu ger ekle tirildi. G n m de oldu u gibi (gelen- giden dok manlar n ka t edilmesi) ka t sistemi kuruldu. Belge netimi prensipleri, bir ok netim prensipleri gibi a n lda geli tirilmi olmakla birlikte, ok a u gulama alan bulabilmi ve nisbeten k sa m rl olmu tur.

1789 da Fransa da Milli Ar iv (Archives Nationales) in kurulmas ile ar ivlerin idaresinin birle tirilmesi ve kamu kurulu lar n n belgelerini kapsam i ine almas , 1838 de ngili Devlet Ar iv Yasas (British Public Record Office Act) n n kabul edilmesi, 1887 de ngili Bakanlar Kurulu nun de ersi mater allerin imhas i in Public Record Office e etki vermesi, 1889 da ilk ke Genel Belge D enleme Yasas (General Records Disposal Act) in Birle ik Devletler Kongresi taraf ndan kar lmas , 1913 te i lemleri kola la t r c ofis donan m ve tasar mlar n geli tirmekle i e ba la an Birle ik Devletler Verimlilik B rosu (US Bureau of Efficienc ) nun kurulmas , 1934 te Birle ik Devletler Milli Ar ivi (National Archives of the United States) nin kurulmas belge netiminde a am evresi (life c cle) kavram n n orta a kmas n sa lad .

1930 larda New Deal in ok sa daki belgelerle ba a kma abalar la ilgili program bir ba lang oldu ve kinci D n a Sava nda Amerika bunun kamu kurumlar i in u gulanmas nda destek oldu. Federal idarenin belgelerinin de h la artmas la, Milli Ar ivdeki ar ivistler, belgelerin g ncel kullan m ve planl d enlenmesi i in belgelerin yönetiminden sorumlu oldular.14

Belgenin Ya am Evresi (Life-Cycle of Records): Belgenin üretilmeye ba land andan g ncel kullan m ve korunmas dahil, belgelerin imhas a

13Penn, a.g.e., 4-5.

14F. Gerald Ham, Selecting and Appraising Archives and Manuscripts. (Chicago: The

BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE Y NET M 11

da bir belge merke ine ve a ar iv kurumuna transferi ile ger ekle en son d enleme e kadar kesintisi t m a amalar tan mla an bir kavramd r.15

Ya am evresi kavram ; tan m ndan da anla laca ere aln ca belgenin s rekli de erinden dola korunmas n n teminat de il, a n amanda belge i reten kurumun en st d e de arar na sunulmas d r. ellikle ABD de a am evresi kavram n n geli me e ba lamas ile belgelerin retimi, korunmas ve d enlenmesindeki temel mant ksal akla mlar ile belgelerin organi e ve planlama abalar belge netimini orta a karm t r.

Belge Y netim Yakla m

Komple bir belge yönetimi program , ok sa da konu u i ine al r: Bunlar; formlar, raporlar, a malar, talimatlar, posta, dos alar, kop alamalar, a klama/imha listeleri, ok nemli belgelerin korunmas , ar ivsel koruma ve son d enleme (ar iv halinde eniden retme) dir. Her bir konunun ama lar na ula abilmeleri i in kendine g prensipleri, u gulamalar , ntemleri ve teknikleri vard r. A n amanda bu i lemlerde daha ok verimlilik, etkinlik ve ekonomi sa lamak i in belirli teknolojik ara lardan da ararlan l r. Bir belge neticisi ok e itli gelerden olu an bir belge netim program n genel ve el alanlar la birle tirmelidir. Asl nda, e itli konular aras ili kileri sa la acak, konu u manlar na gereksinim vard r. Formlar n tasar m ve belirlenmesi ile bilginin u un vadedeki de eri kapsam olarak tamamen ili kisi iki faali et gibi g r nmekte ise de a am evresi a s ndan biri di erine ok ba l d r. Onun i in belge neticisi, e itli geleri birbiri le ili kilendirmeli ve bu ili ki i kurumun t m kademelerinde al anlara anlatmal d r.16

Ar ivsel de erlendirme ve sa lamada belge netim u gulamalar n n ta d nem; belgelerin retimi, korunmas ve ararlan lmas ndaki genel ama lar n ba ar lmas ve bunlardan ba ka, u gulamalar n geli tirilmesinde belge neticileri ile ar ivistlerin ortak rolleri ve sorumluluklar vard r.17

i bir belge netim program ile ok sa da belge biriktirilirken, u gun artlarda da erle tirilmelidir. Ancak program asla aln ca bunlar dikkate almamal d r. Zira biriktirme, belge netim program n n temel mant ve a onun varl k nedeni de ildir. Belge netim program gerekli

15Maygene F. Daniels- Timothy Walch (ed.), A Modern Archives Readers: Basic Readings on Archival Theory and Practice. (Washington: National Archives and Records

Service, 1984), 341.

16Penn, a.g.e., 4-7. 17Ham, a.g.e., 25.

olan belgelerin netimi i in var olmal d r. Biriktirme ve d enleme ancak, gerekli belge ve bilginin elde edilmesi i in bir n ha rl kt r.

Kurum ve kurulu lar n geni bir alanda rekabet edebilmesi için, enformas on teknolojisinin de i inde er ald bir belge netim program olu turmas gereklidir. Enformas on teknolojisi (kelime i lemciler, mikrografi, optik oku ucular gibi) belge/bilgi retim, koruma, kullan m ve depolama vb. belge netim alan nda imdi e kadar kullan lan ge erli teknolojilerdir. Evrak ve k rtasi e netimi terimi o u aman belge netiminin e anlaml s gibi d n lmekte ise de, bu anl t r. Belge netimi aln ca evrak tan mlama , el ortamlar da tan mlamaktad r. Belge netimi, bilgi ka t ortam olarak aln ca ka tla s n rl de ildir. Belge netimi, bir ka t par as erinde bir bilgi i retmek ve elde etmek kadar, bir mikroform, man etik erit, optik disk erinde bilgi retme i ve elde etmeyi de kapsar. Bu nedenle belge netimi a n amanda bu teknolojileri de kullanmak orundad r.

Bu a lardan, belge neticileri, enformas on teknolojisinin kullan m ve kontrol nde etkili olsa da olmasa da sonu lar la ili kilidir. Bu noktada en a ndan belge neticisi donan m se imi, erle tirilmesi ve t m ka dedilmi bilgi i do ru olarak sa lamak i in bu teknolojilerin kullan m konular nda bilgi e ve etki e sahip olmal d r.

Modern teknoloji, belgelerin retim ve korunmas na bir ok nden ard m ederken, bir amanlar netim e lemi belgesinin bir par as olabilecek pek ok dok man n retimini de gereksi k lm t r. Program ve politikalar n n geli melerini b k l de etkilemesine ra men onlar asla resmi belge e d n t r lme . nemli meseleler konferaslarda veya telefonla halledilir ki, Avustur al S n rlar Bakan Paul Hasluk telefonu en b k tarih h rs olarak tan mlam t r.18

ellikle kinci D n a Sava ndan sonra ka dedilen teknolojik geli meler ve i letmeleraras s k rekabet belge netiminde ve belge retim ntemlerinde eni kavram ve fonksi onlar n do mas na ol a m t r. Buna neden olarak da;

a) G n m de bir taraftan s rekli olarak kselen a am d e inin, di er taraftan h la artan d n a n fusunun etkisi ile kurum ve kurulu larda ge mi e oranla ok daha karma k i lemlerin ap lmas ,

b) Kurum ve kurulu lar n al ma alanlar n n artmas , c) Her al ma alan n n de i ik i lemler gerektirmesi,

18T.R. Schellenberg, Modern Archives: Principles and Techniques. (Chicago: The

BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE Y NET M 13

d) lemlerin en k sa amanda, en do ru ve en ekonomik ekilde ba ar lmas ,

e) B t n i lemlerin eldeki insang c ve makinalardan en i i ekilde ararlanmak sureti le son derece s n rl s reler i inde ger ekle tirilmesi orunlulu u g sterilebilir.

Bu sa d m problemler, son llarda kurumsal istekler, i g c ap s , y netim ap lar , sos al geli meler ve kurumlararas ili kiler gibi de i ik alanlardan gelen bask lar n etkisi ile belge netiminin ve belge retim ntemlerinin el bir anlam ve nem ka anmas na ol a m t r. Bir canl n n a am b t n h crelerine damarlarla ta nan kanla sa lan r. Bir kurumun a am n s rd rebilmesi de b t n faali etlerinin a ve a ok belge netimi ve ellikle belge retimi ile ili kili bulunmas na ba l d r. Bu ili kilerdeki aksamalar, netimsel i levlerin bir k sm n n ve a t m n n en a ndan felce u ramas sonucunu do urur.

Bir kurumda; belge netim program n n olu turulmas , belirli ntemlerin esas al narak, belge i lemlerinin r t lmesi, kurumun faali etlerini daha ras onel olarak ger ekle tirmesini sa lar. nk Schellenberg19 "bir ülkede üretilen kamuya ait belgelerin hacmini

belirlemede, netim birimlerinin belge i lemlerinde kulland klar ntemler etkilidir" derken, kurumlarda belge i lemlerinin karma kl a neden olmamas i in belirli ntemlerin olmas gerekti ini vurgulamaktad r ki, bu da ancak belge netim programlar la sa lanabilir.

Yine Schellenberg20 belge netim programlar n n gereklili ini

vurgula an u a klamalarda bulunmaktad r:

Bir andan belgelerin hacmi artarken te andan da karma kl a neden olmaktad r. Belgelerdeki karma kl n nedeni b k l de onlar reten netimin ap s ile ilgilidir. Genel olarak netim faali etleri geni ledik e, retilen belgeler de karma kla maktad r. Modern kamu belgelerinde orta a kan karma kl k, buna ra men, k smen tutulu bi imlerine de ba l d r. B k o unlukla belgeler rastgele bir bi imde tutulur.

Bunun için de Schellenberg, kamuya ait belgeleri denetleyebilmekteki amac n, belgelerin retildikleri hedeflere u gun bir ekilde m mk n oldu unca ucu ve etkili hi met vermelerini sa lamak ve bu hedeflere u gun hi met verdikten sonra onlar d g n bir tasnife sokmak oldu unu belirtmektedir. Bu denetimin sa lanabilmesi i in de belgelerin istenildiklerinde abucak, sorun karmadan bulunabilmesi, o anki i i in gerektiklerinde er ve devaml l k a s ndan en a cretle tutulabilmesi, ara t rman n ama lar ve a di er ama lar i in devam eden bir de ere sahip

19Schellenberg, a.g.e., 36. 20Schellenberg, a.g.e., 36-37.

olmad klar m ddet e b le bir i i in hi bir belgenin elde tutulmamas gereklidir. Etkin bir denetim de ancak belge netim programlar la ger ekle tirilebilir. Belge netim program n n hedeflerine ula mas da ancak belgelerin idaresine, retildikleri andan, bir ar iv kurumuna verildikleri ve a elden kar ld klar ana kadar gerekli en g sterilirse sa lanabilir.

Belge netimi b lece belgelerin t m a am evresini ilgilendiren bir aman dilimini i erir. Belge netimi gereksi belgelerin orta a k n önlemek için mücadele eder. Schellenberg,21 bu nedenle insan geneti i

sahas nda rastlad m t rden "do um kontrol " anl lar na belge netimi alan nda da rastla abilece ini s lerken belge netiminin, belgelerin kullan m erinde de k smi bir kontrol u gulad n ve belge netiminin, belgelerin hangilerinin imha edilmesine ve a bir ar iv kurumuna gönderilmesine ya da e er ihtimal varsa ilk olarak onlar n bir s re i in bir belge merke inde tutulmas na karar vermekte ard mc oldu unu belirtmektedir.

Belge netiminin en nemli n n netimsel i lemlerin erine getirilmesi i in belgenin retimi ve kullan m olu turmaktad r. Belge e konu olmam bir netimde ok a e ap l r. nk kurum ve kurulu larda b k programlarla ilgilenen st d e idareciler, hem de s radan i lemlerle ilgilenen alt d e memurlar i lerinde belge e ihti a du arlar. Bu ikisi taraf ndan ihti a du ulan belgeler farkl olabilir, ancak belgeler netim kademelerinin en st basama nda da, en alt basama nda da a n neme sahiptir. Bu a lardan, bir kurumda belge netimi t m al anlar ilgilendirmektedir.

"Belge yönetiminin en güç görevi en de erli belgelerle u ra makt r. Belgelerin nemi ve de eri artt k a onlar idare etmek de o kadar g le mektedir,"22 eklindeki Schellenberg in a klamas , nemli belgelerin

belge netim programlar nda a r bir erinin oldu unu orta a ko maktad r. Kamu belgelerinin etkin netimi, h k met i in b k nem ta r ve bir h k metin etkinli i s kl kla onun belgelerinin ne kadar etkin bir ekilde netildi i ile l l r. Y netimin en st d e inde bulunan memurlar belge netiminde rol o namaktad r. nk belge netimindeki her bir slah al mas i levsellik erine etki e sahiptir. Belge netimi faali etleri olduk a elle mi tir ve u manla m etenek ve u manla m dene i ister. Bu nedenle her b k ve karma k h k mette, belge sorunlar la u ra an birimlerin liderli ini r tmek i in netimsel hi erar inin bir erinde el memurlar bulunmal d r. B le bir memur kesitinin netimsel ap

21Schellenberg, a.g.e., 37-38. 22Schellenberg, a.g.e., 38.

BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE Y NET M 15

i erisinde erle tirilmeleri hi met edilen netimin bo ut, karma kl k ve organi as on l tlerine ba l d r. Tek kelime le bu b l m ve a bakanl n memurlar di erlerinin memurlar na belgelerini nas l tutacaklar n s le ecek bir konumda olmal d r. Bu ki iler belgelerin retim ve bak m n kontrol etmede b k k stlenmelidir. Bir belge netim program n n verimlili i al anlar n samimi et ve becerisine ba l d r.23

Bu a klamalardan da anla laca ere; belge netiminin (1) kurumun haf as , kurumsal ka nak ve servet, karar verme arac olma; (2) asal destek ve asal dok man ha rlama; (3) k rtasi ecili i nleme ve maliyet azaltma; (4) yeni belgeler için referans olma; (5) belgelerin kontrolu i in sistematik akla m sa lama; (6) kurumsal verimlilik, ok de erli dos alar koruma ve gereksi belgelerin retimlerini nleme; (7) asa koyucu ve düzenleyicilerin bilgi gereksinmelerini kar lama; (8) tarihsel ara t rmalara ka nak olma; (9) kurumun tarihini koruma gibi fonksi onlar vard r.

Girdi, i lem ve kt bir b t n olarak belge yönetim sisteminin temel ama lar n olu turur:

G RD Bilgi Donan m Para nsan AMAÇ

LEM Do ru belgenin, u gun Belge ki i taraf ndan, u gun Üretim zamanda ve mümkün olan Dola m en d k mali etle Kullan m ha rlanabilmesidir. Koruma

Düzenleme KT Bilgi

lem a amas , retimden d enleme e kadar olan al malar i erir. Yani do um ( retim) den l me (son d enleme e) kadarki olan evre belgelerin a am evresi olarak ele al n r ve be fonksi ondan olu ur.24

Bu be fonksi on belge netiminin temelini olu turur ve bu be fonksi on a amada ele al nmaktad r. Bunlar; retim, koruma ve kullan m ile d enleme a amalar d r.

retim a amas i inde, formlar, raporlar, a malar ve talimatlar gibi geler; koruma ve kullan m a amas nda, dos alar, posta, ileti im, g ncel depolama, güvenlik ve çok önemli belgeler gibi geler vard r. D enleme a amas i inde, listeler, de erlendirme, kurum ar ivlerinde, ar ivlerde ve ortak erlerde depolama gibi geler er almaktad r.25

24Betty R. Ricks- Kay F. Gow, Information Resource Management: A Records Systems Approach. -2nd ed.- (Cincinnati: South-Western Pub., 1988), 9.

BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE Y NET M 17

Yukar da verilen i lem a amas belgenin a am evresi olarak adland r lan s reci ifade eder:

Belgenin Ya am Evresi26 RET M Ya malar Talimatlar Formlar Raporlar DÜZENLEME Depo Elden karma mha DOLA M Kurumiçi Kurumd Kurumlararas KORUMA Dosya Eri im KULLAN M Kararverme Dokümantasyon Cevaplama Dan ma Yasal geçerlilik 26Ricks, a.g.e., 2-12.

Üretim; ilgili birimlerde etkili ki ilerce , kurumun faaliyetlerinin tüm

evrelerinde retilen belgeler, dahili ama lar i in olu turulan, dikteler, el a mas n shalar, bilgisa ar kt lar , a lan bir mektup, bas lan bir fatura, ha rlanan bir rapor, bir m hendislik i imi ve ka dedilmi bir form l vb. i lemler s ras nda retilmi belgelerdir.

Dola m; retim a amas ndan sonra dola m a amas gelir. U gun

ki iler taraf ndan g r l r. Bu dola m, kurumlararas , kurumi i ve d olabilir. Bilgi, elektronik posta, PTT, el kur e, ofisleraras posta sistemi, do rudan bilgisa ar veri taban ile eri im olabilir.

K llan m; belgeler ok a kullan l r. Karar vermede, ara t rmalarda,

referansta, asal i lemlerde da anak olarak kullan l r. Bu a ama bilginin a am evresidir.

Koruma; belgelerin dos alama ve eri imlerinin sa lanmas na ili kindir. Düzenleme; bir belge ok s k kullan lmad aman, depolan r ve a

d enleme ap l r (a klama imha, dos alama). Belgelerin d enlenmeleri a da depolanmas nda karar verildi inde, belgelerin d enlenmesi ve a al konmas i in nceden ha rlanm organi as on emalar olmal d r.

o u teorilerde oldu u gibi, belge netiminde de a am evresi teorisi, u gulama a konmad k a bir anlam ifade etme ecektir. nk belge netimi; i lerin ak esnas nda kurum taraf ndan kabul edilen veya olu turulan belgelerin, retim, dola m, dos alama, eri im, depolama ve düzenlemesini kontrol etmeyi hedef alan bir organizasyonun idaresidir. Bu kurumun desteklenmesi; belgelerin elden kar lmas ; de erlerinden dola korunmas gibi anlamlara gelmektedir ki, buna bilginin a am evresi denir.27 Bu ba lamda, teorinin tamamen u gulama a d n t r lmesi

gereklidir. E er bir belge netim program n n t m i in a am evresini temel al rsak, ka tl bilginin netiminde etkinlik i in b k bir potansiyelin olu tu unu g rebiliri . Bununla beraber, a amalararas ili kiler kar l kl da an ma i erisinde ele al nmal ve koordine edilmelidir. B lece program n etkili sonu lar g r lebilir. Burada netimin olgu a bak etkili olacakt r. Program n e itli gelerinin t m belge netim program n orta a ko acakt r.

Ancak, belge netiminde di er gelerin (dola m, kullan m, koruma ve d enleme) s konusu olabilmesi i in retimin olmas gerekir. Belge retilirken de di er gelerin g n nde bulundurulmas gereklidir. Bu bak mdan belgenin retimi belge netiminin di er i levlerini ger ekle tirebilmesi i in n artt r. Yani di er gelerin varl , belge retiminin varl na ba l d r ve retim i lemleri di er geleri do rudan

27Peter Emmerson, "What is Records Management?", How to Manege Your Records: A Guide to Effective Practice./ ed. Peter Emmmerson. (Cambridge: ICSA Pub., 1989), 5.

BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE Y NET M 19

etkilemektedir. Bunun için öncelikle belge retiminin t m a r nt lar la orta a konmas gereklidir.

Belge netiminin, belgelerin retiminden itibaren g ncel ve ar g ncel konumda oldu u s rede bunlarla ilgili i lemlerin r t lmesini organi e eden ve ger ekle tiren bir netim birimi oldu unu s lemi tik. Ya am evresi ise, belge netiminin felsefesini olu turmakta ve belge netiminin al ma alan n belirlemektedir. Ya am evresi, belge netiminin ilke ve ntemlerini orta a ko arak b le bir program n u gulanmas na temel olu turmu , belge netiminin a amalar n n neler oldu una da k tutmu tur.

Ya am evresi, belgelerin aktif oldu u s re i kapsamaktad r. Belge i reten kurumda a da onun belge merke inde bulundu u s re a am evresi olarak ifade edilmektedir. Belgeler, de erlerini korumalar ndan dola (hukuki, k lt rel vb.) bir ar iv kurumuna transfer edildiklerinde asl nda belge a am n s rd rmektedir. Ancak, transfer edilen belge i in eni bir evre s konusudur. Art k koruma amac farkl d r, kullan m amac farkl bo ut ka anm t r. Bulundu u er de i mi tir. Yani bir eniden do u s konusudur. Art k belge eni bir a am s recine girmi tir. K saca belgeler art k ar iv netiminin kapsam i inde er alma a ba lam t r.

Belge netimi ile ar iv netiminin ar iv faali etlerinin iki a amas n ifade etmek i in kullan lmas da buradan ka naklanmaktad r. Ar iv netiminin varl ndan s edebilmek i in, belge netiminin varl na gereksinim vard r.

Belge netiminin varl k nedeni ise, belge retimidir. nk belge üretimi olmadan belge netiminin di er fonksi onlar ndan s etmek m mk n de ildir.

Belge retiminin Tan m ve Kapsam

Belge retimi kapsam bak m ndan olduk a geni , faali et hacmi ok kl bir belge netim fonksi onudur. Buna g re belge retimi i in le bir tan m apmak mümkündür:

Belge retimi, bir kurum ve a kurulu un i lemleri sonucu olu acak belgelerin istenilen nitelikte ve nicelikte, istenilen zamanda ve mümkün olan en d k mali etle retimini sa la acak bi imde bir ara a getirilmesidir.

Üretimde dört faktörün bulundu u g r l r. Bunlar; miktar, kalite, aman ve mali ettir. Belge retiminin ana amac , bu fakt rler i in en u gun de erlerin bulunmas na nelmesidir.

Belge retiminin konusu, retilmi olan de il, retilecek olan belgelerle ilgilidir.

Belge bilgi veren bir nesnedir. Belge, bilginin somut ta c s ve insanl n belle idir. Ku kusu , ba ka ka naklardan da bilgi edinmek m mk n, hatta orunludur. rne in, bir ki i e a da kurulu a soru sorarak, bir konferansa a da bir toplant a kat larak a da rad o ve a televizyon a nlar n i le erek bilgi edinmek olas d r. Ancak, b t n bu ka naklar da, o u ke verdikleri bilgi i belgelerden elde etmektedir.

Belge, i esnas nda bir organi as on taraf ndan retilmi ve a kabul edilmi ve organi as onun faali etlerinin bir delili olarak a da ta d bilgiden dola ortam na bak lmaks n al konulmu t m dok manlard r. Belgenin, her e den nce, farkl b l mlerin faali etlerinin r n oldu u vurgulanmaktad r. Bu retim, organi as onun varl ve olanaklar n n, i ve i lemlerinin, faali etlerinin, fonksi onlar n n do as ndan ka naklanmaktad r. Ger ekten, belge bir i eri e a da anlama sahip de ilse, i etkinli inin bir r n olmaktan ba ka bir e ifade etme ecektir.28

nk kurum ve kurulu lar n idari i lemleri ve asal apt r mlar sonucunda, b t e ha rlama, tefti sonu lar , ha rlanan raporlar, retme form lleri ve a nlar (sonu lar ), al nan mektuplar, sorulan sorulara verilen cevaplar, derlenmi istatistikler, eni personel, kselme, rutbe ve emeklilik, do um, evlilik ve l m ka tlar , vergiler ve u gun vergi tahsilat , ekonomik plan form lleri, i in a lar , ap planlar , e itim sertifikalar ve e itli idari i lemlerin icra edilmesi ile ilgili belgeler retilir.29

Belge, herhangi bir formda üretilebilir. Bunun önemi yoktur. Önemli olan, hangi formda olursa olsun, kurum ve a kurulu un faali etleri sonucu, kurumun i levlerini ger eklestirmek amac la retilmi olmas d r.

Belge, resmi niteli e sahiptir. nk belge, resmi i lem sonucunda retilmi tir. Belgenin g sterdi i i in kan tla c elli i, belgenin resmi niteli e sahip olmas la ilgilidir. Bu anlamda retilmesi gereken belge resmi nitelikli belgedir.

Kurum ve kurulu lar n faali etleri sonucu olu an belgeler, retim a s ndan d rt ana ba l k alt nda ele al nmaktad r. Bunlar belge retiminin kapsam n belirlemektedir.

"Belge retimi, formlar, raporlar, a malar ve talimatlar n netimi gelerini kapsamaktad r. Her bir ge kendi i inde fonksi onel faali etleri ger ekle tirmektedir."30

Bu belge üretim gelerinin i levlerinin, kurumun i le i ve ama lar n n ger ekle tirilmesi le ilgili olmas gerekir. B lece belge retimi, kurumun

28Emmerson, a.g.m., 5. 29Mazikana, a.g.e., 21. 30Penn, a.g.e., 9.

BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE Y NET M 21

faali etlerini, birimler aras nda ve evre ile ili kilerini orta a ko an bir etkinlik olarak kendini gösterir.

Kurumda üretilen her belge kurumun hayat hikayesinin tüm a amalar n n birer delili olarak, kurumun ge mi ine ve a am na hatta gelece ine k tutar.

Kurum ve kurulu larda i lemlerin erine getirilmesinde bir ka d n tutulmas orunludur, nk belgenin ilk varl k nedenidir. Belgeler i lemler sonucunda retilir, onlar n retim ntemleri farkl d r. Bu farkl l k belgelerin retimlerini farkl ba l klar alt nda ele alma gerektirmektedir. Bunun an nda belge retim i lemleri kurumdan kuruma, lkeden lke e de farkl l k g stermektedir. Bu farkl l k, kurumlar n netimsel ap lar ndan, i lev ve ama lar ndan ka naklanmaktad r. Ancak, belge retiminin temel amac idari i lemlerin ger ekle tirilmesidir.

Be e e a da a e e e e e . E e be e a, e de e a a a da de ece aca . Re e e de e a a a , be e e a a a e a da d .31

Modern yönetime sahip kurumlarda faaliyetlerin etkin olabilmesinin, ihtiyaç duyulan bilgi ve belgenin etkin bir ekilde retilmesi ile ilgisi vard r.

nk kurumlar n netiminde belge konusu olma an i ok gibidir.

Kurum ve Kurulu larda Belge retiminin nemi ve Amac

Kurumlar n gerek ki isel, gerekse toplumsal ha at denetledi i ve ekillendirdi i g n m de, toplumbilimciler kurumsal ap ve netime ili kin konular erinde gittik e artan bir nemle durmakta ve bu alanda ap lan kuramsal ve u gulamal al malar n sa s g n ge tik e h la artmaktad r. Bug n kurumlar sos oloji, psikoloji, sos al psikoloji, i letme, kamu netimi, si aset bilimi gibi bir ok bilim dal i in ortak bir al ma alan olmu , kurumsal ap a ve netime ili kin sorunlara olduk a farkl a lardan bak lma a ba lanm t r. Davran sal bilimler bir taraftan kurumlar olu turan bire ve gruplar n psikolojik nlerini a kl a kavu turma a, onlar n neticiler taraf ndan daha i i anla lmalar n ve etkin bir ekilde netilmelerini sa lama a al makta; di er taraftan son llarda h l bir geli me g steren sistem kuram , kurumsal ap ve netimin bir b t n olarak incelenmesine, farkl disiplinler taraf ndan bu alanda ap lan al ma a da ara t rmalar n sonu lar n n bir ara a getirilmesine ve b lece kurumsal ap ve netim biliminin geli mesine ard mc olmaktad r. Bu akla mlar n hemen hepsi de kendi a lar ndan kurumsal ap da kar la lan ba sorunlar di erlerine oranla daha i i bir ekilde a kl a kavu turmakta

ve kurumsal ap ve netim biliminin geli mesine ard mc olabilmektedir. Bu nedenle de birbirlerini tamamla c bir nitelik ta rlar.

K e e e d e be e e e e a a

e e e b ede a d :

1- ak n n do al sonucu olu an belge, kurumun e itli birim ve ögelerini birbirine ba la an bir a a da bir sinir sistemidir. Di er bir de i le, belge retimi kurum i inde ortak bir anla aratarak kurumun birli ini ve bu birli in devam n sa la an kan damarlar d r. Belge retimi, kurumda ki iler ve birimler aras nda gerekli ili kilerin kurulmas na, rg t n do mas na ve bir b t n olarak faali et g stermesine olanak sa lad gibi, kurumsal ap n n niteliklerini en g el ekilde kendi i ap s nda ans tan bir ögedir.

2- Belge retimi, kurumun varl na temel te kil eden bir ge, kurumsal ap n n ve netimin n olu turan bir s re tir. Bu nedenle, belge üretiminin incelenmesi, bir anlamda, bir bütün olarak kurumun ve yönetimin incelenmesidir. Belge retim sorunlar kurumlar n ve netimlerin kar la t klar en nemli sorunlard r. Belge retim sorunlar n n a k bir ekilde orta a kar lmas , kurum ve netime ili kin bir ok sorunun etkin bir bi imde mlenebilmesinin n ko uludur.

3- Belge üretimi, kurumlarda hemen bütün yönetim görevlerinin etkin bir ekilde erine getirilmesine olanak sa lar. Kurumun u un ve k sa d nemli geli me ve e lem planlar n n ha rlanmas ve u gulama alan na konmas , kurumda etkin bir belge retim sistemini gerektirir. A n ekilde kurumun varl n devam ettirebilmek i in gerekli kararlar n al nmas , bunlar n ilgililere du urulmas , sonu lar n n i lenmesi ve denetlenmesi ancak belge retiminin de i inde er ald etkin bir belge netim sisteminin varl la m mk n olabilir.

4- Kurumun e itli ka nak, birim ve geleri aras nda gerekli birlik, u um ve e g d mlemenin sa lanmas , kurum ama lar n n eler taraf ndan benimsenmesi ve kurumda gerekli de i ikliklerin ap labilmesi, ine etkin bir belge retim sisteminin varl n orunlu k lar. B lece, belge retimi, kurumun varl na temel te kil etti i gibi, netimin de n olu turur.

5- Y netim sorunlar , o u ke belge retim sorunlar d r. Etkin bir netimin varl geni l de kurumda etkin bir belge retim sisteminin varl na ba l d r. Bu nedenle, netimi ve netim sorunlar n en i i ekilde incele ebilmenin ollar ndan biri, kurumun belge retim sistemini incelemektir.

6- Belge üretimi hem kurumun bir bütün olarak incelenmesine ve hem de a r nt lara inilmesine olanak verir. Bir taraftan, belge retim sistemi kurumu boydan boya kateder ve t m kurum ap s n ans t r; te andan

BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE Y NET M 23

belge retimi kurumda t rl sorunlar n orta a kar lmas na, nedenlerinin ve m ollar n n belirlenmesine katk da bulunur.

7- Belge retimi, kurumlara dinamik bir nitelik ka and r r ve onlar n statik ap lar olarak de il, hareket halinde ve devaml de i en ap lar olarak ger e e daha u gun bir bi imde netilmelerini ve incelenmelerini sa lar.

8- Belge retim sistemi, kurum ve netimin d enli bir ekilde incelenmesi için kuramsal bir çerçeve sunarak kurum ve yönetimin bu er eve i inde tan mlanmas na, sorunlar n orta a kar lmas na ve mlenmesine, kurum ve netim davran na ili kin ng r lerde bulunulmas na, bu alanda ap lan al malar n birbirlerini tamamla c bi imde bir sisteme ba lanmas na ve ara t rma sonu lar n n a n ekilde bir ara a getirilmesine ard mc olur.

9- Belge retim sistemi, kurumun bir a l haberle me a n n temelidir.

Son llarda kurum ve netim alan nda elde edilen geli meler, belge retiminin eri ve nemi bak m ndan b k de i ikliklere ol a m t r. Belge retiminin nemi, kurumlar n b melerine ve netimin gittik e daha karma k bir g r n m ka anmas na, u manla man n artmas na, toplumsal sorunlara e ilmelerine ve kurumlarda u u ma l klar n lmesine verilen de ere paralel olarak son amanlarda gittik e artm t r. Bug n kurumlar n verimlilik ve etkinliklerinde rol o na an en nemli etmenlerden birinin belge retimi oldu u art k kesin olarak anla lm t r.Kurum ve kurulu lar n al malar nda belgeler iki a dan nem ta maktad r; (1) Belgeler, i letmenin faali etleri ve politikalar n n kan t olarak gereklidir. Belgeler, i lerin ak esnas ndaki bu al malar n sonu lar n n erine getirilmesinde, netim taraf ndan al nan kararlar g stermede ve do rulamada gereklidir. (2) Kurumlar n netiminde bilginin elde edilmesi g nden g ne artarak son derece nem ka anmaktad r. Son llarda i lerin hacmindeki ok b k art lar n, s rekli olarak retilen belgelerin sa s n aniden art rd do rudur. o alman n kontrol ve d eni ile ili kili olarak, fotokopi, bilgisa ar ve ben er gibi belge retim makinalar n n a g nla mas o u kurumlarda, tutulan belgelerin miktar ndaki b me i a klamak i in eterlidir. retilen veri ve elde edilen belgeler ihtiyaçlara denk gibi gözükmektedir. Sonuç olarak, i lemlerin artmas la fi iksel ve insan ka naklar n n kullan m da artm t r.32

retilen belgelerin, bir taraftan e itli ama lar i in kullan m kurum ve kurulu lar i in nem ta rken di er taraftan, belge retimindeki h l art , kurum ve kurulu larda ka nak kullan m n art rm t r. O sa belgelerin hem ekonomik artlarda retilmesi ve hem de retilen belgelerin kurumun

gereksinimlerini en i i ekilde kar la acak nitelikte ve nicelikte olmas gereklidir. Bu a lardan belge retimi kurum i in dikkate al nmas gerekli bir faaliyettir.

E er kurum ve kurulu lar n faali etlerindeki etkinlik ve verimlilik i in gerekli olan belgeler, plans ve programs bir olla retilirse, bunlar n kesin olarak tedavi edilmesi a ok or a da imkans d r.33

Belge üretimi ana hatlar la, kurum ve netimin bi imsel n le ilgilidir ve genellikle hi erar ik ap i gisini i le en ve nceden belirlenen resmi kurallar gere ince al malar n ger ekle tirme i ama edinen bir faaliyettir.

Belge retimi, kurumun e itli birim ve g revleri aras nda gerekli ili kilerin kurulmas ve e g d m n sa lanmas n n ilk basama n olu turur.

Buna ek olarak belge retimi, kurum ve kurulu lar n temel politikalar er evesinde, i ve i lemlerini, kararlar n ve bunlarla ilgili apt r mlar n hi erar i kademelerinin t m ne ve b t n ilgililerine iletmek ere orta a koyar.

Belge retim faali etlerinin amac da, kurum ve kurulu lar n belge i lemlerini en h l , do ru ve ekonomik bir bi imde ger ekle tirmektir.

Kurum ve Kurulu larda Belge retim Faali etleri

retim, insan gereksinimlerinin do a taraf ndan tam olarak kar lanamamas sonucu orta a kan be eri bir faali ettir. M hendisler retimi,bir fi iksel varl k erinde, onun de erini artt rarak bir de i iklik apma ve a hammadde a da ar mam lleri kullan labilir bir mam le d n t rme i retim sa arlar. Ekonomistler retimi, fa da aratma eklinde tan mlarlar.34

Sa g l ,35 retilen ve a elde edilen nesnenin, bir merak n tatmini ve a

bir etene in sadece spat i in de il, k r elde etmek amac la ap lan bir al ma oldu unu, bu al ma a kat lan her t rl madde, i lem, emek ve hi met gibi e itli retim fakt rlerinin retim i orta a kard n s lerken,

retilen e in bir fi iksel varl k oldu unu da vurgulamaktad r.

33Emmerson, a.g.m., 7.

34Bülent Kobu, Üretim Yönetimi. -7.bs.- ( a b : . . e e Fa e e e

Ýktisadý Enstitüsü, 1989), 1.

35Ýrfan Saygýlý, Üretim Yönetiminin Fonksiyonlarý. ( a b : . . e e Fa e

BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE Y NET M 25

Hatibo lu36 da retimin, mal ve hi metlerin orta a kmas ile ilgili her

e it faali eti kapsad n ifade etmektedir.

K saca retimi, fi iksel bir varl k ve a hi met eklinde bir fa da aratmak amac na nelik faali etler di isi olarak tan mla abiliri .

Bir kurum ve kurulu larda belgesel i lemlerin bir fonksi onu ger ekle tirme, bir amaca ula ma i levi vard r. Fa da aratma ve hi met üretme sözkonusudur. Yani belge faaliyetleri, bir hizmet üretimi olarak kar m a kar. nk kurum ve kurulu larda belge retimi, i i olu turan e itli ad mlar n bir biri pe ine ap lmas s ras nda ger ekle ir. Ba ka bir de i le kurum ve kurulu larda belge retimi i in bir t r ak ile olu ur. Yani belge retimi bir kurum ve a kurulu ta faali etlerin r t lmesi s ras nda do al olarak ger ekle tirilen bir retimdir.

Daha nce belirtildi i gibi, belge netimi a amada ele al nmaktad r. Bunlar; (1) retim (2) koruma ve kullan m (3) düzenlemedir. Birinci a aman n amac ; gereksi belgelerin retimini nlemek ve gereksinim du ulan belgelerin retimini en u gun artlarda sa lamakt r. kinci a aman n amac ; belgelerin kullan m nda verimlilik, dos alama sisteminde etkinlik ve belgelere h l eri im sa lamakt r. A r ca, idarenin g nl k gereksinimlerinde nadiren kullan lan belgeleri aktif dos alardan a rarak b rolardaki erlerin de erlendirilmesi i in belge merke lerine transfer etmektir. B lece nadir olarak kullan lan belgelerin eri iminde de ekonomi ve verimlilik elde edilir. nc a ama ise; genellikle belgelerin g ncel kullan m i in nemini itirmesi le ba lar. Bu da belgelerin mali ve asal ararlar ndan dola depolanmas d r. ok sa da belge imha edilir fakat tarihsel ara t rmalar vb. i in kullan lacak olanlar, muhafa a edilmek ere ar ivlere transfer edilir.

"Ar ivlerin gelecekteki kalitesini ve durumunu o unlukla, belgelerin nas l retildi i, g ncel ve g ncel olmad evrelerde nas l netildi i a amalar orta a ko maktad r."37

Belgeleri a sa da ve a ok sa da retmek i in farkl ntemler kullan l r. Teknik enilikler ve eni mal eme kullan m belgelerin retilmesi ve dola s la kullan lmas ollar n b k l de etkilemektedir. retim teknikleri ok e itlenmi ve ok basitle tirilmi tir. Sonu olarak da ksek

retim kapasitesi orta a km t r.

Bilgi teknolojileri sa esinde, belgelerin otomas ona da al olarak retilmesi, o alt lmas ve u ak erlere iletilmesi m mk n olmaktad r.

36Zeyyat Hatiboðlu, le melerde re im Y ne imi. ( a b : Te e A a a A. .,

1987), 1.