Bir kurumun faaliyetlerini y r tmek i in retilmi olan belgelerin korunmas ve kontrol edilmesi gereklidir. Belgelerin korunabilmesi için retimlerinde kaliteli malzeme kullan lmas ve uygun yerlerde saklanmas ka n lmazd r. Ayr ca zel koruma gerektiren belgelerin muhafazas i in nlemler al nmal d r. Bunun i in zel koruma gerektiren belge, retimi a amas nda belirlenmeli ve ona göre uygun ortamda üretilmelidir.
Belgelerin korunmalar i in uygun dosyalama malzemesinin seçimi; bilginin mikrofilm ve manyetik bant gibi ortamlar üzerinde saklanmas , vb. gibi zelliklerine, olu turulan belgenin niteli ine g re
retimleri a amas nda karar verilmelidir.
Belgelerin korunmas nda iki nemli program s z konusudur. Bunlardan birisi nemli belge program , di eri felakete kar haz rl kl olma plan d r.
nemli belge program sava veya do al afet s ras nda ok nemli
belgelerin zarar g rmemesi ve bunlar n fonksiyonlar n s rd rmeleri i in haz rlan r.
"Çok nemli belgelerin y netimi, kurumun ok nemli al malar sonucunda olu an belgelerin korunmas , muhafazas ve tan mlanmas n içerir."1
Her kurum ya da hükümet kendisi için son derece önemli olan belgeleri tesbit etmelidir. Bu belirtilen belgelerin retimleri a mas nda nas l korunacaklar n n nceden ortaya konmu olmas gereklidir. Yani
1 Terry D. Lundgren - Carol A. Lundgren, Records Management: In the Computer Age. (Boston: PWS-Kent Pub., 1989), 30.
belgelerin hangi artlarda nas l korunacaklar , retim a amas nda ortaya konmal d r.
Bu tür belgeler genellikle; kanuni sorumluluklar ile ilgili önemli belgeler, acil bir durumda hemen y r rl e konulacak planlar, sivil veya askeri nemli ki ilerin kimlikleri, askeri planlar, end striyel tesisler hakk nda temel bilgiler, yiyecek ve di er ba l ca ihtiya lar ile t bbi kurulu lar n ve personelin da t m planlar d r. Önemli belge program na dahil edilecek belgelerin belirlenmesi, mikrofilme kaydedilmesi veya ba ka t rl o alt lmas , g venli yerlerde saklanmas ve kullan lmas 2 nem ta maktad r. Bu hususlar n, bilgi/belgelerin retimleri a amas nda dikkate al nmas gereklidir.
Yine bu t r belgelerin g ncelli ini ne kadar s re devam ettirece i ya da ne kadar süre ile bu tür belgelerdeki bilgilerin yenilenece inin
retimleri a amas nda bilinmesi gereklidir.
Felakete kar ha rl kl olma plan ise, üretilen belgelerin
herhangi bir felaketle kar kar ya kal nabilece i d ncesiyle nceden nlemlerinin al nmas n gerektirir. Yani, salt belge retmek yeterli de ildir. Belgelerin retimleri kadar, bunlar n devaml l n sa lamak da nem ta maktad r. Bu a dan, belgelerin gelece ine ili kin
al malar, belgelerin retilmeye ba land andan ba lat lmal d r. Yine belgelerin korunmalar i in kurumun belge üretim tahminlerine e de erde depolar olu turulmal d r. Belge retiminin az oldu u bir kurumda ok geni mekanlar n depo olarak ayr lmas n n gereksiz oldu u gibi, belge retiminin ok oldu u kurumlarda da k k mekanlar n depo olarak ayr lmas sorunlara neden olacakt r. Bunun yan nda retilen belgelerin kay tl oldu u ortamlar da, bunlar n korunmalar i in farkl y ntemleri ve de i ik depolama artlar n gerektirecektir. Bir kurum e itli teknolojik ve elektronik ortamlar koruyacak artlara sahip de ilse, bu ortamlarda belge retmesi bir felaket olacakt r.
Gerek belge y netimi, gerekse ar iv al malar nda belgelerin korunmalar , belgelerin retim s reciyle ve nas l organize edildikleriyle ilgilidir. Bu nedenle belgelerin retim ve d zenleme al malar , korunmalar n n da etkinli ini belirleyecektir. retilen belgelerin de erinin olabilmesi i in noksans z ve d zenli olarak bulundurulmas zorunludur. Bunun sa lanabilmesi ancak korumaya y nelik al malar n tam ve g venilir ekilde yap labilmesiyle ger ekle ir.
2James B. Roads, Milli Enformasyon Sisteminde Ar iv ve Belge Y netiminin Rol : Bir
RAMP al mas . . G A a . (A a a: T.C. Ba ba a D A G M C A Da Ba a , 1991), 10-11.
BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE YÖNET M 41
U b a b a a a a a a . B a b
c c a a a . c c a a , b b a b ecektir.3
Burada koruma y ntem ve teknikleri, nemli belge program , felakete kar haz rl k planlar , uygun artlarda depolama gibi konular zerinde durulmayacakt r. Ele al nan ve vurgulanmak istenen esas konu, belge retim al malar n n belgelerin korunmas n olumlu y nde etkileyece ini ortaya koyarken, belgelerin korunmalar na ili kin y ntem ve tekniklerin de belge retim al malar n etkileyece idir. Sa l kl bir koruma program geli tirmek i in belgelerin retiminde uygulanacak yöntem ve tekniklerin çok iyi belirlenmesi gereklidir.
Belge retim i leminin koruma ile ilgili bir ba ka y n , gereksiz bilgi ve belge retilmesine engel olunarak, koruma program nda daha az say da ve daha nitelikli belge bulunmas na imkan sa lanmas d r.
Bir tak m bilgi ve belgelerin korunmas n n yolu; ar ivcilerin, belgelerin retimlerinden nceki geli tirme ve tasar m a amas nda sisteme m dahele ederek saklama s releri konusunda g r n ortaya koymas ndan ve uzun s re saklanmas gereken belgelerin retilmes i ve tan mlanmas nda a rl n koymas ndan ge er. Bu ar ivcilerin geleneksel rollerinde nemli bir de i imi de gerektirmektedir.4
Koruman n belge retimle olan ili kisi, ar ivcinin geleneksel yap s n ve rol n de de i tirdi ini ya da de i tirece ini or taya koymaktad r. Ayr ca bu ili kiyle ortaya kan de i im ar iv
al malar n olumlu y nde etkileyecektir.
Belgelerin kullan m s re lerinin sona ermesiyle devreye girerek materyali de erlendirip ay klayan ar ivciler yerine, belgenin retilmesi a amas na aktif olarak kat larak kendi mesleki fonksiyonlar n yerine getiren ar ivciler s zkonusudur. "Ar ivciler, i e ba ndan m dahele ederek bilgi/belgenin reticileri ve kullan c lar aras ndaki koordinasyonu sa lamak durumundad r."5
Belgelerin korunmas i in gerekli i lemleri yapabilmek ya da onlar gerekti i gibi koruyabilmek, belgelerin retim esnas ndaki durumunu bilmeyi de gerektirir. Belgelerin korunma yöntem ve tekniklerini belirleyebilmek i in retim a amas n n ok iyi de erlendirilmesi gereklidir. Çünk belgelerin retimleri esnas nda izlenen yol, onlar n
3 I a A. P , Records Management Handbook. (Hants: Gower, 1989), 10.
4Katherine Gavrel, Conceptual Problems Posed by Electronic Records: A RAMP Study. (Paris: UNESCO, 1990), 27.
5Harold Nanghler, The Archival Appraisal of Machine-Readable Records: A RAMP
hangi artlarda, nas l korunabileceklerinin belirlenmesinin de g stergesi olacakt r.
Belge retimi ve korunmas , belgenin ya am i in birbirini tamamlayan, biri olmadan di erinin olamayaca belge y netim fonksiyonlar d r. S rekli bir etkile me mekanizmas i indedirler. Ayr ca koruma; di er belge y netim fonksiyonlar n n varl n sa layan bir mekanizma olmaya devam etmektedir.