Ar ivcilikte belgeler ilk retildikleri ekliyle tan mlanabildikleri sürece bir anlam ifade ederler. Üretilen belgelerin, belge yönetiminin di er fonksiyonlar na hatta ar iv al malar na da hizmet edebilmesi bu
artlara ba l d r.
Dosyalaman n ar iv al malar n n t m yle olan etkile me mekanizmas n n iyi anla labilmesi i in, dosyalaman n b t n y nleriyle tart lmas gerekir. Ç nk dosyalaman n veya dosyalama sisteminin, gerek ar iv al malar zerindeki etkisi, gerekse ar iv al malar n n dosyalama zerindeki etkisi sadece ortaya koydu u sonu lar itibariyle de erlendirilemez. Bunun yan s ra, ar iv ilke ve prensipleri ile dosyalama sisteminin y ntem ve teknikleri bak m ndan nas l uyguland klar n n da nemi vard r.
Ar ivcilikte d zenleme, belgelerin g ncel olduklar ve g ncel olmad klar iki ayr evrede ger ekle tirilir. G ncel olduklar evrede belgelerin d zenlenmesi, dosyalama ile ilgilidir. kincisi ise, g ncel olmad klar evrede belgelerin ar ivlerde d zenlenmesiyle ilgilidir. Belgelerin ar ivlerde d zenlenmesine son d zenleme de denil mektedir.
D a b a a , aa c a a a a ab . B a a, a a a a b . a a, b b a a a a gun a a . S a a , aa a b b a a a a .6
Dosyalama ise; daha çok güncel belgelerin düzenlenmeleri için kullan lmaktad r. Burada dosyalamaya, belgelerin ar iv ncesi d zenlenmesi i lemidir denilebilir.
Bir i le ilgili belge retildi i zaman, di er i lerle ilgili retilen belgelerden ayr olarak muhafaza edilir. Ayn i le ilgili retilmi belgelerin bir sistem içerisinde muhafaza edildikleri bu yere dosya, bu
6 T.R. Schellenberg, Modern Archives: Principles and Techniques. (Chicago: The University Press, 1975), 76.
BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE YÖNET M 43
i leme de dosyalama denir. Dosyalama, "tek tek dok manlar n bir dosya i erisine yerle tirilmesidir."7
Dosyalar ayn i le ilgili retilmi ya da retimine neden olmu belgeleri bir arada bulundurduklar i in, yap lan i i t m y nleriyle ortaya koyma fonksiyonu vard r. Ayn i le ilgili belgelerden bir ka n n ait oldu u dosyada yer almamas , dosyan n yap lan i i ortaya koyma fonksiyonunun yok olmas na neden olur. Onun i in ayn i le ilgili t m belgelerin ilgili dosya i erisinde bulunmas gerekir. Ancak bu yeterli de ildir. Yeterli olabilmesi i in belgelerin retimine neden olan i e ait kurum ve fonksiyon ili kilerini g sterecek ekilde dosyalar i erisinde d zenlenmesi ve dosyalar n da bu ili kiyi tan mlayacak ekilde organize edilmesi gerekir. Bunun yap labilmesi, belgeyi reten kurumun idari yap s n n ve i lere ait fonksiyonel ili kilerinin bilinmesini ve bunlar n sistematize edilmesini gerektirir. Bu a amada dosyalaman n iki gesi kar m za kmaktad r. Bunlar; s n fland rma ve kodlamad r.
Dosyalama temel olarak bir kurumun ilgi alan n i eren bir s n fland rma plan n n uygulanmas d r. S n fland rma ise, "belgeler i in bir s n flama emas veya dosyalama plan /sisteminin haz rlanmas d r."8
Yani s n fland rma, bir belge serisi i in nceden haz rla nm dosyalama sistemi ve bu sisteme g re belgeleri tan mlama i idir.
Dosyalama sistemi ise, "dosyalar n fiziksel d zenlenmeleri, depolanmalar ve eri imleri i in bir s n fland rma plan d r. Genellikle alfabetik, n merik, alfan merik semboller kullan l r."9 Bu semboller, dosyalaman n kodlamaya ili kin unsurlar n ortaya koyar.
Her iki tan mda da a k a g r lece i gibi, dosyalama ve s n fland rma birbirinin yerine ge ecek ekilde kullan lm veya tan mlanm t r.
Dosyalama sistemi; belgeleri güncel olduklar evrede, ilk üretimlerine uygun olarak, belgelerin üretimine neden olan kurumun idari yap s n ve yap lan i in fonksiyonel ili kisini g sterecek ekilde nceden haz rlanm idari emalara g re s n fland rarak ve kodlayarak tan mlar.
O halde ar ivcilikte s n fland rma, retilen belgeleri kurum ve fonksiyon ili kilerine g re tan mlayarak fonlar , alt fonlar , serileri ve alt serileri olu turma i idir.
7Peter Walne (ed.), Dictionary of Archival Terminology: English and French; with
Equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish= Dictionaire de Terminologie Archivistique. -2nd rev.ed.- (München: K.G. Saur, 1988), 68.
8Walne, a.g.e., 38.
S n fland rman n temel amac , belgelerin ilk retildikleri gibi tan mlanarak tekrar kullan labilirlik de erini korumak ve kodlama ile eri im sisteminin uygulanabilmesine uygun ortam sa lamakt r.
G c b a a . B a a a a b a b , a a a a a a a . E b a a, c a a a a aca . B a a ab c a a a a , b a a a a b le belgeler a a a a a a ab c a . B c a a a a a a , a a a a aa a aca .10
Belgelerin gerek üretimleri s ras nda, gerekse daha sonraki a amalar nda denetim alt na al nmas al malar n n temelinde s n fland rma yatmaktad r. S n fland rma, belgelerin etkin bir ekilde retimlerine temel te kil etmektedir. Belgelerin retimi a amas nda denetim alt na al nmas nda nemli rol oynamaktad r. E er belgeler retilmezden nce uygun bir s n fland rma varsa, retimi y nlendirici zelli e sahip olacakt r. S n fland rma sayesinde hem retilen belgede nitelik artacak, hem de gereksiz belge üretimi önlenecektir.
S n fland rmada g z n ne al nmas gereken iki ge vard r. Bunlar; (1) retilen belgelerin ait oldu u idari b nyenin kurumsal yap s ve (2) belgelerle olan i lemlerdir.
Ar iv al malar nda belgelerin tan mlanmas na y nelik b t n uygulamalar, öncelikle belgenin ait oldu u kayna n tan mlanmas yla ba lar, en ge erli olan organik sisteme g re, ar ivlerin d zenlenmesinde de belgelere verilen yer numaras ndaki ilk unsur, belgenin kayna na aittir.11
S n fland rmada dikkate al nmas gereken bu iki temel ge s n fland rman n hiyerar ik d zeylerini g stermesinin yan s ra, s n fland rman n t rlerini de tan mlamaktad r. Bunlar; (1) kurumsal s n fland rma ve (2) fonksiyonel s n fland rmad r.
Kurumsal s n fland rmada idari yap ; fonksiyonel s n fland rmada da kurum faaliyetlerine ait b t n i ler dikkate al n r. Normalde b t n i ler i in ayr ayr dosya guruplar olu turulur. Kimi zaman i lere g re, kimi zaman i lerin t r ne g re dosya birimleri olu turulur. Bu tamamen yap lan i in geni li ine, faaliyet t r ne g re de i ir.
10Schellenberg, a.g.e., 52.
11smet Binark, Ar iv ve Ar ivcilik Bilgileri. (A a a: T.C. Ba ba a C A Da Ba a , 1980), 84.
BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE YÖNET M 45
S n fland rman n geleri, belgenin retimi s ras nda belge zerine yaz lmas gereken bilgilerdir. Bu unsurlar n yer almad bir belge tam olarak retilmi ya da retim i lemi tamamlanm say lmaz. Ç nk bu unsurlar, belgelerin varl k nedenini a klayan yegane bilgiler oldu u gibi, belgenin ak n da g stermektedir. Bu bak mdan s n fland rma ögeleri, belge üretim faaliyetlerinin temel fonksiyonunu ortaya koymaktad r. Bu s n fland rma geleri, retilen belge zerinde kodlamayla gösterilir.
Kodlama, dosyalaman n s n fland rmadan sonra uygulanan gerekli ikinci ve son gesidir. S n fland r larak olu turulan dosyalar n ve dosya birimlerinin tan mland klar ekliyle d zenlerinin korunabilmesi i in belirli bir sisteme g re s raya konmalar gerekir. Bu s ralama i lemi kodlamayla ilgilidir.
Kodlaman n amac , s n fland r lm belgelere ait dosya ve dosya birimlerinin kurum ve fonksiyon ili kilerini g steren organik düzenlerini korumak ve yerlerini göstermektir.
Kodlama, g ncel belgelerin etkin bir ekilde s n fland r lmas esas na dayan r. Önemli olan s n fland rman n nas l yap lm oldu udur. Belgeler s n fland r ld ktan sonra kodlanmalar n merik, alfabetik ve alfan merik sistemlerden herhangi birisine g re yap labilir.
Belgelerin kurumsal ve fonksiyonel kimli ini s n fland rma tan mlar, ancak s n fland rmay sembolik karakteriyle kodlama sistemi temsil eder. B ylece s n fland rma ve kodlama dosyalama sistemini olu turur.
Kurumlar n kendi rettikleri ya da retimine neden olduklar belgelerin s n fland r lmas nda uygulayacaklar herhangi bir yerel, b lgesel veya evrensel s n fland rma sistemi yoktur.
Ar ivcilikte belgeler, retildikleri kurumun veya kurulu un hiyerar ik idari yap s i erisinde, retimine neden olan i ile belgeyi reten aras nda ilgi kurarak s n fland r l r. Ancak b yle bir yakla mla olu turulan bir s n fland rma sistemi gereksinimleri kar layabilir.
B t n kurum ve kurulu lar n belgelerinin s n fland r lmas nda esas al nabilecek tek bir sistem geli tirilememi tir. B yle bir s n fland rma sistemini kurumlar n kendisi haz rlamak zorundad r. Ç nk kurumlar n ortaya k ndaki temel ama toplumsal gereksinimleri ve istekleri kar layabilmektir. Toplumsal gereksinimler ve isteklerdeki b y k farkl l klar, idari yap lar n g rd kleri i lere g re birbirinden farkl kurum ve kurulu lar n do mas na neden olm tur. Bu bak mdan, s n fland rma sisteminin de kurumdan kuruma farkl olmas gerekecektir.
Kurum ve kurulu lar n idari yap lar nda ve g rd kleri i lerdeki farkl l klar, belgelerin s n fland r lmas nda temel olan kurumsal ve fonksiyonel ili kilere g re s n flar n olu turulmas ve tan mlanmas kural n bozmaz. Kuralda herhangi bir de i iklik yap lmas n gerektirmez. Bu nedenlerden dolay ar ivcilikte, s n fland rma esaslar itibariyle tektir ve bu organik s n fland rmad r.
Dosyalaman n organik olmas gereklili inin nedeni, belgelerin organik bir faaliyetin sonunda üretilmelerinden ve gerek fiziksel, gerekse i erik bak m ndan sadece organik yap n n b t n zelliklerini ta malar ndan kaynaklanmaktad r.
B b ba a a a ac a, ba a a a a a a , b a a a a a a b a a a a a a a a a . Y b a a a a a a a a a a . B a b a a a a a a a a a a ba a b a a a a a , b a a a, a ac a a a a c . B a a aa b a a a a , a b a a a a a a a aca a a a .12
Ç nk belgeler retilirken ait oldu u kurumun idari yap s , faaliyetleri ve bunlara ait i ler ya da i lemler esas al nmaktad r.
B a a , a a a a
a a a a . a b
dosyalanabilir. Belgeler özel türde olsalar bile, mutlaka idari b a a . D b a , b , a b b aa a . E b b a b b aa a , b a b b b a a b a a a a a a
.13
Belgeler organik faaliyetlerle veya i lemlerle anlam kazanmaktad r. Belgeler faaliyetlerin r n d r. Bu nedenle, retilen belgeler, faaliyetlerle olan ili kilerinden dolay bir anlam ta rlar.
retilen belgelerin, dosyalar olu turaca ve k sa s re sonra bu dosyalar n ar ivlere gidece i d n l rse, uygulanacak dosyalama sisteminin ar iv al malar na uygun, belgenin ilk retimlerindeki asli d zenini koruyan, bir sistem olmas gereklidir. Bu sistem, belgelerin retimleri a amas nda olu turulmal ve retilen belgelerde bu sisteme
12Saligh L. G b , B E T Ya a , (Ya a a D a Tezi, Hacettepe Üniversitesi, 1990), 44.
BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE YÖNET M 47
ili kin geler kullan lmal d r. Aksi takdirde retilen belgelerin üzerinden bir süre geçtikten sonra (üretilen belgede dosyalama sistemine ili kin bir ge yoksa) hangi dosyaya girece ini tesbit etmek g le ecek, bazen de imkans z hale gelecektir.
Dosyalama sisteminin gelerine k saca de indikten sonra, belge retimi i in dosyalaman n nemi zerinde durmak, belge retimi ile dosyalama ili kisinin daha iyi anla lmas n sa layacakt r.
B a a a :
1. Kurumlarda bir dosya plan haz rlan p, bir dosya sistemi kurulmam sa, retilen belgeleri b rolardan birim ar ivlerine ve birim ar ivlerinden kurum ar ivlerine gere ince devretmek m mk n de ildir. Bunun yan nda, belgeler aras ndan bir belgeyi bulup yararlanmaya sunmak ya da idari amaçlar için tekrar kullanmak mümkün olamayacak, haliyle retilen belgenin de eri de kaybolacakt r. Yani belge yönetiminde; belge üretim fonksiyonunun s reklili i engellenmi olaca gibi; belge y netiminin koruma, tasfiye, eri im gibi di er fonksiyonlar n da yerine getirmesi engellenmi olacakt r. B ylece belge retimi, dosyalaman n n art olmakla beraber, dosyalama da s reklili i sa layan faaliyet olarak kar m za kmaktad r.
2. Belgelerin retiminde g r len aksakl klar n, ayn a rl kta dosyalama al malar na yans yaca n ; dosyalama planlar ndaki aksakl klar n da belge retimini olumsuz y nde etkileyece ini s ylemek yanl olmaz.
Bir kurumun y netim yap s n ve fonksiyonel ili kilerini yans tan bir dosya plan haz rlanmas , belge retiminin niteli ini ortaya koyacakt r. Ç nk belge retimi, bir kurumun faaliyetleri ve fonksiyonel ili kileri er evesinde ger ekle mektedir. Bir kurum da belge üretimini de, dosyalama sistemini de belirleyen kurumun faaliyetleri ve fonksiyonel ili kileridir. Bu durumda belge retimi ve dosyalama i i e girmi bir belge y netim fonksiyonudur.
3. retilen belgelerden geni bir s re te yararlanabilmek i in, retimleri s ras nda baz i lemlerin yerine getirilmesi gerekir ki, bunlar n dosyalama sistemiyle ili kisi vard r.
Belge, retim i leminin tamamlanmas n sa layan kurum kodu, dosya numaras , say gibi geleri, dosyalama sisteminden almaktad r. Bu da belge retimine ba lanmadan nce, dosyalama sisteminin kurulmas n n gereklili ini ortaya kartmaktad r. Bir belgenin t m unsurlar yla retilmi olabilmesi i in bir dosya plan na gereksinim vard r.
4. Dosyalama sistemi, bir kurumda ne tür belgeler üretilece ini ya da ne t r faaliyetlerin sonucunda retilece ini; retilen ya da retime
neden olan belgelerin hangilerinin dosyalan p, hangilerinin dosyalanmayaca n ; retilen belgelerin bir dosya grubunda kendi i inde nas l d zenlenece ini; belgelerin retimlerinde belirli bir düzen kurulduktan sonra bu d zenin g nl k i lemler s ras nda nas l s rd r lece ini g sterir.
5. Belgeler, kurum ve kurulu lar taraf ndan i lerin ba ar labilmesi i in retilir. retilen belgeler ise, ait oduklar i ler i in daha sonra gerekti inde bilgilendirici ve kan tlay c zelliklerinden dolay , kurumun kendisi veya ilgili di er zel ya da t zel ah slar taraf ndan kullan l r. Bunun d nda belgeler, ait olmad klar benzer i lerin y netilmesinde de bilgi verici de erlerinden dolay kullan l r. Bu nedenle, belgelerin bilgi verici ve kan tlay c de erlerinin korunabilmesi, belgelerin kurumsal ve fonksiyonel ili kilerini g sterecek ekilde organizasyonlar yla m mk nd r. Dosyalama bu anlamda, retilen belge ile ili kinin kurulmas n ve devaml l n sa lar. Yani retilen belgenin bir anlam ifade etmesi ve ya am n s rd rebilmesi, onlar n kurumsal ve fonksiyonel ili kilerini g sterecek
ekilde d zenlenmesine ba l d r.
6. retilen belgeler, organik kaynakl ve ilk elden r nlerdir. Belgelerin g sterdi i i ler ile bunlara ait bilgilerin o u, bir idari yap n n kendisine aittir ve orjinaldir. Bu bak mdan belgelerin, onlar reten sorumlu otoriteyle birlikte g sterilmesi veya tan mlanmas gerekir. Bunu en iyi ekilde dosyalama sistemleri g sterir.
7. Dosyalaman n amac , retilen belgelerin birbirleriyle ili kili gruplar halinde topluca tan mlanabilmesidir. Ç nk yap lan bir i veya i lem sonucunda retilen belgeler o u zaman tek ba lar na yeterince bilgilendirici ve kan tlay c olamayabilirler. Bu bak mdan, retilen belgeler dosyalama sistemleriyle, kurumsal ve fonksiyonel ili kilere g re grupland r larak tan mlan rlar.
8. Yeni üretilen belgelerin, önceden üretilen belgelerle olan kurumsal ve fonksiyonel ili kisi de devam eder. Bu bak mdan dosyalaman n devam eden kurumsal ve fonksiyonel ili kileri s rekli olarak sa lama y n nde amac vard r.
9. Kurum ve kurulu lar n idari yap s ve fonksiyonlar genelde karma k ve dinamik bir zelli e sahiptir. Y netimde olu turulan yeni politika ve kararlar, idari yap da ve fonksiyonlar nda bir tak m de i ikliklere ve geli melere neden olabilmektedir.
Bu geli meler, belgelerin kurumsal ve fonksiyonel ili kilerinde de farkl l klara neden olmaktad r. Bu durum, retilen belgeleri etkilemektdir. yleki, idari yap da olabilecek de i iklikler sonucunda, bir i e ait faaliyetlerin kurum i inde ba ka bir birime devri ya da
BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE YÖNET M 49
birimlerin birle tirilmesi s zkonusu olabilir. Bu bak mdan dosyalama sistemleri nceki ve sonraki kurumsal ve fonksiyonel ili kileri ay rt ederek tan mlayabilme zelli ine sahiptir.
10. retilen belgelerin bir anlam ifade etmeleri ve ya amlar n s rd rmeleri, hem tek tek belgelerin, hem de dosyalar n, serilerin, alt serilerin ve fonlar n bir b t n i erisinde ele al nmas n gerektirir. Bu nedenle dosyalama sisteminin, üretilen belgelerin tek tek ve gruplar halinde denetlenmesine imkan verme fonksiyonu vard r.
Dosyalama sisteminin, belge retimiyle olan ili kisi ve nemi hakk nda verilen bilgiler; belge retim al malar n n dosyalama sistemleriyle birlikte ele al nmas gereken bir etkinlik oldu unu, dosyalama sistemi olu turulmadan retilecek belgelerin bir anlam ifade etmeyece ini, retilen belgelerin ise bir s re sonra i inden k lmaz duruma gelece ini a kca g stermektdir.
Ço unlukla kurumlarda al an personel, retilen belgelerin i inden k lamaz duruma gelmesiyle; "dosyalar n ilk olu turulmaya ba land a amada temel dosyalama tekniklerini renmi ve bu teknikleri g nl k dosyalama i lemlerinde d zenli bir ekilde uygulam olmay isterler."14 Bu duruma d memek i in daha belgelerin retimleri a amas nda, kurumun bir dosyalama sistemine sahip olmas , belgelerin retimleri a amas nda onlar n nelerle ili kili oldu unun ve nereye konulaca n n bilinmesi gereklidir. Dosyalama sistemi, retilen belgenin nitelik ve nicelik olarak sa l kl bir ekilde olu mas n sa lar.
B b b a a a a a , c b
a a c . U b a
bilgi, gerekli zamanda bulunamayabil . B b a a a hükümlere, kötü kararlara ve kesin olmayan politikalara neden olabilir ki,
b b a a a a a a a
ab . B a a ,
dosya a a a a .15
Belgelerin kontrols z retilmelerinin getirdi i bir sorun da, dosyalaman n rastgele yap lmas d r. Yani nceden bir dosyalama sisteminin olu turulmay p rastgele dosya ismi vererek dosya a makt r. Böyle durumlarda kurum içindeki dosyalama sistemi genellikle bilinmez ve dosyalara verilen isimler genellikle o an i in anlaml d r. Bir s re sonra o ismi veren dahi, o ismin ne anlama geldi ini hat rlamaz. B yle bir durumda, kurum i inde ba ka adla ayn konu i in ba ka dosya
14Files Operations: Managing Current Files, Records Management Handbook Series.
(Washington: General Services Administration, 1981), 1.
a l r. B ylece dosyalama sistemi olmaks z n yap lan belge retimi i inden k lmaz bir duruma gelir.
Bu da g stermektedir ki, belgenin retimiyle ba layan belgenin ya am evresi, dosyalamayla s reklilik kazanmaktad r.