Belge retimi kapsam bak m ndan olduk a geni , faali et hacmi ok kl bir belge netim fonksi onudur. Buna g re belge retimi i in le bir tan m apmak mümkündür:
Belge retimi, bir kurum ve a kurulu un i lemleri sonucu olu acak belgelerin istenilen nitelikte ve nicelikte, istenilen zamanda ve mümkün olan en d k mali etle retimini sa la acak bi imde bir ara a getirilmesidir.
Üretimde dört faktörün bulundu u g r l r. Bunlar; miktar, kalite, aman ve mali ettir. Belge retiminin ana amac , bu fakt rler i in en u gun de erlerin bulunmas na nelmesidir.
Belge retiminin konusu, retilmi olan de il, retilecek olan belgelerle ilgilidir.
Belge bilgi veren bir nesnedir. Belge, bilginin somut ta c s ve insanl n belle idir. Ku kusu , ba ka ka naklardan da bilgi edinmek m mk n, hatta orunludur. rne in, bir ki i e a da kurulu a soru sorarak, bir konferansa a da bir toplant a kat larak a da rad o ve a televizyon a nlar n i le erek bilgi edinmek olas d r. Ancak, b t n bu ka naklar da, o u ke verdikleri bilgi i belgelerden elde etmektedir.
Belge, i esnas nda bir organi as on taraf ndan retilmi ve a kabul edilmi ve organi as onun faali etlerinin bir delili olarak a da ta d bilgiden dola ortam na bak lmaks n al konulmu t m dok manlard r. Belgenin, her e den nce, farkl b l mlerin faali etlerinin r n oldu u vurgulanmaktad r. Bu retim, organi as onun varl ve olanaklar n n, i ve i lemlerinin, faali etlerinin, fonksi onlar n n do as ndan ka naklanmaktad r. Ger ekten, belge bir i eri e a da anlama sahip de ilse, i etkinli inin bir r n olmaktan ba ka bir e ifade etme ecektir.28
nk kurum ve kurulu lar n idari i lemleri ve asal apt r mlar sonucunda, b t e ha rlama, tefti sonu lar , ha rlanan raporlar, retme form lleri ve a nlar (sonu lar ), al nan mektuplar, sorulan sorulara verilen cevaplar, derlenmi istatistikler, eni personel, kselme, rutbe ve emeklilik, do um, evlilik ve l m ka tlar , vergiler ve u gun vergi tahsilat , ekonomik plan form lleri, i in a lar , ap planlar , e itim sertifikalar ve e itli idari i lemlerin icra edilmesi ile ilgili belgeler retilir.29
Belge, herhangi bir formda üretilebilir. Bunun önemi yoktur. Önemli olan, hangi formda olursa olsun, kurum ve a kurulu un faali etleri sonucu, kurumun i levlerini ger eklestirmek amac la retilmi olmas d r.
Belge, resmi niteli e sahiptir. nk belge, resmi i lem sonucunda retilmi tir. Belgenin g sterdi i i in kan tla c elli i, belgenin resmi niteli e sahip olmas la ilgilidir. Bu anlamda retilmesi gereken belge resmi nitelikli belgedir.
Kurum ve kurulu lar n faali etleri sonucu olu an belgeler, retim a s ndan d rt ana ba l k alt nda ele al nmaktad r. Bunlar belge retiminin kapsam n belirlemektedir.
"Belge retimi, formlar, raporlar, a malar ve talimatlar n netimi gelerini kapsamaktad r. Her bir ge kendi i inde fonksi onel faali etleri ger ekle tirmektedir."30
Bu belge üretim gelerinin i levlerinin, kurumun i le i ve ama lar n n ger ekle tirilmesi le ilgili olmas gerekir. B lece belge retimi, kurumun
28Emmerson, a.g.m., 5.
29Mazikana, a.g.e., 21.
BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE Y NET M 21
faali etlerini, birimler aras nda ve evre ile ili kilerini orta a ko an bir etkinlik olarak kendini gösterir.
Kurumda üretilen her belge kurumun hayat hikayesinin tüm a amalar n n birer delili olarak, kurumun ge mi ine ve a am na hatta gelece ine k tutar.
Kurum ve kurulu larda i lemlerin erine getirilmesinde bir ka d n tutulmas orunludur, nk belgenin ilk varl k nedenidir. Belgeler i lemler sonucunda retilir, onlar n retim ntemleri farkl d r. Bu farkl l k belgelerin retimlerini farkl ba l klar alt nda ele alma gerektirmektedir. Bunun an nda belge retim i lemleri kurumdan kuruma, lkeden lke e de farkl l k g stermektedir. Bu farkl l k, kurumlar n netimsel ap lar ndan, i lev ve ama lar ndan ka naklanmaktad r. Ancak, belge retiminin temel amac idari i lemlerin ger ekle tirilmesidir.
Be e e a da a e e e e e . E e be e a, e de e a a a da de ece aca . Re e e de e a a a , be e e a a a e a da d .31
Modern yönetime sahip kurumlarda faaliyetlerin etkin olabilmesinin, ihtiyaç duyulan bilgi ve belgenin etkin bir ekilde retilmesi ile ilgisi vard r.
nk kurumlar n netiminde belge konusu olma an i ok gibidir.
Kurum ve Kurulu larda Belge retiminin nemi ve Amac
Kurumlar n gerek ki isel, gerekse toplumsal ha at denetledi i ve ekillendirdi i g n m de, toplumbilimciler kurumsal ap ve netime ili kin konular erinde gittik e artan bir nemle durmakta ve bu alanda ap lan kuramsal ve u gulamal al malar n sa s g n ge tik e h la artmaktad r. Bug n kurumlar sos oloji, psikoloji, sos al psikoloji, i letme, kamu netimi, si aset bilimi gibi bir ok bilim dal i in ortak bir al ma alan olmu , kurumsal ap a ve netime ili kin sorunlara olduk a farkl a lardan bak lma a ba lanm t r. Davran sal bilimler bir taraftan kurumlar olu turan bire ve gruplar n psikolojik nlerini a kl a kavu turma a, onlar n neticiler taraf ndan daha i i anla lmalar n ve etkin bir ekilde netilmelerini sa lama a al makta; di er taraftan son llarda h l bir geli me g steren sistem kuram , kurumsal ap ve netimin bir b t n olarak incelenmesine, farkl disiplinler taraf ndan bu alanda ap lan al ma a da ara t rmalar n sonu lar n n bir ara a getirilmesine ve b lece kurumsal ap ve netim biliminin geli mesine ard mc olmaktad r. Bu akla mlar n hemen hepsi de kendi a lar ndan kurumsal ap da kar la lan ba sorunlar di erlerine oranla daha i i bir ekilde a kl a kavu turmakta
ve kurumsal ap ve netim biliminin geli mesine ard mc olabilmektedir. Bu nedenle de birbirlerini tamamla c bir nitelik ta rlar.
K e e e d e be e e e e a a
e e e b ede a d :
1- ak n n do al sonucu olu an belge, kurumun e itli birim ve ögelerini birbirine ba la an bir a a da bir sinir sistemidir. Di er bir de i le, belge retimi kurum i inde ortak bir anla aratarak kurumun birli ini ve bu birli in devam n sa la an kan damarlar d r. Belge retimi, kurumda ki iler ve birimler aras nda gerekli ili kilerin kurulmas na, rg t n do mas na ve bir b t n olarak faali et g stermesine olanak sa lad gibi, kurumsal ap n n niteliklerini en g el ekilde kendi i ap s nda ans tan bir ögedir.
2- Belge retimi, kurumun varl na temel te kil eden bir ge, kurumsal ap n n ve netimin n olu turan bir s re tir. Bu nedenle, belge üretiminin incelenmesi, bir anlamda, bir bütün olarak kurumun ve yönetimin incelenmesidir. Belge retim sorunlar kurumlar n ve netimlerin kar la t klar en nemli sorunlard r. Belge retim sorunlar n n a k bir ekilde orta a kar lmas , kurum ve netime ili kin bir ok sorunun etkin bir bi imde mlenebilmesinin n ko uludur.
3- Belge üretimi, kurumlarda hemen bütün yönetim görevlerinin etkin bir ekilde erine getirilmesine olanak sa lar. Kurumun u un ve k sa d nemli geli me ve e lem planlar n n ha rlanmas ve u gulama alan na konmas , kurumda etkin bir belge retim sistemini gerektirir. A n ekilde kurumun varl n devam ettirebilmek i in gerekli kararlar n al nmas , bunlar n ilgililere du urulmas , sonu lar n n i lenmesi ve denetlenmesi ancak belge retiminin de i inde er ald etkin bir belge netim sisteminin varl la m mk n olabilir.
4- Kurumun e itli ka nak, birim ve geleri aras nda gerekli birlik, u um ve e g d mlemenin sa lanmas , kurum ama lar n n eler taraf ndan benimsenmesi ve kurumda gerekli de i ikliklerin ap labilmesi, ine etkin bir belge retim sisteminin varl n orunlu k lar. B lece, belge retimi, kurumun varl na temel te kil etti i gibi, netimin de n olu turur.
5- Y netim sorunlar , o u ke belge retim sorunlar d r. Etkin bir netimin varl geni l de kurumda etkin bir belge retim sisteminin varl na ba l d r. Bu nedenle, netimi ve netim sorunlar n en i i ekilde incele ebilmenin ollar ndan biri, kurumun belge retim sistemini incelemektir.
6- Belge üretimi hem kurumun bir bütün olarak incelenmesine ve hem de a r nt lara inilmesine olanak verir. Bir taraftan, belge retim sistemi kurumu boydan boya kateder ve t m kurum ap s n ans t r; te andan
BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE Y NET M 23
belge retimi kurumda t rl sorunlar n orta a kar lmas na, nedenlerinin ve m ollar n n belirlenmesine katk da bulunur.
7- Belge retimi, kurumlara dinamik bir nitelik ka and r r ve onlar n statik ap lar olarak de il, hareket halinde ve devaml de i en ap lar olarak ger e e daha u gun bir bi imde netilmelerini ve incelenmelerini sa lar.
8- Belge retim sistemi, kurum ve netimin d enli bir ekilde incelenmesi için kuramsal bir çerçeve sunarak kurum ve yönetimin bu er eve i inde tan mlanmas na, sorunlar n orta a kar lmas na ve mlenmesine, kurum ve netim davran na ili kin ng r lerde bulunulmas na, bu alanda ap lan al malar n birbirlerini tamamla c bi imde bir sisteme ba lanmas na ve ara t rma sonu lar n n a n ekilde bir ara a getirilmesine ard mc olur.
9- Belge retim sistemi, kurumun bir a l haberle me a n n temelidir.
Son llarda kurum ve netim alan nda elde edilen geli meler, belge retiminin eri ve nemi bak m ndan b k de i ikliklere ol a m t r. Belge retiminin nemi, kurumlar n b melerine ve netimin gittik e daha karma k bir g r n m ka anmas na, u manla man n artmas na, toplumsal sorunlara e ilmelerine ve kurumlarda u u ma l klar n lmesine verilen de ere paralel olarak son amanlarda gittik e artm t r. Bug n kurumlar n verimlilik ve etkinliklerinde rol o na an en nemli etmenlerden birinin belge retimi oldu u art k kesin olarak anla lm t r.Kurum ve kurulu lar n al malar nda belgeler iki a dan nem ta maktad r; (1) Belgeler, i letmenin faali etleri ve politikalar n n kan t olarak gereklidir. Belgeler, i lerin ak esnas ndaki bu al malar n sonu lar n n erine getirilmesinde, netim taraf ndan al nan kararlar g stermede ve do rulamada gereklidir. (2) Kurumlar n netiminde bilginin elde edilmesi g nden g ne artarak son derece nem ka anmaktad r. Son llarda i lerin hacmindeki ok b k art lar n, s rekli olarak retilen belgelerin sa s n aniden art rd do rudur. o alman n kontrol ve d eni ile ili kili olarak, fotokopi, bilgisa ar ve ben er gibi belge retim makinalar n n a g nla mas o u kurumlarda, tutulan belgelerin miktar ndaki b me i a klamak i in eterlidir. retilen veri ve elde edilen belgeler ihtiyaçlara denk gibi gözükmektedir. Sonuç olarak, i lemlerin artmas la fi iksel ve insan ka naklar n n kullan m da artm t r.32
retilen belgelerin, bir taraftan e itli ama lar i in kullan m kurum ve kurulu lar i in nem ta rken di er taraftan, belge retimindeki h l art , kurum ve kurulu larda ka nak kullan m n art rm t r. O sa belgelerin hem ekonomik artlarda retilmesi ve hem de retilen belgelerin kurumun
gereksinimlerini en i i ekilde kar la acak nitelikte ve nicelikte olmas gereklidir. Bu a lardan belge retimi kurum i in dikkate al nmas gerekli bir faaliyettir.
E er kurum ve kurulu lar n faali etlerindeki etkinlik ve verimlilik i in gerekli olan belgeler, plans ve programs bir olla retilirse, bunlar n kesin olarak tedavi edilmesi a ok or a da imkans d r.33
Belge üretimi ana hatlar la, kurum ve netimin bi imsel n le ilgilidir ve genellikle hi erar ik ap i gisini i le en ve nceden belirlenen resmi kurallar gere ince al malar n ger ekle tirme i ama edinen bir faaliyettir.
Belge retimi, kurumun e itli birim ve g revleri aras nda gerekli ili kilerin kurulmas ve e g d m n sa lanmas n n ilk basama n olu turur.
Buna ek olarak belge retimi, kurum ve kurulu lar n temel politikalar er evesinde, i ve i lemlerini, kararlar n ve bunlarla ilgili apt r mlar n hi erar i kademelerinin t m ne ve b t n ilgililerine iletmek ere orta a koyar.
Belge retim faali etlerinin amac da, kurum ve kurulu lar n belge i lemlerini en h l , do ru ve ekonomik bir bi imde ger ekle tirmektir.
Kurum ve Kurulu larda Belge retim Faali etleri
retim, insan gereksinimlerinin do a taraf ndan tam olarak kar lanamamas sonucu orta a kan be eri bir faali ettir. M hendisler retimi,bir fi iksel varl k erinde, onun de erini artt rarak bir de i iklik apma ve a hammadde a da ar mam lleri kullan labilir bir mam le d n t rme i retim sa arlar. Ekonomistler retimi, fa da aratma eklinde tan mlarlar.34
Sa g l ,35 retilen ve a elde edilen nesnenin, bir merak n tatmini ve a bir etene in sadece spat i in de il, k r elde etmek amac la ap lan bir al ma oldu unu, bu al ma a kat lan her t rl madde, i lem, emek ve hi met gibi e itli retim fakt rlerinin retim i orta a kard n s lerken,
retilen e in bir fi iksel varl k oldu unu da vurgulamaktad r.
33Emmerson, a.g.m., 7.
34Bülent Kobu, Üretim Yönetimi. -7.bs.- ( a b : . . e e Fa e e e Ýktisadý Enstitüsü, 1989), 1.
35Ýrfan Saygýlý, Üretim Yönetiminin Fonksiyonlarý. ( a b : . . e e Fa e e e ad E , 1991), 1.
BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE Y NET M 25
Hatibo lu36 da retimin, mal ve hi metlerin orta a kmas ile ilgili her e it faali eti kapsad n ifade etmektedir.
K saca retimi, fi iksel bir varl k ve a hi met eklinde bir fa da aratmak amac na nelik faali etler di isi olarak tan mla abiliri .
Bir kurum ve kurulu larda belgesel i lemlerin bir fonksi onu ger ekle tirme, bir amaca ula ma i levi vard r. Fa da aratma ve hi met üretme sözkonusudur. Yani belge faaliyetleri, bir hizmet üretimi olarak kar m a kar. nk kurum ve kurulu larda belge retimi, i i olu turan e itli ad mlar n bir biri pe ine ap lmas s ras nda ger ekle ir. Ba ka bir de i le kurum ve kurulu larda belge retimi i in bir t r ak ile olu ur. Yani belge retimi bir kurum ve a kurulu ta faali etlerin r t lmesi s ras nda do al olarak ger ekle tirilen bir retimdir.
Daha nce belirtildi i gibi, belge netimi a amada ele al nmaktad r. Bunlar; (1) retim (2) koruma ve kullan m (3) düzenlemedir. Birinci a aman n amac ; gereksi belgelerin retimini nlemek ve gereksinim du ulan belgelerin retimini en u gun artlarda sa lamakt r. kinci a aman n amac ; belgelerin kullan m nda verimlilik, dos alama sisteminde etkinlik ve belgelere h l eri im sa lamakt r. A r ca, idarenin g nl k gereksinimlerinde nadiren kullan lan belgeleri aktif dos alardan a rarak b rolardaki erlerin de erlendirilmesi i in belge merke lerine transfer etmektir. B lece nadir olarak kullan lan belgelerin eri iminde de ekonomi ve verimlilik elde edilir. nc a ama ise; genellikle belgelerin g ncel kullan m i in nemini itirmesi le ba lar. Bu da belgelerin mali ve asal ararlar ndan dola depolanmas d r. ok sa da belge imha edilir fakat tarihsel ara t rmalar vb. i in kullan lacak olanlar, muhafa a edilmek ere ar ivlere transfer edilir.
"Ar ivlerin gelecekteki kalitesini ve durumunu o unlukla, belgelerin nas l retildi i, g ncel ve g ncel olmad evrelerde nas l netildi i a amalar orta a ko maktad r."37
Belgeleri a sa da ve a ok sa da retmek i in farkl ntemler kullan l r. Teknik enilikler ve eni mal eme kullan m belgelerin retilmesi ve dola s la kullan lmas ollar n b k l de etkilemektedir. retim teknikleri ok e itlenmi ve ok basitle tirilmi tir. Sonu olarak da ksek
retim kapasitesi orta a km t r.
Bilgi teknolojileri sa esinde, belgelerin otomas ona da al olarak retilmesi, o alt lmas ve u ak erlere iletilmesi m mk n olmaktad r.
36Zeyyat Hatiboðlu, le melerde re im Y ne imi. ( a b : Te e A a a A. ., 1987), 1.
ster kamu, ister el sekt rde olsun her kurumun hizmetlerini yerine getirirken bir tak m belgelere ihti a du du u ve retti i bilinmektedir. Her kurumda bir tak m emirler a l r, incelemeler ap l r, raporlar d enlenir, kararlar al n r. B t n bu i ler bir ka t ortam erinde ap l r ve takip edilir. Bir kurum ve kurulu un faali etleri sonucu olu an bu belgeler, kurum ve netim i in ha ati nem ta maktad r. Bu durum g stermektedir ki, bir kurumda belge retim i leri ne kadar d g n ap l rsa hi met de o kadar i i ve verimli olacakt r.
Bir belgenin retilmesinde e itli ollar vard r. ili kilerindeki e itli a malar ve a ba l ba na a lan mektuplar; kurumda bo bulunan bir g rev i in eleman al naca nda i e ba vuracak ki i e doldurup g ndermesi için verilen formlar, vs. Burada elbette, belgenin retimindeki e itli a amalar kola ca anlamak ordur. Bununla beraber, a lan bir mektup ve a doldurulmu bir form bir ara t rma i in ok nem ta abilir. Bir raporun bir ok insan taraf ndan eniden g den ge irilmesi ve a lmas na gerek du ulabilir. Bir belgenin retilmesinden nce ba d ncelere ba vurulmas na gereksinim du ulabilir. E er gereksi se, belge üretilmeyebilir.38
Belge herhangi bir formda olabilir; metin halinde, kartografik, görüntü ve ses band eklinde bulunabilir. Bunun önemi yoktur. Önemli olan, hangi formda olursa olsun bir i i ba arma, bir konu u a d nlatma vb. i in retilmesi orunlulu unun do mas ve bunun en u gun formda olu turulmas d r.
Bunun için belgelerin üretiminden son düzenlenmesi (gerek üreten kurumun ar ivinde depolama, gerekse at k ka t olarak imhas ) ne kadar onun a am n t m le kontrol eden bir belge netim program n n geli tirilmesi gereklidir. Y netim, kendi retti i bilgi ka naklar na ok u un a da ok k sa vadede gereksinim du ar. te bu program, her an delil olarak kullan labilecek belge ve bilgileri bulup netime sa lar. Bilgi ve belgelerin retiminde bilgi ka naklar n n t ketilmesi nemlidir. Bu bak mdan en ak ll ol bu ka naklar netimin kullanmas d r. Kimi kurumlar, belge ve bilgi netiminin mali eti a s ndan; retim ka naklar n n netiminde oldu u gibi dikkatsi dirler. Bu k k orandaki giderler, ciddi ekilde mali et art na sebep olur.39
Bilginin mali etinin % 70 ini belgenin retiminin olu turdu u, buna ra men hemen hemen t m kurulu lar n g nl k i leri s ras nda gereksi ve fa ladan belgeler retti i, telefonla halledilebilecek bir i i in mektup
38Penn, a.g.e., 9-10.
BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE Y NET M 27
a ld , kop adan olu an bir formun aln ca iki kop as n n kullan ld , gereksi ere raporlar istendi i40 bilinmektedir.
Bilgi kendi ba na oktur; ka na n bir insan be ninden alsa da, bir insandan di erine kal c olarak iletilebilmesi i in bir ortam erine ka dedilmesi gerekir. Bu ortam ister ka t, isterse fotograf, film, video, ses band , mikrofilm ve a bilgisa ar ortam olsun belge olarak adland r lmaktad r.
Dola s la belge retiminde, bilginin erine ka dedildi i ortama bak lmaks n ne l de d enli oldu u ve stlendi i i levleri ne oranda ger ekle tirebildi i nem ta maktad r.
Bir kurumda belge üretimi dikkate al nd nda, bunun idari ap ve fonksi onlar la ok ak ndan ilgili oldu u g r lmektedir. Bir belge netim program la e itli sorunlar ve durumlar n t m i in bir b t n olarak ntem geli tirmek olduk a ordur. Fakat belge netim program n n kapsam na giren her bir konu a r a r ele al nabilir, b lece her bir konu i in derinlemesine bir metodoloji olu turulabilir.
Bunun i in belge retim faali etleri olarak, bilginin ka dedildi i ortamlara bak lmaks n, kurum ve kurulu larda belge retiminde kar m za kan, a malar, formlar, raporlar, talimatlar ncelikle ele al nmal d r. Çünkü temelde bu dört öge bir kurumda üretilen belgelerin hemen hemen t m n ifade etmektedir. Ar iv al malar a s ndan belge netimi, belgelerin retildi i anda m dahele i gerektirir ve üretilen belgelerin belirli bir d en i inde olu mas i in bilginin erine ka dedildi i ortamlar n da belirli standartlarda olmas n orunlu k lar.
B a e a a , e e e de ce b e ece e a a a da a a d . B a be abe e b e de a ada a e a ab e d . K a e a e e , b de a a e e e e e e e e de ce e e d . B ece, e a a a a a a da e olabilir.41
Belge retimi, insanl n u garl k olunda ilk ad m n atmas ile ba lam t r. Ancak bug nk anlamda belge retiminin de i en insanl k tarihinde d n sa labilecek bir ge mi e sahip oldu u g r l r. Bu da, kurumsal geli meler an nda teknolojik geli melerin i ledi i i gi ile a klanabilir.
Y llar ge tikce, ka t ortamlar de i mi tir. Kil tabletler erini papir s ve par mene, bunlar da ava ava erini ka da b rakm t r. Bu ortamlara ge i ten ba ka, belgelerin retilmesi, korunmas tekniklerinde de
40Penn, a.g.e., 10.
geli meler sa lanm t r. nceleri a sa da insan belge reti or ve a sa da insan onlar kullan ordu, ani retim ve kullan m orant l d . Y llar ge tikce modern kamu belgeleri h la artm , bu art , 18. n ortalar ndan beri insan n fusundaki art la ak ndan ili kili olmu tur. D n am daki bu demografik de i im sonucu kamu belgeleri e itlenmi ve o alm , bu da belge retiminde ok b k art lara neden olmu tur. Modern teknolojik