z nde bu ama lara y nelen belge retim denetim program n olu turmay zorunlu k lan nedenleri de yle verebiliriz:
Sosyal, siyasal, ekonomik ve teknolojik geli meler kurum ve kurulu larda a r uzmanla m birim ve gruplar n yer almas na neden olmu tur. A r uzmanla man n belge retimi a s ndan beraberinde getirdi i ba l ca sak nca, kurum i inde uzmanla an meslek gruplar n n kendilerine zg diller geli tirmeleri ve her grubun kendi d ndaki gruplar n diline, bilgi ve dü ncelerine yabanc kalmalar d r.
Kurumlar n birbirlerinden habersiz, kendi i lerine kapan k ve aralar nda yaz l ileti imin en d k d zeyde tutuldu u uzmanla m gruplardan meydana gelmesi, y neticilerin kurumda e g d m g revini de etkin bir ekilde yerine getirmelerini ve dolay s yla kurumun b t nl n sa lamalar n engellemektedir. Kurumda etkin bir e g d m (kurumun e itli b l m ve geleri aras nda birlik ve uyum) sa lanmas , kurumun, b t n b l m ve geleri aras nda kurulmu etkin bir belge retim denetim program n n varl ile a r uzmanla man n y netim zerindeki olumsuz etkileri giderilebilir.
Kurumlar n gittik e b y meleri ve yay lmalar , onlar n tek merkezden etkin bir ekilde y netilme olanaklar n azaltmaktad r. Bu gibi durumlarda
ba vurulan yerinden y netim ilkesi, kurumun lke ap nda yay lm e itli ube ya da birimlerinin yar ba ms z hale gelmesine yol a makta, bu ise kurumun merkezi ile di er birimleri aras nda belge retimi bak m ndan e itli g l klerin ortaya kmas na, dolay s yla iyi bir ileti imin kurulamamas na neden olmaktad r. B ylece de belge retim denetimi, zerinde nemle durulmas gereken y netim sorunu olmaktad r. Belge retim denetim program bu sorunu zmenin temel arac olarak ortaya
kmaktad r.
Teknolojik geli meler kurumlar n daha h zl hareket etme zorunlulu unu getirmi tir. Bunun yan nda teknoloji belge retimine de yeni boyutlar kazand rm t r. Onun i in teknolojinin sa lad h zl ve a r belge retimini denetim alt na alabilmek i in denetim program na gereksinim vard r.
Kurumlar n toplumsal sorunlarla yak ndan ilgilenmek ve z m ne katk da bulunmak zorunda kalmalar ve bu katk y sa layacak bilgi ve belgelerin retilmesi etkin bir belge retim denetim program n zorunlu k lmaktad r.
Gerek kurum i inde, gerekse kurumun d ili kilerindeki uyu mazl klar n geni l de taraflar aras ndaki ileti im, zellikle de yaz l ileti im yetersizli inden kaynakland bilinmektedir. Bu uyu mazl klar n giderilebilmesi ancak taraflar aras nda etkin bir yaz l ileti im y nteminin ve anlay n n yarat lmas na ba l d r. Bu da kurumun birimleri aras nda ve kurumun d ili kilerinde bilgi ve belgenin a k ekilde anla l r bir formda
retimini sa layacak bir belge retim denetim program yla sa lanabilir. Kurum, belirli ama lar ger ekle tirmeye y nelik g revleri yapmaya al an, e itli par alardan olu an dinamik bir ili kiler sistemidir. Bu ili kiler sisteminin kurulmas ve s rd r lmesi ancak iyi bir belge retim denetim program n n varl ile ger ekle tirilebilir. Zira belge üretimi, kurumu durgun bir yap olmaktan kurtararak, ona canl bir nitelik kazand ran, kurumu bir b t n halinde ve dengeli bir ekilde, i ler durumda tutan bir zelli e sahiptir. Bu nedenle belgeler kurumlar n vaz ge ilmez do al ürünleridir. Belge retimi ile ger ekle tirilmeye al lan ama , kurumun bi imsel ya da do al ama lar olabilir. Yani belge retimi, kurumun i leyi ve ama lar n ger ekle tirmesiyle ilgilidir. O halde bunun en iyi ekilde yap labilmesi i in bir belge retim denetim program ka n lmazd r.
Belge retim denetim program , kurumun verimli ve etkin bir ekilde y netilmesine imkan sa layan bir ara t r. Onun i in kurumlar daha ba lang ta belge retiminin nas l, ne l de ve kimler taraf ndan yap laca n belirlemek, belge retimi için belirli kurallar koymak zorundad r. Bir kurumda etkin bir belge retim denetim program n n olu turulmas , kurumun verimli ve etkin y netimi i in gerekli bilgi ve
BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE Y NET M 93
belgelerin ihtiyaca cevap verecek ekilde zaman nda retilmesi, i lenmesi ve gereken yerlere iletilmesi için zorunludur.
Belge retim denetim program bir taraftan kurumun e itli y netim g revlerinin etkin bir ekilde yerine getirilmesine imkan vermekte, di er taraftan kendisi bir yönetim görevi olmakta ve her kurumda yöneticilerin ve t m elemanlar n g rev ve sorumluluklar aras nda yer almaktad r.
Belge retim denetim program nda uygulanmas gereken stratejilerle ilgili olarak kesin bir re ete yoktur. Kurumlar kendi durumlar na g re de i ik stratejiler uygulayabilir.
Belge üretim denetim stratejilerinin geli tirilmesi ve y r t lmesi al malar n n, olu turulacak merkezi bir birimde g revlendirilecek ekip taraf ndan y r t lmesi gerekir. Stratejilerin olu turulmas , standartlar n belirlenmesi ve y netimi, kullan c lar n isteyece i yaz l m ve donan mlar n incelenmesi, e itim ve tan t mlar n n d zenlenmesi, bu ekip taraf ndan yürütülmelidir. Bu birim belge üretim sistemlerini kullananlar için bir bilgi merkezi g revi yapar. Standartlar n olu turulmas , kullan c lar n isteyece i ürünlerin se imi, e itim d zenleme, vb. konularda hizmet eder.
Belge retim denetim program haz r sat lan ve fi e tak ld nda al an mikrodalga f r n gibi bir ara de ildir. lkenin y netim yap s na, kurulu a ve kullan c lara zg z mler getirmelidir.
Kurum ve kurulu lar n i , i lem ve faaliyetlerini h zl , verimli, d zenli y r tebilmesi, gerek kurum gerekse devlet ar iv al ma ve hizmetlerinin sa l kl bir ekilde ger ekle tirilebilmesi kurum ve kurulu larda retilen belgelerin denetimiyle do ru orant l d r.
Kurum ve kurulu larda belge retimini denetim alt na almay gerektiren bir ok neden vard r. Her eyden nce kurum ve kurulu lar a s ndan h zl ve do ru bir haberle me b y k nem ta maktad r. Bu kurum ve kurulu lar n faaliyetlerinde istenilen sonucu elde edebilmesi için önemlidir.
Kurum ve kurulu lara yap lan ele tirilerin en nemlisi y netimin pahal ya mal olmas zerinde toplanmaktad r. Bir yandan halk, kurum ve kurulu larla olan ili kilerinde kullan lan belgelerin fazlal ndan ve i lemlerin yava l ndan ikayet etmekte, b t n bu olan biteni anlayamamaktad r. Di er yandan kurumlar faaliyetlerini ger ekle tirirken rettikleri belgelerin fazlal ndan, i levselsizli inden kendisi de rahats zl k duymaktad r. B t n bunlar kurum ve kurulu lar ile vatanda lar rahats z etmektedir. Kurum ve kurulu lar n bu tedirginli i, rettikleri belgelerin kendi ar ivlerini olu turmas nedeniyle daha da artmaktad r.
Gereksiz uygulama ve formalitelerin kurum ve kurulu lar n i lemlerini geciktirdi i, basit bir yaz man n ya da herhangi bir belgenin bir ok ki i
taraf ndan gereksiz yere imzaland ve bir yaz n n ayn birime gidip geldi i s k s k dile getirilmekte ve bu durum b rokrasi ya da k rtasiyecilik terimleriyle ifade edilmektedir.
Bütün bu olumsuzluklar kurum ve kurulu larda retilen belgelerin denetim alt na al nmas n ka n lmaz k lmaktad r.
Belge e im De e im P g am
Sa la aca a a la
Bir belge retim denetim program n n olu turulmas yla;
* retilen belgelerden gere inden fazla kopya kart lmas nlenebilir. *Amac na uygun form mektuplar geli tirilerek, i lemler h zland r labilir.
* retilen belgeye ayn bilginin iki kez yaz lmas nlenebilir. *Ayn i le ilgili belgenin iki kez retilmesi nlenebilir.
* retilen belgenin nitelik ve niceli ine g re en uygun bilgi kay t ortam ve retimde kullan lacak en uygun ara belirlenebilir.
*M sveddelerin son eklini almadan yaz lmalar nlenerek, gereksiz masraf ortadan kald r labilir.
*M sveddelerin en iyi ekilde haz rlanmas sa lanabilir. *Üretilen belgenin bi iminde bir standart olu turulabilir.
*Formlar n i erik ve bi im olarak en iyi ekilde tasarlanmas ve olu turulmas sa lanabilir.
*Belge retiminde uygun belge retim ara lar n n kullan lmas sa lanabilir. (Daktilo, elektronik daktilo, bilgisayar, fotokopi makinas , vb.)
*El kitaplar n n, rehberlerin haz rlanmas ve uygulanmas sa lanabilir. Belge retim denetimi, belgelerin retim, olu um, dosyalama, koruma ve d zenleme gibi i lerinin tek bir sistem i inde ger ekle tirilmesini sa layarak bir kurumun t m belge retim i lemlerini d zenlemeyi hedef alan bir sistemdir.
BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE Y NET M 95
Belge e im De e im P g am
Ol lma daki A amala
B t n bunlar n sa lanmas na ortam haz rlayacak bir belge retim denetim program n olu turmada genelde at lmas gereken ad mlar Ricks1
taraf ndan yle belirtilmektedir:
1. Olu turulacak program n er evesinin izilmesi. 2. Program n ama lar n n belirlenmesi.
3. Programa dahil i lerin de erlendirilmesi. 4. Maliyet analizinin yap lmas .
5. Ama lar n ger ekle tirilmesi i in plan yap lmas . 6. Program n duyurulmas ve benimsetilmesi. 7. Program n y r t lmesi ve izlenmesi.
Belge e im De e im P g am gele i
Kurum ve kurulu larda retilen belgelerden olan yaz malar, formlar, raporlar ve talimatlar belge retim denetim program n n temel gelerini olu turmaktad r. Bunlar n denetiminde yap lar ndan ve i levlerinden kaynaklanan farkl l klar vard r. Bu farkl l klar ndan dolay belge retim denetim program i erisinde birbirleriyle ili kileri de kurularak ayr ayr ele al nmaktad r.
Bir kurumun ba ar s , stlendi i i levi yerine getirerek ama ve hedeflerine ula mas na ba l d r. Bu da etkin bir ileti imi gerektirir. G n m zde bir b t n olarak kurum ve kurulu lar n stlendikleri i levleri yerine getirerek ama ve hedeflerine ula malar yaz malar n yap lmas na, formlar n kullan lmas na, rapor ve talimatlar n haz rlanmas na ve y netilmesine ihtiya g sterir. Yaz ma, form, rapor ve talimatlar bu g n n i ortam nda faaliyetlerin bir r n olmak yan nda, yönetimlerin önemli birer ileti im ara lar d r.
Kurum ve kurulu lar n i , i lem ve faaliyetlerini y r tmesi s ras nda rettikleri belgelerden olan yaz malar, formlar, raporlar ve talimatlar idari, yasal, tarihi, vb. a lardan da birinci el kaynaklar olmalar yan nda, kurumun retti i belgelerin b y k o unlu unu olu turmalar nedeniyle son derece nem ta maktad r.
Eskiden beri kurum ve kurulu larda i ve i lemleri ger erkle tirme ve ayn zamanda bir haberle me arac olarak kullan lan yaz ma, form, rapor ve talimatlar g n m zde nemini art rarak s rd rmektedir. Bu ara lardan bug n ve gelecekte en iyi ekilde yararlanabilmek i in denetim alt na
1Betty R. Ricks- Kay F. Gow. Informat on Resource Management: A Records S stems
al nmas gereklidir. Bu denetimi sa lamak i in de bir belge retim denetim sistemi olu turmak gerekir.
Bu nedenle kurum ve kurulu lar n yaz l ileti iminde nemli bir yere sahip olan ve belge retim denetim program n n temel geleri olan yaz malar, formlar, raporlar ve talimatlar hakk nda a klama yapmaya gerek vard r. B ylece, belge retim denetim program n n önemi daha iyi anla lacakt r.
Ya ma Y netimi
Her t r kurum ve kurulu ta yaz malar, y netim s recinin nemli ve vaz ge ilmez bir gesidir. Yaz malar n etkin ve s ratli olmas kurum ve kurulu larda her zaman arzu edilen bir durumdur
Bir kurum veya kurulu ta yaz malar; kurumun ama lar , bu ama lar yerine getirme politikalar ve yaz l ileti im anlay na paralel olarak ortaya kar. Gerek kurum gerekse y netim yap s ndaki h zl geli meler yaz l ileti imde, zellikle de yaz malarda b y k oranda art la sonu lanmaktad r. Bu nedenle yaz malar; retim bi imleri, retimlerinde kullan lan bilgi kay t ortamlar , i erik ve bi imsel yap lar ile harcanan zaman yan nda korunmalar ve eri imleriyle bir b t n olarak belge retim denetim program n n nemli bir gesini olu turmaktad r.
Ar iv s zl nde,2 ileti im amac yla herhangi bir formdaki mektup ya da yaz y g nderme yaz ma olarak ifade edilirken, yaz ma y netimi de, belge y netim prensip ve tekniklerinin yaz malara uygulanmas olarak tan mlanmaktad r. nk yaz malar da sonu ta kurum ve kurulu larda retilen belgelerden olup, bir b t n olarak belge y netim program i inde ele al nan bir etkinliktir.
Yaz malar n denetimindeki ama ; y netimin i , i lem ve faaliyetleri s ras nda iletilmeye al lan fikir, d nce ve yapt r mlar n; d n ld ve istenildi i bi imde ger ekle tirilmesini sa lamakt r.
ster k k ister b y k olsun her kurum, nitelikli belge retmek ve maliyeti d rmek i in yaz malar n denetim alt na almal d r. Bir kurumda yap lan incelemeler yaz ma i lemlerinde al an elemanlar n, "zamanlar n n %29'unu d nce al malar na harcad klar n ortaya karm t r."3
Bu al maya g re "bu zaman n hemen hemen yar s %13' dok man üretimine; %8'i incelemeye ve %8'i okumaya harcanmaktad r."4 Yani
2Peter Walne (ed.), Dictionary of Archival Terminology: English and French; with
Equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish= Dictionaire de Terminologie Archivistique. -2nd rev.ed.- (München: K.G. Saur, 1988), 46.
3Patricia E. Wallace ve di erleri, Records Management: Integrated Information
Systems.- 2nd ed.- (Englewood Clifts: Prentice Hall, 1987), 268. 4Wallace, a.g.e., 268.
BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE Y NET M 97
yaz ma i lemlerinde al an elemanlar i g lerinin nemli bir b l m n yaz malar n retimi, incelenmesi ve okunmas na ay rmaktad rlar.
Belge retim denetim program n n nemli bir gesini olu turan yaz malar n denetimi:
Kurulu un yaz l ileti imindeki amaçlar n , politikalar ve i lemlerini belirleme; bu amaçlar , politikalar ve i lemleri yerine getirme; bu program n yürütülmesini sa lama, çal malar takip etme ve verimlili i ölçme; gereksinimleri kar lamak için temel de i iklikleri yapma konular n içerir.5
Yaz malar n denetimine retimleriyle ba lanmal d r. "Yaz malar n denetimi, belgelerin retim, olu um, dosyalama, koruma ve d zenleme gibi i lemlerin tek bir sistem i inde ger ekle tirilmesini sa layarak, bir kurumun t m yaz ma i lemlerini d zenlemelidir." 6
Yaz malar n retimindeki belirsizlikler, yaz l ileti imde benzeri g r lmemi bir oranda b y meye neden olmaktad r. Bu b y me bir taraftan retilen belgenin say s nda ya an rken, di er taraftan kurumda bu i i in ayr lan s renin uzamas na ve al an personelin harcad zaman n artmas na neden olmaktad r. Dolay s yla yaz malar, kurumlar n al malar nda maliyet art n da beraberinde getirmektedir. Maliyetin azalt lmas kurumlar i in nem ta yan bir gedir. Ancak yaz malar n maliyeti yaln zca harcanan zaman ve personel maliyeti ile s n rl de ildir. Yaz malar n retimi ve denetimi s z konusu oldu unda, yaz malarda kullan lan bilgi kay t ortamlar , bunlar n depolanmas ve eri imleri ile retimde kullan lan ara -gereçler ve di er t m materyallerle birlikte de erlendirilmelidir. B ylece bir yaz ma denetim program n n temeli olu turulabilir. Yaln zca maliyet bile bir yaz ma denetim program olu turmak ve y r tmek i in yeterlidir. Ancak yaz malar n denetimi, yaln zca maliyeti esas alan bir yakla m de ildir. Belge retim denetim program , "kurumun yaz malar nda bi imsel ve i eriksel l tleri olu turmay ve standartla t r lmas n sa lamay " 7da içerir. Yaz malar, genellikle ortak bir al man n r n d r. Belge son bi imini almadan nce bir ok ki inin kontrol nden ge er. Bu a klamalar g stermektedir ki, etkin ve h zl yaz ma yapma, yaz ma i in ilkeler koymay , bunlar bilmeyi ve uygulamay gerektirir. Bu da yaz ma denetim yakla m n n, yaz malar n retimlerini her y n yle denetim alt na almak i in olu turulan bir program oldu unu g sterir.
Robek,8 yaz malar n ger ek denetiminin, yaln zca nemli belgelerin retimi, bu belgelerin gerekli olanlar n n o alt lmas ve elde tutulmas yla
5Ricks, a.g.e., 431.
6Mary F. Robek ve di erleri, Information and Records Management.- 3rd ed.- (Mission Hills:Glencoe/McGraw Hill, 1987), 463.
7Wallace, a.g.e., 268.
s n rl olmad n , m mk n oldu unca basit, okunabilir ve anla labilir olmas n da i erdi ini s ylerken; Ar,9da yaz malar n retiminde edebi y n n de il y netimde daha kolay, s ratli ve etkin bir haberle me sa lanmas n n dikkate al nmas gerekti ini vurgulamaktad r. Bu ba tan ba a bir kurumda yaz ma y ntem ve tekniklerinin belirlenmesi ve uygulanmas yla yap labilir. Y netim iyi bir ileti im i in yaz ma y ntem ve tekniklerini izlemek ve uygulamak zorundad r. nk , "y netimin birinci amac yaz l ileti imi en etkili bir bi imde sa lamakt r."10
leti imi sa layan yaz lar n okunup anla lmas , yazanla okuyan aras nda ayn anlamda kabul edilebilip, alg lanabilmesi, gerek i eriksel, gerekse ekilsel baz esaslar n g z n nde bulundurulmas yla m mk nd r.
Belge y netiminde yaz malar n retimi ve olu turulmas olduk a pahal ve zaman al c bir i lem, ayn zamanda kurumun gelece i i in nemli bilgileri bulunduran bir belge t r olarak kar m za kmaktad r.
Bir kurum veya kurulu ta yazmay gerektiren nedenler ise yle belirlenebilir:
- Yaz l belgenin ar iv de eri vard r ve daha kal c d r. - Konu bir bütünlük içinde ifade edilir ve iletilebilir. - Daha resmidir ve yetkiyi daha iyi hissettirir. - Ki ilerin gidemeyece i yerlere gidebilir.
-Zaman a s ndan daha elveri lidir. Uygun olundu u zaman yaz labilir ve uygun olundu u zaman okunabilir.
- Kurumun konuyla yak ndan ilgilendi ini g sterir.
Her hangi bir kurumda retilen belgelerin nemli bir k sm n n yaz malardan olu mas na ra men, yaz malar n denetiminin, belge y netiminde ger ekten ihmal edilen bir a ama oldu unu belirten Robek,11
kurum ve kurulu lardaki yaz malar n o unun k t ve zor anla lan bir yap da bulundu unu, yaz malar n genellikle ok uzun ve dolay s yla pahal ya mal oldu unu, zellikle g nl k yaz malar n st d zeyde s k s k g zden ge irilmek zorunda kal nd n , bunun da idarecilere a r y k getirdi ini, y netimlerde gereksiz yere k rtasiyecili e neden oldu unu belirtmektedir.
Yine Robek,12 yaz malarda nas l bir denetim uygulanmas gerekti i konusunda karar vermede, kurumun b y kl ve posta i lemlerinin miktar gibi fakt rlerin g z n ne al nmas gerekti ini, b y k kurumlarda bu i lerde
9A. Fikret Ar, Dosyalama-Ar iv Resmi Ya ma Rapor Ya ma Teknikleri: Yeni
Mev uata G re Geli tirilmi ve Geni letilmi .- 3.bs.- (Ankara: TODA E, 1994), 147. 10Robek, a.g.e., 463.
11Robek, a.g.e., 470.
BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE Y NET M 99
y zlerce eleman al t r ld n , dolay s yla yaz malar n retiminde izlenecek y ntem ve tekniklerin belirlenmi olmas gerekti ini ve bunun i in de merkezi bir program n olu turulmu olmas n n zorunlulu unu vurgulamaktad r.
Etkin bir yaz ma denetim program n n temelini, yaz ma i lem ve politikalar n n kesin ve a k bir ekilde belirlenmesinin olu turaca ortadad r. O halde bir yaz ma denetim program ;13
a) Yaz malar n retiminde izlenmesi gereken temel prensip ve ilkeleri, b) Yaz malar n retiminde uygulanacak bi imsel ve i eriksel standartla man n sa lanmas i in l tleri,
c) Yaz malar n retiminde kullan lacak ara -gere ler ve bunlar n kullan m yerlerini ve y ntemleri,
) Form yaz malar n tasar m, retim ve kullan m bi imlerini,
d) Yaz malar n retiminden ve denetiminden sorumlu elemanlar ve bunlar n sorumluluklar n ,
e) Ge erli yaz m ve o altma tekniklerini, f) Dola m ve da t m y ntemlerini,
g) Depolama ve eri ime ili kin bilgilerin retilen yaz mada nas l yer alaca n ve bunlar n neler oldu unu,
) Yaz ma e itim program n ,
h) B yle bir program n uygulanmas n sa layacak el kitab n n haz rlanmas n ,
i ermeli ve bunlar belirlemelidir.
Belge y netim birimi taraf ndan bu konular i eren bir program olu turuldu u takdirde, yaz malar n denetimi i in ilk ad m at lm olacakt r. B ylece, yaz malar n retiminde izlenecek temel prensipler, y ntem ve teknikler bir politika olarak ortaya konmu olacakt r. Yaz malar denetim program n n olu turulmas ve uygulanmaya ba lanmas yla, Gilmour14 ve Robek15 u yararlar n sa layaca n s ylemektedirler:
a) Kurumun yaz l ileti im politikas n n a kl a kavu turulmas ,
b) Yaz ma i lemleri tan mlanarak ve personelin sorumluluklar belirlenerek verimlili in art r lmas ,
c) Yaz ma i lemlerinde birli e gidilmesi,
) Bilginin ve belgenin yerinde ve do ru kullan lmas ,
13Robek, a.g.e., 471-472. ; Ricks, a.g.e., 436-442. ; Wallace, a.g.e., 268-280.
14Robert W. Gilmour, Business Systems Handbook: Analysis, Design and
Documentation Standards. (Englewood Clifts: Prentice Hall, 1979), 119. 15Robek, a.g.e., 470.
d) Teknolojiden daha fazla yararlan larak, i g c nden tasarruf edilmesi,
e) leti im arac olarak yaz malar n gereklili i ve neminin ortaya konulmas ,
f) Yaz malar n retim maliyetinin d er lmesi, g) Yaz malar n yaln zca gerekli olanlar n n retilmesi,
) Yaz malardan yaln zca gerekli ve kesin olanlar n o alt lmas , gereksiz olanlar n o alt lmas n n nlenmesi,
h) Elde tutulacak belgelerin m mk n oldu unca sade, anla labilir ve okunabilir biçimde üretilmesi,
) Gereksiz belge retimi nlenerek, nitelikli belge retilmesi ile kurumun ar iv al malar n n kolayla t r lmas ,
sa lanacakt r.
Yaz ma i lemleri kurumun yap s na g re belirlenmelidir. Fakat iyi bir yaz man n son l t ve etkinli i onun ge erlili i ve stlendi i i levi yerine getirebilmesidir. Bunun sa lanabilmesi i in de Robek,16 yaz man n retiminde u d rt hususun g z n nde bulundurulmas gerekti ini söylemektedir:
1. Yaz man n muhatab n n bilgi gereksiniminin ne oldu u belirlenmelidir.
2. Yaz maya konu olan olaylara ili kin bilgi aynen (kelimesi kelimesine) verilmelidir.
3. Yaz maya esas olacak fikir tam olu uncaya kadar konuyla ilgili d nceler not edilmelidir.
4. Yaz maya esas olan durum mant ksal bir s rada d zenlenerek