Bir ar ivin temel geleri aras nda en nemlisi ve en nde geleni belge retimidir. nk di er geler ancak belgenin retilmesinden sonra s konusu olabilmektedir. Yani dosyalaman n, koruman n, tasfiyenin, d enlemenin, eri imin ve ara lar n n s konusu olabilmesi i in elde retilmi bir belge gurubunun olmas gerekmektedir. O halde bu i lemlerin daha sa l kl yap labilmesi i in belgenin retimi a amas nda denetim alt na al nmas gerekmektedir. Bu denetim, olu an belgenin hem nitelikli olmas n , hem de yap lacak di er i lemlerin daha kolay uygulanmas n sa layacakt r.
Belge retiminin denetim alt na al nmas ndaki as l ama ; retilecek belgelerin say s n a altmak, niteli ini art rmak, b ylece belgelerin gerek g ncel gerekse g ncel olmad klar evrelerde kullan m de erini y kseltmektir. Sonu ta; dosyalama, koruma, tasfiye, d enleme ve eri im i lemleri daha a say da ve nitelikli belge i in yap laca ndan, bütün uygulama ve hi metlerde kolayl k, etkinlik ve ekonomi sa lanm olacakt r.
Belge retiminin ne oldu u, belge y netiminin di er geleriyle olan ili kisi nceki b l mde ele al nm t . Burada ellikle belge retiminin denetimine yönelik konular ve yap lmas gereken al malar ele al nacakt r. Bu konulara ge meden nce, denetimin ne anlama geldi i erinde k saca durmak yararl olacakt r.
retimi, fi iksel bir varl k veya hi met eklinde bir fayda yaratmak amac na y nelik faaliyetler di isi; belge üretimini ise, bir kurum veya kurulu un i lemleri sonucu olu acak belgelerinin istenilen nitelikte ve nicelikte, istenilen amanda ve m mk n olan en d k maliyetle retimini sa layacak bi imde bir araya getirilmesi, eklinde tan mlam t k. Bunlara ek olarak `denetim' s c erinde durarak bir b t n olarak `belge retim denetimi' ne a kl k getirelim.
Yüzgün,1 denetimin insanl k tarihi kadar eski bir olgu oldu unu, ilk a lardan ba layarak, insan n t m u ra lar nda bir denetim olgusunun g lendi ini, kendi davran lar ndan, toplumun di er fertlerinin davran lar n n denetimine, daha sonra i lerin, i lemlerin ve kurumlar n denetimine, en son a amada da y neticilerin (di er bir anlat mla iktidar n) denetimlerine dek uzanan bir alanda sürekli bir denetimin ya at ld n , ancak denetimin y nteminin, alan n n, etkinli inin ve iddetinin de i iklik g sterdi ini vurgulayarak denetim i in yle bir tan m yapm t r:
Denetim; bir ki i, bir kurum veya iktidar n, de i ik y nlerden g r n m n n, yap s n n, i lerli inin ve u ra lar n n, yanl l k, eli ki, tutars zl k veya eksiklik i erip i ermedi inin, yasalar, y netmelikler, kararlar, kurallar ve ak lc yakla mlar
er evesinde l lmesi, g zlenmesi ve izlenmesi i in yap lan t m u ra lard r.2
Bu tan mda denetim i leminin, bir i in ya da i lemin d enli yap lmas i in bir kontrol , bir inceleme ve ara t rmay vurgulad gibi bir soru turmay da vurgulad g r lmektedir. Denetim, bu yakla mla ok geni bir uygulama alan bulan bir etkinlik olarak kar m a kmaktad r.
Bu ba lamda denetimin; denetlemeye konu olan i in nitelik ve niceli ine g re, y ntemleri, etkinli i ve kapsam de i iklik g sterir. Bu a dan belge retim denetiminin de kendine g y ntemleri ve etkinlikleri söz konusudur. Belge üretimi, kurum ve kurulu lar n faaliyetlerinden do rudan etkilenen, ayn amanda kurum ve kurulu lar n faaliyetlerini do rudan etkileyen bir elli e sahiptir. nk belgeler, kurum ve kurulu lar n faaliyetleri sonucu retilmekte, retilen belgeler de kurum ve kurulu lar n faaliyetlerinin bir delili olarak ortaya kmaktad r. Dolay s yla kar l kl bir etkile im s konusudur. Bu etkile imi dengede tutabilme abalar , kurum ve kurulu larda belge retim denetim sisteminin gereklili ini ortaya koymaktad r.
Denetim, bir bak ma belge retimini kolayla t ran yard mc bir hi mettir. Zira, bir kurum ve kurulu un belge retim i lemlerini koordine etmek, belge reten t m dairelere gerekli bilgiyi vermek, her t rl yard mda bulunmak, belge retim i lemlerini i leyip, planlara uyup uymad n saptamak kurumun birimleri i in ok yararl olacakt r. Her kurumda belge retim ve denetim i lemlerinin boyutu ayn de ildir. Bu s konusu kurumun yap s na ve organi asyonuna ba l d r. Kurum ve kurulu larda, ne gibi belgelerin üretiminin söz konusu oldu u ve ne miktarda retilece i, bunlar retmek i in ne gibi y ntem ve ara lar n kullan laca da kurumdan kuruma farkl l k g sterir. Bunun nedeni, her kurumun amac n n, yap s n n, organi asyonunun ve faaliyet alanlar n n farkl farkl olmas d r. Bu farkl l k,
1Arslan Yüzgün.Genel Denetim Yakla m . ( stanbul: D nya Yay nlar , 1984), 19.
BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE Y NET M 67
belge retiminde temel ilkeler ve standartlar koymay ve denetimini ger ekle tirmeyi engelleme .
nk , "belge retim denetimi, kay tl bilginin d enlenmesi, kullan m ve korunmas ndaki sorunlar en a a indirmeyi sa lamayan 3 bir etkinliktir.
Bu a klamalardan sonra belge retim denetimini; bir kurum veya kurulu un faaliyetleri sonucu olu acak ya da olu an belgelerin fi iksel yap s n n, i lerli inin ve i levinin, yanl l k, eli ki, tutars l k veya eksiklik i erip i ermedi inin yasal d enlemeler ve kurallar çerçevesinde ölçülmesi, gereksiz belge üretiminin önlenerek, gerekli belgelerin daha nitelikli olarak
retilmesini sa layan bir di i i lemler eklinde tan mlayabiliri .
Her i te bir amac n bulunmas ve bu ama do rultusunda hareket ediliyor olmas do ald r. Bir kurumun de i ik y nlerden ve de i ik boyutlarda denetlenmesinde de amac n ortaya konulmas nem ta maktad r. Bir kurum veya kurulu ta retilen belgelerin neler oldu unu ve neler olaca n belirlemek, bunlar de erlendirmek ve bunlar n stlendi i i levleri tam anlam yla yerine getirecek ekilde olu umlar n ger ekle tirmek, belgenin gerek g ncel gerekse g ncel olmad d nemlerde bir anlam ta mas n sa lamak denetimin bir ba ka a dan amac n olu turmaktad r.
Denetimde gerçek ve öz amaç, hangi boyutta olursa olsun, tüm olumsu luklar n ortadan kald r lmas d r.
Belge Üretim Denetiminin Hedefleri
Belge üretim denetiminde ilk hedef, gereksiz belge üretiminden ve gereksiz i lerden kurtulmakt r. retilen belge say s ndaki art bir yandan retim maliyetlerini s rekli art r rken, bir yandan da gerek kurum gerek milli ar iv al malar n da orla t rmakta ve maliyet art lar na neden olmaktad r. Bu olumsu geli meler belge retim denetimine verilen nemi art rmaktad r. Belge retim denetiminin ba ka bir hedefi de gerekli belgelerin retimlerini sa lamak ve gerekli i leri en iyi ekilde y r tmektir. Belge retim ak n en iyi ekilde d enleyebilmek i in i lemlerin her a amas nda bir denetim gereklidir. Aksi takdirde belge üretim sürecinde aksamalar olacakt r. Yeni geli melere ayak uydurulamayacakt r. Zira teknolojik geli me, u manla m i g c ne olan gereksinimi art rm t r. G n m de belge retim denetimi tekrarlanan, u manl k istemeyen i lerden, üst düzeyde u manl gerektiren tekrarlanmayan i lere kaymaktad r. Her ne kadar otomasyona ge i , bir belge y netim program nda ellikle g nl k i lerde al an i g c say s nda nemli bir a almay gerektirmi ise de, bunun yan nda sistemin iyi al abilmesi i in iyi yeti mi elemanlara olan gereksinimi de art rm t r. Ancak o u kurum ve kurulu bunun fark na
varamam ya da bu konunun öneminin bilincinde olamam , bunun sonucu olarak da belge i lemlerinde daha da kma a s r klenmi tir. Bunlar u man i g c al t rman n y k nden ka arak ucu i g c yle i leri i inden k lma duruma getirmi lerdir. Bu geli meler, kurum ve kurulu larda belge i lemlerinin m mk n olan en iyi ekilde organi e edilebilmesi, belgelerin
retilmesinden ba layarak s rekli bir denetimi gerekli k lmaktad r.
Belge retim denetiminin bir hedefi de, belge i lemlerinde bir birli e gidi i sa lamakt r. Bir i i yapman n en iyi yolu belirlendikten sonra s ra bunlar n standartla t r lmas na gelir. Genellikle i lemler ayr nt l bi imde tan mlanabilecek par alara ayr l r. Yap lacak i lemlerde kullan lan kay t ortamlar n n bi imi, kalitesi, vb. belirlenir. e itli i lemler ve uygulanan y ntemler standartla t r ld ktan sonra aynen korunmaya al l r. Gerek bu standartlar n olu turulmas , gerekse s rd r lmesi ve geli tirilmesi, etkin bir denetimle m mk n olur. Aksi takdirde belge i lemleri i inden k lma bir duruma gelir. Belgelerin retimi a amas nda denetlenmesi, belge retimi i in standartlar koymay ; retim i lemlerinin daha k sa s rede ve az emekle, daha h l , ekonomik bir bi imde daha nitelikli ger ekle tirilmesini sa lar. Bu da verimlili i art r r.
g c n n istenildi i ekilde al mas n n sa lanabilmesi i in e itilmesi gerekir. Belge retim denetimi, bu alanda etkin olan i g c n n e itilmesini de sa lar.
Yanl l klardan ve gereksi belge retiminden ar nm , kurum faaliyetlerinin ger ek y n ortaya koyan belge retim lemi as l hedefi g stermektedir. Genelde yanl l klar n yap lmamas ve gereksi belgelerin üretilmemesi olanaks oldu una g re, belge retim denetimi de orunlu olmaktad r.
Etkin bir denetim sonunda, yanl l klar ve gereksi belge retimi b y k l de nlenecek, harcamalar en a a indirilecek, ayn amanda ar iv al malar na sa lam bir emin ha rlanacakt r. Bu nedenle ar ivistler taraf ndan belge retim denetiminin nemi, belge reten kurumlara anlat lmal ve belge retim denetim programlar n n kurumlarda uygulanmas na nc l k edilmelidir.
Belge Üretiminin Denetimini Gerektiren Nedenler
1. Gerek kurum ve kurulu lar n, gerekse faaliyet alanlar n n geni lemesi, belge retiminde art a neden olurken, bu art n belge i lemlerinde bir tak m sorunlar beraberinde getirmesi,
2. Belge retiminde kurum ve kurulu lar n ba nda bulunan ve onlar y neten ki ilerin bilgi ve becerilerinin yetersi olmas ndan kaynaklanan pek
BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE Y NET M 69
3. Yine, bilgi ve becerileri yeterli olan ki ilerin de belge retim i lemlerini nemsememe e iliminde olmas ,
4. Uygulamaya ili kin kural ve standartlar n olmamas ,
5. Belge retiminde yanl kural ve kararlar n uygulanmas , kurallar n uygulama ile ba da mamas ,
6. Uygulama de i iklikleri, kusurlar ve yanl l klar , (kural, yasa ve standartlar, vb.' nin farkl yorumlanmas ),
7. Ard niyetten kaynaklanan eylemler ve giri imler, hileler, yolsuzluklar, vb.
8. Kurum ve kurulu lar n i , i lem ve faaliyetlerindeki d ensi lik ve yetersizlik,
9. Kurum ve kurulu lar n her alanda oldu u gibi belge retiminde de daha iyi ve yararl y aray e iliminde olmas ,
10. Kurumlar n ar iv al malar na ili kin sorunlar d r.
Bu ve bu gibi nedenler, bir kurum ve kurulu ta belge retim denetimini orunlu hale getirmi tir.
Ayn kurumun t m birimleri belge retiminde etkin ve verimli bir al ma g sterse de, yeniliklere uyma, a da la ma, daha iyiyi aray ve retilen belgelerde bir birlik ve b t nl k sa lamak amac yla denetim gereklidir. nk retilen belge sonu ta bir b t n olarak kurumun mal d r.
Belge retiminin Denetlenmesinin Yararlar
Bir kurumun de i ik birimlerinde ortaya kan uygulamalar hatal olsa bile ayr l klar g stermesi istenmeyebilir. B t nl ve uyumu bo mas nedeniyle bu t r ayr l klar bir denetim gere ini ortaya koyar. Belge retimindeki ayr l klar n ve kopukluklar n giderilmesi, hem kurumun daha iyi al mas n sa larken, belge i lemlerinde de belirli bir standard n olu mas n sa layacakt r. Ayn amanda belgelerin belli standardlara uygun ekilde retilip retilmedi ini, belgelerin retimi s ras nda kar la lan sorunlar n asgariye indirilmesi i in gerekli nlemlerin al n p al nmad n anlamak da m mk n olacakt r. As l olan belgelerin olanaklar l s nde yanl s ve d g n olarak retilmesidir. Bunu sa layacak y ntem ise,
retilen belgelerin s kca denetlenmesidir.
Böylece belge üretim denetimi, üretilen belgelerin kurumun dinamik geli imine hi met etmesini sa layacak, y netimin devam etmekte olan geli mesine katk da bulunacakt r.
Kurumun y netiminde, ba ar y kolayla t ran nemli bir etmen, i in niteli inin, yap s n n ve i eri inin tam ve do ru olarak bilinmesidir. Bu ba lamda belge retimini etkileyen t m i ve d de i kenlerin ve bu arada
ellikle y neticilerin, bi imsel ve bi imsel olmayan rg t yap s n n, rg tlerin mevcut rol ve stat d eninin, fi iksel ko ullar n ve al ma ortam n n birlikte ele al narak de erlendirilmesi gereklidir.
Belge retim al malar hacim ve karma kl k bak mlar ndan b y d k e al malar n verimli ve ekonomik olmas orla makta, gereksi belgelerin retimi e ilimi ortaya kmaktad r. Etkin y netim, kurumda, belge retiminde i e yarama uygulamalar n belirlenmesi ve a alt lmas , hatta ortadan kald r lmas yolunda aba harcanmas n ister. Kurum i indeki belge yönetim sistemi bu araçlardan en önemlisidir. Belge yönetim sistemi, belge retim al malar n test ederek para ve di er kaynaklardan tasarruf sa layarak, kurum ve y netim i lerine katk da bulunur.
retilen ya da retilecek belgenin a dan de eri vard r: (1) Maliyet de eri ki, i ilik, mal eme ve genel masraflar, vb.; (2) kullan m de eri ki, g rd i in de eri yani idari de er, vb.; (3) itibar de eri ki, belgesel de er, hukuki ve k lt rel a lardan, vb. yani ar ivsel de er. Bu de erleri ortaya koyan ve belgelerin retimini etkileyen kurumsal fakt rler de yle belirlenebilir; (a) kurumun politikalar , (b) kurumun y netim yap s , (c) kurumun faaliyet alan , ( ) ekonomik fakt rler, (d) yasal d enlemeler, (e) standardlard r.
Gerek belgenin de eri, gerekse bunlar n retimlerini etkileyen fakt rleri en uygun artlarda kar layabilmek i in belgelerin üretimlerinin denetim alt na al nmas gereklidir. Genelde bir kurumda uygun de erlerde ve olumsu fakt rlerden u ak, amaca uygun belge retimi ger ekle tirmek i in bir kurumun t m i , i lem ve faaliyetlerinin denetimi yararl ve ka n lma d r.
Nitelik ve nicelik kay plar n n engellenmesi, belge retim denetim yararlar n n en belirginini olu turmaktad r. Bunun yan nda denetimin her an olmas ba hatalar n olu mas n engelleyebilir. Bu g vensi likten kaynaklanan bir olay de ildir.
Denetim; bir belgenin istenilen niteliklerde retilmesini sa larken, retilen belgenin istenilen niteliklere sahip olup olmad n n saptanmas na da olanak tan r. Bunun yan nda denetim, retilen belgenin niteliklerinin istenilen l tlerden ne derece ayr ld n da ortaya koyar.
Belge retiminde denetim olma ise, i lerin eksik olaca , iyiye ula lmas n n g le ece i, bo ukluk ve aksamalar n g r lece i ger ektir. Belge retim hi metlerinin ve belge i lemlerinin etkin bir ekilde yerine getirilebilmesi için etkili bir kontrole ihtiya vard r. Etkili bir kontrol ayn amanda hi metin geli tirilmesine yarayacak incelemelere de ortam ha rlar. Denetim, nce hi metin iyi g r lmesi, sonrada geli tirilmesi amac na y nelik yap lmal d r.
BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE Y NET M 71
Belge retim denetimi; t m belge retim i lemlerinde, ak lc ve yap c yakla mlarla, ortaya konan `norm'lardan sapmalar n olup olmad n n ara t r lmas n , sap nedenleri erinde durulmas n , sapmalar n kuruma ve topluma getirdi i mali y klerin belirlenmesini, yinelenmemesi i in gerekli önlemlerin gösterilip, uygulamalara k tutulmas n ve sonu ta faaliyetlerini sa l kl y r ten bir kurumun ve d enli bir ar ivinin olu turulmas n sa lar.
Yine denetim; bir kurumun faaliyetlerinin r n olan belgelerin nas l retildiklerini ve bunlardan beklenen yarar n sa lan p sa lanamad n , gereksi belge retilip, retilmedi ini de ortaya koyar. B ylece belge retim denetimi, belgeyi retildi i anda bir de erlendirmeye tabi tutarak, ay klama yap lmas n sa layarak, ar iv al malar n kolayla t rmaktad r.
Üretilen bir belgenin, kurumun i levlerini ger ekle tirebilmesi i in belirli niteliklere ve elliklere sahip olmas gereklidir. Belgeyi reten ki i retimin her a amas nda s konusu belgenin ne gibi nitelik ve elliklere sahip olmas gerekti i konusunda bilgiye sahip olmal d r. Belge gerekli nitelikleri ta m yorsa i leme konmayarak, gerekli d eltmelerin yap lmas sa lanacakt r.
Denetim, nceden saptanan standardlar ile fiilen ula lan sonu lar n kar la t r lmas na da olanak tan r. Asgari bir denetim, standartlara uymayan belgelerin i leme konmamas n sa lar.
Belge Üretiminin Denetlenmesinde Dikkat Edilecek Hususlar
Nitelikli belge denilince ilk akla gelen, kendinden beklenen fonksiyonel g revleri yerine getirebilecek ellikleri (i eri inin uygunlu u, belgenin ortam olarak sa laml , bi imi, dayan kl l gibi) ta mas d r. Niteliksi denildi inde de, stlendi i i levi yerine getiremeyen (i eri i yetersi , ortam dayan ks ya da uygun olmayan, standartlara uymayan) belge akla gelir.
Bir belge üretilirken y klendi i i levi yerine getirebilmesi n planda tutulmal d r. Maliyet ondan sonra nem ta r. nk belge y klendi i i levi yerine getiremiyorsa ne kadar ucuza mal edilirse edilsin bir anlam ifade etmeyecektir.
Belge retiminde bir tak m pahal ortamlar kullanarak, i eri ini u un tutarak, a dal bir dil kullanarak, or okunan bir ya karakteri kullanarak maliyeti art rman n ve niteli i d rmenin gere i yoktur. Her pahal ve u un olan, g el g r nen belge nitelikli de ildir. Nitelikli belge, stlendi i i levi en iyi ekilde yerine getiren ve s rd ren belgedir.
Belge retim i lemleri geli ig el ger ekle tirilirse elde edilen belge de bunun sonucunda s radan bir de er olarak kar m a kar. Ancak, bu retim incirinin her halkas , her ad m en uygun bi imde ele al n rsa, daha y ksek bir yarar elde edilebilir.
Denetimin yap labilmesi i in iyi bir belge y netim sistemin ve personelinin bulunmas gerekir. Denetcisi bir denetim d n lmesi g t r. Belge üretiminin denetiminde de belge yönetim birimi bu görevi stlenecektir. Belge retim denetimini en iyi sa layabilecek, belge y netim birimi ve elemanlar d r. Bunun yan nda belge retim denetiminde, kurum elemanlar n n i levi de nem ta maktad r. Kurum elemanlar n n denetime kat lmad yerlerde, ger ek anlamda denetimi sa lamak ok ordur. Bu durum kurumdaki bo uk d enin s r p gitmesine de emin ha rlar.
Belgeler t m d nyada kurum ve kurulu lar taraf nadan b y k miktarlarda retilir. Onlar n retimleri, kurumlar n i levlerini, i lemlerini ve belge i lemlerini basitle tirerek azalt labilir.4
Belge retim denetimi bir ideal, teorik bir kavram de ildir. Bug n ula labilen bir ger ektir. Belge retim denetimi, paras verilip anahtar teslimi sat n al nabilecek bir mal de ildir. Donan m, bilgi kay t ortamlar ,
al ma sistemi (kurallar, standardlar, vb.) ve e itimden olu ur.
Yeni sistemin kurulma a amas nda tek belirleyici, sorunun yaln ca o andaki m n kapsayan de il, ayn amanda gelecekte ortaya kacak sorunlar n da m n i eren bir yap olmal d r.
Bu ba lamda belge retim denetimi, belgelerin retimlerine ili kin sorunlara m getirirken bir yandan da ortaya koydu u kural ve standardlarla belge i lemlerinde kar la lacak sorunlara da pe inen m getirecek bir yap ya sahiptir.
Belge üretim sistemi olu turulurken denetim sistemi de kurulmal d r. B ylelikle, sistem i letilmeye ba land aman, en uygun ortam sa lanm olacakt r.
rne in bir kurumun belge retiminin kontrol alt na al nabilmesi i in denetim sistemine gerek vard r. Yani kurumun belge retim yap s ortaya kondu unda, bunun arkas nda bir denetim sistemi kurularak, retim yap s n n y n ve s n rlar i erisinde i lemlerin yap l p yap lmad konusunda y netime gerekli bilgiler erilerek nlemlerin al nmas sa lanmal d r. Bunu sa layacak yap denetim sistemidir.
Bu ba lamda; denetim, belge retim yap s n n, hatta bir b t n olarak belge y netim sisteminin b t nleyici bir par as olarak d n lmelidir. Denetim, belgenin retimi tamamland ktan sonra d n lecek bir i lev olarak ele al nmamal d r.
Denetim, belge retiminde yersi olan m dahelelerden sak nmal d r. Bunun yerine denetimin nerede, ne ekilde ve ne aman uygulanaca konusuna a kl k getirilmelidir.
4T.R. Schellenberg, Modern Archives: Principles and Techniques. (Chicago: The University Press, 1975), 44.
BELGE RET M N N DENETLENMES VE BELGE Y NET M 73
Denetim dikkatini, nitelikli belge retimi erine yo unla t r rken, gereksiz belge üretimini önleme üzerinde de titizlikle durarak, ekonomik yarar da g etmelidir.
Tüm bunlardan daha da önemlisi, kurum içindeki belge üretim denetiminin etkin ve verimli bir ekilde ger ekle tirilebilmesi ancak, denetim i leminin, hiyerar i i inde rolünü oynayabilecek bir düzeyde olmas n gerektirir.