O artigo 84 do Decreto-lei 200/67 e o artigo 8º da Lei 8.443/92 estabelecem o dever geral das autoridades administrativas instaurarem processo de tomada de contas sempre que se verificar a ausência de prestação de contas, desfalque ou desvio de bens ou a ocorrência de irregularidade causadora de prejuízo ao erário.
No âmbito federal, a tomada de contas especial é definida como o “processo administrativo devidamente formalizado, com rito próprio, para apurar responsabilidade por ocorrência de dano à administração pública federal e obtenção do respectivo ressarcimento”. 97
A tomada de contas especial possui a natureza jurídica de processo
95 Nos termos do artigo 74, II, da Constituição Federal e do artigo 5º, I, artigo 41, II e artigos 53 a 55,
todos da Lei 8.443/92, a Lei Orgânica do TCU.
96 MARQUES NETO, Floriano de Azevedo Marques. Os grandes desafios do controle da
Administração Pública. In: MODESTO, Paulo (Coord.). Nova organização administrativa brasileira. 2. ed. rev. ampl. Belo Horizonte: Fórum, 2010, p. 199-238. O autor cita alguns problemas que decorreriam da “autonomização do controle”, dentre os quais se destacam a citada “multiplicidade de instâncias”, que faria com que as competências fossem exercidas de maneira sobreposta e excessiva e o “déficit de responsabilidade”, referente ao controle da formalidade em detrimento do controle dos resultados alcançados. No Brasil, contudo, não há excesso de controle, mas sua deficiência e ineficiência, quando se trata do repasse de recursos públicos para entidades privadas sem fins lucrativos. Por isso, a preocupação por ele sustentada não se sustenta diante da realidade brasileira.
administrativo com o objetivo de ressarcimento ao erário. Relembre-se que ação para ressarcimento do erário, nos termos da Constituição Federal, é imprescritível (artigo 37, §5º). O procedimento de tomada de contas especial visa apurar os fatos, identificar os responsáveis e quantificar o dano. É fundamental realizar a fase instrutória do processo, assegurando-se o contraditório e a ampla defesa ao responsável pela prestação de contas dos recursos públicos.
Os fatos que ensejam a instauração de tomada de contas especial são os seguintes: não apresentação de prestação de contas no prazo fixado e não aprovação da prestação de contas em decorrência das hipóteses previstas na Portaria Interministerial MP/MF/CGU nº 507, de 24 de novembro de 201. 98
De acordo com o TCU, a tomada de contas especial, em regra, deve ser instaurada pela autoridade competente do próprio órgão ou entidade responsável pela gestão dos recursos (ou seja, pelo sistema de controle interno), depois de esgotadas as providências administrativas internas com vista à recomposição do erário. Contudo, pode também ser instaurada por recomendação dos órgãos de controle interno (art. 50, III, da Lei 8.443/92) ou por determinação do próprio Tribunal, nos casos de omissão na prestação de contas ou inércia na instauração do processo pelo gestor. 99 A tomada de contas especial pode ser, ainda, oriunda de conversão de outros processos de controle externo, tais como, denúncia, representação, inspeção, auditoria e processos de registro de atos de pessoal (art. 47 da Lei 8.443/92).
Somente deve ser instaurada tomada de contas especial, contudo, se o dano causado ao erário, atualizado monetariamente, for de valor igual ou superior à
98 É o que dispõe o artigo 82 da Portaria Interministerial MP/MF/CGU nº 507, de 24 de novembro de
2011: “Art. 82. A Tomada de Contas Especial é um processo devidamente formalizado, dotado de rito próprio, que objetiva apurar os fatos, identificar os responsáveis e quantificar o dano causado ao Erário, visando ao seu imediato ressarcimento. § 1º A Tomada de Contas Especial somente deverá ser instaurada depois de esgotadas as providências administrativas a cargo do concedente pela ocorrência de algum dos seguintes fatos: I - a prestação de contas do convênio não for apresentada no prazo fixado no inciso I do art. 72, observado o § 1º do referido artigo desta Portaria; e II - a prestação de contas do convênio não for aprovada em decorrência de: a) inexecução total ou parcial do objeto pactuado; b) desvio de finalidade na aplicação dos recursos transferidos; c) impugnação de despesas, se realizadas em desacordo com as disposições do termo celebrado ou desta Portaria; d) não utilização, total ou parcial, da contrapartida pactuada, na hipótese de não haver sido recolhida na forma prevista no parágrafo único do art. 73 desta Portaria; e) não utilização, total ou parcial, dos rendimentos da aplicação financeira no objeto do Plano de Trabalho, quando não recolhidos na forma prevista no parágrafo único do art. 73 desta Portaria; f) inobservância do prescrito no § 1º do art. 54 desta Portaria ou não devolução de rendimentos de aplicações financeiras, no caso de sua não utilização; g) não devolução de eventual saldo de recursos federais, apurado na execução do objeto, nos termos do art. 73 desta Portaria; e h) ausência de documentos exigidos na prestação de contas que comprometa o julgamento da boa e regular aplicação dos recursos. (...)”
quantia estabelecida pelo TCU, atualmente fixada em R$ 23.000,00.100 Se o dano causado for inferior a esse valor, a autoridade administrativa federal competente deverá esgotar as medidas administrativas internas visando ao ressarcimento pretendido e providenciar a inclusão do nome do responsável no Cadastro Informativo dos débitos não quitados de órgãos e entidades federais – Cadin e em outros cadastros afins, observando-se os requisitos especificados na respectiva legislação. 101
Por fim, os processos de tomada de contas especial serão julgados regulares (com quitação plena dos responsáveis), regulares com ressalva (falhas formais) e irregulares. Podem ainda ser considerados iliquidáveis (trancamento das contas por impossibilidade de julgamento) ou arquivados sem apreciação do mérito quando verificada a ausência de pressupostos de constituição ou de desenvolvimento válido e regular do processo.102 Quando as contas são julgadas irregulares há imputação de débito e/ou multa, decisão que tem eficácia de título executivo extrajudicial (art. 71, § 3º, da CF/88 e art. 585, VII, do CPC), tornando a dívida líquida e certa.