Sipariş İşleme ve Satın Alma

Lojistik sürecin aksamadan işleyebilmesi ve işletme tarafından arzu edilen müşteri hizmet düzeyinin yakalanabilmesinde; sipariş işleme ve satın alma etkinlikleri oldukça büyük önem taşımaktadır.

Lojistik Etkinlikler Trade-offs

Taşıma

Ambalajın bilgi verici özelliğinin artması

Ambalajların koruyucu özelliklerinin geliştirilmesi

Standardizasyondaki gelişmeler

Envanter

Ambalajların koruyucu özelliklerinin geliştirilmesi

Depolama

Ambalajın bilgi verici özelliğinin artması

Ambalajların koruyucu özelliklerinin geliştirilmesi

Standardizasyondaki gelişmeler

İletişim

Ambalajın bilgi verici özelliğinin artması

Sevkiyat gecikmelerinde ve ürünlerin süreç içerisindeki kaybında azalma

Taşıma sırasında meydana gelen hasar ve çalınmalarda azalma, ancak ambalajların ağırlığının artmasından dolayı artan taşıma maliyetleri

Elleçleme maliyetlerinde, yükleme ve boşaltma sırasındaki araç bekleme sürelerinde azalma, taşıma modu tercihinde daha fazla seçenek, özel taşıma ekipmanlarına azalan gereksinim

Hırsızlıkta, hasar ve sigorta masraflarında azalma, satış açısından ürün bulunabilirliğinde ürün değerinde ve taşıma maliyetlerinde artış

Sipariş oluşturma süresinde ve iş gücü ücretlerinde azalma

Ürünlerin boyutlarına göre artan istifleme kapasitesi

Malzeme elleçleme ekipmanı maliyetlerinde azalma

Kaybolan gönderilerin takibinde ihtiyaç duyulan iletişim araçlarında azalma

Sipariş işleme; müşterilerin siparişlerinin, istenen yer ve zamanda teslim edilmesi ve yüksek düzeyde tatmin oluşturulabilmesi için gerçekleştirilen etkinlikleri içermektedir. Sipariş işlemede ana amaç; siparişlerin en kısa sürede müşterilere ulaştırılarak, işletmenin rakiplerine karşı üstünlük sağlayabilmesidir. Bu üstünlüğün sağlanabilmesi için; lojistik süreç içerisindeki depolama, taşıma, satın alma gibi etkinlikler de sipariş işleme etkinliği ile eş güdümlü bir şekilde yürütülmelidir.

Satın alma; gereksinim duyulan mal ve hizmetlerin sağlanması amacıyla, tedarik yerlerinin belirlenmesi, bunlar arasında seçim yapılması, satın alma zamanının ve fiyatının belirlenmesi ve kalite kontrollerinin yapılması olarak ifade edilebilmektedir118. Malların alınacağı yer, teslimatın satıcıya ait olup olmaması, taşıma modu, satın alınan büyük miktardaki malların depolanması ile ilgili kararlar lojistik maliyetleri etkilemektedir ve bu kararlar satın alma ile ilgili kararlardır119. Ayrıca; müşterilerin verdikleri siparişlerin işletmeler tarafından yerine getirilmesi, satın almanın etkinliğine bağlıdır. Talep edilen malların üretimi için gerekli ekipman, malzeme ve ham madde işletme stoklarında mevcut ise, nihai ürün stoklarda bulunmuyorsa bile üretilebilmekte ve müşterinin talebi yerine getirilebilmektedir. Müşteri kaybetmemek ve müşteri hizmet düzeyini artırmak için; en az satın alma maliyetlerine verilen önem kadar, tedarikçilerin güvenilirliği ve teslimat hızı konusuna da önem verilmelidir.

1.1.5.7.1. Siparişin İşlenmesi Süreci

Sipariş işlenmesi sürecinde gerçekleştirilen etkinliklerin tümüne “müşteri sipariş devresi” denilmektedir. Müşteri sipariş devresi, siparişlerin verilmesinden, mamulün müşteri tarafından teslim alınıp envanterine yerleştirilmesine kadar geçen zamandır120.

118 _{Akyıldız, a.g.m., s. 9.}

119 _{“Lojistiğin İşletme Fonksiyonlarıyla İlişkisi”, http://www.onlinekalite.com/htmdosyalar/lojistigin}

isletmefonksiyonlariile iliskisi.htm, (Erişim Tarihi:23.02.2008).

Siparişin işlenmesi süreci; siparişlerin alınmasını, kaydedilmesini, yüklemeye hazırlanması ve fatura edilmesini içeren operasyonel öge, sipariş değişiklikleri, siparişlerin kontrol ve incelenmesi, izlenmesi, ürünler hakkında bilgi verilmesi ve hataların düzeltilmesini içeren iletişim ögesi ve müşteri kredi bilgilerinin toplanması ve kontrolünü içeren güvenilirlik (kredibilite) ögelerinden oluşmaktadır121.

Siparişin işlenmesi sürecindeki etkinlikler ise Şekil 6’daki gibi gösterilebilmektedir.

Siparişin hazırlanması; müşterinin, satıcının sipariş formunu doldurarak hangi üründen ne miktarda istediğini belirtmesidir. Bu form, bir kağıt olabileceği gibi gelişen teknolojinin etkisiyle işletmenin internet sitesindeki bir sipariş formu da olabilmektedir. İnternet teknolojisindeki gelişmeler sipariş hazırlama sürelerinin kısalmasında çok önemli rol oynamaktadır. İşletmeler talep ettikleri ürünü internet sayesinde kolaylıkla inceleyebilmekte, ürüne ilişkin bilgileri edinebilmekte ve daha hızlı karar verebilmektedirler.

Siparişin gönderilmesi aşamasında; müşteri tarafından doldurulan sipariş formu; faks, telefon ya da internet yoluyla satıcıya gönderilmektedir.

Siparişin kaydı aşamasında öncelikle, siparişin doğru olup olmadığı kontrol edilmektedir. Daha sonra, müşterinin güvenilirliği konusunda araştırma yapılmaktadır. Bu iki konuda emin olunduktan sonra, sipariş emri gözden geçirilmekte, fiyatlandırma, irsaliye hazırlama ve faturalandırma işlemleri gerçekleştirilmektedir122.

121 _{Akyıldız, a.g.m., s. 7.}

Şekil 6: Siparişin İşlenmesi Sürecindeki Etkinlikler

Kaynak: Ronald H. Ballou, Business Logistics/Supply Chain Management, Planning, Organizing and Controlling the Supply Chain, Fifth Edition, PearsonPrintice Hall, 2004, s. 94

Siparişin yerine getirilmesi aşaması; müşterinin talebine uygun olarak üründe bir takım düzeltmelerin yapılması, gerekirse yeniden üretilmesi, taşıma şekline uygun bir şekilde ambalajlanması, taşıma sırasında gerekli olan belgelerin hazırlanması, ürünlerin yüklenmesi ve teslim yerine boşaltılması gibi işlemlerin gerçekleştirildiği bir aşamadır.

Süreç; ürünlerin müşteriye doğru hareketiyle tamamlanmamaktadır. Siparişin durumu konusunda satıcı işletme, müşterilerini bilgilendirmek durumundadır. Bu nedenle; satıcı firma ürünleri süreç tamamlanıncaya kadar izlemeli, herhangi bir aksaklık durumunda çözüm bulmalı, müşterisini durum hakkında bilgilendirmelidir. Alıcı işletme ile gerçekleştirilen bu bilgi akışı sayesinde işletmeler arası güçlü bağlar kurulabilmektedir.

Sipariş işleme süreci, maliyetleri ve müşteri hizmet düzeyini doğrudan etkilemektedir. Teknolojideki gelişmeler sayesinde sipariş işleme süreci oldukça hızlı

Satış sipariş i

Siparişin hazırlanması Siparişin Gönderilmesi Siparişin Kaydı/Girişi

Ürün veya hizmetin talep edilmesi. Sipariş bilgilerinin gönderilmesi -Stok kontrolü -Doğruluk kontrolü -Kredibilite kontrolü - İrsaliye hazırlama -Faturalama

Siparişin Rapor Edilmesi Siparişin Yerine Getirilmesi

-Siparişin izlenmesi -Ürünlerde gerekli düzeltmelerin yapılması, -Müşterileri siparişin durumu üretilmesi, satılması

konusunda bilgilendirilmesi - Taşıma için ambalajlanması -Dağıtımın programlanması -Gerekli belgelerin hazırlanması

bir şekilde gerçekleştirilebilmektedir. Yüksek düzeyde bu teknolojilerden yararlanan işletmeler, hem maliyet hem de müşteri tatmin düzeyi konularında rakiplerine karşı üstünlük sağlayabilmektedirler.

1.1.5.7.2. Satın Alma – Sipariş İşleme Bağlantısı

Daha önce de söz edildiği gibi sipariş işleme etkinliğinin başarılı bir şekilde gerçekleştirilebilmesi için, satın alma etkinliği oldukça büyük önem taşımaktadır. Satıcı işletmeye siparişi verilen ürünlerin; istenen yer ve zamanda, istenen kalite koşullarında, kabul edilebilir bir fiyat düzeyinden müşteriye sunulması ve müşteri memnuniyetinin sağlanabilmesi için, işletmelerin satın alma etkinliği sırasında bazı etmenleri dikkate almaları gerekmektedir. Bu etmenler şu şekilde sıralanabilmektedir123:

• Kalite: Tedarik edilen ham madde, yardımcı madde, mel veya hizmetin kaliteli olması gerekmektedir. üretimin hatasız bir şekilde yapılabilmesi, etkin ve verimli bir şekilde gerçekleştirilebilmesi, müşteri hizmetinin yüksek düzeyde sunulabilmesi açısından kalite büyük önem taşımaktadır.

• Maliyet: Satın alma işlevi yerine getirilirken temel amaç; satın almaya ilişkin tüm ögelerin dikkate alınarak toplam maliyetlerin en küçüklenmesidir. Satın alma sırasında sağlanan maliyet avantajı sayesinde, sipariş işleme sürecinin etkinliği artırılabilmektedir.

• Zaman: Tedarik etkinliği gerçekleştirilirken; mal veya hizmetlerin pazara ulaştırılmasındaki sürenin en düşük düzeye çekilmesi ve üretim için gerekli materyallerin ihtiyaç doğduğunda üretimi aksatmayacak şekilde gerçekleştirilmesine odaklanılmalıdır. Üretim aksamadan gerçekleştirilirse, sipariş işleme sürecinde de envanter yetersizliğinden dolayı ortaya çıkabilecek bir aksaklık engellenebilecektir.

123 _{H. Melih İlter, Global Dışsal Tedarik (Outsourcing),İstanbul Ticaret Odası, Yayın No: 2002-31,}

• Teknoloji: Hem işletme içerisinde kullanılan, hem de ilişkide bulunulan tedarikçilerin satın almada kullandıkları teknolojilerin, rekabetçi bir avantaj yaratacak düzeyde olması zaman, maliyet ve müşteri hizmet düzeyi açısından oldukça önemlidir.

• Tedarik Sürekliliği: Talep ve arz eğilimleri çözümlenerek, bu çözümlemeler doğrultusunda tedarik kaynaklarının ve tedarik zincirlerinin oluşturulması, tedarik sürekliliğinin üretimi aksatmayacak şekilde sağlanmasıdır.