Sanal Organizasyonlarda Entegrasyon

21. yüzyılda giderek küreselleşen ve birbirine bağımlı hale gelen işletmeler, organizasyondaki tüm faaliyetleri (üretim-pazarlama-finansman-insan kaynakları- ArGe halkla ilişkiler) sanal ortamda gerçekleştirmeye başlamışlardır. Nitekim sanal alışveriş, sanal bankacılık, sanal oyunlar, sanal tasarımlar ve sanal eğitim programları bu gidişatın örnekleri olarak karşımıza çıkmaktadır. Sanal

102 _{Özdemir ve Doğan, a.g.e, s.22}

55

organizasyonlar, şebeke organizasyonların bir türü olarak kabul edilmektedir.104 Sanallıktan bahsedebilmek için organizasyon yapısının internet ve e-işletme uygulamalarıyla desteklenmesi gerekmektedir. Organizasyon yapısı e-işletme uygulamaları ile desteklenen işletmeler işbirlikleri, dış kaynak kullanımı, tedarik zinciri entegrasyonu sonucu oluşacak yeni sanal organizasyona daha kolay adapte olmaktadırlar.

Farklı mekanlardaki organizasyonların belirli projeleri yerine getirmek için e- işletme uygulamaları vasıtasıyla birbirleriyle iletişime geçerek “sanal” olarak tek bir organizasyona dönüşmelerine “sanal organizasyonlar” denmektedir. İşletmelerin “sanal organizasyon” yapısı oluşturabilmeleri için intranet, extranet, kurumsal kaynak planlaması, kurumsal uygulama entegrasyonu, tedarik zinciri yönetimi, müşteri ilişkileri yönetimi gibi e-işletme uygulamalarını organizasyon yapısıyla bütünleştirmeleri gerekmektedir. Organizasyonların sanal hale gelmesi çeşitli şekillerde ortaya çıkmaktadır; Stratejik birliklerin oluşması, ortak teşebbüsler, tedarik zinciri yönetimi uygulamaları, dış kaynak kontratları, informal bazdaki yardımlaşma gayretleri sanallaşmaya doğru gidişe örnek olarak verilebilmektedir.105

Sanal organizasyon bünyesinde çalışan bireylerin belirli bir zaman ve mekân içinde çalışma zorunluluğu yoktur. Çalışanlara tanınan bu esneklik, çalışanlar açısından işletmeye değer katma sürecinin sınırlarını genişletmiştir. İş gücü alımı yetenek ve uzmanlık odaklı gerçekleşmeye başlamıştır. Sanal organizasyon anlayışı ile fiziksel birçok sorun kendiliğinden çözülerek, verimlilik açısından işletmeye kazanç sağlanmıştır.

Özellikle, organizasyonların temel yeteneklerine yönelmesi dış kaynak kullanımının önünü açmıştır ve sanal organizasyon anlayışının ortaya çıkmasını sağlamıştır. Rekabetin yoğun olduğu günümüzde işletmeler kaynaklarını sadece en başarılı oldukları alan yöneltmek istemişlerdir. Bu da işletmelerin temel yeteneği dışında kalan işleri başka firmalardan satın almaya yöneltmiştir. Bütün bu gelişmeler de internet ve bilgisayar uygulamaları vasıtasıyla bir sanal organizasyona dönüşmeyi gerektirmiştir.

Sanal organizasyonların özellikleri aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür;106

104 _{Sökmen, a.g.e, ss.446,447} 105 _{Koçel, a.g.e, ss.438-439} 106_{Sökmen, a.g.e, ss.446,447}

56

 Sanal organizasyonlar ağ bilgi sistemlerini kullanarak fiziksel yerleşim yerlerinden bağımsız hareket etmektedir ve bu şekilde kendi temel yeteneklerini diğer organizasyonlarla sanal işbirliği yaparak koordine ederler.

 Sanal organizasyonların temel bileşenleri, müşteriye değer biçme, dış kaynaklardan en uygun biçimde yararlanma, sanal uzmanlığın yaratılmasıdır.

 Bilgi teknolojisine bağımlılıklarından dolayı daha yalın ve daha basık bir organizasyon yapısı söz konusudur.

 Müşteri taleplerine cevap yeteneği yüksektir ve bu rekabet üstünlüğü sağlamaktadır.

 Sanal organizasyonların uyum yeteneği yüksektir ve çalışanlar arasında yüksek derecede güven mevcuttur.

 Yüz yüze iletişim azalmıştır ve iletişimde teknolojiden yararlanmaktadır.

 Her sanal organizasyon aynı zamanda şebeke organizasyondur.

 Statüler önemini kaybetmiştir, iş özgü “unvanlar” mevcuttur.

Sanal organizasyon farklı bireyler, gruplar ve kuruluşların bir araya gelip, başarıya ulaşmak için toplu etkileşim içinde olmalarını gerektirir. Bu, birey, grup ve organizasyonların entegrasyonunu sağlamak için işbirliğinin ve güvenin daha yüksek seviyeye çıkarılmasını ve organizasyon kültürünün sanal yapıya uyumlu hale getirilmesini gerektirmektedir. Ancak bu şekilde bir sinerji elde etme ihtimali ortaya çıkmaktadır.

Sanal organizasyonların oluşumunda teknolojik gelişmeler ve buna bağlı olarak işletme süreçlerinde e-işletme uygulamalarının etkin bir şekilde kullanılması yatmaktadır. Bilginin sanal organizasyonlarda iletilmesinde ve işlenmesinde e- işletme uygulamaların önemi fazladır. Dolayısıyla, sanal organizasyonlar ve tedarik zincirindeki organizasyonlar arasında bilginin entegrasyonu için e-işletmeler önem taşımaktadır. Satış, direk pazarlama, hesap yönetimi, müşteri desteği gibi birçok müşteri ilişkili sürecin otomasyonunu ve entegrasyonunu sağlayan CRM uygulaması veya bir ürünün üretiminden satışına kadar olan süreçte yer alan işletmelerle ilişkilerin yönetilmesini ve süreçlerin entegrasyonunu sağlayan SCM uygulaması e- işletme uygulamalarına örnek olarak verilebilmektedir.

İntra network kelimesinin kısaltması olan intranet organizasyon içinde bilgi akışını hızlandırarak entegrasyonu sağlayan başka bir e-işletme uygulamasıdır. Ayrıca, bilgi akışının kontrolüne imkan veren bu uygulama veri erişimini basit hale

57

getirmektedir. İntranet uygulamasına sahip oldukları kullanıcı adı ve şifre ile sadece organizasyon çalışanları girebilmektedir.

Extranet, bir işletmenin ortak çalıştığı diğer işletmeye kendi intranet sistemini kullanma izni vermesidir. “Extranet çok sayıdaki işletmenin haberleşmesini sağlayan genişletilmiş bir intranet ağıdır. Bu işletmelerin iç personelleri, müşterileri, tedarikçi şirketleri ve stratejik ortakları, bağlantısız kapalı kullanıcı gruplar halinde extranet yardımıyla birbirlerine bağlanabilirler.”107 _{Sanal organizasyonların oluşumunda} önemli bir uygulama olan extranet, bu oluşumun içinde yer olan organizasyonlar arasındaki bilgi akışını sağlayarak süreçlerin entegrasyonunu kolaylaştırmaktadır.

Yukarıdaki e-işletme uygulaması sayesinde sanal organizasyonlarda kültür unsurunun bilgi yönetimi sürecini destekleyecek şekilde yapılandırılmasıyla bilgi yönetimi daha etkin hale getirilebilmektedir. Bilgiden doğru ve en etkin bir şekilde yararlanmak için, bilgiyi elde etme, üretme, sınıflandırma, paylaşma ve kullanma süreçlerinin egemen kılındığı bir organizasyon kültürü oluşturulmalıdır. Bu ise açık bir şekilde bilgiyi stratejik değer olarak kabul eden bir vizyonu ve stratejiyi paylaşmayı gerektirmektedir.

Sanal organizasyonlarda başarılı bir entegrasyon için psikolojik şartlar aşağıdaki gibidir;108

 Sınırsız işbirliğini ve bilgi paylaşımını sağlayan bir seviyede güven ortamı,

 İşbirliği ortamı sonucu ortaya çıkan ve güven seviyesinin daha fazla artmasını mümkün kılan aidiyet,

 Ortak hedeflerin ve kazanımların, çıkarların takip edileceğine ve başarılacağına dair inanç,

 İşbirliği ve etkileri ile ilgili benzer beklentiler,

 Sanal çalışma ekiplerinde işbirliğini mümkün kılan yetkinlikler,

 Bilgi asimetrisi oluşumunu önleyen çalışma ortamı,

Güven ve aidiyet gibi psikolojik şartlar aynı zamanda entegre yönetim sistemi için de gerekli olan koşullardır. Bunun nedeni, güven ve aidiyet duygusunun

107 _{Halil Elibol ve Burcu Kesici, “Çağdaş İşletmecilik Açısından Elektronik Ticaret”, Selçuk} Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 2004, 304-329, s. 306.

58

entegrasyonun başarısı için gerekli olan diğer şartların oluşmasında temel teşkil etmesi olarak açıklanabilir.