Gelişen e-işletme uygulamaları organizasyon içinde bazı süreçlerin entegrasyonu için de kullanılmaya başlanmıştır. Aşağıdaki e-işletme uygulamaları, süreçlerin entegrasyonunda yaygın olarak kullanılmaktadır.
1.7.1. İntranet
İntranet, elektronik olarak örgüt içi iletişimi sağlayan bir internet teknolojisidir. Sisteme girişler organizasyonun içinden gerçekleştirilebilir. Aşağıdaki kullanışlı bilgileri yaymak için kullanılmaktadır:33
32 Çağıl ve Ergün, a.g.e, ss. 548-549. 33 Combe, a.g.e, p.7
18
Çalışanların adresleri ve kontak numaraları
Şirket kurallarının ve düzenlemelerinin listesi
Organizasyon prosedürleri ve süreçleri ile ilgili bilgi
Ürünlerle, onların fiyatlarıyla, stok bilgileriyle ve kalite politikalarıyla ilgili güncel bilgi
Kişisel gelişimle ilgili bilgiler
Organizasyonla ilgili haberler
Boş görevler
İntranet, şirket içindeki süreçlerin ve bilgilerin iletilmesini geleneksel yöntemlere göre çok daha düşük maliyetlerde sağlamaktadır. Ayrıca organizasyon içi iletişimin etkinliğini arttırarak iletişimin entegrasyonunu sağladığı söylenebilmektedir.
1.7.2. Extranet
Organizasyonlar, günümüzde kendilerini izole ederek çalışamazlar. Örneğin, bir otomobil üreticisinin tedarikçilerle, dağıtıcılarla, diğer hizmet sağlayan firmalarla ve finansal kuruluşlarla sık sık iletişim kurması gerekmektedir. Tedarikçilerle iletişim üretimi programlamak ve stok maliyetini azaltmak amacıyla zorunludur. Stok maliyetini minimum düzeyde tutmalarını sağlamak için üreticilerin tedarikçileri takip edebildiği tedarik zinciri yönetimi (SCM-supply chain management) e-işletmenin en önemli uygulamalarından biridir. Dolayısıyla etkin bir SCM için, tedarikçilerin firmanın üretim programına ve envanter sistemine girişine izin verilmektedir. Extranet, birbiriyle ortak çalışan firmaların kendi intranet sistemlerine bu ortak çalıştıkları firmaların girişine izin vermelerine denmektedir.34 Bu uygulamanın tedarik zinciri yönetiminin ve dış kaynak kullanımının etkinliğini arttırdığı söylenebilmektedir. Başka bir ifade ile tedarik zinciri yönetiminde iletişimin entegrasyonunu sağladığı ifade edilebilmektedir.
1.7.3. Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP-Enterprise Resource Planning)
ERP işletmenin iç değer zincirini optimize edebilmesine yapısal bir yaklaşımdır. Bu uygulama bilgi paylaşımı ve mantıklı çıkarımlarla işletmenin değişik bileşenlerini birbirine bağlamaktadır. Örneğin, yöneticiler üretim, stok, hammadde,
34 j. Rajaraman, Esentials of E-commerce Technology, PHI Learning Private Limited, New Delhi, 2010, p.46
19
muhasebe gibi konularda stratejilere ve taktiklere ihtiyacı olduğunda ERP sistemi analiz için bilgi toplar ve işletmelerin karar vermesini sağlayacak kullanışlı bilgilere dönüştürür. Bu sistem ayrıca işletme süreçlerini takip ederek katma değer sağlamayan süreçlerin çıkarılmasını veya yeniden düzenlenmesini de sağlamaktadır.35 ERP süreçleri bütünleştirdiğinden süreçlerle yönetim açısından önem arz etmektedir ve bu uygulamanın işletmenin kaynaklarının en optimum şekilde kullanılmasına olanak sağlayarak özellikle üretim, hammadde, stok, muhasebe, insan kaynakları süreçlerinin entegrasyonunu olumlu yönde etkilediği söylenebilmektedir.
1.7.4. Kurumsal Uygulama Entegrasyonu (EAI-Enterprise Application Integration)
EAI, CRM gibi ön Office uygulamalarıyla ERP gibi destek uygulamalarını entegre eden çapraz-fonksiyonel bir e-işletme uygulamasıdır. Bu uygulama kullanıcılara etkileşim halindeki e-işletme uygulamalarının içerdiği işletme süreçlerini kontrol etme olanağı sağlamaktadır. Aynı zamanda EAI bir ara yazılımla veri dönüşümünü ve koordinasyonunu, e-işletme uygulamasının iletişim boyutunu ve mesaj hizmetini kolaylaştırmaktadır. EAI işletme süreçlerinin icra edilmesinde kullanılan e-işletme uygulamalarından elde edilen verilerin değişimini kolaylaştırarak bu süreçler arasında işletmenin entegrasyon sağlamasına imkan verecek bir esneklik sunmaktadır. EAI’nın bu entegre edici özelliğinin aşağıdaki faydaları mevcuttur;36
Değişen işletme şartlarına ve müşteri taleplerine hızlı ve etkili bir şekilde cevap verilmesini sağlamaktadır,
EAI’nın ürün ve ürün hakkındaki müşteri fikirlerini entegre edici özelliği satış sürecinin daha hızlı ve etkili olmasını sağladığı gibi mevcut ürün hakkında müşterilerin ihtiyaçlarının karşılaştırılması fırsatını da sunmaktadır,
EAI sunduğu daha hızlı tepki süresi ve daha iyi koordinasyon sayesinde sadece müşterilere değil tedarik sürecindeki bütün taraflara fayda sağlamaktadır.
EAI işletmelere süreçleri arasında bilgi paylaşımı sağlayarak süreç paydaşlarının entegrasyonunu sağlayan bir uygulamadır. Bu uygulamanın, süreçleri entegre
35 Alexis Leon, Enterprise Resource Planning, Hill Publishing Company Lmt., Delhi, 2013, p.255 36Combe, a.g.e, pp.191-192
20
ettiğinden, aynı zamanda koordinasyon fonksiyonunu da entegre ettiği söylenebilmektedir.
1.7.5. Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM-Customer Relationship Management)
CRM satış, direk pazarlama, hesap yönetimi, sipariş yönetimi, müşteri desteği gibi birçok müşteri ilişkili sürecin otomasyonunu ve entegrasyonu sağlayan e-işletme uygulamasıdır. Bir çok yönetici CRM iş modelini işletmelerine entegre etmekte yüksek maliyetlerden dolayı isteksiz davranmaktadır. Bununla birlikte, bunu yapmamanın bedeli daha ağır olacaktır, çünkü birçok işletme ürün ve hizmet ile ilgili bilgi tutarlılığını zayıflatan çoklu etkileşim kanallarıyla operasyon yapmaktadır.
Organizasyondaki çalışanların müşteri odaklı olarak kültürel bir değişim geçirmesi bu sistemin başarısı için gerekli olan anahtar faktördür. Müşteri profilleri, ilişkileri ve satın alma alışkanlıklarıyla ilgili bilgi yığınları, müşterileri ve onların ihtiyaçlarını anlamanın temellerini oluşturmaktadır. Bu bilgi yığınları müşterilerin firmaya ihtiyaçlarını iletmek için tercih ettikleri yöntemleri anlamayı da kapsamaktadır. Bu yüzden müşteri iletişimin metodu, tipi, memnuniyet derecesi ve diğer sonuçları organizasyon içinde her bir departmanın gelecekte kullanacakları referans bilgiler olacağından merkezi arşive kayıt edilmelidir.37 Bu uygulama sayesinde işletmeler müşteri istekleri konusunda fikir sahip olacağından işletme faaliyetlerinin yönü konusunda kayıtlı bilgileri işleyerek karar verebilmektedir ve pazarlama faaliyetlerinin entegrasyonu sağlanabilmektedir.
1.7.6. Tedarik Zinciri Yönetimi (SCM-Supply Chain Management)
SCM, bir ürünün üretiminden müşteriye satışına kadar olan süreçte yer alan işletmelerle olan ilişkilerin yönetilmesini ifade etmektedir. Normal olarak, burada SCM ham madde tedarikçisinden üreticiye, dağıtım kanallarına, bayiye kadar olan iş ilişkilerinin bir network sayesinde koordinasyonunu ve iletişimini içermektedir. E- işletme uygulamalarının gelişimi tedarik zincirinin bağlantısını sağlayan bilgisayar, mobil telefon veya interaktif televizyon gibi çok sayıdaki iletişim kanallarının entegrasyonunu kolaylaştırdı. Tedarik zinciri yönetiminde interneti kullanmak zaman
37 Combe, a.g.e, p.193
21
ve mesafe engellerini ortadan kaldırarak sürece katma değer sağlamıştır. Bu katma değerler aşağıdaki şekilde özetlenebilir:38
Envanter (stok) yönetimini geliştirerek değer zincirine geniş bir bakış acısı sağlamaktadır.
Elektronik satışlar sayesinde talep şartları daha iyi anlaşılır. Bu da değer zincir sisteminde planlamanın etkinliğini arttırmaktadır ve sistemin istikrarını sağlamaktadır.
SCM’nin sipariş teslim sürecini azaltması verimliliği arttırmaktadır.
Özellikle, tedarik zinciri faaliyetlerinde ve dış kaynak kullanımı sırasında yönetim fonksiyonlarından koordinasyonunun entegrasyonu açısından SCM’nin hayati önem arz ettiği söylenebilmektedir.