KÖPU

HK uygulamasının döngüsü Deming döngüsünde kullanılan aşamalardan oluşmaktadır, fakat PUKÖ şeklinde değil KÖPU şeklinde uygulanmaktadır. HK döngüsünde kontrol fonksiyonu, döngünün her sürecinde planlama fonksiyonu ile diğer yönetim fonksiyonları arasında entegrasyonu sağlamak amacıyla kullanılmaktadır. Kısaca, HK’nın yönetim süreçlerini entegre eden stratejik yön belirleme uygulaması olarak hedeflere ulaşmada kullanılan bir teknik olduğu söylenebilir. Döngünün uygulaması aşağıdaki gibidir;165

2.3.3.2.1-2 Kontrol Et- Önlem Al (KÖ Aşaması)

Bir organizasyonun vizyonu, amacı, misyonu ya da yönetim vizyonu oluşturulduğunda politikaların açılımı başlamaktadır. Organizasyon için genel bir rehberdir ve bu nedenle genel terimlerle ifade edilmektedir.

Orta ve uzun dönemli hedeflere ulaşmak için kontrol edilmesi gereken şirket çevresi ile ilgili unsurlar mevcuttur ve planlar bu kontrol unsurlarına göre belirlenmektedir. Bu kontrol unsurları aşağıdaki gibidir;

 Kaynaklar, enerji,

 Yabancı para kurlarındaki değişim, ithalat kısıtlamaları, ticari sürtüşmeler,

 Kirlenme, doğal yapının bozulması,

 “Düşük büyüme”,

 “Daha güçlü rekabet”,

 “Yeni endüstrileşen ülkeler”, 165_{Akao, a.g.e, ss.57-98}

94

 Gelişmiş ülkelerin savaş gücü,

 Yiyecekler,

 Ürünün uygunluğu,

 İnsancıllık,

 Uluslararası uzmanlaşma,

 Teknolojik yenilikler (yazılım, hizmet, sistem)

 Yaş gruplarındaki değişim.

Bu kontrollerden sonra değişikliklere hızlı yanıt verebilecek uzun ve orta vadeli planlar oluşturulmaktadır.

Politikaların açılımının kalbinde kalite kontrol ve iyileştirme faaliyeti yatmaktadır. Politikaların açılımına KÖPU olarak adapte edilen “PUKÖ” döngüsü uygulanmaktadır. “Planla-uygula” aşamasından önce “kontrol et önlem al” aşaması gelmektedir. HK’yı farklılaştıran özelliklerinden biri de planlama öncesi geçen yılın işletme performansı ile çevresel faktörlerin incelenmesi olduğu söylenebilir. Orta ve uzun dönemli hedeflere ulaşmak için hazırlanan yıllık planların ve hedeflerin doğru bir şekilde belirlenebilmesi için organizasyonlar bir önceki yılın performansını gözden geçirmelidirler. Bir önceki yılın politika (hedefler ve yollar) uygulama sonuçlarının analiz edilmesi, hedeflerden sapma nedenleri ve alınması gereken düzeltici önlemler KÖ aşamasında yapılmaktadır. KÖ aşaması hedef ve yolların doğru ve akılcı bir şekilde planlanmasını temin etmektedir. Kontrol et aşamasında analizi yapılacak noktalar aşağıdaki gibidir;

 “Geçen yılın işletme performansı”,

 Geçen yıl planlanan ile ulaşılan nokta arasındaki fark,

 Ulaşılamayan hedeflerle ilgili problemlerin kök sebebinin incelenmesi,

 Gerekli iyileştirmelerin yapılması,

 Gelecek yılın eğilimlerinin değerlendirilmesi açısından işletmenin yakın çevresinin kıyaslaması,

 Planlamada hedeflerin önceliklendirilmesi ve yedek planlamalar yapmak için bu eğilimlerden yararlanılması,

Önlem al aşamasında aşağıdaki uygulamalar gerçekleştirilebilir;166

166_{Hoshin Kanri danışmalık şirketi, Hoshin Kanri,}

http://www.hoshinkanripro.com/doc/Greg%20Watson%20Hoshin%20Article.pdf, (Erişim tarihi: 10.05.2017)

95

 Hedeflere neden ulaşılamadığını ve süreci yaşama geçirme problemlerini anlayın,

 Problemleri anlamak için organizasyon içi koşullarla ilgili bilgileri inceleyin,

 Problemleri anlamak ya da netleştirmek için dış çevreye ilişkin bilgileri inceleyin (uluslararası değişiklikler, sektörel değişiklikler gibi),

 Yukarıda belirtilen problemler ağırlık sırasına göre listelenir (pareto analizi veya başka bir yöntemle) ve bakılması gereken kritik faktörler belirlenir,

 Bakılması gereken kritik faktörler için düzeltici önlemler alınır.

2.3.3.2.3. Planla

Bu aşamada yıllık şirket politikası (hedefler ve bu hedeflere ulaştıracak yollar) oluşturulmaktadır ve şirket politikası, uzun dönemli planı, yıllık kar planını ve öncelikli işleri esas almaktadır. Yıllık şirket politikası altı kısımdan oluşmaktadır;167

 Yıllık konu: Gelecek yılın amacına odaklanır. Slogan: basit ve kolay anlaşılır olmalıdır.

 Yönetim felsefesi: Üst yönetimin şirket vizyonuna göre oluşturduğu bir felsefedir.

 Niyet: Felsefeyi belirginleştirir.

 Yıllık politika: Öncelikleri, üst yönetimin politikasını yansıtacak biçimde işlere atamaktır. Bu işler yıllık yollar için rehber niteliğindedir.

 Yıllık hedef: Yıllık politikaların açılımı, eyleminin belirli beklentiler biçiminde ifade edilmesi ve sayısal olarak kontrol edilebilir düzeyde ifade edilmesidir.

 Yıllık yollar: Yıllık politika ve hedeflere ulaşmak için takip edilecek yolların ifade edilmesidir.

Planlama aşaması, “top atıp tutma yöntemiyle başlamaktadır”. Geçmiş işletme performansın kontrolü ve çevresel analiz sonucu oluşturulan ve stratejik plana uygun olarak hazırlanan taslak yıllık planlar, hedef ölçütlerinin belirlenmesi ve bu ölçütlere nasıl ulaşılacağı hususunda mutabakat oluşturmak için ilgili birimlere

167_{Hoshin Kanri danışmalık şirketi, Hoshin Kanri,}

http://www.hoshinkanripro.com/doc/Greg%20Watson%20Hoshin%20Article.pdf, (Erişim tarihi: 15.05.2017)

96

göçerilir. Bu hususlarda anlaşmaya varılana kadar bu “değiş tokuş” faaliyeti devam etmektedir.168

Planla aşamasının diğer bir bölümünü de kontrol unsurlarını içermektedir. Kontrol unsurları sonuçlarla kontrol edilen kontrol noktaları ve nedenlerle kontrol edilen denetim noktaları olmak üzere ikiye ayrılmaktadır. Yılın belirlenen periyodlarında bu kontrol unsurlarına göre yıllık plan hedeflere ulaşma noktasında gözden geçirilmektedir.

2.3.3.2.4. Uygulama

Politika planı hedefleri ve bu hedeflere ulaştıracak yolları içermektedir. Uygulama, bu yollar vasıtasıyla yapılmaktadır Uygulama takımları, yıllık planda yer alan hedeflere ulaştıracak yolların uygulamasını bu bölümde gerçekleştirmektedirler. Uygulama safhasında aşağıdaki hususlar gözden geçirilmektedir;

 Hedef gerçekleşen sonuç ile karşılaştırılır,

 Farklılık olan durumlarda, süreç analiz edilerek sebepleri tespit edilir,

 Bu sebepler ışığında en fazla etki yaratacak düzeltici önlemler alınır,

 Düzeltici önlem başarılı olursa gelecek yılın planına dahil edilir,

 Uygulamanın sonucunda HK’nın yaşama geçirilmesi ile ilgili durum raporu hazırlanır.

Durum raporu hedeflerin gerçekleşenle karşılaştırılması ve fark varsa sürecin analizinin yapılması amacıyla hazırlanmaktadır. Bu kontroller sonucu, süreç iyileştirmelerine gidilerek gelecek yılın planına dahil edilir. İşletme geneli için plan durum raporu ya da KÖ (kontrol et- önlem al) raporu hazırlanır. Bu rapor bir sonraki yılın planının oluşturulmasına da temel teşkil etmektedir.