İş görenleri güçlendirmenin hayati olması ve ölçülebilmesi için, işletmenin stratejik hedefleri ile bireysel hedefler bağlantılı olmalıdır ve güçlendirme stratejik hedeflerle bağdaştığında alt kademede bunu uygulamaya geçirmelidir (Ettore, 1997, s.1). Bu nedenle güçlendirme, iş görenlerin yeteneklerine güven duymaya dayanır. Bunun da ötesinde bir kimsenin kendi yeteneğine güvenmesidir. Hiyerarşideki yetki faaliyetlerinin daha ilerisini yöneticiler ve iş görenler arasında çalışma gruplarının kurularak birlikteliğin gerçekleştirilmesidir.
Bir güçlendirme modelindeki temel unsurlar aşağıdaki gibi sıralanabilir (Darling, 1996, s.23; Genç, 2004, s.224):
1- Her şeyden önce etkin bir liderlik sistemi kurulmalıdır.
2- Güçlü bir çift yönlü iletişimin kurulması ve desteklenmesi gerekmektedir. 3- Uygulama grupları oluşturulmalıdır.
4- Organizasyonun performans yönetimi ile ilgili bir ödüllendirme sistemi kurulmalıdır.
5- Güvenilir personellerin desteği gereklidir.
6- Personel ilişkileri içerisinde liderlik takımına ilişkin bir destek hizmeti kurulmalıdır.
7- Sadece gerekli kritik bilgileri içeren işleme ve ölçüm çatısı kurulmalıdır.
Ettore (1997, s.3), personel güçlendirme ile ilgili unsurları ise; güç paylaşımı, daha az işten çıkarma, organizasyonel yapı ve örgüt kültürüne göre yönlendirme (coaching ), her düzeyde yeniliklere açık olma olarak sıralamıştır.
Güçlendirme kavramı ele alındığında temel unsurlarını, Barutçugil (2004, s.399) ve Coşkun (2002, s.223); Lider, Birey, İşbirlikçi Çalışma ile Yapı ve Süreçte Değişiklik olarak belirtirken, Koçel (2001, s.340) ise; Yönetici, Yönetilecek Personel ve Organizasyon olarak ele almaktadır.
2.2.1. Yönetici Unsuru
Personelin güçlendirilmesi üzerindeki en önemli etki yöneticilerin davranış ve yönetim tarzlarıdır (Koçel, 2001, s.341). Geliştirilmiş liderlik stilleri organizasyonun etkinlik ve verimliliğini artıracaktır (Frogoso, 2000, s.3). Güçlendirmenin gerçekleştirilmesi üzerinde yöneticinin etkisi ağıdaki şekillerde ortaya çıkacaktır.
Güçlendirme süreci, vizyonun oluşturulması aşamasında başlar. Vizyon ve misyonu tanımlayan ifadelerde personele değer veren ve rollerin önemini vurgulayan bir sözcüğün bulunması anlamlıdır (Barutçugil, 2004, s.400). Misyon ve vizyonu tarifeden ve paylaşan yönetici güçlendirmeyi etkiler.
Yöneticiler, örgütteki personel güçlendirme sürecinde, onun başarısını geliştirme ve görme noktasındaki fırsatlara dikkat etmelidir. Yöneticilerin güçlendirme sürecine katılması ve anlaması yeterli değildir. Yönetici, sürekli eğitim ve organizasyondaki iletişim kanalları aracılığı ile katılımı sağlamalıdır (Genç, 2004, s.224).
Yöneticinin yaratacağı güven, bağlılık ve açık tartışma ortamı güçlendirmeyi etkiler. Yöneticilerin personelle karşılıklı bir güven ortamı oluşturması gerekir. Personeli güçlendirme kavramının işletmelerde öne çıkardığı insan faktörü ancak karşılıklı güven ortamının yaratıldığı durumlarda istenilen seviyede davranışlar sergileyecektir. Bu karşılıklı güvenin dışında yöneticiler personellerin kendilerine güvenlerini sağlamalıdır. Personel güçlendirme kendine güvenen personellerin olduğu bir ortamda başarılabilir (Kargın, 2000, s.36). Güçlü bir güven duygusu hemen kurulmaz, fakat organizasyonun geliştirilmesi yönünde basit bir şekilde kurulabilir. Güven bir çıktı olarak ele alınmalıdır. Güven belirli bir süreçte sağlanır. Bu nedenle güçlendirme her şeyden önce kendine güvenen yöneticileri(liderleri) ve güvenilir astları gerekli kılar (Genç, 2004, s.225). Katılımcı ve bilgiyi paylaşıcı bir tarzı olan yönetici güçlendirmeyi hızlandırır.
Kurum kültürünü oluşturan inanç ve değerler sistemi içinde, personellere olan güvenin ve stratejik amaçların elde edilmesindeki rol ve sorumlulukların vurgulanması önem taşır (Barutçugil, 2004, s.400). Personelini motive eden, yapacakları işlerle ilgili olarak onları heyecanlandıran yöneticiler güçlendirmeyi etkiler (Baltaş, 1999, s.11).
Organizasyonda yaşanan her başarı ve başarısızlığı öğrenme fırsatına dönüştürebilen yönetici güçlendirmeyi etkiler. Eğitim ve geliştirme etkinlikleri ile personeller, ihtiyaç duydukları bilgi ve becerilerle donatılırlar. Bu süreç içerisinde personellerin, başarısızlık korkusunu aşmaları, risk alma ve karar verme yeteneklerinin geliştirilmesi, kendine güven duygusu ve kendi motivasyonunu koruma yetkinliğinin desteklenmesi ve olumlu zihinsel tutum geliştirmeleri sağlanır (Barutçugil, 2004, s.401).
Hata yapma korkusunu ortadan kaldıran, karar verip uygulama yapılmasını teşvik eden ve motivasyon yaratan yönetici güçlendirmeyi etkiler. Personellerin hata yapma olasılıkları yüksektir ama güçlendirilmiş personeller bu hatalarından öğrenecekler ve şirketle birlikte büyüyeceklerdir (Reichnitz, 2003, s.27). İnsanlara hata yapma izni verildiği zaman, onların risk alarak limitlerini zorlamasına ve kapasitelerinin tam boyutunu keşfetmesine imkan tanınmış olunur (Kargın, 2000, s.37).
Personelin performansı konusunda geribildirim veren yönetici güçlendirmeyi etkiler. Geribildirim, personelin katkısının farkında olmasına, kendini iyi hissetmesine ve gelecek görevlere açık olmasına imkan sağlar. Ancak geribildirim gelişi güzel yapılabilecek bir bilgilendirme süreci değildir. Personeli güçlendirme uygulamalarında yer alacak yararlı ve doğru bir geri bildirimin belli özelliklere sahip olması gerekir. Yararlı ve doğru bir geri bildirimin şu özellikleri taşıması gerekir (Erdağ, 2001, s.98):
1. Geri bildirim zamanında olmalıdır, 2. Geri bildirim dengeli olmalıdır, 3. Geri bildirim belirli ve açık olmalıdır, 4. Geri bildirim objektif olmalıdır, 5. Gen bildirim pozitif olmalıdır,
6. Kişiye değil davranışa odaklanmalıdır,
7. Belirli davranışlar/durumlar hakkında olmalı genelleme yapılmamalıdır, 8. Bilgiyi paylaşmalıdır,
9. Uygun bir ortamda yapılmalıdır.
10. Gizli olmamalı ve anlamsız konuşmalar arasında verilmemelidir, 11. Başkaları vasıtasıyla yapılmamalıdır.
Yöneticinin kolaylaştırıcı, yardımcı, koç-eğitimci, himaye eden, danışman gibi yeni yönetsel rolleri benimsemesi güçlendirmeyi hızlandırır.
2.2.2. Personel Unsuru
Güçlendirme kavramı organizasyonun alt kademelerindeki personeli hedef almaktadır. Buralarda personellerin arzu ettikleri sürece ve derecede güçlendirme gerçekleşebilir. Yöneticileri öyle arzuladı veya söyledi diye personel birden kendisini güçlendirilmiş hissetmeyecektir. Güçlendirmenin gerçekleşebilmesi için personele ait şu hususların dikkate alınması gerekir (Yüksel ve Erkutlu, 2003, s.136; Koçel, 2001, s.341):
Personeli güçlendirme uygulamasına başlamadan önce güçlendirilecek olan personel hakkında bilgiler toplanmalıdır. Bu bilgiler arasında hangi personel güçlendirileceklerdir, onların bilgi düzeyleri, kariyer hedefleri, güçlü ya da zayıf yönleri belirlenmelidir. Bu bakımdan, gerek organizasyonun personelini gerekse personelin kendini detaylı bir biçimde tanıyor olması personeli güçlendirme uygulamalarına olumlu bir etki yapacaktır.
Personel güçlendirme uygulamasında, yetkileri artırılmış olan personelden, organizasyonun performansını direkt olarak etkileyebilecek bazı kararlar alması istenebilir. Eğer birey olarak personelin kendisine özgüveni az, ya da zayıfsa bu kararları almakta çok zorlanacaktır. Bu nedenle denilebilir ki; kendine güveni tam olan personeller üzerinde personeli güçlendirme programlarını uygulamak diğerlerine göre daha kolay olacaktır.
Bazen personeller yalnızca yaptıkları işe odaklanıp, diğer gelişim yönlerini, noktalarını görmek istemeyebilirler. Bu gibi personellere göre, yetkilerin artması, sahip oldukları sorumluluğun ve doğal olarak işlerin artmasına sebep olacaktır. Bu nedenle personeli güçlendirme uygulamasına pek taraftar olmayabilirler. Bunun tam karşıtı olan durum yani personelin sürekli olarak kendini geliştirme arzusu içinde olup, değişimlere açık olması personel güçlendirme uygulamasını etkileyecektir.
Personelin sadece çalışma saatlerini değil fakat tüm kişiliğini ele almak güçlendirmeyi etkiler. Kaliteli personel bulma, temin ve muhafazası güçlendirme üzerinde etkilidir.
Personel, güçlendirme sürecinin sonunda birtakım bilgiler ve yeteneklerle donanacaktır. Bunları aşağıdaki gibi saymak mümkündür (Daff, 2001, 504):
1- Personel, firmanın performansı hakkında bilgiye sahip olacaktır.
2- Personel, firmanın amaçlarına ulaşacak bilgi ve yeteneğe sahip olacaktır. 3- Personel, önemli kararlar alınırken bir güce sahip olacaktır.
4- Personel, firmanın performansına bağlı olarak ödüllendirilecektir.
2.2.3. Organizasyon Unsuru
Personel güçlendirme kavramının çıkış sebeplerinden biri de otokratik ve hiyerarşik örgüt yapılarındaki tek taraflı yönetim anlayışının karşısında, personelin katılım ve katkısını artırma amacıdır. Çünkü organizasyonların yapı ve işleyiş tarzları, güçlendirme üzerinde doğrudan etkiye sahiptir. Bu etki aşağıdaki şekillerde ortaya çıkacaktır:
Organizasyonun yapısının basık olması güçlendirmeyi kuvvetlendirir (Koçel, 2001, s.340). Çünkü, personel güçlendirmeyi yürürlüğe koyacak olan üst yönetim ile güçlendirilecek olan personel arasındaki direkt iletişime engel olan hususlar bu şekilde azalmış olacaktır (Yüksel ve Erkutlu, 2003, s.141). Personelin güçlendirilmesi, ancak bu süreci destekleyici bir iletişim ortamı oluşturmakla sağlanabilecektir. Amir konumundaki yöneticiler, kullandıkları kelimelerle ve yaptıkları eylemlerle açık bir iletişim atmosferi sağlama fırsatı oluşturmalıdırlar. Bu noktada organizasyonun yalın bir yapılanmaya sahip olması bu sürece hız kazandıracaktır (Doğan, 2003, s.33)
İş tanımları ve işleyiş prosedürlerinin katılımcılığa imkan verecek tarzda tasarlanması güçlendirmeyi etkiler (Koçel, 2001, 340).
İşi önceden belirlenen şekilde değil, başka yöntemler kullanarak ve başkaları ile iletişim kurarak yapabilme yeteneği olarak ifade edilen çalışma esnekliği de personeli
güçlendirme sürecine hız kazandırır. Esnek çalışma koşullarının olduğu bir çalışma ortamı personele inisiyatif kullanma imkanı verirken, yöneticilere de “denetleyerek yönetmek yerine, sorumluluk alanı belirleyerek yönetme” imkanı verecektir (Baltaş, 1999, s.11).
Açık ve net bir misyon ile vizyon tarifi ve bunun paylaşılması güçlendirmeyi hızlandırır (Koçel, 2001, s.340). Ortak bir hedef yoksa güçlendirmeden de söz edilemeyecektir. Bu açıdan, personeller bir bütün olarak örgütün vizyonu, misyonu, değerleri ve öncelikleri ile özdeşleştirilmelidir (Doğan, 2003, s.28).
Güçlendirilmiş davranışları destekleyen bir ödüllendirme sisteminin varlığı güçlendirmeyi daha da kuvvetlendirir (Yüksel ve Erkutlu, 2003, s.141).
Personeli toplum önünde övme ve yüceltme de personel güçlendirmeyi hızlandırıcı ve uygulamayı kolaylaştırıcı bir etki yapmaktadır. Bir kişinin motive edilmesinin en iyi yolu, onu başkalarına tanıtmak, onun başkaları tarafından fark edilmesini sağlamaktır. Övgü, bireylerin kendilerine güvenlerini de artıracaktır (Doğan, 2003, s.28). Bu açıdan üst yönetim, astlara güçlendirme hissi verebilmek için, teşvik kelimeleri ve sözlü desteklerle onları sürekli motive etmelidirler. Verilen işleri başarabilecek kabiliyetleri olduklarına kelimeler yoluyla ikna edilen personeller, zorlukların ortaya çıktığı anlarda kafalarında kendi güvensizlik düşünceleriyle dolaşmak yerine ortaya devasa bir gayret koyarak işi başarmaya çalışacaklardır (Bildiren, 2001, s.22).
Organizasyonda bilgi paylaşımını sağlayacak sistemin kurulması güçlendirmeyi etkiler. Bilgi güce açılan kapıdır. Bilgilerin paylaşılması personeli güçlendirmeye hayat veren, onun yaşaması için gerekli olan temel unsurdur (Doğan, 2003, s.25). Astlar kendilerinden neler istendiğini ve bunların neden istendiğini bilme ihtiyacı duyarlar (Baltaş, 1999, s.11) Bilgilerin paylaşımı astları bu açıdan aydınlatmanın yanı sıra aynı zamanda personellere iş sonuçlarında çabalarının etkisini gösterebilir. Bu etkiyi görme ve anlama ise hareketin ileri doğru muhafazasının teşvikini sağlar (Randolph, 2000, s.103).
Bilgi kendi başına yeterli olmasa bile, değişimi sağlayacak önemli bir güçtür (Pfeffer, 1995, s.181). Bu nedenle, bilgilendirmenin yapılacağı zamanlamada personel
güçlendirmede önemlidir. Bu durum, özellikle hızlı değişimin yaşandığı zamanlarda daha doğrudur. Bilgisayarın gelişi ve özellikle kişisel bilgisayarın ortaya çıkması örgütün önemli değerleri hakkında gerçek zamanlı bilgileri personellerin zamanında elde etmesine imkan vermektedir. Güçlendirme, örgüt içinde personeller tarafından paylaşılan ve gerçek zamanlı bilgiyi içeren bir ağ ortamının varlığını gerektirmektedir (Alexander, 1992, s.27).
Personellerin kendilerini sürekli geliştireceği eğitim ve öğrenme ortamını yaratmak güçlendirmeyi etkiler. Eğitim, personellerin kendilerinden daha emin olmalarını kendilerini daha bilgili, daha yetenekli ve daha motive hissetmelerini sağlar. Somut olarak işlerini yaparken daha az hatalı, daha çok etkin, hızlı ve verimli olmalarım olanak tanır. Bir başka deyişle, personeli güçlendirme uygulamalarıyla hedeflediğimiz; personelin hedeflediğimiz seviyeye ulaşmasında en önemli etken örgütün amaçları ile paralellik arz eden eğitim ve geliştirme çalışmalarıdır (Çınkır, 2003, s.93). Böylelikle personellerin belirli durumlarda güvenilir ve tutarlı davranışlar sergilemeleri sağlanabilecektir (Baltaş, 2001, 148).
Güven ortamı yaratan ve personellerine güveni aşılayan, güveni öğreten bir örgüt ortamı da personelin güçlendirilmesinde önem arz eder. Bu tür bir ilişkinin temel taşı güvendir. Güven olmadığı sürece güçlendirme söz konusu olamaz. Güçlü bir güven duygusu hemen kurulamaz, fakat organizasyonun geliştirilmesi yönünde basit bir şekilde kurulabilir. Güven bir çıktı olarak ele alınmalıdır. “Yetkilendirildiniz, şu anda sen bir yönlendiricisin, hepimiz sana güveniyoruz” gibi sözler söylemek aslında hiçbir şeydir. Çünkü güven bu tür sözlerle sağlanamaz. Güven organizasyon çok iyi dizayn edildiğinde ve işletmeye yayıldığında işletmeyi tedricen geliştiren bir çıktıdır, bu açıdan güven organizasyonda belirli bir süreç içinde sağlanır (Çınar, 2005, www.koniks.com)
Güçlendirme ile eldeki güç devredilirken ast, başarıya ulaşabilmek ve işleri etkin bir biçimde yapabilmek için gerekli fiziksel, parasal, insan gücü gibi kaynaklara da ulaşabileceğinden emin olmalı, gerektiğinde sahip olabileceğini ve onları kullanabileceğini bilmelidir (Baltaş, 2001, s.149).
Yetki ile birlikte sorumluluğu da devretme güçlendirmeyi etkiler. Yetkinin diğer yüzü olarak adlandırılan sorumluluk burada bana/bize güvenebilirsiniz bakış açısının yerleştirilmesi anlamındadır. Personeller işletmeye kârlılık sağlayacağına inandıkları konularda karar almada güçlendirilmekte ve sonuçlardan dolayı sorumluluk taşımaktadırlar (Doğan, 2003, s. 27). Ancak bu sorumluluk olumsuz yanı cezalandırıcı anlamda düşünülmemelidir. Yine bu sorumluluk, sonuçların kısa sürede sağlanması anlamına da gelmez. Buradaki sorumluluk kavramı, personellerin kendilerine verilen bu yetkiye uygun olarak yapabileceklerinin en iyisini yapma, önceden belirlenmiş hedeflere ulaşma, iç ve dış müşterilere karşı sorumlu davranışlarda bulunmayı ifade etmektedir. Personel bu davranışlarını sürdürdüğü sürece, yönetim de personelleri güçlendirmeyi sürdürecektir (Erdağ, 2001, s.72).
2.3. PERSONEL GÜÇLENDİRME SÜRECİ VE PERSONEL GÜÇLENDİRMEYİ