Performans değerlendirme performans yönetimi kavramının bir parçasıdır. Performans değerlendirme, iĢletmenin amaçlarına ulaĢmak için iĢletme ile ilgili içsel ve dıĢsal kaynaklı bilgilerin toplanarak analiz edilmesi sürecidir. KarmaĢık bir süreç olan performans değerlendirme; bireysel, takım olarak, kurumsal veya bu unsurların hepsi dahil edilerek gerçekleĢtirilebilir (Barutçugil, 2002: 344). Performans değerlendirme süreci bir plan ve programda dâhilince gerçekleĢmekte, değerlendirmenin kapsamı ve ölçütleri net olarak ortaya konmaktadır.
Veri toplama ve yayma hizmetlerini kapsayan performans değerlendirme, çalıĢanların baĢarılarını geliĢtirmek amacı ile gerçekleĢtirilebilir. Performans değerlendirme, ortak bir değerlendirme sistemini temel alarak; çalıĢanların baĢarı ve baĢarısızlıklarını, güçlü ve zayıf yönlerini değerlendirmeyi amaçlamaktadır. Bu sayede, çalıĢanlara, çalıĢma takımlarına ve kuruma performans ve verim ile ilgili geri bildirim sağlanarak insan kaynakları yönetiminin geliĢtirilmesi sağlanmaktadır. ÇalıĢanların performanslarının değerlendirilmesi hazırlık ve asıl olmak üzere iki temel evreden oluĢmaktadır (Duru ve Korkmaz, 2002: 13);
Hazırlık evresi: Bu evre; iĢ analizlerinin yapılması, iĢ tanımlarının çıkarılması ve iĢ gereklerinin belirlenmesi olmak üzere üç alt evreden oluĢmaktadır.
Asil evre: Bu evrede Ģu iĢlemler sırası ile gerçekleĢtirilmektedir; iĢletmede çalıĢanlara yön veren temel amaçların saptanması; değerlendirme sürecinde görev alacak bireylerin seçimi ve örgütlendirilmesi; tüm ilgililere çalıĢan değerlendirmesi hakkında en açık bilgilerin verilerek, uygulanacak plana sadık kalmalarının sağlanması; planın, sorumlu yönetici ve alt kademeler ile tartıĢılarak, eksikliklerin giderilmesi; görev verilen tüm bireylere, plana uygun olarak gereken eğitimlerin verilmesi; değerlendirme yönteminin ve ölçütlerin belirlenmesi; değerleme çalıĢmalarına geçilmesi; yapılan değerlemelerin gözden geçirilerek gerekli düzenlemelerin yapılması, eksik ve hataların giderilmesi; değerleme sonuçlarının ilgililere gönderilerek görüĢlerinin alınması, varsa eksiklerin tespit edilmesi; amacına uygun olarak değerlendirme sonuçlarının kullanılması; elde edilen sonuçların yorumlanması,
49
gerektiği durumlarda önceden belirlenen amaç ve eylemlerde uygun değiĢikliklerin yapılması (Barutçugil, 2002: 344).
Performansa değerlendirme sürecini sonunda elde edilen bilgilere göre; yüksek performanslı çalıĢanlar ödüllendirilebilir, çalıĢanlar için temel ücret yeniden belirlenebilir, çalıĢanların performanslarına göre görev dağılımı yeniden düzenlenebilir, çalıĢanlara gösterecekleri performansa göre ek kazanç sağlayacak düzenlemeler yapılabilir, çalıĢanların istenen düzeyde performans ve verime ulaĢmaları için almaları gereken eğitim ve geliĢtirme programları hazırlanabilir.
Performans değerlendirme sonucuna göre, çalıĢanların iĢ tanımlarında bazı düzenlemeler de yapılabilmektedir. Buna göre, çalıĢanların tek tek eksiklerinin belirlenerek, kimin hangi yönde geliĢtirilmesi gerektiği ve çalıĢanların güçlü yönlerinin belirlenerek görev dağılımının yapılması sağlanabilir. Performansa sonuçları ile ilgili çalıĢanların bilgilendirilmesi sonucu; çalıĢanların kendini daha iyi tanıması, güçlü ve zayıf yönlerinin farkına varması, eksiklerini gidermesi ve yeteneklerini geliĢtirmesi için olanaklar oluĢturulabilir. ĠĢletmede çalıĢan bireylerin kariyer planlamalarında performans değerlendirme sonuçları temel oluĢturmaktadır. Performans değerlendirme sonucuna göre, çalıĢanların baĢarılarını ödüllendirmek için kurumun temel ücret politikalarında iyileĢtirmeler yapılabilmektedir (Aktuğ, 2016: 48).
Kurumlarda insan gücü kaynaklarının yeniden planlanmasında, performans değerlendirme sonuçları dikkate alınabilir. Çünkü performans değerlendirme sonuçları, kurumda yapılması gereken iĢler için sahip olunması gereken özellikler hakkında bilgi verecektir. Mevcut çalıĢanların görevleri ilgili özelliklerinin geliĢtirilmesi ve iĢe yeni alınan bireylerin sahip olması gereken özelliklerinin belirlenmesi için performans değerlendirme sonuçları önemli bir kaynaktır. Bu sayede insan gücü kaynaklarının etkili planlanması ve düzenlenmesi mümkün olacaktır. Performans değerlendirmenin bir diğer özelliği, kurumda gerçekleĢtirilen personel seçimi sisteminin güvenirliği hakkında bilgi vermesidir. Performans değerlendirme sonuçları ile kurumun ilgili birimlerinde görev yapan çalıĢanların baĢarıları örtüĢüyor ise personel seçim sisteminin baĢarılı bir Ģekilde çalıĢtığı söylenebilir. Ayrıca, kurum çalıĢanları için geliĢtirilen eğitim programlarının süresi ve içeriği, performans değerlendirme sonuçlarına göre Ģekillenmektedir. Performans değerlendirme sisteminin etkili çalıĢmasını sağlayan bazı önemli unsurlar
50
bulunmaktadır. Performans değerlendirme sürecinde görev alan bireylerin; programın amaçlarını kavrama düzeyi, performans standartları ile ilgili bilgi düzeyleri, gözlem ve değerlendirme için harcadıkları emek ve zaman, amaç ve prosedürlere hakimiyet düzeyi, değerlendirme için belirledikleri ölçütlerin geçerlik düzeyi ve sonuçları uygulamak için hazırladıkları eylem planın niteliği performans değerlendirme sisteminin baĢarısını doğrudan etkilemektedir (Aktuğ, 2016: 49).
Kurumun amaçları doğrultusunda performans değerlendirme sonuçlarının kullanım alanları belirlenir. Performans değerlendirme sonuçları kurumların bazı bölümlerini doğrudan etkileyebileceği gibi kurumun genelini de dolaylı olarak etkileyebilir. Performans değerlendirme araçları geliĢtirilirken kurumda tanımlanan her pozisyonu temsil edecek ve standart değerlendirme ölçütlerini belirleyecek nitelikler saptanır. Bu nitelikleri ortaya çıkaracak Ģekilde değerlendirme kriterleri belirlenmeli ve değerlendirme araçlarında bu kriterler yer almalıdır. Sonuç olarak, performans değerlendirmenin kapsam geçerliğini artırmak için, kurumda tanımlanan her bir pozisyon için, orta ve üst kademe yöneticileri de dahil olmak üzere, gerekli nitelikleri ölçen değerlendirme araçları geliĢtirilmelidir. Örneğin; performans değerlendirme aracında, üst kademe yöneticileri için; hızlı karar verme, sorunlara etkili çözüm bulma, personel geliĢtirme ve liderlik becerilerini ölçen niteliklere yer verilmesi; çalıĢanlar için ise, iĢe bağlılık, yapılan iĢin kalitesi, iĢ devamlılığı, belli bir zaman diliminde gerçekleĢtirilen iĢin miktarı, iĢi teslim süresi gibi niteliklere yer verilerek, performans değerlendirme aracının kapsam geçerliği sağlanabilir (Fındıkçı, 2009: 11).
Ġnsan kaynakları bölümü ve performans değerlendirme sürecinde görev alan personelin koordineli bir Ģekilde çalıĢması ile performans değerlendirme sistemi etkin bir Ģekilde hazırlanıp uygulanarak baĢarıya ulaĢabilir. Ġnsan kaynakları bölümü, performans değerlendirmede kullanılacak yöntemi ve değerlendirme için ölçme araçlarının geliĢtirilmesinde sorumludur. Değerlendirme sürecinde görev alan personel ise değerlendirmenin amacının belirlenmesinde, ölçeme araçlarının nihai haline karar verilmesinde ve kurum çalıĢanlarının değerlendirme için hazırlanmasında birinci derecede sorumludur (Aktuğ, 2016: 51). Uzun bir süre, kurumlarda, performans değerlendirme sisteminden birinci derece sorumlu bölüm insan kaynakları olarak sayılmıĢtır. Bu durum, iĢverenlerin performans değerlendirmeyi sadece çalıĢanları
51
hakkındaki bilgilerin güncel tutulması için bir araç olarak görmelerinin sonucudur. Son yıllarda bu anlayıĢ değiĢerek performans değerlendirme; çalıĢanların bilgilerinin güncellenmesinin yansıra çalıĢanların kurumlarda devamlılığının sağlanması ve baĢarılarının değerlendirilmesi amacı ile de kullanılmaya baĢlanmıĢtır. Performans değerlendirme sayesinde iĢ verenler; kurum çalıĢanlarını daha iyi tanıyabilmekte, çalıĢanlara etkili dönütler sunabilmekte, çalıĢanlara daha kolay liderlik yapabilmekte, kurumun amaçlarına ulaĢmak için ortak eylemler planlayabilmekte, çalıĢanların kariyer planlaması yapmalarına olanak sağlayabilmekte ve çalıĢanların iĢ tatmini artırabilmektedir (Fındıkçı, 2009: 12).