Performans değerlendirme önceden belirlenmiĢ amaçlar doğrultusunda, ihtiyaçlara göre belli zaman periyotları içinde yapılmaktadır. Sağlıklı bir performans değerlendirme süreci için çalıĢanların tek tek formamsıları değerlendirilmeli ve bunun için yeterli zaman ayrılmalıdır. Performans değerlendirme sürecini belirleyen baĢlıca faktörle Ģu Ģekildedir; performans değerlendirme sürecinde görev alacak bireylerin eğitimi, performans sonuçlarını değerlendirmek için kullanılacak ölçütlerin belirlenmesi, performans değerlendirmenin gerçekleĢtirileceği zaman periyotlarının belirlenmesi, performans değerlendirme standartlarının tespit edilmesi, performans değerlendirmenin olası olumsuz sonuçları için tedbir alınması, performans değerlendirme süreci ile ilgili çalıĢanların ve yöneticilerin bilgilendirilmesi ve katılımcı yönetim anlayıĢının performans değerlendirme sistemine entegre edilmesi (Can, KavuncubaĢı ve Yıldırım, 2009: 32).
Performans değerlendirme sürecinde görev alacak bireylerin eğitimi: Performans değerlendirme sürecinde görev alacak bireyler büyük önem taĢımaktadır. Değerlendirmede görev alacak bireylerin uygun davranıĢları sergileyebilme düzeyleri etkili iletiĢim kurmalarına yardımcı olacaktır. Sağlıklı bir değerlendirme için çalıĢanların güveninin kazanılması oldukça önemlidir. ÇalıĢanlar ile iĢ birliği yapılarak onlara değerlendirme süreci ile ilgili bilgiler eksiksiz bir Ģekilde verilmelidir. Özellikle performans değerlendirme sisteminin amacı, yöntemi ve sonuçları ile ilgili bilgiler çalıĢanlara aktarılmadır. Bu durum, gazete ve broĢür gibi yazılı materyaller ile veya toplantı, miting ve görüĢme gibi sözel iletiĢim yolları ile gerçekleĢtirilebilir. Bu Ģekilde,
52
çalıĢanların performans değerlendirme sistemine etkin katılımı gerçekleĢmekte ve değerlendirmenin nihai amacına ulaĢılabilmektedir. ÇalıĢanların performans değerlendirme süreci ile ilgili etkin bir Ģekilde bilgilendirilebilmesi, performans değerlendirme sürecinde görev alacak personelin göstermiĢ olduğu gayret ile yakından iliĢkilidir (Barutçugil, 2002: 22).
Performans sonuçlarını değerlendirmek için kullanılacak ölçütlerin belirlenmesi: Değerlendirme sisteminde ölçüt olmadan değer yargısına ulaĢmak mümkün değildir. Değerlendirme süreci sonunda mutlaka, değerlendirme sonuçlarının bir ölçüt ile karĢılaĢtırılarak sonuçlandırılması gerekmektedir. ÇalıĢan bireylerin; çalıĢma pozisyonları, çalıĢma koĢulları ve görevlerine bağlı olarak değerlendirme ölçütleri
belirlenebilir. Belirlenen ölçütlere göre çalıĢan bireylerin performansları
karĢılaĢtırılmakta ve baĢarıları değerlendirilmektedir. Bireyin çalıĢtığı bölümde gösterdiği performans, belirlenen ölçütlere uygun ise birey baĢarılı, belirlenen ölçütlere uygun değil ise birey baĢarısız bulunmaktadır. Performans değerlendirme sürecinde kullanılan ölçütlerin kaynağını; iĢ analizleri, iĢ tanımları ve bireylerin nitelik çizelgesi ile tespit edilen özellikler oluĢturmaktadır (Bingöl, 1996: 17). Değerlendirme kriterleri sayısal veya sözel olarak ifade edilebilmektedir. Değerlendirme sonuçları en iyi düzeyden en kötü düzeye veya en kötü düzeyden en iyi düzeye sıralanabilmektedir. Sadece sayısal değerlendirmeler ile sonuca varmak sağlıklı bir yaklaĢım değildir. Değerlendirme sistemi, yapılan iĢin düzeyine ve değerlendirme biçimine bağlı olarak değerlendirme grupları üzerinde farklı Ģekillerde iĢletilebilir (Barutçugil, 2002: 18).
Performans değerlendirmenin gerçekleştirileceği zaman periyotlarının
belirlenmesi: Kurumların değiĢime ayak uydurarak kendini geliĢtirebilmesi için performans değerlendirme sisteminin belli zaman aralıkları ile yapılması gerekmektedir. Zaman aralıkları altı aylık ve yıllık olarak belirlenebilmektedir. Özellikle değerlendirilecek her bir personel için yeterli zamanın ayrılmasına özen gösterilmelidir. Performans değerlendirme, kapsamlı bir değerlendirme sistemi olduğu için sık aralıklarla gerçekleĢtirilmesi oldukça zordur. Bu doğrultuda yıllık ve alt aylık değerlendirme periyotları en çok tercih edilen zaman periyotlarıdır. Böylece çalıĢan bireyler her altı ayda bir veya her yıl düzenli olarak üstleri tarafından değerlendirilmekte ve kendilerini geliĢtirmeleri için hizmet içi eğitime tabi
53
tutulabilmektedir (Erdoğan, 2006: 31). Yöneticilerin mümkün olduğunca performans değerlendirme sistemini kısa zaman periyotları ile uygulaması tavsiye edilmektedir. Etkili ve sık sık dönüt alan çalıĢanların kurumun amaçlarına hizmet etme olasılığı daha yüksektir. Performans değerlendirme sistemi ile çalıĢanların mevcut performanslarının yanı sıra gelecekte gösterecekleri performansları da değerlendirilebilir (Can ve arkdaĢları, 2009: 32).
Performans değerlendirme standartlarının tespit edilmesi: Standartlar değerlendirme sürecinde kullanılacak ölçütlerin net olarak belirlenmesini ifade etmektedir. Genel olarak standartlar nitel ve nicel olarak değerlendirilmektedir. Verilerin analiz edilmesi ve yapılacak iĢin kalitesi nitel standartlara; iĢin gerçekleĢtirilebilmesi için harcanan zaman ve gözlenen hata sıklığı ise nicel standartlara örnek olarak verilebilir. Belirlenen standartlar çalıĢan bireylerin baĢarılarının değerlendirilmesinde oldukça büyük kolaylıklar sağlar. Standartların temel kaynağını; zaman etütleri, iĢ analizleri, çalıĢanın deneyimler ve hareket etütleri oluĢturmaktadır (Dağdeviren, 2007: 269). Mutlak ve bağıl standart olmak üzere iki tür standart çeĢidi bulunmaktadır. ÇalıĢan bireyleri tek tek değerlendirerek, yaptıkları görevdeki kiĢisel performanslarını değerlendirmek için mutlak standartlar kullanılabilir. ÇalıĢan bireyleri kendi aralarında karĢılaĢtırmak, en baĢarılı ve en baĢarısız personelleri belirlemek ve genel bir sıralama oluĢturmak için ise bağıl standartlar kullanılabilir.
Performans değerlendirmenin olası olumsuz sonuçları için gerekli tedbirlerin alınması: Performans değerlendirme çoğu zaman objektif ve hatasız olarak gerçekleĢtirilememekte, değerlendirmeyi yapan kiĢiler ve sistem kaynaklı çeĢitli hatalar ortaya çıkabilmektedir. Ortaya çıkan hatalar değerlendirme sonuçları üzerinde önemli bir etkiye sahip olabilmektedir. Ortaya çıkabilecek hataların olası kaynakları; belirli derece ve puanlar yönelme, Hale etkisinin ortaya çıkması, kiĢisel ön yargılar, bir önceki değerlendirme sonucunda istemeden etkilenerek değerlendirme yapmak, belirgin özelliklerin belirlenememesi ve kontrast hataları olarak sıralanabilir. ÇalıĢanların birlikte değerlendirilmesi ve çalıĢanlar arasındaki farklılıkların görülememesi, ilk izlenimlerin etkisinin sürdürmesi sonucu yapılan hatalarda Hale etkisinin bulunduğu söylenebilir (Akal, 2002: 7).
54
Performans değerlendirme süreci konusunda ilgili çalışanların ve yöneticilerin bilgilendirilmesi: Değerlendirme sürecinden önce, değerlendirmeyi yapacak personelin değerlendirme standartları ile ilgili bilgilendirilmesi gerekmektedir. Ayrıca, değerlendirme sürecinde kullanılacak yöntem, kriter ve dereceler değerlendirmeyi yapacak personele tanıtılmalıdır. Değerlendirme süreci mükemmel bir Ģekilde planlanmıĢ olsa bile, uygulayıcıların göstereceği titizlik etkili değerlendirmenin yapılabilmesi için ön Ģarttır (Barutçugil, 2002: 21).
Katılımcı yönetim anlayışının performans değerlendirme sistemine entegre edilmesi: Performans değerlendirme sisteminin en önemli aĢamasını performans yönetimi oluĢturmaktadır. Katılımın düĢük ve merkeziyetçilik anlayıĢının baskın olduğu kurumlarda, performans değerlendirme, hedef belirlemek ve ödül sistemleri resmi bir anlayıĢ ile yürütülmektedir. Katılımın merkeze alındığı kurumlarda ise performans hedeflerinin belirlenmesinde ve değerlendirme sürecinde yönetici ve çalıĢanların aktif katılımı esastır. Aktif katılımın esas alındığı iĢletmelerde, performans yönetiminin tüm aĢamalarında çalıĢanlar etkin katılım gösterir (Helvacı, 2002: 158).