Y. Ö.K DÖKÜMANTASYON MERKEZ TEZ VER FORMU
2.7. Kurumsal leti im
2.7.3. Kurumsal leti im Kanalları
Kurumlarda ileti im akı ını sa layan kanallar dikey, yatay ve çapraz (etkile imli) olmak üzere üçe ayrılır. Dikey ileti im yönetici ve çalı anlar arasında gerçekle en ileti imi tanımlarken, yatay ileti im çalı anlar arası ileti im anlamına gelmektedir.
Farklı birim yöneticileri ya da çalı anları arasındaki ileti im ise çapraz (etkile imli) ileti imdir.
Kurumsal ileti im kanalları: 2.7.3.1. Dikey leti im
Yönetim ve çalı anlar arasında varolan ileti im kanalıdır. Dikey ileti im, farklı hiyerar i kademeleri arasında yukarıdan a a ıya ve a a ıdan yukarıya do ru yapılan ileti im ve mesaj alı veri idir. Bir ba ka ifadeyle dikey ileti im, hiyerar i kademeleri boyunca üstlerle astlar arasında yer alan, yukarıdan a a ıya üstten asta ve a a ıdan yukarıya asttan üste mesaj akımlarını ifade eder186.
Yetkiden gelen buyrukların, yönergelerin ve bilgilerin iletilmesi ve çalı anların yönetimi bilgilendirmesi dikey ileti im kapsamı içinde gerçekle ir187.
186 Sigband N., Bell A., Communication For Management and Business, Fifth Edition Scott Foresman and Company, 1984, s.23
ekil 12. Kurumun hiyerar ik yapısında ileti im çe itleri (Donelly ve di erleri, 1998; s.381) 2.7.3.2. Yukarıdan A a ıya Do ru leti im
Kurum içinde ileti imin yönünün üst yetkiden alt yetkiye do ru gerçekle ti i ileti im biçimidir. amaçları, buyrukları, buyrukların gerekçeleri, kurum prosedürleri ve politikaları, kurum amaçları, i ba arımı de erlemesi ve amaçları ve kullanıldı ı yerlerdir.
Çalı anların kurumte ya anan geli melerle ilgili bilgilendirmedikleri sürece kurume ve etkinliklere kar ı ilgisiz kaldıkları bir gerçektir. Yönetimden gelen bilgi akı ının süreklili i bu yönüyle i doyumu ve verimlilik açısından kurume ba lılı ı sa lar, çalı anlar bu ba lılık duygusuyla çevreye kurumun tanıtımını yapan ki iler olurlar.
Kurum içinde ya anan geli me ve de i ikliklerle ilgili bilgilendirme eksikli i i güvensizli i do urur. Bu nedenle ileti im de i im ve de i ikliklerin sonunda de il ba ında gerçekle melidir.
Pazarlama
Müdürü Muhasebe Müdürü Üretim Müdürü Kaynakları nsan Ar-Ge Müdürü Genel Müdür Fabrika Müdürü Fabrika Müdürü Fabrika Müdürü Dikey leti im Yatay leti im Çapraz leti im
Önemli bir ba ka konu da olumlu ileti im kurma gere idir. Çalı anlara i amaçları iletilirken buyruk aldı ı duygusunun önüne geçilmeli ve i lerin yapılması için gerekli teknik araçların uygunlu u denetlenmelidir188.
Kısaca, çalı anların kurum içi ileti im biçimlerinde en az direnç gösterdikleri yukarıdan a a ıya do ru gerçekle en ileti imde, yönetimin iletileri her ne kadar çalı anların iletilere açık olması ve onaylaması, ko ullara ve durumlara göre de i iklik gösterse de de er yargılarını, tutumlarını ve gereksinimlerini temel alan bir yakla ımla olu turulmalıdır.
2.7.3.3. A a ıdan Yukarı Do ru leti im
Yerçekimi yasasının aksine ileti im kurumlarde a a ıdan yukarıya do ru da akar. Katz ve Kahn’a göre:
• Bireyin kendisi, performansı ve sorunları hakkındaki bilgiler • Di er çalı anların sorunları hakkında bilgiler
• Kurumsal politika ve uygulamalar hakkında bilgiler
• Yapılan i lerin nasıl yapıldı ı ve nasıl yapılaca ı konusundaki bilgiler, a a ıdan yukarıya do ru akar. Bunların yanında gayri resmi tartı ma ve öneriler, öneri paketleri, anket ve oylamalar, ikayet i lemleri ile ilgili bilgiler a a ıdan yukarıya do ru akar. Bunlar genel olarak astların verdi i raporlar, öneriler ve tepkilerdir189.
Yöneticilerin emirlerinin yerine getirilip getirilmedi i, a a ıdan gelen haberler vasıtasıyla anla ılır. Bu tür haberler yöneticilere, i lerin yapılı ıyla ilgili sonuçları kontrol etme imkanı verir. A a ıdan yukarıya do ru gerçekle tirilen ileti imlerde öneri kutuları, grup toplantıları ve açık kapı politikası gibi yollar ile alt basamaklarda çalı anların öneri ve ikayetleri ve ba arısı hakkında bilgi edinilir. Her ast, görevi ile ilgili bilgileri, üstler tarafından elde edildi inde, bir kontrol aracı olarak ve yeni kararların alınması ile yeni politikaların belirlenmesi konusunda ölçüt olarak kullanılır.
188 Baykal Besim, Organizasyonların Yönetimi, stanbul, Met/er Yayınları, 1981, s.303 189 H. Tutar, Kemal Yılmaz, Genel leti im, Ankara, Nobel Yayınları, 2002, s.157
Yukarıdan a a ıya ileti imin etkili olabilmesi, tek taraflı ileti im olmaktan kurtulup iki taraflı ileti im olmasına ba lıdır, di er bir ifadeyle a a ıdan yukarıya ileti imle bütünle melidir. Gönderilen mesajların geri beslemesi alınmalıdır. Mesajların ne kadar do rulukla anla ıldı ı ve ne kadar ciddiye alındı ı hakkında geri besleme elde edilmelidir. Tek yönlü ileti imde alıcılar korku ve üphe içindedirler, soru soramazlar, anla ılmayan yanların açıklı a kavu turulmasını isteyemezler, dü üncelerini açıklayamazlar ve isteklerini yukarı kademelere iletemezler. Yukarıdan a a ıya ileti imde kar ıla ılan üç engel unlardır. Çalı anların kendini savunma davranı ı içine girmesi, hiyerar ik kademelerin fazla olması ve yöneticilerin yeterince dı a açık olmamalarıdır190.
2.7.3.4. Yatay leti im
Konuma ba lı gerçekle en bir di er içi ileti im türü de yatay ileti imdir. Aynı konumda bulunan aynı ya da farklı birimlerdeki çalı anlar arasında gerçekle ir. Sorunsuz bir yatay ileti im i birli ini güçlendirir. Bunun sonucunda verim ve sunulan hizmetin kalitesi artar. Farklı birimlerin bir araya gelerek bilgi iletme ve bilgilenmesi teknik ve toplumsal konularda çalı anların geli mesine ve etkinliklerin bütünle erek gerçekle mesine olanak sa lar191. Yatay ileti imin en önemli özelli i kurumsal
birimler ve departmanlar arasında koordinasyonu ve faaliyetlerin e güdümünü sa lamasıdır. Ayrıca kurum üyelerine toplumsal ve psikolojik destek sa lar. Aynı kademedekiler sorunlarını, dertlerini payla ırlar. Bu durum onların birbirlerini daha iyi anlamalarına, morallerinin yükselmesine ve kurumte dayanı ma ve birlik ruhunun do masına sebep olur.
2.7.3.5. Çapraz leti im
Bazı ola anüstü durumlarda bir yönetici kendi bölümü dı ında çalı an di er i görenlerle do rudan do ruya ili ki kurabilir. Örne in, ola anüstü bir olay, beklenmedik bir kaza durumunda i yerinin güvenlik i leriyle sorumlu müdür yardımcılarından biri, tüm i görenlere basamaksal kanalları kullanmaksızın do rudan do ruya emir verebilir. te bu durumda çapraz ileti im söz konusu
190 Williams J, Communication of Management, 1991, s.41 191 Baykal, a.g.e., s.303
olmaktadır. Karma ık ve ço u kez uzun olan dikey kanalların sakıncalarını giderme ve ola anüstü durumlarda zaman kazanma olana ı vermesi bakımından önem ta ımaktadır192.
ekil 13. Çapraz leti im Kanalı (Oktay, 1996)
Farklı bir anlatım olarak çapraz ileti im, bilginin standart dikey ve yatay iletilme sırasını takip etmeden direk göndericiden alıcıya iletilmesidir193. Örne in, bir
kurumun pazarlama departmanı müdürünün yeni üretilecek bir ürün hakkında direk ar-ge departmanı mühendisleriyle fikir alı veri inde bulunması bir çapraz ileti imdir. Normalde emir komuta zinciriyle genel müdürün ve ar-ge departmanı müdürünün bilgisi dahilinde haberle mesi gerekir, bu da zaman alır ve bir çok kademeyi me gul eder. Çapraz ileti imle bir çok kademeler atlanmı ve ileti im sistemi gereksiz mesajlarla me gul edilmemi olur194.
Çapraz ileti im kanalları bazen ola an durumlarda da kullanılır. E er sadece belirli konularda bilgi alı -veri i amacını ta ıyorsa bunun sakıncalı yönü yoktur. Fazla zaman alıcı boyutlara varmadıkça çapraz ileti imin etkin bir karar almaya yardımcı olaca ı bile kabul edilebilir. Ancak bilgi alı veri i dı ında bir yöneticinin ba ka bir bölümde bulunan i görenlere emir vermesi ekline dönü ürse ya da gereksiz yere görü ülürse, kurumsal düzen yerini kurumsal düzensizli e bırakmak
192 Sabuncuo lu, a.g.e., s.82-83
193 Mahmut Oktay, leti imciler çin Davranı Bilimlerine Giri , Der Yayınları, stanbul, 1996, s.187
zorunda kalır. Bu nedenle i letmelerde zorunlu olmadıkça, ilke olarak çapraz ileti ime gitmekten kaçınmak gerekir195.