Kamu Yönetiminin İyileştirilmesi ve Yeniden Yapılandırılması

Uma das práticas de aprendizagem organizacional identificadas na Instituição de Ensino pesquisada foi a realização de reuniões periódicas, seja com todos os funcionários, seja por reuniões setoriais com servidores de determinados departamentos. Essas reuniões, organizadas pelo Coordenador-Executivo, muitas vezes sem pauta específica, são um momento em que os funcionários podem manifestar opiniões acerca de situações que não consideram adequadas nas rotinas de trabalho e expressar problemas ou sugestões do que poderia ser feito para melhorar o desempenho do trabalho. Nessas reuniões, os participantes são encorajados pelo Coordenador-Executivo a transmitir idéias e apresentar alternativas para solucionar problemas. Essas reuniões, realizadas com freqüência com todos os funcionários, consistem em momentos nos quais as pessoas das diferentes áreas da empresa podem compartilhar opiniões e conhecimentos, modificando a sua visão sobre a organização.

Algumas vezes, o Coordenador-Executivo conduz a reunião como uma forma de discutir regras vigentes na organização, provocando reflexões adicionais e esclarecendo as dúvidas dos funcionários quanto ao modelo de gestão adotado. Em outras ocasiões, as

reuniões servem para discutir acerca de um determinado tema apresentado por meio de um vídeo, trazido pelo Coordenador-Executivo, que na maior parte das vezes versa sobre situações ocorridas em ambientes de trabalho, ou acerca de questões motivacionais, ou, ainda, sobre as rotinas vivenciadas por outras empresas. Essas discussões levam os funcionários a refletir sobre as suas ações perante o que foi visto, analisando assim como o impacto das informações repassadas pelos vídeos e as discussões das reuniões podem influenciar nas atividades dos demais funcionários e, por conseqüência, na empresa como um todo.

Outro momento caracterizado como estimulador à troca de idéias e à análise das experiências vivenciadas no passado são as reuniões realizadas entre o Conselho Consultivo, formado por ex-diretores, a Direção e a Vice-Direção que pretendem assumir a Administração da Instituição de Ensino, ocorrida algumas vezes em época de campanha, ou quando a Administração já foi eleita. Essa reunião consiste numa oportunidade para aprender com o passado a partir do relato, feito pelos ex-diretores, de experiências anteriores, sejam elas de sucesso ou de insucesso, o que permite um debate, uma troca de opiniões, sugestões e pareceres.

Também com o objetivo de estimular a troca de idéias e aumentar a visão sistêmica dos membros da Administração sobre o negócio da Instituição de Ensino, são realizadas, antes de cada semestre, reuniões entre Direção, Vice-Direção e Coordenadores de Curso, tendo, às vezes, a presença do Coordenador-Executivo. Essas reuniões visam, além de definir as estratégias para o semestre seguinte, analisar e refletir acerca do desempenho apresentado no semestre anterior e as situações que levaram a I.E. a ter o resultado que obteve. Ao mesmo tempo, essa reunião ocasiona que todas as experiências vivenciadas pelos gestores, de sucesso ou insucesso, sejam expostas e compartilhadas, valendo como forma de capitalização dos conhecimentos e exposição de opiniões e sugestões, que asseguram o debate e, por conseqüência, a seleção das melhores alternativas apresentadas, a procura pela solução de problemas, bem como situações de erros cometidos, ou ainda reverter tendências. Este último aspecto se refere ao fato de a área do Direito ser dinâmica, com muitas modificações legislativas. Em face disso, tanto o Diretor quanto a Vice-Diretora e os Coordenadores de Curso precisam estar atentos ao que está por acontecer, para assim avaliar de que forma podem atuar para amenizar os efeitos dessas mudanças. Este cenário é retratado no relato do Coordenador-Executivo ao dizer que: “Há análise das experiências de insucesso como a disponibilização de cursos em que não tiveram nenhum inscrito. Se fez publicidade, comprometeu-se recursos financeiros, se usou agência, redes de distribuição. Em vista disto, buscou-se as respostas de porque não deu certo, por meio de reuniões da Direção e

Coordenação Executiva, questionando será que entraram no momento errado, ou tarde demais, o público não era o que se estava buscando, servindo assim de aprendizado, para todos da equipe que estavam preparados para receber as inscrições deste curso, com a estrutura física pronta. É debatido com os funcionários porque determinado curso não saiu, a abordagem não foi a correta, o momento não foi o certo, a estratégia não era adequada.”

Vale ressaltar que essas reuniões não apresentam uma sistematização, ou seja, um roteiro pré-definido com pauta. São poucos os participantes que levam anotações com observações pessoais. O que é levado de mais sistemático a essas reuniões pela Direção e pela Vice-Direção são os relatórios do comportamento de mercado com índices de evolução ou involução econômica, relatório demonstrando receitas e despesas da I.E., disponibilizado pelo Departamento Financeiro, bem como o levantamento sobre se houve aumento ou diminuição do número de alunos e o seu perfil. Esses dados são organizados pelo Coordenador-Executivo ou pela assessoria de marketing da Instituição de Ensino pesquisada. A maior parte dos membros da Administração preferiu que essas reuniões fossem realizadas com mais freqüência. Contudo, eles mesmos reconhecem a inviabilidade de realizá-las com maior periodicidade devido à incompatibilidade de agendas, em razão das diversas atividades que desempenham fora da Instituição de Ensino.

Com o objetivo semelhante ao descrito na situação anterior, há também reuniões, promovidas por grande parte dos Coordenadores de Curso, com os professores de suas respectivas áreas. Nessas reuniões, são expostas sugestões e opiniões, bem como debatido o que pode ser mantido ou o que pode ser melhorado diante das questões de desconformidade apresentadas pelos alunos no questionário de avaliação das disciplinas. Após colhidas as opiniões e idéias apresentadas nessas reuniões, a maioria dos Coordenadores de Curso monta uma proposta de atuação com referência ao módulo e a repassa aos professores integrantes deste, que têm a total liberdade de contestar se não concordarem com o apresentado. Todavia, cabe ressaltar que a maior parte dos Coordenadores de Curso realiza essas reuniões mais especificamente quando apontados problemas atinentes a sua disciplina.

As reuniões promovidas pela Instituição de Ensino, que consistem num momento de compartilhamento de situações e perspectivas, oportunizam também que haja análise dos problemas organizacionais considerados relevantes, descritos pelos funcionários.