İŞGEM Yönetim Biriminin Kurumsallaşması

Uluslararası iyi uygulamalara paralel olarak ve Türkiye’deki İŞGEM’lerin başlıca sorunlarından hareketle iyileştirilecek ya da yeni kurulacak İŞGEM’lerin şahıslara bağımlı olmadan faaliyetlerini sürdürebilmesi için yönetim birimlerinin kurumsallaşması konusunda gerekli adımların muhakkak ki atılması önerilmektedir. Kurumsallaşma beraberinde yalnızca kurumun kişilerden bağımsız olarak sürdürülebilirliğinin sağlanmasını değil aynı zamanda İŞGEM’in nitelikli insan kaynağı açısından cazip hale gelmesini, paydaşlar arasında güven ve dayanışmanın artmasını ve daha şeffaf/hesap verebilir bir yapıyı da beraberinde getirecektir.

Yönetim Kurulu

İŞGEM Müdürü

Tanıtım ve Kurumsallaşma

Koordinatörü

Ön Kuluçka Programları Koordinatörü

Kuluçka Programları Koordinatörü Danışma

Kurulu _Sekreter

Destek ve Güvenlik Personeli

159

Bu kapsamda ele alınması gereken belli başlı konular şunlardır:

 İŞGEM kuluçka programları kapsamında hizmet, faaliyet ve iş süreçlerinin detaylı biçimde tanımlanması ve yazılı hale getirilmesi; süreçleri ilgilendiren tüm dokümanların (iş akış şemaları, süreç tanımları, vb.) hazırlanması;

 Programlar için gereken dokümanların (iş planı taslağı, sözleşme taslakları, seçim kriterleri, vb.) hazırlanması;

 İŞGEM stratejik planının ve yıllık faaliyet raporlarının hazırlanması, bu kapsamda performans göstergelerinin oluşturulması, hedeflere göre gelişmelerin düzenli izlenmesi ve gerekli iyileştirme adımlarının planlara yansıtılması;

 Ayrıntılı İŞGEM farkındalık, tanıtım ve halkla ilişkiler planının hazırlanması; farklı hedef kitlelere yönelik iletişim malzemelerinin oluşturulması;

 İŞGEM yönetim birimine ilişkin insan kaynakları yönetim sisteminin oluşturulması;

 İŞGEM yönetim birimi için kurumsal ve bireyler performans yönetim sisteminin tasarlanması;

 İŞGEM risk yönetim sisteminin oluşturulması;

 Etik kurallar ve hesap verebilirlik ilkelerinin belirlenmesi ve yazılı hale getirilmesi;

 Tüm iş ve hizmet süreçlerini destekleyecek ve hizmet kalitesini garanti altına alacak bilişim sisteminin (web portalı ve veri tabanları dâhil) ve alt yapısının hazır hale getirilmesi.

İŞGEM yönetim biriminin, yukarıdaki konularla ilgili doküman ve sistemlerin profesyonel bir biçimde oluşturulması için ihtiyaca bağlı olarak uzman desteği almasında fayda vardır.

Kurumsallaşma konusunda atılan adımların kağıt üstünde kalmaması ve İŞGEM’in tüm program ve çalışmalarının oluşturulan bu temel üzerinde gerçekleştirilmesi için gerekli önemlerin alınması da önemlidir. Bu kapsamda, İŞGEM Müdürü tarafından uygulamanın düzenli olarak izlenmesi, değerlendirilmesi ve Yönetim Kurullarına raporlanması önerilmektedir.

İzleme; bir programın, projenin veya desteğin ilgili hedefler ve neticeler açısından herhangi bir zamanda veya dönemde nerede olduğu bilgisini vermektedir. Betimleyici özelliktedir ve belirli göstergeler üzerinden sistematik veri toplayarak, devam etmekte olan bir kalkınma müdahalesinin idarecilerine ve paydaşlarına, ilerlemenin boyutu ve amaçlara ulaşma ile tahsis edilen kaynakların kullanımına dair ilerleme konularında bulgular sunan ve de süreklilik arz eden bir fonksiyondur.

Değerlendirme; devam eden veya tamamlanmış proje, program veya desteklerin tasarım, uygulama ve sonuç boyutları dâhil olacak şekilde, sistematik ve tarafsız değerlendirilmesini

160

kapsamaktadır. Bu noktada hedeflerin geçerliliği ve ifası, kalkınma verimliliği ve etkililiği, müdahalenin yarattığı tesir ve sürdürülebilirlik saptanmaktır. Değerlendirme süreci güvenilir ve kullanışlı bilgiler sunabilmeli, çıkarılan derslerin yardım alan ve sağlayan tarafların karar alma süreçlerine dâhil edilmesine imkân vermelidir. Söz konusu hedefler ve neticelerin neden gerçekleştirildiği veya gerçekleştirilmediği konusunda kanıt sunmaktadır. Nedensellik ilkesi doğrultusunda bilgi vermektedir.

Geleneksel uygulamaya dayalı izleme ve değerlendirme sistemleri “yapıldı mı” sorusu ile uyumluluğu belirlemek için tasarlanmıştır. İhtiyaç duyulan girdiler seferber edildi mi?

Kararlaştırılan faaliyetler yürütülüp tamamlandı mı? İstenen çıktılar (ürünler veya hizmetler) üretildi mi? Uygulama yaklaşımlı bir proje, program veya desteğin ne kadar iyi yürütüldüğünün izleme ve değerlendirilmesine odaklanır ve genellikle uygulamayı belirli bir sorumluluk birimiyle ilişkilendirir. Ancak, bu yaklaşım yöneticilere ve paydaşlara söz konusu proje, program ya da desteğin başarısı ve başarısızlığını anlamada bilgi sunmamaktadır.

Sonuç odaklı izleme ve değerlendirme sistemleri “ne olmuş yani” sorusuna cevap vermek üzere tasarlanmıştır. Peki, bu çıktılar üretilince ne oldu? Bu faaliyetler hayata geçirilince ne oldu? Bu faaliyetlerden üretilen çıktılar hesaplanınca ne oldu? Sonuç odaklı bir sistem uygulayıcıların hayata geçirdiği eylemlerin gerçek sonuçları ve amaçları hakkında geri bildirim sunar.

Bu kapsamda yönetim ve destek modeli odağında bir sonraki bölümde paylaşılan performans göstergeleri dikkate alınarak izleme ve değerlendirme yapmak önemlidir. İzleme ve değerlendirmenin sadece destek aşaması sona erdikten sonra bilgi sağlayan bir unsur olmasının yanında, destek kapsamındaki faaliyetler gerçekleştirilirken de müdahale etmeye fırsat vermesi gerekmektedir. İzleme ve değerlendirmenin sonuç odaklı olması ve destek sisteminin amaçlarına ulaşmasında sağlayacağı etki kritiktir. İzleme ve değerlendirme için temel girdi, performans göstergeleri bazında gerçekleştirilen izleme ve değerlendirmelerin oluşturduğu veri havuzudur. Takvim yılı sonunda, yıl boyunca gerçekleştirilecek olan desteklemeler bazında izleme ve değerlendirmenin ilk kısmı olan İzleme Raporu veri havuzu kullanılarak hazırlanacaktır. Yapılacak olan izleme sonucunda başarılı ve başarısız olan göstergeler doğrultusunda müdahale alanları belirlenerek değerlendirme raporunun hazırlanması gerekmektedir. Başarı ve başarısızlığın sebeplerini analiz eden çalışmalara müteakip bir sonraki yılda desteklemenin kalitesinin ve etkinliğinin artırılmasına yönelik önerileri de kapsayacak olan değerlendirme raporu hazırlanacaktır.

Tüm bu sürece ek olarak, İŞGEM Yönetim Kurulunun ve yönetim biriminin Türkiye’deki ve dünyadaki başarılı işletme kuluçkası modellerini yerinde görmelerinin sağlanması ve konuya ilişkin eğitimler alınmasında da fayda olduğu değerlendirilmektedir. Yönetim kurulu, yönetim

161

birimi ve idari ofisler kapsamında görev alacak personellerin verilecek hizmetler ve destekler kapsamında bilgi birikim açısından yeterli donanıma sahip olması gerekmekte olup iyi bir hizmet sağlanabilmesi için aşağıdaki başlıklarda eğitimlerin alınması ve ilgili kişilerin bu alanlarda yetkin olması gerekmektedir.

 Finansal Yönetim ve Finansal okur-yazarlık,

 Hukuk Yönetimi

 İnsan Kaynakları Yönetimi ve Halkla İlişkiler

 Bilgi Teknolojisi,

 İş Geliştirme ve Pazarlama

 Paydaş Yönetimi,

 Stratejik Planlama, Raporlama, İzleme ve Değerlendirme

162

4. BÖLGE ÜNİVERSİTELERİNİN SANAYİ ETKİNLİĞİNİN