Genel Kurul Günü AkıĢ

1.Sistemin Hak Sahipleri ve Temsilcilerin EriĢimine Açılması

EGKS‟nin toplantı katılımına iliĢkin bölümü bu belgenin genel kurul öncesi akıĢ bölümünde yer verilen Ģekilde genel kurula elektronik ortamda katılacağını bildiren hak sahiplerinin toplantıya elektronik ortamda katılabilmeleri için Tüzükte belirlenecek son sürede eriĢime açık hale gelir. Hak sahipleri ve temsilciler bu alana güvenli elektronik imzaları ile girerler. Bu katılım YTTK‟nın 1527 nci maddesi uyarınca fiziken katılımın bütün sonuçlarını doğurur. Hak sahibi aynı anda birden fazla Ģirket genel kuruluna elektronik ortamda katılacaksa yukarıdaki belirtilen iĢlemler her bir genel kurul için ayrı ayrı yapılır.

2.Toplantıyı Yönetecek KiĢinin ve Bakanlık Temsilcisinin EGKS‟ye GiriĢi 1. GiriĢ ĠĢlemi

Genel kurula elektronik yöntemle katılma sistemini uygulayan Ģirketlerde genel kurul toplantısı ilgili düzenlemeler gereği yönetim kurulu tarafından belirlenmiĢ olan yönetim kurulu üyesi tarafından açılır. Toplantı heyeti (bir diğer anlatımla divan heyeti) oluĢuncaya kadar genel kurul toplantısı bu üye tarafından yönetilir. YTTK‟nın 407 nci maddesi uyarınca genel kurul toplantısı Bakanlık temsilcisi gözetiminde yapılır. Bu bağlamda toplantının elektronik ortamda da idare edilmesi ve elektronik ortamda oluĢturulacak hazirun listesinin ve toplantı tutanağının güvenli elektronik imza ile imzalanabilmesi için toplantıyı idare edecek yönetim kurulu üyesi ve Bakanlık temsilcisi de EGKS‟ye güvenli elektronik imzaları ile gireceklerdir.

Toplantıyı açacak olan yönetim kurulu üyesi, genel kurul toplantısı açılmadan önce EGKS‟de bu iĢlemi yapmaya yetkilendirilecektir. Bu Ģekilde yetkisi EGKS‟ye

171

girilmiĢ olan yönetim kurulu üyesi genel kurul günü güvenli elektronik imzası ile EGKS‟ye girebilecektir. Her ne kadar genel kurul yukarıda belirtilen yönetim kurulu üyesi tarafından açılacak ve idare edilecek olmakla birlikte bu üyenin görevi toplantı baĢkanının seçilmesine kadar devam edecektir. Toplantı baĢkanının genel kurulda seçilmesi ile birlikte toplantı artık baĢkan tarafından yönetilecektir. Bu çerçevede toplantıyı açan yönetim kurulu üyesi toplantı baĢkanının genel kurulda seçilmesi ile birlikte baĢkanın ve bakanlık temsilcisinin kimlik bilgisini EGKS‟nin bu iĢe özgülenmiĢ alanına girecektir.

2.Katılanların Tespiti

Toplantı baĢkanı toplantı yeter sayısının bulunup bulunmadığının tespiti ve hazirun listesinin oluĢturulması için toplantıya elektronik ortamda katılanlara iliĢkin listeye EGKS‟den eriĢebilir. Söz konusu liste toplantı baĢkanı ve bakanlık temsilcisi tarafından güvenli elektronik imza ile imzalanır. Genel kurul toplantısına fiziken katılmak için gelen kiĢilerin toplantıya katılma haklarının bulunup bulunmadığı YTTK‟nın 417 nci maddesi uyarınca MKK‟dan elektronik ortamda alınacak pay sahipleri listesinden tespit edilir.

3.Toplantının Elektronik Ortamda Açılması

Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılmak için EGKS‟ye süresi içinde giren hak sahiplerinin ve temsilcilerinin toplantıyı takip edecekleri ve haklarını kullanabilecekleri platform toplantı saatinde baĢkan tarafından açılır. Toplantının bu Ģekilde baĢlatılması ile birlikte görüntü ve ses nakli baĢlar.

4. Gündem Maddelerine ĠliĢkin GörüĢmenin Açılması

Toplantıya elektronik ortamda katılan hak sahipleri YTTK‟nın 1527 nci maddesinin beĢinci fıkrası uyarınca çıkarılacak Tüzükteki sayısal sınırlara uygun olarak izleme ekranındaki görüĢ iletme alanına görüĢlerini yazarak toplantı baĢkanlığına iletir. Ġletilen bu görüĢleri toplantı baĢkanı yönetim ekranından anlık olarak görür. Söz konusu görüĢlerin değerlendirilmesi (okunması, cevaplanması vb.) baĢkan tarafından Tüzüğe uygun olarak yapılır.

172

5. Oylamaya Geçilmesi ve Oyların Kullanılması

Gündeme iliĢkin görüĢmelerin tamamlanmasıyla ilgili gündemin oylama aĢamasına geçilir. Oylama süresinin baĢlatılması ve bitirilmesi baĢkan tarafından yapılır. Bunun için toplantı baĢkanı yönetim ekranındaki oylamanın baĢlatılması alanını iĢaretler. BaĢkan tarafından oylamanın baĢlatılması ile birlikte elektronik ortamda toplantıya katılanlar Tüzükte belirlenecek süre içinde ilgili gündeme iliĢkin oylarını gönderebilir. YTTK‟nın 427 nci maddesi uyarınca katılma hakkını temsilci olarak kullanan kiĢi temsil edilenin talimatlarına uymakla yükümlüdür. Bu bağlamda hak sahibi temsilci atarken temsilcisinin kullanmasını istediği oyu (talimatlarını) EGKS‟ye girmiĢse temsilci bu talimatlara aykırı oy kullanamaz. Bu temsilciler sadece talimat doğrultusunda oy iletebilirler.

6. Toplantının Sona Erdirilmesi

Toplantı gündeminde yer alan maddelerin görüĢmelerinin tamamlanması ile birlikte toplantı tutanağının güvenli elektronik imza ile imzalanması aĢamasına geçilir. Toplantı tutanağı ve varsa muhalefet Ģerhleri EGKS‟nin toplantı tutanağı bölümüne eklenir. Eklenen bu tutanak toplantı baĢkanı ve Bakanlık temsilcisi tarafından güvenli elektronik imza ile imzalanır. Tutanağın bu Ģekilde imzalanması ile birlikte hak sahiplerine ve temsilcilerine tutanağa eriĢim bilgisi EGKS tarafından sms/e-posta yoluyla bildirilir. EGKS-MERSĠS entegrasyonunun uygulamaya geçmesi ile birlikte tutanağın MERSĠS‟e gönderimi de eĢ zamanlı olarak gerçekleĢir.

5.4.3. Genel Kurul Sonrası

1.ArĢivleme ve Veri Bütünlüğünün Korunması

Genel kurul tutanağının güvenli elektronik imza ile imzalanması ile birlikte söz konusu tutanak EGKS‟de genel kurula iliĢkin diğer dokümanlarla (Ģirketin genel kurul öncesi EGKS‟ye eklediği belgeler) birlikte hak sahiplerinin ve Ģirketin eriĢimine hazır halde bulundurulur. Bu belgelerin hiç bir Ģekilde değiĢtirilmesine imkan verilmez.

173 2. Raporlama

Genel kurul toplantısına elektronik yöntemle Ģahsen veya temsilci aracılığıyla katılan hak sahipleri ve/veya temsilcileri katıldıkları genel kurula iliĢkin olarak ayrıntılı bilgiye (pay oranı, katılım Ģekli, kullanılan oy, varsa muhalefet Ģerhleri, toplantı tutanağı vb) EGKS‟nin ilgili bölümünden her zaman eriĢebilir. Hak sahibinin veya temsilcisinin talebi halinde bu bilgiler e-posta ile EGKS tarafından ilgilisine gönderilir. Genel kurul yapan Ģirket, çağrı yapılan kiĢi sayısı, katılan sayısı, katılanların kimliği, katılım türü (aslen/vekaleten) vb. bilgileri EGKS‟nin ilgili bölümünden her zaman alabilir.

174

ġekil 1:Önerilen modele göre toplantı öncesi süreci

175