Formel (Resmi) ve İnformel (Resmi Olmayan) Gruplar

Formel gruplar, rasyonel olarak organize edilmiş, bilinçli çaba ve girişimlerle oluşturulmuş olan gruplardır (Aktan vd., 2007: 3). Bir başka tanıma göre ise, formel ilişkiler kurumlarda yaşanan, şekli ve sınırları resmi kurallar, yönetmelikler, kanunlarla belirlenmiş olan biraz daha şahsilikten uzak olarak yaşanan ilişkilerdir ( Yılmaz, 2007 :31). Formel grupların bir kısmı bireylerin gönüllü girişimleri ile bir kısmı ise yasal prosedürler ve zorlamalara uyum sağlamak amacıyla oluşturulmuştur (Aktan vd., 2007: 3).

Formel gruplar içerisinde emir grupları veya fonksiyonel gruplar, görev grupları, takımlar ve kendi kendini yöneten gruplar yer alırlar (Ünlü, 2011: 38-39). Emir

grupları, süreklilik taşırlar; görev grupları ise nispeten geçici gruplardır. İşletmelerde

geçici olarak kurulur veya bir araya gelirler. Amaçları örgüte ilişkin belirli bir sorunu çözmektir. Sorunu çözdükleri zaman dağılırlar.

Takımlar, nispeten sürekli iş grupları olup; her düzeyde üyelerine ortak bir

amaç, bağlılık sağlamak, örgütün içerisinde fonksiyonel bir bütün oluşturmak amacıyla oluşturulurlar. Kendi kendini yöneten gruplar, kendilerinin lider olduğu, grup başarısı için çabalarını birleştiren yöneticilerin olmadığı formel iş gruplarıdır.

Formel grupta, normların önceden belirlemiş olduğu biçimsel bir grup yapısı vardır (Bulut, 1988: 59) ve gruptaki her üyenin yetki, görev ve rolleri açık ve ayrıntılı bir şekilde önceden belirtilmiştir (Ergan, 2001: 565). Kaya’nın da belirttiği gibi (2008: 117) yasalar, yönetmelikler ve tüzükler, gruba giren elamanın davranış kurallarını, bunlara uyulmadığında ise yaptırımların neler olacağını belirleyen, sözleşme metinleri gibi düşünülür. Birey, gruba girmekle bunları kabullenmiş olur.

Formel grupların özellikleri şu şekilde özetlenebilir (Kaya, 2008: 117):

1. Resmi grupların kamuoyunca bilinen ya da kamuya açıklanmış bir adı vardır.

2. Resmi grupların kurulduğu belli bir mekân vardır.

3. Resmi gruplar, belirli bir atama, yükseltme ve cezalandırma sistemine sahiptir.

4. Resmi grupların bölümleri arasında bir koordinasyon, iletişim ve haberleşme düzeni vardır.

5. Resmi gruplarda çalışan üyelerden, belirli bir yetki ve sorumluluk çerçevesinde rasyonel bir tutum ve davranış sergilemesi beklenir. Organizasyon, içerisindekileri işbölümü sistemi, koordinasyon sistemi, iletişim sistemine uygun bir biçimde sosyal ilişkilerini sürdürmek ve kendilerinden bekleneni yapmaya zorlamaktadır. Formel organizasyonların işleyişi belli kurallar çerçevesinde olduğu için bu tür organizasyonlarda atanma, yükseltilme ve disiplin kuralları göz önüne alınarak ilişkiler şekillenir ve sürdürülür. Doğal hayatınızda selam bile vermeyebileceğiniz bir kimse ile organizasyon içerisindeki statüsü gereği belli bir ilişkiniz söz konusudur (Yılmaz, 2007: 32).

Formel yapıdaki ilişkilerde keyfilik yoktur. Önceden düzenlenmiş genel ve soyut kurallara göre hareket edilir. Formel örgütlerdeki ilişkiler gayri şahsidir. Yani bir çalışan işlerini sevgi ve nefret gibi duygusallıktan uzak, bütünüyle biçimsel kurallara göre yürütür. Bu tür örgütlerde görgü kuralları niteliğindeki protokol kuralları, başta yöneticilerin ve tüm çalışanların uymak ve uygulamak zorunda oldukları biçim ve davranışların sınırlarını çizer. Fakat bürokratik örgütlerde, uygulamada çalışanların

kendi aralarında geliştirdikleri informel (gayri resmi) yapı, formel yapıyla iç içe bir durum sergiler (Memduhoğlu ve Saylık, 2012: 6).

Toplumsal sistem içerisinde formel grupların yanında informel grupların varlığı söz konusudur. İnformel gruplar, formel grupların içerisinde oluşurlar. Solmaz’a göre (2006: 564). İnformel örgütler doğaları gereği her kurum için farklı şekillerde oluşur ve sürekli değişim halindedir ve kurumun her tarafına dağılmış informal çalışma grupları ve iş arkadaşları etrafında kendini gösterir.

İnformel (Resmi Olmayan) gruplar, kişilerin ortak ilgileri, arkadaşlık ilişkileri, sosyal ihtiyaçları ve ortak beklentileri doğrultusunda oluşan gruplardır (Ergan, 2001: 565). Herhangi bir organizasyonda, kurumun normları, hedefleri veya liderleri, grubun üyelerini tatmin edici nitelikte değilse, böyle bir grup içinde gayri resmi bir gruplaşmaya yönelik faaliyetler ortaya çıkar (Kaya, 2008. 118). Formel grup içerisinde yer alan bireylerin birbirleriyle gerçekleştirdikleri iletişim sürecinden dostluklar ve sevgi doğabileceği gibi tam tersi durumlar da ortaya çıkabilir. Bu çerçevede informel gruplar, formel grupların bireylerin beklentilerini karşılama hususunda yetersiz kaldığı, ihtiyaçlarını tatmin edilemediği durumlarda ortaya çıktığı ifade etmek mümkündür.

İnformel gruplar, çoğunlukla aşağıdan yukarıya doğru kendiliğinden gelişir ve ortadan kaldırılmaları da mümkün değildir. Bu grupların geliştirdiği kurallar ve usuller, bunların benimsenmesine yol açan inançlar, düşünceler, değer hükümleri ve tavırlar, söz konusu grupların gayri resmi olarak teşkilatlanmış olduğunun işaretleridir (Kaya, 2008: 119).

Formel organizasyonlar içerisinde ilgi, ihtiyaç ve beklentileri çerçevesinde oluşan informel grupların yazılı kuralları yoktur ve grup üyeleri genellikle kuralları, normları ve rolleri kendileri belirlemektedir. İnformel grupların özellikleri aşağıdaki gibi sıralanabilir (Şimşek vd., 2011: 217):

1. Resmi organizasyon içerisinde öngörülmemiş ve tanımlanmamıştır. 2. Kendilerine özgü iletişim kanalları ve biçimleri vardır.

3. Kendilerine özgü tutum ve davranış özellikleri geliştirmişlerdir. 4. Belirgin olmayan özellikleri sosyometrik testlerle saptanabilir.

İnformel bir gurup içerisinde oluşan informel ilişkiler, gurup üyeleri arasında duygu akımını/alışverişini arttırıcı bir kaynak niteliği taşımakta, gurup içi sosyal ilişkiler karşılıklı sevgi, anlayış, birlik, bütünlük ve dayanışma içinde geçmektedir

(Yılmaz, 2007: 70). Bu durum çeşitli sorunlar karşısında ortak bir ruh bilinciyle hareket etme olanağı sağlar.

Kişilerarası sosyal ilişkilerin kaçınılmaz bir sonucu olmakla birlikte informel örgütün kurumlardaki varlığının ve gelişiminin sağladığı en az üç fayda olduğu Thompson tarafından ifade edilir. Birincisi, informel örgüt, bu yapı içinde yer alan kişiler için bir tatmin unsurudur. Çünkü insanlar sosyal varlıklar olup çalışma arkadaşlarının varlıklarına ihtiyaç duyarlar. İkinci olarak, informel örgüt, kurum içindeki mevcut kişiler için bir destek kaynağıdır. Çünkü informel örgüt yapısı, kişilerin sorunlarını çözmelerine, kurumun gayri resmi kurallarını öğrenmelerine, başarının önündeki engelleri aşmalarına ve dayanışmada bulunmalarına yardımcı olur. Son olarak da, informel örgüt, içinde yer alan kişiler için bir haberleşme kaynağıdır (Solmaz, 2006: 566).

İnformel ilişkiler, örgütler açısından çeşitli yararları olmakla birlikte önemli sorunları da beraberinde getirebilir. Bu ilişkiler klikleşmelere, klikleşmeler de disiplin sorununa dönüşebilir. Benzer şekilde kurumda hemşerilik, bölgecilik, sendikacılık gibi sosyo-kültürel veya demografik benzerliklere dayanan kamplaşmalar, çözülmesi güç çatışma riski taşır. Yine benzer biçimde dedikodu ve söylenti, çarpıtılmış eksik bilgi ve haberin yayılmasıyla yıkıcı bir etkide bulunabilir. Ayrıca aşırı samimiyetin egemen olması, örgütlerde kuralların ve yöneticilerin ciddiye alınmamasına, kontrolün zayıflamasına ve işlerin aksamasına neden olabilir (Memduhoğlu ve Saylık, 2012: 7). Bütün bu olası sorunlar, informel ilişkileri etkileyebileceği gibi organizasyon yapısı içerisindeki formel ilişkileri de olumsuz yönde etkileyebilecektir.