Etkinlik kavramı, öncelikle özel sektör için tanımlanmış bir kavram olarak karşımıza çıkmaktadır. Bu anlamıyla etkinlik, bir işletmenin veya örgütün tanımlanmış amaçlarına ve stratejik hedeflerine ulaşmak amacıyla gerçekleştirdikleri faaliyetlerin sonucunda, bu amaç ve hedeflere ulaşma derecesini belirleyen bir performans göstergesidir. Etkinlik denildiğinde, hedeflerin ne ölçüde başarıldığı ve bir faaliyetin planlanan etkisi ile gerçekleşen etkisi arasındaki ilişki ortaya çıkmaktadır (Arslan, 2002: 6).
Etkinliğe yönelik bir başka tanım, belirli bir görevin üretici tarafından belirlenen amaçlara, düzenleyiciler tarafından koyulan standartlara ya da müşterinin beklentilerine göre ne ölçüde yerine getirildiğinin ölçülmesini ifade etmektedir. Etkinlik temelde üç öğenin birleşmesi ile ölçülmektedir. Bunlar; örgütün amaçlarına ulaşma, hizmet kalitesi ve müşteri memnuniyeti unsurlarıdır (Dixon ve Diğerleri, 2002: 5; Aktaran: Akdağ, 2012: 121).
Etkinlik kavramının kamu sektöründeki karşılığı, müşteriler olarak vatandaşların sunulan hizmet kalitesinden tatmin düzeyleri ile işgörenlerin işten tatmin olma düzeyleri arasındaki ilişkiyi ifade etmektedir. Bu noktada, hem vatandaşların hem de işgörenlerin bir birleriyle olan etkileşim sürecinde her iki kesimin duygu ve düşünceleri ile bunlara bağlı olarak gösterecekleri tutum ve davranışlar önemlidir (Duman ve Yüksel, 2008: 45). Kamu hizmetlerinde etkinlik, ulaşılabilirlik, hızlılık, nesnellik ve güvenirlik ilkelerinin genel amacı; kamu hizmetlerinin sunumunda kalite standardını yükseltmek, hizmetlerle ilgili şikâyetlerin etkili bir şekilde sonuçlanmasını sağlamak, halkın memnuniyetini oluşturmak ve hizmetleri halkın beklentilerine göre belirlemektir. Tüm bunların genel amacı, yaşam kalitesini artırmaktır (Başaran ve Çiftçi, 2011: 264). Bir başka deyişle kamuyu güçlü kılan şey, elindeki yetki ve kaynakların genişliği değil, bu yetki ve kaynakları kullandırdığı aktörleri etkin bir şekilde koordine etmesi ve denetlemesidir (Akyel ve Köse, 2010: 12).
Etkinlik kavramı aynı zamanda, katılım ve devlet ilişkisinde ele alınması gereken bir kavramdır. Eğer kararların alımında, vatandaşın da kabul edebilirliği ve ortak paydalar oluşturulabilirse, etkinlik katsayıları da bu sayede arttırılmış olacaktır. Bu sayede yönetsel süreçleri ve karar almalarının da önü açılmış olacaktır (Çukurçayır, 2006: 68). Bu noktada, yurttaşın katılımının en çok sağlanabileceği yer olan yere yönetimlerde sunulan hizmetlerin, merkezi yönetim yerine yerel yönetimler eliyle sunulmasının etkinliği daha iyi sağlayacağı da öne sürülmektedir (Arıkboğa ve Diğerleri, 2007: 3). Gittikçe artan insan ihtiyaçları içinde kamu hizmetinin ağırlığı toplum açısından oldukça önemlidir. Bu denli önemli bir role sahip kamu hizmetlerinin büyük bir kısmının yerel ölçekte sunulması, belediyeleri insanların
doğumundan ölümüne kadar pek çok aşamada görev ve sorumluluk yüklenmiş olduklarını göstermektedir (Negiz, 2008: 22).
Eryılmaz’a göre yerel yönetimleri ortaya çıkaran iki temel sebepten biri demokrasi düşüncesi, bir diğeri ise fonksiyonel etkinliktir. Etkinlik; hizmete tahsil edilen kaynak ile amaç arasındaki uygunluk olarak tanımlanabilir. Bu uygunluk sağlandığında, kararlarda öznelliği azaltabilmek için kendilerine hizmet sunulan bireylerin, söz konusu hizmet hakkındaki düşünce ve eylemlerinin dikkate alınması gerekir. Bu da ancak kendisine hizmet sunulan topluluğun demokratik katılımı ile sağlanabilecektir (Eryılmaz, 2010: 132-134).
Keleş’e göre de yerel yönetimlerin dayandığı değerlerden biri ekinliktir. Yerel yönetimlerin bazı kamu hizmetlerini halka etkin bir şekilde sunmaları da varlık nedenleri arasında bulunmaktadır. Etkinliği şu şekilde açıklamaktadır: Bir kent ya da kasabanın kendi sınırları içinde bile, belirli hizmetlerin bütün semtlere en küçük yeterli bir düzeyde sağlanmasıdır. Bunu yerine getirebilmek için de yerel yönetimlerin gerekli yetkilerle ve mali kaynaklarla donatılmasının gerekliliğine vurgu yapmaktadır (Keleş, 2014: 52).
Yerel yönetimlerin demokratiklik boyutunun yanında yönetimin etkinliği ve verimliliği önemli bir boyuttur. Demokratik işleyişte halkın sadece alınan kararlardan haberdar olması yeterli değildir. Burada önemli olan nokta, halkın bu kararların kendi yararına olduğu noktasında ikna da olmasıdır. Bunun için de yerel yönetimler ya da yerel karar alıcılar ile halkın işbirliği yapması, halkın karar alma sürecine, programların hazırlanmasına katılımı, görüşlerin alınması, bilgilendirilmesi, yani yönetsel işleyişe aktif bir şekilde katılımı gerekmektedir. Ayrıca her kamu kuruluşu gibi yerel yönetimlerin izlediği politikaların halka açıklanması, halkın belediye hizmetlerine karşı olumlu bir tutum sergilemesini de sağlayıcı bir etki oluşturmaktadır (Öner, 2006: 19).
DPT tarafından 1992 yılında yayınlanan Kamu Yönetimi Araştırma Projesi’nde, yerel yönetimler ve etkinlik ilişkisi; demokratik değerlerin yanında, yerel yönetim kuruluşlarının; üstlendikleri kamu hizmetlerinin yürütülüşünde,
merkezi yönetime göre etkililik ve verimliliği daha üst düzeyde gerçekleştirebilecek konumda oldukları şeklinde açıklanmaktadır (KAYA, 1992: 1).
Yerel yönetimlerin etkinlik açısından önemini anlamak için öncelikle üstlendiği rollere bakmak gerekir. Yerel yönetimlerin üstlendiği roller; siyasal, yönetsel ve ekonomik başlıklar altında toplanabilir ve demokratik katılımın özendirilmesi, yönetimde etkinliğin sağlanması, toplumsal ve ekonomik gelişmenin hızlandırılması, ulusal birlik ve bütünlüğün korunup geliştirilmesine katkıda bulunulması gibi başlıklar sıralanabilir (Keleş, 2014: 53). Ayman Güler’e göre, yerel yönetimler demokratikleşme sürecinde ilerici bir rol oynayabileceği gibi, son derece gerici bir rol de oynayabilir. Merkezi olan ile yerel olan arasında bir karşıtlık ilişkisi yoktur, devlet örgütlenmesinin farklı parçaları olarak bunlar bir birlerini tamamlayan iki unsur olarak görülmelidir (Ayman Güler, 1998: 143; aktaran: Özden, 2013: 11). Bu tamamlamanın sağlanmasında en önemli bağ etkinliktir. Demokratik yönetimlerde, etkin hizmet sunumunda merkezin ve yerel yönetimlerin işbirliği içerisinde hareket etmesi devlette bir bütünleşmenin oluşmasını sağlamaktadır.
Yerel yönetimlerin sorumlulukların ifasındaki payı, merkezi yönetime göre oldukça sınırlı olup, bu pay ekonomik istikrar ve gelirin yeniden dağılımında, kamu hizmetlerinin sağlanması ile ilgili görevlerine oranla çok daha azdır (Berk, 2003: 51). Yerel yönetimlerin kısıtlı olan mali kaynaklarla daha iyi ve kaliteli hizmet üretmesi ve bu yolla başarılı olması isteniyorsa, mutlaka çağdaş yönetim tekniklerinden faydalanılması gerekmektedir. Çağdaş yönetim anlayışına geçiş sürecini başlatmak içinse, örgütsel yapı, personel politikası, yönetime katılma, hizmet standardı ve kalitesi ile planlama konularında değişim sağlanmalıdır (Coşkun ve Öztürk, 2002: 73). Belediyelerin ellerindeki imkanlarını etkili ve verimli kullanabilmesi için gereken çağdaş yönetim teknikleri; planlama, programlama, iş analizleri, görev tanımlamaları, insan gücü planlaması, hizmet içi eğitim, maliyet muhasebesi, denetim, eşgüdüm, haberleşme, liderlik, ödüllendirme, örgüt ve yönetim geliştirme, yerleşme etütleri, evrak-arşiv sistemleri, standardizasyon, stok yönetimi, bilgisayar kullanımı, karar verme, proje yönetimi, katılımcı bütçe, performans bütçe vb. şeklinde sıralanabilir (Özer, 2013: 79). Bunların yanında, etkin bir yerel yönetim
için, modern usullerden ve yöntemlerden yararlanan, modern usul ve yöntemlerle yetiştirilmiş personel ile iş ve işlem yapan, her türlü kayırma yöntemlerinden uzak, bulunduğu yerdeki bütün vatandaşlara eşit hizmet götüren, tarafsız bir anlayışın olması da gerekmektedir (Tortop ve Diğerleri, 2007: 415).
Yukarıda verilen çeşitli yönetim tekniklerinden, yerel yönetimlerde etkinliğin arttırılması için bir yol haritası çıkarılacak olursa özünde aşağıdaki başlıca konular ele alınmalıdır (Coşkun ve Öztürk, 2002: 74-80) :
Planlama
Hizmet standardı ve kalitesi Yönetime katılma
Personel politikası Verimlilik ilkesine uyma Örgütsel yapının adaptasyonu
Yürütülen hizmetlerin insanların ihtiyaçlarına ve beklentilerine uygun olması, hizmetlerin yürütülmesi esnasında kamu yararının sürekli göz önünde tutulması, hizmetlerin gerekli olduğu zaman diliminde öngörülen en kısa sürede yerine getirilmesi açısından toplumsal ve zamansal boyutları olan bir kavramdır (Yalçındağ, 1997: 3-4). Ayrıca yerel yönetimlerde etkinlikten bahsedilebilmesi için çeşitli boyutları göz önünde bulundurmak gerekir. Bunlar;
Toplumsal Boyut; yürütülen çalışmaların ve hizmetlerin yerel toplulukların ve
insanın gereksinimlerine beklentilerine dönül olması, hizmetlerin yürütülmesinde “kamu yararı” ölçütünün sürekli göz önünde tutulması gerekecektir.
Zaman Boyutu; yerel hizmetlerin gerekli olduğu zaman dilimi, öngörülen en
kısa sürede (proje söz konusu ise, proje süresi içinde) yürütülerek tamamlanması gerekmektedir.
Yerel hizmetlerde etkinliğe ulaşılabilmesi için hizmetlerde tahsis verimliliği ile teknik verimliliğin de gerçekleştirilmesi gerekir. Tahsis verimliliği, fayda ve maliyetlerin vatandaşlar arasında nasıl tahsis edildiğine ilişkin bir kavramken, teknik verimlilik maliyet ve faydalar (çıktılar ve sonuçlar ile etkiler de dahil olmak üzere) arasındaki ilişkileri ele alan bir kavramdır. Tahsis verimliliği, halkın bütün kesimleri tarafından hizmetlere iyi bir şekilde ulaşılması ve hizmetlerin eşit olarak sunulması bakımından önemlidir (Akdağ, 2012: 122).
Yerel yönetimlerde bir etkinlikten bahsedilebilmesi için görevlerin ve amaçların tam anmalıyla belirlenmesi ve bu amaçların gerçekleştirilmesinde etkinliğin sağlanması gerekmektedir. Kendi başına belediyeler etkin mi diye bakmak yeterli bir yaklaşım değildir (Tekeli, 1983: 12). Performansın arttırılması için yasal zemin oluşturulmalıdır ve bunun uygulamadaki yansıması etkinlik göstergesi olarak değerlendirilmelidir.
Demokrasi, katılım, temsil ve etkinlik kavramlarının çalışma açısından uygulama alanı bulduğu temel konu büyükşehir yönetimleridir. Büyükşehir yönetiminin hem kavramsal boyutu hem de geçirdiği süreç göz önüne alındığında, demokratiklik ve etkinlik kavramlarının uygulamadaki artıları ve eksileri daha net ortaya konulabilecektir.