1.3 Bilgi Yönetim Süreci
1.3.4 Bilginin Kodlanması ve Saklanması
Örgütün iç ve dış çevreden elde ettiği bilginin saklanması ve kodlanması konusu bilgi yönetim sürecinde önemli bir unsuru teşkil eder. Bilginin saklanması ile bilginin sadece değerlendirilmesinin yanı sıra gelecekte tekrar kullanılması da mümkün olmakta; böylece bilgi bireysel olmaktan çıkıp örgütün mülkiyeti haline gelmektedir. Saklama olmadan bilgi süreçlerinin diğer safhalarının gerçekleşmesi mümkün değildir (Nemati, Steiger, Iyer, & Herschel, 2002).
Örgüt içerisinde üretilen resmi ve gayri resmi ortamda paylaşılan bilgi, kayıt altına alınmadıkça, örgüt için bir kayıptır. Bu nedenle örgüt için son derece değerli olan bu varlıkları yapılandırmak gerekmektedir. Bilgi yönetim sürecinin bu aşaması, bir anlamda bilginin sınırlarının belirlenmesine ve örgüt için faydalı hala getirilmesine işaret etmektedir (Sağsan, 2010).
Bilginin örgüt içinde etkin bir şekilde akışının sağlanabilmesi ve karar verme mekanizmalarına yardımcı olabilmesi ancak bilginin kodlanması ile mümkün olur. Örgütler sahip oldukları bilgi, anlayış ve tecrübelerini kılavuz, taslak, hesap çizelgesi, karar destek sistemleri ya da proje yönetim yazılımları gibi çeşitli araçlarla kodlayarak daha kolay transfer edilebilirler. Böylece bilgi herhangi bir zaman diliminde tekrar kullanılabilir hale gelir. Bilginin kodlanması, örgütün birimleri, bölümleri ve hiyerarşik kademeleri arasında örgütsel bilgi akışını da kolaylaştırır. Bilgi akışı özellikle çok uluslu işletmeler için önemlidir, çünkü bu şirketler coğrafi ve kültürel farklılıklar gösteren çevrelerde faaliyetlerini sürdürürler (Schulz & Jobe, 2001). Bilginin kodlanması süreci farklı ancak birbirleriyle ilişkili üç aşamadan meydana gelir. Bunlar, kodlanacak bilgi için bir model oluşturmak, modelin ifade edilebileceği bir dil yaratmak ve bu dilde bilgiyi temsil edecek bir mesaj oluşturmaktır. Bilgi kodlama işleminin en bilinen safhası mesaj yaratma sürecidir. Mesaj yaratmak, özellikle, enformasyonun yayıldığı asıl süreç ile ilişkilidir. Bir mesajın başarıyla yaratılabilmesi için belli bir altyapının varlığı yani mesajın hem yazıya dökülüp hem de okunabileceği model ve modelin parçaları arasındaki etkileşimde ortak bir dilin varlığı şarttır (Cowan, 2001).
Kodlama süreci, sadece mesajların yaratılmasından ziyade bilgiyi dönüştürmenin bir ön koşulu olacak modelin de oluşturulmasını içerir. Bu açıdan bakıldığında bilginin
kodlanması basit bir transfer faaliyeti ya da çevirme işleminin ötesinde her bir aşaması bir parça yaratıcılık içeren temel bir bilgi üretim metodudur. Kodlamanın bu özelliği bilginin düzenlenmesiyle ilgili bazı temel dönüşümleri de bünyesinde barındırmakta olduğu için kodlanmış bilgi tabanı, örtük bilgi tabanının tamamen aynısı olmaktan ziyade bir çeşit ikamesidir (Balconi, 2002).
Bilginin kodlanması faaliyetlerinde karşılaşılan temel sorun, günümüz ekonomisinde en değerli varlığı olarak kabul edilen bilginin, ona bu değeri kazandıran ayırt edici özelliklerini kaybettirmeden nasıl kodlanacağını ve nasıl daha az hareketli enformasyon veya veriye dönüştürüleceğidir (Akgün, Keskin, & Günsel, 2009). Sahip oldukları bilgi birikimini başarılı bir şekilde kodlamak isteyen örgütlere, aşağıdaki dört prensibi izlemeleri önerilmektedir (Davenport & Prusak, 1998).
1. Yöneticiler kodlanmış bilginin kurumun hangi amacına, hangi iş hedeflerine hizmet edeceği konusunda karar vermelidir. Amacın net bir şekilde ortaya konmuş olması, etkin bir kodlama faaliyetinin ilk adımıdır.
2. Yöneticiler farklı formda bulunan bu bilgiyi, amaçlanan iş hedefleri doğrultusunda tanımlayabilmeli ve ortaya çıkarabilmelidir.
3. Bilgi yöneticileri bilgiyi kodlama konusunu fayda ve uygunluk açısından değerlendirmelidir. Bir kurumun sahip olduğu bilgi varlığının tamamını kodlamasının maliyetinin çok yüksek olacağı aşikârdır. Bilgi yöneticileri bu değerlendirmeyi yaparak organizasyonun bilgi varlığının, organizasyonun iş hedefleri doğrultusunda maksimum faydayı elde edebileceği kısmının kodlanması üzerinde odaklanmalıdır.
4. Kodlama işinden sorumlu olanlar kodlama ve kodlanmış bilginin dağıtımı için uygun bir ortam belirleyebilmelidir.
Bilgi yönetimi ile ilgili uygulama ve teoriye dönük modellerin hepsinde bilginin saklanması üzerinde önemle durulmaktadır. Bir kurumda bilginin üretilmesi ve bu bilginin etkili biçimde kullanılarak ondan bir değer elde edilmesi, ancak geçmişten gelen kurumsal bilgi birikimiyle mümkün olur. Dolayısıyla kurumların sahip oldukları bilgiyi yeniden kullanabilecekleri ve ulaşabilecekleri şekilde saklamaları gereklidir. Bir kurumda bilgi, farklı biçimde bulunabileceği gibi farklı yerlerde de saklanabilir.
Örneğin, bilgi ürün ve hizmetlerde, süreçlerde, kişilerde saklanabileceği gibi organizasyonun genelinde de saklanabilir (Zaim, 2005).
Bir kurumda bilgi önceden de bahsedildiği gibi iki şekilde bulunur. İlki bireylerin zihinlerinde saklı olan örtük bilgi, ikincisi ise yazılı ve tasnif edilmiş şekilde dosyalarda, bilgisayarlarda veya çeşitli elektronik veri tabanlarında saklanan açık bilgidir. Bu iki bilgi türünün saklanmaları mevzusu doğaları itibarıyla farklılık gösterir. Açık bilginin yapısı gereği saklanması örtük bilgiye oranla daha kolaydır. Bu yönüyle açık bilgi, örtük bilginin aksine kişiye değil büyük ölçüde kuruma ait bir nitelik taşımaktadır. Zira çalışanların kurumu terk etmesiyle, sahip olduğu örtülü bilginin tamamına yakınını beraberinde götürmesine karşın, dosyalarda ve veri tabanlarında saklı bulunan açık bilginin büyük bölümü kurumda kalmaktadır. Örtük bilginin saklanmasında ise iki yol vardır. Birincisi örtük bilgiyi açık bilgiye dönüştürerek saklamak diğeri ise belirli bir süreçte söz konusu bilgi ve birikimi diğer çalışanlara aktarmak suretiyle kuruma mal ederek saklamaktır. Şurası muhakkaktır ki örtük bilginin saklanması açık bilgiye oranla çok daha karmaşık ve zordur.
Bilginin saklanmasında kurumun öncelikleri ve temel yetenekleri göz önüne alınmalıdır. Zira her türlü bilginin saklanması mümkün olamadığı gibi ekonomik de değildir. Her kurum etkili biçimde kullanacağı kadar bilgiyi belirli bir öncelik sırası takip ederek saklamalıdır. Günümüzde bilginin saklanmasında en etkili yöntem bilgi tabanları ve bilgi ambarları olmuştur. Bilgi tabanı oluştururken çok çeşitli yöntem ve teknolojilerden yararlanılmalı ve bundan kaynaklanabilecek uyumsuzluklar minimuma indirilmelidir. Bilgi tabanını kullananlar kullanım amaçlarına uygun olarak bilgiyi uygun kategorilere ayırmalı ve kullanıcıların önceliklerine ve ihtiyaçlarına cevap verebilecek şekilde organize etmelidirler. Bilgi, kullanıcıların en hızlı ve kolay şekilde erişebilecekleri biçimde saklanmalıdır. Bilgi saklanırken bilgi kaynağının ne olduğunun kayıt altına alınması da önemlidir. Bu şekilde yapıldığında daha fazla bilgi edinmek isteyenler açısından önemli bir kolaylık sağlanmış olur (Skyrme, 1999). Bilginin saklanması ve kodlanması örgütsel hafızanın da oluşmasını sağlar. Örgütsel hafıza bir organizasyonda açık, örtük, ferdi, kurumsal gibi her çeşit bilginin organizasyona mal olarak, yeniden kullanılabilecek biçimde saklanması ve söz konusu kurumun bu bilgiyi istediği zaman kullanabilme kabiliyetidir. Bu bakımdan örgüt
hafızası soyut bir kavramdır ve bir kurumda bilginin saklandığı yeri ifade eder (Zaim, 2005).
Örgütler içsel ve dışsal olarak edindiği yeni bilgiyi hafızasında depolarlar. Bu hafıza hem yapısal hem de beşeri kaynaklarına dağıtılmıştır. Örgütsel seviyede olan bu hafıza kavramı, bir kurumun tarihi boyunca edinilen veri ve enformasyon toplamının işletme karar ve uygulamalarında kullanılabilmesi için depolanması ile ilgilidir. Örgütsel hafıza toplamda, enformasyon teknoloji ve sistemleri, örgütsel prosedür ve rutinler, kurum hikâye ve efsaneleri, ortak bir misyon ve örgüt kültürü gibi unsurların bileşiminden meydana gelir (Levitt & March, 1988).
Bilginin kodlanması ve saklanması alanında gerçekleştirilen çalışmalar, bilgi yönetimi uygulamalarını sistematik olarak gerçekleştiren örgütlerin, bilginin saklanması ve kodlanması hususunda diğerlerine kıyasla daha başarılı olduklarını göstermektedir. Paylaşımcı bir kültürün henüz gelişmekte olduğu, bilgi altyapısını güncellemek ve bilgi tabanını yapılandırmak için herhangi bir sistematik sürecin mevcut olmadığı diğer örgütlerde, bilginin saklanması ve kodlanması, bilgi depolarının düşük seviyede kullanılmasından öteye gidememektedir (Kakabadse, Kouzmin, & Kakabadse, 2001).