İşletmeler, varlıklarını koruyabilmek için her geçen gün bilgi teknolojilerine daha fazla bağımlı hale gelmektedirler (Özen ve Mollavelioğlu, 2003:13). Teknolojik ilerlemeler; birçok alanda özellikle ekonomik hayatta kendini belirgin bir biçimde gösteriyor; ekonomik hayatı, iş hayatını, işletmelerin iş süreçlerini, iş yapma biçimlerini, iş kurallarını, organizasyon yapılarını, yönetim yaklaşımlarını, karar
verme süreçlerini ve benzeri birçok şeyi değiştiriyor ve artan bir ivmeyle de değiştirmeye devam ediyor (Özmen,2006:6). Genel olarak, üretim endüstrilerinde modern alet ve otomasyon sistemlerinin kullanılması; verimliliğin arttırılması ve ürün kalitesinin sağlanması, üretimde verimlilik ve esnekliğin arttırılması, işyeri ergonomisinin ve işçilerin sağlık-güvenlik standartlarının geliştirilmesi, teknik ve hijyenik açıdan en üst seviyede üretimin gerçekleştirilmesi açısından önem arz etmektedir (Vural,2006:133). Weber’e göre, ekonomik sistemde verimliliğe ulaşma imkanı taşımayan bir işletme batmaya mahkumdur (Weber,1985:14-15).Bu bağlamda yeni teknolojiler, sürekli olarak işletme faaliyetlerinde ve iş yapma yöntem ve süreçlerinde bir verimlilik arttırma aracı olarak kullanılmışlardır. Mikro elektronikteki gelişmeler üretim, dağıtım, ulaşım ve yönetim süreçlerini radikal bir biçimde değiştirmiştir (Şaylan,1994:114).
Bilgi teknolojileri ile şekillenen bilgi çağı organizasyonları esnek organizasyonlardır. Esnek organizasyonlar, kaynak israfını azaltarak ve üretim sürecinin her aşamasına değişen koşulları dikkate alan yaratıcı düşünce tarzını entegre ederek emek ve sermayenin verimliliğini arttırır; bilgi akışı açısından işlevsel olmayan orta düzey yönetimin birçok katmanını ortadan kaldırır ve aşırı uzmanlaşma ve bölümlere ayırma uygulamasını çok boyutlu iş sorumluluğunu tanımlayarak ve timler ve mesleki rotasyonu kullanarak engeller (www.canaktan.org,14.10.2009) Geleneksel organizasyonlar ile esnek organizasyonlar arasındaki örgütlenme farkları Şekil-12’de verilmektedir.
Şekil-12: Esnek Organizasyonlar
ESNEK ORGANİZASYONLAR
• Birden fazla merkez • Çok yönlü uzmanlık • Birbirine bağımlı birimler • Çok taraflı işbirlikleri • Heterojen yapı
• Kozmopolit düşünce tarzı • Esneklik üzerine odaklanma
GELENEKSEL ORGANİZASYONLAR
• Tek merkez
• Kendi kendine yetme • Bağımsız faaliyetler • Dikey entegrasyon • Homojen yapı • Dar düşünce tarzı
• Verimlilik üzerine odaklanma
Kaynak: OECD, The Knowledge-Based Economy, Paris, 1996, s.18.
Bilgi teknolojileri, verileri kaynağından toplama, aracıları ortadan kaldırma, faaliyetlerin ve süreçlerin yürütülmesinde düzenlilik sağlama, çevresel fırsatlardan
tam olarak yararlanma vb. yollarla işletmelerde verimlilik artışı ve maliyet tasarrufunu sağlayarak örgütsel strateji oluşturmada önemli bir rol oynamaktadır. Bu teknolojiler müşterilere sunulan hizmetleri yaygınlaştırarak ve kaynak (para, malzeme, bilgi, teçhizat, araç-gereç) yönetiminde etkinlik sağlayarak rekabet üstünlüğü sağlayabilmektedir. Ancak günümüz işletmelerinde BT’lerin verimlilik ve rekabet üstünlüğü aracı olarak değerlendirilmesinin ötesinde bu teknolojiler işletmelerde stratejik araç olarak kullanılmaktadır. BT’lerin işletme stratejileri üzerindeki etkisi üç başlık altında toplanmaktadır (Akın,1998:239).
1) Sektör Düzeyinde: Bilgi teknolojilerinin ülkelerin ekonomik yaşamlarında
giderek artan önemi ve bilgiye dayalı sanayi sektörlerinin büyüme hızları ile Dünya ticaretinden aldıkları payların sürekli artması göz önüne alındığında bilgi ve iletişim teknolojileri sektörünün stratejik öneme sahip olduğu görülmektedir (DPT,2007:ii).Yeni ürün geliştirme, pazarlama ve dağıtım süreci son derece kısa hale getirilerek sektördeki mal ve hizmetlerin niteliği değişebilmektedir. Üretim süreçlerinde bilgi teknolojileri ve sistemleri kullanımının artmasıyla birlikte, yeni ürün ve hizmet tasarımı süreleri kısalmakta, güncelleştirmeler periyodik değil sürekli yapılabilmektedir (Öğüt, 2003:76). Aynı şekilde tele-pazarlama teknolojisini kullanan organizasyonlar, satış personeline ve ulaşımına ödenen maliyetleri ortadan kaldırarak maliyet avantajı sağlamaktadır(Öğüt,2003:138-139). Bilgi teknolojilerinin müşteriler ve piyasalarla hızlı iletişime olanak verme özelliği, tüketici ihtiyaçlarına en uygun mal ve hizmet üretimi için de olanak tanımaktadır (Kelleci, 2003:10).
Bilgi teknolojileri ve sistemleri, önceden ilgisiz ya da ilintisiz sayılan sektörlerin pazarlarını bütünleştirerek, bir ürün ya da hizmeti, geçmişte satın alan ya da kiralayan bir organizasyon, bilgi teknolojilerinin sağladığı kolaylıktan dolayı artık o ürün ve hizmetlerin üreticisi ve sunucusu durumuna gelebilmektedir (Öğüt,2003:139). Bilgi teknolojileri, organizasyon faaliyetlerinin daha az sayıda işgörenle, daha düşük stok düzeyi ile gerçekleştirilmesini sağlayarak, organizasyonların planladıklara çıktılara ve amaçlara daha düşük maliyetle ulaşmalarını kolaylaştırmaktadır.
2) Firma (İşletme) Düzeyi: Firmalar, BT’nin yardımıyla, daha yatay, esnek ve
ademi-merkeziyetçi bir şekilde örgütlenirken, varlıkların daha etkin kullanımı, yeni becerilere erişim, daha önce erişilmesi zor olan pazarlara erişim, yaşam süresi kısalan
yeni ürün geliştirme, dağıtım ve yönetim zamanı nedeniyle azalan sabit ve değişken giderler (büro satın alınması/kiralanması, elektrik, su, kırtasiye vs. gibi) gibi olumlu faydalar sağlayabilmektedir (Kelleci,2003:9). Organizasyonlar arasında ileri bilgi teknolojileri ve sistemlerinin kurulmasıyla birlikte, tedarikçi işletme ile alıcı işletme arası ilişkiler hızlanmakta ve etkinlik kazanmaktadır (Öğüt,2003:139). Firmaların tedarikçi ve nihai tüketicileri BT’nin yardımıyla ağlar üzerinde buluşturmaları hızla artan küresel rekabete karşı koymak ve maliyetleri ve verimliliği arttırmak için geliştirdikleri önemli bir stratejidir (Kelleci,2003:12). BT’ler, işletmelerin yan sanayi ve müşterileriyle bütünleşmelerine, çok hızlı ve etkili veri değişimi yapmalarına, doğru bilgiyi zamanında elde etmelerine olanak sağlamaktadır. Aynı şekilde, rakiplerle farklılaşmaya imkan veren yöntemler kullanılması, sektöre yeni giren firmaların rekabet gücünü etkileyecektir.
Hem üretim hem de hizmet işletmelerinde hızlı ve kaliteli bilişim sağlayan bilgi teknolojileri işletmelerin işlemle ilgili faaliyetlerini (personel sayısını azaltmak, işletme etkinliğini sağlamak, personel ve kurum arasındaki iletişimi sağlamak, personel tedariki ve eğitimini sağlamak, takım çalışmalarını geliştirerek çalışanların kararlara katılımını sağlamak, iş güvenliğini ve işçi sağlığını geliştirmek, çalışma şartlarını düzenlemek vb. ) ve işletme kaynaklarını daha etkin hale getirmektedir (Yeniçeri ve İnce,2005:150). Bilgi teknolojilerinin bu etkileriyle biçimlenen bilgi bazlı bu yeni işletme yapısı Şekil-13’deki gibi şematize edilebilir (Erkan,1997:184).
Şekil-13: Bilgi Toplumunda İşletme Yapısı
Kaynak: Hüsnü Erkan, Bilgi Toplumu ve Ekonomik Gelişme, 3. Baskı, Türkiye İş Bankası Kültür Yayınları, 1997, s. 189.)
3) Stratejik Düzey: Bilgi teknolojileri, düşük maliyet liderliği, ürün
farklılaştırma, satış sonrası hizmetler, zamandan kazanma, kalite, dağıtım, yeni ve özel pazarlara yönelme alanlarında, işletmelerde esneklik sağlayarak önemli etkilere sahiptir. Hızlı ve kaliteli bilişim ve aşağıya çekilmiş maliyetler işletmelerin kaynaklarını en etkin şekilde kullanarak içinde bulundukları endüstride ayırt edilecek nitelikler kazanmalarına imkan sağlamaktadır (Erkan,1997:150). Şekil-14’de görüldüğü gibi bilgi teknolojileri, işletme stratejileri ve iş süreçleri karşılıklı etkileşim içinde bulunmaktadır (Gordon ve Hamilton,1993:3).
Şekil-14: İşletme stratejisi, İş Süreçleri ve BT
Bilgi Teknolojileri
İşletme Stratejisi İş Süreçleri ve Altyapı
Kaynak: Davis B. Gordon ve Scott Hamilton, Managing Information: How Information Systems Impact Organization Strategy, D. Irwin, Professional Pub., New York, 1993, s. 3.
Gordon ve Hamilton, bilgi teknolojilerinin işletme stratejilerini genel olarak şu yollarla etkilediğini ifade etmektedirler (Gordon ve Hamilton,1993:4): 1) Mal ve hizmet farklılaşması 2) Ürün ve iş süreçlerinde yenilik sağlayarak 3) Düşük maliyetle üretim olanağı sağlayarak 4) Müşteriler ve tedarikçilerle etkili etkileşim olanağı sağlayarak 5) İş hacminde artış sağlayarak 6) Potansiyel pazarlara odaklaşma olanağı sağlayarak. Yeni süreçte firmalar, stratejik ve operasyonel olarak diğer firmalarla daha fazla ilişki içine girmektedirler (Townsend vd.,2001:278). Clarke’e göre, bilgi teknolojileri, stratejik planlama proseslerine bilgi sağlayan ve organizasyonu etkileyen çevresel ve organizasyonel güçler üzerinde stratejik olarak etkili olan teknolojilerdir. Söz konusu yazara göre, stratejik planlama proseslerine etki eden iç ve dış güçler Şekil-15’de verilmektedir (Yücel,2002:9).
Şekil-15: Organizasyonu Etkileyen Güçler
Kaynak: Devrim Yücel, Bilgi teknolojilerinin Çalışma Yaşamı Kalitesi Üzerindeki Etkisi, İstanbul Teknik Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü, Doktora Tezi, İstanbul, 2002, s. 9.
Bilgi teknolojilerinin önemi ve etkisi işletmelerin faaliyet alanına ve bu teknolojiyi kullanım amacına göre değişebilmektedir. Ancak bankalar, sigorta şirketleri ve hava yolu işletmeleri için bilgi teknolojileri stratejik bir öneme sahiptir ve en büyük yatırımlar bu teknolojilere yapılmaktadır. Zira bu tür işletmelerde rekabet üstünlüğü ve müşteri odaklılık bu teknolojilerle elde edilmeye çalışılır. Bir işletmenin nasıl rekabet üstünlüğü sağlayacağı ve izleyeceği Bilgi teknolojileri stratejileri Tablo-9’da verilmiştir (O’Brein,1994:217).
Tablo-9: Bilgi Teknolojileri Uygulamalarının İşletmelere Sağladığı Stratejik Yararlar
Operasyonel Verimliliği Arttırmak
BT vasıtasıyla işletme süreçlerinin verimliliğini arttırmak İşlemsel süreçleri BT ile kontrol ederek maliyetlerini düşürmek. BT desteğiyle üretilen ürün ve hizmetlerin kalitesini yükseltmek.
Yenilik Yapmayı Teşvik Etmek
BT unsurları içeren yeni ürün ve hizmetelerin sunulması.
Mevcut ürün ve hizmetleri farklılaştırmak için ürün ve hizmetlere BT unsurları katılması. BT vasıtasıyla yeni pazarların, iş alanlarının ve işletmeler arası ittifakların sağlanması.
Stratejik Bilgi teknolojileri Kaynakları Oluşturmak
BT tarafından işletme içi ve işletme dışı verileri analiz edecek bir stratejik bilgi tabanının oluşturulması. BT yatırımlarını arttırarak BT’nin operasyonel alandaki uygulamalarından stratejik alandaki uygulamalarına geçmek.
Diğer Bilgi teknolojileri Stratejileri
Müşterileri ve tedarikçileri bağımlı hale getirecek örgütler arası bir bilişim sisteminin kurulması. BT vasıtasıyla potansiyel rakiplerin piyasaya girmesini engellemek veya zorlaştırmak.
BT unsurları vasıtasıyla ikame ürün ve hizmetlerin etkisini azaltmak.
Ürün ve hizmetlerin değerini arttırmak için temel işletme süreçlerine BT uygulamak.