Bilgiyi yönetimi tüm örgütler için kritik öneme haiz bir konu olmuştur. Ancak 1950’lerde Peter Druker tarafından ortaya atılan bilgi işi ile bilgi işçileri; bilgiyi yönetenden çok bilgi yönetimi için sömürülen insanlar haline dönüşmüştür. Albretch’e göre Bilgi Yönetimi ile bilgiyi etkili kullanma birbirine çok yakın kavramlar gibi görünse de arasında bir takım farklar vardır. Buna göre veri tabanı kültüründen yola çıkmış ve insanları veri tabanlarına veri giren köleler olarak nitelendirmiştir. Bilgi yönetimi bu şekilde algılanırken bilgiyi etkili kullanma ise (1)Bilgi Sermayesi, (2)Bilgi Kalitesi ve (3) Öz Bilgiye Ulaşma olarak detaylandırılmıştır (Albrecht, 2003: 177–200). Halal örgütsel zekayı tanımlarken; örgütün çevresine stratejik olarak uyum sağlamak amacıyla bilgi yaratma ve yarattığı bilgiyi kullanma yeteneği olarak açıklarken bilgiyi etkili kullanmanın örgütsel zekanın mayasını oluşturduğuna değinmiştir.
3.2.1. Bilgi Sermayesi
Bilgi teknolojilerinin gelişmesi ile paralel olarak “Bilgi Yönetimi” konsepti bilgi sistemleri üzerine kurulu veri tabanını temel alan bir yöne doğru kaymıştır. Böylece elde edilen bilgiler bu veri tabanına sürekli olarak kayıt edilmekte olup bilgiye gereksinimi olan bilgi işçileri için bir kaynak oluşturmaktadır (Alberecht, 2003: 177– 181).
Ancak veri tabanı yaklaşımı birçok temel sorundan dolayı beklendiği gibi olmamıştır. Veri tabanı anlayışı dijital dünyanın getirdiği bir alışkanlıktır. İnsanları bu veri tabanını besleyen bir araç gibi görmektedir. Bilgi işçilerinin yenilik bulması, kavraması, idrak etmesi veya icat etmesi gibi şekillerde bilgi üretmesi gerekirken bunun yerine tüm çevresini gözlemleyen ve bunları veri tabanına rapor eden insanlar haline
gelmiştir. Alberetch’e göre bilgi yönetimi konusunda bilgi sistemleri uzmanlarından çok tarihçiler, şairler, müzisyenler veya yazarlardan daha çok öğreneceğimiz şeyler olduğu anlaşılmaktadır (Alberecht, 2003: 177–181).
İlkel veya gelişmiş herhangi bir kültürün veya örgütün bilgiyi etkili kullanıp kullanamadığının belirlenmesi için kültürün veya örgütün yararına bilginin nasıl kullanıldığının incelenmesi gerekmektedir (Albrecht, 2003: 177–181).
Örgütsel zekanın bir boyutu olan bilgiyi etkili kullanma bilgi yönetimi ile aynı değildir. Bilgiyi etkili kullanma elde edilen bilgi ile süreleri işletebilmek ve önünü açmak üzerine odaklanmıştır. İş arkadaşından bir bilgi elde eden bir şahsın bunu bir veri tabanına kaydetmesi yerine onu yaşama geçirmesi, kullanması ve ondan yararlanmasını ifade eder (Albrecht, 2003: 177–181). Bilgi temel olarak beş kategoriye ayırmıştır (Albrecht, 2003: 177–181). Bunlar;
Dahili Bilgi: Ürün geliştirme veya araştırma geliştirme gibi değer oluşturacak süreçlerde toparlanmış uzmanlık ve birikmiş bilgi birikimidir. Örnek olarak üretilen bir yazılım ile birlikte çok ileri derecede tasarım, kodlama veya test etme gibi dahili bilgi elde edilir.
Operasyonel Bilgi: Know-How gibi iş yapma bilgisini içeren ve örgütlerin politikaları, prosedürleri veya kurallarına yansımış bilgidir.
Gelişmeye Yönelik Bilgi: Örgütlerin geleceğini şekillendirebilecek insanların tartışma veya toplantı gibi yerlerde akıllarında oluşturdukları taslak bilgidir. Yeni düşünceler, yenilikler, entelektüel çalışmalar gibi çalışmaları içerir.
Satılabilir Bilgi: Bilginin ürün olarak pazarlandığı şeklidir. Alıcının daha başarılı ve etkin olmasını sağlayabilecek finansal, tıbbi veya yasal tavsiye örnek olarak verilebilir.
Stratejik Bilgi: Vizyon, misyon, temel değerler, stratejik hedefler ve örgüt için gerekli stratejileri oluşturabilecek bilgidir. Bilgiyi etkin kullanmak için bilgi teknolojileri üzerinden bilgiyi almak yerine oluşturulmuş sosyal veya kültürel faaliyetler ile alınan bilgi ve deneyim paylaşımı daha etkili olacaktır.
3.2.2. Bilgi Kalitesi
Elde edilen bilginin fazlalığından çok bilginin kalitesi daha önemlidir. Albretch bunu istatistiklerle desteklerken şu öğeleri kullanmıştır. Amerikan Sağlık Birliğinin yayınladığı verilere göre her yıl 100,000 Amerikan vatandaşı yanlış teşhis, tedavi veya ilaçtan dolayı yaşamını kaybetmiştir. Market sektöründe ise binlerce market, restoran veya mağazada veri tabanı kaynaklı hatalar nedeniyle % 1 ve 3 arası yanlış fiyatlandırma yapılmıştır (Albrecht, 2003: 189–190).
3.2.2.1. Bilgi Kalitesi Modeli
Veri, enformasyon ve bilginin kalitesi ile özetlenmesi veya örgüt için anlamlı hale getirilmesi için Albrecht tarafıdan geliştirilen Bilgi Kalitesi modeli beş temel bileşenden oluşmaktadır (Albrecht, 2003: 192–194). Bunlar; (1) Bilginin depolanacağı bilgi sistemlerinden tutun basit not kağıtlarına kadar olan tüm destek ve sarf malzemelerini içermektedir. (2) Elde edilmiş bilgi, veri ve enformasyonun hırsızlık, sabotaj, kaybolma, yıkım gibi her türlü etkilerden korunması için fiziksel güvenlik veya bilgi güvenlik sistemlerini ifade eder. (3) Elde edilen veri ve enformasyonun otomatik veya manuel olarak kayıt altına alınmasıdır. Bu kayıt altına alma işlemi direk almaktan çok yeniden ifade etme, tercüme etme veya özetleme gibi davranışlar ile gerçekleştirmedir. (4) Çeşitli yazılımlar, iş gören yeteneği veya diğer araçlarla elde edilen enformasyonun anlamlı şekillere çevrilmesidir. Bunlar veri tabanı, tablolar, grafikler, sunumlar ve benzeri biçimlendirmelerdir. (5) İnsanların yeniden tasarlaması veya daha önce elde edilmiş bilgileri kullanarak sonuç çıkartmasını içermektedir. Yeni şeyler icat etmek, stratejiler oluşturmak, yeni modeller tasarlamak veya yenilik ortaya koymaktır.
Şekil 3.1 : Bilgi Kalitesinin Beş Öğesi.
Kaynak : Albrecht, 2003:192-194
Bu kalite boyutlarından bazıları diğerlerine göre daha hassastır. Bir örgütün bilgi güvenliğinin korunması çeşitli yazılımlar ile olanaklı iken örgüt iş gören hatalarının telafisi olmayabilir (Albrecht, 2003: 192–194).
3.2.2.2. Öz Bilgiye Ulaşma
Bilgiyi etkili kullanmanın önündeki en büyük engellerden birisi elde edilen bilginin direk alınıp veri tabanlarına kopyalanmasıdır. Abretch az bilgi her zaman daha iyidir diyerek elde edilen bilginin özetlenmesi veya özümsenmesi ile örgüte kazandırılması gerektiğini savlamaktadır. Bu durumun yarattığı olumsuzluğa örnek verirken de son günlerde çok fazla yaygınlaşan internet sitelerini örnek göstermektedir. Birçok internet sitesi bir başka yerden aldığı bilgiyi direk alarak yayınlamaktadır. İnsanlar bir bilgiye ulaşmak için arama yaptıklarında ise bilgi kirliliği içinde boğulmaktadır (Albrecht, 2003: 190–191).