Örgütsel Hafızanın Türleri

Barton’a göre örgütsel hafıza dört çeşit bileşenden oluşur. Sırasıyla (1) iş görenlerin bilgi ve becerileri, (2) örgütteki teknik sistemler, (3) yönetsel sistemler, (4) değerler ve normlardır. Bu türden bilgi örgütün içsel bilgi hafızasını oluşturur. Diğer taraftan, rakiplerden, tedarikçilerden ve müşterilerden toplanan bilgi de örgütün dışsal bilgi hafızasını oluşturur (Barton,1995:4-55).

Örgütsel hafıza türleri ile ilgili alan yazını incelendiğinde farklı bakış açılarından dolayı farklı sınıflandırmalar görülmektedir. Bartonun çalışmalarından hareketle örgütsel hafıza irdelendiğinde, (1) bilgi yönünden, örgütteki teknik sistemler teknik bilgiyi içeren hafızayı, (2) yönetsel sistemler yönetsel hafızayı, (3) normlar ve değerler de kültürel hafızayı oluşturur. (4) Dışsal bilgi örgüt için pazarlama ve strateji belirleme açısından önemli olup pazarlamacı hafızayı oluşturur. Bu açıdan bakıldığında örgütsel hafızayı aşağıdaki (1) teknik hafıza, (2) yönetsel hafıza, (3) kültürel hafıza, (4) pazarlamacı hafıza olarak dört grupta incelenmiştir (Zhang, Tian ve Qi, 2004:3).

Örgütsel hafızanın sınıflandırılması üzerine alan yazında karşımıza çıkan bir diğer araştırmacı Girod, örgüt içi ya da örgüt dışı yükümlülüklerden ve inançlardan doğan, deklaratif ve prosedürel bilgi ile ilişkili olan yetenekler olarak tanımlamıştır. Girod’un bakış açısına göre örgütsel hafıza (1) deklaratif hafıza, (2) prosedürel hafıza, (3) yargısal hafıza olmak üzere üç gruba ayrılmıştır (Girod, 1995:2-34).

3.4.4.1. Teknik Hafıza

Teknik hafıza, profesyonel, uzmanlık bilgisine dayanan, teknik ve özel bireysel alan ile ilgili deneyimi de içeren bir hafızadır. Örgütün gelişimine destek olur ve normal işleyişini sürdürülebilirliğine katkısı olmaktadır. Teknik hafıza, üretim bandı faaliyetleri, kalite kontrol süreci, teknolojinin uygulanması ve techizatların kullanım bilgileri, mühendislik çalışmaları gibi olguları barındırır. Bu olgular üretimi seviyesi verimlik ve kalitesini etkilemektedir (Zhang, Tian ve Qi, 2004:3).

3.4.4.2. Yönetsel Hafıza

Örgütlerin operasyonunu ve bu operasyonları kontrol ile oluşan bu hafızaya yönetsel hafıza denilebilir. Örgütün bölümleri bakımındna bakıldığında, (1) bilgi yönetim sistemleri, (2) insan kaynakları yönetimi, (4) bireylerin eğitimi, (5) orta ve uzun vadeli stratejiler, araç gereç yönetimi, üretim bandı, doküman yönetimi, üyelik, kriz yönetimi ve üretim zinciri gibi öğelerden oluşan yönetsel metotlar ve örgüt yapısıdır.

3.4.4.3. Kültürel Hafıza

Kültürel hafıza, örgüt kültürü etkisinde oluşmaktadır. Örgütün geçmişi ile toplanan, değerleri, biçimsel olmayan oluşumları, bireylerin öneri ve şikayetleri gibi öğelerden oluşur. Örgütün içsel hafızası örgüt kültürü olarak tanımlamıştır (Schein, 1996: 3-43). Schwartz kolektif hafızayı kültürel bir sistem olarak tanımlamakla birlikte kültürel hafızada, bireylerin düşünce sistemi, yönetim şekli ve iletişim şekli ve birlikte çalışma düzeni veya yöntemidir (Schwartz, 1996: 1-45).

3.4.4.4. Pazarlamacı Hafıza

Pazarlamacı hafıza, tedarik sağlayıcılar, örgütün ortakları ve müşterileri, Pazar alanları, satış ve pazarlama ile ilgili kriter ve değerlerini temel alan bir hafızadır. Örgüt ile ilişkili bulunan çevresel faktörler değişkendir. Bu faktörler pazarlama sektörü için tedarikçiler, pazar alanları, yeni oluşabilecek gereksinimler, rekabet koşulları ve satış pazarlama kriterleri gibi değişkenler olup sürekli değişen faktörlerdir. Bu nedenle örgütler, değişmekte olan durumlar hakkında gerekli bilgiye sahip ve bu bilgiyi kullanabilecek kapasitede olmalıdır. Gerektiğinde yeni oluşabilecek mal ve hizmet gereksinimini değerlendirip en kısa sürede müşterilerin taleplerini karşılayabilmeli ya da tedarik zincirinde oluşabilecek bir sıkıntıya müdahale edebilmelidir. Genellikle teknik, kültürel, yönetsel ve pazarlamacı hafıza ile örgütler kendi gelişimini ve başarısını sağlamaktadır. Örgütün geleceğine karar verenler örgüt içinde depolanan hafızayı kullanmaktadırlar (Zhang,Tian ve Qi, 2004:3-4).

3.4.4.5. Deklaratif (Tanıtan) Hafıza

İş gören bireyler tarafından oluşturulan, çalışmalarında temel olarak kullanılan ve bu sepeble örgüt içinden kolaylıkla ulaşılabilen ve kullanıma hazır olan teknik, yönetsel ve bilimsel bilginin toplamına deklaratif hafıza olarak Girod tarafından tanımlanmıştır. Örgütsel bakımdan deklaratif hafıza Walsh’un tanımladığı “paylaşılan bilgi” ile karşılaştırılabilir. Deklaratif hafıza somut gerçekler, çözüm önerileri, yaşanılan olaylar ve benzeri açık bilgilerden meydana gelmektedir. Bu bilgi hem birey hem de örgütün hafızasında yer alabilir (Walsh, 1995:1-45). Moorman ve Miner ise deklaratif hafızayı, bilginin kullanım amacına göre, eldeki bilginin farklı uygulamalarda temel oluşturabilerek kullanılması olarak tanımlamıştır (Moorman ve Miner, 1998: 5-65).

3.4.4.6. Prosedürel Hafıza

Girod prosedürel hafızayı bireylerin rutin olarak çalışma yaşamında kazandıkları bilgi ve beceriler olarak tanımlamıştır. İçerik olarak eylem ve yetenekleri barındırmaktadır. Deklaratif bilgiden farkı bireylerin uygulamaları sonucu ortaya çıkmaktadır. Öğrenen örgütler bu hafızayı örgüt geneline yayarak örgütsel hafızayı geliştirmeye çalışırlar. Moorman ve Miner prosedürel hafızayı örtük bilgiyi formatlı bir hale getirerek dökümante edilmesi ve bu bilgi kullanılarak prosedür ve normlarda güncelleme meydana getirmesi ile örgüte yayılması süreci olarak tanımlamıştır (Moorman ve Miner, 1998:1-45).

3.4.4.7. Yargısal Hafıza

Yargısal hafıza, Girod tarafından bireylerin yerinde hareket edebilmek için enformasyonu, çevreyi, olayları ve bilgiyi yorumlama yeteneği olarak tanımlamıştır. Bir takım uygulamaların neden yerine getirildiği yargısal hafıza ile açıklamak olanaklıdür. Yargısal hafıza edinilmesi ve korunması zor olan bir hafıza türüdür. Bundan dolayı iş görenlerin sürekli iş veya görev değiştirmesi halinde yargısal hafıza kaybolur. Örgütsel bakımdan incelendiğinde, yargısal hafıza örgüt bireylerinin yargısal hafızasının toplamından meydana gelen ve olayların yorumladırılabildiği ve anlam kazandığı bir bileşendir (Imen, 2005: 3-4).