Başvuru Formu

Başvuru Formu, adayın biyografik nitelikleri, eğitimi ve çalışma hayatıyla ilgili bilgilerin toplandığı bir seçme aracıdır (Can vd., 2012, s. 177-182). Bir başka tanıma göre ise başvuru formu, bir işletmenin istediği belirli bilgileri üretmek için kullandığı işletmeye özel işe alma formudur (DeCenzo, Robbins ve Verhulst, 2013, s. 165). Başvuru formlarının çoğunlukla adayların başvuru yapacakları işlere yönelik genel

uygunluklarıyla ilgili bilgileri temin etmek için tasarlandığı ve hemen hemen bütün örgütlerin adayın örgütteki başarı olasılığını değerlendirmeye yönelik gerekli bilgileri toplamak için başvuru formlarını kullandığı ifade edilmektedir (Gatewood vd., 2008, s.

363). Bu bağlamda başvuru formunun, adayın işe uygunluğu noktasında gerekli bilgileri temin etmeye yönelik olarak örgütlerin başvurduğu önemli araçlardan biri olduğu söylenebilir.

Başvuru formlarının içeriği, örgütlerin ihtiyaçlarına ve örgütlerin personelde aradıkları niteliklere bağlı olarak değişiklik göstermektedir. Birçok işveren sadece tek bir başvuru formu kullanırken, bazıları birden çok başvuru formu kullanabilmektedir. Örneğin bir hastane hemşire ve sağlık uzmanı için ayrı bir form, büro ve sekreterlik işleri için ayrı bir form, yöneticiler için ayrı bir form, temizlik ve yemek hizmetleri için de ayrı bir form kullanabilir (Mathis ve Jackson, 2000, s. 288). Genel olarak başvuru formlarında bulunan bilgiler şunlardır (A. Acar, 2009, s. 135-136; Aselsan A.Ş. İş Başvuru Formu, 2018; Asil Çelik A.Ş. İş Başvuru Formu, 2018; Berzek, 1998, s. 52-66; Çolak, 2007, s. 96-97):

 Şahsi Bilgiler: Kişinin adı ve soyadı, cinsiyeti, doğum tarihi ve yeri, medeni hali gibi bilgileri,

 İletişim Bilgileri: Telefon numarası, e-posta, ikamet adresi, sosyal ağ gibi bilgileri,

 Başvuru Bilgileri: Kişinin çalışmak istediği ülke, şehir ve alana/alanlara ilişkin bilgileri,

 Eğitim Bilgileri: İlkokuldan üniversiteye kadar bitirilen okullara ilişkin bilgileri,

 Kariyer Bilgileri: Kişinin daha önce çalıştığı yerlere ve pozisyonlara ilişkin bilgileri,

 Katılım Sağlanan Kurslar, Eğitimler: Kişisel ve mesleki gelişime yönelik katılım

 Yabancı Dil: Kişinin bildiği yabancı dil ya da dillere ilişkin bilgileri,

 Referanslar: Adayla ilgili bilgi sağlayabilecek kişilere ait adı ve soyadı, pozisyonu, telefon numarası gibi bilgiler,

 Beceriler, Yetenekler: Kişinin kullanabildiği araç ve gereçler ile uzmanlık alanlarına ilişkin bilgileri,

 Diğer Bilgiler: Kişinin sağlık durumu, sabıka kaydı olup olmadığı, seyahat engeli olup olmadığı, sigara kullanıp kullanmadığı, hobileri, üye olduğu dernek, kulüp vb. organizasyonlar, talep edilen ücret gibi bilgileri.

Başvuru formlarının oldukça geniş bir içeriğe sahip olduğu görülmekle birlikte başvuru formlarında istenilen bilgilerin işle ilgili olması gerektiği ve başvuru formlarındaki işle ilgili olmayan bilgilerin adaylar arasında ayrımcılık yapılmasına neden olabileceği ifade edilmektedir. Başvuru formlarında ayrımcılığa neden olabilecek sorulardan bazıları şunlardır (Mathis ve Jackson, 1997, s. 255-256; Stone, 2008, s. 248-249):

 Irk, etnik köken

 Din

 Medeni durum

 Ailedeki fert sayısı ve yaşları

 Eş ile ilgili bilgiler

 Acil durumda iletişim kurulacak kişi

Bu soruların sayısı daha da artırılabilir. Örneğin başvuru formunda kişinin özürlülük durumu ile ilgili genel olarak sorulan sorular da uygun değildir. Ancak başvuru formunda kişinin başvuru konusu işi yapmasına engel olabilecek herhangi bir özrünün olup olmadığı sorulabilir ya da kişinin boy ve ağırlığı eğer yapılacak işle ilgili değilse başvuru

söylenenlerden hareketle altı çizilmesi gereken en önemli husus başvuru formunun içeriğinin iş ile ilgili olması ve ayrımcı uygulamalara neden olmamasıdır.

Yukarıdakilere ek olarak başvuru formları ile ilgili dikkat edilmesi gereken başka hususlar da bulunmaktadır. Örneğin sadece başvuru formunda yazan bilgilere göre ve hızlı şekilde seçme kararı verilmemesi gerektiği, aksi halde iş için uygun niteliklere sahip adayların gözden kaçırılabileceği ifade edilmektedir (Balle, 2018). Dikkat edilmesi gereken bir diğer husus adayın kişisel verilerinin korunmasına yönelik olup, işveren başvuru formu ile sağlanan kişisel verilerin korunmasına yönelik gerekli özeni göstermelidir. Buna göre başvuru formlarında işle ilgili olmayan ya da ihtiyaç duyulandan daha fazla bilgi talep edilmemeli, bir diğer ifadeyle form içerisinde yer verilecek sorular iş ile ilgili başarı ya da başarısızlığın geçerli birer göstergesi olacak şekilde seçilmeli (Bingöl, 1990, s. 93), adaydan sağlanan veriler yalnızca seçme amacıyla kullanılmalı, başvuru formu yoluyla elde edilen kişisel veriler uygun ortamlarda ve uygun şekilde saklanmalı, kişisel verilere sadece yetkili kişiler erişebilmeli, adayın kişisel verilerinin korunmasına yönelik her türlü önlem alınmalıdır (R. Eroğlu, 2018). Başvuru formlarının gereksiz ve yasal olarak sorunlu olan unsurlardan arındırılması amacıyla belirli periyotlarda gözden geçirilmesi de başvuru formları ile ilgili dikkat edilmesi gereken hususlar arasında sayılabilir (Bingöl, 1990, s. 93).

Bunların dışında başvuru formlarının özgeçmişle benzer işleve sahip olduğu, bu bağlamda başvuru formunun kullanımının seçme sürecinde çok fazla zaman kaybına yol açtığı ve kırtasiyeciliği artırdığı (Balle, 2018), online başvuru formlarının kullanıcı dostu olmadığı, örneğin form doldurulurken sayfanın cevap vermemesi ya da verilerin kaydedilmemesi gibi sorunlarla karşılaşılabildiği (English, 2017), başvuru formlarında

adayların eksik ya da doğru olmayan bilgiler verebildikleri (Gatewood vd., 2008, s. 376) ifade edilmektedir.

Buraya kadar söylenenler dikkate alındığında, başvuru formlarının uygun şekilde tasarlanmasının ve uygulanmasının önemli olduğu görülmekte olup, aksi halde başvuru formunun kendisinden beklenen faydayı sağlamasının çok mümkün olmadığı görülmektedir.