Şüpheli İşlem Bildirim Formunun Doldurulması

Yine aklama ve terörün finansmanıyla mücadele mevzuatımıza göre şüpheli işlem bildirimini gerektiren durumlarda, işlemle ilgili olanların kimliklerinin tespit edilmiş olması da gerekmektedir. Bildirime konu şüpheli işlemin teşebbüs aşamasında kaldığı ve gerçekleştirilmediği durumlarda ise kimlik tespiti yükümlülüğü mümkün olduğu ölçüde yerine getirilecektir. Zira karşılaşılan olay şüpheli işlem olarak değerlendirilmiş olmasına rağmen, usulüne göre kimlik tespiti yapılamaması nedeniyle bildirimde bulunulmaması, şüpheli işlem bildiriminde bulunma yükümlülüğüne aykırılık oluşturabilecektir. Ancak özellikle geçici iş ilişkisi kapsamındaki müşterilerin teşebbüs aşamasında kalan şüpheli işlemlerinde işlemi yapan ve varsa adına işlem yapılanın her zaman usulüne göre kimlik tespitinin yapılamayacağı da bir gerçektir. Bu gibi durumlarla karşılaşıldığında işlem şüpheli bulunması nedeni ile yükümlü tarafından gerçekleştirilmeyecek olsa bile işlemi yapmak isteyen ve varsa adına işlem yapılması istenilen kişinin kimlik tespiti kapsamında alınması gereken bilgi ve belgelerinin mümkün mertebe alınmasına çalışılmalıdır.

İşleme konu malvarlığının suç gelirlerinin aklanması ve terörün finansmanıyla ilgili olduğuna dair belge veya ciddi emare bulunması, özellikle de böyle bir malvarlığı değerinin transfer edilmesi gibi bir durum söz konusu olduğunda konu MASAK’a “çok ivedi” bir şekilde iletilmelidir. Böyle bir durumda yükümlü konu hakkında MASAK’ı bilgilendirinceye kadar, talep edilen işlemi gerçekleştirmekten imtina etmesi şeklinde bir tutum göstermesi uygun olacaktır. Ancak şüphelenilen bu işlemi gerçekleştirmekten kaçınmanın imkânsız olduğu ya da işlemi gerçekleştirmekten imtina etmenin işlemin faydalanıcılarını tespit etme çabalarını engelleyebileceği durumlarda bilgilendirme, işlemden hemen sonra da yapılabilecektir.²² Yine

“çok ivedi” diye tabir ettiğimiz durumlarda bildirimde bulunmadan hemen önce ya da hemen sonra MASAK ile iletişime geçilmesi de uygun olacaktır.

6. Şüpheli İşlem Bildirim Formu

Aklama ve terörün finansmanıyla mücadele mevzuatımızda “Şüpheli işlem bildirim formları’nın (ŞİBF)” düzenlenmesine, bildirimlerin elektronik ortam ve bilgi iletişim araçları kullanılarak yapılmasını zorunlu hale getirmeye ve şüpheli işlem bildirimlerinde elektronik imza kullanılmasına ilişkin usul ve esasları yükümlüler bazında ayrı ayrı belirlemeye “Maliye Bakanlığı” yetkili kılınmıştır.²³ Bu kapsamdaki düzenlemelere göre şüpheli işlemlerin yükümlülerce “Şüpheli İşlem Bildirim Formu” (ŞİBF) doldurulmak suretiyle MASAK’a bildirilmesi gerekmektedir.²⁴

ŞİBF;

A- Formu Düzenleyen Yükümlü B- Bildirime İlişkin Bilgiler

C- Şüpheli İşlemi Yapan Gerçek Kişi D- Adına İşlem Yapılan Gerçek Kişi

E- Adına İşlem Yapılan Tüzel Kişinin/Tüzel Kişiliği Olmayan Teşekkül F- Şüpheli İşlem Bilgileri

G- Şüpheli İşlemi İlgilendiren Hesap Bilgileri

H- Şüpheli İşlem Tipi ve “Açıklama” kısımlarından oluşmaktadır.

7. Şüpheli İşlem Bildirim Formunun Doldurulması

Yükümlüler, şüpheli bir işlemle karşılaştıklarında, işlem hakkında yetki ve imkânları ölçüsünde araştırma yaptıktan sonra, edindikleri bilgi ve bulgular çerçevesinde, ŞİBF’yi dolduracaklardır. Bildirim sürecinde, şüpheyi destekleyecek ek bulguların olup olmadığını

tespit etmek amacıyla işlemin niteliği veya müşteri profiliyle ilgili daha ayrıntılı araştırma yapılması gerektiği durumlarda yetki ve imkânlar ölçüsünde bu araştırma yapılacak ancak araştırma yapılırken müşterinin, hakkında bildirimde bulunulacağından şüphelenmesine neden olacak tutum ve davranışlardan da kaçınılacaktır.²⁵

ŞİBF’nin (A) ila (G) arasındaki bölümleri, form üzerindeki açıklamalar dikkate alınarak doldurulacak olup; (A) bölümüne yükümlü ile ilgili bilgilere, (B) bölümünde de yapılan bildirime ilişkin genel nitelikteki bilgilere yer verilecektir. Şayet bildirim daha önceden yapılan bir bildirim ile ilgiliyse bu husus da burada açıklanacak ve bildirimin ek bildirim olduğu ve önceki bildirimin tarihi belirtilecektir. İşleme konu malvarlığının suç gelirlerinin aklanması ve terörün finansmanıyla ilgili olduğuna dair belge veya ciddi emare bulunması ve bu kapsamdaki malvarlığının -örneğin transfer edilmek istenilmesi gibi- yükümlünün kontrolünde çıkma olasılığının olması gibi hallerde, bu bölümdeki “çok ivedi” kısmına bir kayıt düşülmesi uygun olacaktır.

ŞİBF’nin (C) bölümü şüpheli işlemi yapan gerçek kişi ile ilgilidir. Şüpheli bir işlemle karşılaşılsa bile imkanların elverdiği ölçüde kimlik tespitinin yapılması gerektiğinden, bu bölüm kimlik tespiti kapsamında elde edilen bilgilerden yararlanılarak doldurulacaktır. Bu bölümde öncelikle şüphe oluşturan işlemi kişinin kendi adına mı yoksa başkası adına mı yaptığı hususu belirtilecektir. Yine bu kısımda işlemi yapan kişinin kimliğinin sahte olup olmadığı belirtilecektir. Sahte kimlikle yapılan işlemlerde işlemi yapıyor gözüken şahıs ile gerçekte yapan şahıs aslında birbirinden farklıdır. Kimlik tespiti esnasında yapılan işlemin sahte bir kimlikle yapıldığı anlaşılırsa şüpheli işlem bildiriminde bulunulurken bu durumun formda belirtilmesi gerekmektedir.

Şüpheli işlem bildirimine konu olan işlem bir başka gerçek kişi adına yapılıyorsa (D) bölümü, bir tüzel kişi adına yapılıyorsa da (E) bölümü yine kimlik tespiti kapsamında elde edilen bilgilerden yararlanılarak doldurulacaktır.

Formun (F) bölümü ise şüpheli işlemle ilgili bilgilerin doldurulacağı bölümdür. Bu bölümde bildirim konusu şüpheli işlemin türü; yapıldığı yer ve yapılma yöntemi; bu işlem tek bir işlem şeklinde gerçekleşmişse bu işlemin tarihi, birden fazla işlemle gerçekleşmişse ilk ve son işlem tarihi; işleme konu parasal bir değer varsa bunun tutarı ile işlemle ilgili bir hesap ya da hesaplar varsa bunların nosu (IBAN) yazılacaktır. Olması halinde şüpheli işlemle ilgili hesapların ayrıntı bilgilerine Formun (G) bölümünde yer verilecektir.

Karşılaşılan şüpheli işleme uyan bir tip varsa bu tip ŞİBF’nin (H) bölümünde belirtilecektir. Bu bölümünde şüpheli işlem tipleri başlıklar halinde gruplandırılmış olup;

bildirime konu şüpheli işlem, belirtilen gruplardan hangisine uygun düşüyorsa öncelikle ilgili gruba ilişkin seçeneğin önündeki boş karenin içine (X) işareti konulacaktır. Daha sonra söz konusu seçeneğin “Şüpheli İşlem Tip Numarası” kısmına, VI nolu MASAK Tebliğinde belirtilen şüpheli işlem tipinin numarası yazılacaktır. Yükümlü nezdinde gerçekleştirilen şüpheli bir işlemin, farklı bölümler altında sayılan (genel mahiyette, sektörel mahiyette veya terörün finansmanı ile bağlantılı) tiplerle ilişkili olması da mümkün olduğundan, böyle bir durum söz konusu olduğunda ilgisine göre, birden fazla şüpheli işlem tipi de işaretlenebilecektir. Ancak böyle bir durumda gerekli açıklama ŞİBF’nin “Açıklama” kısmında belirtilmelidir. Karşılaşılan şüpheli işlem, “Şüpheli İşlem Tipleri” bölümünde yer alan tiplerle açık bir şekilde örtüşüyor ise bu tipin işaretlenecektir. Diğer yandan yapılmak istenen işlem genel veya sektörel mahiyette şüpheli işlem tipleri arasında sayılmakla birlikte özellikle terörün finansmanı şüphesini barındırıyor ise ilgili şüpheli işlem tipi işaretlenirken, bu hususun “Açıklama” kısmında özellikle belirtilmesi gerekmektedir. İşaretleme yapılırken, terörün finansmanı şüphesini barındıran bir işlem, “Terörün Finansmanı ile Bağlantılı Şüpheli İşlem” kategorisinde üç bölüm halinde sayılan tiplerin hiçbirine uymuyorsa, duyulan şüphe ve işlemin mahiyetine ilişkin ayrıntılı bilgi, “Açıklama” kısmına yazılacaktır. Açıklama kısmında

ayrıca işlemin niçin şüpheli bulunduğu, işlemin yapılış şekli, işlemi yapan gerçek kişi ve varsa adına işlem yapılan kişi hakkında yükümlü nezdinde bulunan bilgiler kısaca belirtilecek ve varsa diğer hususlar da yazılacaktır. Bu minvalde ŞİB konusu olay POS tefeciliği, internet dolandırıcılığı, sanal kumar gibi spesifik bir olayla ilgili şüpheli işlemler ise bu hususlar muhakkak surette burada belirtilmelidir. Son olarak form uyum görevlisi atanan yükümlülerde bu görevliler tarafından, diğer yükümlülerde ise işlemi gerçekleştiren veya tespit eden kişi veya görevli ile birlikte varsa bu işlemi sonuçlandırılması konusunda imza yetkisine sahip kişi tarafından imzalanır.²⁶

Bildirime konu şüpheli işlemde birbiriyle bağlantılı birden çok kişi veya işlem ya da hesap varsa bu durumda birden fazla form kullanmak suretiyle değil de tek formun ilgili alanlarının çoğaltılarak MASAK’a intikal ettirilmesi daha doğru olacaktır. Zira burada şüpheli işleme konu kişi, işlem ya da hesaplar arasında fiili bir bağlantı söz konusu olacaktır. Örneğin böyle bir durumda aynı formun birden fazla (F) ve (G) bölümleri olacaktır. Yine şüpheli işleme konu olan birden fazla gerçek kişi varsa ya da adına işlem yapılan birden fazla kişi varsa;

aynı şüpheli işleme konu her bir gerçek kişi veya adına işlem yapılan her bir kişi için ayrı bir form yerine aynı formun (C) veya (D) ya da (E) bölümlerinin çoğaltılması daha doğru olacaktır.

Karşılaşılan şüpheli işlemle ilgili olarak formda yukarıda belirtilen bölümlere aktarılabilecek bilgiler varsa öncelikle bu bilgilerin bu bölümlere eksiksiz bir şekilde yazılması gerekmektedir. Örneğin şüpheli işlemle ilgili bir hesap varsa bunun (F) ve (G) bölümlerinde belirtilmesi gerekir. Formun (F) bölümünde bir hesabın olduğundan bahsedilmesine rağmen bunun ayrıntısının (G) bölümünde belirtilmemesi ya da “Açıklama” kısmında belirtilmesine rağmen (F) ve (G) bölümlerinde buna dair hiçbir bilgiye yer verilmemesi yanlış bir tutum olacaktır.

Şayet formun bölümlerinde yer verilen bilgiler dışında yükümlüde başka bilgiler de varsa bunlar “Açıklama” bölümünde yazılacaktır. Diğer yandan “Açıklama” bölümünde yazıldığı gerekçesiyle formun ilgili bölümlerinin doldurulmaması şeklinde bir tutumdan da kaçınılmalıdır.

Şüpheli işlem bildirimine konu olan kişilerin yükümlü nezdindeki kimlik bilgilerine ilişkin tüm bilgilere formda yer verilmelidir. Bildirim konusu kişiler sürekli iş ilişkisi içerisinde olunan kişilerden ise zaten daha önceden usulüne uygun bu kişilerin kimliklerinin tespit edilmiş olması gerekir. Şayet bildirim konusu işlem geçici iş ilişkisi niteliğinde ise yükümlüler, bildirim konusu işlemi yapan ve varsa adına işlem yapılan kişilerin gerekli kimlik tespit işlemlerini de yapmalıdır. Bildirime konu şüpheli işlemin teşebbüs aşamasında kaldığı ve gerçekleştirilmediği durumlarda ise kimlik tespiti yükümlülüğü mümkün olduğu ölçüde yerine getirilir ve form de elde edilen bilgiler kapsamında doldurulur. Ancak usulüne göre kimlik tespiti yapılamamış ise bu durum formun “Açıklama” kısmına da yazılması uygun olacaktır.

Yine form doldurulurken dikkat edilmesi gereken bir diğer husus da formun (H) bölümünde belirtilen şüpheli işlem tipinin mümkün mertebe doğru bir şekilde saptanarak yazılmasıdır. Belirtilen tip ile “Açıklama” bölümünde karşı karşıya kalındığı belirtilen şüpheli işlem tipi arasında bu manada bir uyum olmasına dikkat edilmelidir. Formun “Açıklama”

kısmının mümkün mertebe yalın, anlaşılır bir dille ve olayı özetler bir şekilde yazılması da doğru olacaktır.

Bildirimde bulunulan işlemle ilgili olarak yeni bilgi ve bulgular elde edildiği takdirde, tekrar ŞİBF doldurulmalıdır ve daha önce yapılan bildirime ek olduğu belirtilerek MASAK’a gönderilmelidir. Formda belirtilmeyen ancak şüpheyi destekleyen bilgi ve belgeler ŞİBF’ye ek yapılmalıdır. Ancak ŞİBF’ye eklenen bir belgede, bildirim konusu şüpheli işleme ilişkin detaylı

bilgiler verildiği düşüncesi ile formun ilgili kısımlarının doldurulmaması şeklindeki bir tutumdan muhakkak surette kaçınılmalıdır.