ONIC’ın yönetim yapısı merkez teşkilatı, bürolar ve taşra teşkilatından oluşmaktadır.
Merkez teşkilatında müdahale, üretim, dış ticaret, kontrol, piyasa, ekonomi, bilgi işlem, idari işler ve muhasebe servisileri bulunmaktadır.
Bürolar müdahale, yardım ve destekler, sertifikalar, müdahale kontrolü, konjonktür, tahmin, üretim, personel, muhasebe, işletmeler, nadas, tahıllar, işletme kontrolü, Avrupa, istatistik, dış ticaret, eğitim, işletmelere yardım, yönlendirme, yemlik tahıllar, işlenmiş ürünler, şirketlerin kontrolü, danışma, dökümantasyon, Ortak Tarım Politikası, lojistik, üreticilere yardım, tekstil, atölye numaralama, sergiler, basın yayın, bilgi işlem, mediko-sosyal, tahsilat birimleri aracılığıyla işlevlerini yerine getirir.
ONIC’in taşra teşkilatı ise 17 Bölge Müdürlüğü ve laboratuvarlardan oluşmaktadır.
ONIC’ın temel görevleri; piyasada fiyatlar düştüğünde müdahale alımı yapmak ve satın aldığı ürünleri depolamak, hububat alımı yapan şirketlere “aval” garantisi sağlayarak (yıllık 11 milyar FF düzeyinde), üreticilere ivedi finansman olanağı sağlamak, dışsatım sertifikaları düzenlemek, işlenmiş ürün dışsatımında geri ödemeler yapmak, koşullar uygun olduğunda Avrupa ve dünya pazarlarına satış yapmak, hububat, yağlı tohumlar ve baklagil üreticilerine tazminat ödemesi yapmak, ekim alanlarını denetlemek ve Fransa’nın hububat üretim-tüketim politikalarına yön vermek olarak özetlenebilir.
ONIC; üretim, depolama, işleme, pazarların gelişimi, organik tarımın artırılması ve ürün çeşitliliğinin sağlanması konularında üreticilere parasal destek vermektedir.
Akredite olma, veri toplama, işleyiş – eşgüdüm sorunları nedeniyle AB, yeni üye ülkelerden, ülke çapında faaliyet göstermek üzere yalnızca bir tek ödeme kurumu oluşturmalarını istemekle birlikte, üye ülkeler, Komisyon uygun görüşünü almaları koşuluyla, birden fazla ödeme kurumu kurabilmektedirler.129 Komisyon bu aşamada, kurulması önerilen ödeme kurumlarının ilgili Tüzükte belirtilen koşulları karşılayıp karşılamadığı konusunda uyarılarda bulunabilir.
Birden fazla ödeme kurumu olması durumunda, AB’ye sunulacak tüm verileri ülke çapında toplamakla sorumlu bir Koordinatör Kurum (Coordination Body) oluşturulması gerekmektedir. Koordinatör Kurum, kendisinde toplanan verileri Komisyon’a iletmekle yükümlüdür.
Ödeme kurumlarının AB kurallarına uygun olarak kurulup çalışmasından sorumlu olan Yetkili Otorite, ödeme Kurumlarını akredite etmek, süreci izlemek ve gerektiğinde akreditasyon onayını geri almak, akreditasyonun sürdürülmesi için gerekli koşullardan bazıları yerine getirilmiyorsa süre vererek gerekli uyarlamaların yapılmasını sağlamak gibi işlevlere sahiptir.
Ödeme kurumlarının çalışabilmesi için, sözü edilen kurumlardan ve koordinatör kurumdan bağımsız olarak çalışmak üzere bir de Sertifikasyon Birimi’ne gerek duyulmaktadır. Sertifikasyon Birimi, yıl içerisinde gerçekleştirilen denetleme işlerine dayalı olarak Ödeme Kurumlarının, ATGYF’na ilişkin yıllık hesaplarını sertifikalandırır.
Üye devletler, ödeme kurumlarının yıllık hesaplarını Komisyon’a, hesapların tam, doğru ve gerçek olduğunu onaylayan ve Sertifikasyon Kuruluşu tarafından hazırlanmış bir sertifika ile birlikte sunarlar. Herhangi bir sebepten dolayı Sertifikasyon Birimi’nin, ödeme kurumunun yıllık hesaplarını sertifikalandırmaması durumunda, Yetkili Otorite, akreditasyon onayının geri çekilmesini isteyebilir.
Ödeme kurumlarının yönetim yapılarında ödeme yapmaya yetkili birim, ödemelerin yönetimi ile ilgili birim, muhasebe birimi, iç denetim birimi ve teknik hizmetler birimi olmak zorundadır..
129
Üye ülkeler, öncelikle, Garanti Bölümü’nden yapılan harcamaların kontrolünden sorumludurlar. Denetime yönelik olarak, üye ülkeler, uygun teknik araçları kullanırlar.
Uydulardan edinilen fotoğraflarla uzaktan kontrol ve bilgisayar veri tabanları üzerinden yapılan çarpraz kontroller, bu bağlamda değerlendirilirler. Ajanslar, her ay harcamaya yönelik bildirimleri Kopmisyona iletirler. İki ay sonra ön ödeme için kendilerine yetki verilir. Hesapların kontrolüne yönelik işlemler, mali yılın sonunda başlatılır.
15 Ekim, mali yılın sonudur. Hesapların ve denetim raporlarının gönderilmesindeki son tarih ise 10 Şubat’tır. 25 Mart’a kadar raporlar analiz edilir ve bulgular 31 Mart’a kadar üye ülkelerle görüşülür. Sorun saptanması durumunda, Nisan ayı içinde karar üretilir ve 30 Nisan itibariyle Komisyon kararını açıklar.
AB’ne üye ülkelerde halen 90’ın üzerinde ödeme kurumu bulunmaktadır. Bu çerçevede, örneğin Almanya’da 23, İspanya’da 19, Fransa’da 13, İngiltere’de 8, Hollanda’da 10, İtalya’da 4, Luxemburg, İrlanda, Finlandiya – İsveç – Danimarka – Yunanistan’da 1’er adet ödeme kurumu bulunmaktadır.
Ödeme Kurumlarının yönetim yapıları ve uygulamaları da ülkeden ülkeye farklılık göstermektedir. Bazı ülkelerdeki ödeme kurumları, doğrudan gelir ödemeleri, dışsatım geri ödemeleri ve müdahale alımları işlevlerinin tümünü yerine getirir. Bazı ülkelerde ise her bir işlev ayrı bir ödeme kurumu tarafından yerine getirilmektedir.
Bu bağlamda Almanya ve İtalya’daki ödeme kurumlarında biri geri ödemelerden diğeri ise müdahaleden sorumlu iki ayrı birim vardır. Birleşik Krallıkta; İrlanda, İskoçya ve Galler için doğrudan ödemeler ayrı ayrı ödeme kurumlarınca yerine getirilirken, diğer işlevler tüm Birleşik Krallık için tek bir ödeme kurumu tarafından yerine getirilmektedir.
Fransa ve Hollanda’da ödeme kurumları ortak piyasa düzenlerine göre uzman birimler olarak ayrı ayrı yapılandırıldıklarından, sayıları oldukça fazladır. Lüksembourg, İrlanda ve Yunanistan’da, tüm ödemeler doğrudan Tarım Bakanlıkları tarafından yapılmaktadır.
Topluluğa 1 Mayıs 2004 tarihinde katılan on yeni ülkenin ödeme kurumlarının kuruluşu organizasyonları, oluşturulan Tarım ve Kırsal Kalkınma için Özel Katılım Programı (SAPARD, Special Accession Programme For Agriculture and Rural Development) kapsamında değerlendirilmiştir.
26 Ocak 2000 tarihinde AB Komisyonu tarafından kabul edilen ve SAPARD’ın MDAÜ’lerindeki mali yönetimine ilişkin tebliğ, her bir aday ülkenin, ATGYF Garanti Bölümü ve katılım öncesi araçları düzenleyen yönetmelik (1258/1999, 1663/95 ve 1266/1999) hükümleriyle uyarlı bir şekilde ödeme ve uygulama kurumu (paying and implementation agency) kurmalarını öngörmektedir.
Buna göre; ödeme kurumu, Yetkili Ulusal Otorite (Ulusal Fon) tarafından akredite edilecek, AB Komisyonu da bu akreditasyonu onaylayacaktır. Akreditasyon için bazı temel ölçütler karşılanmak zorundadır. İzleyen süreçte, ilk yılda bir “Mali Memorandum”
imzalanır ve Topluluk finansmanı Ulusal Fona devredilecek duruma gelir. Ancak Ulusal Fon da; hazine yönetimi, fonların alınması, ödeme kurumuna dağıtımı, bilgisayar güvenliği ve iç teftişe ilişkin bazı temel ölçütleri karşılayabilmelidir. Bu aşamadan sonra Ulusal Fon, AB Komisyonu ve üye ülke ödeme kurumu arasında mali transferleri yapan bir birim niteliğine dönüşecektir. Tam üyelik sağlandığında ise, Ulusal Fon ortadan kalkacak ve FEOGA’dan aktarılacak paralar ülke içerisinde ödeme kurumları aracılığıyla dağıtılacaktır.
Yeni katılımcı ülkelerde de, kendi geleneksel sosyo-ekonomik yapılarına bağlı olarak, AB-15 ülkeleri kadar olmasa da, ödeme kuruluşları yapılarında farklılıklar görülmektedir.
Bu bağlamda Estonya’da ARIB (Tarımsal Kayıt ve Enformasyon Kurulu) adlı kurum, Estonya’nın ödeme ve müdahale kurumu olarak görev yapmaktadır. Bulgaristan’daki ödeme kurumu, Tarım Bakanlığı’na bağlı olarak çalışmaktadır.130 Litvanya’da ödeme kurumu (National Paying Agency, NPA) yine Tarım Bakanlığı yapısı içinde oluşturulmuştur. 131 Macaristan’da daha önceden kurulmuş olan Tarımsal Müdahale Merkezi, SAPARD Ajansı ile birleşerek, ödeme kurumu işlevini de yerine getirmek üzere Tarımsal ve Kırsal Kalkınma Ajansına dönüşmüştür. Polonya’nın ödeme kurumu olan
130 Bulgaristan’da ödeme kurumu (Paying Agency) işlevi görecek olan birim, Tarım Bakanlığı’na bağlı 230 tane merkezi tam-zamanlı çalışan personelden oluşmaktadır. Birimde; 9 üyeden oluşan bir yönetim birimi (management board), bir uzman idari müdür, ve 2 yardımcı idari müdür, bir seçim komitesi, işlevsel birim, mali birim, yatırım kredi birimi, kısa dönem ulusal planlar birimi, muhasebe birimi, iç hesap teftiş birimi, hukuk işleri birimi, yönetim birimi, ve bilgi işlem birimi bulunmaktadır. Bu kurumun Bulgaristan’ın idari merkezlerinde 28 bölgesel ofisi ve 6 il ofisi mevcuttur.
131 Litvanya’da Tarım Bakanlığı bünyesinde oluşturulan ödeme kurumu, tarım işletmelerindeki yatırımlar, tarımsal ürünler ve balıkçılık ürünlerinin işlenmesi ve pazarlanmasının geliştirilmesi konuları, alternatif gelir sağlayacak ekonomik faaliyetlerin geliştirilmesi ve çeşitlendirilmesi, kırsal altyapının geliştirilmesi ve mesleki eğitim konularında alınacak önlemlerin yerine getirilmesiyle görevlidir.
Tarım Piyasaları Kurumu (AMA, Agricultural Market Agency) Başbakanlığa bağlı olarak çalışmaktadır.
Üyelik öncesi ödeme kuruluşu işlevi yerine getirmek üzere “Ulusal Fon”
oluşturulmasına yönelik süreç Türkiye’de de izlenmiştir.
Avrupa Birliği’nin 17 Aralık 2001 tarihli “Türkiye için Katılım Öncesi Mali Yardıma Dair Çerçeve Tüzük” Avrupa Birliği Resmi Gazetesinde yayımlanarak 1 Ocak 2002 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Bu tüzüğün temel amacı, Merkezi ve Doğu Avrupa'da bulunan aday ülkelere destek için yürütülen PHARE programına benzer biçimde, malî yardımları Katılım Ortaklığı Belgesinin öncelikleriyle uyumlu kılmaktır.
Avrupa Birliği tarafından sağlanacak mali yardımların “Katılım Ortaklığı Belgesi” ve
“Ulusal Program”da yer alan önceliklere uygun projeler kapsamında kullanılmasını sağlayacak yeni ve merkezi olmayan uygulama sistemine ilişkin düzenlemeleri yapmak üzere, 18 Temmuz 2001 tarih ve 2001/41 sayılı Başbakanlık Genelgesi yayımlanmıştır.
Mali İşbirliğinin değişik evrelerinde organ ve yetki tanımlayan Genelge hükümleri uyarınca merkezi olmayan yapılanma, Ulusal Mali Yardım Koordinatörü, Mali İşbirliği Komitesi, Ulusal Fon ve Ulusal Yetkilendirme Görevlisi, Ortak İzleme Komitesi ve Merkezi Finans ve İhale Birimi gibi araçlardan oluşmaktadır.
Avrupa Birliği ile Mali İşbirliğinin koordinasyonu, projelerin öncelikler doğrultusunda seçilmesi, AB Komisyonu ile Finansman Zaptının imzalanması gibi görevleri yerine getirecek olan “Ulusal Yardım Koordinatörlüğü”, Avrupa Birliği ile ilişkilerden sorumlu Devlet Bakanı ve Başbakan Yardımcısı tarafından yürütülecektir.
Avrupa Birliğinden sağlanacak mali yardımlar Hazine Müsteşarlığı’nın yönetimindeki bir Ulusal Fon’da toplanacaktır. Fonu yönetecek olan “Ulusal Yetkilendirme Görevlisi”, Ekonomiden sorumlu Devlet Bakanı olacaktır.
Mali işbirliği çerçevesinde çalışmalar Dışişleri Bakanlığı, Maliye Bakanlığı, Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı, Hazine Müsteşarlığı ve Avrupa Birliği Genel Sekreterliği temsilcilerinden oluşan “Mali İşbirliği Komitesi” tarafından yürütülecektir.
Ortak İzleme Komitesi ise Ulusal Mali Yardım Koordinatörü, Ulusal Yetkilendirme Görevlisi, Mali İşbirliği Komitesi ve Avrupa Birliği Komisyonu temsilcilerinden oluşturulmuştur.
Merkezi Finans ve İhale Birimi ise 132, ihalelere ilişkin Avrupa Birliği kural, düzenleme ve yöntemlerine bağlı bir işleyiş sistemi kurulmasından sorumludur.