SAĞLIK HİZMETLERİ MYO
TIBBİ DOKÜMANTASYON VE SEKRETERLİK PROGRAMI
TDS 122-Tıbbi Dokümantasyon ve Arşiv-
Öğr. Gör. Aysel ARSLAN II
Belgenin Tanımı ve Türleri
TDS 122-Tıbbi Dokümantasyon ve Arşiv-II
Hafta-1
• Kayıt tutmaksızın verimli ve başarılı çalışmaya imkan yoktur. Bu yalnız günümüzde değil eski çağlarda da gereği hissedilmiş bir konudur.
• Kayıtlar; olup bitmiş veya olması beklenen olayların
istenilen anda hatırlatılmasını sağlar. Kayıtların bazıları geçici olup iş bitinceye kadar bir değer ifade ederken büyük bir kısmı da süreklidir ve geçmişte olup bitenler hakkında fikir vererek yeni sorunların çözümünde
yardımcı olurlar.
• İş hayatında başarıda, her şeyden önce çok dikkatle ve tam olarak tutulmuş, düzenli bir şekilde saklanmış olan kayıtların sınıflandırılması ve değerlendirilmesi önemlidir.
İşte bu sınıflama ihtiyacı karşılayacak bir dosyalama sistemi ile sağlanacaktır.
• Evrak sözcüğü “yapraklar” anlamına gelmekte olup, işlem görmüş kağıt demektir. Buna göre, her hangi bir işlem görmemiş, üzerinde bir çalışma yapılmamış boş bir kağıt evrak olarak nitelenemez.
• Kurumsal niteliği sahip olsun ya da olmasın yasalar karşısında bir kişiliğe sahip bütün örgütler, işletmeler, kişiler faaliyetlerini ya da varlıklarını evraklar üzerinden yürütmekte, en azından varlıklarını evraklarla ortaya koymaktadır.
• Günümüzde örgütlerde somut evrak sistemleri yanında sanal evrak işleme sistemleri gelişmiş olması evrak yönetimi ve buna bağlı olarak bu evrakların dosyalanması ve daha uzun dönemde de saklanması (arşivleme) konusunu önemli kılmaktadır.
– En bilimsel kaynaklara esas teşkil eden evrak sistemi;
internet devriminden en çok etkilenen kavramlardan biridir.
Evrak bilgi sistemi tüm zamanlar içerisinde en hızlı büyüyen, önemi ve korunması en çok zaman ve para harcayan bir yapıya kavuşmuştur. Belgeleri korumak,
Güvenlik sistemlerinin en çok üzerinde durduğu konu haline gelmiştir.
Evrak bilgi sistemindeki değişmelerin yönü ;
Evraklar dolaplardan CD lere;
Evraklar karanlık odalardan kurumların en güzel ve en emniyetli odalarına;
Postacıların elinden –uyduların eline;
• Belgeler, yönetimin faaliyetleri ve politikalarının delili olarak, işlerin akışı, çalışmaların sürdürülmesinin yanında, yönetim tarafından alınan kararları gösterme ve doğrulamada delil niteliğindedir.
• Türk Dil Kurumu sözlüğünde evrak “ Resmî kurumlarda işlem gören belgeler” olarak tanımlayarak evrakın resmi kurumlarda işlem görmesiyle oluşacağını belirtmiştir. Kuşkusuz, evrak kelimesini
yalnızca resmi kurumlarla sınırlandırmak yeterli değildir. Evrak kavramı daha geniş olarak; özel ve kamu organizasyonlarında, örgütsel ve yönetsel faaliyetlerin yürütülmesi amacıyla hazırlanan yazılı ve basılı her türlü kağıdı ifade eder.
Belge ve Çeşitleri
Belge;üzerinde her türlü bilginin kayıtlı olduğu nesne ya da maddeler.
Belge: İşlemlerin veya yasal zorunlulukların yerine getirilmesinde bir kişi veya organizasyon tarafından delil olarak üretilen, kabul edilen (alınan) ve korunan enformasyondur.”
Kağıt, parşöment, papirus, sesli ve görüntülü materyaller, dataların kayıtlı olduğu vcd, dvd, hard disk vs. bunlardan sayılabilir. Bir olayın ya da gerçeğin doğruluğunu gösteren onaylanmış yazıdır.
Günlük yaşantıda olduğu gibi iş hayatında da yazı yazmak, yazılanları okumak önemli bir ihtiyaçtır. Yazılar kalıcıdır ve dosyalanarak uzun süre saklanabilir. Yapılan işlerde bir aksaklık dosyası incelenerek ilgi belge bulunup gerekli olmuşsa işin
tedbirler alınabilir.Söz, zaman içerisinde unutulur ve tekrar incelemeye konu olmaz.
ÖRGÜTLERDE EVRAK KAYIT İŞLEMLERİ
İşletmeler artık mevcut bilgiye uzun sürede (saatlerce) ulaşma yerine kısa sürede ulaşmayı, arzu etmektedir.
Ayrıca, hayati önem taşıyan kayıtların korunması güvenliği konusuyla da yakından ilgilenmektedir. Bir organizasyonda iyi yönetilmeyen ve istenildiği zaman ulaşılamayan kayıtların, hiç kimseye yararı yoktur.
Uygun olmayan kayıtların muhafazası veya yok edilmesi
(imhası) işletmenin başına yasal problemler açabilir. O
nedenle organizasyonda kayıtlarla ilgili hangi kayıtların
saklanması, hangilerinin imha edilmesi gerektiği ve buna
kimin karar vermesi gerektiği konusunda yazılı prosedür
oluşturmalı ve dosya yönetim kılavuzu geliştirilmelidir.
Belge ve Bilgi Yönetim Sistemleri
Günümüzde örgütlerin bilgi işleyen birimlere dönüşmesiyle birlikte, belge ve bilgi yönetiminin önemi artmıştır.
yönetim ulaşmak
Örgütlerde bilgiyi organize etmek için bilgi sistemi (YBS), belgelere zamanında için belge yönetim sistemi (BYS) geliştirilmiştir.
Belgeler, örgütün faaliyetlerinin doğal ürünleridir.
Örgütsel ve yönetsel faaliyetler, söz konusu belgeler üzerinden yürütülür. Örgütlerde belgelerin üretimi,
kontrolü sistemi
için olarak planlanması, organizasyonu ve
geliştirilen sistem, belge yönetimi
adlandırılır.
Tarihte Belge Yönetimi
1600’lü yıllardan önce çoğunlukla elle hazırlanan pek çok iş belgesi basit ticari antlaşmalardan ibaretti. Genellikle bu belge
-alacak verecek ödendi makbuzlar, -kontratlar, tapu tahrir defterleri,
-mukavele senetleri, ve basit kontratlardan ibaretti.
Baskı makineleri ve matbaanın yaygnlaşmasıyla (1455 Johannes Guteberg ) bilginin toplanması süreci matbaadan sonra yayılma süreci hızlandı. Ülkemizde ilk matbaa 1727 yılında padişah III. Ahmet'in sadrazamı Nevşehirli Damat İbrahim Paşa'nın izni ile İbrahim Müteferrika tarafından kurulmuş, ancak Cumhuriyet dönemine kadar gelişme gösterememiştir. Makineleşmeyle birlikte belge üretimi hızlanmış belge miktarında ciddi artışlar gözlenmiştir.
1950’lere kadar (ki bu dönemler ilkel bilgisayarların ilk kullanımı dönemlerine rastlamaktadır. Üretilen belgelerin tamamına yakını kağıt dokümanlardan oluşmaktaydı.
II. Dünya Savaşından önce genellikle yönetim alanındaki çalışmaların önemli bir bölümünü, ağır sanayi ve bu sanayiinin ortaya koydudu bürokratik hiyerarşinin idaresi üzerine çalışmalar oluşturmaktaydı. Bu dönemde üretim ilişkileri genellikle makine, insan ve hammadde etkileşimlerine dayalı verimlilik kriterlerinden oluşmaktaydı. Bu zincirde belgeler sadece ofis personelinin yürütmekle sorumlu olduğu rutin iletişim araçları olarak düşünülmekteydi. Bu dönemde belge ve belge yönetimi alanında oldukça sınırlı çalışmalar söz konusudur.
1. EVRAKLARIN SINIFLANDIRILMASI
Kurum ve kuruluşlarda dosyalanacak belgeleri değişik şekillerde sınıflandırmak mümkündür.
1. Geliş türüne göre evraklar;
1 Normal posta ile gelen evraklar
2 Taahhütlü ve iadeli taahhütlü evraklar 3- Elden getirilen evraklar
4- Kurye ve kargo ile gelen evraklar
5- Bilişim teknolojileri kanallarıyla gelen evraklar (e-
mail, faks vs.).
1.2. Evrakların Konularına Göre Sınıflandırma Konularına göre evraklar;
1- 2- 3- 4- 5-
Kişiye özel evraklar Acele evraklar
Gizli evraklar Basılı evraklar
Kıymetli evraklar olarak sınıflandırılır.
a. Kişiye Özel Evrak: “Kişiye Özel” ibaresi bulunan evrakların zarfları açılmadan imza karşılığında geldiği
Kurum/Birim/Şahıs’a teslim edileceğini gösterir.
Uygulamada çoğunlukla kişiye özel evrak, gizli evrak ile aynı nitelikte görülmekte ve bu iki tür evrak da aynı işlemlerden geçirilmektedir.
Kişiye özel bir evrakın gittiği yerde belli şahıslar tarafından açılacağını belirtir.
b.Acele Evrak: Acele evrakla ilgili işlemler öncelikli olarak uygulanmalı ve acele evrakın en kısa zamanda ilgili birimlere ulaştırılmasına çalışılmalıdır.
Bunun yanında acele evrakın kaydolunmasında ve gönderilmesinde öncelik sağlanması yerine ilgili birime telefon ile bilgi verilmesi yoluna gidildiği gibi, normal kayıt işlemi daha sonra tamamlanmak üzere acele evrakın özel bir fişle sevk edildiği kuruluşlar da vardır.
c.Gizli Evrak: Gizli evrak çoğunlukla açılmadan kuruluş üst yöneticisine veya zarf üzerinde ait olduğu birim yazılı olduğu takdirde o birime gönderilmektedir. Kapsadığı konunun yetkisiz kişilere açıklanması sakıncalı görülen belgelerdir.
ç. Basılı Evrak: Bayram tebrik kartları, dergiler, kitaplar, anketler vb basılı evrak evrak memuru tarafından açılarak ilgili kişi veya birime gönderilmektedir. Bazı kurumlarda bu tür evraklar kayıt edilmeden gönderilebilir.
d.Kıymetli Evrak: Para veya pul, çek bono, hisse senedi ve tahvil, gelir ortaklığı senedi gibi paraya çevrilebilen kıymetler, teminat mektupları,para ihbarnameleri ve bu nitelikleri taşıyan diğer evrak ile bunların ekli olduğu yazılar, kıymetli evrak olarak kabul edilmektedir.
Kıymetli evrakın gördüğü işlem farklılık göstermektedir. Bu değişik uygulamalar aşağıdaki şekilde gruplandırılabilir:
1.Genel evrak servisinde öncelikle kayıt edilir ve ait olduğu yazının arkasına ekin cinsi yazılarak imza edilir.
2.Genel evrak servisinde hiçbir işlem yapılmadan doğrudan doğruya birime gönderilir.
3.Mutemetler tarafından postaneden alınır, zarfları genel evrak servisinde açılır ve içindekiler özel bir deftere kaydolunur.
1.3. Evrakların Üretildikleri Yerlere Göre Sınıflandırılması
Üretildikleri yerlere göre evraklar 3 gruba ayrılmaktadır.
1-Örgüte dışarıdan gelen belgeler (gelen evrak) 2-Örgütten dışarıya giden belgeler (giden evrak)
2-Örgütün kendi faaliyetlerinin sonucunda ortaya çıkan belgeler (evrak)
İş hayatında yazılı iletişim büyük önem taşımaktadır.
Kuruluşlar yazılı olarak bilgi, belge ve haberler
göndermekte ve almaktadır. Büyük kuruluşlar, bu tür
faaliyetleri için ayrı bir servis/birim oluştururlar. Kuruluşa
gelen ve giden evraklar bu servisler/birimler tarafından
teslim, kontrol ve tasnif edilir. Küçük işletmelerde ise
böyle bir servise ihtiyaç duyulmaz. Bu servisin görevini
sekreter yürütür.
1. Gelen Evrak
Örgütlere, diğer örgütlerden, resmi kurumlardan, şubelerden, özel ve tüzel kişilerden belgeler gelir. Örgüte dışarıdan gelen belgeler; posta, faks, kargo, kurye, e- mail gibi yollarla gelmektedir.
Gerek kuruluş içi gerek kuruluşlar arası yazışmalarda PTT ve kargo şirketleri genellikle şehir dışından gönderilen yazılar için kullanılmakta ve özellikle aynı şehir içine gidecek evrakın daha çabuk ulaşması amacı ile çok kez kuryeler tercih edilmektedir. Böylece, her kuruluş bir veya daha çok sayıda kurye çalıştırmakta, bazı hallerde bir tek evrakın iletilmesi için bile kuryenin görevlendirildiği olmaktadır.
Bilgisayar ortamında çalışan kuruluşlarda
yazılar, iletişim teknolojileri (faks, teleks ve bilgisayar ağları) aracılığı ile gönderilmektedir. Bu sayede evrak akışı hızlanarak ekonomiklik sağlanmaktadır. Bunun yanında bilgisayar ortamındaki iletişim sayesinde, kamu kurumlarında meydana gelen aşırı kırtasiyecilik ve gereksiz bürokrasi de aşılmış olmakta, böylece postalama maliyetleri düşerek tasarruf yapılmaktadır.
2. Giden Evrak
Örgütlerden, diğer örgütlere, kuruluşlara, resmi kurumlara, özel ve tüzel kişilere, şubelere gönderilen belgelerdir. Gelen evraklar gibi mektup, kısa notlar, faks ve teleks mesajları, sirküler, gazete, dergi, broşür, filmler, ses bantları ... gibi çeşitleri olabilir. Giden evraklarında gelen evraklar gibi kayıtları yapılır . Örgütler asıllarını gönderdikleri belgelerin kopyalarını da alabilirler.
Belgeyi gönderme yolu, belgenin çeşidine ve önemine bağlıdır.
Örneğin mektuplar yakın çevreye elden teslim edileceği gibi şehir dışına PTT kanalı ile gönderilebilir. Çok çabuk ulaşması istenen belgeler için ise faks, kargo ya da e-mail tercih edilebilir.
3. Örgütlerin Kendi Faaliyetleri Sonucunda Ortaya Çıkan Evraklar
Organizasyonlar çeşitli yönetsel ve örgütsel etkinlikte bulunurken bu etkinliklerini evrak üzerinden sürdürürler.
Burada söz konusu evraklar gelen ve giden evrak kadar
çeşitlilik gösterebilir. Örgütlerin kendi faaliyetlerinin
sonucunda ortaya çıkan belgelerde bir düzen içinde
dosyalama sistemlerine göre dosyalanır.
Elle Kayıt
Evrakın İşlem Süreci
Bürolarda belge niteliğinde olan her şey kullanıldıktan sonra ya atılır ya da daha sonra başvurmak amacıyla dosyalanır.
Dosyalar, sistemli bir biçimde tutulur ve kolay ulaşabilmek için de kataloglanır ve indeksleri çıkartılır.
Bir evrak, kurum veya kuruluşa geldikten sonra, çeşitli aşamaları izler. Farklı bürolara ve şahıslara ulaşarak, dağıtımı veya dolaşımı yapılır. Kimileri imza eder, kimileri parafe, bütün bu aşamalar evrakın serüvenini oluşturur. Bürokrasi yoğunlaştıkça evrakın serüveni uzar. Serüven evrakın örgüte girişiyle başlar.
Serüveni ortaya çıkaran araçlar; faks, teleks, elden, kurye ile ya da elektronik posta ile
dışardan gelen belgeler
işletmeye girmiş olabilir. Bu araçlar, içindir. Bazı durumlarda serüvenin ortaya çıkmasına neden olan olay (evrak) bizzat kurumun içinde doğar.
Evrakın Numaralandırılması
Kayıt defterleri, her yılın ilk gününde “1” numarayla başlatılır ve 31 Aralıkta yapılan son kayıttan sonra kapatılır. Bu defterde, her belgeye birbirini izleyen numaralar verilir.
Servislere gelen ve giden evraklar, genel evrak kayıt departmanında "gelen" ve "giden" evrak kayıt defterlerine her yıl l’den başlayarak numaralandırılır ve kaydedilir. Her yıl yeni defter açılmıyorsa, kayıt defterlerinde bir sayfa boşluk bırakılarak, yeni yıla ait kayıtlar ile ilgili numaralar 1’den başlamak üzere ve bir arttırılarak verilir. Evrak numaralandırmada, numaratörler kullanılır. Bunlar tarih tertibatlı ve tarih tertibatsız olmak üzere iki kısma ayrılır. Tarih tekerlekleri numaratörlerin 30 yıl kullanıma uygun olanları vardır.
Evrakın Dağıtımı ve Dolaşımı
Posta, kargo, fax, telex ve elden iletilen her türlü evrak, idari işler departmanına bağlı, genel evrak departmanı'nın yetkili personeli tarafından incelenerek teslim alınır. Kurumlara gelen evrak resmi veya özel nitelikteki evrak olabilir. Genel olarak, gelen evrak, aşağıdaki gibi sınıflandırılır:
• Kişiye özel mektup, fax, tebrik ve davetiyeler,
• Çok gizli, gizli, hizmete özel ve kişiye özel yazılar,
• Gazeteler, dergiler, broşür ve bültenler,
• Günlü, çok acele ve günlü yazılar,
• Diğer her türlü resmi yazılar,
Ortaya çıkmış bir evrak, eğer işlem görecek ise dağıtılır.
Önce evrakın dağıtılacak kişilerin listesi çıkarılır ve bu listeye göre evrak çoğaltılır. Örneğin, evrak üç kişiye dağıtılacaksa, ekleri dahil olmak üzere, toplam üç kopya yapılır ve her kişiye, oluşturulan “evrak setleri”nden verilir.
Evrakın yönetiminin ve takibinin kolaylaşması için, evrakın dağıtıldığı şahısların isimlerinin karşısına paraf atmaları istenir.
Böylece orijinal evrakın üzerinde, bu belgelerden kimlere, hangi tarihte verildiği bilgisi mevcut olacaktır.
Evrakın dağıtımı değil de, dolaşımı gerekiyorsa, bu durumda evrakın kopyaları yapılmaz; yani evrak çoğaltılmaz.
Evrakın dolaşımı için de bir isim listesi hazırlanır. Bu listede,
evrakı görmesi gereken ilgili kişilerin adları bulunur. Yazıyı gören kişi, isterse yazıdan ilgili yerlerin fotokopisini alır.
Kayıt işlemi tamamlanan evraklar, her servise ait evrak zimmet defterine de sadece evrak numaraları işlenerek, ilgili servislere iletilmek üzere dağıtım memuruna verilir.
Dağıtım memuru, evrakı ilgili servislere dağıtır. Servislerde evrakı teslim alan yöneticiler (müdür, md. yrd. şef, sekreter) dağıtım memurunun getirdiği zimmet defterine parafını atar ve evrakı teslim alır.
Teslim alınan evrak, ilgili servis yetkilisi tarafından incelenir ve hangi personele havale edileceğine karar verilir ve giriş damgası yanına, havale edilen personelin adı soyadı
tam veya kısaltılmış halde yazılarak, servis gelen evrak defterine kaydedilmek üzere ilgili kayıt memuruna verilir. Kayıt memuru, evrakı kayıt defterine servis numarası vererek ve kime havale edildiğine ilişkin bilgiler de düşerek, kaydeder ve servis kayıt numarasını da giriş damgasının üzerine yazarak, ilgili kişilere dağıtımını yapar.
Kayıt Sistemi
Kuruluşlar yaptıkları işlerle ilgili olarak, gelen yazıları, gönderdiği yazıların birer örneğini, yaptıkları kayıtları kanunen saklamak zorundadır. Saklanan evrak, denetlemeye yetkili olanlar tarafından incelenebilir.
Evrak Kayıt Defterinin Kullanımı
Kayıt defterleri, örgütlerdeki çeşitli evrak ve dosyaların izini sürmek için son derece gerekli araçlardır. Evrak kayıt defterleri
gelen evrak kayıt defteri; giden evrak kayıt defteri olmak üzere iki kısma ayrılır.
Gelen evrak kayıt defterinde, evrakın nereden geldiği, konusunun ne olduğu, geliş tarihi ve numarası, ekinin olup olmadığı gibi çeşitli bilgiler bulunur.
Giden evrak kayıt defterinde de, evrakın gittiği yer, gidiş tarihi, türü, konusu, gelen kayıt defter numarası gibi, evrakın izini sürmeye yarayacak bilgiler bulunur.
Evrak kayıt defterleri, genel olarak aynı şekildedir ve aynı başlıkları içerir. Buna rağmen bu defterlerde bazı küçük farlılıklar bulunmaktadır.
Gelen Evrak Kayıt Defteri
Gelen evrakın, gelen evrak defterine veya föyüne kaydedilmesinin
önlemek ve
nedeni, evrakın kaybolmasını
takibini kolaylaştırmaktır. Gelen
belgeler, gelen evrak defterine kaydedilirken, sırasıyla
aşağıdaki işlemler yapılır:
Geliş Sıra Numarası; Geliş sıra numarası l Ocak tarihinden başlayıp, 31 Aralık akşamına kadar verilen kayıt numaralarıdır.
Kayıt numaraları, l rakamından başlar ve rakamlarda herhangi bir atlama olmadan 31 Aralığa kadar birbirini takip eden numaralar verilir.
Geldiği Yer: Evrakı gönderen kişi veya kuruluşun adının yazıldığı yerdir.
Tarih ve Sayı: Evrakın evrak kayıt defterine kayıt tarihini ve gelen.evrakın sayısını gösterir.
Eki: Evraka ait ve evraka ekli belge ve yazıların gösterildiği yerdir.
Konu veya Özet: Evrakın konusunun kısaca belirtildiği sütundur.
Havale Olduğu Yer: Gelen evrakın işlem yapılmak üzere kurum içinde havale olduğu yeri gösterir.
Dosya No: Evrakın saklanacağı dosya numarasını gösterir.
Havale Tarihi: Kurum içi havale edilen evrakın havale tarihini gösterir.
Kurum içi yapılan yazışmalarda genel evrak'tan giriş ve çıkış kaydı yapılmaz ve numara alınmaz. Bu tür belgeler, her servise ait giden evrak kayıt defteri'ne işlenir. Gerektiğinde
servise ait zimmet defteri kullanılır. Evrakın dağıtımında zimmet defterine paraf attırılarak ilgili servislere yazılar iletilir.
aşağıdaki işlemler yapılır:
Giden Evrak Kayıt Defteri
Giden belgeler, kurum ve kuruluşların formel yollarla iletişim kurma ve yazışma gereğinin bir sonucu olarak ortaya çıkan belgelerdir. Giden belgeler posta, fax, kargo vb yöntemlerle gönderilir.
Giden belgeler üç nüsha hazırlandığında (l nüshası gönderilen, l nüshası Genel Evrak'ta kalan, l nüshası da servise geri gelerek dosyalanan) tanzim edilir. Giden evrakın üzerine önce ilgili
Servis Giden Evrak Defteri'nden kayıt numarası alınarak, her nüshanın üzerine bu numara yazılır.
Giden belgeler, giden evrak defterine kaydedilirken, sırasıyla
Giden Evrakın Numarası: Her yıl itibariyle, giden evraka l Ocak–31 Aralık tarihleri arasında verilen numarayı gösterir.
Gönderildiği Yer: Giden evrakın gönderildiği yeri belirtir.
Gönderildiği Tarihi: Giden evrakın gönderiliş tarihini gösterir.
Eki: Gönderilen evrakın ekinin olup olmadığını gösteren sütundur.
Konusu: Gönderilen evrakın içeriğini, kısaca ne hakkında olduğunu gösterir.
Dosya No: Gönderilen evrakın kopyasının veya ikinci suretinin konulduğu dosyayı gösterir.
Geliş Sıra No: Gönderilen yazıya cevap bekleniyorsa,
gelen cevabın gelen evrak defteri veya föyünden aldığı geliş sıra numarasının yazıldığı sütundur.
Evrak gerekli nüshaları ile "Genel Evrak"a iletilir. Giden
evrak, birden fazla yere gidecek ise, servislerde evrakın gideceği her yer, kişi, kurum, kuruluş için ayrı kayıt numarası alınmaz, tek numara verilir, evraka bir dağıtım listesi eklenir, yer uygunsa
dağıtım listesi evrakın nüshaları üzerinde de yer alabilir. Dağıtım kısmının altında, evrakın gideceği yerlerin isimleri belli bir sıra düzeni çerçevesinde yazılır.
Zimmet Defteri
Zimmet defterleri, her birimin evrak kayıt departmanı ve evrak memurluklarında bulundurması gereken defterlerdir.
Zimmet defterleri, birimler arası, kurum ve kuruluşlar veya
daireler arası, özel dağıtıcılarla, elden gönderilmesi ve verilmesi gereken evrak için kullanılır. Evrakın teslim alınması ve teslim edilmesi, zimmet defterleriyle yapılır.
Evrakı teslim ederken, ilgili hanesine teslim tarihinin
yazılması, teslim alanın adı ve soyadının yazılması ve imzasının alınması gerekir. Gizli evrakın tesliminde evrak memurunun
şüphelendiği hallerde o şahsın o birime ait bir kişi olup
olmadığını tespit için tanıtma kartı istenmelidir. Zimmetle teslim alınan her evrakın, kaydedilerek ilgililere dağıtımı yapılır.
Yukarıda Şekil1.7’te kurumlar arası evrak teslimi durumunda kullanılan zimmet defteri örneği gösterilmektedir. Belgelerin kurum içinde dolaşımı ve dağıtımı için ayrı bir
zimmet defteri kullanılır.
