TIBBİ DOKÜMANTASYON VE SEKRETERLİK PROGRAMI SAĞLIK HİZMETLERİ MYO
TDS 216 –GENEL İŞLETME
Öğr.Gör. Aysel ARSLAN
İşletmelerde Yönetimin Fonksiyonları
Hafta-10
TDS 216 –Genel İşletme
YÖNETİM VE FONKSİYONLARI
Yönetim, birden çok kişinin bir amaç doğrultusunda bir araya gelmesiyle ortaya çıkan bir kavramdır.
Yönetim
Organizasyonu, amacına ulaştırmak için elde bulunan tüm
kaynakları en ekonomik Şekilde planlama, örgütleme,
yöneltme (etkileme, emretme) koordine etme(düzenleme) ve
kontrol (denetim) faaliyetlerinin bütünüdür.
Yönetimin genel özellikleri
Amaç özelliği: Her örgüt ve yönetimin mutlaka bir amacının olması gerekir. Amaçların aynı
olması düşünülemez.
o Mümkün olduğunca açık ve ölçülebilir olmalıdır.
o Ulaşılabilir olmalıdır.
o Üst yönetim tarafından belirlenen performans alanları ile ilişkili
olmalıdır.
o Yazılı olmalıdır.
Grup faaliyeti özelliği: Gruptaki kişi sayısı, örgütün büyüklüğüne göre değişiklik gösterir.
İş birliği özelliği: İnsanların birbirine destek ve yardımcı olmaları,yönetimin faaliyetlerini kolaylaştırır.
Yetki faaliyeti özelliği: Yönetimin olduğu her yerde
yönetenler ve yönetilenler de olmak zorundadır. Örgütün büyüklüğüne göre, değişik yetkiler verilmiş kişiler bulunur.
Hiyerarşik yapı özelliği: Örgütler büyüdükçe birim sayıları da artar. Böylece yukarıdan aşağıya doğru yetki verilenlerin sayısında da artış olur. Kimin kime emir vereceğinin, kimin kimden emir alacağının belirlenmesiyle hiyerarşik yapı oluşur.
Kaynak kullanma faaliyeti özelliği: Amaca ulaşmak için
gerekli eleman yoksa yönetilecek insan da olmaz. Malzeme
yoksa o malzemeyi kullanacak insanı yönetmek de söz
konusu değildir.
Yönetimin Fonksiyonları
Yönetimin başarı ile uygulanabilmesi için belirli faaliyetlerin yerine getirilmesi
gerekir. Birbirini takip eden bu faaliyetler, yönetimin fonksiyonları veya yönetim
süreci olarak adlandırılır.
Yönetimin Fonksiyonları
• Planlama
• Örgütleme
• Yöneltme(Etkileme,Emretme)
• Koordinasyon
• Denetim (Kontrol)
Planlama
Planlama, belirlenen amaçlara ulaşabilmek için gerekli olan hareket tarzının önceden belirlenmesi işlemidir.
Planlama neyin,nerede,ne zaman nasıl ve kim tarafından yapılacağının önceden kararlaştırılması sürecidir.Planlama işlevi,kurumsal amaçların kararlaştırılmasına ve bu amaçları gerçekleştirmek için gerekli araçların belirlenmesine yönelik faaliyetleri içermektedir.
Başka bir anlatımla planlama,bir amacı gerçekleştirmek için en iyi
davranış biçimini seçme ve geliştirme niteliğini taşıyan faaliyetler
bütünüdür.
Planlama türleri
Planlar; sürelerine, kapsamlarına ve tekrar edilmelerine göre çeşitli gruplara ayrılır.
Sürelerine göre planlar: Sürelerine göre planlar, kısa, orta ve uzun
vadeli planlar olarak ele alınır.
o Kısa vadeli (dönemli) planlar: Bu planlar günlük, haftalık, aylık ve yıllık planlardan oluşur. Zaman faktörü kısa olduğu için tahminde bulunmak da kolay olur. Yanılma payı daha düşüktür.
o Orta vadeli (dönemli) planlar: Birkaç yıllık süreyi kapsayan planlardır. Tahmin olasılığı az, yanılma payı biraz yüksektir.
o Uzun vadeli (dönemli) planlar: En az beş yıllık süreyi kapsayan planlardır. Tahmin olasılığı en az, yanılma payı en yüksek
planlardır.
Kapsamlarına göre planlar: Özel ve genel olmak üzere ikiye ayrılır.
o Özel planlar: Herhangi bir kuruluşun bir birimini kapsayan planlardır.
o Genel planlar: Herhangi bir kuruluşun tamamını kapsayan planlardır.
Tekrar edilmelerine göre planlar: Tek kullanımlı ve sürekli planlar
olarak ikiye ayrılır.
o Tek kullanımlık planlar: Yapılıp sadece bir kez uygulanan planlardır. Amaç gerçekleşince sona erer.
o Sürekli planlar: Yapıldıktan sonra belli dönemlerde (günlük,
haftalık, aylık, birkaç aylık, yıllık ) sürekli uygulanan planlardır.
İyi bir planın özellikleri
Plan, belirlenen amacın dışına taşmamalıdır.
Plan, basit ve anlaşılır olmalıdır.
Plan, esnek olmalı, gerektiğinde değişiklikler yapılabilmelidir.
Plan, geleceğe ilişkin olmalıdır.
Plan, denetlenebilir olmalıdır.
Planda, zamanlama dikkatli yapılmalı,
gerekmedikçe değişikliğe izin verilmemelidir.
Planda, örgüt amaçlarının yanı sıra, görevlilerin
beklentilerine de yer verilmelidir.
Örgütlenme (Organizasyon, Teşkilatlanma)
Amaçlara ulaşmak için yapılacak işleri tanımlama, işleri çeşitli gruplar arasında bölme, işlerin başındaki kişiye yetki ve sorumluluk verme, çalışma için gerekli kaynak ve şartları sağlamaya, örgütleme denir.
Örgütleme işlevinde formal yetki ve sorumluluk verilir,iş bölümü yapılır.
İyi bir örgütün (teşkilatın) özellikleri
Örgütün amaçları ile İş görenin beklentileri farklı olmaması gerekir.
Yöneticilerin görev, yetki ve sorumlulukları arasında kesin bir ayırım yapılmalıdır.
Ast ancak bir üstten emir alır.
İş, yetki, sorumluluk ve ücretler açık ve kesin olarak belirlenir.
Belirlenen görevlere göre yetki, verilen yetkiye göre de sorumluk belirlenir.
Örgütleme sürecinin aşamaları şunlardır
1. Planlama sürecinde belirlenen amaçların incelenmesi
2. Amaçların başarılması için yapılması gereken temel faaliyetlerin belirlenmesi 3. Temel faaliyetlerin alt faaliyetlere
ayrılması(işbölümü)
4. Faaliyetleri üstlenecek personelin
belirlenmesi,yetki,sorumluluk,hesap verme ilişkilerinin kararlaştırılması ve iletişim
kanallarının oluşturulması
Örgütlemenin yararları
İnsan gücünden ve üretim araçlarından en üst düzeyde yararlanmayı sağlar.
Örgütleme, personeli birlikte çalışmaya teşvik eder.
İşlerin bireysel olarak değil, gruplar hâlinde
yapılmasını, ortak konularda harekete geçirilmesini sağlar
Görevleri açık ve seçik olarak belirler.
İnisiyatif ve sorumluluk yüklenmeyi teşvik eder.
Faaliyetleri ahenkleştirir, çalışmaları koordine eder.
Kırtasiyeciliğe (yazılmaya) yer vermeden kontrolü
sağlar.
Yöneltme ve Etkileme (Emretme)
• Yöneltme, örgütün amaç ve hedeflerinin
gerçekleştirilmesi için işgörene iş verme, rehberlik etme faaliyetidir.
Yöneltme, devamlı olarak kararlar verilmesi ve bu
kararların özel ve genel emirler ve yönergeler şeklinde belirtilmesidir.
Yöneltme işlevi;iletişim,güdüleme,önderlik gibi temel
süreçler yanında insan ögesi ile ilgili tüm faaliyetleri
(çatışma yönetimi,davranış değiştirme vb)
kapsamaktadır.
Güdüleme(Motivasyon)
• Örgütte yer alan bireylerin,belirlenen amaçlar
yönünde hareket etmelerini sağlamada en etkili yol etkili bir güdülemedir.
• Güdüleme;insanları belirli bir amaca doğru
devamlı şekilde harekete geçirmek için gösterilen
çabaların tamamıdır.Bireylerin gerçekleştirmek
istedikleri eylemlerin yönünü,gücünü ve öncelik
sırasını belirleyen çeşitli içsel ve dışsal uyarıcılar
vardır.Güdülemede amaç bu uyarıcıların etkisiyle
bireyin istenilen yönde harekete geçirilmesidir.
Liderlik (Önderlik)
Belirli şartlar altında,belirli kişisel veya
grupsal amaçların gerçekleştirilmesi için bir kimsenin başkalarının faaliyetlerini etkilemesi ve yönlendirmesi sürecidir.
İşletme çalışanlarını etkileyerek amaç ve
hedeflerin gerçekleştirilebilmesi yolunda onları yönlendirmek ve yöneltmektir.
Lider ise başkalarını belli bir amaç
doğrultusunda davranmaya sevk eden kişidir.
İletişim; duygu,düşünce,tutum ve davranışların iletilmesidir.Bu süreçte;
Kaynak,Mesaj,Alıcı,İletişim Kanalı,İletişim araçları yar alır.
İşletmelerde İletişim 2 ye ayrılır.
a)Biçimsel iletişim
Aşağı doğru iletişim
Yukarı doğru iletişim
Yatay İletişim
Çapraz İletişim
b)Biçimsel olmayan İletişim
Koordinasyon (Eşgüdümleme)
• Yönetimin ya da örgütün amacının
gerçekleştirebilmesi için ilgili tüm birimler ve kişilerin uyum içinde hareket etmesidir.
Yönetim birimlerinin “belirli bir amacı
gerçekleştirmek için aynı konuda çalışan diğer kuruluşlarla ve birimlerle işbirliği
yapmaları”. Örgütlerde iş ve eylem birliği gereklidir. Koordinasyon sadece örgüt içi değil diğer kurum ve kuruluşlarla da
gereklidir.
Denetim (Kontrol)
Denetim,elde edilen sonuçlarla istenen sonuçların karşılaştırılması,ulaşılan durumun değerlendirilmesi faaliyetlerini içerir.Yöneticiler arzulanan ve elde edilen sonuçlar arasında bir uyumsuzluk bulunduğunda düzeltici eylemler gerçekleştirirler.Denetim işlevi elde edilen sonuçların
standartlarla karşılaştırılması varsa sapmaların belirlenerek gerekli önlemlerin alınması faaliyetlerini içermektedir.
Denetim sürecinde yalnızca kurumsal etkililik düzeyi,yani planlama aşamasında saptanan amaçların gerçekleştirilme derecesi
ölçülmemekte,aynı zamanda amaçların başarılmamasının nedenleri
araştırılmakta ve başarısızlığa yol açan faktörlerin giderilmesine (düzeltici eylemler)çalışılmaktadır.
Denetim yapılırken dikkat edilmesi gereken ilkeler Denetimin amacı, belirgin olmalıdır.
Denetim, yasalara uygun olmalıdır.
Denetimi yapılan kişi ve kurumların olanakları dikkate alınmalıdır.
Denetim demokratik, objektif ve yapıcı olmalıdır.
Yönetici denetim sonucunda;
İşlerin istenilen nitelikte olup olmadığını,
Belirlenen zamanda istenilen sonucun elde edilip edilmediğini, Mevcut durumun ne olduğunu,
Belirlenen kriterlere uyulup uyulmadığını,
Gerekli çalışmaların yapılıp yapılmadığını öğrenip bu sonuçlara göre gerekli tedbirleri almalıdır.
