SAĞLIK HİZMETLERİ MYO. Yazışma Teknikleri. Öğr. Gör. Aysel Arslan

Yazışma Teknikleri

SAĞLIK HİZMETLERİ MYO

Öğr. Gör. Aysel Arslan

YAZILI İLETİŞİM RESMİ YAZILAR

Hafta-3

YAZI NEDİR

• Dildeki sözcüklerin, duyguların, düşüncelerin belli işaretlerle; kağıda, taşa, toprağa, tahtaya... dökülmüş biçimine yazı denir.

Konuşma dilinin aracı ses ise yazı dilinin aracı da yazıdır. Yazının düşünceyi ortaya koymada, yaymada ve iletmede önemi büyüktür. Düşünce ve sanat ürünlerinin doğuşunda ve yayılmasında yazı önemli bir etken olmuştur. Kimi tarihçiler, uygarlığın başlangıcını yazının bulunuşuna bağlar.

Çünkü yazı belli bir uygarlığa erişen

toplumların anlaşma aracıdır.

YAZININ TARİHÇESİ

• Yazı, insanların birbirleriyle iletişim kurmak için kullandıkları "dil" denen sözlü sistemi belli işaretler ve simgelerle (yani harflerle) anlatan ikinci bir sistemdir. Yazılı iletişim insanin yazıyı icat etmesi ile başlar. Yazı M.Ö 3000 li yıllarda dünyanın iki ayrı bölgesinde görülmeye başlandı;

• Mısır'da "hiyeroglif"

• ve eski Irak kentlerindeki "çivi yazısı".

YAZININ TARİHÇESİ

• Hiyeroglif yazısı

• Çivi yazısı

Çivi yazısı

YAZININ TARİHÇESİ

• Yazının icadı, insanlık tarihinin en önemli dönemeci ve ilk bilgi devrimidir.

• Yazı ilk icat edildiği dönemlerde bitki yapraklarına (eski Mısırda Papirüs yapraklarına), taşlara, ve sıkıştırılmış toprak yüzeylere (tabletler) kazılarak yazılıyordu. Bilgiler kulaktan kulağa değişerek yayılırken, yazılı bir şekilde saklanmaya başlanması, bilginin doğru bir biçimde ve uzun yıllar saklanır olmasına olanak sağladı.

YAZININ TARİHÇESİ

• Daha sonraki yüzyıllarda, Çin'de M.Ö 2500 yılları civarında mürekkep ve M.S 105 yılı civarında da kağıt yapıldığı sanılmaktadır.

• Kağıdın ve mürekkebin bulunmasıyla el yazması kitapları ortaya çıkmış olması ve nihayet 1438 yılında Avrupa'da Johannes Gütenberg'in bugünkü anlamda matbaayı icat etmesi ile bilgilerin çok daha insan tarafından paylaşılmasını ve eğitimin somut bir hale gelmesini sağlamıştır.

YAZILI İLETİŞİMİN OLUMLU YÖNLERİ

• Göndericinin ve alıcının mesajı tekrar tekrar okuma olanağı ve belgelerin

saklanabilir olması

yazılı iletişimde

hataları en aza

indirir.

YAZILI İLETİŞİMİN OLUMLU YÖNLERİ

Yazılı iletişim, sözlü iletişime göre, alıcının onu okuması, algılaması, yorumlaması ve cevaplaması sebebiyle gecikmeli olarak kurulur. Bu Yüzden:

• Göndericinin mesajı tekrar gözden geçirme ve yeniden düzenleme olanağı vardır. Mesajın doğru ulaşmasını sağlar ve kanallardan geçerken oluşabilecek arıza ve anlam sapmalarından korur.

• "Alıcının da tekrar okuma olanağının olması, mesajın doğru anlaşılmasını ve buna bağlı olarak da verilecek cevabın sağlıklı olmasını mümkün kılar.

YAZILI İLETİŞİMİN OLUMLU YÖNLERİ

• Ayrıca belgelerin saklanabilir olması (arşivleme), daha sonra çıkabilecek anlaşmazlıklarda kanıt oluşturduğu için sözlü iletişimde karşılaşılan pek çok sorun yazılı iletişimde yoktur.

• "Özellikle örgütsel iletişimde, "kurum içi“

ve "kurum dışı" iletişimi sağlamakta yazılı

iletişimin önemi büyüktür.“ Uzun ve

kapsamı geniş mesajlar bozulmadan

alıcıya ulaşır.

YAZILI İLETİŞİMİN OLUMLU YÖNLERİ

• Yazılı mesajları çoğaltma ve aynı

anda dağıtma imkanı vardır.

YAZILI İLETİŞİMİN OLUMSUZ YÖNLERİ

• Kalıcı olması, olumlu olmasının yanı sıra aynı zamanda olumsuz bir yanı da vardır;

hatırlanmamasını istediğimiz mesajlar olmadık bir zamanda karşımıza çıkabilir.

• Sözlü ve yüz yüze iletişimde kullandığımız

ve önemi yadsınamayacak olan vücut dili

ve dil ötesi faktörlerin kullanılamaması

mesajı olumsuz etkileyebilir.

YAZILI İLETİŞİMİN OLUMSUZ YÖNLERİ

• “Geri bildirimin olmaması veya geç olması sorun yaratabilir.”

• “Yazılı İletişim daha fazla zaman ve çaba gerektirir.”

• “Mesajı görmesini istemediğimiz kişilerin

eline geçebilir.”

TOPLUMSAL HAYATTA

KARŞILAŞILAN YAZI TÜRLERİ

Fakat "yazılı iletişimde" yazılış amacı bakımından gruplamak gerekirse

• İş yazıları,

• Resmi yazılar,

• Özel yazılar

RESMİ YAZI-RESMİ BELGE-BİLGİ

Resmi yazı

Kamu kurum ve kuruluşlarının

kendi aralarında veya gerçek ve tüzel

kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla

kullanılan yazılara resmi yazı denir.

Elektronik ortam

Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü

 bilgisayar,

 gezgin elektronik araçlar,

 bilgi ve iletişim teknolojisi ürünler,

Elektronik belge

Elektronik ortamda

oluşturulan,

gönderilen

saklanan

her türlü belge,

YAZI YAZMA İŞİ ...

- Yazıyı hazırlayan, metni okunaklı yazmalı ve son şeklini vermelidir.

- Yazı, dilbilgisi ve imla kurallarına uygun olmalıdır.

- Yürürlükteki yazışma kurallarına uyulmalıdır.

- Yazılarda silinti, kazıntı olmamalı, hatasız ve temiz olmalıdır.

- Aynı nitelikteki yazılar için Standard Formlar geliştirilmelidir.

- Yazıların önem ve öncelik derecelerine dikkat edilmelidir.

İYİ BİR YAZI ;

- Tam - Kısa - Açık - Doğru

- Uygun bir dil kullanılarak

hazırlanmalıdır.

Yazı Tamam Olmalıdır; Yazı amacına ulaşmak için gerekli bütün bilgileri kapsamalı, okuyanın aklına

gelebilecek her soruyu cevaplandırmalıdır. Kim, Ne, Nerede, Niçin, Ne zaman,Nasıl sorularına cevap

verebilmelidir.

Yazı kısa olmalıdır; Yapılan araştırmalar, yazıların

%25-50 oranında gereksiz kısımlardan oluştuğunu ortaya koymaktadır. Yazıda mümkün olduğunca kısa cümleler kullanılmalıdır.

Yazı açık olmalıdır; Yazı, okuyan tarafından rahatlıkla anlaşılacak ve tereddüde yer bırakmayacak şekilde yazılmalıdır. Sade ve çabuk anlaşılır olmalıdır.

Yazı doğru olmalıdır ; Gramer ve noktalama kuralları doğru kullanılmalıdır.

Yazı uygun bir üslup ile yazılmalıdır; Kullanılan kelime ve ifadeler, sade ve herkesçe bilinen

kelimelerden oluşmalıdır. Aynı kelimeler sürekli tekrar edilmemelidir.

Kağıt ve Yazım Sınırları (Marjlar)

• Belgeler, A4 (210x297 mm) boyutu dikkate alınarak hazırlanır.

• Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir.

• Yazının ekleri için kağıdın her iki yüzü de kullanılabilir.

• Belgenin yazı alanı sayfanın üst, alt, sol ve sağ kenarından 1,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir.

İdare, logo kullanmak istediğinde sayfanın üst boşluğu 0,5 cm olarak düzenlenir.

• İdareler, tercihen kurumsal logo kullanabilir. Logo, tek kullanıldığında belgenin en üst orta kısmında "T.C."

ibaresini ortalayacak şekilde veya "Başlık" alanını ortalayacak şekilde belgenin üst sol kısmında yer alır.

• Belge üzerinde iki ayrı logo kullanıldığında ise "Başlık"

alanını ortalayacak şekilde hiyerarşi yönünden üst olan idareye ait logo solda, alt olan idareye ait logo sağda kullanılır. Bir kavram veya etkinlik gibi hususlarla ilgili logo kullanılmak istendiğinde, "Başlık" alanını ortalayacak şekilde idareye ait olan logo solda; diğer logo sağda kullanılır. Belge üzerinde en fazla iki logo kullanılabilir.

Nüsha sayısı

Kağıt kullanılarak hazırlanan resmi yazılar en

az iki nüsha olarak düzenlenir.

(Bazı kurumlar üç nüshada düzenleyebilir.)

Belge Boyutu

Resmi yazışmalarda A4 (210x297 mm)

boyutunda kağıt kullanılır.

Yazı alanı: Yazı

kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 1,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,

1,5 cm

1,5 cm

1,5 cm

1,5 cm

Yazı tipi ve karakter boyutu

“Arial” yazı tipi normal yazı stilinde kullanılır. Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır.

Ancak gerekli hâllerde yazı alanında harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgileri kısmında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir. Belge eklerinde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir.