SAĞLIK HİZMETLERİ MYO
TIBBİ DOKÜMANTASYON VE SEKRETERLİK PROGRAMI
TDS 122-Tıbbi Dokümantasyon ve Arşiv-
Öğr. Gör. Aysel ARSLAN II
Yataksız Sağlık Kuruluşlarında Kullanılan Formlar
TDS 122-Tıbbi Dokümantasyon ve Arşiv-II
Hafta-14
Yataksız Sağlık Kuruluşları Formları
• Sağlık evi, aile sağlığı merkezleri, dispanser, ana-çocuk sağlığı ve aile planlaması merkezi, halk sağlığı laboratuvarları gibi temel sağlık hizmetleri veren kuruluşlara yataksız sağlık kuruluşları denir. Sağlık sistemi içerisinde, yataksız sağlık kuruluşlarının her birinin ayrı bir yeri ve önemi vardır.
• Yataksız sağlık kuruluşlarında kayıt sistemi bir bütün oluşturmaktadır. Birçok istatistik formuna kaydedilen bilgiler, daha önce doldurulan bir başka formdan alınmaktadır.
Kayıtlar, yataksız sağlık kuruluşlarının hizmet ettiği bölgenin önemli sağlık sorunlarının neler olduğunu ortaya koyar.Tutulan bu kayıtlardaki veriler sağlık hizmetlerinin planlanmasında kullanılır.
• Form 001, yani Ev Halkı Tespit Fişleri'ndeki bilgilerden
hizmet modelinin kurulup
yararlanarak işletilmesi gerekmektedir. Bunun için bu fişlerdeki tüm bilgiler aynı sıra ve aynı esaslarla Aile Zarfları' nın ön ve arka yüzlerine aktarılmalıdır.
• FORM 1 EV HALKI TESPİT FİŞİ
• Aile Hekimliği ve TSM bağlı bölge nüfusunun kaydı ve nüfus hareketlerinin (doğum, ölüm ve göç gibi) saptanması için kullanılır. Bu formdan yararlanılarak nüfusun sayısı, özellikleri , yaş -cins dağılımı, öğrenim durumu, medeni hali demografik hareketler ve meskene ilişkin bilgiler elde edilir. Bu form saha çalışanları tarafından bizzat evlere yapılan ziyaretler sonucu doldurulur. Yeni taşınan veya yeni tespit edilen haneler için yeni bir form doldurulur. Form doldurulurken Nüfus
Cüzdanı bilgileri dikkate alınır.
• Ev halkının bilgileri doldurulurken mümkün olduğu ölçüde kişilerin kendileriyle görüşme yapılmalıdır. Form doldurulurken devamlılık esastır. Takipler belirli periyodlarda olmalı ve değişiklikler işlenmelidir.
Ziyaretlerde sadece değişiklik olup olmadığı sorulmamalı, tüm bilgiler yeniden gözden geçirilmelidir.
Değerlendirme sonucunda, Form 001'de bulunan veriler Form 002-003‘e (Yıl ortası nüfus tespitleri) aktarılır. Bu formda, nüfusun yaşa ve cinse göre dağılımının yanı sıra eğitim durumu, konutun çevre özellikleri gibi bilgiler de bulunmaktadır.
• Form 004 Kişisel Sağlık Fişİ Bu fiş ailedeki her kişi için bir adet çıkarılmalıdır.
• Form 004'ün ön yüzünü doldururken sol üstteki kutunun «Işi Mesleği» ve Medeni Hal» dışında, silinebilir alemle doldurulması gerekmektedir. Bu yüzdeki diğer tüm bilgiler siIinmez kalemle yazılmalıdır.
• «Öz ve soy geçmişi» kutusuna kişi hastalığı nedeniyle ocağa başvurduğunda alınan anemnezden özet olarak doldurulur, dolayısıyla zaman içinde tamamlanır.
• «Tam aşılar ve rapelleri» bölümüne gerek ebe, gerek sağlık memuru ve gerekse hemşire tarafından yapılan aşıların tamamlanma ve rapel tarihleri belirtilmelidir.
• En alt kutudaki «Sosyal Hastalık» deyiminden amaçlanan; toplumda, kişileri uzun süre tedaviye zorunlayan, tedavi edilmediğinde hastalığın başkasına geçmesine neden olan ve üst düzeyde örgütü olan hastalıklardır. Bunlar Tuberküloz, Frengi, Lepra, Trahom gibi hastalıklardır. Bu hastalıklardan birine yakalanan kişinin Kişisel Sağlık Fişine belirtilmelidir. Bu şekilde muayeneye gelen kişide ya da ailede sosyal hastalık olduğu gözden kaçmamış olur.
• Form - 006 Çocuk Takıp ve Muayene Fişi Form 001 'den yararlanarak doldurulur. Bu fiş ebeler tarafından kullanılacaktır. Ön yüzünde üstte fişin çıkış tarihi ve çocuğun kimliğini belirtir bilgiler silinmez, diğer bilgiler değişebileceği için silinebilir kalemle doldurulmalıdır.
Anneye ait bilgiler, annenin bu çocuğa gebe kalmadan önceki öyküsü bu çocuğun sağlığı için önemli olduğundan silinmez kalemle yazılmalıdır.
• «Tam Aşılar ve Rapelleri» bölümüne yalnız tam aşılar ve rapelleri değil, bu çocuğa herhangi ibr kimse tarafından yapılan her doz aşının tarihi kendi kolonuna yazılmalıdır.
• Form 006'nın arka yüzü , bu fişe göre 0-6 yaş
grubu çocukları düzenli aralıklarla ' ve evinde
izleyecek olan mahalle ya da köy ebesi
tarafından, evi her ziyaret edişinde
doldurulacaktır. Ebe bu ziyaretlerde çocuğun
ağırlığını ve boyunu ölçecek, beslenişini
izleyecek, çocuğu en çok görülen, en çok
öldüren, en çok sakat bırakan ve aşı için
kontrendikasyon oluşturabilecek hastalıklar
muayene edecek ve ona göre aileye gerekli
eğitimleri yapacaktır.
• Bir aileden bir ya da birkaç kişi sağlık ocağı bölgesinden ayrılmışsa o kişilere ait Form 004, Form 006 ve gebeyse Form 005; tüm aile gitmişse ek olarak Form 001 ve Aile Zarfı gittikleri yere gönderilmelidir.
Bölgeye bir göç olmuşsa aynı şeyler
geldikleri yerden istenmelidir.
• Sevk edilen her hasta için bir Form 019
doldurup hastaya teslim edilir. Bu form üç
parçadan (A, B, oluşmaktadır. Sevk edilen
hastaya (resmi hastalar dahil) bu formun B ve
C parçaları verilir. Sevk edilen kuruluş
(hastane) B parçasını alır, C parçasının tarih,
bulgu, tanı, sonuç ve diğer bölümlerini
doldurarak en kısa zamanda sağlık ocağına,
ya hastanın kendisi ile ya da diğer yollarla
gönderir. Sağlık ocağı hekimi geri gelen
parçayı inceler ve hastanın kişisel sağlık
fişine işler.
• Aşı ile ilgili tüm kayıt formlarına ve doğru
zamanında, tam
kaydedilmesi sağlanmalıdır.
aşıların her biri tarih, kayıt formlarındaki
gün-ay-yıl ilgili
olarak Yapılan olarak
alana
kaydedilmeli,Yapılan tüm aşıların ve varsa
sulandırıcılarının lot numarası da kayıt
formlarına işlenmelidir
• Aile Hekimi kendine kayıtlı olan ve
aşıladığı;0-59 ay bebekleri Form 012A’ya ,5 yaş ve üzeri çocukları Form 012B’ye kaydeder. (60 aylık olan çocukların
kayıtları form 012B’ye aktarılır.
• Aile Hekimi ;Kendisinin uyguladığı tüm kamu aşılarını Form 12A/B’ye siyah kalemle kaydeder.Başka Aile Hekimi tarafından aşılanan ve “Bölge Dışı Aşı Bildirim Formu” ile kendine bildirilen kamu aşılarını kendi Form 012A/B’sine mavi renkli kalemle kaydeder.
• Ay sonunda bu aşılar aşıyı uygulayan birim tarafından Form 013’e aktararak Sağlık Müdürlüğüne bildirilir.Kendisine kayıtlı nüfusa uygulanmış özel aşılardan, içeriğinde ÖZEL AŞILARI Form 12A/B’ye tarihlerini belirterek kırmızı renkli kalemle kayder. Ay sonunda bu aşılar kişinin kayıtlı olduğu sağlık ocağı tarafından Form 013/B’ye kaydedilerek Sağlık Müdürlüğüne bildirilir.
• Doğan, tespit edilen veya AH bölgesine gelen her bebek, Ev Halkı Tespit Fişi (ETF)Form 001, Form 004, Form 006 ve Form 012A’ya kaydedilir.
• Form 012A’da yapılan aşıların her biri tarih, gün-ay-yıl olarak ilgili alana kaydedilmeli, aşının ve varsa sulandırıcısının lot no’su da belirtilmelidirBu forma AH tarafından uygulanan tüm kamu aşıları siyah kalemle kaydedilir.Diğer sağlık birimleri ve özel hekimler tarafından yapılan aşılar da tarihleri belirtilerek farklı renkte bir kalemle kaydedilir (Kamu aşıları için mavi, özel aşılar için kırmızı renkli kalem kullanılmalıdır).60 aylık olan çocukların kayıtları form 012B’ye aktarılır.Form 012A, Form 013 ve Form 013B’nin veri kaynağıdır.
• Form 012B (5 yaş üzeri aşı kayıt fişi):
012A gibi temel aşı kayıt formudur.5 yaşını
geçen kişilere yapılan GBP aşıları bu
forma tarih, gün-ay-yıl olarak belirtilerek
aşının ve varsa sulandırıcısının lot no’su
ile kaydedilmelidir.Form 012A ile birlikte,
Form 013 ve Form 013B’nin veri
kaynağıdır.Okul çağı ve erişkin dönem
aşılamalarının da bu forma kaydedilmesi
gerektiği unutulmamalıdır.
• Form 013 (Bildirim formu)Her ayın sonunda AH tarafından, o ay yapılan aşılar Form 012A ve Form 012B’den, yaş grubuna göre ayrılarak, Form 013’e aktarılır.Kurumlarda Form 013 hazırlanırken sadece o kurumda uygulanan kamu aşıları bildirilir. Burada temel amaç; yapılan aşının bildirim sistemine bir kez girilmesini sağlayarak mükerrer bildirimi engellemektir.
• Form 013 takip eden ayın ilk haftası içinde
Sağlık Müdürlüğüne ulaştırılır.
• Form 013/B: Özel aşıların bildirimi için
kullanılır. Kişi ve kuruluşların yapmış olduğu
özel aşılar ayrıntılı liste ile aylık olarak ilgili
AH’e ulaştırılır ve Form 012A/B’ye tarihleri
belirtilerek kırmızı renkli kalemle aktarılır.Ay
sonunda Form 012A/B’de yer alan bu aşılar
AH tarafından Form 013B’ye aktarılır. Burada
temel amaç; yapılan aşının bildirim sistemine
bir kez girilmesini sağlamaktır.Form 013B,
takip eden ayın ilk haftası içinde Sağlık
Müdürlüğüne gönderilir.
• Yapılan aşılar tarihi gün-ay-yıl olarak belirtilecek şekilde ilgili izlem fişlerine işlenir.
• Form 005 (Gebe- Lohusa İzleme Fişi)
• 15–49 Yaş Kadın İzlem Fişi
• Form 006 (Bebek ve Çocuk İzleme
Fişi):yapılan tüm aşılar
• Sağlık ocağında yapılan klinik muayeneler sonunda verem şüphe edilen şahıslar ile
tedavi ve kontrol altında bulunan veremli hastalar Form 019 ile verem savaşı
dispanserlerine gönderilir
• Sağlık ocağı bölgesinde bulunan bildirimi zorunlu hastalıklar hastalar Form 016 - Bildirimi Zorunlu Hastalıklar Tespit Fişi’ne kaydedilir. Aynı bilgiler Kişisel Sağlık Fişi’ne de yazılır.
• Yeni saptanan veya Form 014 - Bildirimi Zorunlu Hastalıklar Fişi ( bildirimi zorunlu hastalık vakaları ile karşılaşıldığında doldurulur)
ile bildirilen vakalar, her ay Form 016’lar esas
alınarak, Form 017 - Bildirimi Zorunlu
Hastalıklar İstatistik Formu ile sağlık
müdürlüğüne bildirilir.
• FORM 017/A GRUP A HASTALIKLAR
• A Grubu Bildirimi Zorunlu Bulaşıcı Hastalıkların bildirimi nüfus tabanlı sistem ile tüm kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek kişi ve özel kuruluşlardan yapılır. Hastalığın bildirimi “Form 014 – Bildirimi Zorunlu Hastalıklar Fişi”
ile, vakanın tespit edildiği yerden ikamet ettiği bölgedeki aile sağlığı merkezine yapılır. ASM, bildirimi, “Form 016 – Bildirimi Zorunlu Hastalıklar Tespit Fişi”ne işler, takip eden ayın ilk haftasında “Form 017/A – Grup A Hastalıklar Bildirim Formu” ile İl Sağlık Müdürlüğüne yapar.
• FORM 017/B GRUP B HASTALIKLAR
• B Grubu Bildirimi Zorunlu Bulaşıcı
Hastalıkların bildirimi, tespit edildiği her
noktadan direkt olarak İl Sağlık Müdürlüğü
ve Bakanlığa yapılır.
• FORM 017/C GRUP C HASTALIKLAR
• C Grubu Bildirimi Zorunlu Hastalıkların bildirimi kurum tabanlı olarak yapılır. Hastalığın bildirimi için seçilmiş noktalardan günlük olarak Form 014 ile İlçe sağlık Grup Başkanlıkları veya İl Sağlık Müdürlüğüne, İl Sağlık Müdürlüğü tarafından da toplanarak aylık “Form 017/C – Grup C Hastalıklar Bildirim Formu” ile takip eden ayın ilk haftası içinde Sağlık Bakanlığına yapılır.
• FORM 017/D GRUP D ENFEKSİYÖZ ETKENLERİ
• D Grubu Bildirimi Zorunlu Hastalıkların (Enfeksiyon Etkenlerinin) bildirimi laboratuvarlardan olarak yapılır.
Enfeksiyon etkeninin bildirimi için seçilmiş laboratuvarlar, kurum bildirim sorumlusuna günlük olarak “Grup D – Enfeksiyon Etkenleri Bildirim Fişi” ile bildirir. Kurum, Grup D – Enfeksiyon Etkenleri Bildirim Fişlerinin icmalini haftalık olarak yapar ve “Form 017/D – Grup D Enfeksiyon Etkenleri Bildirim Formu” ile takip eden haftanın ikinci iş gününde İlçe Sağlık Grup Başkanlıklarına veya İl Sağlık Müdürlüğüne yapar.
• İlçe Sağlık Grup Başkanlıkları gelen formları herhangi bir işlem yapmadan İl Sağlık Müdürlüğüne gönderir. İl Sağlık Müdürlüğü, İlçe Sağlık Grup Başkanlıkları veya Kurumlardan gelen Form 017/D – Grup D Enfeksiyon Etkenleri Bildirim Formlarının icmalini aylık olarak yapar ve “Form 017/D – Grup D Enfeksiyon Etkenleri Bildirim Formu” ile takip eden ayın ilk haftası içinde Sağlık Bakanlığına gönderir.
