KAMU ĠÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI

(1)

(2)

KAMU ĠÇ KONTROL STANDARTLARINA

UYUM

2021-2022 EYLEM PLANI

(3)

1 ĠÇĠNDEKĠLER

1. BAġKAN SUNUġU ... 2

2. MĠSYON, VĠZYON ve TEMEL DEĞERLER ... 4

3. ORGANĠZASYON ġEMASI ... 5

4. ĠÇ KONTROL SĠSTEMĠ ... 6

4.1 Ġç Kontrol Nedir ... 6

4.2 Kamu Ġç Kontrol Standartları ... 7

5. ĠÇ KONTROL BĠLEġENLERĠ, GENEL ġART SAYISI ve BELĠRLENEN EYLEM SAYISI ... 10

6. KONTROL ORTAMI ... 12

7. RĠSK DEĞERLENDĠRME ... 22

8. KONTROL FAALĠYETLERĠ ... 26

9. BĠLGĠ ve ĠLETĠġĠM ... 33

10. ĠZLEME ... 40

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır. Doğrulama Kodu : c1f37c0f https://dogrulama.selcuklu.bel.tr/ Tarih :20/01/2021Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır. Doğrulama Kodu : c1f37c0f https://dogrulama.selcuklu.bel.tr/ Tarih :20/01/2021Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır. Doğrulama Kodu : c1f37c0f https://dogrulama.selcuklu.bel.tr/ Tarih :20/01/2021Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır. Doğrulama Kodu : c1f37c0f https://dogrulama.selcuklu.bel.tr/ Tarih :20/01/2021Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır. Doğrulama Kodu : c1f37c0f https://dogrulama.selcuklu.bel.tr/ Tarih :20/01/2021Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır. Doğrulama Kodu : c1f37c0f https://dogrulama.selcuklu.bel.tr/ Tarih :20/01/2021 11. İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI ... ...42

(4)

1.BAġKAN SUNUġU

Göreve geldiğimiz ilk günden bu yana, devraldığımız bayrağı daha ileri taşıyabilmek adına tüm vatandaşlarımıza adil, eşit, ilkeli ve şeffaf hizmetin gayreti içerisindeyiz.

Bu nedenle; kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması, kamu malî yönetiminin yapısı ve işleyişinin iyileştirilmesi, kamu bütçelerinin hazırlanması ve uygulanması, raporlanması ve malî kontrolün bu düzenle işlemesi; malî saydamlığın ve hesap verebilirliğin oluşturulmasında temel anahtarlar olduğunun bilinci içerisindeyiz.

Merkezi yönetim politikaları ile desteklenen ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu ile pekiştirilen saydam ve hesap verebilir yönetimin önemli araçlarından bir tanesi de hiç kuşkusuz "Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı"nın hazırlanması ve tüm birimlerde uygulanmasıdır. İç kontrol; “İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve

(5)

3

Belediyemizde, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı tüm birimlerimizin ve yöneticilerimizin katılımı ve katkıları ile hazırlanmıştır. Planın oluşturulması aşamasında Belediyemizde mevcut durum analizleri yapılmış, mevcut tespitlerimiz ve daha sonra yapılacak çalışmalarla belirlenecek boşlukların alt yapısı da oluşturulmuştur.

2 yıllık eylemlerin öngörüldüğü bu raporda; eylemlerin, bütünlük çerçevesinde tüm birimlerimizin katkı ve katılımlarıyla birlikte yürütülmesi, hizmet kalitemizi artıracak, kaynaklarımızı daha etkin ve verimli hale getirecektir.

Bu kapsamda 2021-2022 Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planımızın hazırlanmasında emeği geçen tüm paydaşlarımıza teşekkür ederim.

Ahmet PEKYATIRMACI Selçuklu Belediye BaĢkanı

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Doğrulama Kodu : c1f37c0f https://dogrulama.selcuklu.bel.tr/

Tarih :20/01/2021Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Tarih :20/01/2021

(6)

2.MĠSYON, VĠZYON ve TEMEL DEĞERLER

TEMEL DEĞERLER Gönül Belediyeciliği Ġlkesi ile;

1. Adil ve Güvenilir Yönetim 2. Kaliteli ve Yenilikçi Hizmet AnlayıĢı

3. Kaynakların Etkin ve Verimli Kullanımı

4. ġeffaflık ve Katılımcılık 5. Çevreye Duyarlılık

6. Toplumun Değer Yargılarına Saygı 7. Tarihi ve Kültürel Mirasın

Korunması

8. Geleceğin ĠnĢası Ġçin Gençliğin Ġhyası

VĠZYON Kadim Medeniyetten Aldığımız Güçle,

Her Alanda Farklılık OluĢturan,

DeğiĢim ve GeliĢime Liderlik Eden Ġdeal Bir Kent

Olmak.

MĠSYON Gönül Belediyeciliği

Ġlkesi ile Adil, Güvenilir, Kaliteli ve Yenilikçi Hizmet

Sunmak.

(7)

5 3. ORGANĠZASYON ġEMASI

BELEDĠYE BAġKANI

BaĢkan Yardımcısı

Emlak ve Ġstimlak Müdürlüğü

Ġmar ve ġehircilik Müdürlüğü

Plan ve Proje Müdürlüğü

Yapı Kontrol Müdürlüğü

Etüd Proje Müdürlüğü

Kentsel Tasarım Müdürlüğü

Tesisler Müdürlüğü

Kent Tarihi ve Tanıtımı Müdürlüğü

Sağlık ĠĢleri Müdürlüğü

Fen ĠĢleri Müdürlüğü

Park ve Bahçeler Müdürlüğü

Çevre Koruma ve Kontrol Müdürlüğü

Muhtarlık ĠĢleri Müdürlüğü

Sıfır Atık Müdürlüğü

Bilgi ĠĢlem Müdürlüğü

Basın ve Yayın Müdürlüğü

Kültür ĠĢleri Müdürlüğü

Halkla ĠliĢkiler Müdürlüğü

Sosyal Destek Hizmetleri Müdürlüğü

DıĢ ĠliĢkiler Müdürlüğü

Ġnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü

Destek Hizmetleri Müdürlüğü

Yazı ĠĢleri Müdürlüğü Mali Hizmetler

Müdürlüğü

Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü Hukuk ĠĢleri

Müdürlüğü

Spor iĢleri Müdürlüğü Zabıta Müdürlüğü

ĠĢletme ve ĠĢtirakler Müdürlüğü Özel Kalem

Müdürlüğü TeftiĢ Kurulu

Müdürlüğü

Belediye Meclisi Belediye Encümeni

Tarih :20/01/2021

(8)

4.ĠÇ KONTROL SĠSTEMĠ

4.1 Ġç Kontrol Nedir

Ġdarenin amaçlarına, belirlenmiĢ politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin; etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde yürütülmesini, varlık ve kaynaklarının korunmasını, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluĢturulan; organizasyon, yöntem ve süreç, iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünüdür.

4.1.1 Ġç Kontrolün Amacı

 Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde yönetilmesini,

 Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini,

 Her türlü malî karar ve iĢlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini,

 Karar oluĢturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini,

 Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karĢı korunmasını, Sağlamaktır.

4.1.2 Ġç Kontrolde Rol ve Sorumluluklar

Üst Yönetici: Ġdarede yeterli ve etkili bir iç kontrol sisteminin kurulmasını sağlamak, iĢleyiĢi izlemek ve gerekli tedbirleri alarak geliĢtirmek üst yöneticinin sorumluluğundadır. Ġç kontrol sisteminin sahibi üst yöneticidir. Üst yönetici, genel olarak izleme görevini üstlenmekle birlikte kurumun hedefleri doğrultusunda faaliyetlerini yürütmesinden ve iç kontrol sisteminin düzgün biçimde iĢleyiĢinin sağlanmasından sorumludur.

Birim Yöneticileri(Harcama Birimleri) : Birimlerinde etkili bir iç kontrol sistemi oluĢturmak, uygulanmasını sağlamak ve izlemek, zayıf yönleri geliĢtirmekle sorumludur.

Mali Hizmetler Müdürlüğü: Ġç kontrol sisteminin harcama birimlerinde oluĢturulması, uygulanması ve geliĢtirilmesi çalıĢmalarında koordinasyonu sağlamak, eğitim ve rehberlik hizmeti sağlamaktan sorumludur.

Personel: Ġç kontrol tüm personelin görevinin bir parçasıdır. Kurumda çalıĢan herkes iç kontrol sisteminin hayata geçirilmesinde rol oynar. Ġç kontrol yalnızca bir birimdeki personelin yürüteceği bir görev değildir. Kurumda çalıĢan herkesin yürüttüğü faaliyetlerin içine yerleĢmiĢ bir süreçtir. Bu nedenle ilave bir iĢ ya da görev olarak düĢünülmemelidir.

Kurum dıĢındakiler (hizmetten yararlananlar, paydaĢlar vb.): Kurum dıĢındaki kiĢiler de iç kontrol sürecinde önemli rol oynarlar. Bu kiĢiler kurumun hedeflerini gerçekleĢtirmesine katkıda bulunabilecek yararlı bilgiler sağlayabilirler. Ancak kurumdaki iç kontrol sisteminin tasarlanmasından, uygulanmasından ve düzgün iĢlemesinden bu gruplar sorumlu tutulamazlar.

SayıĢtay: 6085 sayılı SayıĢtay Kanunu hükümlerine göre kamu idarelerinde iç kontrol sistemlerinin iĢleyiĢini değerlendirir. DıĢ denetim organı olarak yapacağı düzenlilik denetimlerinde kamu idaresinin iç kontrol sisteminin düzgün biçimde iĢleyip iĢlemediğini değerlendirir. Bu kapsamda, üst yönetici ve harcama yetkilileri tarafından imzalanan iç

(9)

7 4.2 Kamu Ġç Kontrol Standartları

Kamu Ġç Kontrol Standartları, idarelerin, iç kontrol sistemlerinin oluĢturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yönetim kurallarını göstermekte ve tüm kamu idarelerinde tutarlı, kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlamaktadır.

Kamu Ġç Kontrol Standartları, uluslararası standartlar ve iyi uygulama örnekleri çerçevesinde, iç kontrolün; kontrol ortamı, risk değerlendirmesi, kontrol faaliyetleri, bilgi ve iletiĢim ile izleme bileĢenleri esas alınarak, tüm kamu idarelerinde uygulanabilir düzeyde olmasını sağlamak üzere genel nitelikte düzenlenmiĢtir.

4.2.1 Kontrol Ortamı Standartları:

Kontrol ortamı, iç kontrolün diğer unsurlarına temel teĢkil eden genel bir çerçeve olup, kiĢisel ve mesleki dürüstlük, yönetim ve personelin etik değerleri, iç kontrole yönelik destekleyici tutum, mesleki yeterlilik, organizasyonel yapı, insan kaynakları politikaları ve uygulamaları ile yönetim felsefesi ve iĢ yapma tarzına iliĢkin hususları kapsar.

Kontrol ortamında 4 temel standart mevcuttur.

 Etik Değerler ve Dürüstlük

 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler

 Personelin yeterliliği ve performansı

 Yetki Devri

4.2.2 Risk Değerlendirme Standartları:

Risk değerlendirme, idarenin hedeflerinin gerçekleĢmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve gerekli önlemlerin belirlenmesi sürecidir.

Risk Değerlendirme ortamında 2 temel standart mevcuttur.

 Planlama ve Programlama

 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi 4.2.3 Kontrol Faaliyetleri Standartları:

Kontrol faaliyetleri, idarenin hedeflerinin gerçekleĢtirilmesini sağlamak ve belirlenen riskleri yönetmek amacıyla oluĢturulan politika ve prosedürlerdir.

Kontrol Faaliyetleri ortamında 6 temel standart mevcuttur.

 Kontrol stratejileri ve yöntemleri

 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi

 Görevler ayrılığı

 HiyerarĢik kontroller

Tarih :20/01/2021

(10)

 Faaliyetlerin sürekliliği

 Bilgi sistemleri kontrolleri 4.2.4 Bilgi ve ĠletiĢim Standartları:

Bilgi ve iletiĢim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kiĢi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirmelerine imkan verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak bilgi, iletiĢim ve kayıt sistemini kapsar.

Bilgi ve iletiĢim ortamında 4 temel standart mevcuttur.

 Bilgi ve iletiĢim

 Raporlama

 Kayıt ve dosyalama sistemi

 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi 4.2.5 Ġzleme Standartları:

Ġzleme, iç kontrol sisteminin kalitesini değerlendirmek üzere yürütülen tüm izleme faaliyetlerini kapsar.

Ġzleme ortamında 2 temel standart mevcuttur.

 Ġç kontrolün değerlendirilmesi

 Ġç denetim

(11)

9

ĠÇ KONTROL BĠLEġENLERĠ VE STANDARTLARI TABLOSU

Kontrol Ortamı Risk Değerlendirme

Kontrol

Faaliyetleri Bilgi ve ĠletiĢim Ġzleme

Etik Değerler ve Dürüstlük

Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler

Personelin Yeterliliği ve Performansı

Yetki Devri

Planlama ve Programlama

Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi

Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri

Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi

Görevler Ayrılığı

HiyerarĢik Kontroller

Faaliyetlerin Sürekliliği

Bilgi Sistemleri Kontrolleri

Bilgi ve ĠletiĢim

Raporlama

Kayıt ve Dosyalama Sistemi

Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların

Bildirilmesi

Ġç Kontrolün Değerlendirmesi

Ġç Denetim

Tarih :20/01/2021

(12)

5.ĠÇ KONTROL BĠLEġENLERĠ, GENEL ġART SAYISI ve BELĠRLENEN EYLEM SAYISI

ĠÇ KONTROL

BĠLEġENLERĠ STANDART

KODU STANDART ADI

GENEL ġART SAYISI

BELĠRLENEN EYLEM

SAYISI

KONTROL ORTAMI

1 Etik Değer ve Dürüstlük 6 11

2 Misyon, Organizasyon

Yapısı ve Görevler 7 5

3 Personelin Yeterliliği ve

Performansı 8 9

4 Yetki Devri 5 2

RĠSK

DEĞERLENDĠRME

5 Planlama ve Programlama 6 5

6 Risklerin Belirlenmesi ve

Değerlendirilmesi 3 5

KONTROL FAALĠYETLERĠ

7 Kontrol Stratejileri ve

Yöntemleri 4 2

8 Prosedürlerin Belirlenmesi

ve Belgelendirilmesi 3 1

9 Görevler Ayrılığı 2 -

10 HiyerarĢik Kontroller 2 1

11 Faaliyetlerin Sürekliliği 3 2

12 Bilgi Sistemleri Kontrolleri 3 2

BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM

13 Bilgi ve ĠletiĢim 7 4

14 Raporlama 4 3

15 Kayıt ve Dosyalama Sistemi 6 1

16 Hata, Usulsüzlük ve

Yolsuzlukların Bildirilmesi 3 4

ĠZLEME ¹⁷

Ġç Kontrolün

Değerlendirilmesi 5 4

18 Ġç Denetim 2 -

T O P L A M 79 61

(13)

(14)

6. KONTROL ORTAMI

Standart Kod No

Eylem

Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler

Sorumlu Birim veya ÇalıĢma Grubu Üyeleri

ĠĢbirliği Yapılacak Birim

Çıktı/ Sonuç Tamamlanma

Tarihi Açıklama

KOS 1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranıĢlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır.

KOS 1.1 Ġç kontrol sistemi ve iĢleyiĢi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir.

Mevcut Durum: Kurumumuzca iç kontrol eylem planı oluĢturulmuĢ ve önceki yıllarda uygulanmıĢtır. Kurum personelleri ve yöneticiler Ġç Kontrol Sistemi ve iĢleyiĢi hakkında bilgi sahibidir.

KOS 1.1 1.1.1 Ġç Kontrol Standartları Eylem Planı hazırlanarak intranet üzerinden tüm personele duyurulacaktır.

Bilgi ĠĢlem Müdürlüğü - Mali

Hizmetler Müdürlüğü

Tüm Birimler

Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı - Ġntranet yayını

Ocak 2021

KOS 1.1 1.1.2

Ġç kontrol sisteminin önemi ve iĢleyiĢinin

çalıĢanlar tarafından sahiplenilmesi ve farkındalık oluĢturmak üzere eğitim semineri düzenlenecektir.

Ġnsan

Kaynakları ve Eğitim

Müdürlüğü

Tüm Birimler

Eğitim

Raporları Aralık 2021- Aralık 2022

Oryantasyon ve hazırlayıcı eğitimlerde "Ġç Kontrol"

konusunda eğitim verilecektir.

KOS 1.1 1.1.3 Yeni iĢ alımlarında verilen eğitim müfredatına “iç kontrol” konusu bir baĢlık olarak eklenecektir.

Ġnsan

Müdürlüğü

Tüm Birimler

Eğitim

Programı Mart 2021

(15)

13 KOS 1.1 1.1.4

Kurum Ġntranet sayfasında “iç kontrol” bölümü oluĢturulacak, düzenli anketler ve eğitim materyalleri ile sürekli güncel tutulacaktır

Bilgi ĠĢlem Müdürlüğü- Ġnsan

Müdürlüğü- Mali

Tüm Birimler

Ġntranet sayfasında Ġç Kontrol Bölümü - Eğitim ve Anket Analiz Raporları

Sürekli

KOS 1.2 Ġdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdırlar.

Mevcut Durum: Yöneticiler, iç kontrol sisteminin kurulması ve uygulanmasında, personele örnek olma hususunda gereken hassasiyeti göstermekte olup tüm birimlerde gerekli çalıĢmalar yapılmaktadır.

KOS 1.2 1.2.1

Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planında öngörülen eylemler yöneticiler tarafından koordine edilerek uygulamaya konulacak ve sonuçları üst yöneticiye raporlanacaktır.

Mali Hizmetler Müdürlüğü

Tüm Birimler

Ġzleme Raporu

Ağustos 2021- Ağustos 2022 KOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır.

Mevcut Durum: Kurumumuzda "Etik Komisyon Kurulu" bulunmaktadır. Kurum personeli etik kurallara riayet etmektedir. Tüm personelin özlük dosyasında "Kamu Görevlileri Etik SözleĢmesi" bulunmaktadır.

KOS 1.3 1.3.1 Etik Günü ve Haftası'nda etik eğitimi düzenlenmeye devam edilecektir.

Ġnsan

Müdürlüğü

Tüm Birimler

Eğitim

Programı Mayıs 2021- Mayıs 2022 KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır.

Mevcut Durum: Belediyemiz, mevzuatla kendisine verilmiĢ görevleri; kalkınma planları, stratejik planlar ve programlar doğrultusunda “Güvenilirlik”,

“ġeffaflık” ve “Hesap Verebilirlik” ilkeleriyle yürütmektedir. Belediyemize ait; Faaliyet Raporu ve Performans Programı her yıl kamuoyuna açıklanmaktadır.

KOS 1.4 1.4.1

Stratejik Plan, Mali Performans Programı, Faaliyet Raporu, Kamu Mali Durum ve

Beklentiler raporu, Ücret tarife cetvelleri, Kamu Hizmet Standartları Tablosu vb. bilgiler

kurumumuz web sayfasında yayınlanacaktır.

Basın ve Yayın Müdürlüğü

Web Sitesinde yayın yapılması

Sürekli

Tarih :20/01/2021

(16)

KOS 1.5 Ġdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eĢit davranılmalıdır.

Mevcut Durum: Kurumun hizmet alanına yönelik hizmet standartları belirlenmiĢtir. Personele karĢı adil ve eĢit davranılmakta olup; uygulamaların etkinliğini arttırmak açısından eğitimlerle desteklenmektedir. Kurumumuzdan hizmet alan tüm paydaĢlarımıza adil ve eĢit davranılmaktadır.

KOS 1.5 1.5.1

Kurum personeline ve Kurumdan hizmet alanlara adil ve eĢit davranılması konusunda farkındalığı arttırıcı eğitimler verilmesine devam edilecektir.

Ġnsan

Müdürlüğü

Tüm Birimler

Eğitim

Programı Aralık 2021- Aralık 2022

KOS 1.5 1.5.2 ÇalıĢan memnuniyet anketi yapılacaktır.

Ġnsan

Müdürlüğü

Tüm Birimler

Anket

Sonuçları Haziran 2021- Haziran 2022

KOS 1.5 1.5.3 DıĢ paydaĢ, hizmet ölçümü ve memnuniyet anketi yapılacaktır.

Halkla ĠliĢkiler Müdürlüğü

Tüm Birimler

Anket

Sonuçları Aralık 2021- Aralık 2022 KOS 1.6 Ġdarenin faaliyetlerine iliĢkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır.

Mevcut Durum: Kurumumuzda EBYS kullanılmaktadır. Kurumumuzda kullanılan otomasyon sistemleri ile üretilen bilgi ve belgelerin doğruluğu, tamlığı ve güvenilirliği sağlanmıĢtır.

KOS 1.6 1.6.1

Kurumumuz faaliyet alanlarına yönelik

yönetmelik, yönergeler, organizasyon Ģemaları, rehberler vb. bilgiler kurum intranet sayfasında yayınlanacak ve düzenli olarak güncellenecektir.

Bilgi ĠĢlem

Müdürlüğü Tüm

Birimler Güncelleme Sürekli

KOS 2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: Ġdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluĢturulmalıdır.

KOS 2.1 Ġdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır.

Mevcut Durum: Belediyemiz misyonu, Kurumumuz 2020-2024 Stratejik Planında; katılımcı yöntemlerle, tüm birimlerin öneri ve katkıları ile belirlenmiĢ ve personele duyurulmuĢtur.

KOS 2.1 2.1.1

Belediye hizmet binasın içinde, görünürlük seviyesi yüksek alanlarda kurumumuza ait

misyon, vizyon ve temel değerler yayınlanacaktır.

Tüm Birimler

Misyon, Vizyon ve Temel Değerlerin yayınlanması

ġubat 2021 Kurumumuza ait promosyonlarda da yer verilecektir.

(17)

15

KOS 2.2 Misyonun gerçekleĢtirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır.

Mevcut Durum: Kurumumuz tarafından yürütülen görevler, birimlere ait çalıĢma yönergelerinde yer almaktadır. Birimlere ait yönergeler kurumumuz web sitesinde yayınlanmaktadır.

KOS 2.2 2.2.1

Birimlerin görev, yetki ve sorumluluk değiĢimlerinde birim yönergeleri güncellenecektir.

Üst Yönetim- Yazı ĠĢleri Müdürlüğü

Tüm

KOS 2.3 Ġdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere iliĢkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluĢturulmalı ve personele bildirilmelidir.

Mevcut Durum: Birim yönergelerinde, Kurumumuza ait görev dağılımları alt birim tanımları ile görev, yetki ve sorumluluklar tanımlanmıĢtır.

KOS 2.3 2.3.1

Tüm birimlerde ve alt birimlerde görev, yetki ve sorumluluk değiĢimlerinde birim görev dağılım çizelgesi güncellenecektir.

Tüm

Birimler Güncelleme Sürekli KOS 2.4 Ġdarenin ve birimlerinin teĢkilat Ģeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir.

Mevcut Durum: Kurumumuza ait teĢkilat Ģeması ve görev dağılımları mevcut olup tüm raporlama dönemlerine ait; Stratejik Plan, Performans Programı ve Faaliyet Raporlarında güncel olarak yayınlanmaktadır.

KOS 2.4 2.4.1

Kurum organizasyonunda oluĢabilecek değiĢiklikler organizasyon Ģemasında güncellenecek ve kurum web sayfasında yayınlanacaktır.

Tüm

KOS 2.5 Ġdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama iliĢkisini gösterecek Ģekilde olmalıdır.

Mevcut Durum: Birimlerin organizasyon yapısı ve görev dağılımında, hesap verebilirlik ve uygun raporlama iliĢkisini gösterecek Ģekilde bilgi veri sistemleri, organizasyon yapısına, görev dağılımına ve iĢlemlerin kontrollerine yönelik olarak yapılmaktadır.

KOS 2.5

Mevcut durum, makul güvence sağlamaktadır.

Eylem

ÖngörülmemiĢtir.

Tarih :20/01/2021

(18)

KOS 2.6 Ġdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere iliĢkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır.

Mevcut Durum: Kurumumuzda tüm birimlerin hassas görevlere iliĢkin çalıĢmalar yapmasına ihtiyaç vardır.

KOS 2.6 2.6.1 Hassas Görev Rehberi hazırlanacaktır. Mali Hizmetler Müdürlüğü

Tüm Birimler

Hassas Görev

Rehberi Mart 2021

Hassas Görev Rehberi

hazırlanacaktır.

KOS 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluĢturmalıdır.

Mevcut Durum: Kurumumuzda EBYS kapsamında ĠĢ ve Süreç AkıĢları yönetilmektedir.

KOS 2.7

Eylem

KOS 3 Personelin yeterliliği ve performansı: Ġdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliĢtirilmesine yönelik önlemler almalıdır.

KOS 3.1 Ġnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleĢmesini sağlamaya yönelik olmalıdır.

Mevcut Durum: Birimlerin ihtiyaçları doğrultusunda personelin mesleki geliĢim eğitimleri devam etmektedir.

KOS 3.1 3.1.1

Stratejik planda hedeflenen amaçlara ulaĢmaya katkı sağlamak için eğitimler tespit edilecek ve planlanacaktır.

Ġnsan

Müdürlüğü

Tüm Birimler

Eğitim

Programı Aralık 2021- Aralık 2022 KOS 3.2 Ġdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir Ģekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.

Mevcut Durum: Ġdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir Ģekilde yürütebilmesi için düzenli olarak eğitim çalıĢmaları yapılmakta ve sürekli geliĢim sağlanmaktadır.

KOS 3.2 3.2.1

Ġdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir Ģekilde yürütebilmesi için eğitimler tespit edilecek ve planlanacaktır.

Ġnsan

Müdürlüğü

Tüm Birimler

Eğitim

Programı Aralık 2021- Aralık 2022

(19)

17

KOS 3.3 Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir.

Mevcut Durum: Ġdarede her bir görev için birim yönergelerinde görev tanımları, yetki ve sorumluluk alanları belirlenmiĢtir.

KOS 3.3

Eylem

KOS 3.4 Personelin iĢe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır.

Mevcut Durum: Personelin iĢe alınması kanunlar çerçevesinde yapılmaktadır. Ġdari personelin görevinde ilerlemesi ve yükselmesinde ilgili mevzuat yanı sıra liyakat, kiĢisel geliĢime verdiği önem, görevinde gösterdiği performans, temsil yeteneği gibi kriterler göz önüne alınmaktadır.

KOS 3.4

Eylem

KOS 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir.

Mevcut Durum: Kurumumuzda çeĢitli eğitim faaliyetleri düzenlenmekle birlikte; söz konusu eğitimlerin planlanmasında birimlerden gelecek eğitim talepleri değerlendirilmektedir.

KOS 3.5 3.5.1

Tüm görevler için gereken nicelik, nitelik ve yetkinliklerin artırılmasına iliĢkin eğitim talepleri toplanmaya devam edecektir.

Ġnsan

Müdürlüğü

Tüm Birimler

Eğitim Talepleri

Aralık 2021- Aralık 2022

KOS 3.6 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüĢülmelidir.

Mevcut Durum: Performans değerlendirmesine yönelik çalıĢmalar yapılmaktadır.

KOS 3.6 3.6.1 Performans Değerlendirme Rehberi hazırlanacak ve yayınlanacaktır.

Üst Yönetim- Ġnsan

Müdürlüğü

Tüm Birimler

Performans Değerlendirme Rehberi

Haziran 2021

Tarih :20/01/2021

(20)

KOS 3.7 Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliĢtirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliĢtirilmelidir.

Mevcut Durum: Performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliĢtirmeye yönelik eğitimler yapılmaktadır ve yeteneklerine uygun birimlerde değerlendirilmektedir.

KOS 3.7 3.7.1

Performansı yetersiz bulunan

personelin,yapılacak analiz sonuçlarına göre yetersiz kaldığı hususlarda eğitim alması sağlanacaktır.

Ġnsan

Müdürlüğü

Tüm Birimler

Mesleki Yeterlilik ve KiĢisel GeliĢim Eğitim Programları

Aralık 2021- Aralık 2022

KOS 3.7 3.7.2 Kurum içi ödüllendirme rehberi yayınlanacaktır.

Müdürlüğü

Tüm Birimler

Ödüllendirme

Rehberi Haziran 2021

KOS 3.7 3.7.3

Performans Değerlendirme Rehberi'ne ve

Ödüllendirme Rehberine göre yüksek performans gösteren personelin ödüllendirilmesi

sağlanacaktır.

Ġnsan

Müdürlüğü

Tüm Birimler

Performans

Ödülü Sürekli

KOS 3.8 Personel istihdamı, yer değiĢtirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine iliĢkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiĢ olmalı ve personele duyurulmalıdır.

Mevcut Durum: Kurumumuzda insan kaynakları yönetimi; 657 sayılı devlet memurları kanunu, Belediye ve bağlı kuruluĢları ile mahalli idare birlikleri norm kadro ilke ve standartlarına dair yönetmelik, Mahalli idarelere ilk defa atanacaklara dair sınav ve atama yönetmeliği, Belediye zabıta yönetmeliği, Belediye ve bağlı kuruluĢları ile mahalli idare birlikleri personelinin görevde yükselme ve unvan değiĢikliği esaslarına dair yönetmelik mevzuatları doğrultusunda yapılmaktadır.

KOS 3.8 3.8.1 Personel istihdamı Memur alım ilanları ve ĠġKUR aracılığı ile duyurulacaktır.

Ġnsan

Müdürlüğü

Tüm

Birimler Duyuru Sürekli

(21)

19 KOS 3.8 3.8.2

Üst görevlere atanma, yer değiĢtirme, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine iliĢkin, mevzuatta meydana gelen değiĢiklikler personele

bildirilecektir.

Ġnsan

Müdürlüğü

Tüm Birimler

Mevzuat değiĢiklikleri nin duyurulması

Sürekli

KOS 4 Yetki Devri: Ġdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır.

KOS 4.1 ĠĢ akıĢ süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır.

Mevcut Durum: Birimlerimizde yapılan her bir iĢ için iĢ akıĢ Ģeması hazırlanmıĢtır. ĠĢ akıĢ süreçlerinde, imza yetkileri yönergesi ve kamu hizmet standart tabloları ile imza ve onay mercileri belirlenmiĢtir.

KOS 4.1 4.1.1 ĠĢ akıĢlarında meydana gelen değiĢiklikler

güncellenecektir. Bilgi ĠĢlem

Müdürlüğü Tüm

Birimler Güncelleme Sürekli KOS 4.1 4.1.2 ĠĢ akıĢlarında meydana gelen değiĢiklikler tüm

personele duyurulacaktır. Yazı ĠĢleri

Müdürlüğü Tüm

Birimler Duyuru Sürekli

KOS 4.2 Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek Ģekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir.

Mevcut Durum: Yetki devirleri, imza yetkileri yönergesi ile belirlenmiĢ olup tüm personele duyurulmuĢtur.

KOS 4.2

Eylem

KOS 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır.

Mevcut Durum: Kurumsal iĢleyiĢ mekanizmasına uygun olarak yetki devri yapılmaktadır.

KOS 4.3

Eylem

Tarih :20/01/2021

(22)

KOS 4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.

Mevcut Durum: Kurumumuzda yetki ve sorumluluklar liyakat sahibi personele verilmektedir.

KOS 4.4

Eylem

KOS 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına iliĢkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır.

Mevcut Durum: Yetki devredilen personel periyodik olarak, yetki devri sonunda ve gerekli görülen durumlarda yetki devredene bilgi vermektedir.

KOS 4.5

Eylem

(23)

(24)

7.RĠSK DEĞERLENDĠRME

Eylem

RDS 5 Planlama ve Programlama: Ġdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleĢtirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluĢturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır.

RDS 5.1 Ġdareler, misyon ve vizyonlarını oluĢturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır.

Mevcut Durum: Kurumumuza ait 2020-2024 Stratejik Planı; yasal mevzuata uygun olarak katılımcı yöntemlerle hazırlanmıĢtır.

RDS 5.1 5.1.1 Stratejik Plan Ġzleme raporu hazırlanacaktır. Mali Hizmetler Müdürlüğü

Tüm Birimler

Stratejik Plan

Ġzleme raporu Ağustos 2021- Ağustos 2022

RDS 5.1 5.1.2 Stratejik Plan Değerlendirme raporu hazırlanacaktır.

Tüm Birimler

Stratejik Plan Değerlendirm e raporu

Mart 2021- Mart 2022

RDS 5.2 Ġdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır.

Mevcut Durum: Kurumumuz Performans Programını her yıl düzenli olarak hazırlamaktadır.

RDS 5.2 5.2.1 Performans Programının hazırlanması Mali Hizmetler Müdürlüğü

Tüm Birimler

Performans

Programı Ekim 2021- Ekim 2022 RDS 5.3 Ġdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır.

Mevcut Durum: Kurumumuz Bütçesi Stratejik Plan ve Performans Programına göre hazırlanmaktadır.

RDS 5.3 5.3.1 Bütçenin hazırlanması Mali

Tüm

Birimler Bütçe Ekim 2021- Ekim 2022

(25)

23

RDS 5.4 Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır.

Mevcut Durum: Kurumumuz ilgili mevzuatlar gereği her yıl faaliyet raporu hazırlamaktadır. Kurumumuza ait faaliyetler; Stratejik Plan ile belirlenen amaç ve hedeflere ulaĢmaya katkı sağlamaktadır.

RDS 5.4 5.4.1 Faaliyet Raporunun hazırlanması Mali Hizmetler Müdürlüğü

Tüm Birimler

Faaliyet Raporu

Nisan 2021- Nisan 2022 RDS 5.5 Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır.

Mevcut Durum: 2020-2024 Stratejik Planında yer alan kurumsal hedefler, birimlerin sorumlulukları çerçevesinde tanımlanıp takip edilmektedir.

RDS 5.5

Eylem

RDS 5.6 Ġdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaĢılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır.

Mevcut Durum: Kurumumuzun hazırladığı 2020-2024 Stratejik planda belirlenen hedefler; spesifik, ölçülebilir ve ulaĢılabilirdir.

RDS 5.6

Eylem

RDS 6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: Ġdareler, sistemli bir Ģekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleĢmesini engelleyebilecek iç ve dıĢ riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir.

RDS 6.1 Ġdareler, her yıl sistemli bir Ģekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir.

Mevcut Durum: Kurum Stratejik Planında yer alan amaç ve hedeflere yönelik risklerin belirlenmesi çalıĢmalarına devam edilmektedir.

RDS 6.1 6.1.1 Kurumumuza ait Risk Strateji Belgesi hazırlanacaktır.

Ġç Kontrol Ġzleme ve Yönlendirme Kurulu

Tüm Birimler

Risk Strateji

Belgesi Mart 2021

Tarih :20/01/2021

(26)

RDS 6.1 6.1.2

Kurumumuzda Ġdare Risk Koordinatörü (ĠRK), Birim Risk Koordinatörü (BRK), Alt Birim Risk Koordinatörü (ARK) ile riskleri belirleme çalıĢmaları yapılacaktır.

Üst Yönetim, Risk

Koordinatörl^eri

Tüm

Birimler Riskler Sürekli RDS 6.1 6.1.3 Ġdare risk haritası oluĢturulacaktır. ^RiskKoordinatörleri

Tüm

Birimler Risk Haritası Eylül 2021 RDS 6.2 Risklerin gerçekleĢme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir.

Mevcut Durum: Kurum kültürümüzde Risk yönetimi konusunda tüm birimlerde farkındalık oluĢturulmuĢtur.

RDS 6.2 6.2.1 Risk Strateji Belgesi ve Risk Haritaları yıllık analiz edilecektir.

Ġç Kontrol Ġzleme ve Yönlendirme Kurulu

Tüm

Birimler Analiz Ağustos 2021- Ağustos 2022 RDS 6.3 Risklere karĢı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluĢturulmalıdır.

Mevcut Durum: Kurumumuza ait risk eylem planı bulunmamaktadır.

RDS 6.3 6.3.1 Risklerle ilgili önlemler belirlenerek Risk Eylem

Planı hazırlanacaktır. ^RiskKoordinatörleri

Tüm Birimler

Risk Eylem

Planı Ağustos 2021

(27)

(28)

8.KONTROL FAALĠYETLERĠ

Eylem

KFS 7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: Ġdareler, hedeflerine ulaĢmayı amaçlayan ve riskleri karĢılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır.

KFS 7.1 Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karĢılaĢtırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır.

Mevcut Durum: Stratejik plan, performans programları ve kurum içi birim yönergelerinde her bir faaliyet için sorumlu birimler belirlenmiĢtir. Her bir birim için risk değerlendirme ve kontrolleri ile ilgili çalıĢmalar yapılmaktadır.

KFS 7.1

Eylem

KFS 7.2 Kontroller, gerekli hallerde, iĢlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve iĢlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır.

Mevcut Durum: Tüm birim yöneticileri, kendi birimlerinin faaliyet alanları ile ilgili iĢlem öncesi, süreç kontrolü ve iĢlem sonrası kontrolleri gerçekleĢtirmektedir.

KFS 7.2

Eylem

KFS 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır.

Mevcut Durum: Muhasebe kayıtları, taĢınır mal kayıtları ile varlıkların kontrol ve güvenliği sürekli sağlanmaktadır. TaĢınmaz varlıkların envanter çalıĢmaları devam etmektedir.

KFS 7.3 7.3.1 TaĢınırların envanter kayıtları barkod sistemi ile güncel tutulacaktır.

Destek Hizmetleri

Mali Hizmetler

TaĢınır Kesin

Hesap Ġcmal Nisan 2021- Nisan 2022

(29)

27 KFS 7.3 7.3.2 TaĢınmazların envanter kayıtları güncel

tutulacaktır.

Emlak ve Ġstimlâk Müdürlüğü

Üst Yönetim, Kentsel Tasarım Müdürlüğü

TaĢınmaz

Listesi Sürekli KFS 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aĢmamalıdır.

Mevcut Durum: Kontrol faaliyetlerinin maliyetinin beklenen faydayı aĢmamasına dikkat edilmektedir.

KFS 7.4

Eylem

KFS 8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: Ġdareler, faaliyetleri ile mali karar ve iĢlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara iliĢkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin eriĢimine sunmalıdır.

KFS 8.1 Ġdareler, faaliyetleri ile mali karar ve iĢlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir.

Mevcut Durum: Belediyemiz faaliyetleri ile mali karar ve iĢlemlerini 5393, 5216, 5018 sayılı Kanunlar, Ġhale Mevzuatı, Muhasebe Yönetmelikleri, Harcama Belgeleri Yönetmeliği, TaĢınır Mal Yönetmeliği gibi mevzuatlara uygun Ģekilde yürütmektedir.

KFS 8.1

Eylem

KFS 8.2 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve iĢlemin baĢlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aĢamalarını kapsamalıdır.

Mevcut Durum: Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve iĢlemin baĢlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aĢamalarını kapsayan Ģekilde mevcuttur.

KFS 8.2

Eylem

Tarih :20/01/2021

(30)

KFS 8.3 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaĢılabilir ve ulaĢılabilir olmalıdır.

Prosedür ve ilgili dokümanların, Mevzuat ve Birim içi yönergelerle anlaĢılabilir ve ulaĢılabilir olması sağlanmıĢtır.

KFS 8.3 8.3.1

Mevzuatta meydana gelecek değiĢiklikler doğrultusunda prosedür ve ilgili dokümanlarda

değiĢiklikler yapılacaktır. Tüm Birimler Üst Yönetim Güncelleme Sürekli

Basın ve Yayın Müdürlüğü ile Bilgi ĠĢlem Müdürlüğü tarafından dijital ortamda

yayınlanacaktır.

KFS 9 Görevler ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlıĢlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve iĢlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaĢtırılmalıdır.

KFS 9.1 Her faaliyet veya mali karar ve iĢlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kiĢilere verilmelidir.

Mevcut Durum: Kurumumuz; faaliyetleri ile mali karar ve iĢlemlerinin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü, 5018, 657, 4734 sayılı Kanunlar, Ġç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ĠliĢkin Usul ve Esaslar, Mahalli Ġdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliğine göre yürütülmektedir.

KFS 9.1

Eylem

KFS 9.2 Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır.

Mevcut Durum: Kurumumuzda iĢlemlerin uygulanması, kontrol edilmesi, onaylanması ve kaydedilmesi farklı personellerle yürütülmektedir.

KFS 9.2

Eylem

(31)

29

KFS 10 HiyerarĢik kontroller: Yöneticiler, iĢ ve iĢlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir Ģekilde kontrol etmelidir.

KFS 10.1 Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir Ģekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır.

Mevcut Durum: Birim yöneticileri, kendi faaliyet alanlarına giren prosedürlerin kontrolünü mevzuat ve kalite sistemlerine uygun olarak yapmaktadır.

KFS 10.1

Eylem

KFS 10.2 Yöneticiler, personelin iĢ ve iĢlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir.

Mevcut Durum: Birim yöneticileri; sorumluluk alanları, görev tanımları, prosedürler çerçevesinde; iĢ ve iĢlemlerin personel tarafından süreçler ve kanuni standartlar doğrultusunda yerine getirilip getirilmediği konusunda; gerek talimatlar gerekse de otomasyon sistemleri ile hata ve usulsüzlük kontrolleri yapmaktadırlar.

KFS 10.2 10.2.1

Ġlgili yasal mevzuat çerçevesinde, yapılan iĢlerle ilgili hata ve uygunsuzluklar tespit edilip

raporlanacaktır. Tüm Birimler Üst Yönetim Rapor Sürekli

KFS 11 Faaliyetlerin sürekliliği: Ġdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır.

KFS 11.1 Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiĢ, yöntem veya mevzuat değiĢiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karĢı gerekli önlemler alınmalıdır.

Mevcut Durum: Belediyemizde görev dağılımı yapılmıĢ belirli aralıklarla çalıĢanlara görev değiĢikliği yapılmak sureti ile herkesin birim içerisinde yapılan iĢleri öğrenmesi sağlanmaktadır. Birimlerce personel yetersizliğinden kaynaklanan durumlarda, faaliyetlerin yürütülmesine devam edilebilmesi için mevcut personelin tüm faaliyetleri öğrenmesini sağlayacak tedbirler alınmaktadır.

KFS 11.1 11.1.1 Birim içinde rotasyon ve birbirinin muadili elemanlar ile çalıĢma yöntemi tercih edilecektir.

Müdürlüğü

Tüm Birimler

Eğitim

Programı Sürekli

Tarih :20/01/2021

(32)

KFS 11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir.

Mevcut Durum: Üst yönetim tarafından, hiyerarĢik yapıya uygun olarak yetkin personel vekil olarak görevlendirilmektedir.

KFS 11.2

Eylem

KFS 11.3 Görevinden ayrılan personelin, iĢ veya iĢlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır.

Mevcut Durum: Görevinden ayrılan personel gerekli belge ve bilgileri yöneticilerine teslim etmektedir.

KFS 11.3 11.3.1

Görevden ayrılan personelin üzerinde bulunan taĢınırların devri, kayıtlı arĢivin, mühür ve kaĢelerin teslimi sağlanacaktır.

Bilgi ĠĢlem Md.- Destek Hizmetleri Md.- Ġnsan Kaynakları ve Eğitim Md.

Tüm Birimler

ĠliĢik kesme

formu Sürekli

KFS 12 Bilgi sistemleri kontrolleri: Ġdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliĢtirmelidir.

KFS 12.1 Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır.

Mevcut Durum: Zararlı içeriklere eriĢim engellenerek kurum güvenliğinin sağlanması için tüm bilgisayarların kayıt (domain) altına alınması çalıĢması yapılmıĢtır. Telefon santralleri, güvenlik kameraları, data telefon altyapıları, iletiĢim sistemleri, biliĢim, haberleĢme sistemleri, her türlü bakım onarım, iĢ ve iĢlemlerin sürdürülebilirliği sağlanmaktadır.

KFS 12.1 12.1.1 Genel mevzuat değiĢiklikleri kapsamında kurum

içi uygulamalar güncellenecektir. Bilgi ĠĢlem

Müdürlüğü Tüm

KFS 12.2 Bilgi sistemine veri ve bilgi giriĢi ile bunlara eriĢim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluĢturulmalıdır.

Mevcut Durum: Bilgi sistemine yapılan giriĢ iĢlemlerinde ve buralara eriĢim konusunda yetkilendirmeler yapılmıĢtır.

KFS 12.2 12.2.1

Görev ve yetki değiĢikliklerinde bilgi sistemine veri ve bilgi giriĢi ile bunlara eriĢim konusundaki yetkilendirmeler güncellenecektir.

Bilgi ĠĢlem

Müdürlüğü Tüm

(33)

31 KFS 12.3 Ġdareler biliĢim yönetiĢimini sağlayacak mekanizmalar geliĢtirmelidir.

Mevcut Durum: Kurumumuzda süreç tabanlı Yönetim Bilgi Sistemi kullanılmaktadır.

KFS 12.3

Eylem

Tarih :20/01/2021

(34)

(35)

33

9.BĠLGĠ ve ĠLETĠġĠM

Eylem

BĠS 13 Bilgi ve iletiĢim: Ġdareler, birimlerinin ve çalıĢanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir Ģekilde iĢleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletiĢim sistemine sahip olmalıdır.

BĠS 13.1 Ġdarelerde, yatay ve dikey iç iletiĢim ile dıĢ iletiĢimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletiĢim sistemi olmalıdır.

Mevcut Durum: Belediyemiz internet sayfası; plan,program, rapor, bilgi, haber paylaĢımları, güncel yapısı ile iç ve dıĢ iletiĢim konusunda hizmet etmektedir, sürekli geliĢtirilmektedir. EBYS yazılım sistemi ile web üzerinden iç ve dıĢ iletiĢim sağlanmaktadır. Birimler arasında ve bu birimlerde çalıĢan yönetici ve personelin e-postaları ad.soyad@selcuklu.bel.tr uzantılı olarak verilmektedir. 7/24 hizmet veren çağrı merkezi, Hizmet Masası Uygulaması ve BaĢkana mesaj bölümü önemli dıĢ iletiĢim kanallarımızdır. Belediyemiz genel evrak kaydıyla kurumlardan gelen yazı veya vatandaĢ dilekçelerinin sistem üzerinden tarattırılarak ilgili birime gönderilmesi iĢlemini gerçekleĢtirmektedir. VatandaĢlardan gelen istek, önerileri ve Ģikâyetler sistem üzerinden hızlıca sonuçlandırılmaktadır. Kurum kültürümüz yatay ve dikey iletiĢim konusunda sürekli geliĢim odaklıdır.

BĠS 13.1

Eylem

BĠS 13.2 Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaĢabilmelidir.

Mevcut Durum: Kurum stratejik plan, performans programı, faaliyet raporu ile kurum hedefleri belirlenerek kurum web sayfasında duyurulmaktadır.

Kurum içi otomasyon sistemleri ile gerekli ve yeterli bilgiye ulaĢılabilmektedir.

BĠS 13.2 13.2.1 Ġhtiyaçlar ölçüsünde program güncellemeleri

yapılmaktadır. Bilgi ĠĢlem

Müdürlüğü Tüm

Tarih :20/01/2021

(36)

BĠS 13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanıĢlı ve anlaĢılabilir olmalıdır.

Mevcut Durum: Birim ve idare faaliyetleri, stratejik plan, performans programı, iç kontrol güvence beyanları ile bilgilerin doğruluk, güvenilirlik ve tamlıkları ile ilgili taahhüt verilmektedir ve sürekli geliĢme halindedir. Resmi yazıĢma kurallarının düzenli uygulanması amacıyla kurumumuzda Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ne (EBYS) geçilmiĢtir.

BĠS 13.3

Eylem

BĠS 13.4 Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına iliĢkin diğer bilgilere zamanında eriĢebilmelidir.

Mevcut Durum: Belediyemiz yönetici ve personeli, kullanılan mevcut program vasıtasıyla yetkili oldukları konularda performans esaslı bütçeleri ile ilgili ödeneklerini takip edebilmektedirler.

BĠS 13.4

Eylem

BĠS 13.5 Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak Ģekilde tasarlanmalıdır.

Mevcut Durum: Faaliyetlerle ilgili yönetimin ihtiyaç duyduğu bilgiler EBYS aracılığı ile raporlanabilmektedir.

BĠS 13.5

Eylem

BĠS 13.6 Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir.

Mevcut Durum: Yöneticiler, Kurumumuz Stratejik Planında belirtilen, misyon, vizyon ve amaçlar çerçevesindeki beklentilerini, ilgili personele bildirmeye devam etmektedirler.

BĠS 13.6 13.6.1

Birim yöneticileri kurumumuza ait misyon, vizyon ve amaçlar çerçevesindeki beklentilerini personeline iletecektir.

Tüm Birimler Üst Yönetim Duyuru Sürekli