2021-2022 KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI

(1)

RİZE İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

2021-2022 KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM

PLANI

3. Çeyrek Dönem Eylemleri

(2)

Eylem Kodu Eylem Planı

E.6.1.1 Birim Düzeyinde alt süreçlere ilişkin risklerin belirlenmesi,

ölçümlenmesi.Belirlenen risklere karşı kontrol faaliyetlerinin oluşturulması.

E.6.2.1 Başkanlık Düzeyinde belirlenen risklerin Risk Envanterinin oluşturulması.

E.6.2.2 Başkanlık Düzeyinde belirlenen risklerin Risk Haritasının oluşturulması.

E.2.6.7 Harcama Birimi Düzeyinde Hassas Görev Envanterinin oluşturulması.

3.Çeyrek Dönem Eylemleri 3.Çeyrek Dönem Eylemleri

(3)

Risk Belirleme ve Kontrol Faaliyetleri Formu;

56.00%

Hassas Görev Envanter Formu; 20.00%

Risk Envanter Formu;

14.00%

Risk Haritası; 10.00%

Risk Belirleme ve Kontrol Faaliyetleri Formu Hassas Görev Envanter Formu

Risk Envanter Formu Risk Haritası

RİZE İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ İÇ KONTROL BİRİMİ

Eylemin Dönemlik Etki Puanı

(4)

Risk Belirleme Ve Kontrol Faaliyetleri Formu Risk Belirleme Ve Kontrol Faaliyetleri Formu

STANDART STANDART

GENEL ŞART

BİLEŞENBİLEŞEN

Risk Değerlendirme

Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir.

İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir.

Risk Belirleme ve Kontrol Faaliyetleri Formu

E.6.1.1

Birim düzeyinde alt süreçlere ilişkin risklerin belirlemesi, ölçümlemesi. Belirlenen risklere karşı kontrol faaliyetlerinin oluşturulması.

E.6.1.1

Eylemden Sorumlu Birimler

Merkez Birimler

İl Sağlık Müdürlükleri

(5)

Risk Nedir?

• Risk, bir kurumun

 Stratejik,

 Mali,

 Operasyonel,

hedeflerini gerçekleştirmesini engelleyecek, her türlü olayın gerçekleşme olasılığıdır.

(6)

Riskler Belirlenirken Dikkat Edilmesi Gerekenler Riskler Belirlenirken Dikkat Edilmesi Gerekenler

 Bir olayın veya durumun risk olarak tanımlanabilmesi için, söz konusu olay veya durumun stratejik amaç ve hedeflerine ulaşmasını etkileyebilmesi veya kurumun işleyişinde aksaklığa sebebiyet vermesi gerekir.

 Daha önce belirlenmiş riskler gözden geçirilerek mevcut riskler ile karşılaştırılmalı ve güncelleme yapılması

gerekmektedir.Çünkü değişen iç ve dış koşullara bağlı olarak zaman içerisinde değişim gösterir.

 Kurum amaç ve hedeflerine ulaşma becerisini etkileme gücü bulunmayan olaylar veya durumlar risk olarak tanımlanmamalıdır.

 Riskin temelinde belirsizlik olması sebebiyle risk ve

belirsizliğin karıştırılmaması gerekir.Örneğin Rize’de sel

afetinin ne zaman olacağı belirsizlik örneği iken; söz

konusu selin gerçekleşmesi durumunda bölgede

bulunan hastaneye olacak etkisi kurum için risktir.

(7)

Hatalı Risk Ve Doğru Tanımlanan Risk Karşılaştırması Hatalı Risk Ve Doğru Tanımlanan Risk Karşılaştırması

(8)

Risk Belirleme Ve Kontrol Faaliyetleri Formu

(9)

Risk Belirleme Ve Kontrol Faaliyetleri Formu Risk Belirleme Ve Kontrol Faaliyetleri Formu

Ana Süreç No, Ana Süreç Adı, Süreç No, Süreç Adı, Alt Süreç No, Alt Süreç Adı alanları E.2.6.1 “Birim düzeyinde iş süreçlerinin hazırlanması” eyleminin çıktısı olan ve 1. Çeyrek Dönemde doldurulan İş Süreçleri Tanımlama Formundan alınmalıdır.

Her birimin ayrı form oluşturması ve bu form üzerinde birimin

tüm alt süreçleri alt süreç numarasına göre sıralanmalıdır.Risk

öngörülmeyen alt süreçler için ‘Risk Öngörülmemiştir’ ifadesi

risk alanına yazılmalıdır.

(10)

Risk Belirleme Ve Kontrol Faaliyetleri Formu

(11)

Örnek Risk Belirleme Ve Kontrol Faaliyetleri Formu Örnek Risk Belirleme Ve Kontrol Faaliyetleri Formu

Kontrol Kontrol Faaliyetleri Alanı

RRiskleriniz ile ilgili Mevcut Risk Yönetim Stratejiniz/Kontrol Faaliyetleri Nedir?:

Alt sürece yönelik belirlenen riskin bertaraf edilmesi için uygulanacak stratejiler ve kontrol faaliyetleri bu alana yazılmalıdır.

Kontrol Faaliyetleri Yeterli Mi?

Belirlenen stratejiler ve kontrol faaliyetleri riski bertaraf etmek için yeterli mi sorusu ilgili hücrede tanımlanan Yeterli/Yetersiz seçeneklerinden biri seçilerek cevaplanmalıdır.

(12)

Risk Skorunun Hesaplanması

(13)

Risk Envanter Formu Risk Envanter Formu

STANDART STANDART

GENEL ŞART

GENEL ŞART BİLEŞEN

BİLEŞEN

Risk Değerlendirme

Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir

Risk Envanter Formu

E.6.2.1

Başkanlık düzeyinde belirlenen Risk Envanterinin oluşturulması.

E.6.2.1

Eylemden Sorumlu Birimler Merkez Birimler

(14)

Risk Envanter Formu Risk Envanter Formu

Risk Belirleme ve Kontrol Faaliyetleri Formunda Risk Belirleme ve Ölçümleme alanında alt süreç düzeyinde belirlenmiş olan risklerinin tamamı en yüksek riskten başlayarak ilgili yere yazılmalı ve her Başkanlık/Birim kendi içerisinde

sıralanmalıdır.

(15)

Risk Envanter Formu

(16)

Risk Haritası Formu Risk Haritası Formu

STANDART STANDART

GENEL ŞART

BİLEŞENBİLEŞEN

Risk Değerlendirme

Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir.

Risk Haritası Formu

E.6.2.2

Başkanlık düzeyinde belirlenen Risk Haritasının oluşturulması.

E.6.2.2

(17)

Risk Haritası Formu Risk Haritası Formu

 Risk Envanteri Formundaki risklerin toplam sayısı ilgili alana yazılmalıdır.

 Bu alan risk skorları belirlenirken kullanılan etki ve olasılık değerleri dikkate alınarak doldurulmalıdır.

Örneğin; etkisi 1 olasılığı 1 olup risk skoru 1 olarak belirlenen risklerin toplam sayısı açık mavi alana yazılmalıdır.

(18)

Hassas Görev Envanter Formu Hassas Görev Envanter Formu

STANDART STANDART

GENEL ŞART

GENEL ŞART BİLEŞEN

BİLEŞEN

Risk Değerlendirme

Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir

E.2.6.7

Harcama Birimi düzeyinde Hassas Görev Envanterinin oluşturulması

E.2.6.7

İl Sağlık Müdürlükleri Hassas

Görev Envanter Formu

(19)

Yürütülen görevlerden bazıları; gerek doğası gereği ve gerekse idarenin itibarı, yolsuzluk riski, gizli bilgilerin açığa çıkması ve benzeri yönlerden diğer görevlerle kıyaslandığında çok daha önem taşımaktadır.

Bu doğrultuda hassas görevler;

 Birimin temel işlevini, varoluş sebebini etkin biçimde yerine getirmesini etkileyebilecek riskler içeren,

 Zamanında ve/veya doğru bir şekilde yerine getirilmesi halinde karar alma süreçlerini güçlendiren,

 Kaynakların etkin kullanımını sağlayan,

 Kritik öneme sahip sınırlı sayıdaki görevlerdir.

Hassas Görev Nedir?

(20)

 Bilişim sistemlerinde, personele tüm sisteme giriş yapma yetkisi verilmişse ve bu görevdeki bir aksaklık, birimin çok büyük maddi zarar/itibar kaybına sebep olacaksa bu personelin işi hassas olarak belirlenebilir.

 Bütçede yer alan ödenekler kamu hizmetlerinin yürütülebilmesi için tahsis edilmektedir.Kamu hizmetinin aksamadan devamı ve kaynak israfının önlenebilmesi için, yürütülecek kamu hizmetinin önemi ve büyüklüğü dikkate alınarak tahsis edilen ödeneklerin doğru planlanması hassas görev olarak belirlenebilir.

 5510 Sayılı Kamu İhale Kanunu hükümleri gereğince aylık prim ve hizmet belgesinin düzenlenmesi, verilmesi işlemlerinin süresinde yapılmaması idari para cezası uygulamasına sebep olduğundan bu görev hassastır denilebilir.

Hassas Görev Örnekleri

(21)

 Risk profili ve risk matrisi kullanılarak hassas görevler tespit edilir.

 Riski yüksek olmayıp yönetici tarafından hassas olduğu düşünülen görevler de hassas görevler olarak eklenir.

 Her yıl risklerin belirlenmesine bağlı olarak ve yöneticinin hassas olduğunu düşündüğü görevler de eklenerek hassas görevler listesi güncellenir.

 Güncellenen hassas görevler listesi personele duyurulur.

 Hassas görevler gözden geçirilir, hangi aşamalarda aksaklıkların olabileceği tespit edilir.

 Bu aksaklıkların önlenebilmesi veya en aza indirilebilmesi için ne gibi önlemler alınabileceğine karar verilir.

Hassas Görevlerle İlgili Yapılması Gerekenler Hassas Görevlerle İlgili Yapılması Gerekenler

(22)

 Hangi görevler gizlilik statüsündedir?

 Hangi alanlardaki faaliyetlerde hata veya usulsüzlük yapılması ihtimali daha fazladır?

 Hangi görevlerin belli bir zaman süreci içinde yerine getirilmesi önemlidir?

 Hangi alanlarda bilgi ve eğitim ihtiyacı çok yüksektir?

 Hangi görevler iç ve dış etkenlere yüksek derecede maruz kalır?

 Hangi görevler yerine getirilemezse mali kayba neden olur?

 Hangi görevler yerine getirilemezse kaynak israfına neden olur?

 Hangi işler yüksek maliyetlidir?

 Hangi işlerde hesap verme yükümlülüğü fazladır?

 Hangi işler için çok fazla mesai harcanmaktadır?

 Hangi alanlarda çıkacak sorunlar, birimin fonksiyonunu yerine getirmesine engel olur?

 Kimlerin çok fazla sorumluluğu vardır?

 Hangi işlerin ya da süreçlerin aksaması birimin dışarıdan olumsuz tepki almasına neden olur?

Hassas Görevler Nasıl Tespit Edilir?

(23)

Daire Başkanlığı/Başkanlık:İlgili Başkanlık ismi yazılmalıdır.

Birim:Başkanlık bünyesindeki ilgili birim yazılmalıdır.

Hassas Görev Olarak Belirlenen Alt Süreç Adı:Güncel İş Süreçleri Tanımlama Formundaki alt süreçler tanımlanmalıdır.Alt süreçler arasından ‘Hassas Görev Belirleme Rehberi’

dikkate alınarak birim sorumlularının(başkan,başkan yardımcısı, şube müdürü,uzman) bilgisinde belirlenen hassas görevler bu alana yazılmalıdır.

Risk/Risk Skoru:Hassas görev olarak belirlenen ilgili alt sürece yönelik Risk Belirleme ve Kontrol Faaliyetleri formunda tespit edilen riskler ve risklerin skorları yazılmalıdır.İlgili alt sürece yönelik birden fazla risk edilmiş ise aynı hücre içerisine yazılmalıdır.Eğer

herhangi bir risk öngörülmemiş ise bu alanlar boş bırakılmalıdır.

Hassas Görevin Yerine Getirilmemesinin Sonuçları:Zaman kaybı,kamu zararı, görevin aksaması gibi karşılaşılabilecek sonuçlar yazılmalıdır.

(24)

Hassas Görev Envanter Örnek Form

(25)