BATMAN İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ İÇ KONTROL SİSTEMİ PERSONEL VE DESTEK HİZMETLERİ BAŞKANLIĞI PERSONEL ÖZLÜK BiRiMi

(1)

B ATMAN İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ İÇ KONTROL SİSTEMİ

PERSONEL VE DESTEK HİZMETLERİ BAŞKANLIĞI

PERSONEL ÖZLÜK BiRiMi

(2)

İŞ SÜREÇLERİ

İŞ SÜREÇLERİ

ÖZLÜK BİRİMİ GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

1. Kanunda belirtilen hükümler çerçevesinde emeklilik yaşı ve hizmetini tamamlayan personelin emeklilik işlemlerini yürütmek.

2. Personelin her türlü tahsil, kimlik, adres, iletişim, memuriyet hareketleri vb. özlük bilgilerini veri tabanına işlemek ve güncel tutmak.

3. Personelin terfi, intibak ve veri tabanına ve sicillerine işlemek.

4. Temel ve hazırlayıcı eğitimleri tamamlamış olan aday memurların asalet işlemlerini veri tabanına işlemek.

5. Personelin memuriyetten önceki sigortalı ve bağ-kurlu hizmetlerini memuriyet hizmetleri ile birleştirerek toplam hizmet sürelerini güncel tutmak.

6. Personelin askerlik sevk tehir işlemlerini yapmak.

7. Kanunda belirtilen şartları taşıyan devlet memurlarının hususi pasaport işlemlerini yapmak.

8. Personelin izin ve rapor bilgilerinin veri tabanına işlemek.

9. Sağlık Müdürlüğü Ve Bağlı Birimlerindeki Personelin Ücretsiz İzin (Askerlik, Doğum, Hizmet Yılına Esas Süre) İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi (4/b Sözleşmeli Personelerin Askerlik işlmeleri hariç)

10. Personel Kimlik Kartı Basım İşlemi 11. Kaybolan Kimlik Kartı Bildirimleri

12. Özlük Dosyalarında Gerektiğinde Kolay Bulunacak Şekilde Düzenlenerek Gizlik Esaslarına Bağlı Olarak Saklanması.

13. Kurumumuzdan Atama İle Giden Personelin Özlük Dosyalarının Gönderilmesi.

14. Kurumumuzdan Emekli Ve Herhangi Bir Sebeple Kurumumuzdan

15. Ayrılan Personelin Özlük Dosyalarının Saklanması

(3)

İŞ AKIŞ ŞEMASI

Emeklilik İşlemlerinin Yapılması Akış Şemas ı

Yaş ve hizmet yönünden emeklilik şartlarını taşıyan personelin dilekçes i üzerine işlem başlatılır.

Emeklilik onayı Sosyal Güvenlik Kurumuna gönderilerek emeklilik ikramiyes i ve aylığının hesaplanması ile süreç

sonlandırılır.

Personelin hizmet ve yaşı hesaplanarak emeklilik onayı alınır.

Personel emeklilik ş artlarını taşı yormu

Hayır

Evet

Personelin emeklilik onayı görev yaptığı birime gönderilerek ayrılış işleminin yapılması sağlanır

SÜREÇ KODU: SCL.01

İŞ SÜREÇLERI: Emeklilik İşlemlerinin Yapılması

1. Yaş ve hizmet yönünden emeklilik şartlarının taşıyan personelin dilekçesi üzerine işlem başlatılır.

2. Personelin hizmet ve yaşı hesaplanarak emeklilik onayı alınır.

3. Personelin emeklilik onayı görev yaptığı birime gönderilerek ayrılış işleminin yapılması sağlanır

4. Emeklilik onayı Sosyal Güvenlik Kurumuna gönderilerek emeklilik ikramiyesi ve aylığının hesaplanması ile süreç sonlandırılır.

(4)

Personelin Sicil Ve Özlük Bilgilerinin Veri Tabanına İşlenm es i Akış Şeması

Eksik bilgilere ait evrak veya dokümanlar temin edilir.

Hizm et Takip Programından (HİTAP)

bilgileri eksik olan pers onelin lis tesi rapor halinde alınır.

İlgili Personelin Bilgileri Tamammı

Eksik bilgileri veri tabanına işlenir.

İlgili sağlık tesisine bilgi verilir.

Hayır

Evet

ÜREÇ KODU: SCL. 02

İŞ SÜRECİ:

Personelin Sicil Ve Özlük Bilgilerinin Veri Tabanına İşlenmesi

1. Hizmet Takip Programından (HİTAP) bilgileri eksik olan personelin listesi rapor halinde alınır.

2. Eksik bilgilere ait evrak veya dokümanlar temin edilir.

3. Eksik bilgileri veri tabanına işlenir.

4. İlgili sağlık tesisine bilgi verilir.

(5)

İmzalı terfi kararlarının ilgili sağlık kurumuna gönderilmesi

Terfi alacak personelin aylık bazda lis tesinin düzenlenmesi

Aylık olarak terfi hak eden personele terfi verilm esi

İlg ili Personel Terfiyi Hak Etmiş mi

Alınan terfi kararlarının imzaya sunulması

Hayır

Evet

Personelin Terfi , Öd ül, İn tibak Ve Ceza Bilgilerinin Sicillerine İşlenmesi Akış Şeması

ÜREÇ KODU: SCL.03

İŞ SÜRECİ: Personelin Terfi, Ödül, İntibak Ve Ceza Bilgilerinin Sicillerine İşlenmesi 1. Terfi alacak personelin aylık bazda listesinin düzenlenmesi

2. Aylık olarak terfi hak eden personele terfi verilmesi 3. Alınan terfi kararlarının imzaya sunulması

4. İmzalı terfi kararlarının ilgili sağlık kurumuna gönderilmesi

(6)

Eğitim Sürecini Tamamlam ış Aday Memurların Asalet İşlemlerinin Yapılması. Akış Şemas ı

Şartları uygun aday emurlar için onay alınması

Aday memurlarla ilgili evraklar veri tabanına işlendikten sonra Sağlık Bakanlığı m erkez teşkilatına gönderilm esi,

Temel ve hazırlayıcı eğitimlerini

tamamlamış personelin evraklarının eğitim şubeden temin edilmesi

Memurun Şartları Uygunmu

Evet

Hayır

Alınan onayın veri tabanına işlenmes i

ÜREÇ KODU: SCL.04

İŞ SÜRECİ: Eğitim Sürecini Tamamlamış Aday Memurların Asalet İşlemlerinin

Yapılması.

1.

Temel ve hazırlayıcı eğitimlerini tamamlamış personelin evraklarının eğitim şubeden temin dilmesi

2.

Şartları uygun aday memurlar için onay alınması

3.

Alınan onayın veri tabanına işlenmesi

4.

Aday memurlarla ilgili evraklar veri tabanına işlendikten sonra Sağlık Bakanlığı

merkez teşkilatına gönderilmesi,

(7)

Hizmet Birleştirme İşleminin Yapılması Akış Ş emas ı

Gelen talep üzerine Sosyal Güvenlik Kurumundan resmi yazı ile prim tahakkuk cetvelinin istenm esi.

Veri tabanına işlenen evrakların Sağlık Bakanlığı merkez teşkilatına gönderilmes i ile sürecin

tamamlanması Memuriyete girm eden sigortalı veya bağ- kurlu hizmeti bulunan personelin dilekçe ile başvurması

Sosyal Güvenlik Kurum undan gelen belgelerin veri tabanına işlenmesi.

ÜREÇ KODU: SCL.05

İŞ SÜRECİ: Hizmet Birleştirme İşleminin Yapılması

1. Memuriyete girmeden sigortalı veya bağ-kurlu hizmeti bulunan personelin dilekçe ile başvurması 2. Gelen talep üzerine Sosyal Güvenlik Kurumnundan gelen belgelerin veri tabanına işlenmesi

3. Veri tabanına işlenen evrakların Sağlık Bakanlığı merkez teşkilatına gönderilmesi ile sürecin tamamlanması

(8)

Personelin Askerlik S evk Tehir İ şlemlerinin Yap ılması Akış Ş emas ı

Talepte bulunan personel adına Sevk Tehir T alep Formunun düzenlenmesi .

Sağlık Bakanlığından gelen cevap yazıs ının ilgili personele tebliğ edilmesi için görev yerine gönderilmesi . Düzenlenen Sevk

Tehir F ormunun Sağlık Bakanlığına gönderilm esi.

Askerlik ile ilişiği

bulunan pers onelin sevk tehir işleminin yapılması hakkında dilekçe ile başvurması

ÜREÇ KODU: SCL.06

İŞ SÜRECİ: Personelin Askerlik Sevk Tehir İşlemlerinin Yapılması

1. Askerlik ile ilişiği bulunan personelin sevk tehir işleminin yapılması hakkında dilekçe ile başvurması 2. Talepte bulunan personel Adina Sevk Tehir Talep Formunun düzenlenmesi.

3. Düzenlenen Sevk Tehir Formunun Sağlık Bakanlığına gönderilmesi.

4. Sağlık Bakanlığından gelen cevap yazısının ilgili personele tebliğ edilmesi için görev yerine gönderilmesi.

(9)

Devlet Memurlarına Hususi (Yeşil) Pasaport Talep Formun un Verilmesi. Akış Ş emas ı

Gelen dilekçe üzerine personel adına Hususi Pasaport Talep Formunun düzenlenmesi.

İmzadan çıkan Hususi Pasaport Talep Form unun ilgili personele teslim edilmesi.

Düzenlenen Hus usi Pasaport Talep Formunun yetkili amire imzaya sunulması.

Kanunda belirtilen şartları taşıyan personelin dilekçe ile

başvurması.

ÜREÇ KODU: SCL07

İŞ SÜRECİ: Devlet Memurlarına Hususi (Yeşil) Pasaport Talep Formunun Verilmesi.

1. Kanunda belirtilen şartları taşıyan personelin dilekçe ile başvurması.

2. Gelen dilekçe üzerine personel adına Hususi Pasaport Talep Formunun düzenlenmesi.

3. Düzenlenen Hususi Pasaport Talep Formunun yetkili amire imzaya sunulması.

4. İmzadan çıkan Hususi Pasaport Talep Formunun ilgili personele teslim edilmesi.

(10)

Personelin Her Türlü İzin Ve Rapor Bilgilerinin Veri Tabanına İş lenmesi Akış Şem ası

Gelen izin ve raporların kontrol edilerek eksik veya hatalı işlenen evrakların ilgili kuruma iade edilmesi.

İzin veya rapor alan personelin görev yaptığı kurum dan resmi yazı ile izin ve raporlarının gönderilmesi.

Veri tabanına eks iksiz işlenen izin ve raporların dökümünün alınarak ilgili personelin özlük dosyasına konulmas ı.

Gelen Evraklarda Tamammı

Haır

Evet

ÜREÇ KODU: SCL.08

İŞ SÜRECİ: Personelin Her Türlü İzin Ve Rapor Bilgilerinin Veri Tabanına İşlenmesi

1. İzin veya rapor alan personelin görev yaptığı kurumdan resmi yazı ile izin ve raporlarının gönderilmesi.

2. Gelen izin ve raporların kontrol edilerek eksik veya hatalı işlenen evrakların ilgili kuruma iade edilmesi.

3. Veri tabanına eksiksiz işlenen izin ve raporların dökümünün alınarak ilgili personelin özlük dosyasına konulması.

(11)

Sağlık Müdürlüğü Ve Bağlı Birimlerindeki Personelin Ücretsiz İzin (Askerlik, Doğum, Hizmet Yılına Esas Süre) İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi (4/b Sözleş meli Personelerin

Askerlik işlmeleri hariç) Akış Şemas ı

Personelin ücretsiz izin talebinde

bulunması

Yazının arşive kaldırılması

Ücretsiz izin gerekçesine uygun onay alınması

Bilgilerin ÇKYS’ye işlenm es i

İlgili tesise ve Sağlık Bakanlığına bildirimi

ÜREÇ KODU: SCL.10

İŞ SÜRECİ: Sağlık Müdürlüğü Ve Bağlı Birimlerindeki Personelin Ücretsiz İzin (Askerlik, Doğum, Hizmet Yılına Esas Süre) İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi (4/b Sözleşmeli Personelerin Askerlik işlmeleri hariç)

1. Personelin ücretsiz izin talebinde bulunması 2. Ücretsiz izin gerekçesine uygun onay alınması 3. Bilgilerin ÇKYS’ye işlenmesi

4. İlgili tesise ve Sağlık Bakanlığına bildirimi 5. Yazının arşive kaldırılması

(12)

İŞ AKIŞ ŞEMASI SÜREÇ KODU: KLK.11

İş Süreçleri: Personel Kimlik Kartı Basım İşlemi 1. Kimlik kartı olmayan personelin başvurusu

2. Kimlik kartının daha önceden verilip verilmediği teslim tutanaklarından kontrol edilir.

3. Kimlik fotokopisi ve bir adet fotoğraf alınarak Excel ortamında bilgiler Bilgi İşlem Birimine gönderilir.

4. Bilgi İşlemden kimlik teslim alındıktan sonra soğuk mühür yapılır.

5. Teslim tutanağı ile kişiye teslim edilir.

Kimlik kartının daha önceden verilip verilmediği teslim tutanaklarından kontrol edilir

Personel Kimlik Kartı Basım İşlemi Akış Şeması

Teslim tutanağı ile kişiye teslim edilir

Kimlik fotokopisi ve bir adet fotoğraf alınarak Excel ortamında bilgiler Bilgi İşlem Birimine gönderilir

Bilgi İşlemden kimlik teslim alındıktan sonra soğuk mühür

yapılır Personel Kimlik Kartı Basım İşlemi

Personele Daha Önce Kimlik Verilmiş mi

Evet

Hayır

(13)

İŞ AKIŞ ŞEMASI ÜREÇ KODU: KLK.12

İŞ SÜRECİ: Kaybolan Kimlik Kartı Bildirimleri 1. Kimliğini kaybeden personelin dilekçe ile başvurusu

2. Dilekçe 81 il Valiliği ve Müdürlüğümüze bağlı birimlere dağıtımı yapılır.

3. Kişiye yeni kimlik kartı çıkartılır.

4. Teslim tutanağı ile kişiye teslim edilir.

Kaybolan Kimlik Kartı Bildirimleri Akış Şeması

Teslim tutanağı ile kişiye teslim edilir

Dilekçe 81 il Valiliği ve Müdürlüğümüze bağlı birimlere dağıtımı yapılır

Kişiye yeni kimlik kartı çıkartılır Kimliğini

kaybeden personelin dilekçe ile başvurusu

(14)

Atama yoluyla gelen ve yeni başlayan personele özlük dosyası açılması.

Özlük Dosyalarında Gerektiğinde Kolay Bulunacak Şekilde Düzenlenerek Gizlik Esaslarına Bağlı Olarak Saklanması.

Akış Şemas ı

Giden personelin tes lim tutanaklarının imzalı suretinin dos yalanarak saklanması

Diğer kurumlardan gönderilen personel özlük dosyaları teslim alınıp, incelenerek personelin geldiği kuruma bilgi verilmesi.

Kurum um uzdan tayinle giden personelin özlük dosyasını teslim tutanağı tutarak gittiği kuruma gönderilmesi.

SÜREÇ KODU: ARŞ.13

İş Süreçleri: Özlük Dosyalarında Gerektiğinde Kolay Bulunacak Şekilde Düzenlenerek Gizlik Esaslarına Bağlı Olarak Saklanması.

1. Atama yoluyla gelen ve yeni başlayan personele özlük dosyası açılması.

2. Diğer kurumlardan gönderilen personel özlük dosyaları teslim alınıp, incelenerek personelin geldiği kuruma bilgi verilmesi.

3. Kurumumuzdan tayinle giden personelin özlük dosyasını teslim tutanağı tutarak gittiği kuruma gönderilmesi.

4. Giden personelin teslim tutanaklarının imzalı suretinin dosyalanarak saklanması

(15)

İŞ AKIŞ ŞEMASI ÜREÇ KODU: ARŞ.14

İŞ SÜRECİ: Kurumumuzdan Atama İle Giden Personelin Özlük Dosyalarının Gönderilmesi.

1. Kurumumuzdan tayinle giden personelin özlük dosyasını teslim tutanağı tutarak gittiği kuruma gönderilmesi.

2. Diğer kurumlara ataması yapılan personelin özlük dosyası teslim tutanaklarının imzalı suretinin kurumumuzca saklanması

Kurumumuzdan Atama İle Giden Personelin Özlük Dosyalarının Gönderilmesi. Akış Şeması

Bakanlık ve Vilayet personelinin numaralandırılarak ayrı ayrı dosyalanarak saklanması Kurumumuzdan emekli olan ve

ayrılan personelin özlük dosyalarının düzenlenmesi

(16)

İŞ SÜRECİ: Kurumumuzdan Emekli Ve Herhangi Bir Sebeple Kurumumuzdan Ayrılan Personelin Özlük Dosyalarının Saklanması

1. Kurumumuzdan emekli olan ve ayrılan personelin özlük dosyalarının düzenlenmesi 2. Bakanlık ve Vilayet personelin numaralandırılarak ayrı ayrı dosyalanarak saklanması

Kurumumuzdan Emekli Ve Herhangi Bir Sebeple Kurumumuzdan Ayrılan Personelin Özlük Dosyalarının Saklanm ası Akış Şeması

giden personelin özlük dosyasını

teslim tutanağı Yapılan personelin özlük dosyası teslim tutanaklarının saklanması Kurumumuzdan tayinle tutanak gittiği

kuruma gönderilmesi.

Diğer kurumlara ataması imzalı suretinin kurumumuzca saklanması

(17)

İŞ SÜRECİ: Arşiv İmha İşlemleri

1. Saklama süresi dolan evrakların tespiti yapılır.

2. İmha işlemlerini yürütmek üzere imha komisyonu oluşturulur.

3. İmha edilecek evrakların listeleri Mevzuat kapsamında incelenir.

4. Komisyonca imhası uygun görülen evrakların listesi, Bakanlık onayına sunulur.

5. Bakanlık Onayı’Na istinaden imha işlemi gerçekleştirilir.

6. Bakanlık Onay’ı, imha listesi, imha tutanağı ve Tema makbuzu (kantar fişi) arşivlenir

Arşiv İmha İşlemleri Akış Şem ası

Bakanlık Onay’ı, imha listesi, imha tutanağı ve Tema makbuzu (kantar fişi) arş ivlenir

Saklama süresi dolan evrakların tespiti yapılır .

İmha işlemlerini yürütmek üzere imha komisyonu oluşturulur.

Komisyon Oluşturuldumu

İmha edilecek evrakların listeleri Mevzuat kapsamında incelenir.

Komisyonca imhası uygun görülen evrakların listesi, Bakanlık onayına

sunulur.

Bakanlık Onayı’na istinaden imha işlemi gerçekleştirilir.

Hayır

Evet

(18)

(19)

(20)