PERSONEL VE DESTEK HİZMETLERİ
BAŞKANLIĞI
İÇ KONTROL
BİLGİLENDİRME DOSYASI
İç Kontrol Nedir?
5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanununun 55. Maddesi İç kontrolü
“idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür.” olarak tanımlamıştır.
Bu kapsamda İç Kontrol çalışmaları Maliye Bakanlığınca çıkarılan ikincil ve üçüncül mevzuatlar;
- İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, - Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğ,
- Kamu İç Kontrol Standartları Rehberi,
- Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Genelgesi, - Kamu İç Kontrol Rehberi
doğrultusunda yürütülmektedir.
İç Kontrol Kavramının Gelişimi
1940’lı yıllar, kavram ilk kez kullanılıyor.
1970’li yıllar watergate skandalı.
1980’li yıllar, ilk standart oluşturma çabaları
1990’lı yıllar, iç kontrol modellerinin ortaya çıkışı
1992 COSO, İç Kontrol Bütünleşik Çerçeve Raporu, USA
1994 King Report, kurumsal yönetişimin üst düzey standartları, Güney Afrika
1995 (Criteria of Control) COCO, Kanada
1998 Şefaflık ve Kontrol Yasası Kontrag, Almanya
1999 İç Kontrol, Birleştirilmiş Kurallar Üzerine Yönetim Kurulu Üyeleri İçin Rehber”
(Turnbull Report),
Dünya’daki En Önemli İç Kontrol Modelleri
COSO – Amerika COCO – Kanada Cadbury – İngiltere
5018 Sayılı Kanunda İç Kontrol Modeli
5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu COSO modelini esas alan bir iç kontrol sisteminin kurulmasını hedeflemektedir.
Kanunun;
• 55’inci maddesinde iç kontrolün tanımı;
• 56’ncı maddesinde iç kontrolün amacı;
• 57’nci maddesinde kontrolün yapısı ve işleyişi
• 58’inci maddesinde ise ön mali kontrol hüküm altına alınmıştır.
Geçmişten Günümüze İç Kontrol
Kalite kavramının Avrupa ve Amerika’da, sanayi devriminin başladığı 18. yüzyılın sonlarında ortaya çıkması ve Osmanlı’nın 500 yıl öncesinden kontrol sistemini yazılı hâle getirerek uygulamaya başlamış olması, o dönemde ne kadar ileri olduğumuzu çok iyi izah etmektedir.
Osmanlı, “Bizi aldatan da bizden değildir” hadisi gereğince, vatandaşlarının kaliteli ve hilesiz ürün almalarını sağlamak amacıyla, kontrol sistemini kurmuş ve başarıyla uygulamıştır.
Fatih devrinde çıkarılan “İhtisab Kanunnâmeleri” ile
kontrol kavramı yazılı hâle getirilerek uygulamaya konulmuştur.
Bu doğrultuda çarşıda satılan ekmek, meyve, sebze
ve üretilen mamullerin kalitesinden, bunların üretileceği şekil ve boyutlarına kadar birçok konuda kanun çıkarılmıştır.
İç Kontrol Nedenleri
Günümüzde, kamu kurumlarının sunduğu hizmetlerin kalitesinin ve hızının artması,
Kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması gerekliliği,
Her düzeydeki kamu yöneticisinin hem yetkili mercilere hem de kamuoyuna hesap vermesi yönündeki talep ve arayışları,
Kamu kurumlarının organizasyon yapısından, iletişim ve izlemeye kadar yönetim ve kontrol süreçleriyle ilgili pek çok alanda etkili araçları kullanmasını gerekli kılmıştır.
İç Kontrolde Dört Temel Hedef
Uygunluk (yasalara ve yönetmeliklere)
Faaliyetler (düzenli, etik kurallarına uygun, ekonomik, verimli ve etkin)
Hesap verme sorumluluğu (raporlama)
Kaynakları koruma
İç Kontrolün Amaçları
1. Kamu İdarelerinin Faaliyetlerinin Kanunlara Düzenlemelere İlgili Mevzuata Uygunluğunu Sağlamak
Örnek:
Kamu İç Kontrol Standartı RDS 5.4 :
Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır.
2. Her türlü Mali Karar ve İşlemlerde Usulsüzlüğü Yolsuzluk Önlemek
Örnek:
Kamu İç Kontrol Standartı KFS 9 : Görevler Ayrılığı
Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır.
Örnek:
Kamu İç Kontrol Standartı BİS 14.1 :
Örnek:
Kamu İç Kontrol Standartı BİS 14 : Raporlama
Örnek:
Kamu İç Kontrol Standartı KFS 7.3 :
3. Kamu Gelir, Gider, Varlık ve Yükümlülüklerini Etkili Ekonomik Verimli Bir Şekilde Yönetmek
İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır.
4. Karar Oluşturma ve İzlemek için Düzenli Zamanında Güvenilir Bilgi ve Rapor Edinmesini Sağlamak
Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır.
5. Varlıkların Kaynakların Kötüye Kullanılmasını ve İsrafı Önlemek Kayıplara Karşı Korunmasını Sağlamak
Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır.
mevzuat
Kurumsal Kurumsal
kurum
İç Kontrol Sisteminin Sağlayacağı Faydalar
Yönetimi dış denetime hazır kılar, hesap verebilirliği güçlendirir.
Yeni yönetici ve personelin adaptasyon ve verim alınabilme süresini kısaltır.
Kurumsallaşma ve kurumsal yönetimi güçlendirir.
Risklerin kayıp gerçekleşmeden önlenmesini sağlar.
Kurum genelinde görev ve sorumlulukları netleştirir.
İş akışlarını uygulamaları standartlara bağlar.
Üst yönetimin kurum performansını izlemesini ve düşük performansın nedenlerini sorgulamasını sağlar.
Neden Etkin Bir İç Kontrol Sistemi Kurmak Gerekiyor ?
Kamu İç Kontrol Standartları
İdarelerin iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde temel yönetim kurallarını gösterir.
İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 5.maddesine göre; Maliye Bakanlığı tarafından belirlenmektedir.
Maliye Bakanlığınca hazırlanan Kamu İç Kontrol Standartları tebliğinde (5) bileşen altında toplam (18) standart ve her bir standart için gerekli (79) genel şart belirlenmiştir.
Sağlam bir iç kontrol sistemi için kontrol ortamı uygun bir zemin sağlar.
Risk değerlendirme sonuçlarına göre belirlenen kontrol faaliyetleri gerçekleştirilerek kurumun hedefleri önündeki engeller bertaraf edilir veya en aza indirilir. Bilgi ve iletişim kanalları kullanılarak tüm bileşenler desteklenir, yönetici ve personele gerekli bilgi sağlanır, sistem yönetim tarafından izleme yapılarak geliştirilir.
Fatura Ödemelerine Örnek
• Kontrol Ortamı : İlgili gider kalemine ait faturaların ödenmesi
• Risk : Faturanın zamanında ödenmemesinden kaynaklı hukuki sıkıntılarla karşılaşılması
• Kontrol Faaliyeti : Yetki devri çerçevesinde görev dağılımının yapılması, ilgili ay faturalarının belli otomasyonlar üzerinden yapılması
• Bilgi ve İletişim : Muhasebe, bütçe ve stok sistemlerinin kullanılması
• İzleme : Aylık sabit ve değişken olarak yapılan ödemeler üzerinden sistematik kontrollerin yapılması
Maaş Ödemelerine Örnek
• Kontrol Ortamı : Mutemetlerce yapılan tüm personel ödemeleri
• Risk : Bilgi eksikliğinden kaynaklı mevzuata uygun olmayan ödemelerin yapılması
• Kontrol Faaliyeti : Sayıştay denetimleri
• Bilgi ve İletişim : Gerekli raporlar neticesinde eksiklik tespiti yapılır.
• İzleme : 1- Örneklem yoluyla denetim, 2- Sayıştay Raporları
Personel Atamalarına Örnek
Kontrol Ortamı : Personel atama işlemleri
Risk : Atanan personelin işe zamanında başlamaması ya da başlatılamaması
Kontrol Faaliyeti : Atama kararlarının dosyalanması
Bilgi ve İletişim : ÇKYS ve EBYS sistemlerinin kullanılması
İzleme : Dosyalanan atama kararları kontrol edilerek son başlama tarihine yakın olup henüz işe başlamamış personellerle iletişime geçilerek başlayışlarının yapılması sağlanır.
Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı
Örnek :
Müdürlüğümüzce İç Kontrol Eylem Planı Kapsamında Yapılan Çalışmalar
İş Süreçleri :
İş Süreçlerine Örnek :
Etik Davranış İlkeleri:
Etik Değerlerimiz Afişi :
Müdürlüğümüzce İç Kontrol Eylem Planı Kapsamında Yapılacak Diğer Çalışmalara Örnekler
• Hassas Görevlerin Tespit Edilmesi: Birimin temel işlevini etkin biçimde yerine getirmesini etkileyebilecek riskler içeren, zamanında ve/veya doğru bir şekilde yerine getirilmesi halinde karar alma süreçlerini güçlendiren ve kaynakların etkin kullanımını sağlayan kritik öneme sahip sınırlı sayıdaki görevler hassas görevdir.
Hassas Görevlere Örnek:
1. Personel kayıtları gizlidir. Görmemesi gereken kişi ya da kişilerin bu kayıtları görmesi birimin fonksiyonunu yerine getirmesini engeller mi? Cevap, evet ise bu hassas bir görev olarak belirlenmelidir.
2. Bütçe hazırlık işlemleri kaynakların doğru tahsisi için önemlidir. Hazırlık çalışmaları birimin politika ve öncelikleri doğrultusunda yürütülmez ise bu durum birimin fonksiyonunu yerine getirmesini engeller mi? Cevap, evet ise bu hassas bir görev olarak belirlenmelidir.
• Görev Dağılım Çizelgelerinin Oluşturulması : İş Süreçlerinde sorumluluk matrisleri (görev dağılım çizelgeleri) yer almaktadır. İş süreçlerine ilişkin çalışma tamamlandığında görev dağılımları personele tebliğ edilecektir. Gerek görülmesi halinde çizelgeler güncellenecektir.
• Rapor Döküm Formu : Birimlerce hangi işlerin kime ve hangi zaman aralığında raporlanacağına yönelik mekanizmaların oluşturulması kapsamında Rapor Döküm Formları hazırlanacaktır.
ÖRNEK RAPOR DÖKÜM FORMU
RAPORUN ADI HANGİ DAİREDE ÜRETİLDİĞİ SIKLIĞI (ay,hafta,gün,kaçına
kadar) KİME GİTTİĞİ Ön Mali Kontrol Yıllık
Değerlendirme Raporu İç Kontrol Dairesi Başkanlığı Her yıl Ocak Ayının son haftası
içerisinde Üst Yönetici
Mali Durum Değerlendirme
Raporu Döner Sermaye Daire Başkanlığı Aralık ayı içerisinde Müsteşarlık Makamı
• Performans Kriterleri : Bakanlığın yayınlayacağı mevzuat doğrultusunda gerekli işlemler başlatılacaktır.
• Kontrol Stratejileri Dökümanı : Birimlerce yürütülen faaliyetlere yönelik kontrol mekanizmalarının oluşturulması sağlanacaktır.
• İş Takip Formları : Birimlerce yürütülen faaliyetlere yönelik iş takvimleri oluşturulacaktır.
• Görevinden Ayrılan Personelin Yapılan İşlere Yönelik Rapor Hazırlaması : Strateji Geliştirme Başkanlığının bu hususta kullanılmak üzere hazırlayacağı form bekleniyor.
• Tüm Personele İç Kontrol Eğitimi Verilmesi : Eğitim dökümanı hazır olup uzaktan eğitim modülü ile eğitim verilmesi planlanmıştır.
İç Kontrolü Kimler Uygular :
• İç kontrol tüm personelin görevinin bir parçasıdır. Kurumda çalışan herkes iç kontrol sisteminin hayata geçirilmesinde rol oynar.
• İç kontrol yalnızca bir birimdeki personelin yürüteceği bir görev değildir. Kurumda çalışan herkesin yürüttüğü faaliyetlerin içine yerleşmiş bir süreçtir. Bu nedenle ilave bir iş ya da görev olarak düşünülmemelidir.
İç Kontrol’ün Özü :
Yusuf PEKŞAN Destek Hizmetleri Başkanlığı Mali Hizmetler Birimi (İç Kontrol Birimi) (0412) 228 69 94-1152
