pwc Revisionsrapport

(1)

r••••••o•ootootoohoooU<•U••-'••••••t•ht•••"••••Ooo

Marie Lindblad Certifierad kommunal revisor

ErikJansen Revisionskonsult mars2017

pwc

www.pwc.se

Revisionsrapport

(2)

1. Inledning ... 2

1.1. Inledande information om organisationsförändring ... 2

1.2. Bakgrund ......... 2

i.3. Syfte och Revisionsfråga ...... ²

1.4. Revisionskriterier ... 3

i.5. Kontrollfrågor ...... 3

i.6. Avgränsning ... 3

i.7. Metod ...... 3

2. Iakttagelser och bedömningar ...... 4

2.1. Verksamhetsplan ... 4

2.1.1. Iakttagelser ... 4

2.i.2. Bedömning ...... 4

2.2. Verksamhetsrapportens upprättande och överlämnande ... 5

2.2.1. Iakttagelser ......... 5

2.2.2. Bedömning ............. 5

2.3. Verksamhetsrapportens innehåll ... 5

2.3.1. Iakttagelser ......... 5

2.3.2. Bedömning ... 6

2-4. Redovisning av ekonomiskt utfall ... 6

2-4.1. Iakttagelser ... 6

2.4.2. Bedömning ... 7

3. Bedömning ......... 8

3.i. Revisionen bedömning ...... 8

3.2. Rekommendation ......... 9

2017-03-23

Marie Lindblad

Certifierad kommunal revisor Projektledare

Uppdragsledare

Mars 2017

Norrbottens läns landsting PwC

1 av 9

(3)

Landstingsfullmäktiges regionala beredning - granskning av ansvarsutövande 2016

1.

Inledning

1.1. Inledande information om organisationsförändring

Vi inleder denna granskning med följande förtydligande information:

Riksdagen röstade i oktober 2016 igenom regeringens förslag att skriva in Norrbotten i den lag som reglerar det regionala utvecklingsansvaret. Norrbottens läns landsting bytte den 1 januari namn till Region Norrbotten. Detta innebär att från den 1 januari 2017

betecknas landstingsfullmäktige och landstingsstyrelsen i stället region.fullmäktige och regionstyrelsen.

Denna granskning genomfördes inom ramen för 2016 års revision, innan ovan beskrivet lagrum trätt i kraft. Med anledning av detta används benämningen landsting, och inte region, i denna granskningsrapport.

1.2. Bakgrund

Landstingsfullmäktiges beredningar utses av landstingsfullmäktige. Samtliga beredningar har ett grunduppdrag som specificeras för varje verksamhetsår. I grunduppdragen finns angivet att beredningarna ska ha ett medborgarperspektiv avseende regional utveckling.

För verksamhetsåret 2016 skall samtliga fullmäktigeberedningar arbeta utifrån den grundläggande frågan kring vilket behov norrbottningarna har av dialog med landstingspolitikerna. Beredningens rapport ska redovisa utvecklingsområden för landstingets medborgardialog i enlighet med följande inriktning:

Regionala beredningen ska inrikta sig på frågan om medborgardialog med aktörer inom det regionala utvecklingsområdet. Regionbildningen och behov av medborgardialog i samverkansformer och politiskt beslutande organ ska ligga i fokus.

Om fullmäktigeberedningarna inte skulle genomföra uppdragen på ett tillfredsställande sätt kan det innebära svårigheter för landstingsstyrelsen att använda fullmäktigebered- ningarnas arbete i den fortsatta beredningen av den strategiska planen. Skulle fullmäkti- geberedningarna inte utföra sina uppdrag tillfredsställande kan detta även innebära vä- sentlig skada för den politiska trovärdigheten.

1.3. Syfte och Revisions.fråga

Granskningen syftar till att bedöma om:

• Regionala beredningen, för verksamhetsåret 2016, utfört sitt uppdrag på ett ändamålsenligt sätt.

• Regionala beredningen för, verksamhetsåret 2016, utfört sitt uppdrag på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt.

• Regionala beredningens interna kontroll är tillräcklig.

Mars 2017

2 av9

(4)

Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser och bedömningar.

Revisionskriterierna kan ofta hämtas från lagar och förarbeten eller interna regelverk, policyer och fullmäktigebeslut. Revisionskriterierna kan också ha sin grund i jämförbar praxis.¹

• Kommunallag

• Landstingsfullmäktiges reglemente för fullmäktigeberedningarna

• Beredningens uppdragsbeskrivning för ²⁰¹⁶

1.5. Kontrollfrågor

• Har regionala beredningen innan utgången av november fastställt en verksamhetsplan innehållandes en verksamhetsinriktning, handlingsplan för nästkom- mande år samt budget för beredningen?

• Har regionala beredningen, innan utgången av november, upprättat en verksamhetsrapport och överlämnat denna till fullmäktige?

• Redovisar regionala beredningen verksamhetsrapport medborgarnas behov inom det aktuella uppdraget på ett tillfredsställande sätt?

• Redovisar regionala beredningens verksamhetsrapport ekonomiskt utfall i förhål- lande till budget?

1.6. Avgränsning

Granskningen avser verksamhetsåret ²⁰¹⁶och är översiktlig till sin karaktär.

1.7. Metod

Granskningen introducerades genom möte mellan revisionens ordförande och regionala beredningens ordförande.

Genomgång av beredningens verksamhetsplan, protokoll/minnesanteckningar och verksamhetsrapport för verksamhetsåret 2016.

Sakgranskning

Innan granskningsrapporten fastställts har beredningens ledamöter fått tillfälle att sak- granska rapporten.

1 https://www.skyrev.se/sites/default/files/files/Rek/R4-revisionsrapport.pdf

Mars 2017

3 av 9

(5)

2.

2.1.

2.1.1.

Iakttagelser och bedömningar

Verksamhetsplan

Iakttagelser

Enligt reglementet för regionala beredningen skall beredningen under november fast- ställa verksamhetsplan för nästkommande år. Verksamhetsplanen skall innehålla såväl verksamhetsinriktning som handlingsplan. I verksamhetsplanen skall även budget framgå.

Verksamhetsplanen ligger till grund för beredningens kommande arbete. I samman- hanget skall nämnas att beredningens uppdrag för verksamhetsåret 2016 återremitterades i fullmäktige den 14 oktober 2016 till den 23-24 november 2016. Detta innebär att beredningen fick sitt uppdrag mer än en månad efter ordinarie utsatt tid. Landstingsfullmäktige fattade inte beslut om att förlänga tiden för när beredningens verksamhetsplan skulle fastställas, varigenom reglementets angivelse om att verksamhetsplanen skall fastställas under november alltjämt var styrande.

Regionala beredningen tog den 19 januari 2016 beslut om att fastställa verksamhetsplan för kommande år (det vill säga för 2016). Verksamhetsplanen var vid tid för denna granskning, februari 2017, dock ännu inte diarieförd.

I den verksamhetsplan som regionala antagit framgår vilken verksamhetsinriktning som regionala beredningen skall ha under verksamhetsåret 2016, samt även handlingsplan med specificering för beredningens arbetsmetoder.

Regionala beredningens verksamhetsplan redovisar även beredningens budget för år

2016.

Vid träff med företrädare ur beredningen framkommer att beredningens reglemente inte på ett strukturerat och tydligt sätt används för att planera och bedriva beredningens verksamhet.

2.1.2. Bedömning

Kontrollfrågan om regionala beredningen innan utgången av november fastställt en verksamhetsplan innehållandes en verksamhetsinriktning, handlingsplan för nästkom- mande år samt budget för beredningen, bedöms i begränsad utsträckning vara uppfylld.

Vår bedömning baseras på att regionala beredningen fastställt en verksamhetsplan med det innehåll som reglementet förpliktigar.

Samtidigt fastställdes verksamhetsplanen inte inom den tidsplan som reglementet förplik- tigar. Även om vi noterar att fullmäktige återremitterade beredningens uppdrag från oktober till november 2015, kom verksamhetsplanen först att fastställas i januari 2016. Detta utan att landstingsfullmäktige förlängt tidsplanen för när beredningens verksamhetsplan skall fastställas. Vi bedömer att en ökad kännedom inom beredningen om reglementets innehåll hade stärkt beredningens möjlighet att fullfölja reglementets skrivningar.

Mars 2017

4 av 9

(6)

granskning äger rum mer än 12 månader efter att beslut om verksamhetsplan togs.

2.2. Verksamhetsrapportens upprättande och över- lämnande

2.2.1. Iakttagelser

Enligt reglementet för regionala beredningen skall beredningen senast i november över- lämna sin verksamhetsrapport till fullmäktige.

För verksamhetsåret 2016 valde landstingsfullmäktiges sex beredningar (programbered- ningen, regionala beredningen samt hälso-och sjukvårdsberedningarna nord, mitt, syd, öst) att lämna en gemensam verksamhetsrapport till fullmäktige för uppdraget gällande:

• Vilket behov har norrbottningarna av dialog med landstingspolitikerna?

Regionala beredningen redovisade sitt uppdrag kring Vilket behov har norrbottningarna av dialog med landstingspolitikerna i den gemensamma rapporten med övriga bered- ningar som överlämnades till landstingsfullmäktiges sammanträde den 19 oktober 2016.

Denna verksamhetsrapport är till sin disposition uppdelad med respektive berednings iakttagelser i egna avsnitt. Från sidan 15-17 framgår regionala beredningens upprättade verksamhetsrapport.

Därefter redovisade regionala beredningen sitt uppdrag kring Regionbildningen och be- hov av medborgardialog i samverkansformer och politiskt beslutande organ i en rapport som överlämnades till landstingsfullmäktiges sammanträde den 23-24 november 2016.

Av regionala beredningens beslutsprotokoll från 29 september framgår att verksamhetsrapporten för uppdraget medborgardialog fastställdes. Av beredningens beslutsprotokoll från ¹november framgår att verksamhetsrapporten för uppdraget om regionbildning fast- ställdes. De verksamhetsrapporter som överlämnades till fullmäktige var härigenom i båda fallen upprättade av regionala beredningen.

Bedömning

Kontrollfrågan, om regionala beredningen, innan utgången av november, har upprättat en verksamhetsrapport och överlämnat denna till fullmäktige, bedöms som uppfyllt.

Vår bedömning baseras på att regionala beredningen såväl i oktober som november över- lämnat fastställda verksamhetsrapporter till landstingsfullmäktige utifrån det uppdrag man fått för verksamhetsåret.

2.3.

2.3.1.

Verksamhetsrapportens innehåll

Iakttagelser

I regionala beredningens reglemente anges i 10 § följande avseende verksamhetsrapports innehåll:

• Öka kunskapen om medborgarnas behov.

Mars 2017

5 av 9

(7)

• Verka för bättre kontakter mellan medborgare och förtroendevalda.

• Lämna rapporter om genomförd verksamhet.

Härutöver skall regionala beredningen, enligt reglementet, även:

• Redovisa medborgarnas behov inom det aktuella uppdraget.

• Underlag inför styrelsens beredning av den strategiska planen.

Enligt regionala beredningens verksamhetsplan för 2016 anges att:

• Ledamöterna arbetar aktivt för att sprida dialogtillfällena geografiskt.

I regionala beredningens verksamhetsrapporter finns en angivelse om hur urvalet av dia- logpartner sett ut. Beredningen redovisar även en förteckning över vilka dialogdeltagarna varit. Av metodbeskrivningen framgår att regionala beredningen fördelat sina möten runt om i länet för att säkerställa en geografisk spridning.

Regionala beredningens verksamhetsrapporter redovisar i allt väsentligt information uti- från beredningens uppdrag:

• Vilket behov har norrbottningarna av dialog med landstingspolitikerna?

• Regionbildningen och behov av medborgardialog i samverkansformer och politiskt beslutande organ ska ligga i fokus.

2.3.2. Bedömning

Kontrollfrågan, om regionala beredningen verksamhetsrapporter redovisar det aktuella uppdraget på ett tillfredsställande sätt, bedöms som uppfyllt.

Vår bedömning är att regionala beredningen i allt väsentligt i sin verksamhetsrapport redovisar fynd utifrån det uppdrag som beredningen fått av fullmäktige.

Redovisning av ekonomiskt utfall

Iakttagelser

Regionala beredningens reglemente anger att beredningen i sin verksamhetsrapport skall redovisa:

• Ekonomiskt utfall i förhållande till budget.

I den gemensamt skrivna rapport som samtliga fullmäktigeberedningar överlämnat till landstingsfullmäktige finns, på sidan 3, en ekonomisk redovisning. Denna redovisar samtliga sex fullmäktigeberedningars gemensamma årsbudget, utfall och resultat.

Regionala beredningen redovisar dock sitt ekonomiska utfall i förhållande till budget i verksamhetsrapporten som överlämnades till landstingsfullmäktiges sammanträde den

23-24 november.

Regionala beredningen redovisar ett positivt resultat i förhållandet till budget om 375 ooo kronor.

Mars 2017

6 av 9

(8)

Kontrollfrågan, om regionala beredningens verksamhetsrapport redovisar ekonomiskt utfall i förhållande till budget, bedöms vara uppfyllt.

Vår bedömning baseras på att regionala beredningen redovisat ekonomiskt utfall i förhållande till budget i sin verksamhetsrapport som överlämnades till

landstingsfullmäktige den 23-24 november 2016.

Mars 2017

7 av 9

(9)

3. Bedömning

I vår granskning har följande bedömningar gjorts kopplade mot granskningens kontroll- frågor.

Kontrollfrågor Bedömning

Har regionala beredningen innan utgången av november fastställt en verksamhetsplan innehållandes en verksamhetsinriktning, handlingsplan för nästkommande år samt budget för beredningen?

Kontrollfrågan bedöms i begränsad utsträckning vara uppfylld.

Har regionala beredningen, innan ut- gången av november, upprättat en verksamhetsrapport och överlämnat denna till fullmäktige?

Redovisar regionala beredningens verksamhetsrapport patienters- och närståen- des behov inom det aktuella uppdraget på ett tillfredsställande sätt?

Redovisar regionala beredningens verksamhetsrapport ekonomiskt utfall i förhållande till budget?

Kontrollfrågan bedöms som uppfylld.

3.1. Revisionell bedömning

Denna granskning har syftat till att bedöma om:

• Regionala beredningen, för verksamhetsåret 2016, utfört sitt uppdrag på ett ändamålsenligt sätt.

• Regionala beredningen för, verksamhetsåret 2016, utfört sitt uppdrag på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt.

• Regionala beredningens interna kontroll är tillräcklig.

Vår sammanfattande revisionella bedömning är att regionala beredningen har bedrivit sin verksamhet på ett ändamålsenligt och från ekonomiskt synpunkt tillfredsställande sätt, samtidigt som den interna kontrollen är delvis bristande.

Vår bedömning baseras på att regionala beredningen upprättat och redovisat sitt uppdrag i verksamhetsrapporter till fullmäktige.

Vår bedömning baseras vidare på att regionala beredningen bedrivit sin verksamhet på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt.

Mars 2017

Norrbottens läns landsting

PwC

8 av 9

(10)

beredningen inte uppfyllt reglementets krav om tidsplan för fastställande. Vår bedömning baseras även på att regionala beredningens verksamhetsplan inte diarieförts vid tid för denna granskning. Bedömningen baseras även på att beredningen förvisso har kännedom om sitt reglementes existens, samtidigt som reglementet inte uppges utgöra underlag för beredningen i planeringen och driften av den årliga verksamheten.

Rekommendation

Vi noterar att landstingsfullmäktige från verksamhetsåret 2017 har fem nya beredningar.

Vår rekommendation är att dessa säkerställer att:

Verksamheten bedrivs i enlighet med det av fullmäktige fastställda reglementet för beredningarna.

I det fall avvikelse eventuellt sker från reglementet ska detta kunna spåras i beslut i fullmäktige.

Mars 2017

Norrbottens läns landsting

PwC

9 av 9