pwc Revisionsrapport

(1)

Hans Forsström Certifierad kommunal revisor

ErikJansen Revisionskonsult Januari

2017

pwc

www.pwc.se

Revisionsrapport

(2)

Innehåll

Sammanfattning ... ... 3

1.

Inledning ... ... 4

1.1.

Inledande information om organisationsförändring ... -4

1.2.

Bakgrund ... ... ... 4

i.3. Syfte och Revisionsfråga ... ... 5

i.4. Revisionskriterier ... 5

i.5. Kontrollfrågor ... ... ... 5

1.6. Avgränsning ... ... ... 6

i.7. Metod ... 6

2.

Iakttagelser och bedömningar ... 7

2.1.

Åtgärder sedan granskningen

2012 ...•...

7

2.1.1.

Iakttagelser ... ...

7

2.1.2.

Bedömning ...

10

2.2.

Miljömål och riktlinjer ... ... ...

10

2.2.1.

Iakttagelser ... ... ... ...

10

2.2.2.

Divisionens verksamheter ...

14

2.2.3.

B edömning ... ...

14

2.3. Ansvarsfördelning och styrstruktur ... ... ... 15

2.3.i.

Iakttagelser ...

15

2.3.2.

Bedömning ...

15

2.4. System och rutiner för uppföljning ... 15

2-4.1.

Iakttagelser ... ...

15

2-4.2.

Bedömning ... ...

16

2.5. Landstingsstyrelsens internkontroll ... ... ... 16

2.5.1.

Iakttagelser ... ... .

16

2.5.2.

Bedömning ... ... ...

17

3. Bedömningar mot kontrollmål ... ... 18

3.i. Revisionen bedömning ... ... 18

Januari 2017

Norrbottens läns landsting PwC

1av18

(3)

2017-01-31

Marie Lindblad

Certifierad kommunal revisor Uppdragsledare

Januari 2017

Landstingets miljöarbete

Hans Forsström

Certifierad kommunal revisor Projektledare

2 av 18

(4)

Sammanfathting

Denna granskning har syftat till att bedöma om landstingsstyrelsen vidtagit ändamålsenliga åtgärder utifrån den förra granskningens bedömning och

rekommendationer, samt ifall den interna kontrollen inom området nu är tillräcklig.

Vår bedömning är att landstingsstyrelsen till övervägande del vidtagit ändamålsenliga åtgärder utifrån den förra granskningens bedömning och rekommendationer, samt att den interna kontrollen inom området nu är tillräcklig .

Vår revisionella bedömning baseras på följande bedömningar av granskningens kontrollmål.

Kontrollfrågor

Har landstingsstyrelsen eller

divisionsledningen vidtagit åtgärder och strategiska beslut sedan granskningen

2012?

Finns konkreta miljömål och riktlinjer för ett aktivt miljöarbete utifrän landstingets miljöpolicy och regionala miljömål?

Är miljöarbetet organiserat med tydlig ansvarsfördelning och styrstruktur?

Har landstingsstyrelsens system och rutiner för uppföljning av divisionernas tillämpning av gällande direktiv, riktlinjer etc.

Har landstingsstyrelsen en tillräcklig internkontroll och rapportering av miljöarbetet och måluppfyllelsen?

Januari 2017

Norrbottens läns landsting

PwC

Bedömning

Kontrollfrågan bedöms till övervägande del vara uppfylld.

Den interna kontrollen bedöms som tillräcklig.

Landstingsstyrelsen bedöms samtidigt, till övervägande del, ha en tillräcklig rapportering av miljöarbete och

måluppfyllelsen.

3 av 18

(5)

1. Inledning

1.1. Inledande information om organisationsjörändring

Vi inleder denna granskning med följande förtydligande information:

Riksdagen röstade i oktober 2016 igenom regeringens förslag att skriva in Norrbotten i den lag som reglerar det regionala utvecklingsansvaret. Norrbottens läns landsting bytte den 1januari namn till Region Norrbotten. Detta innebär att från den 1januari 2017 betecknas landstingsfullmäktige och landstingsstyrelsen i stället regionfullmäktige och regionstyrelsen.

Denna granskning genomfördes inom ramen för 2016 års revision, innan ovan beskrivet lagrum trätt i kraft. Med anledning av detta används benämningen landsting, och inte region, i denna granskningsrapport.

1.2. Bakgrund

Landstingsfullmäktige i Norrbotten har i sin strategiska plan för åren 2016 - 2018 angett målet nöjda medborgare. Detta strategiska mål är nedbrutet av Landstingsstyrelsen deras plan för åren 2016 - 2018 delmålet goda livsmiljöer. Som framgångsfaktor för att nå delmålet anger landstingsstyrelsen följande:

"Medveten användning av förhållningssätt som bidrar till attraktiva och hälsosamma livsmiljöer, inkluderande demokrati, gröna miljöer, kollektivtrafik, miljövänliga transporter, såväl som miljöer som bidrar till ett rikt kultur- och friluftsliv och som underlättar hälsosamma levnadsvanor" .

¹

På nationell nivå finns i Sve rige idag miljökvalitetsmål inom sexton olika områden, vilka i sin tur är nedbrutna i särskilda delmål. Arbetet med att nå miljökvalitetsmålen och generationsmålet utgör grunden för den nationella miljöpolitiken. Miljökvalitetsmålen med preciseringar ska enligt Naturvårdsverket ge en långsiktig målbild för miljöarbetet.

De fungerar även som vägledning för hela samhällets miljöarbete, såväl myndigheters, länsstyrelsers, kommuners, som näringslivets och andra aktörers

²^•

Anpassningen av de nationella målen till konkretiserats på regional sker i ett arbete där länsstyrelsen har en central roll i att samordna det regionala arbetet. Kommuner och landsting har mycket viktiga roller i arbetet för att nå miljömålen. Genom att översätta nationella och regionala miljömål till lokala mål och åtgärder kan miljömålen bli verksamma redskap i den lokala politiken3.

1https://vis.nll.se/process/administrativ/Dokument/strategiskplanochstyrelseplan/Styrande/Måldokument/

Landstingsstyrelsens%2oplan%202016-2018.pdf

2 http://www.naturvardsverket.se/Miljoarbete-i-samhallet/Sveriges-miljomal/Miljokvalitetsmalen/

3 http://www.miljomal.se/sv/Vem-gor-vad/

Januari 2017

4 av 18

(6)

Norrbottens regionala miljömäl fastställdes år

2003

och reviderades år

2007.

Med anledning av förändringar i miljömålssystemet påbörjades under

2012

en process att ta fram nya regionala miljömål. Länsstyrelsen beslutade med bred förankring i länet i slutet av

2013,

att fastställa nya regionala miljömål. Länsstyrelsen beslutade att det inte fanns regionala särdrag som motiverade att Norrbotten skulle ta fram egna regionala anpassningar av miljökvalitetsmål, preciseringar och etappmål för Norrbottens län. Detta innebar att tidigare regionala miljömål (miljökvalitetsmål och delmål) för Norrbottens län ströks. Beslutet innebar även att som nya regionala miljömål för Norrbottens län antogs de då gällande nationella miljökvalitetsmålen med tillhörande preciseringar, sam att de nationella befintliga och kommande etappmål som beslutas av regeringen framöver antas som regionala etappmål för Norrbottens län4. Länsstyrelsen i Norrbotten har tagit fram ett miljöhandlingsprogram, vilket är ett vägledningsdokument för framtagande av

åtgärder hos aktörer som arbetar för att nå de fastställda miljömålen.

Enligt Naturvårdsverkets regionala uppföljning av miljökvalitetsmålen från

2015

bedöms tre av miljökvalitetsmålen i Norrbotten vara nära att nås till år

2020.

Tio mål kommer inte att nås till

2020

med idag beslutade styrmedels.

År

2012

genomfördes inom NLL en granskning kring landstingets miljöarbete.

Granskningen syftade till att bedöma huruvida styrelsen vidtagit åtgärder syftande till att landstingets verksamheter formulerar konkreta miljömål och handlingsplaner för att bedriva ett ändamålsenligt miljöarbete, samt om den interna kontrollen av det miljöarbete som bedrevs var tillräcklig.

Den sammanfattade bedömningen var att landstingets verksamheter endast i begränsad omfattning formulerat konkreta miljömål och handlingsplaner för att bedriva ett ända- målsenligt miljöarbete. Bedömningen var vidare att den interna kontrollen av det

miljöarbete som b edr evs till viss del var tillräcklig. Framförallt bedömdes det finnas b ehov av utveckling av både målarbete och intern kontroll inom miljöområdet och då mer på verksamhetsnivå än på övergripande nivå.

1.3. Syfte och Revisionsfråga

Granskningen syftar till att b edöma om landstingsstyrelsen vidtagit ändamålsenliga åtgärder utifrån den förra granskningens bedömning och rekommendationer, samt ifall den interna kontrollen inom området nu är tillräcklig.

1.4. Revisionskriterier

Landstingsfullmäktiges strategiska plan

2016-2018,

landstingets miljöpolicy. I tillämpliga delar Norrbottens regionala miljömål.

1.5. Kontrollfrågor

• Har landstingsstyrelsen eller divisionsledningen vidtagit åtgärder och strategiska beslut sedan granskningen

2012?

4 http://www.lansstyrelsen.se/Norrbotten/Sv/miljo-och-klimat/miljomal/norrbottens- miljomal/Pages/default.aspx

s http://www.miljomal.se/Global/regionala-miljomal/alla-lan/2015/regionala-miljomal-2015.pdf

Januari 2017

5 av 18

(7)

r- • Finns konkreta miljömål och riktlinjer för ett aktivt miljöarbete utifrå n landstingets miljöpolicy och regionala miljömål?

• Är miljöarbetet organiserat med tydlig ansvarsfördelning och styrstruktur?

• Har landstingsstyrelsen system och rutiner för uppföljning av divisionernas tillämpning av gällande direktiv, riktlinjer etc.

• Har landstingsstyrelsen en tillräcklig internkontroll och rapportering av miljöarbetet och måluppfyllelsen?

1.6. Avgränsning

Granskningen avgränsas till landstingets övergripande s tyrning och kontroll inom området samt på tillämpningsnivå till division Service. I övrigt se revisionsfråga och kontrollmål.

1.7. Metod

Dokumentstudier och intervjuer med:

• Ansvarigt landstingsråd

• Landstingsdirektören

• Divisionschef Division Service

• Inköpschef

• Miljöledare, Division Service

• Nyckelpersoner inom Division Service exkl. HR

• Intervjuer med stödfunktioner som har bedömd miljöpåverkan på: Sunderby sjukhus, Piteå Älvdals sjukhus, Kiruna Sjukhus

Granskningsrapporten har genomgått sakavstämning med de intervjuade innan den fastställts.

Januari 2017

6 av 18

(8)

2.

2.1.

2.1.1.

Iakttagelser och bedömningar

Å tgärder sedan granskningen 2012

Iakttagelser

Så som nämns i granskningens bakgrundsbeskrivning genomfördes år

2012

inom NLL en granskning kring landstingets miljöarbete. Granskningen syftade till att bedöma om landstingsstyrelsen vidtagit åtgärder så att landstingets verksamheter formulerar konkreta miljömål och handlingsplaner för att bedriva ett ändamålsenligt miljöarbete, samt om den interna kontrollen av det miljöarbete som bedrevs var tillräcklig.

Den sammanfattade bedömningen var att landstingets verksamheter endast i begränsad omfattning formulerat konkreta miljömål och handlingsplaner för att bedriva ett

ändamålsenligt miljöarbete. Granskningens bedömning var även att den interna kontrollen av det miljöarbete som då bedrevs till viss del var tillräcklig. Framförallt var det sammanfattningsvis inom sjukvårdsdivisionerna som granskningen såg ett behov av att både målarbete och intern kontroll inom miljöområdet utvecklades.

Vid landstingsstyrelsens sammanträde den

31

maj

2012

behandlades revisionsrapporten.

Landstingsstyrelsen skrev då att "För att få fullt genomslag för miljöpolicyn och dess huvudområden energi, transporter och produkter ger landstingsstyrelsen

landstingsdirektören i uppdrag att genomföra följande åtgärder:

1.

Säkerställa att samtliga divisionsledningar uppfattat sitt uppdrag med utgångspunkt från miljöpolicyn och dess huvudområden genom att skriftligt fördela miljöarbetsuppgifter neråt i organisationen.

2.

Informera och utbilda divisionsledningarna i miljöfrågor och dess regelverk.

3. Säkerställa att landstingsplanens miljömål bryts ner i respektive divisionsplan och underliggande verksamhetsplaner.

4. Se till att miljöarbetet ska vara integrerat i den ordinarie verksamheten och ingå som en naturlig del i allt planerings- och förändringsarbete.

5. Säkerställa att miljöfrågor finns med i introduktionsprogrammen av nya medarbetare och att miljöfrågorna utgör en del i chefsutbildningsprogrammen.

6. Informera bolag och stiftelser där landstinget på ett eller annat sätt är engagerat om att miljöpolicyns färdriktning ska beaktas.

7. Utveckla internkontrollen av landstingets miljöarbete."

Vår granskning av landstingsstyrelsens protokoll kan inte styrka att landstingsdirektören återrapporterat till landstingsstyrelsen utifrån ovan beskrivet 7-punktsuppdrag. I dialog med företrädare med ansvar för landstingets miljöarbete har vi fått information om att en återkoppling på 7-punktsprogrammet togs fram inför landstingsstyrelsens möte den 28 maj

2013.

Vår granskning av landstingsstyrelsens protokoll visar dock att denna återkoppling aldrig nådde landstingsstyrelsen. Våra intervjuer visar att någon sådan återrapportering framgent inte är att vänta, utan att 7-punktsuppdraget genomförs genom att frågorna löpande integreras i landstingets lednings- och styrsystem.

Januari 2017

Norrbottens läns landsting

PwC

7 av 18

(9)

2 1 1 Yi~tagna åtgärdc

Nedan redovisas de åtgärder som vår granskning kan styrka har vidtagits utifrån det 7- punktsprogram som landstingsstyrelsen gav landstingsdirektören i uppdrag att arbeta med utifrån vår granskning

2012.

Säkerställa att samtliga divisionsledningar uppfattat sitt uppdrag med utgångspunkt från miljöpolicyn och dess huvudområden genom att skriftlig fördela miljöarbetsuppgifter neråt i organisationen

Vår granskning visar att fördelningen av miljöarbetsuppgifter neråt i organisationen sker utifrån landstingets styrande dokument. Landstingets miljöpolicy ligger till grund för landstingets miljöstrategi, som i sin tur styr de handlingsplaner som utarbetas vilka styr det miljörelaterade arbetet som sker inom landstinget. Härutöver uppges även

landstingsfullmäktiges strategiska mål, nedbrutna i landstingsstyrelsens plan och vidare till divisionsplanerna utgöra den grund som fördelningen i organisationen styrs av.

Våra intervjuer visar att arbetet för att säkerställa att samtliga divisions ledning uppfattat sitt uppdrag med utgångspunkt från miljöpolicyn och dess huvudområden sker genom ovan beskriven dokumentstruktur, vilken utgör grund för miljöstyrningen inom lands- tinget. Vi har även fått information om att landstingsdirektören initierat ett arb ete där ansvaret för miljöfrågor skall tydliggöras neråt i organisationen genom att ansvaret fast- ställs i la ndstingets delegationsordning.

Informera och utbilda divisionsledningarna i miljöfrågor och dess regelverk.

Vår granskning kan inte styrka att samtliga divisionsledningar fått utbildning i miljöfrågor och dess regelverk. Däremot framkommer det att landstingets lednings- och

styrningsprocesser kompletteras med att divisionsledningar genomgår insatser för att stärka kunskaperna inom led- och styrprocesser. Inom ramen för detta uppges även information och utbildning i miljöfrågor och dess regelverk kunna ske.

Säkerställa att landstingsplanens miljömål bryts ner i respektive divisionsplan och underliggande verksamhetsplaner

Vår granskning kan inte styrka att samtliga divisionsplaner och underliggande verksamhetsplaner brutit ned landstingets miljömål.

Se till att miljöarbetet ska vara integrerat i den ordinarie verksamheten och ingå som en naturlig del i allt planerings- och förändringsarbete

Vår granskning visar att en representant från landstingsdirektörens stab placerats i landstingets miljönätverk. Vid våra intervjuer beskrivs syftet med detta vara att

miljönätverket skall ha en förankring till landstingets ledningsnivå, med målsättningen att öka möjligheten till integreringen i organisationens planerings- och förändringsarbete.

Våra intervjuer visar dessutom att miljöfrågor är en punkt på samtliga arbetsplatsträffar inom division service. Frågor inom miljöområdet aktualiseras härigenom systematiskt inom divisionens verksamheter.

Januari 2017

8 av 18

(10)

r Säkerställa att miljöfrågor finns med i introduktionsprogrammen av nya medarbetare och att miljöfrågorna utgör en del i

chefsutbildningsprogrammen

I dialog med företrädare inom division service framkommer att chefsutbildningen inte tagit upp miljöfrågor, men att det skapats en webbutbildning inom miljöområdet inom landstinget. Utbildningen uppges ingå vid introduktion av nyanställda. Vid våra intervjuer med företrädare och ansvariga inom landstingets miljöarbete framkommer att webbut- bildningen främst kommit att användas för chefer samt en majoritet av personalen inom division service.

Ansvaret för landstingets miljöutbildning har sedan den förra granskningens

genomfördes delegerats från landstingsdirektören till landstingets miljöledare. Som ett led i övertagandet av detta utbildningsansvar visar våra intervjuer även att miljöledaren genomfört vissa utbildningsinsatser inom miljöområdet inom landstingets olika

verksamheter. Som kunskapshöjande aktivitet inom miljöområdet finns även den årliga miljödagen med information inom området tillgänglig för landstingets personal.

Informera bolag och stiftelser där landstinget på ett eller annat sätt är engagerat om att miljöpolicyns färdriktning ska beaktas

Våra intervjuer visar att landstingets styrning av bolagen sker genom ägarstyrning. Vår granskning kan inte styrka att någon särskild information skett till bolag och stiftelser om att miljöpolicyns färdriktning skall beaktas.

Vår granskning kan heller inte styrka att landstingets ägarstyrningspolicy styr att landstingets bolag ska beakta landstingets miljöpolicy. Enligt landstingets

ägarstyrningspolicy, antagen av landstingsfullmäktige

2016-11-24,

framgår att "Bolagen ska ha policy/riktlinjer för representation som utgår från ägarnas policys och riktlinjer." I ägarstyrningspolicyn finns inga uttryckliga krav på att bolagen skall beakta landstingets övriga policys och riktlinj er.

Vad gäller stiftelser finns ingen ägarstyrningspolicy. Stiftelser har ingen egentlig ägare.

Istället regleras stiftelsen av stiftelseurkunden. De ledamöter som utses till stiftelsen skall emellertid arbeta för att tillgodose ändamålet med stiftelsen. Vår granskning kan inte styrka att någon informationsgivning skett till landstingets stiftelser om att miljöpolicyns färdriktning skall beaktas i samband med att ändamålet med stiftelsen verkställs.

Utveckla internkontrollen av landstingets miljöarbete

Vår granskning visar att landstingsstyrelsen under

2016

genomgått utbildning inom internkontrollområdet. Utbildningen uppges utgöra grund för landstingsstyrelsens allmänna utveckling av internkontrollen, inom vilket miljöarbetet ingår. Inom division service har även checklistor för internkontrollen utarbetats, samtidigt som dessa ännu inte kommit att börja användas i internkontrollarbetet. Vår granskning kan utöver detta inte styrka att internkontrollen av landstingets miljöarbete utvecklats på något särskilt sätt sedan föregående granskning.

Januari 2017

9 av 18

(11)

Bedöm~ing

Vår bedömning är att landstingsstyrelsen eller divisionsledningen till övervägande d el vidtagit åtgärder och strategiska beslut sedan granskningen

^2012.

Vår bedömning baseras på att flertalet åtgärder vidtagits inom ramen för det 7-

punktsprogram som landstingsstyrelsen gav landstingsdirektören i uppdrag att arbeta med.

Vi noterar samtidigt att någon återrapportering om dessa åtgärder aldrig skett från lands - tingsdirektören till styrelsen. I granskningen har framkommit att åtgärderna däremot vidtas genom att de integreras i landstingets ordina rie led- och styrsystem.

I sammanhanget skall nämnas att effekten av denna uteblivna återrapportering är att ut- omstående som läser landstin gsstyrelsens protokoll inte kan vinnlägga sig om att de upp- drag som landstingsdirektören fått i uppdrag, med a nledning av

2012

års revisionsrap- port, åtgärdats.

2.2.

?.21.

Miljömål och riktlinjer

Iakttagelser

Landstingets miljöarbete organiseras utifrån organisationsskissen i bild

1

nedan.

l.1nd,til'le'fu11miktirt>

\ 1i,cpo'.: J

-- 1

r'nd~rt" 'or 'tyran:W 1ritE1T1a

IC:.,ltfWt:nnrc1'

v1:i~·

··llfllolfl.r•

Verks1mheten

'll

^'

o • lr.,"I• I '.

^•

. Nl'~ur,ln•·~

ii"ln.'HMN

·

: .

: ¹¹ H;molln~<p!d nj t---- , - --~ --, ;: ~·~:.-:;~, ; :. _ l ] - ^-~·

An-1~1111r, :

•• 1(1 ^Ot"t ^11vr·~o•^I :

... 1''''""'

... nd:.~1fl6'i·

.i:l•f'rPl<f'n"! pl.10

,r- -

_ _

^.,,...

~L"dbfytn n~

I ~:.1nk1~ld .lkttv1•;:o•,....-

\1.ll ""'

•\on-.rt:>to1 .iktw't\l•lt.·f

;J!(uvilf!'tPr . - - . . _ _ - - . . . . ,

Bild :1 - Skiss öuer landstingets miljöstrategi, 2015 -2020

Landstingsfullmäktige styr landstingets miljöarbete genom landstingets miljöpolicy, samt genom landstingsfu llmäktiges strategiska plan. Landstingsstyrelsens styrning inom området konkretiseras genom miljöstrategi och landstingsstyrelsens plan. Inom verksamheterna omsätts styrningen genom handlingsplaner samt divisionsplaner.

Landstingets miljöpolicy, som baseras på de regionala miljömålen, konkretiseras härigenom i landstingets verksamheter utifrån ovanstående styrstruktur.

Januari 2017

10 av 18

(12)

2.2.1.1 Miljöpolicy

I den miljöpolicy som gäller vid tid för denna granskning, antagen av

landstingsfullmäktige

^2008,

anges att miljöpolicyn skall genomgå översyn under varje politisk mandatperiod. Vår granskning visar att någon sådan översyn inte skett sedan miljöpolicyn fastställdes men att miljöpolicyn under

²⁰¹⁶

genomgått revidering. Vid landstingsstyrelsens sammanträde den

¹³

december

²⁰¹⁶

beslutades att förslå landstingsfullmäktige att anta en reviderad miljöpolicy.

Landstingets miljöpolicy från

²⁰⁰⁸

anger att arbetet inom miljöområdet ska bidra till en långsiktigt hållbar utveckling genom att:

• Bedriva ett aktivt miljöarbete som kännetecknas av ständiga förbättringar.

• Effektivisera processer för att minska resursanvändningen.

• Använda förnybara energikällor och naturresurser.

• Vålja produkter och kemikalier som ger minsta möjliga belastning på miljön.

• Så långt möjligt använda kollektiva färdmedel och nyttja modern kommunikationsteknik för att minska på resandet.

• Utarbeta tydliga och mätbara mål för miljöarbetet som årligen följs upp i alla verksamheter där landstinget är engagerat.

Den reviderade versionen av miljöpolicyn som landstingsstyrelsen behandlade på sammanträdet den

13

december anger att Regionen (som landstinget kommer vara när miljöpolicyn behandlas av fullmäktige) ska bidra till en långsiktigt hållbar utveckling genom att:

• Bedriva ett aktivt miljöarbete som kännetecknas av ständiga förbättringar.

• Sprida kunskap och medvetenhet både hos medarbetare och medborgare om sambanden mellan människors hälsa och miljö.

• Minska resursanvändningen genom att effektivisera processer och öka återanvändningen.

• Främja utvecklingen och använda hållbara, förnybara energikällor och naturresurser.

• Välja produkter och kemikalier som ger minsta möjliga belastning på naturmiljön och människors hälsa.

• Möjliggöra minskad miljöpåverkan från transporter genom modern teknik, utvecklade samordningsmöjligheter och kollektivtrafikresande.

• Inkludera miljö- och hållbarhetskonsekvenser i beslutsprocessen för att nå framgång i det praktiska miljöarbetet i den egna verksamheten.

• Uppmärksamma, uppmuntra och sprida initiativ i riktning för ett hållbart, långsiktigt miljöarbete genom ägarskap i bolag och stiftelser samt inom olika partnerskap inom och utanför länets och landets gränser.

Miljöpolicyn från

²⁰⁰⁸

anger tre huvudområden för miljöarbetet: Energi, Transporter och Produkter/avfall. Den nya miljöpolicyn från

2016

anger sju prioriterade områden för miljöarbetet: Regional utveckling, infrastrukturer/transporter, E-samhället, innovationer, inköp, återbruk och avfall samt energi.

2.2. i.2. Miljöstrategi

Landstingsstyrelsen antog under

²⁰¹⁴

en miljöstrategi för åren

2015 - 2020.

Detta är en strategi för hur landstinget ska arbeta med miljöfrågor i ett längre perspektiv. I syfte att nå målen anges i dokumentet Handlingsplan Miljöstrategi

2016 - 2018

att strategins prioriteringar ska omsättas i å rliga konkreta handlingsplaner. De strategiska

Januari 2017

11 av 18

(13)

inriktningarna inom områdena övergripande mig.ömål, energi, transporter, produkter och ny- och ombyggnationer har sedan omsatts i mål för strategi

2020.

Dessa mål omfattar samtliga verksamheter i Norrbottens läns landsting. Målen nås genom en rad aktiviteter, vilka samtliga har en angiven ansvarig chef som äger ansvar att planera hur aktiviteterna omsätts i handling samt återrapporteras. Återrapportering sker i

årsrapporterna (Handlingsplan Miljöstrategi

2016 - 2018).

2.2.i.3. Landstingsstyrelsens plan

I landstingsstyrelsen plan

2016-2018

har landstingsdirektören fått tre uppdrag med anknytning mot miljöområdet:

Ta fram principer för landstingets fastighetsbestånd

Vid landstingsstyrelsens sammanträde den 13 december antogs Fastighetsstrategi i Region Norrbotten. Strategin tar upp miljöområdet inom området styrande

förutsättningar genom att ange att fastighetsområdet skall beakta:

• Att säkerställa att regionens miljö- och energistrategi följs Delta i framtagande av regional livsmedelsstrategi

Vår granskning visar att en regional livsmedelsstrategi upprättats. Norrbottens

livsmedelsstrategi Nära Mat fastställdes av Regionala partnerskapet den 27 september

2016,

där landstingsstyrelsens ordförande var företrädare för Norrbottens läns landsting.

Tydliggöra hur föreslagna beslut bidrar till en hållbar utveckling.

Våra intervjuer visar att arbete med att tydliggöra hur föreslagna beslut bidrar till hållbar utveckling b edrivs genom att det inför beslut genomförs riskanalyser inom miljöområdet där miljöperspektivet beaktas. I vår granskning finner vi att det vid ett antal beslut kvartal 3 och 4 år

2016

i landstingsstyrelsen framgår av protokollen att en risk- och

konsekvensanalys genomförts. Vår granskning kan dock inte styrka att dessa risk- och konsekvensanalyser omfattar området hållbar utveckling, då analysernas omfattning inte framgår av styrelsens protokoll.

2.2 i.4. Divisionsplan och handlingsplan inom Division Service

Av divisionsplanen för division service framgår att det är Division Service som ansvarar för att samordna landstingets miljöarbete samt säkerhetsarbetet avseende miljö.

Division service har i sin divisionsplan

2016 - 2018,

under avsnitt styrning och mål, en beskrivning över det miljöarbete som bedrivs inom divisionen :

• Divisionsplanen beskriver att miljöarbetet skall vara en integrerad del i det dagliga arbetet och skall bidra till att landstingets mål inom miljöområdet kan nås.

• All verksamhet inom divisionen skall bedrivas och utvecklas i syfte att uppnå minsta möjliga miljöbelastning.

• Alla medarbetare skall sträva efter att i sitt arbete bidra till att landstingets miljömål kan nås.

• Divisionsplanen anger vidare att Landstingets miljöstrategi och den gemensamma handlingsplanen utgör grunden för de aktiviteter som genomförs inom divisionen.

I divisionsplanenen har division service, under perspektiv medborgare, även brutit ned landstingsstyrelsen mål Goda livsmiljöer, till divisionsmålet Verksamheten bedrivs och

Januari 2017

12 av 18

(14)

utvecklas för att uppnå minsta möjliga miljöbelastning. Som framgångsfaktor anges God kunskap i miljöfrågor , Miljö beaktas alltid i utvecklingsarbetet. Divisionen mäter mål genom indikatorerna Andel miljöfordon (mål; 25 %), Andel ekologiska livsmedel (eget, köpt) (mål; 25 %) samt Elförbrukning i landstingshuset (mål; minska).

Landstingets gemensamma handlingsplan för miljö från

2016

anger även sex områden som division service skall arbeta kring. Dessa är:

• Utveckla verktyg för att engagera brukare för energibesparing i verksamheten

• Ta fram metoder för genomförande av miljöanalyser vid upphandlingar

• Ta fram plan för hur varutransporter på väg ska samordnas och minska

• Uppföljning av anläggningskontroller av lustgas och kartlägga ev. investeringsbehov.

• Registrera kemikalier inom verksamheter i landstingets IT-system för kemikaliehantering.

Kemikalietunga verksamheter prioriteras.

• Ta fram plan för hur hanteringen av avfall kan effektiviseras utifrån ett miljöperspektiv och ekonomi

2.2.1.~. Särskilda uppd1 .ig till dh bionsc hcfcn

I division service divisionsplan för år

2016-2018

har divisionschefen även f'ått särskilda uppdrag. Dessa är:

Utreda förutsättningarna för samordnade patienttransporter på sjukhusen med början vid Sunderby sjukhus

Vår granskning visar att det inom divisionen finns ett arbete för utreda hur landstinget kan samordna transporter av patienter. Vid våra intervjuer framhålls att det pågår en översyn över möjligheter och förutsättningar att utveckla området vidare inom länet.

Genomföra projektet Effektiva inköp i samarbete med samtliga divisioner Projektet Effektiva inköp har pågått sedan

2012

inom landstinget, och handlar om att för- bättra och effektivisera inköpsarbetet i landstinget. En av målbilderna för projektet upp- ges vara att skapa en gemensam inköpsprocess för hela landstinget som säkerställer goda affärer.

Ta fram en strategi för landstingets fastighetsbestånd

En strategi antogs av landstingsstyrelsen i december

2016,

se avsnitt

2.2.i.3

i denna rapport, Landstingsstyrelsens plan.

Fortsätta arbetet om samarbetsformer med länets kommuner om försörjningsfrågor

I vår granskning finner vi att Norrbottens läns landsting samarbetar med länets kommuner för en ökad samordning vid exempelvis inköp, hjälpmedelsförsörjning, och transporter. Våra intervjuer visar dock att samordningen inom området inte specifikt drivs av miljöaspekter, även om frågan indirekt beaktas genom att landstinget i sina upphandlingar tar hänsyn till frågor gällande miljökriterier för såväl kemiska produkter, minimering av emballage, transporter etc.

Januari 2017

13 av 18

(15)

Samverka om kostförsörjning inom Luleå kommun

Vår granskning visar att det pågår en dialog inom området, där en arbetsgrupp, bestående av processägare FM, divisionschefen för Division Service samt Luleå kommun, samverkar för att utreda hur ett fortsatt arbete inom området kan bedrivas.

Ta fram en inköpsstrategi

Vid landstingsstyrelsens sammanträde den

13

december

2016

antogs Strategi for inköp i Region Norrbotten

2017-2020.

I strategin finns följande skrivning med särskild bäring på miljöområdet:

• Region Norrbottens inköp ska skapa värde för verksamheterna, bidra till en ekonomi i balans och en hållbar utveckling.

0.2

2 Divisionens ved samhete1

Vid våra intervjuer med företrädare ur Division Service framkommer att miljöområdet är prioriterat inom divisionens verksamheter. Miljöfrågor aktualiseras och beaktas löpande inom divisionen. Divisionen arbete styrs av en gemensam handlingsplan som är divis- ionsövergripande. Detta innebär att Division Service inte upprättar specifika verksam- hets- och basenhetsplaner, utan att allt arbete utgår från samma gemensamma hand- lingsplan.

Inom divisionen bedrivs arbete för att uppnå divisionens mål. I divisionens

perspektivplan finns en rad mål, framgångsfaktorer, indikatorer och aktiviteter som syftar till att uppnå skrivningarna i såväl landstingsstyrelsens som landstingsfullmäktiges styrande dokument.

Våra intervjuer visar att verksamheterna inom Division Service upplever miljöområdet som prioriterat, såväl från divisionsledning som från politiskt håll. Våra intervjuer visar även att placeringen av landstingets miljöledare inom Division Service upplevs skapa ett miljöfokus inom divisionen, vilket aktualiserar miljöområdet inom divisionens

verksamheter.

''· '>

3 Bedömning

Vår bedömning är att det till övervägande del finns konkreta miljömål och riktlinjer för ett aktivt miljöarbete utifrån landstingets miljöpolicy och regionala miljömål.

Vi baserar vår bedömning på att det i granskningen har framkommit tydliga och konkreta miljömål och riktlinjer inom området. Vår bedömning baseras vidare på att konkretise- ring av dessa miljömål och riktlinjer sker genom landstingets miljöstrategi och landstings- styrelsens plan.

Vi baserar vidare vår bedömning på att styrningen inom verksamheterna omsätts genom handlingsplaner samt divisionsplaner. Landstingets miljöpolicy, som baseras på de reg- ionala miljömålen, konkretiseras härigenom i landstingets verksamheter utifrån en fast- ställd och ovanstående styrstruktur. Detta, menar vi, skapar goda förutsättningar för ett aktivt miljöarbete inom landstinget.

I sammanhanget skall nämnas att denna bedömning utgår från de iakttagelser vi gjort i den division som granskningen genom sin avgränsning fokuserat på, division service.

Januari 2017

14 av 18

(16)

Ansvarsfördelning och styrstruktur

Iakttagelse

¹

Vår granskning visar, vilket framgår av kontrollmål

2.2,

att division service ansvarar för att samordna landstingets miljöarbete samt landstingets säkerhetsarbete avseende miljö.

Granskningen visar vidare att styrstrukturen för miljöarbetet tydliggörs genom

landstingets lednings- och styrsystem där landstingets balanserade styrning inom de fem perspektiven verksamhet, medborgare, kunskap och förnyelse, medarbete samt ekonomi utgör grund för den styrning som sedan sker inom miljöområdet.

Ansvaret för målformuleringar och handlingsplaner uppges vid våra intenjuer tydliggöras genom respektive organisatorisk nivås ansvar för upprättande av styrande planer.

Division service har även ett tydliggjort ansvar för upprättande av landstingets miljöredovisning.

Så som beskrivs under avsnitt

2.1

i denna rapport, visar vår granskning att landstingets miljöarbete följer den fastställda ansvarsfördelningen i landstingets linjeorganisation, och förutsätts därigenom inte bedrivas som ett parallellt spår vid sidan om övrig verksamhet, utan som en integrerad del med denna. I detta sammanhang skall särskilt nämnas följande: Vi har i vår granskning genomgående fått beskrivet för oss att miljöarbetet är prioriterat och omfattat av ett brett engagemang inom division service. Vid flertalet av våra intenjuer framhåller chefer inom divisionen att personalens engagemang och driv inom området utgör en viktig del för att säkerställa att ansvarsfördelningen kring miljöområdet inom linjeorganisationen fungerar väl, samtidigt som frågan ges möjlighet att integreras med övrig verksamhet.

Bedömning

Vår bedömning är att miljöarbetet till övervägande del är organiserat med tydlig ansvarsfördelning och styrstruktur.

Vi baserar vår bedömning på att ansvarsfördelningen och styrstrukturen inom området är tydliggjort utifrån landstingets lednings- och styrsystem.

I sammanhanget noterar vi även att personalen inom division service uppges hantera miljöarbetet med ett brett engagemang. Detta, menar vi, lämnar goda förutsättningar för en välfungerande ansvarsfördelning och styrstruktur i organisationen.

I sammanhanget skall nämnas att denna bedömning utgår från de iakttagelser vi gjort i den division som granskningen genom sin avgränsning fokuserat på, division service.

2.4.

.1 •

.J.1.

System och rutiner för uppföljning

Iakttagelser

Vår granskning visar att landstingsstyrelsens system och rutiner för uppföljning inom området sker inom ramen för landstingets balanserade styrning och kontroll.

Landstingsstyrelsen erhåller uppföljning av divisionsplanerna, liksom genom landstingets miljöredovisning. Landstingets miljöredovisning sammanfattas även i en kortare

populärversion som tillförs årsredovisningen.

Januari 2017

15 av 18

(17)

I granskningen framkommer att uppföljningen av miljömål sker genom att respektive verksamhet rapporterar uppföljning av de miljömål som fastställs i styrande

handlingsplan. Det inrapporterade underlagets bearbetas sedan och sammanställs i miljöredovisningen av miljöledaren och miljösamordnaren inom division service.

Vi finner, i vår granskning över landstingets miljöredovisning, att de mål som fastställts inte alltid följs upp i miljöredovisningen. Vid intervju framkommer att det inom division service finns kunskap om denna diskrepans mellan de mål som finns fastställda och den redovisningen som sker i miljöredovisningen. Vid våra intervjuer framkommer att det pågår ett arbete för att säkerställa att miljöredovisningen baseras på de mål som finns fastställda.

De nyckeltal som NLL mäter sig mot övriga riket kring är tal hämtade från SKL.

Härutöver finns även ett fördjupat samarbete inom Norrlandstingen för jämförelser med hjälp av nyckeltal. Detta underlag redovisas inte i miljöredovisningen, vilket gör att miljöredovisningen inte tydliggör Norrbottens läns landstings nyckeltal i relation mot övriga riket. Nämnas ska dock att det heller inte finns något konkret uppdrag avseende dylika jämförelser.

Bedömning

Vår bedömning är att landstingsstyrelsen till övervägande del har system och rutiner för uppföljning av divisionernas tillämpning av gällande direktiv, riktlinjer etc.

Vår bedömning baseras på att landstingsstyrelsen på ett systematiskt sätt genomför uppföljningar inom ramen för landstingets balanserade styrmodell. Inom ramen för denna uppföljning erhåller styrelsen uppföljning av divisionernas tillämpning av direktiv, riktlinjer etc.

I sammanhanget skall nämnas den bild som framträder under kontrollmålets iakttagelser där landstingets miljöredovisning inte fullt ut synkroniserar med fastställda miljömål. Vi noterar samtidigt att det uppges pågå ett arbete för att säkerställa att en sådan

synkronisering framgent sker.

I sammanhanget skall nämnas att denna bedömning utgår från de iakttagelser vi gjort i den division som granskningen genom sin avgränsning fokuserat på, division service.

Landstingsstyrelsens internkontroll

Iakttagelser

I Landstingets miljöstrategi för åren

2015 - 2020

anges under stycket syfte att:

• Denna strategi och framtagna handlingsplaner följs upp enligt landstingets fastställa rutiner för uppföljning.

I landstingsstyrelsens plan för

2016-2018

anges att:

• Miljöredovisning för

2015

skall avrapporteras i mars

2016.

Vår granskning visar dock att miljöredovisningen avrapporteras först den

27

april

2016

till landstingsstyrelsens. I sammanhanget skall noteras att miljöredovisningen, vilket

Januari 2017

16 av 18

(18)

r beskrivs i avsnitt 2-4 i denna rapport, inte fullt ut redovisar utfallet av de mål som antagits, i den form som målen formulerats och fastställts.

I landstingsstyrelsens plan för

2016-2018

anges vidare att:

• Årsrapporter för

2015

från divisionerna skall ske i mars

2016.

Årsrapporterna för divisionerna avrapporterades, i enlighet med tidsplanen i landstingsstyrelsens plan, till styrelsen den 3 mars

2016.

I avrapporteringen av

årsrapporterna erhåller styrelsen uppföljning av divisionernas uppfyllelse av beslutade miljömål.

Landstingsstyrelsens rapportering av måluppfyllelse på fastställda miljömål sker i delårsrapporten samt i årsredovisningen.

Inom Norrbottens läns landsting har samtliga divisioner en egen internkontrollplan.

Härutöver finns även internkontrollaktiviteter för de olika enheterna inom landstingsdirektörens stab, samt en landstingsgemensam internkontrollaktivitet.

Landstingsstyrelsens erhåller årligen i enlighet med landstingets tillämpningsanvisning för internkontroll uppföljning på divisionernas internkontrollaktiviteter. I

internkontrollplanen för

2016

finns det inom division service en internkontrollaktivitet med bäring mot ökad kännedom om de ledningsrutiner som gäller inom divisionen:

Uppföljning av kännedom om och efterlevnad av ledningsrutiner. Härutöver har även landstingets kommunikationsavdelning följande internkontrollaktivitet med bäring på miljöområdet: Minska mängden trycksaker (volym och kostnader). Vår granskning kan inte styrka att

2016

års internkontrollplaner inom Norrbottens läns landsting på annat sätt beaktar frågor med särskild bäring på miljöområdet.

2.5.2. Bedömning

Vår bedömning är att landstingsstyrelse n har en tillräcklig internkontroll.

Landstingsstyrelsen bedöms samtidigt, till övervägande del, ha en tillräcklig rapportering av miljöarbete och måluppfyllelsen.

Vår bedömning baseras på att landstingsstyrelse n formulerat tydliga rutiner för uppföljning av fastställda mål. Denna återrapportering sker såväl i delårsrapport som i årsredovisning. Härutöver finns även fastställt att miljöredovisn ingen årligen skall ske.

Landstingsstyrelsens interna kontroll bedöms härigenom vara tillräcklig.

Vi noterar samtidig att den tidsplan för återrapportering som la ndstingsstyrelsen fastställt för

2016

inte fullt ut följts. Dessutom har landstingsstyrelsens inte fullt ut säkerställt att miljöredovisningens redovisning synkroniserar med fastställda mål.

Januari 2017

17 av 18

(19)

3. Bedömningar mot kontrollmål

I vår granskning har följande bedömningar gjorts kopplade mot granskningens kontrollfrågor.

Kontrollfrågor

Har landstingsstyrelsen eller

divisionsledningen vidtagit åtgärder och strategiska beslut sedan granskningen

2012?

Finns konkreta miljömål och riktlinjer för ett aktivt miljöarbete utifrån landstingets miljöpolicy och regionala miljömål?

Är miljöarbetet organiserat med tydlig ansvarsfördelning och styrstruktur?

Har landstingsstyrelsens system och rutiner för uppföljning av divisionernas tillämpning av gällande direktiv, riktlinjer et c.

Har landstingsstyrelsen en tillräcklig internkontroll och rapportering av miljöarbetet och m åluppfyllelsen?

Bedömning

Kontrollfrågan bedöms till övervägande del vara uppfylld.

Den interna kontrollen bedöms som tillräcklig.

Landstingsstyrelsen bedöms samtidigt, till övervägande del, ha en tillräcklig rapportering av miljöarbete och

måluppfyllelsen.

3.1. Revisionell bedömning

Denna granskning har syftat till att bedöma om landstingsstyrelsen vidtagit ändamålsenliga åtgärder utifrån den förra granskningens bedömning och

rekommendationer, samt ifall den interna kontrollen inom området nu är tillräcklig.

Vår bedömning är att landstingsstyrelsen till övervägande del vidtagit ändamålsenliga åtgärder utifrån den förra granskningens b edömning och rekommendationer, samt att den interna kontrollen inom området nu är tillräcklig.

Januari 2017

18 av 18