pwc Revisionsrapport

(1)

Andreas Jönsson Certifierad kommunal revisor

Robert Bergman Revisionskonsult

Emil Ekbom Revisionskonsult

Oktober

2017

pwc

Revisionsrapport

(2)

Delegering av beslutanderätt - Region Norrbotten

Innehåll

1. Inledning ... 3

1.1. Bakgrund och syfte ... 3

1.1.1. Tidigare genomförd granskning ......... 3

1.2. Revisionsfråga, revisionskriterier och kontrollmål.. ... 3

1.2.1. Revisionsfråga ... 3

i.2.2. Revisionskriterier ........ 4

i.2.3. Kontrollmål. ... 4

i.3. Avgränsning och metod ... 4

2. Formella utgångspunlcter ... 5

2.1. Nämndbeslut, förvaltningsbeslut och delegering av beslutanderätt ... 5

2.1.1. Delegationsordning ... 6

2.i.2. Registrering ... 6

2.i.3. Anmälan ... 6

3. Granskningsiakttagelser ... 7

3.1. Delegationsordningen utifrån kommunallagen ... 7

3.1.1. Iakttagelser ... 7

3.i.2. Bedömning ............ 7

3.2. Delegationsordningens anpassning efter organisationen ... 7

3.2.1. Beskrivning av organisationen ... 7

3.2.2. Regionstyrelsens delegationsordning ... 8

3.2.3. Bedömning ... 9

3.3. Tillämpning av delegationsordning ... 9

3.3.i. Iakttagelser ...... 9

3.3.2. Bedömning ... 10

34. Registrering av delegationsbeslut ... 11

3.4.1. Iakttagelser ............. 11

3.4.2. Bedömning ... 11

3.5. Anmälan av delegationsbeslut ... ¹²

3.5.i. Iakttagelser ...... 12

3.5.2. Bedömning ...... 12

4. Sammanfattande revisionell bedömning ... 14

Bilaga ^{1 -} Enkätundersökning ... 15

Okt 2017 Region Norrbotten PwC

1av15

(3)

2017-10-09

reas Jönsson

ertifierad kommunal revisor Projektledare

Okt2017 Region Norrbotten PwC

Marie Lindblad

Certifierad kommunal revisor Uppdragsledare

2 av15

(4)

1.

Inledning

1.1.

Bakgrund och syfte

Enligt kommunallagen får regionstyrelsen uppdra åt ett utskott, ledamot eller ersättare, eller åt en anställd inom regionen, att besluta på styrelsens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Beslut som har fattats på delegation ska anmälas till styrelsen, som bestämmer i vilken ordning detta ska ske. Rätten att fatta beslut på delegation undantas följande ärendetyper:

• Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet.

• Framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning att ett beslut av styrelsen i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats.

• Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt.

• Ärenden som väckts av medborgarlörslag och som lämnats över till styrelsen.

• Ärenden som enligt lag eller annan förlattning inte får delegeras (Kommunallag

1991:900).

Då regionstyrelsens ansvar omfattar många och vitt skilda verksamheter är många beslut delegerade till tjänstemän. Det kan emellertid finnas en risk att frågor som enligt

kommunallagen inte får delegeras fattas av tjänstemän, samt att beslut fattade på delegation inte på ett systematiskt sätt registreras och återrapporteras till styrelsen.

1.1.1. Tidigare genomförd granskning

De förtroendevalda revisorerna i Region Norrbotten lät år 2008 granska delegation av beslutanderätt samt fördelning av arbetsbeslut. Några av iakttagelserna som framkom i granskningen var att:

• Disciplinåtgärder inte behandlades som delegationsbeslut.

• Beslut om delegation avseende upphandling av varor och tjänster saknades (vid tidpunkten för granskningen fanns endast delegation avseende upphandling av entreprenörer).

• Landstinget (regionen) behandlade såväl enstaka varu- och tjänsteupphandlingar som stora ramavtalsupphandlingar som arbetsbeslut (verkställighet) utan angivna beloppsgränser.

• Det under år 2007 inte anmäldes något delegationsbeslut till landstingsstyrelsen (regionstyrelsen).

1.2.

Revisionsfråga, revisionskriterier och kontrollmål

i.2.i. Revisionsfråga

Granskningen syftar till att bedöma om regionstyrelsen fastställt en ändamålsenlig delegationsordning samt om beslut fattade på delegation hanteras på ett ändamålsenligt sätt.

3av15

(5)

i.2.2. Revisionskriterier

• Kommunallagen (1991:900).

• Av regionfullmäktige utfärdade regler och riktlinjer.

i.2.3. Kontrollmål

• Regionstyrelsens delegationsordning uppfyller kommunallagens krav.

• Regionstyrelsens delegationsordning är anpassad till regionens organisation.

• De beslut som fattas med stöd av delegation följer gällande delegationsordning och tillhörande riktlinjer.

• Delegationsbeslut registreras på ett tillfredsställande sätt.

• Delegationsbeslut anmäls på ett tillfredsställande sätt.

t.3.

Avgränsning och metod

Granskningen avgränsas till beslut fattade under år 2017. För att besvara ovanstående kontrollmål har vi utgått från följande metodbeskrivning:

• Insamling och granskning av gällande delegationsordning, regelverk, rutinbeskrivningar, organisationsbeskrivningar, protokoll, bilagor, etc.

• Granskning av delegationsbeslut och styrelseprotokoll.

• Intervjuer med regiondirektören och regionråd.

• Kompletterande intervjuer med oppositionsråd, regionråd samt kontakt med huvudregistrator, regionsekreterare och kanslichef.

• Enkät till delegater, även de som fattar beslut på vidaredelegering. Utförlig enkätbeskrivning finns i bilaga 1.

Rapporten har, innan den fastställts, genomgått sakavstämning med berörda företrädare från Region Norrbotten.

(6)

2.

Formella utgångspunkter

I detta kapitel kommer det redogöras för de formella utgångspunkter som ligger till grund för granskningen. Med formella utgångspunkter avses huvudsakligen kommunallagen.

Värt att nämna är att Region Norrbotten enligt kommunallagen är ett landsting, varför detta begrepp används istället för region i detta kapitel. Likväl är regionstyrelsen revisionsobjekt för granskningen, medan begreppet nämnd används i kommunallagen, varför också detta begrepp används.

Enligt kommunallagen har förtroendevalda i landstinget det politiska ansvaret för verksamheten i sin helhet, vilket innebär beredning, beslut och genomförande. Beslut enligt kommunallagens mening kan därför endast fattas av landstingsfullmäktige, styrelse/nämnd, partsammansatt organ eller delegat. Den senare med stöd av delegationsregler enligt kommunallagen kap 6 § 33-38.

Delegering av beslutanderätten har två syften. Det ena är att avlasta nämnden med rutinärenden för att skapa utrymme för mer omfattande behandling av betydelsefulla och principiella ärenden. Det andra är att möjliggöra en mer effektiv verksamhet genom att beslutsvägarna blir kortare och ärendehandläggningen snabbare.

2.1.

Nämndbeslut, f'orvaltning beslut och delegering av beslutanderätt

I kommunala sammanhang görs ofta en skillnad mellan nämndbeslut och

förvaltningsbeslut. Nämndbeslut avser de beslut som fattas av nämnd eller delegat med stöd av delegering från nämnd. Förvaltningsbeslut avser de beslut som fattas av en anställd utan att de normalt anmäls till nämnd. Det rör sig då om verkställighetsbeslut i det löpande arbetet.

Någon tydlig skiljelinje mellan de två olika beslutstyperna är svårt att ange. Ett riktmärke är dock att de beslut som fattas i det dagliga arbetet och som styrs av regler, arbets- och rutinbeskrivningar är ren verkställighet och ingår således i gruppen förvaltningsbeslut. Ett exempel på ett förvaltningsbeslut kan vara inköp av varor från leverantör där landstinget tecknat ramavtal, ett annat vid debitering av avgifter enligt fastställd taxa.

Ett nämndbeslut kan fattas i en nämnd eller på delegation. Med delegation avses att nämnden delegerat till annan att fatta beslut i nämndens ställe och med nämndens ansvar för beslutet. Viktigt här är att betona att delegaten träder helt i nämndens ställe.

Delegering av beslutanderätt kan enligt KL kap 6 § 33 ske till utskott, ledamot, ersättare eller till anställd och kan omfatta såväl enskilda som en grupp av ärenden. Möjlighet ges också att ge förvaltningschef rätt att vidaredelegera sin beslutanderätt på delegation till annan anställd inom landstinget.

Kommunallagen ger också anvisningar om vilka ärenden som inte får delegeras, vilket framgår av KL 6 kap 34 §. Hit hör i första hand ärenden som handlar om mål, inriktning, omfattning och kvalitet inom verksamheten, vilket är att betrakta som en politisk uppgift.

Att delegera dessa ärenden kan rubba nämndens övergripande ansvar för

verksamheterna. Andra ärendetyper som inte får delegeras enligt samma lagrum är:

• Framställningar eller yttranden till fullmäktige eller med anledning av att nämndes eller fullmäktiges beslut har överklagats.

Okt 2017 Region Norrbotten PwC

5av15

(7)

• Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt.

• Ärenden som enligt lag eller annan författning inte får delegeras.

2.1.1. Delegationsordning

Delegationsordning är den beskrivning som anger hur nämndbeslut med stöd av delegation får fattas. Den nu gällande kommunallagen har skapat stor frihet för

kommuner och landsting till utformandet, vilket medför att delegationsrätten kan variera i olika organisationer beroende på organisationens storlek, synsätt och andra lokala bedömningar. Lagen ger således stora möjligheter för den egna organisationen att utforma ett regelverk som överensstämmer med lokala behov och önskemål.

2.i.2. Registrering

Registrering av beslut bör ha likande formregler som för beslut fattade direkt av en nämnd. Detta innebär att det ska finnas någon form av skriftlig dokumentation för de beslut som fattas med stöd av delegation. Varje beslutshandling bör således innehålla uppgift om ärendemening, beslutsinnehåll, vem som fattat beslutet, när beslutet fattades och vem beslutet är riktat till.

2.I.3. Anmälan

De beslut som fattas med stöd av delegation är juridiskt sett nämndbeslut och kan därmed inte ändras av nämnden. För att besvärstiden ska börja löpa måste beslutet anslås. Om anmälan inte sker börjar heller inte besvärstiden löpa, vilket innebär att beslutet inte vinner laga kraft.

Enligt kommunallagen ska anmälan ske på det sätt nämnden bestämmer, vilket innebär att nämnden ges frihet i fråga om formerna för anmälan. Det finns tre primära syften med anmälan: Information, kontroll och registrering. Information och kontroll avser att ge nämnden fortlöpande information om vad som händer i verksamheterna och möjlighet att kontrollera att de beslut som fattas av delegaterna överensstämmer med nämndens riktlinjer och intentioner. Det sista syftet, registrering, kan ha betydelse för besvärstiden som vanligtvis räknas från det datum beslutet tillkännages via exempelvis anslagstavla.

Tillkännagivandet kan också åskådliggöras genom nämndens protokoll där anmälan om beslut på delegation noteras. Undantag från regeln om besvärstid är beslut som kan överklagas genom förvaltningsbesvär, där tiden räknas från den tidpunkt när den som berörs av beslutet också tagit del av beslutet.

6av15

(8)

3. Granskningsiakttagelser

3.1.

Delegationsordningen utifrån kommunallagen

Inom ramen för vår granskning konstateras att två dokument har upprättats som reglerar delegation av beslutanderätt.

• Delegationsordning (beslutad av regionstyrelsen 2016-12-13).

• Förteckning av beslutanderätt som vidaredelegerats från, i huvudsak

regiondirektören. Förteckningen har 2017-01-18 godkänts av regiondirektören.

Regionstyrelsens delegationsordning reviderades och fastställdes senast av

regionstyrelsen 2016-12-13. Huvudsakliga förändringar som skedde i samband med revideringen var höjda beloppsgränser för stöd/bidrag till riktade kulturinsatser. Detta mot bakgrund av att regionen tagit över det regionala utvecklingsansvaret från

länsstyrelsen fr.o.m. 2017-01-oi.

I följande avsnitt kommer iakttagelser och bedömningar av nämnda dokument att redovisas med granskningens kontrollmål som utgångspunkt.

3.i.i. Iakttagelser

Som nämnts i tidigare avsnitt (2.1) reglerar kommunallagen styrelsens möjligheter att delegera rätten att fatta beslut på styrelsens vägnar. Mot bakgrund av kommunallagens bestämmelser har granskningen inte kunnat visa att regionstyrelsen har delegerat

beslutanderätt till utskott, ledamot, ersättare eller anställd inom regionen som strider mot de begränsningar som finns i kommunallagen 6 kap 34 §.

Granskningen visar vidare att det i delegationsordningen har fastställts att fattade delegationsbeslut så snart som möjligt ska anmälas till styrelsen (KL 6:35) samt att ordförande får, på uppdrag av styrelsen, fatta beslut om styrelsens beslut inte kan avvaktas (KL 6:36).

3.i.2.

Bedömning

Regionstyrelsens delegationsordning bedöms uppfylla kraven i kommunallagen.

Bedömningen baseras på att regionstyrelsens delegationer inte strider mot

kommunallagens 6 kap § 34. Vidare kan vi konstatera att delegationsordningen i övrigt är i enlighet med kommunallagens bestämmelser enligt 6 kap §§ 35-36

3.2.

Delegationsordningens anpassning efter organisationen

3.2.i.

Beskrivning av organisationen

Den politiska organisationen i Region Norrbotten består i första hand av

regionfullmäktige samt två underställda nämnder; Patientnämnden och Regionstyrelsen.

Underställd regionstyrelsen finns en beredning (Internationell beredning) samt Regionala utvecklingsutskottet.

7av15

(9)

Driftsorganisationen består av fem divisioner1 och en stab2. Tillsammans med biträdande regiondirektör leds driftsorganisationen av regiondirektören som utgör länken mellan den politiska organisationen och driftsorganisationen.

Av den tidigare revisionsgranskning som genomfördes år 2008 konstaterades att rätten att besluta i vissa ärenden som rör personal samt upphandling av varor och tjänster inte hade delegerats till tjänstemän i driftsorganisationen. Årets granskning visar att

delegation på dessa områden numera finns.

3.2.2.

Regionstyrelsens delegationsordning

Delegationsordningen är uppdelad till följande områden:

• Personal

• Ekonomi och finansverksamhet

• Upphandling

• Fastighet

• Hälso-, sjukvård och tandvård

• Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS)

• Beslut enligt lag (2008:962) enligt valfrihetssystem (LOV)

• Kultur

• Övriga ärenden

• Attesträtt

Delegationsordningen innehåller 17 delegationer till regionstyrelsens ordförande inom ovan nämnda områden. 2 typer av ärenden har delegerats till utskottet för regional utveckling. 63 ärenden har delegerats till regiondirektören som har möjlighet att

vidaredelegera dessa (med vissa undantag) till chefer inom driftsorganisationen. Exempel på ärenden där regiondirektören inte har möjlighet att vidaredelegera är beslut om uppsägning av avtal enligt LOV, utfärdande av tillämpningsföreskrifter för

regionstyrelsens regler och riktlinjer samt beslut inom vissa personalärenden.

Som nämnts tidigare (avsnitt 3.1) finns ett särskilt dokument (daterat 2017-01-18)

upprättat där det framgår vilka ärenden som vidaredelegerats och till vem i organisationen, exempelvis HR-direktör, ekonomi- och planeringsdirektör eller

divisionschef. Inom vissa personalärenden noteras att vidaredelegation har lämnats till närmaste chef.

Av intervju med regiondirektör framgår att delegationsordningen överlag upplevs vara tydlig. Det finns emellertid områden som inte är heltäckande och tydliggjorda. Ett sådant område som nämns är fastighetsområdet, där regionstyrelsen har delegerat rätten att fatta beslut i frågor som rör försäljning av bostadsrätter men inte försäljning av fastigheter.

Av intervju med företrädare för regionstyrelsen framgår att det är viktigt att

regiondirektören och tjänstemannaorganisationen har tydliga mandat att genomföra beslut som regionstyrelsen fattar. I övrigt kan vi utifrån intervjuer med förtroendevalda i regionstyrelsen, inklusive regionråd samt intervju med regiondirektör konstatera

följande:

1 Närsjukvård, Länssjukvård, Folktandvård, Service, Länsteknik.

2 Inom regiondirektörens stab finns avdelningarna HR, Kommunikation, Verksamhet, IT-MT, Utveckling, Ekonomi- och planering samt avdelning för regional utveckling.

8av15

(10)

• Överlag upplevs delegationen av beslutanderätten fungera bra, dvs. att balansen i beslutanderätten mellan politik och driftsorganisation är tillfredställande.

• Områden som bör utvecklas rör främst fastighetsområdet.

• Behov av tydlighet finns i situationer där tveksamhet råder om styrelsen eller driftsorganisationen ska fatta beslut, exempelvis om en strategisk upphandling ska starta beslutas idag på tjänstemannanivå. Då detta är ett strategiskt beslut torde denna typ av ärende också behandlas av politiken genom regionstyrelsen.

Enkätundersökningen som genomförts bekräftar bilden som framkommit under våra intervjuer. Undersökningen visar att 4 av 5 respondenter upplever att

delegationsordningen är tydligt utformad. Vidare upplever ca 3 av 4 att delegationsordningen är väl anpassad efter organisationen.

Under hösten ²⁰¹⁷kommer en mer omfattande revidering av delegationsordningen att äga rum. Av intervju med regiondirektören framgår att revideringen bl.a. kommer innebära tydligare rutiner och riktlinjer för anmälan av delegationsbeslut samt att tydliggöra skillnaden mellan arbetsbeslut (verkställighetsbeslut) och beslut som fattas på delegation.

3.2.3. Bedömning

Regionstyrelsens delegationsordning bedöms till övervägande del vara anpassad efter organisationen.

Bedömningen baseras på att delegationsordningen täcker organisationens verksamhetsområden samt att den upplevs vara tydlig bland såväl delegater som regionstyrelsens ledamöter. En övervägande del av delegaterna upplever också att delegationsordningen är anpassad efter organisationen.

Iakttagelserna har samtidigt redogjort för utvecklingsområden som bör utvecklas, exempelvis delegation i ärenden som rör fastigheter. Ett annat utvecklingsområde som har identifierats är att driftsorganisationen idag har mandat att besluta i

upphandlingsfrågor som kan komma att betraktas som strategiska och därmed också bör beslutas av regionstyrelsen.

3.3.

Tillämpning av delegationsordning

3.3.i. Iakttagelser

Granskning av regionstyrelsens protokoll under år 2017 (t.o.m.juni) visar att styrelsen vid 3 tillfällen fått information om anmälda delegationsbeslut.

• Division Service har anmält delegationsbeslut vid tre tillfällen,

• Regionala utvecklingsområdet har anmält delegationsbeslut vid två tillfällen, samt

• Kultur- och utbildningsområdet har anmält delegationsbeslut vid två tillfällen.

Utifrån ovanstående punkter har förteckningarna av delegationsbeslut, från Division service samt Regionala utvecklingsområdet, vid Regionstyrelsens sammanträde 2017-06-

gav 15

(11)

07 granskats. Syftet är att undersöka om delegationsbesluten också har fattats i enlighet med gällande delegationsordning.

Enligt dokumentet om vidaredelegation har funktionen Enhetschef för upphandling (division service) rätt att fatta beslut på vidaredelegation från regiondirektören vid beslut om antagande av leverantör enligt LOU3 för varukontrakt och tjänstekontrakt.

Förteckningen över fattade delegationsbeslut (delgavs regionstyrelsen 2017-06-17) visar att 44 beslut fattats med stöd av ovanstående delegation. Granskning av förteckningen visar att besluten fattats i enlighet med gällande delegationsordning. Dock noteras i sammanhanget att delegationsordningen ger stöd åt funktionen Enhetschef för

upphandling att fatta ovan nämnda beslut på vidaredelegation, medan förteckningen som delgetts styrelsen anger att Verksamhetschef för upphandling faktiskt fattat besluten.

Förteckningen över delegationsbeslut (delgavs regionstyrelsen 7/6-2017) avseende regionala utvecklingsområdet omfattar 43 beslut. Enligt delegationsordningen har Chef för division Kultur och utbildning delegation att besluta om bidrag till riktade

kulturinsatser för ansökningar till och med 200 ooo kr eller 20 ooo €. Granskningen visar att de beslut som fattats med stöd av vidaredelegation också möter kraven i delegationsordningen, bl.a. gällande beloppsgränser samt typ av projekt. Emellertid noteras även här otydlighet kring titel av funktionerna gällande regionala

utvecklingsområdet. Enligt dokumentet om vidaredelegation har Chef för division Kultur och utbildning beslutanderätt, medan titeln för funktionen som fattat beslut enligt förteckningen är Kulturchef

Av intervjuer framgår att tillämpning av vidaredelegationen fungerar väl i praktiken.

Uppfattningen som framkommit genom intervjuerna är att beslut inte fattas i strid mot gällande delegationsordning, t.ex. att beloppsgränser överskrids eller att beslut fattas av funktioner utan stöd i delegationsordningen.

Sett till enkätundersökningen bekräftas bilden där en övervägande del, ca 4 av 5 delegater, instämmer i att det är tydligt vad som delegerats. Samtidigt finns signaler om behov av revidering kring distinktion mellan delegationsbeslut och verkställighetsbeslut, vilket framkommit bl.a. genom enkätens fritextsvar. Detta är ett av de områden som enligt intervjuerna kommer beaktas i en kommande revidering av delegationsordningen.

3.3.2. Bedömning

De beslut som fattas med stöd av delegation följer till övervägande del delegationsordningen och tillhörande riktlinjer.

Bedömningen baseras på styrelsens protokoll samt förteckningar över anmälda delegationsbeslut där granskningen indikerar att beslut fattats i enlighet med delegationsordningen, vilket även bekräftats genom intervjuer.

Iakttagelserna ovan visar samtidigt att delegationsordningen, samt tillämpningen av denna, har reviderings- och utvecklingsbehov. Exempelvis överensstämmer inte

delegaternas exakta titel/funktion i delegationsordningen med redovisningen av beslut i protokollen. Otydlighet mellan arbetsbeslut (verkställighet) och delegationsbeslut är ett

3 Lag (2016:1145) om offentlig upphandling

10av15

(12)

annat utvecklingsområde. En risk med att detta inte är tydlig för delegaterna kan innebära att delegationsordningen inte tillämpas på ett ändamålsenligt sätt.

3.4.

Registrering av delegationsbeslut

3-4·1. Iakttagelser

Granskningen visar att delegationsordningen inte reglerar på vilket sätt

delegationsbesluten ska registreras, dvs. hur fattade beslut ska dokumenteras och diarieföras. Det framgår således inte om registreringen ska ske av tjänstemannen själv, om detta ska ske centralt via en kanslifunktion eller på något annat sätt. Även dokumentet med vidaredelegationer saknar anvisningar på vilket sätt registrering ska ske.

Granskningen visar vidare att det inte inom kansliet har upprättats några särskilda rutiner/riktlinjer som beskriver hur delegater ska registrera fattade beslut. Även

genomförd intervju med huvudregistrator bekräftar bilden av att riktlinjer saknas. Detta bekräftas också av enkätundersökning där 3 av 4 delegater inte instämmer, eller endast instämmer till viss del, till påståendet att rutiner för att registrera fattade beslut är tydliga.

Vidare framgår av intervju med regiondirektör att registrering av beslut inte sker på ett enhetligt och konsekvent sätt. I praktiken innebär detta att den enskilda tjänstemannen tillfogas stort ansvar för att säkerställa att fattade delegationsbeslut också registreras. En risk med tillvägagångssättet signaleras i våra intervjuer som att nuvarande system är alltför personknutet samt att hanteringen ser olika ut genom organisationen.

Enkätundersökningen visar att 1 av 4 respondenter inte instämmer till påståendet att fattade beslut alltid registreras. Den bild som intervjuerna redogör för bekräftas således av enkäten. Av fritextsvar framgår bl.a. att detta beror på avsaknad av tydliga riktlinjer för hur registrering ska ske. Vidare konstateras att kunskapen om tillvägagångssätt för registrering är allmänt låg, samt även att regelbunden kontroll om att beslut registreras inte genomförs.

Som nämnts i tidigare avsnitt har ett utvecklingsarbete inletts med att förtydliga delegationsordningen och tillhörande riktlinjer, däribland hur beslut ska registreras .

. 4.2. Bedömnin

Bedömningen är att delegationsbeslut inte registreras på ett tillfredställande sätt.

Bedömningen baseras på den bristande systematik som ovanstående iakttagelser redogör för. Granskningen visar att det saknas enhetliga rutiner och riktlinjer för registrering av delegationsbeslut. Våra intervjuer samt enkät indikerar att tillvägagångssätten skiljer sig genom organisationen och är alltför personknutna. Risken att delegationsbeslut inte registreras på ett ändamålsenligt sätt är därför stor, vilket också styrks genom utfallet av enkätundersökningen. Noteras i sammanhanget ska också att det inte genomförs några systematiska kontroller om delegationsbeslut registrerats eller ej.

Vi noterar i sammanhanget, samt ställer oss positiva till, att regionen har initierat ett utvecklingsarbete som till stor del syftar till framtagandet av de rutiner och riktlinjer som i dagsläget saknas.

11av15

(13)

3.5.

Anmälan av delegationsbeslut

3.5.i. Iakttagelser

Av regionstyrelsens delegationsordning framgår att återrapportering av beslut fattade på delegation ska dokumenteras och anmälas till styrelsen så snart som möjligt.

Återrapportering ska ske genom en förteckning över fattade delegationsbeslut som delges styrelsen. Som avsnitt 2 visar finns här stort utrymme för styrelsen att själva formulera tillvägagångssätten för hur delegationsbeslut ska anmälas, vilket innebär att

delegationsordningen också möter kraven enligt kommunallagens bestämmelser.

Dock framgår det av delegationsordningen att vissa beslut inte behöver delges regionstyrelsen, utan är istället föremål för granskning inom den löpande interna kontrollen av verksamheten. Exempel på denna typ av beslut är försäljning av material, samt beslut i personalärenden vid fråga om disciplinära åtgärder. Av genomförda intervjuer framgår att beslut som inte omfattas av anmälningsplikt heller inte bör inkluderas i delegationsordningen. Detta för att skapa ökad tydlighet kring vilka ärenden som faktiskt ska anmälas, samt även nå ökad distinktion mellan verkställighetsbeslut och delegationsbeslut, något som nuvarande delegationsordning således inte klargjort på tydligt sätt. I sammanhanget noteras också att den initierade revideringen av

delegationsordningen bl.a. syftar till att klargöra dessa punkter.

Fritextsvar som lämnats i den enkät som genomförts bland regionens delegater åskådliggör att det inte upplevs vara tydligt vad som ska rapporteras eller formerna för anmälan. 2 av 3 delegater instämmer till viss del, eller inte alls, till påståendet om att det finns tydliga rutiner för just anmälan av fattade delegationsbeslut. Även vid kontakt med huvudregistrator, regionsekreterare samt kanslichef bekräftas bilden att

tillvägagångssätten för att anmäla besluten också varierar inom organisationen.

Av genomförda intervjuer framhålls emellertid att regionstyrelsen känner sig tillfreds med informationen om fattade delegationsbeslut. Vid sammanträden finns en stående punkt för anmälda beslut på styrelsens föredragningslista. Som framgår av avsnitt 3.3.1 har en genomgång av anmälda delegationsbeslut skett inom ramen för vår granskning. Denna genomgång visar att styrelsen, under våren ^2017,vid 3 tillfällen fått information om anmälda delegationsbeslut.

Kontroll och information av beslut fattade på delegation upplevs bland

styrelseledamöterna vara god. Våra intervjuer indikerar också om möjlighet att gå djupare i enskilda ärenden i situationer där tveksamhet råder, något som medför ökad trygghet för styrelsen kring beslutanderätten som delegeras.

3.5.2. Bedömning

Bedömningen är att delegationsbeslut i begränsad utsträckning anmäls på ett tillfredsställande sätt.

Bedömningen baseras på att styrelsen upplever god kontroll över beslut fattade på delegation samt goda möjligheter att sätta sig in i beslutsärenden på förekommen anledning. Samtidigt noteras att tydliga rutiner och riktlinjer saknas. Vi har inte, av det som gått att verifiera avseende anmälan av delegationsbeslut, kunnat se något felaktigt.

De brister som konstateras ovan medför dock en risk för att beslut inte anmäls på ett

12av15

(14)

ändamålsenligt sätt. Vidare konstateras bland delegaterna att delegationsordningen inte uppfattas vara tillräckligt tydlig kring vilka ärenden som ska anmälas och ej.

Vi noterar i sammanhanget, samt ställer oss positiva till, att regionen har initierat ett utvecklingsarbete som till stor del syftar till framtagandet av de rutiner och riktlinjer som i dagsläget saknas.

13av15

(15)

Delegering av beslutanderätt- Region Norrbotten

4. Sammanfattande revisionen bedömning

Kontrollmål

Styrelsens delegationsordning uppfyller kommunallagens krav.

Styrelsens delegationsordning är anpassad till organisation.

De beslut som fattas med stöd av delegation följer gällande delegationsordning och tillhörande riktlinjer.

Delegationsbeslut registreras på ett till.fredställande sätt.

Delegationsbeslut anmäls på ett tillfredställande sätt.

Bedömning/Kommentar

• Enlighet med kommunallagen 6 kap § 34.

• I övrigt i enlighet med kommunallagens kap 6 35-36 §§.

Till övervägande del

• Täcker organisationens verksamhetsområden.

• Tydlig bland delegater och regionstyrelsens ledamöter.

Till övervägande del

• Stickprov och intervjuer indikerar att beslut fattas i enlighet med delegationsordningen.

• Skillnad mellan verkställighetsbeslut och delegationsbeslut är inte tydligt bland delegater.

• Rutiner och riktlinjer saknas.

• Enkät och intervjuer indikerar att tillvägagångssätt skiljer sig inom organisationen.

• Regelbundna kontroller saknas.

I begränsad utsträckning

• Stickprov/protokoll visar att de beslut vi tagit del av anmälts.

• Styrelsen upplever att de har god kontroll över beslut fattade på delegation.

• Tydliga rutiner och riktlinjer saknas, vilket medför en risk att delegationsbeslut inte anmäls ändamålsenligt.

Utifrån granskningens iakttagelser och bedömningar av ovanstående fem kontrollmål bedömer vi att:

• Regionstyrelsen till övervägande del fastställt en ändamålsenlig delegationsordning.

• Regionstyrelsen i begränsad utsträckning säkerställt att beslut fattade på delegation hanteras på ett ändamålsenligt sätt.

I syfte att utveckla området lämnas följande rekommendationer:

• Att Regionstyrelsen säkerställer att delegationsbeslut registreras och anmäls på ett tillfredställande och ändamålsenligt sätt genom att tillgodose behovet av tydliga rutiner och riktlinjer.

• Att Regionstyrelsen säkerställer att delegationsordningen revideras för att hållas å jour och säkerställa att delegater i delegationsordningen motsvarar

organisationens funktioner.

Okt 2017

Region Norrbotten PwC

14av15

(16)

Bilaga ^{1 -} Enkätundersökning

Som en delmetod i granskningen har en digital enkät ställts till samtliga delegater som framgår av regionstyrelsens delegationsordning samt dokumentet om vidaredelegation.

Syftet med enkäten har varit att belysa såväl de delar som fungerar väl liksom de delar som är att betrakta som utvecklingsområden.

Enkäten fanns tillgänglig för genomförande under ca 4 veckor och ställdes till totalt 24 respondenter. Förutom ursprungsmailet nåddes respondenterna av två påminnelser.

Av de 24 respondenterna besvarade 20 enkäten i sin helhet, vilket ger en total svarsfrekvens om ca 83 %.

Frågorna som ställdes till respondenterna var följande:

1. Jag tillhör följande division:

2. Min befattning inom Region Norrbotten är:

3. I min roll som tjänsteman fattar jag beslut med stöd av gällande delegationsordning:

4. Jag anser att regionstyrelsens delegationsordning är tydligt utformad.

5. Jag anser att regionstyrelsens delegationsordning är anpassad efter Region Norrbottens organisation.

6. Jag anser att det är tydligt vad som delegeras till mig.

7. Gränsdragningen mellan delegationsbeslut och arbetsbeslut/verkställig hetsbeslut är tydlig.

8. Jag anser att rutinerna för att anmäla de beslut jag fattar på delegation är tydliga.

9. Beslutenjagfattar på delegation anmäls alltid.

10. Jag anser att rutinernaför att registrera de beslut jag fattar på delegation är tydliga.

11. Besluten jag fattar på delegation registreras alltid.

12. Det sker regelbundet kontroll av att anmälan respektive registrering av delegationsbeslut genomförs.

13. Min uppfattning är att Regionstyrelsen beslutar i en tillfredsställande mängd frågor.

14. Vad.fungerar väl avseende Regionstyrelsens delegationsordning och de beslut du fattar med stöd av denna?

15. Vad.fungerar mindre väl avseende Regionstyrelsens delegationsordning och de beslut dufattar med stöd av denna?

Enkäten omfattades av totalt 15 frågor, varav 2 bakgrundsfrågor. Till fråga 3 fanns en femgradig svarsskala, från "Dagligen" till ''Aldrig". Till påståendefrågorna (4-13) fanns fyra svarsalternativ: "Instämmer helt", "Instämmer till övervägande del", "Instämmer till viss del" samt "Instämmer ej". Till fråga 3-15 fanns fritextfält som kompletterande

svarsalternativ, vilket beaktats i granskningen.