pwc Revisionsrapport

(1)

Kerstin Svensson Certifierad kommunal revisor

Maria Strömbäck Revisionskonsult Januari 2017

pwc

www.pwc.se

Revisionsrapport

(2)

Innehåll

Sammanfattning ...... 2

1. Inledning ...... 5

1.1. Bakgrund ... 5

i.2. Syfte och revisionsfråga ..... 5

i.3. Revisionskriterier ... 5

i.4. Kontrollmål ... 5

i.5. Avgränsning ......... 6

i.6. Metod ......... 6

2. Iakttagelser och bedömningar ... 7

2.1. Finns en ändamålsenlig styrning av landstingsstyrelsen avseende rekryteringsarbetet? ......... 7

2.1.1. Iakttagelser ... 7

2.i.2. Bedömning ............ 9

2.2. Finns en ändamålsenlig styrning och systematik i verksamheternas rekryteringsarbete? ...... 9

2.2.1. Iakttagelser ............ 9

2.2.2. Bedömning ......... 11

2.3. Finns ett tillräckligt stöd för chefer i sitt rekryteringsarbete? ......... 12

2.3.1. Iakttagelser ............ 12

2.3.2. Bedömning ...... 13

2.4. Finns en samverkan mellan landsting och externa aktörer som främjar ett rekryteringsunderlag? ............ 14

2.4.i. Iakttagelser ......... 14

2.4.2. Bedömning ......... 15

2.5. Sker uppföljning av rekryteringsarbetet ur internkontroll-och måluppfyllelseperspektiv? ... 15

2.5.1. Iakttagelser ......... 15

2.5.2. Bedömning ............ 18

2.6. Vilken rapportering efterfrågas av landstingsstyrelsen? ... 18

2.6.1. Iakttagelser ...... 18

2.6.2. Bedömning ... 19

Bilaga 1 - Deltagare vid fokusgruppintenju/hearing ... ... 20

Bilaga 2 - kompetensf"orsörjningsprocess, ARUBA ... 21

Januari 2017

Norrbottens Läns Landsting PwC

1 av 21

(3)

Ändamålsenligt rekryteringsarbete?

Sammanfattning

Framtida kompetensförsörjning är en av de största utmaningarna för länets hälso-och sjukvård och tillgång till kompetens krävs för att organisationen ska kunna verkställa sitt uppdi:ag. Området kompetensförsörjning omfattar flera delprocesser varav rekrytering är en. PwC har på uppdrag av revisorerna granskat landstingets rekryteringsarbete och syftet med granskningen är att bedöma om landstingsstyrelsen säkerställt att rekryteringsarbetet bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och med en tillräcklig intern kontroll.

Vår sammanfattande bedömning är att landstingsstyrelsen i en begränsad utsträckning säkerställt att rekryteringsarbetet bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Vi bedömer även att den interna kontrollen i sammanhanget är otill- räcklig.

Ovanstående bedömning utgår från följande bedömningar och iakttagelser av granskning- ens kontrollmål:

Finns en ändamålsenlig styrning från landstingsstyrelsen avseende rekryte- ringsarbetet?

./ Vår bedömning är att landstingsstyrelsens styrning av landstingets rekryteringsarbete till övervägande del är ändamålsenlig.

Styrningen kan utläsas i styrande plan-och strategidokument. Samtidigt visar vår granskning att styrelsens delmål för området och dess uppföljningsindikator inte är känd inom verksamheterna. Styrelsen bör ta initiativ att göra antagna mål kända och förankrade. Positivt ses att ett arbete pågår för att integrera landstingets kompetensförsörjningsarbete i styrprocessen. Granskningen visar även att styrelsen vidtagit åtgärder i form av uppdrag gällande kompetensförsörjningsområ- det till landstingsdirektör samt beslutat om höjda studieförmåner och utbildnings- tjänster.

Finns en ändamålsenlig styrning och systematik avseende verksamheternas rekryteringsarbete?

./ Vår bedömning är att en ändamålsenlig styrning och systematik av verksamheternas rekryteringsarbete endast finns i en begränsad utsträckning.

Samtidigt som vi kan spåra strategidokumentets intentioner i divisionernas plandokument finner vi att landstingsstyrelsens antagna mål för området saknas. Che- fer upplever i vissa delar av rekryteringsområdet en tydlig styrning genom riktlinjer och andra styrande dokument, samtidigt som en tydligare styrning efterfrågas för andra områden. Granskningen visar att det idag inte finns ett sammanställt underlag som tydliggör vilket nuvarande, och kommande behov, av kompetens landstinget som arbetsgivare har. Det i förhållande till det uppdrag som ska verk- ställas. En sådan sammanställning menar vi är att likna vid ett riskanalysarbete ut-

Januari 2017

2 av 21

(4)

ifrån att det kan tydliggöra eventuella konsekvenser av en bristande tillgång till kompetens.

Har ansvariga chefer ett tillräckligt stöd i sitt rekryteringsarbete?

./ Vår bedömning är att chefer endast gällande vissa delar av rekryteringsområdet upplever sig ha ett tillräckligt stöd.

Det stora problemet som lyfts vid denna granskning är tillgången till kandidater i samband med en rekryteringssituation. Ett tillräckligt stöd upplevs dock till över- vägande del finnas om tillgänglig kandidat finns. "Första-linjens-chefer" och sär- skilt de som ansvarar för en "dygnet-runt-verksamhet" upplever sig inte ha ett till- räckligt stöd. Särskilt vad gäller stöd i samband med korttidsrekrytering. Den bemanningsenhet som idag finns placerad på Sunderby sjukhus har endast på grund av bristande IT-stöd möjlighet att stödja viss verksamhet vid detta sjukhus. Övriga sjukhus i länet saknar helt tillgång till bemanningsenhet. En otillräcklig kännedom finns om vad medarbetare inom landstingets HR-funktion kan bistå chefer med inom rekryteringsområdet.

Finns en samverkan mellan landstinget och externa aktörer som syftar till att främja ett rekryteringsunderlag?

./ Vår bedömning är att en samverkan som syftar till att främja ett rekryteringsunderlag finns med externa aktörer.

Etablerade forum finns från landstingets sida med externa aktörer (universitet, kommunala gymnasium, yrkeshögskolor, arbetsförmedling, migrationsverk, läns- styrelse). Utrymme för ytterligare samverkan finns med nationella utbildningsak- törer för att kunna lyfta det behov som finns inom organisationen vad gäller viss kompetens.

Sker en uppföljning av landstingets rekryteringsarbete, såväl ur ett intern- kontrollperspektiv som ur ett måluppfyllelseperspektiv?

./ Vår bedömning är att uppföljningen av landstingets rekryteringsarbete ur ett in- ternkontrollperspektiv och måluppfyllelseperspektiv är bristande. Styrelsens mål och indikator för måluppfyllelse bedöms inte som känt och ingår inte i divisionernas plandokument.

Uppföljning av måluppfyllelse vad gäller styrelsens antagna mål sker per del-och helår. Av uppföljningsdokument framkommer inte definition av målindikatorn;

svårrekryterade yrken, och inte heller antalet utan endast att måluppfyllelse inte uppnåtts och trenden. Ytterligare redovisning (inte ur ett måluppfyllelseperspek- tiv) som bedöms ha bäring för kompetensförsörjningsområdet och härigenom även rekryteringsområdet finns i uppföljningsdokument. Divisionernas uppfölj- ningsdokument redovisas ur ett för divisionerna satta målsättningar. Landstings- styrelsen bör ta initiativ till en uppföljning av mer samlad struktur som tydliggör såväl uppnådda målsättningar för rekryteringsområdet, som för kompetensför- sörjningsområdet. Det menar vi även kan bidra till att tydliggöra de olika delarna i

Januari 2017

Norrbottens Läns Landsting

PwC

3 av 21

(5)

kompetensförörjningsprocessen, vilket även kan visa om behov av ytterligare åt- gärder från landstingsstyrelsens sida behövs.

Vilken rapportering efterfrågas av landstingsstyrelsen?

./ Vår bedömning är att landstingsstyrelsen under året efterfrågat rapportering för givna uppdrag som i vissa delar bedöms ha bäring för rekryteringsområdet.

Samtidigt som vi konstaterar att styrelsen erhållit efterfrågad information och återrapportering visar granskningen att målet för perspektivet "Medarbetare" inte uppnåtts. Utifrån det bör landstingsstyrelsen överväga om ytterligare underlag (t.ex. prognoser av kompetensbehov och riskanalyser vid kompetensbrist) behövs för styrelsens fortsatta beslut och prioriteringar för området rekrytering. Allt för att säkerställa att måluppfyllelse och ändamålsenlighet kan uppnås.

Januari 2017

4 av 21

(6)

1.

Inledning

Vi inleder med följande förtydligande information: Riksdagen röstade i oktober 2016 ige- nom regeringens förslag att skriva in Norrbotten i den lag som reglerar det regionala utvecklingsansvaret. Norrbottens läns landsting bytte den i januari namn till Region Norr- botten. Detta innebär att från den 1 januari 2017 betecknas landstingsfullmäktige och landstingsstyrelsen i stället regionjul/mäktige och regionstyre/sen.

Denna granskning är dock genomförd inom ramen för 2016 års revision, innan ovan beskrivet lagrum trätt i kraft. Med anledning av detta används benämningen landstinget, och inte region, i denna revisionsrapport.

1.1.

Bakgrund

Framtida kompetensförsörjning är en av de största utmaningarna för länets hälso-och sjukvård. Fullmäktige har ett strategiskt mål; "Attraktiv arbetsgivare" där långsiktig och hållbar kompetensförsörjning anges vara en framgångsfaktor. Området kompetensför- sörjning omfattar flera delprocesser varav rekrytering är en. För att utföra det uppdrag organisationen har, krävs att kompetensförsörjningen är säkerställd. Ett fungerande rekryteringsarbete både ur ett kortsiktigt och dagligt perspektiv, som ur ett mer långsiktigt och strategiskt perspektiv är en förutsättning för detta. Indikationer finns om att organisationens chefer får ägna mycket tid till löpande rekryteringsarbete, och efterfrågan finns av central samordning av rekryteringsarbetet. Hur framtida arbetskraft kan lockas till landstingets verksamheter är av avgörande betydelse för kompetensförsörjningen, det handlar både om att kunna erbjuda bra praktik och att visa upp en attraktiv arbetsmiljö.

Ett minskat antal tillgängliga och disponibla vårdplatser vid länets sjukhus och inställda operationer är exempel på konsekvenser inom landstinget utav bristande tillgång till kompetens. Länsmedia har även under våren rapporterat om kostsamma rekryteringsinsatser i landstinget. Revisorerna har mot bakgrund av sin riskanalys beslutat genomföra en granskning inom området kompetensförsörjning -rekrytering.

1.2.

Syfte och revisionsfråga

Granskningen syftar till att bedöma om landstingsstyrelsen säkerställt att rekryteringsarbetet bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och med en tillräcklig intern kontroll.

1.3.

Revisionskriterier

Strategisk plan 2016-2018

Landstingsinterna styrande dokument, riktlinjer, policys etc.

1.4.

Kontrollmål

• Finns en ändamålsenlig styrning från landstingsstyrelsen avseende rekryteringsarbetet?

• Finns en ändamålsenlig styrning och systematik avseende verksamheternas rekryteringsarbete?

• Har ansvariga chefer ett tillräckligt stöd i sitt rekryteringsarbete?

Januari 2017

5 av 21

(7)

• Finns en samverkan mellan landstinget och externa aktörer som syftar till att främja ett rekryteringsunderlag?

• Sker en uppföljning av landstingets rekryteringsarbete, såväl ur ett internkontroll- perspektiv som ur ett måluppfyllelseperspektiv?

• Vilken rapportering efterfrågas av landstingsstyrelsen?

1.5. Avgränsning

Granskningen omfattar division Närsjukvård och division Länssjukvård.

1.6.

Metod

Granskningen har genomförts med inledande dokumentinsamling/inläsning/analys av styrande dokument, riktlinjer, rutinanvisningar etc. Även uppföljningsdokument i form av årsredovisning år 2015 och uppföljningsrapporter för år 2016 har insam-

lats/läst/ analyserats.

Inledningsvis genomfördes intervju med HR¹-direktör och HR-strateg (inriktad mot kom- petensförsörjning) tillhörande landstingsdirektörens stab. Intervjuer skedde sedan med ansvarig närsjukvårdschef, division Närsjukvård och ansvarig länschef/verksamhetschef, allmänkirurgi länsklinik och ansvarig vårdchef anestesi/operation/intensivvård Sunderby sjukhus, division Länssjukvård.

Sammanställning skedde sedan av inhämtat material vilket kompletterades med ytterligare inhämtning av uppgifter via centrala HR och landstingsstyrelseprotokoll för år 2016.

Ett underlag till fokusgruppintervju/hearing utarbetades därefter.

Inbjudan skickades för fokusgruppintervju/hearing till division Närsjukvård, division Länssjukvård samt HR (inom landstingsdirektörens stab samt via HR-chef, division Ser- vice till vilken majoriteten av medarbetare inom stödfunktionen HR tillhör) samt ansva- rigt landstingsråd och biträdande landstingsdirektör. Målsättning med inbjudan var att bjuda in såväl företrädare för verksamhetsnivå, divisionsnivå och landstingsnivå.

Vid detta tillfälle deltog 15 intervjupersoner (se bilaga 1) samt för granskningen utsedd kontaktrevisor.

Inhämtat granskningsmaterial är sedan sammanställt i ett utkast till granskningsrapport som intervjuade personer erbjudits möjlighet att faktakontrollera.

Tidsmässigt är granskningen genomförd under perioden september till december 2016.

1 HR - Human resources.

Januari 2017

6 av 21

(8)

2.

Iakttagelser och bedömningar

Norrbottens läns landsting hade enligt delårsrapport per augusti 2016 7 188 anställda.

Största gruppen är sjuksköterskor (2 067) och näst största grupp är vård och omsorgsar- bete (1 646). Gruppen administration motsvarade 871 anställda och läkargruppen 756.

Medelåldern för medarbetarna i landstinget är enligt delårsrapporten 46 år.

För läsaren vill vi poängtera att denna granskning omfattar delprocessen rekrytering vilket är att betrakta som en del av den mer övergripande processen kompetensförsörjning.

2.1.

Finns

en

ändamålsenlig styrning av landstingssty- relsen avseende rekryteringsarbetet?

2.1.1. '>.1.1.1

Iakttagelser Mål för området

Landstingsstyrelsens målsättningar för området rekrytering återfinns i Landstingsstyrel- sens plan.för 2016-2018, inom perspektiv "Medarbetare", delmål "Hållbart arbetsliv"

(delmålet är nedbrutet från fullmäktiges strategiska mål "Attraktiv arbetsgivare").

Framgångsfaktor för delmålet är "Effektiv och strategisk kompetensförsörjning" och indikator för delmålet är antal svårrekryterade yrken. Målsättning är att antalet svårrekryte- rade yrken ska minska. Angivet nuläge enligt styrande dokument för antalet svårrekryte- rade yrken var år 2014 8 yrken och år 2013 9 yrken. Beskrivning av indikatorns innebörd saknas men vi har erhällit uppgift om att indikatorn innebär ett yrke där tillgången är mindre än behovet sett över hela landet (se även avsnitt 2.5.1). Vid intervjuer framkommer att indikatorn och målsättning för delmålet inte är känd för majoriteten av intervjuade/ deltagare.

I styrelsens plandokument (S-4-5) finns även skrivningar gällande kompetensförsörjning och kompetensutveckling.

2.1.1.2. Strategi, handlingsplan och medarbetarpolicy

Kompetensjörsörjningsstrategijör Norrbottens läns landsting²(antagen maj 2014 av LS) anger hur landstinget ska arbeta med området kompetensförsörjning, att strukturera och systematisera landstingets gemensamma övergripande aktiviteter samt prioritera insatser på kort och på lång sikt. Målsättning med kompetensförsörjningsmodellen är:

"Att ha rätt person på rätt plats i rätt tid, för att uppnå målen om en tillgänglig, sä- ker, kunskapsbaserad, ändamålsenlig, jämlik och effektiv verksamhet."

Framgångsfaktorer för en effektiv kompetensförsörjning anges vara att lyckas attrahera rätt medarbetare, rekrytera dessa genom en effektiv process, skapa möjligheter för ut- veckling på kort och lång sikt samt lyckas med att behålla rätt medarbetare genom att vara en attraktiv arbetsplats samt avluta anställningen på ett professionellt sätt.

2 Kompetenförsörjningsstrategi för Norrbottens läns landsting. 15 april 2014.

Januari 2017

7 av 21

(9)

En prioriterad åtgärd gällande rekrytering är att:

"Samordna arbetet med rekryteringsinsatser, hitta nya vägar att rekrytera, för- medla en gemensam enhetlig bild av landstinget som arbetsgivare och arbeta aktivt med komptensväxling."

Kompetensförsörjningsprocesen, ARUBA åskådliggörs även i figurform (Se bilaga 2).

Handlingsplan för kompetensjörsörjning (godkänd november 2014 av landstingsdirektör och ledningsgrupp) anges utgå från ovan strategi, fullmäktiges strategiska plan och landstingsstyrelsens plan. Beskrivning finns av handlingar och aktiviteter på en landstingsöver- gripande nivå som ska skapa förutsättningar för att ha rätt person på rätt plats i rätt tid.

Gällande rekrytering anges följande aktiviteter:

"Utveckla en landstingsövergripande rekryteringsprocess."

"En väg in", samtliga sjuksköterskor och undersköterskor anställs och lönesätts."

"Riktlinjer och samordning av utlandsrekrytering"

Aktiviteterna åskådliggörs i tabellform där även utsedd ansvarig, mål samt uppfölj- ning/kommentar finns angivna för samtliga förutom sista aktiviteten. En revidering av handlingsplanen uppges ske under hösten 2016. Vidare anges att målsättning för kommande år är att synkronisera och integrera såväl kompetensförsörjningsstrategin som handlingsplanen med landstingets styrprocess.

Landstingets medarbetarpolicy (antagen av fullmäktige april 2016) uppges även vara ett styrande dokument för landstingets rekryteringsarbete. Här anges att; chefer och medarbetare aktivt arbetar med uppgifts-/kompetensväxling och säkerställer att rätt kompetens gör rätt saker.

2.i.i.3. Uppdrag frän landstingsstyrelsen till verksamheten

Flera uppdrag gällande såväl rekryteringsområdet som kompetensförsörjningsområdet har lämnats av landstingsstyrelsen till landstingsdirektör. Vid intervju anges att grundläg- gande intention med samtliga uppdrag är det övergripande målet med kompetensförsörj- ningen men även målet att uppnå rätt använd kompetens (RAK) inom hela verksamheten lyfts i detta sammanhang. Följande uppdrag anges i landstingsstyrelsens plan:

../ att arbeta med breddade rekryteringsvägar och utveckla samverkan kring integrat- ion

../ ta fram en övergripande medarbetarpolicy ../ utveckla systematisk kompetensväxling3

../ arbeta aktivt och systematisk för att minska sjukfrånvaron

3 Definition i kompetensförsörjningsstrategi: ''Ta tillvara på den kompetens och kunskap som finns hos personal som slutar och överföra den till ny personal, samt hitta optimal bemanningsstrukturer anpassat efter tillgång och behov (sid.6)".

Januari 2017

PwC

8 av 21

(10)

./ utveckla samverkansformer med berörda aktörer för att tidigt skapa kontakt med nyanlända som har kompetens inom landstingets verksamhetsområden

Utöver dessa anges att ett uppdrag lämnats från landstingsstyrelsen till HR-avdelningen, gällande att utarbeta en avslutningsenkät till medarbetare som avslutat sin anställning.

Följande aktiviteter uppges även de vara att betrakta som en styrning från landstingsstyrelsen gällande granskningsområdet. Aktiviteterna anges på sikt ge positiva effekter för rekryteringsområdet:

./ Utse vissa hälsocentraler till utbildningshälsocentraler. Aktivitet för att långsiktigt arbeta för att minska antalet vakanser av allmänläkare inom primärvården . ./ VNS (Vårdnäraservice-projekt) inom ett antal verksamheter. Innebär att stöd-

funktioner avlastar omvårdnadspersonal med serviceuppgifter vid vårdavdelning- ar .

./ Kommande regionala utvecklingsansvaret i länet förväntas även innebära ytterligare möjlighet att ta ett ansvar för länets kompetensförsörjningsutmaningar.

Landstingsstyrelsens beslut att höja studieförmåner och satsa på utbildningstjänster uppges även vara ett sätt för hur styrelsen styr det långsiktiga rekryteringsarbetet inom landstinget.

? 1.2 Bedömning

Vår bedömning är att landstingsstyrelsens styrning av landstingets rekryteringsarbete till övervägande del är ändamålsenlig.

Landstingsstyrelsens styrning av organisationens rekryteringsarbete utläses i styrande dokument (plan och strategidokument) och i uppdrag som givits till landstingsdirektören.

Samtidigt bedömer vi mot bakgrund av vår granskning att landstingsstyrelsens delmål för området rekrytering, målsättning och innebörd av delmålets indikator inte är känt inom verksamheterna. Vi menar att styrelsen har ansvar och bör ta initiativ till att göra antagna mål kända och förankrade inom verksamheterna. Allt för att säkerställa att arbete sker inom verksamheterna för att uppnå fastställda mål.

Granskningen visar att intentioner finns att integrera landstingets kompetensförsörj- ningsarbete i styrprocessen än tydligare vilket vi ser som positivt. Det mot bakgrund av att hälso-och sjukvård är en personalintensiv verksamhet. Tillgång till adekvat kompetens är en avgörande förutsättning för att verksamhetens uppdrag ska kunna verkställas.

2.2.

Finns

en

ändamålsenlig styrning och systematik

i

verksamheternas rekryteringsarbete?

2 2.1. Iakttagelser

Som angavs i tidigare avsnitt, finns en antagen kompetensförsörjningsstrategi och handlingsplan med angivna aktiviteter gällande rekryteringsområdet, och målsättningen fram- över är att integrera denna i landstingets styrprocess. Vi finner i styrande dokument för

Januari 2017

9 av 21

(11)

division Närsjukvård och division Länssjukvård gällande år 2016 (divisionsplan) skrivningar såväl gällande kompetensförsörjningsområdet som vårt granskningsområde rekrytering. Angivna målsättningar och fokusområden samt uppföljningsindikatorer /mätetal för dessa anges. Divisionens mål kan även spåras i de verksamhets/ enhetsplaner vi tagit del av. Landstingsstyrelsens indikator (se även avsnitt 2.1.1.1) "svårrekryterat yrke" åter- finns inte i divisionernas plandokument.

Vid inledande intervjuer uppges att styrningen för området rekrytering i verksamheterna inte uppfattas vara tydlig. Vid fokusgruppsintervju/hearing ges en bild av att när verksamheten är i en rekryteringssituation, där kandidater finns att tillgå, uppfattas rekryteringsarbetet som tydligt styrt. Uppfattningen är att det finns policys, riktlinjer och rutiner i en tillräcklig omfattning gällande denna del av rekryteringsarbetet. Styrningen av övrigt rekryteringsarbete/aktiviteter inom verksamheterna beskrivs däremot som mer otydligt.

Grundproblemet som chefer och övriga intervjuade uppger avseende rekryteringsarbetet är att det finns ett otillräckligt rekryteringsunderlag. En hög omsättning av sjuksköterskor lyfts även som en avgörande faktor som påverkar enheternas rekryteringsarbete.

Vid fokusgruppsintervju anges organisationen ha en styrka genom att chefer och stöd- funktionen HR är engagerade i rekryteringsområdet. Vi har vid såväl de inledande intervjuerna som vid fokusgruppintervjun, erhållit uppgifter om att ett aktivt arbete sker inom verksamheterna med kompetensväxling mellan yrkeskategorier. Ett utvecklingsområde anges vara att arbeta på ett mer strukturerat vis gällande det långsiktiga rekryteringsarbete, men även vad gäller området "attrahera medarbetare". Vi finner inom ramen för vår granskning att det inte tagits fram ett underlag som för en landstingsövergripande nivå åskådliggör vilket behov som finns av kompetens (utifrån organisationens uppdrag) kontra den tillgängliga och befintliga kompetens som finns inom organisationen. Vi har erhållit beskrivningar om att det inom divisionerna i varierande utsträckning pågår ett arbete med att ta fram kompetensförsörjningsplaner där kommande kompetens- / rekryteringsbehov inom verksamheten åskådliggörs.

Inom ramen för vår granskning har vi erhållit redogörelser för systematiska aktiviteter såväl på central nivå som inom verksamheterna med koppling till rekryteringsområdet.

Riktade och strukturerade insatser har skett för att minska bristen på specialistutbildade sjuksköterskor. Arbete påbörjades under år 2014 genom en särskild handlingsplan på uppdrag av landstingsdirektör, och i samarbete med verksamhet och HR-stöd. Verksam- heter som har behov av fler specialistsjuksköterskor har möjlighet att bevilja och bekosta studieförmån till medarbetare som genomgår vidareutbildning. Ett rekryteringsförfarande sker av intresserade och medarbetare som tecknat studieavtal erhåller studieförmån under utbildningstiden. Dessa förbinder sig även att efter avslutad utbildning arbeta inom den avtalstecknande verksamheten.

Från år 2016 infördes centralt finansierade utbildningstjänster på initiativ av landstingsstyrelsen. Kriterier för utbildningstjänsterna är att de ska minska behovet av inhyrd bemanning och möjliggöra kompetensväxling.

Traineeprogram förekommer även inom vissa verksamheter. Det innebär en anställning med möjlighet att "prova på" olika verksamheter och innebär att en sjuksköterska "går-

Januari 2017

10 av 21

(12)

vid-sidan-om" en mer rutinerad kollega. Syftet är att ge en bättre inblick om vad arbetet innebär.

Även att individanpassa sjuksköterskors introduktion uppges vara ett led i verksamhetens karriärsvägsarbete.

En satsning initierad frän centralt håll gällande kompetensbaserad rekrytering har under hösten 2016 skett inom landstingets verksamheter. Detta innebär en metod och verktyg för en mer systematiserad och kvalitetssäkrad rekrytering, vilket även anges vara ett sätt att möjliggöra kompetensväxling och säkerställa ett professionellt bemötande av kandidater.

Internationella rekryteringsaktiviteter har under de senaste två åren skett via rekryte- ringsresor till Grekland (hösten 2015 och hösten 2016). Representanter från division Länssjukvård och division Närsjukvård har deltagit, och resorna har genomförts i samarbete med Arbetsförmedlingens Euresavdelning. Målgrupp för rekryteringsresorna har varit läkare, sjuksköterskor och barnmorskor. Av intervjuerna framgår att den språkut- bildning som en utlandsrekryterad medarbetare eventuellt behöver, bekostas av rekryter- ande verksamhet. Uppgift ges om att kostnader för språkutbildning bekostats av lands- tingsverksamheter gällande rekryterade läkare samt för en barnmorska.

Upphandling av inhyrd personal via bemanningsföretag anges vara ett område som har en tydlig styrning och rutindokument finns för hur detta ska ske. Upphandling regleras genom särskilt avtal med leverantörer. I sammanhanget lyfts att verksamheten ibland kan ha önskemål om att upphandla en specifik läkare utifrån dennes kompetens, men att det kan vara svårt att tillmötesgå dessa önskemål utifrån lagbegränsningar.

AT-läkares utbildning har en central styrning och finansiering och den utbildningen anges vara tydligare sammanhållen än ST-läkares utbildning. Den senare gruppen finansieras på kliniknivå. I sammanhanget uppges det finnas ett behov av ytterligare AT-platser i länet och konsekvenser av att intresserade inte kan erbjudas en placering är att dessa istället söker sig till annat landsting/region. Intervjuade menar även att organisationen i viss mån är att likna vid en "plantskola" och exportör av utbildade läkare till de största regioner- na/landstingen i landet.

I landstinget kompetensförsörjningsstrategi anges att en prioriterad åtgärd är att indivi- duell lönesättning ska tillämpas och med en tydlig koppling till prestation utifrån verksamhetens mål. Rutindokument för hur lönesättning ska ske i samband med rekryteringsarbete och nyanställning av medarbetare av nyanställda medarbetare finns. Syftet med rutinen är att arbeta mer likartat ur ett koncernperspektiv som motverkar intern konkur- rens. Trots rutinen får vi en bild att det finns funderingar om vilket handlingsutrymme varje enskild chef har och vem som egentligen ansvarar för lönesättningsfrågan. I sammanhanget får vi även en bild av att det för cheferna inte är tydligt vad arbetsgivaren kan erbjuda utöver själva lönen till en enskild rekryteringskandidat.

2.2.2. Bedömning

Vår bedömning är att en ändamålsenlig styrning och systematik av verksamheternas rekryteringsarbete endast finns i begränsad utsträckning.

Januari 2017

PwC

11 av 21

(13)

I Vi bedömer att intentionerna av landstingets övergripande kompetensförsörjningsstrategi och handlingsplan går att spåra i divisionernas styrande dokument. Däremot finner vi inte att styrelsens delmål och indikator för måluppfyllelse är inkluderat. Som tidigare nämnt bedömer vi inte att styrelsens antagna delmål, målsättning och indikator är känt inom verksamheterna.

Vidare bedömer vi att det endast i vissa delar av verksamheternas arbete med rekryte- ringsområdet bedöms finnas en tydlig och ändamålsenlig styrning. Ett utrymme finns att tydliggöra styrningen av området rekrytering som helhet för landstingets ansvariga chefer, och det även i förhållande till landstingets gällande kompetensförsörjningsmo- dell/process.

Vi bedömer att det i nuläget saknas ett sammanställt underlag som tydliggör vilket nuvarande och kommande behov av kompetens/personal arbetsgivaren (landstinget) har i för- hållande till sitt verksamhetsuppdrag. Samtidigt som vi inom ramen för vår granskning får en bild av att verksamheternas grundproblem inom rekryteringsområdet är att det inte finns kandidater att tillgå i samband med ett rekryteringsbehov. Ett sådant underlag menar vi även kan vara värdefullt för att uppnå en tydligare styrning gentemot antagna mål för området rekrytering (och tillika området kompetensförsörjning). Att identifiera eventuella kommande behov av kompetens/personal kan liknas vid ett riskanalysarbete för verksamheten, som även kan medföra att eventuella konsekvenser av en bristande tillgång identifieras.

Vi ser att goda förutsättningar till ett förbättrat arbete med rekryteringsområdet finns inom organisationen i form av stort engagemang hos organisationens chefer och HR- funktioner. Samtidigt menar vi att de oklarheter chefer upplever kring lönesättningsom- rådet bör identifieras och hanteras så att cheferna blir än mer stärkta i sin arbetsgivarroll.

2.3.

Finns ett till1·äckligt stödför chefer

i

sitt rekryte- ringsarbete?

2.3.1. Iakttagelser

Att utbilda chefer och ge dem stöd i deras ledarroll anges som en prioriterad åtgärd i landstingets kompetensförsörjningsstrategi. Sammantaget får vi av intervjuer en bild av att chefer till övervägande del upplever att det finns ett tillräckligt stöd vad gäller metoder och rutiner i samband med att en medarbetare ska rekryteras. Huvudproblemet, som även tidigare angivits, är istället tillgången till kandidater.

Landstingets rekryteringsprocess finns åskådliggjord via en schematisk figur på landstingets intranät, och respektive delsteg i processen är klickbart som innebär att ytterligare information om respektive delsteg nås. Här återfinns även anvisningar, rutinbeskrivning- ar och webblänkar.

Ett webbrekryteringsstöd, HR manager, används inom organisationen när rekrytering av medarbetare sker. Via systemet sker publicering av rekryteringsannons, ansökningshante- ring och kommunikation med sökande kan ske.

Vid intervjuer ges beskrivningar att de chefer som inte är "första linjens" chefer upplever sig ha tillräckligt med stöd gällande rekryteringsarbetet. Vi får även beskrivet att en stor

Januari 2017

12 av 21

(14)

del av det rekryteringsarbete ansvariga chefer för en "dygnet-runt- verksamhet" ägnar sig åt och upptar chefstid innebär att tillsätta behov av korttidvikariat.

En bemanningsenhet finns inom organisationen placerad vid Sunderby sjukhus. Enhetens medarbetare bistår viss verksamhet vid Sunderby sjukhus gällande förmedlande och till- sätta kandidater (undersköterskor, sjuksköterskor, barnsjuksköterskor och vidareutbil- dade/specialistsjuksköterskor) vid kortare vikariatsbehov. Vid övriga sjukhus i länet saknas tillgång till bemanningsenhet.

Det uppges idag saknas ett IT-stöd för det arbete medarbetarna vid bemanningsenheten utför gällande tillsättning av korttidsvikariat. SMS-utskick används till tänkbara vikarier, men övriga arbetsmoment kräver en manuell hantering. Önskan är ett IT-stöd som är integrerat med landstingets HR-system (utbytt under år 2015) och arbete pågår för att uppnå detta. Projektledare har utsetts och projektplan är under utarbetande. Behovet om IT-stöd har varit aktuellt sen bemanningsenheten bildades och det anges inte vara möjligt för bemanningsenheten att bistå fler sjukhus i länet gällande korttidsrekrytering förrän ett IT-stöd finns tillgängligt.

Vid fokusgruppintervju framkommer att det finns en efterfrågan på stöd från HR- funktionen samtidigt som att det finns en otillräcklig kännedom om vad HR-funktioner kan bistå organisationens chefer med. T.ex. saknas kännedom om vilket stöd chefer kan få gällande utlandsrekrytering och tydligare information efterfrågas gällande AT-

utbildningsverksamheten. Chefernas behov av HR-stöd uppges ha aktualiserats vid förbe- redelser och dialoger inför tidigare organisationsförändring. En tydligare intern kommunikation gällande organisationens HR-funktionen identifieras vid fokusgruppintervjun som ett utvecklingsområde.

2.:J.2. Bedömning

Vår bedömning är att chefer endast gällande vissa delar av rekryteringsområdet upplever sig ha ett tillräckligt stöd.

Vi bedömer att chefer till övervägande del har ett tillräckligt stöd när en kandidat finns tillgänglig vid en rekryteringsprocess. Vad gäller det mer kortsiktiga rekryteringsarbetet bedömer vi däremot att det idag finns chefer som har ett otillräckligt stöd. Endast vissa verksamheter vid ett av länets sjukhus har en möjlighet att få hjälp av bemanningsenhet vad gäller korttidsrekrytering.

Vidare bedömer vi att det idag finns en otillräcklig kännedom om vad medarbetare inom landstingets HR- funktion kan bistå chefer med inom rekryteringsområdet. Ytterligare behov av information bedöms finnas om vilket stöd chefer har att tillgå vad gäller rekryteringsarbetet de ansvarar och arbetar med.

Januari 2017

13 av 21

(15)

Finns en samverkan mellan landsting och exter- na aktörer somfrämjar ett rekryteringsun- derlag?

Iakttagelser

Det finns en skrivning i landstingets kompetensförsörjningsstrategi om att en prioriterad åtgärd är att landstinget ska vara en lärande organisation med en stark kunskapsstyrning som påverkar lärosäten och andra utbildningsanordnare, samt verkar som en profession- ell utbildningsaktör.

Inom ramen för vår granskning erhåller vi en bild av att det finns etablerade samverkans- relationer och forum med flera externa aktörer vad gäller utbildningsområdet. Samarbete med aktörerna innebär möjlighet att arbeta för utökade utbildningsplatser, vilket ses som ett sätt att minska antalet bristyrken inom organisationen.

Medarbetare vid landstingets utvecklingsavdelning, landstingsdirektörens stab, har i uppdrag att arbeta med studenter och den utbildning som sker inom landstingets verksamheter (VFU - verksamhetsförlagd utbildning). Vi erhåller uppgift om att det varje år är cirka 1800 studenter som inom ramen för sin utbildning genomför en del av sin utbildning inom landstinget. Antalet studenter anges öka när antalet utbildningsplatser ökar hos utbildningsaktörerna. Det anges ibland finns begränsningar avseende möjligheten att kunna erbjuda en utbildningsplats och ta emot studenter för VFU inom de verksamheter som har stort rekryteringsbehov att erbjuda utbildningsplats.

I avtal regleras samarbetet med de olika utbildningsaktörerna, och avtalen kan vara olika utformade vad gäller detaljregleringen. Landstingsråd har under år 2016 undertecknat ett samarbetsavtal med Luleå tekniska universitet och det ses som värdefullt.

Ett långvarigt samarbete finns med Luleå tekniska universitet och aktören beskrivs som lyhörd för landstingets behov.

Landstinget samverkar även med Umeå universitet gällande den regionaliserade läkarut- bildningen (RLU).

Ett samarbete med YH (yrkeshögskola) gällande utbildning av medicinska sekreterare och tandsköterskor.

Länets kommuner anordnar vård-och omsorgsutbildningar, och samarbetet med dessa utbildningsaktörer lyfts som värdefullt eftersom studentgruppen är en betydelsefull rekcy- teringsbas både kortsiktigt men framförallt ur ett långsiktigt perspektiv för landstingets hälso- och sjukvårdsverksamhet. Certifiering av vård-och omsorgsutbildning är möjligt till "Vårdcollege" och landstinget är medfinansiär avseende vård och omsorgscollege. Det uppges finnas kommuner som inte bedriver någon vård-och omsorgsutbildning.

Även betydelsen av att kunna påverka nationella utbildningsanordnare utifrån organisationens kompetensbehov t.ex. BMA (biomedicinska analytiker), lyfts gällande samverkan med utbildningsaktörer.

Januari 2017

14 av 21

(16)

En annan prioriterad åtgärd i landstingets kompetensförsörjningsstrategi är att attrahera framtidens medarbetare genom ett tydligt och enat arbetsgivarvarumärke. Att ha tidiga kontakter med ungdomar och medarbetare som marknadsför landstinget sker genom del- tagande vid student-/rekryteringsmässor. Det anges vid dessa tillfällen vara av vikt att tydliggöra arbetsgivarens koncernperspektiv, samtidigt som verksamhetsrepresentanter menar att intresserade studenter även har behov av få inblick om vad det innebär att arbeta inom en viss verksamhet genom att få möta yrkesverksamma från olika verksamheter ses som ett sätt. Fokusgruppen lyfter även att kontakt med studenter som genomför stu- dier, t.ex. läkarutbildningen, utomlands kan vara av vikt.

Andra externa samarbetsparter landstinget har gällande rekryteringsområdet är länssty- relsen, Migrationsverket och AF (arbetsförmedlingen).

2 4.2 Bedömninq

Vår bedömning är att en samverkan som syftar till att främja ett rekryteringsunderlag finns med externa aktörer.

Etablerade forum med externa aktörer finns där organisationens representanter har möj- lighet att lyfta kompetensbehov. Samtidigt finns indikationer om ett förbättringsutrymme vad gäller forum med nationella utbildningsaktörer.

Sker uppfO(jning av rekryteringsarbetet ur

inM

ternkontrollM och måluppfyllelseperspektiv?

Iakttagelser·

Vid intervjuerna anges det inte finns några specifika nyckeltal för att följa landstingets rekryteringsarbete. Området beskrivs vara en del i helhetsarbetet för att minska inhyrd personal, minska kostnaderna för övertid och säkerställa att en bemanning finns som möjliggör att verksamheterna når sina mål. Som beskrivits tidigare är rekrytering en del- process i kompetensförörjningsprocessen.

Som angavs i avsnitt 2.1.1.1 finns angiven indikator "svårrekryterade yrken" för delmålet landstingsstyrelsen har inom perspektiv "Medarbetare" och dess måluppfyllelse. I årsre- dovisning för år 2015 åskådliggörs att måluppfyllelsen inte är uppnådd. Detta innebär att antalet svårrekryterade yrken inte minskat. Utvecklingen anges med symbol vara en för- sämring (pil nedåt). Redovisningen anger inte hur många svårrekryterade yrken det per december år 2015 fanns i landstinget. Ingen angiven definition finns i dokumentet gäl- lande svårrekryterade yrken.

Av de uppgifter vi har tagit del av framgår följande vad gäller svårrekryterade yrken för åren 2015 och 2014:

Svårre/...'TUterade yrken år 201&>

Gynekolog Tandsköterska Ogonläkare Barn psykiatriker Tandläkare

Januari 2017

Läkare -psykiatri Läkare -allmänmedicin

Specialistsjuksköterska: intensivvård Specialistsjuksköterska: distrikt Specialistsjuksköterska: operation.

Specialistsjuksköterska: ögonsjukvård Barnmorska

Medicinska sekreterare Audionom

BMA (Biomedicinsk analytiker)

15 av 21

(17)

Svlirrekruterade yrken år 2014

Patolog4 Specialistsjuksköterska: operation

Läkare - barnspecialiteter Specialistsjuksköterska: intensiwård Läkare - psykiatri Specialistsjuksköterska: barn Läkare -allmänmedicin Barnmorska

BMA (Biomedicinsk analytiker)

Ett svårrekryterat yrke beskrivs innebära att tillgången av en personalkategori är mindre än behovet sett över hela landet. Uppgifter inhämtas från landstingets eget datasystem, SKL's (Sverige kommuner och landsting) personalstatistik och antalet sökande per befatt- ning i landstinget. Vidare anges att uppgifterna kvalitetssäkras av divisionernas HR- chefer.

Vid fokusgruppintervju framkommer att beskriven definition av ett svårrekryterat yrke inte är känt för majoriteten av deltagarna. Synpunkter lyfts även vid fokusgruppintervjun om vem som gör en riskanalys utifrån att angiven målsättning inte uppfyllts.

I årsredovisning 2015 finns även andra uppföljningsbeskrivningar som vi uppfattar har bäring på rekryteringsområdet, men som inte utgår från mått för måluppfyllelse.

Pensionsavgångar: I tabellform redovisas antalet förväntade pensionsavgångar för år

2016-2025 fördelat per sju grupper. Grupperna sjuksköterskor och vård/omsorg är de som år 2016 förväntas ha flest pensionsavgångar, 35 stycken.

Personalomsättning: I årsredovisningen anges att personalomsättningen totalt på en landstingsövergripande nivå minskat från föregående år (sju procent) till fyra procent.

Personalomsättningen uppges beräknas genom att totala antalet externa avgångar divide- ras med genomsnittligt antal anställda under året. Enligt uppgift hade division Närsjuk- vården år 2015 en personalomsättning motsvarande fem procent, och division Länssjuk- vård år 2015 fyra procent. Vid inledande intervju får vi ta del av uppgifter som anger att vissa enheter med dygnet-runt-verksamhet inom verksamhetsområdet har en personal- omsättning på cirka 40 procent. Reservation finns däremot från verksamhetsföreträdare om denna statistik är uträknad på samma sätt som på en central nivå.

Attraktiv arbetsgivare enligt medarbetarundersökning: I årsredovisningen anges att ge- nomförd medarbetarundersökning visat ett förbättringsutrymme vad gäller bilden av landstinget som attraktiv arbetsgivare. Detta innebär att få medarbetarna att vara ambas- sadörer och stolta förebilder internt, att vara ansiktet utåt och att rekommendera landstinget som arbetsgivare. Följande skattningsfrågor fanns i enkäten:

"Norrbottens läns landsting är en attraktiv arbetsgivare"

"Jag är stolt över att jobba i Norrbottens läns landsting"

"Jag kan rekommendera andra att arbeta inom Norrbottens läns landsting"

"Norrbottens läns landsting uppmuntrar arbete med ständiga förbättringar"

4 Patologi är under 2015 helt utlagt på externa leverantörer, och betraktas därför inte längre som ett bristom- råde inom NLL trots att det nationellt är ett bristyrke.

Januari 2017

16 av 21

(18)

Resultatet för 2015 års medarbetarundersökning anges vara gult (strax under 60, max är

100). Det innebär att resultat är bra, men att det finns förbättringspotential. Kommenta- rer ges även vid intervjuer om att utrymme finns för att arbeta mer med arbetsgivarens attraktivitet och att tillvara "goda ambassadörer" inom organisationen. De intervjuade anser att ambassadörer för organisationen är av betydelse för landstinget rekryteringsarbete. Vid fokusgruppsintervjun lyfts även att medarbetarundersökningar visar att medarbetarna är mer positivt inställda till sin egen verksamhet än till organisationen/koncernen ur ett attraktivitetsperspektiv.

5 J.1 Uppföljning undet år 2016

Uppföljning av styrelsens mål sker även delårsvis, och i delårsrapport per augusti 2016

anges att måluppfyllelsen inte är uppnådd vilket innebär att antalet svårrekryterade yrken inte minskat. Utvecklingen anges som en försämring med pilsymbol. Antal svårrekryte- rade yrken anges inte.

I uppföljningsdokument "Divisionernas månadsrapporter August 2016" finns ingen upp- följning av antalet svårrekryterade yrken. Däremot finns en uppföljning utifrån respektive divisions styrkort ett antal skrivningar gällande perspektiv "Medarbetare".

Division Närsjukvård anger att divisionens huvudsakliga ekonomiska problem är utifrån personalsituationen. Problem att rekrytera och behålla sjuksköterskor på vårdavdelningar och en stor brist på allmänläkare i primärvården. Vidare redovisas kostnader för inhyrd personal.

Division Länssjukvård anger gällande inhyrd personal Oäkare och sjuksköterskor) att en minskning prognostiseras i Sunderbyn. Däremot prognostiseras en ökning av inhyrd personal för dessa yrkeskategorier i Malmfältsområdet. Månadsrapporten anger även aktiviteter divisionerna gjort eller planerar att göra för att uppnå divisionernas målsättningar för perspektivet.

De dialoger divisionsledning har med varje verksamhetsområde två gånger per år anges även vara ett sätt att följa upp resultat och planera förbättringar så att verksamhetens mål kan nås under året.

2.5 1.2 Övriga uppföljningar

Rekryteringsarbetet anges till viss del även kunna följas upp genom att antal sö-

kande/tjänst i webbrekryteringsstödet följs, samt antalet visningar/spridningar av rekry- teringsannonser på sociala medier och andra digitala kanaler.

En strukturerad uppföljning av rekryteringsresorna som skett (se avsnitt 2.2.1) uppges ske tillsammans med Arbetsförmedlingens representant. Det uppges inte finnas uppgifter om hur stor andel av de som rekryteras till landstinget totalt sett är rekryterade, eller är utbildade, i annat land än Sverige. De som anställts som en följd av riktade utlandsrekryte- ringsinsatser uppges vara yrkeskategorierna; läkare, sjuksköterskor och barnmorskor.

Vid förfrågan gällande uppföljning av studenter som genomfört någon form av utbildning inom landstingets verksamhet erhåller vi uppgifter om att det sker en uppföljning av lä- karstudenter (AT) men inte på motsvarande sätt för andra studentgrupper. Cirka 70 procent av AT-läkarna anges bli kvar inom organisationen.

Januari 2017

17 av 21