pwc Revisionsrapport

(1)

BoRehnberg

Certifierad kommunal revisor

Linda Marklund Certifierad kommunal revisor

ErikJansen Revisionskonsult Mars2017

pwc

www.pwc.se

Revisionsrapport

(2)

I

Innehåll

Sammanfattning ... 3

1.

Inledning ... 4

1.1.

Inledande information om organisationsförändring ... -4

1.2.

Bakgru nd ... ... 4

i.3. Syfte och kontrollområden ... .. 5

i.4. Revisionskrit erier ... 5

i.5. Metod ... ... 5

i.6. Avgränsning ... ... .. 6

2.

Iakttagelser och bedömningar ... 7

2.1.

Ändamålsenlighet ... 7

2.1.1. Kontrollområden och iakttagelser ... 7

2.1.2. Bedömning ... u 2.2.

Intern kontroll ... ....

11

2.2.1. Kontrollområden och iakttagelser ... 11

2.2.2. Bedömning ... 15

3. Avslutning ... ... 16

3.L Sammanfattande revisionell bedömning .... ... 16

Mars 2017 Region Norrbotten

1 av 16

(3)

Marie Lindblad

Certifierad kommunal revisor Uppdrags ledare

PwC

BoRehnberg

Certifierad kommunal visor Projektledare

2 av 16

(4)

Sammanfattning

På uppdrag av landstingets revisorer har PwC genomfört en granskning av den nybildade avropsfunktionen. Granskningen tar utgångspunkt från kommunallagens revisions- kapitel. Granskningen har inriktats mot följande områden;

Införande av avropsfunktion

Roller, ansvar och beslutsbefogenheter Styrning och kontroll

Resultat och effekter

Utifrån genomförd granskning görs en sammantagen revisionell bedömning att arbetet med avropsfunktionen till övervägande del bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Den interna kontrollen inom granskade områden bedöms till övervägande del vara tillräcklig.

Resultat och underlag för gjorda bedömningar redovisas i följande avsnitt.

Brister och utvecklingsområden som noteras i granskningen rör följande:

Ansvarsfördelning och beslutsorganisation avseende verksamhetsorganisationen har inte reglerats i styrelsens reglemente och delegationsordning.

Behov att förtydliga ansvars- och rollfördelningen mellan avropsfunktionen och verksamheterna.

Höja avropsfunktionens legitimitet bland verksamhetschefer.

Säkerställa att avropsfunktionen skapar nytta i form av att underlätta/frigöra tid för verksamheterna.

Fastställa formerna (när, hur, vem) för att följa upp och utvärdera resultat och ef- fekter av bildandet av central avropsfunktion.

3 av 16

(5)

1. Inledning

1.1. Inledande information om organisations.förändring

Vi inleder denna granskning med följande förtydligande information:

Riksdagen röstade i oktober 2016 igenom regeringens förslag att skriva in Norrbotten i den lag som reglerar det regionala utvecklingsansvaret. Norrbottens läns landsting bytte den 1januari namn till Region Norrbotten. Detta innebär att från den 1januari 2017 betecknas landstingsfullmäktige och landstingsstyrelsen i stället regionfullmäktige och regionstyre/sen.

Denna granskning genomfördes inom ramen för 2016 års revision, innan ovan beskrivet lagrum trätt i kraft. Med anledning av detta används benämningen landsting, och inte region, i denna granskningsrapport.

1.2. Bakgrund

Regionens revisorer har mot bakgrund av väsentlighet och risk beslutat att genomföra en granskning av arbetet med avropsfunktionen.

Revisorernas tidigare granskning av inhyrd personal (år 2015) visade att upphandling och avrop av inhyrd personal inte skedde på ett ändamålsenligt sätt samt att dåvarande lands- tingsstyrelsens interna kontroll i sammanhanget var otillräcklig. B land de brister som identifierades fanns:

Den aktuella upphandlingen byggde inte på en kravspecifikation som verksamhet- erna i tillräcklig omfattning varit delaktiga i att utarbeta.

Inhyrning av personal skedde endast delvis i enlighet med tecknade ramavtal och landstingets regelverk.

Den interna kontrollen i samband med fakturahantering av inhyrd personal var otillräcklig.

Verksamheterna fortsatte att i relativt hög utsträckning använda sig av icke avta- lade leverantörer.

Landstingets regler för attest hade inte följts då ett flertal uppenbart felaktiga fak- turor tillåtits passera.

Granskningen visade även att beslut fattats att från och med år 2015 införa en avrops- funktion. Syftet med den tilltänkta avropsfunktionen var bland annat att effektivisera av- ropshanteringen och förbättra kontrollen av avrop och fakturering.

Brister i arbetet med avropsfunktionen riskerar att leda till att verksamheten inte bedrivs på avsett sätt, fortsatta brister i den interna kontrollen samt ekonomisk förlust för lands- tinget.

Revisionsobjekt i denna granskning är landstingsstyrelsen.

Mars 2017 Region Norrbotten PwC

4 av 16

(6)

1.3. Syfte och kontrollområden

Revisorernas uppdrag regleras i kommunallagen kapitel 9. Syftet med granskningen är att bedöma om arbetet med avropsfunktionen bedrivs på ett ändamålsenligt sätt samt med tillräcklig intern kontroll.

Granskningen omfattar följande kontrollområden:

Ändamålsenlighet

• Bildande av central avropsfunktion har fattats av behörigt beslutsorgan

• Införande av avropsfunktion har skett i enlighet med beslut

• A vropsfunktionen fungerar på avsett vis och med avsedda resultat Intern kontroll

• Roller, ansvar och beslutsbefogenheter är tydliga och ändamålsenliga

• Styrning av avropsfunktionen är tillräcklig

• Uppföljning och återrapportering av arbetet är tillräcklig

1.4. Revisionskriterier

Kommunallagen kap

6:7.

Interna beslut avseende avropsfunktionen.

1.5. Metod

Granskningen har genomförts i två etapper. Granskningen har skett enligt nedanstående upplägg och metoder:

Etapp 1 som genomförts under perioden september-november 2016:

• Kartläggning av händelser och granskning av beslut som hittills fattats avseende avropsfunktionen

• Intervjuer med ansvariga för avropsfunktionen samt divisionschef, division service

• På revisionsmötet i december

2016

redovisas en muntlig nulägesrapport Etapp 2 som genomförts under perioden november 2016-mars 2017

• Kompletterande kartläggning av händelser och beslut avseende avropsfunktionen

• Enkät till verksamhetschefer som är tänkta att nyttja avropsfunktionen.

• Kompletterande intervjuer med ansvariga för avropsfunktionen

• Skriftlig avstämning med landstingsråd och landstingsdirektören

• Granskningens resultat sammanställs i en samlad revisionsrapport

• Muntlig och skriftlig slutrapportering avlämnas i samband med revisionsmötet i mars

2017

Den första etappen riktar fokus främst på kartläggning och bedömning av nuläge, medan etapp

2

fokuserar på bedömning av avropsfunktionens funktionalitet.

Innan revisionsrapporten fastställs har de intervjuade getts möjlighet att sakgranska rap- porten. Utöver de som intervjuats/genomförts avstämningar med i granskningen har även landstingets inköpschef getts möjlighet att delta i sakgranskningen.

5 av 16

(7)

1.6. Avgränsning

I tid har granskningen i huvudsak avgränsats till år

2016

och början av år

2017.

Övrig an- gränsning, se syfte och kontrollområden.

6 av 16

(8)

2. Iakttagelser och bedömningar

Inledningsvis skall nämnas att vid tid för denna granskning har Norrbottens läns lands- ting tillskapat ett nytt avtal för inhyrning av läkare till länets hälsocentraler. Avtalet gäller från och med januari

2017

och syftar till att säkerställa att leverantörerna garanteras en viss avropsvolym av landstinget, samtidigt som värdverksamheterna därigenom garante- ras en längre avropsperiod för avropad värdpersonalen. I dialog med företrädare inom di- vision service framhålls att detta skall syfta till bättre personalkontinuitet. I samman- hanget skall därigenom nämnas att bildandet av avropsfunktionen skett under samma år som landstingets ramavtal förändrats. Ramavtalens innehäll har dock ej varit föremål för granskning i denna rapport. I övrigt se syfte, kontrollmål och avgränsning.

2.1. Ändamålsenlighet

I revisorernas uppdrag ingår att granska och pröva om verksamheten bedrivs på ett ända- målsenligt sätt. Med detta begrepp avses att styrelsen verksamheter driver verksamheten i enlighet med interna riktlinjer, lagar och föreskrifter.

I denna granskning har följande kontrollmål valts för att pröva området ändamålsenlig- het:

2.1.1.

Kontrollområden och iakttagelser

2.1.t.L

Beslut om bi1dande a\' central avropsfunktion

I fullmäktiges uppdrag ingår bland annat att besluta om hur den politiska organisationen ska vara utformad samt vilka uppgifter som tilldelas respektive organ. Styrelse och nämn- ders uppgifter dokumenteras i reglementen - som bereds av styrelsen - och fastställs av fullmäktige.

Av landstingsstyrelsens reglemente

(2015-02-25,

vilket var gällande i tid för denna granskning) framgår att i styrelsens uppdrag ingår bland annat att leda, utveckla och sam- ordna förvaltningen av landstingets angelägenheter. När det gäller den politiska organi- sationen har styrelsen fått beslutanderätten att inrätta tillfälli ga utskott. Däremot regleras inte vilket ansvar och vilka beslutsbefogenheter som styrelsen tilldelats när det gäller verksamhetens organisation.

I Sveriges kommuners och landstings (SKL:s) normalförslag för reglementen till styrelser och nämnder (december

2014)

föreslås att reglementet ska omfatta de verkställande orga- nens ansvar för organisation inom verksamhetsområdet.

Av kommunallagen framgår att styrelse och nämnder har möjlighet att delegera besluts- befogenheter till utskott, enskild förtroendevald eller anställd i organisationen. Gransk- ning av landstingsstyrelsens delegationsförteckning

(2015-01-28)

framgår att styrelsen inte delegerat beslutanderätten när det gäller verksamhetens organisation.

I dialog med landstingsdirektören framkommer följande:

7 av 16

(9)

Att inrättande av funktioner /befattningar ses som en del av landstingsdirektörens uppdrag att leda och fördela a rbetet. Detta kan ske så länge som det sker inom fastställd budget. I dessa fall behövs varken politiska beslut eller delega tion.

Att landstinget år

²⁰¹²

påbörjade etapp

¹

i projektet effektiva inköp. Syfte med projektet var att skapa förutsättningar för att underlätta för verksamheterna att fä tillgång till varor och tjänster. Syftet var vidare att inom landstinget ha god kon- troll på avtal och priser, samt förändra inköpsbeteendet för att uppnå kostnadsef- fektiva och smarta inköp.

Att landstingsdirektören i april

2015

har beslutat starta etapp

2

inom projektet. Ett av de prioriterade områdena var inhyrd bemanning. Arbetet resulterade i att pröva modell med avropsfunktion.

Att frå n januari

²⁰¹⁶

permanenta avropsfunktionen i linjen i division Service. Be- slutet har t agits i samråd mellan landstingsdir ektör och divisionschef för division Service.

Att finansieringen av avropsenh eten regleras genom skriftlig överenskommelse mellan division Service och Länssjukvård respektive Närsjukvård inför

^2017.

2.1.1.2.

Införande..

cl\.

avropsfunktion

Styrningen i samband med inrättande av avropsfunktion har framför allt skett genom föl- jande styrdokument :

i.

Implementeringsplan

2.

Aktivitetsplan: del av handlingsplan för division Service

Styrdokumenten har upprättats av implementeringsledare och uppha ndlingsenheten. Syf- tet med implementeringsplanen är att ge en tidsplanering för introduktionsåtgärder, pro- cessen för implementering i linjeorganisationen samt slutligen datum för definitivt införli- vande i linjeorganisationen. I aktivitetsplanen listas en rad aktiviteter, så som bl.a. intro- ducera medarbetare, ta fram mallar, dokument, rutiner samt informationsmaterial till verksamheterna.

Vid våra intervjuer med företrädare för avropsfunktionen framkommer följande:

Att uppdraget och ansvaret att säkerställa att arbetet med avropsfunktionen initie- rats samt fungerat ändamålsenligt ålagts en implementeringsledare.

Att de aktiviteter som initialt bedrevs inom avropsfunktionen var att fokusera på avrop och direktupphandlingar av läkare från bemanningsföretag åt hälsocen- tralerna. För övriga verksamheter ha r avlastning skett i form av råd, stöd och ge- nomförande av direktupphandlingar.

Som kommande aktivitet är planerat att besöka länets h älsocentraler för att infor- mera om avropsfunktionen och dess verksamh et.

Som framgår av metodavsnittet i denna granskning har vi genomfört en webbenkätunder- sökning som ställts till avropsfunktionens kunder inom länets hälsocentraler. Syftet har varit att på bred basis mäta åsikter hos de verksamhetschefer som under

2016

varit av- ropsfunktionens kunder. Enkäten har utformats med sammanlagt 7 frågeområden. Fem

8av16

(10)

frågeområden har varit påståendet som de svarande fått ta ställning till på en femgradig s kala, vilken varit:

"1.

instämmer helt",

"2.

ins tämmer till stor del", "3. Instämmer till viss del", "4. instämmer inte" samt "5. vet eJ/ingen uppfattning". Två frågor har varit så kal- lade fritextsvar där de svarande fått uttrycka fria åsikter som avropsfunktionen och dess inrättande.

Webbenkäten har skickats ut till samtliga verksamhetschefer på länets landstingsdrivna hälsocentraler. Enkäten skickades ut

2017-02-08

och avslutades

2017-02-23.

Efter

⁷

da- gar gick ett påminnelsemail ut till respondenterna med önskemål om att de som ännu inte svarat på enkäten skulle göra så. Enkäten gick ut till 25 verksamhetschefer. Av dessa sva-

rade

21

stycken på enkäten. Detta innebär att enkäten har en svarsfrekvens på 84 %.

I figur

1

nedan redovisas enkätens sjätte fräga, vilken söker fånga verksamhetschefernas syn på inrättandet av avropsfunktionen inom landstinget. Som framgår av figuren svarar 45

%

att de helt eller till stor del instämmer i påståendet att det är tillfredsställande att regionen inrättat en central avropsfunktion för avrop vid inhyrning av personal. Samtidigt svarar 40

%

att de inte, helt eller delvis, instämmer i påståendet.

I 1gur 1. Prnga 6 1 enkäten. På tlicndc Det ar ttllfrcd t Ilande att n-g1onen mruttat ena ntrnl funktion for&\

rop' 1d mh)Tntng 8\ personal I \1lkcn utstmcknmg m tammcr du med p st cndct O\ n?

50,0%

30,0% 30,0%

0,0%

i. instämmer helt 2. instämmer till 3. instämmer till 4. instämmer inte 5. vet ej/ingen

stor del viss del uppfattning

Vid våra intervjuer med företrädare för avropsfunktionen framkommer följande:

Att arbetet med införandet avropsfunktionen i stort upplevs ha fungerat pä ett ändamålsenligt sätt inom avropsfunktionen.

Att personal på avropsfunktionen under

²⁰¹⁶

har genomfört dialog med funktion- ens kunder i syfte att stärka kunskap erna om avropsfunktionens uppdrag och tjänster.

Avropsfunktionen har löpande genomfört utvärdering och revidering av styrande dokument i dialog med företrädare för avropsfunktionens kunder. Vid identifie- rade behov av revidering av styrande dokument har p ersonal inom avropsfunkt- ionen konsulterat såväl chefer inom upphandlingsenheten, som landstingets in- köpschef.

2.i.i.3.

Avropsfunktionen fungerar på avsett sätt och med avsedda resul- tat

I den aktivitetslista för inrättandet av avropsfunktionen som vi fått ta del av listas 44 åt- gärder. Vissa av dessa har beskrivits med tidsplan för när de beräknas vara klara. Aktivi- tetslistan anger även om d en planerade aktiviteten är klar, om den pågär eller ifall den är

9 av 16

(11)

vilande. Eventuella kommentarer finns bifogade vissa av de listade aktiviteterna. Sex akti- viteter anges vara pågående, en aktivitet anges vara vilande medan resterande är rappor- terade som klara. I sammanhanget skall nämnas att den vilande aktiviteten är planeringen för informationsmöten med länets hälsocentraler. Vid våra intervjuer framkommer att bakgrunden till att aktiviteten gällande informationsmöten är vilande beror på en vilja inom organisationen att initialt förankra de nya ramavtalen och avropsfunktionens bildande på ledningsnivå innan informationsmöten sker på länets hälsocentraler. Frågan uppges emellertid endast vara vilande, och beräknas återupptas när klartecken ges om att ledningsnivåns informationsgivning är färdig.

I tabell

1

nedan framgår att av de inkomna dagsbehoven från länets hälsocentraler för in- hyrd vårdpersonal har

100 %

kunnat lösas sedan oktober

2016.

Sett till helåret var målet för andel lösta behov satt till

60 %.

Måluppfyllelsen på helåret är

69,8 %,

vilket alltså är nästan tio procentenheter högre än den satta målbilden.

Tabcll 1. Tabell O\cr inkomna dagsl>CJ10\, losta dagsbchcn, m lbild samt \erkltghet i procent under 2016 gal landc mh) rd \llrdpcrsonal \18 aruopscentmlen.

INHYRD VÅRDPJ.:;RSONAL VIA A VROPSCENTRALEN

Totalt

2016 Jan Feb Mer Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nav Dec ^(ack) Eji Eji

Inkomna da&!!beho,· drift drift 20 Bo ²¹⁰ 310 379 508 498 367 413 340 3125 Eji Eji

Lösta da&!!behov drift drift 20 45 119 140 155 258 323 367 413 340 2180 Mfilhild- Andel lösta (26} >50 >50 >6o >60 >70 >70 >75 >75 >]5 >J5 60,0 Verkli&t andellösta (%} l<>Q,0 56.3 s6.7 45,2 40,9 50,8 64,9 100,0 100,0 100,0 6<),8%

Vid våra intervjuer framkommer att tabell

1

bygger på måltal som formulerats efter att di- visionsplanen för division service

2016-2018

fastställs. Målen är godkända av divisionens ledningsgrupp och hade, om de tillkommit tidigare, funnits m ed i divisionsplanen.

I vår webbenkät ställdes den inledande frågan över hur många av de svarande verksam- h etscheferna som nyttjat avropsfunktionen. En av de svarande hade inte nyttjat avrops- funktionen, övriga hade nyttjat den.

Figur 2. Fraga 11 cnkittcn Har du 1 dm roll som' crksamhctschef nyttjat auopsfunkt1oncn 1nom region Norr botten?

Nej

(n=1) 5%

Ja (n=20) 95%

Syftet med att inrätta en central avropsfunktion var bland annat att underlätta och frigöra tid för verksamhetschefer. Av figur 3 nedan framgår att endast var tredje verksamhetschef upplever att det i verksamheten frigjorts tid genom inrättandet av avropsfunktionen. Mer

10 av 16

(12)

än hälften av de svarande verksamhetscheferna upplever att inrättande av avropsfunkt- ionen inte eller endast i begränsad omfattning underlättat/frigjort tid för verksamheten.

Figur 3. Fråga 3 1 enkäten. P stående· Q\erll)1tnmg a\ arbetsuppgifter till den centrala m ropsfunkt10nen har undcrlättat/frigiort tid for mm \erksamhet -I vilken utstracknmg msUtmmcrdu med påståendet O\'an?

40% 36,8%

21,1%

20%

5,3%

0% . ~-;--~- ~··~->-~~

1. instämmer helt 2. instämmer till stor 3. instämmer till viss 4. instämmer inte

del del

10,5%

5. vet ej/ingen uppfattning

I intervju med företrädare för upphandlingsenheten inom landstinget framkommer att det funnits vårdverksarnheter som inte överlämnat uppgifter om verksamhetens behov av inhyrd personal. I vissa fall har även inrapporterade behov återtagits.

2.1.2.

Bedömning

Den revisionella bedömningen är att granskade områden till övervägande del hanteras på ett ändamålsenligt sätt.

Bedömningen baseras framför allt på följande iakttagelser:

Införande av central avropsfunktion har i hög grad skett i enlighet med upprättade planer (särskild implementeringsplan och aktivitetslista)

En mycket stor andel av de svarande verksamhetscheferna (95

%)

har nyttjat av- ropsfunktionen under år

2016

Avropsfunktionen redovisar god måluppfyllelse för år

2016

avseende att tillgodose verksamheterna med inhyrd vårdpersonal

Brister som noteras i granskningen rör att ansvarsfördelning och beslutsorganisation av- seende verksamhetsorganisationen inte har reglerats i styrelsens reglemente och delegat- ionsordning. En otydlig ansvarsfördelning försvårar bland annat möjligheten till ansvars- utkrävande. Andra utvecklingsområden är att höja avropsfunktionens legitimitet bland verksarnhetschefer samt säkerställa att avropsfunktionen skapar nytta i form av att under- lätta/frigöra tid för verksamheterna.

2.2. Intern kontroll

I revisorernas uppdrag ingår att granska och pröva om den interna kontrollen är tillräck- lig. God intern kontroll kännetecknas av tillförlitliga system och rutiner, aktualitet i anvis- ningar och dokumentation, tydlighet i fråga om ansvar, befogenheter, skyldigheter mm.

I denna granskning av följande kontrollmål valts för att pröva området intern kontroll:

2.2.1.

Kontrollområden och iakttagelser

2.2.1.1.

Roller, ansvar och beslutsbefogenheter är tydliga och ändamälsen- liga

Kommunallagen reglerar i hög grad området inom den politiska organisationen (fullmäk- tige, styrelse, patientnämnd, fullmäktigeberedningar) . Kommunallagen reglerar inte på

11 av 16

(13)

I motsvarande sätt roller och ansvar inom verksamhetsorganisationen. För att säkerställa en god intern kontroll krävs att interna styrdokument upprättas. Intern kontroll kan även kännetecknas av att den/ de som ansvarar för ett område tilldelats beslutsbefogenheter som balanserar med uppdraget.

I denna granskning riktar vi fokus på följande områden:

Roller, ansvar, beslutsbefogenheter inom avropsfunktionen

Roller, ansvar, beslutsbefogenheter mellan avropsfunktionen och verksamheterna

Den övergripande styrningen på politisk nivå kommer främst till uttryck i strategisk plan

2016-2018

och landstingsplan

2016-2018.

Utifrån dessa planer upprättar verksamheten bland annat divisionsplan och handlingsplaner, se tabell

2

nedan.

Tabcll 2. H1ernrk1Sk bild over t} runde dokument mom land tm t

• Landstingsfullmäktiges strategiska plan

• Landstingsstyrelsens plan

• Divisionsplan

• Aktivitetsplan

Vår granskning visar att roller, ansvar och beslutsbefogenheter inom granskningsområdet framför allt regleras i följande styrdokument:

1.

Divisionsplan Service

2016-2018:

rutin för avrop av inhyrd personal

2.

Aktivitetsplan: del av upphandlingsenhetens handlingsplan

I divisionsplanen ställs krav på att det upprättas särskild rutin för avrop för inhyrd perso- nal. Syftet med rutinen är bland annat att säkerställa en god intern kontroll. Gransk- ningen visar att det under

2016

skapats en dokumenterad rutin inom området. Här besk- rivs roller och arbetsfördelning mellan avropsfunktionen och verksamheterna. Rutinen återfinns i landstingets gemensamma dokumentationssystem.

Vid våra intervjuer framkommer att företrädare för upphandlingsenheten och avrops- funktionen upplever att de rutiner som upprättats skapat en ändamålsenlig styrning och en tydlighet avseende roller, ansvar och beslutsbefogenheter inom avropsfunktionen och dess verksamhetsområde. I vår granskning kan

vi

dock inte finna någon återrapportering i uppföljningen av

2016

års internkontroll gällande kontrollaktiviteten till landstingsstyrel- sen.

I aktivitetsplan för inrättande av avropsfunktionen regleras bland annat ansvarsfördel- ning när det gäller genomförande av planerade aktiviteter. Utsedda ansvariga återfinns inom upphandlingsenheten.

12 av 16

(14)

I genomförd enkät till verksamhetschefer har dessa fått ta ställning till ett påstående som rör rollfördelning mellan avropsfunktionen och verksamheten, se figur

4

nedan. Av resul- tatsammanställningen framgår att mer än två tredjedelar av de svarande instämmer i att den styrda ordningen i hög grad är gällande i realiteten. Samtidigt anser cirka var fjärde verksamhetschef att de endast till viss del kan instämma i den beskrivna rollfördelningen.

l 1gur 4. Pli tliende. Arbetsfördelning mellan nHopsfunkllon och verksamheter avscend mhumng \ pcrso nal rut enhgt fo)Jande· Verksamheten. 11) Schemalagger b) Skickar bcstallmng med behO\ och kompctcns- kra\ till a\ ropsfunktionen c) Godkänner erbjudande A\ ropsfunkt1oncn: a) Skickar ut filrfrAgnmgar b) Genom for dtrektupphandhng \id behO\ c) Stamm r O\ rbJudandc med \crksamhct d) Utformar ll\ tal e) Skoter O\

tnl uppfolJnmg/fakturakontroJl/l \Crantorsuppföl mn I \ilk n utstrackmng m tämm rdu 1 att arbetsfi r d lnm n mell n .,,. mh t och a\ ropsfunkt1 n n rut nhgt O\an?

52,6%

50%

~-+~_..- 15 ,8%i-~r-__. ~ _._~+--+---+~-'- c=;=J _ s. ~ 3- %__._~~

25%

0%

1. instämmer helt 2. instämmer till stor 3. instämmer till viss 4. instämmer inte

del del

Av figur 5 framgår att hälften av de svarande verksamhetscheferna anser att de i hög grad är tydligt vad man får, och inte får, göra avseende inhyrning av personal. Samtidigt upp- ger 45

%

av de svarande att detta inte är tydligt reglerat.

J:oigur 5. Pil tncnde· Det ar l)dligt \ad Jag som' rksamhctschct tär gora och inte tar gora Il\ ndc mh)Tnmg a\ personal I ' tiken utstrncknmg m ta mm r du med p!lstli nd t oYan?

40%

20%

0%

40,0%

20,0%

1. instämmer helt ^2.instämmer till stor 3. instämmer till viss 4. instämmer inte

del del

Som framgår av avsnitt

2.1.1.2

i denna rapport finns i den fastställda aktivitetsplanen in- lagt att avropsfunktionen skall besöka länets hälsocentraler

i

syfte att genomföra dialoger med verksamhetscheferna om uppdrag och ansvar gällande avrop för inhyrd personal.

2.2.i.2.

Styrningen a" avropsfunlrtioncn är tillräcklig

Avropsfunktionen styrs i huvudsak genom n edbrytning av dokument med utgångspunkt i landstingsfullmäktiges strategiska plan. Avropsfunktionens närmast styrande dokument är Handlingsplan Operativt inköp.

Ansvarig för handlingsplanen är enhetschef för landstingets upphandlingsenhet. Hand- lingsplanen innehåller en rad listade aktiviteter med ansvariga, tidplan och status. Syftet med ha ndlingsplanen anges vara att koppla aktiviteter till mål i processplanen, divisions- planen och landstingsplanen. Handlingsplanen har sedan försetts med en aktivitetsplan.

13 av 16

(15)

r Granskningen visar att målstyrningen inom området för avropsfunktionens verksamhet är satt till att lösa verksamheternas dagsbehov av inhyrd vårdpersonal, se avsnitt

2.i.i.3.

I vår granskning har vi spårat att viss revidering av målstyrningen skett inom området. I divisionsplanen för

2017-2019

framgår följande divisionsmål:

• Divisionen levererar tjänster till rätt kvalitet och vid rätt tid och plats till våra kunder på ett kost- nadseffektivt sätt

• Styrning och ledning med processer underlättar samarbete och ger underlag för utveckling både inom vår egen och inom kundernas verksamheter

Dessa har sedan försetts med styrmåttet:

• Lösta behov inhyrd vårdpersonal (%)primärvård (mål 100) -övrig vårdverksamhet (mål 75).

2.2.i.3.

Uppföljning och återrapportering av arbetet är tillräcklig

På verksamhetsnivå noteras att division service ledningsgrupp månatligen följer avrops- funktions prestanda, sedan maj

2016.

Prestandan uppges vara ett av divisionens styrmått.

Härutöver framförs även att viss återrapportering kan komma att delges landstingsstyrel- sen via informationsgivning om händelser i organisationen genom landstingsdirektörens rapport.

Granskning av uppföljning och återrapportering på politisk nivå visar följande:

Vid landstingsstyrelsens sammanträde den

1

mars

2017

avrapporterades divisionernas årsrapporter.

I årsrapporten, på sidan 108 under division service, nämns följande gällande avropsfunktionen: "Avropsfunktionen för inhyrd vårdpersonal och bemanningsenheten för tillhandahäl- lande av korttidsvikarier och undersköterskepool gör det enklare för kunden att vara kund".

Vidare anges på sidan 111 i rapporten att "Hittills har uppdrag nästan uteslutande mottagits och genomförts för hälsocentralerna. En resursförstärkning är gjord i september för att kunna ta uppdrag fullt ut från länssjukvården. Övervägande del av alla behov resulterar i direktupp- handling vilket är mer tidskrävande än avrop från ramavtal". Division services återrapporterar härigenom skriftligen gällande avropsfunktionen status till landstingsstyrelsen.

Vid landstingsstyrelsens sammanträde den

1

mars

2017

avrapporterades även landsting- ets årsredovisning för

2017.

I denna framkommer att:

"Kostnaderna för inhyrd personal uppgår till 265 miljoner kronor vilket är en ökning med 11

miljoner kronor jämfört med 2015. Av kostnaderna avser 227 miljoner kronor läkare och 38 miljoner kronor övrig vårdpersonal. Kostnaderna för inhyrda läkare har ökat med 11 miljoner kronor i jämförelse med föregående år medan kostnaderna för övrig vård personal är oförändrad. Vid beaktande av kostnad för inhyrd personal måste hänsyn tas till att tjäns- terna normalt sett skulle vara bemannade av egen personal. För landstinget är merkostnaden skillnaden mellan vad det kostar att bemanna med egen respektive inhyrd personal."

Vår granskning visar att landstingsdirektören har lämnat information gällande avrops- funktionens inrättande och status till styrelsen den

24

maj

2016.

Vår granskning kan inte styrka att direktören återrapporterat statusen för avropsfunktionen till styrelsen via sin rapport på annat sätt under

2016.

14 av 16

(16)

Då de fastställda måltalen i tabell

¹

i denna rapport aldrig har fastställts i division service divisionsplan för åren

^2016-2018

finner vi h eller inte i vår granskning att måltalen åter- r apporterats till styrelsen inom ramen för divisionens årsrapport.

Årsredovisningen nämner inte närmre avropsfunktionens inrättande, utan b erör istället kostnaderna för inhyrd personal. I sammanhanget skall nämnas att merkostnaden som nämns för inhyrning i relation mot ordinarie personal aldrig specificeras i kronor och ören i årsredovisningen.

2.2.2 Bedömning

Den revisionella bedömninge n är att den interna kontrollen inom granskade områden till övervägande del är tillräcklig.

Bedömningen baseras framför allt på följande iakttagelser:

Roller, ansvar och beslutsbefogenheter är tydliga och ändamålsenliga inom av- ropsfunktionen och upphandlingsenheten. Granskningen indikerar att roll- och ansvarsfördelningen kan förtydligas när det gäller relationen mellan avropsfunkt- ion och vårdverksamheterna.

Styrningen av avropsfunktionen är tillräcklig. Granskningen visar att det finns tyd- liga rutiner och tydliga måltal för styrning av avropsfunktionens verksamhet.

Uppföljning och återrapportering är tillräcklig. Granskningen visar att verksamhet och politik i rimlig grad kan verifiera att det sker uppföljning och rapportering av gransknin gsområdet.

Utvecklingsområden som noteras rör dels ansvars- och rollfördelningen mellan avrops- funktionen och verksamheterna, men även att fastställa formerna (när, hur, vem) för att följa upp och utvärder a r esultat och effekter av bildandet av central avropsfunktion.

15 av 16

(17)

3. Avslutning

Sammanfattande revisionell bedömning

Revisionell bedömning sker utifrån följande skala/gradering:

e 10 !!.O !JO .JO So 6o 70 8o '°---~

Inte (0-20) I begrcinscrd 11tsträck11i119 Till Öt"f'n'åga11de del Ja (80-)

B1ista11de (20-.J9) (Jl-<))

Utifrån genomförd granskning görs följande revisionella bedömningar:

Kontrollområden Revisionen bedömning Ändamålsenlighet Till övervägande del

Intern kontroll

Bedömningen baseras framför allt på följande iakttagelser:

Införande av central avropsfunktion har i hög grad skett i enlighet med upprättade planer (implementeringsplan och aktivitetsplan) En mycket stor andel av de svarande verksamhetscheferna (95 %) har nyttjat avropsfunktionen under år 2016

Avropsfunktionen redovisar god måluppfyllelse för år 2016 avseende att tillgodose verksamheterna med inhyrd vårdpersonal Brister som noteras rör att ansvarsfördelning och beslutsorganisation avseende verksamhetsorganisationen inte har reglerats i styrelsens reglemente och delegationsordning. Andra utvecklingsområden är att höja avropsfunktionens legitimitet bland verksamhetschefer samt säker- ställa att avropsfunktionen skapar nytta i form av att underlätta/frigöra tid för verksamheterna.

Till övervägande del

Bedömningen baseras framför allt på följande iakttagelser:

- Roller, ansvar och beslutsbefogenheter är tydliga och ändamålsen- liga inom avropsfunktionen och upphandlingsenheten. Gransk- ningen indikerar att roll-och ansvarsfördelningen kan förtydligas när det gäller relationen mellan avropsfunktion och vårdverksam- heterna.

- Styrningen av avropsfunktionen är tillräcklig. Granskningen visar att det finns tydliga rutiner och tydliga måltal för styrning av avropsfunktionens verksamhet.

- Uppföljning och återrapportering är tillräcklig. Granskningen visar att verksamhet och politik i rimlig grad kan verifiera att det sker uppföljning och rapportering av granskningsområdet.

Utvecklingsområden som noteras rör dels ansvars- och rollfördel- ningen mellan avropsfunktionen och verksamheterna, men även att fastställa formerna (när, hur, vem) för att följa upp och utvärdera resultat och effekter av bildandet av central avropsfunktion.

16 av 16