pwc Revisionsrapport

Marie Lindblad Certifierad kommunal revisor

ErikJansen Revisionskon sult mars

pwc

Revisionsrapport

Landstingsfullmäktiges programberedning - granskning av ansvarsutövande 2016

Innehåll

1.

Inlediting ...

1.1.

Inledande information om organisationsförändring ... ...

1.2.

Bakgrund ... ... ... ... .... ... ...

1.3. Syfte och Revisionsfråga ... 2

1.4. Revisionskriterier ... ... .. ... ... 2

1.5. Kontrollfrågor ... ... ... 3

i.6. Avgränsning ... ... 3

i.7. Metod ... 3

2.

Iakttagelser och bedömningar ... 4

2.1.

Verksamhetsplan ... ... ... 4

2.1.1.

Iakttagelser ... ...

2.1.2.

Bedömning ... 4

2.2.

Verksamhet srapportens upprättande och överlämnande ... . 5

2.2.t.

Iakttagelser ... ... ... ... 5

2.2.2.

Bedömning ... ... ... 5

2.3. Verksamhetsrapportens innehåll ... ... ... 5

2.3.1.

Iakttagelser ... 5

2.3.2.

Bedömning ... ... ... ... 6

2.4. Redovisning av ekonomiskt utfall ... 6

2.4.1.

Iakttagelser ... 6

2.4.2.

Bedömning ... 7

3. Bedömningar mot kontrollmål ... ... 8

3.i. Revisionen bedömning ... 8

3.2. Rekommendation ... ... 9

2017-03- 23

Marie Lindblad

Certifierad kommunal revisor Projektledare

Uppdragsledare

Mars 2017

Norrbottens läns landsting

PwC

1av9

1. Inledning

1.1. Inledande information om organisationsjörändring

Vi inleder denna granskning med följande förtydligande information:

Riksdagen röstade i oktober

igenom regeringens förslag att skriva in Norrbotten i den lag som reglerar det regionala utvecklingsansvaret. Norrbottens lä ns landsting bytte den

januari namn till Region Norrbotten. Detta innebär att från den

januari

betecknas landstingsfullmäktige och landstingsstyrelsen i stället region.fullmäktige och regionstyrelsen.

Denna granskning genomfördes inom ramen för

års revision, innan ovan beskrivet lagrum trätt i kraft. Med anledning av detta används benämningen landsting, och inte region, i denna granskningsrapport.

1.2. Bakgrund

Landstingsfullmäktiges beredningar utses av landstingsfullmäktige. Samtliga beredningar har ett grunduppdrag som specificeras för varje verksamhetsår. I grunduppdragen finns angivet att beredningarna ska ha ett -, patient- och närståendeperspektiv avseende hälso- och sjukvård.

För verksamhetsåret

skall samtliga fullmäktigeberedningar arbeta utifrån den grundläggande frågan kring vilket behov norrbottningarna har av dialog med landstings- politikerna. Beredningens rapport ska redovisa utvecklingsområden för landstingets pati- entdialog i enlighet med följande inriktning:

Programberedningen ska ur ett patient- och närståendeperspektiv inrikta sig på frågan om medborgardialog gentemot patientgrupper, verksamhet, och andra samarbetsparter.

Om fullmäktigeberedningarna inte skulle genomföra uppdragen på ett tillfredsställande sätt kan det innebära svårigheter för landstingsstyrelsen att använda fullmäktigebered- ningarnas arbete i den fortsatta beredningen av den strategiska planen. Skulle fullmäkti- geberedningarna inte utföra sina uppdrag tillfredsställande kan detta även innebära vä- sentlig skada för den politiska trovärdigheten.

1.3. Syfte och Revisionsfråga

Granskningen syftar till att bedöma om programberedningen för verksamhetsåret

utfört sitt uppdrag på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt samt med tillräcklig intern kontroll.

1.4. Revisions kriterier

Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisione ns analyser och bedömningar.

Mars 2017

Norrbottens läns landsting

2 av 9

Landstingsfullmäktiges programberedning - granskning av ansvarsutövande 2016

I Revisionskriterierna kan ofta hämtas från lagar och förarbeten eller interna regelverk, policyer och fullmäktigebeslut. Revisionskriterierna kan också ha sin grund ijämförbar praxis.

• Kommunallag

• Landstingsfullmäktiges reglemente för fullmäktigeberedningarna

• Beredningarnas uppdragsbeskrivning för

1.5. Kontrollfrågor

• Har programberedningen innan utgången av november fastställt en verksam- hetsplan innehällandes en verksamhetsinriktning, handlingsplan för nästkom- mande år samt budget för beredningen?

• Har programberedningen, innan utgången av november, upprättat en verksam- hetsrapport och överlämnat denna till fullmäktige?

• Redovisar programberedningens verksamhetsrapport patienters- och närståendes behov inom det aktuella uppdraget på ett tillfredsställande sätt?

• Redovisar programberedningens verksamhetsrapport ekonomiskt utfall i förhål- lande till budget?

1.6. Avgränsning

Granskningen avser verksamhetsåret

och är översiktlig till sin karaktär.

1.7. Metod

Granskningen introducerades genom möte mellan revisionens ordförande och programberedningens ordförande.

Genomgång av beredningens verksamhetsplan, protokoll/ minnesanteckningar och verk- samhetsrapport för verksamhetsåret

Sakgranskning

Innan granskningsrapporten fastställts har beredningens ledamöter fått tillfälle att sak- granska rapporten.

1

https://www.skyrev.se/sites/default/files/files/Rek/R.4-revisionsrapport.pdf

Mars 2017

Norrbottens läns landsting

PwC

3 av 9

2.

2.1.

2.1.1 .

Iakttagelser och bedömningar

Verksamhetsplan

Iakttagelser

Enligt reglementet för programberedningen skall beredningen under november fastställa verksamhetsplan för nästkommande år. Verksamhetsplanen skall innehålla såväl verk- samhetsinriktning som handlingsplan. I verksamhetsplanen skall även budget framgå.

Verksamhetsplanen ligger till grund för beredningens kommande arbete. I samman- hanget skall nämnas att beredningens uppdrag för verksamhetsåret

återremitterades i fullmäktige den

oktober

till den

november

Detta innebär att bered- ningen fick sitt uppdrag mer än en månad efter ordinarie utsatt tid. Landstingsfullmäktige fattade inte beslut om att förlänga tiden för när beredningens verksamhetsplan skulle fastställas, varigenom reglementets angivelse om att verksamhetsplanen skall fastställas under november alltjämt var styrande.

Programberedningen tog den

januari

beslut om att fastställa verksamhetsplan för kommande år (det vill säga för

I verksamhetsplanen framgår vilken verksamhetsinriktning som programberedningen skall under verksamhetsåret

samt även handlingsplan med specificering för bered- ningen arbetsmetoder.

Programberedningens verksamhetsplan redovisar även beredningen budget för år

Vid träff med företrädare ur beredningen framkommer att beredningens reglemente inte på ett strukturerat och tydligt sätt används för att planera och bedriva beredningens verk- samhet.

2.1.2. Bedömning

Kontrollfrågan om programberedningen innan utgången av november fastställt en verk- samhetsplan innehållandes en verksamhetsinriktning, handlingsplan för nästkommande år samt budget för beredningen, bedöms i begränsad utsträckning vara uppfyllt.

Vår bedömning baseras på att programberedningen fastställt en verksamhetsplan med det innehåll som reglementet förpliktigar.

Samtidigt fastställdes verksamhetsplanen inte inom den tidsplan som reglementet förplik- tigar. Även om vi noterar att fullmäktige återremitterade beredningens uppdrag från ok- tober till november

kom verksamhetsplanen först att fastställas i januari

Detta utan att landstingsfullmäktige förlängt tidsplanen för när beredningens verksamhetsplan skall fastställas. Vi bedömer att en ökad kännedom inom beredningen om reglementets innehåll hade stärkt beredningens möjlighet att fullfölja reglementets skrivningar.

Mars 2017

Norrbottens läns landsting

4 av 9

Landstingsfullmäktiges programberedning - granskning av ansvarsutövande 2016

2.2. Verksamhetsrapportens upprättande och över- lämnande

2.2.1. Iakttagelser

Enligt reglementet för programberedningen skall beredningen senast i november över- lämna sin verksamhetsrapport till fullmäktige.

För verksamhetså ret

valde landstingsfullmäktiges sex beredningar (programbered- ningen, regionala beredningen s amt hälso- och sjukvårdsberedningarna nord, mitt, syd, öst) att lämna en gemensam verksamhetsrapport till fullmäktige för uppdraget gällande:

• Vilket behov har norrbottningarna av dialog med la ndstingspolitikerna?

Programber edningen fastställde sin verksamhetsrapport genom sammanträde den 4 ok- tober

Verksamhetsrapporten överlämnades sedan till landstingsfullm äktige sam-

manträde den

oktober

Verksa mhetsrapporten är till s in disposition uppdelad med respektive b er ednings iaktta- gelser i egna avsnitt. Från sidan

framgår progr amberedningens upprättade verk- samhetsrapport.

2.2.2. Bedömning

K ontrollfrågan , om programberedningen, innan utgången av november, har upprättat en verksamhetsrapport och överlämnat denna till fullmäktige, bedöms som uppfyllt.

Vår bedömning baseras på att p rogr ambe redningen den 4 oktober

fastställde sin upprättade verksamhetsrapport. Programberedningen överlämnade seda n, tillsammans med övriga fullmäktigeb eredningar, den

oktober

en gemensam rapport till lands- tingsfullmäktige, där programberedningens verksamh etsrapport kring uppdraget fram- går .

Verksamhetsrapportens innehåll

Iakttagelser

I programberedningens reglemente a nges i 6 § följande avseende verksamhetsrapportens innehåll:

• Progra mberedningens uppgift, som omfattar hela länet, är att utifrån ett patient- och närståendeper- spektiv på verksamh etens innehåll:

• Öka kunskapen om patienters och närståendes behov

• Verka för bättre förståelse och ökad sa mverkan mellan verksamhetsansvariga och förtroendevalda.

• Programberedningen har ett särskilt ansvar för att i sitt a rbete bevaka och belysa aktuella etik- och prioriteringsfrågor inom det aktuella uppdraget.

Hä rutöver skall programber edningen, enligt reglementet, även:

• Redovisa medborga rnas behov inom det aktuella uppdraget.

• Underlag inför styrelsens beredning av den s trategiska planen.

Mars 201 7

Norrbottens läns landsting

PwC

5 av 9

Enligt programberedningens verksamhetsplan för

an ges att:

• Ledamöterna arbetar aktivt för att sprida dialogtillfällena geografiskt.

I programberedningens verksamhetsrapport finns en angivelse om hur urvalet av dialog- partner sett ut. Av metodbeskrivningen framgår att programberedningen arbetat för att möta patienter via brukarorganisationer, befintliga kontaktnät samt lokalkännedom.

Härutöver har även annonsering skett i lokala annonsblad. Programberedningen har be- sökt de flesta av länets kommuner, samt tre hälsocentraler.

Programberedningen redovisar inte vilka kommuner som uteslutits för dialogtillfällen sett till den geografiska spridning som ledamöterna i beredningen aktivt skall arbeta för enligt beredningens verksamhetsplan.

I metodbeskrivningen framgår hur patientgrupper och samarbetspartners valts ut. Me- todbeskrivningen redovisar inte vilken metod beredningen använt för att öka kunskapen kring närståendes behov.

Programberedningens verksamhetsrapport redovisar i allt väsentligt analys, etiska frågor inom beredningen uppdrag:

• Vilket behov har norrbottningarna av dialog m ed landstingspolitikerna?

2.3.2. Bedömning

Kontrollfrågan, om programberedningens verksamhetsrapport redovisar patienters- och närståendes behov inom det aktuella uppdraget på ett tillfredsställande sätt, bedöms till övervägande del vara uppfyllt.

Vår bedömning är att programberedningens verksamhetsrapport till övervägande del re- dovisar sitt uppdrag utifrån vad beredningens reglemente föreskrive r.

Vår bedömning är dock att det inte står helt klart hur, samt om, programberedningen via sin dialog även verkat för att öka kunskapen gällande närståendes behov.

Slutligen noterar vi att då programberedningen inte redovisar geografiskt urval kan detta påverka representationen i det underlag som landstingsstyrelsen fortsatt skall bereda.

Redovisning av ekonomiskt utfall

Iakttagelser

I programberedningens reglemente anges att verksamhetsplanerna ska innehålla:

• Verksamhetsinriktning och handlingsplan för nästkommande år.

• Budget för beredningen.

Reglementet föreskriver härigenom att beredningen skall ange budget i sin verksamhets- plan. Detta är, vilket framgår av avsnitt

i denna rapport, uppfyllt för beredningen.

Programberedningens reglemente anger att beredningen i sin verksamhetsrapport skall redovisa:

Mars 2017

Norrbottens läns landsting

6 av 9

Landstingsfullmäktiges programberedning - granskning av ansvarsutövande 2016

• Ekonomiskt utfall

i

till

I den gemensamt skrivna rapport som samtliga fullmäktigeberedningar överlämnat till landstingsfullmäktige finns, på sidan 3, en ekonomisk redovisning. Denna redovisar dock samtliga sex fullmäktigeberedningars, som alla är enskilda beredningar, gemensamma årsbudget, utfall och resultat.

Programberedningen redovisar inte sitt ekonomiska utfall i förhållande till budget.

I tabell

nedan har vi hämtat ekonomiskt utfall för programberedningen från landstingets ekonomisystem, datalagret, för att kunna besvara hur det ekonomiska utfallet sett ut.

Detta då det inte varit möjligt att spåra programberedningens ekonomiska utfall i det un- derlag som överlämnats till landstingsfullmäktige. Enligt vad som framgår av tabellen har programberedningen bedrivit sin verksamhet inom budget, samt även med en positiv av- vikelse på helåret.

Beredning Budget Utfall Avvikelse

Programberedningen 1

011 661 486 067 525 594

2.4.2. Bedömning

Kontrollfrågan, om programberedningens verksamhetsrapport redovisar ekonomiskt utfall i förhållande till budget, bedöms inte vara uppfyllt.

Vår b edömning baseras på att programberedningens inte redovisar beredningens ekonomiska utfall i förhållande till budget. Istället redovisas samtliga sex

fullmäktigeberedningar, som alla är enskilda beredningar, ett samfällt ekonomiskt resultat.

För att kunna svara för programberedningens ekonomiska tillfredsställelse har vi dock, genom uttag ur landstingets ekonomisystem, kunnat konstatera att beredningen genomfört sitt uppdrag på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt.

Mars 2017

Norrbottens läns landsting PwC

7 av 9

3. Bedömningar mot kontrollmål

I vår granskning har följande bedömningar gjorts kopplade mot granskningens kontrollfrågor.

Kontrollfrågor

Har programberedningen innan utgången av november fastställt en verksamhetsplan innehållandes en verksamhetsinriktning, handlingsplan för nästkommande år samt budget för beredningen?

Har programberedningen, innan ut- gången av november, upprättat en verk- samhetsrapport och överlämnat denna till fullmäktige?

Redovisar programberedningens verk- samhetsrapport patienters- och närståen- des behov inom det aktuella uppdraget på ett tillfredsställande sätt?

Redovisar programberedningens verksamhetsrapport ekonomiskt utfall i förhällande till budget?

Bedömning

Kontrollfrågan bedöms i begränsad utsträckning vara uppfylld.

Kontrollfrågan bedöms uppfylld.

Kontrollfrågan bedöms till övervägande del vara uppfylld.

Kontrollfrågan bedöms inte vara uppfylld.

3.1. Revisionell bedömning

Denna granskning har syftat till att bedöma om:

• Programberedningen för verksamhetsåret

utfört s itt uppdrag på ett ända- mälsenligt sätt.

• Programberedningen för verksamhetsäret

utfört sitt uppdrag på ett ekono- miskt tillfredsställan de sätt.

• Programberedningen har en tillräcklig intern kontroll.

Vär sammanfattande revisionella bedömning är att programberedningen har bedrivit sin verksamhet på ett ändamälsenligt och från ekonomiskt synpunkt tillfredsställande sätt, samtidigt som den interna kontrollen är delvis bristande.

Vår bedömning baseras på att programberedningen upprättat och redovisat sitt uppdrag i verksamhetsrapport till fullmäktige.

Vär bedömning baseras vidare på att vi, efter att på egen hand tagit fram ekonomiskt ut- fall för programberedningen, ser att beredningen bedrivit sin verksamhet på ett ekono- miskt tillfredsställande sätt.

Mars 2017

Norrbottens läns landsting

8 av 9

Landstingsfullmäktiges programberedning - granskning av ansvarsutövande 2016

I Avslutningsvis grundar sig vår bedömning kring den interna kontrollen i att programbe- redningen inte uppfyllt reglementets krav om tidsplan samt redovisning av ekonomiskt utfall. Bedömningen baseras även på att beredningen förvisso har kännedom om sitt reg- lementes existens, samtidigt som reglementet inte uppges utgöra underlag för beredning- en i planeringen och driften av den årliga verksamheten.

Rekommendation

Vi noterar att fullmäktige från verksamhetsåret 2017 har fem nya beredningar. Vår re- kommendation är att dessa säkerställer att:

Verksamheten bedrivs i enlighet med det av fullmäktige fastställda reglementet för beredningarna.

I det fall avvikelse eventuellt sker från reglementet ska detta kunna spåras i beslut i fullmäktige.

Mars 2017

Norrbottens läns landsting PwC

9 av 9