GAZİ ÜNİVERSİTESİ EĞİTİM BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ
BÜRO YÖNETİMİ EĞİTİMİ ANABİLİM DALI
EĞİTİM SEKTÖRÜNDE YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİNİN KULLANIMI: BÜRO YÖNETİMİ VE SEKRETERLİK EĞİTİMİ VEREN MESLEK YÜKSEK
OKULLARI ÜZERİNDE BİR ALAN ARAŞTIRMASI
YÜKSEK LİSANS TEZİ
Sadiye CEYLAN PUSULUK
Danışman: Prof. Dr. Dilaver TENGİLİMOĞLU
Ankara Mart, 2010
Sadiye CEYLAN PUSULUK’un “Eğitim Sektöründe Yönetim Bilgi Sistemlerinin Kullanımı: Büro Yönetimi ve Sekreterlik Eğitimi Veren Meslek Yüksek Okulları Üzerinde Bir Alan Araştırması” başlıklı tezi 17.03.2010 tarihinde, jürimiz tarafından Büro Yönetimi Eğitimi Ana Bilim Dalında Yüksek Lisans Tezi olarak kabul edilmiştir.
Adı Soyadı İmza
Başkan (Tez Danışmanı): Prof. Dr. Dilaver TENGİLİMOĞLU ………
Üye: Yrd. Doç. Dr. Eriman TOPBAŞ ………
ÖN SÖZ
Yeni teknolojilerin sebep olduğu iktisadi ve sosyal değişmeler, günümüzde bilgi toplumu adı verilen yeni bir oluşumu beraberinde getirmiştir. Bilgi ve iletişim teknolojisi alanında yaşanan gelişmeler 20.yüzyılın ikinci yarısından itibaren özellikle gelişmiş ülkelerde toplumsal bir dönüşüm gerçekleştirmiştir. Günümüzün küreselleşen dünyasında bu etkiler gelişmekte olan ülkelere de yansımış, her alanda olduğu gibi eğitim alanında da bilgi çağının etkileri hissedilmeye başlamıştır.
Bu araştırmada Büro Yönetimi ve Sekreterlik Eğitimi veren Meslek Yüksek Okullarının Yönetim Bilgi Sistemlerini kullanım düzeyleri belirlenmeye çalışılmıştır. Bu alanda literatürdeki boşluğu doldurması ve Meslek Yüksek Okulları için de bir geribildirim niteliği taşması amaçlanmıştır.
Yoğun çalışma temposuna rağmen bu araştırma süresince benden desteğini hiçbir zaman esirgemeyen Değerli Hocam Prof. Dr. Dilaver TENGİLİMOĞLU’na, yol gösterici dönütleri için Değerli Hocam Yrd. Doç. Dr. Eriman TOPBAŞ’a, Türkiye’nin dört bir yanından çalışmama işbirlikleriyle destek veren Meslek Yüksek Okulu yöneticilerine teşekkürlerimi borç bilirim. Ayrıca bu çalışma esnasında tüm sıkıntılarımı paylaşan eşim Onur PUSULUK’a anlayış ve desteğinden dolayı teşekkür ederim.
ÖZET
EĞİTİM SEKTÖRÜNDE YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİNİN KULLANIMI: BÜRO YÖNETİMİ VE SEKRETERLİK EĞİTİMİ VEREN MESLEK YÜKSEK
OKULLARI ÜZERİNDE BİR ALAN ARAŞTIRMASI CEYLAN PUSULUK, Sadiye
Yüksek Lisans, Büro Yönetimi Eğitimi Ana Bilim Dalı Tez Danışmanı: Prof. Dr. Dilaver TENGİLİMOĞLU
Mart – 2010, 93 Sayfa
Bu araştırmada, yönetim bilgi sistemlerinin eğitim sektöründe, Türkiye’de Büro Yönetimi ve Sekreterlik Eğitimi veren Meslek Yüksek Okullarında kullanım düzeyleri incelenmiştir. Çalışmanın amacı, eğitim kurumlarında yönetim bilgi sistemlerinin kullanımının hangi düzeylerde olduğunu araştırmaktır.
Yapılan alan çalışmasında anket yönteminden yararlanılmıştır. Hazırlanan anket Büro Yönetimi ve Sekreterlik Eğitimi veren 123 meslek yüksek okulu yöneticisine faks ve elektronik posta ile gönderilmiş, 91 meslek yüksek okulundan geçerli anket elde edilmiştir.
Verilerin analizi sonucunda elde edilen bulgular okullarda bilgisayarlardan % 100 oranında yararlanıldığını, tüm okulların idari işler ve öğrenci işleri bölümlerinde bilgisayar kullandıklarını, diğer bölümlerde de kullanım oranının % 75’ten fazla olduğu sonucuna ulaşılmıştır. Araştırma kapsamındaki tüm okulların internet bağlantısına sahip olduğunu, okulların % 89’unun evlerden okula bilgisayarlarla erişim olanağının olduğunu göstermiştir. Bununla birlikte okulların % 56’sının bilgi teknolojileri yatırımlarının toplam yatırımlarına oranının % 0-5 olduğu sonucuna ulaşılmıştır.
Yapılan istatistikî inceleme neticesinde vakıf üniversiteleri bilgi sistemlerinin kullanımını daha önemli bulduğu sonucuna ulaşılmıştır. Araştırma sonucunda elde edilen önemli bir bulgu da yönetim bilgi sistemlerini okulların %63,8’i çok/önemli oranda, % 26,4’ü orta düzeyle kullanmaktadır. Ayrıca analiz sonucunda yönetim bilgi sistemlerinin okuldaki kullanım alanının büyüklüğünün bilgi teknolojilerine yapılan yatırımla doğru orantılı olduğu tespit edilmiştir.
Yönetim bilgi sistemlerini kullanım sonuçlarının okul türüne göre farklılık yaratıp yaratmadığı incelendiğinde; vakıf üniversitelerindeki yöneticilerin yönetim bilgi sistemlerini kullanımlarının devlet üniversitelerindeki yöneticilerin yönetim bilgi sistemlerini kullanımlarından daha yüksek olduğu sonucuna ulaşılmıştır.
Anahtar Kelimeler: Yönetim bilgi sistemi, meslek yüksek okulu, teknoloji kullanımı, büro yönetimi ve sekreterlik.
ABSTRACT
In this paper, we examine the usage of Management Information Systems in educational area, especially universities where Office Management Subject is studied. The main aim is in which level usage of Management Information Systems of universities.
A questionnare is prepared to get data and sent all universities where Office Management is studied by e-mail and fax. 91 universities filled questionnares and send them back.
The first result of this study is that, the ratio of universities use computers is 100 %. The universities uses computers in all areas and effectively. All universities have internet connection and the 89% of them have possibility to reach school from home via internet. Howover the investment for information Technologies is very low, 56% of universities’ investment of information system is 5% of their total investment.
This study shows that, private schools attach importance to use Management Information Systems than public schools. Another important result of this study is 63% of universities use MIF (Manager Information System) effectively, 26,4% of them use in medium level. The other result is the investment of information technologies is related positively with the area of usage of Management Information Systems in schools.
Another result of study is that usage of MIF change according to university is public or private. Managers in private universities use MIF more than managers in public universities. Usage of Management Information Systems achieves a positive change in operational processes.
Keywords: Management Information Systems, usage technology, universities, office management.
İÇİNDEKİLER
ÖN SÖZ... iii
ÖZET ... iv
ABSTRACT ... v
İÇİNDEKİLER ... vi
TABLOLAR LİSTESİ... viii
ŞEKİLLER LİSTESİ ... ix GRAFİKLER LİSTESİ... x KISALTMALAR LİSTESİ ... xi 1. GİRİŞ... 1 1.1 Problem... 3 1.2 Amaç... 4 1.3 Önem... 5 1.4 Varsayımlar... 6 1.5 Sınırlılıklar... 6 1.6 Tanımlar... 6 2. KAVRAMSAL ÇERÇEVE... 8
2.1. Bilgi İle İlgili Genel Kavramlar ... 8
2.1.1 Veri, Enformasyon ve Bilgi ... 9
2.1.1.1 Veriyi Enformasyona Dönüştürme Süreci ... 13
2.1.1.2 Enformasyonu Bilgiye Dönüştürme Süreci... 14
2.1.1.3 Bilgi Türleri ... 18
2.1.2 Bilgi Yönetimi ... 21
2.1.3 Temel Bilgi Sistemleri ... 24
2.1.3.1 Veri İşleme Sistemi... 24
2.1.3.2 Ofis Otomasyon Sistemi ... 25
2.1.3.3 Bilgi Çalışanları, Ar-Ge ve Danışmanlık Sistemleri ... 25
2.1.3.4 Karar Destek Sistemi ... 26
2.1.3.5 Yönetim Bilgi Sistemi... 26
2.1.3.6 Üst Yönetim Bilgi Sistemi ... 27
2.1.4 Yönetim Bilgi Sistemi ve Prensipleri... 27
2.1.4.1 Bilgi Sistemlerinin Yönetimde Kullanımı... 28
2.1.4.2 Yönetim Bilgi Sisteminin Prensipleri ... 30
2.1.5 Bilgi Yönetiminin Önemi ve Yararları ... 32
2.2. Eğitim Sektöründe Yönetim Bilgi Sistemi... 34
2.2.1 Eğitim Yönetimi... 34
2.2.2 Eğitim Kurumlarında Yönetim Bilgi Sistemi Gereksinimi... 36
2.2.3 Okullarda Yönetim Bilgi Sistemlerinin İşlevi... 37
2.2.3.1 Yönetimde Karar Verme ve Yönetim Bilgi Sistemleri ... 38
2.2.3.2 Okullarda Yönetim Bilgi Sisteminin Bileşenleri... 40
2.2.4 Okullarda Yönetim Bilgi Sisteminin Kullanım Alanları... 41
2.2.4.1 Öğrenci İdari Bilgileri... 41
2.2.4.2 Personel Bilgileri ... 41
2.2.4.3 Finans Bilgileri... 42
2.2.4.4 Yönetim ve İdari İşler ... 42
2.2.4.5 Sınav Test Soru Bankası ve Ölçme Değerlendirme ... 42
2.2.4.6 Eğitim ve Öğretim İle İlgili Hizmetler... 43
2.2.5 Eğitim Kurumlarında Yönetim Bilgi Sisteminin Yararları ... 43
2.3 Bu Alanda Yapılmış Diğer Araştırmalar... 45
3. YÖNTEM ... 50
3.1 Araştırmanın Modeli... 50
3.2 Evren ve Örneklem ... 51
3.3 Verilerin Toplanması ... 55
4. BULGULAR ve YORUM ... 55
4.1. MYO’larının Hizmet, Tür Ve Öğrenci Sayılarına İlişkin Bulgular ... 55
4.2 MYO’larda Bilgisayar Kullanım Alanlarına İlişkin Bulgular... 57
4.3. MYO’larda Bilgisayardan Yararlanma Oranlarına İlişkin Bulgular ... 58
4.4 MYO’larda İnternet Bağlantısı, Okul Kütüphanesinde Bilgisayar Kullanımı ve Evden Okula Bilgisayarlarla Erişime İlişkin Bulgular ... 60
4.5 MYO’larda Bilgi İşlem Bölümü ve Yönetim Bilgi Sistemi Bölümü Bulunmasına İlişkin Bulgular62 4.6 MYO’larda Kullanılan Yazılımlara İlişkin Bulgular ... 64
4.7 MYO’larda Yöneticilerin Bilgisayar ve Yönetim Bilgi Sistemlerini Kullanımına İlişkin Bulgular 65 4.8 MYO’larda Bilgisayar Kullanılan Bölümlere İlişkin Bulgular... 66
4.9 MYO’larda Bilgisayarın Kullanıldığı Yönetsel Faaliyetlere İlişkin Bulgular ... 68
4.10 MYO’larda Rapor Hazırlama Yöntemine İlişkin Bulgular... 68
4.11 MYO’larda Teknik Destek Alımına İlişkin Bulgular ... 69
4.12 MYO’larda Bilgi Teknolojilerine Yapılan Yatırıma İlişkin Bulgular... 69
4.13 MYO’larda Yönetim Bilgi Sistemlerinin Kullanımına İlişkin Bulgular... 70
4.14 MYO’larda YBS Kullanımına Verilen Öneme İlişkin Bulgular... 72
4.15 MYO’larda YBS Kullanamama Nedenlerine İlişkin Bulgular ... 73
4.16 MYO’larda YBS’nin Kullanım Alanlarının Büyüklüğüne İlişkin Bulgular ... 74
4.17 YBS’nin Meslek Yüksek Okullarına Etkilerine İlişkin Bulgular... 74
4.18 MYO’larda YBS’lerinin Kullanıldığı Alanlara Etkilerine İlişkin Bulgular... 76
4.19 MYO Yöneticilerinin YBS’ni Kullanma Oranlarına İlişkin Bulgular ... 77
4.20 MYO’larda Bilgi Depolama Formatlarına İlişkin Bulgular ... 78
4.21 MYO’larının Kayıt Tutma ve Yok Etme Politikalarına İlişkin Bulgular... 78
4.22 MYO’larda YBS’nin Kullanımıyla Operasyonel Süreçlerdeki Değişikliklere İlişkin Bulgular .... 79
5 SONUÇ ve ÖNERİLER ... 80
5.1 Sonuç ... 80
5.2 Öneriler ... 84
KAYNAKÇA ... 86
TABLOLAR LİSTESİ
Tablo 1 Bilgi Kavramının Yıllara Göre Değişimi... 18
Tablo 2 Bilgi Türleri ... 19
Tablo 3 İnsan ve Bilgisayarın Özellikleri ... 38
Tablo 4. Büro Yönetimi Eğitimi Veren Meslek Yüksek Okulları *... 51
Tablo 5. Okul Türüne Göre Anket Cevaplanma Oranları... 54
Tablo 6. Okul Hizmet Süresi, Türü ve Öğrenci Sayıları Değişkenlerine İlişkin Frekans Dağılımları... 56
Tablo 7. Okullardaki Bilgisayar Kullanım Alanlarına İlişkin Frekans Dağılımı ... 57
Tablo 8. Okullarda Bilgisayardan Yararlanma Oranlarına İlişkin Frekans Dağılımları ... 58
Tablo 9. Okul Türüne Göre Okullarda ki Bilgisayarlardan Yararlanma Durumlarına Ait Ki-Kare Testi Sonuçları... 59
Tablo 10. Okuldaki Öğrenci sayısına Göre Okuldaki Bilgisayarlardan Faydalanma Oranlarına Ait ANOVA Sonuçları... 59
Tablo 11. Öğrenci Sayısına Göre Okullarda Yönetim Bilgi Sistemlerinden Yararlanma Oranları ... 59
Tablo 12. Okul Kütüphanesinde Bilgisayardan Yararlanma Alanlarına İlişkin Frekans Dağılımları... 60
Tablo 13.Okul Türüne Göre Evlerden Okula Bilgisayar Erişim Durumuna İlişkin Ki-Kare Sonuçları .... 61
Tablo 14. Okul Türüne Göre Öğrencilerin Bilgilerine Elektronik Ortamda Erişebilmelerine Ait Ki-Kare Sonuçları... 62
Tablo15. Okul Türüne Göre Okulda Bilgi İşlem Bölümü Olup Olmamasına İlişkin Ki-Kare Değeri ... 63
Tablo 16. Okul Türüne Göre Okulda Bir Yönetim Bilgi Sistem Bölümü Olup Olmamasına İlişkin Ki-Kare Testi Sonuçları ... 64
Tablo 17. Okullarda Kullanılan Yazılımlara İlişkin Frekans Dağılımları... 65
Tablo 18. Okul Türüne Göre Yöneticilerin Yönetim Bilgi Sistemlerini... 65
Kullanımlarına Ait T Testi Sonuçları ... 65
Tablo 19. Okullardaki Bilgisayar Kullanılan Bölümlere İlişkin Frekans Dağılımları ... 66
Tablo 20. Okul Türüne Göre Okullardaki Bilgisayarların Hangi Bölümlerde Kullanıldığına İlişkin T Testi Sonuçları ... 67
Tablo 21. Okullarda Bilgisayarın Kullanıldığı Yönetsel Faaliyetlere İlişkin Frekans Dağılımları... 68
Tablo 22. Yönetime Sunulan Raporların Hazırlanmasına İlişkin Frekans Dağılımları ... 68
Tablo 23. Okulların Teknik Destek Almalarına İlişkin Frekans Dağılımları... 69
Tablo 24. Bilgi Teknolojilerine Yatırım Toplam Yatırıma Oranına İlişkin Frekans Dağılımları ... 69
Tablo 25. Yönetim Bilgi Sistemleri Kullanımına İlişkin Frekans Dağılımları ... 70
Tablo 26. Okullarda Bilgi Teknolojilerine Yapılan Yatırımın Toplam Yatırıma Oranlarına Göre Okullardaki Yönetim Bilgi Sistemlerinin Kullanım Alanlarının Büyüklüğüne Ait ANOVA Sonuçları ... 70
Tablo 27-Okuldaki Öğrenci Sayısına Göre Yönetim Bilgi Sistemlerini Kullanım Durumlarına Ait Ki-Kare Testi Sonuçları ... 71
Tablo 28. Yönetim Bilgi Sistemi Kullanımına Verilen Öneme İlişkin Frekans Dağılımları ... 72
Tablo 29. Okul Türüne Göre Yönetim Bilgi Sistemlerinin Kullanımına Verilen Öneme İlişkin T Testi Sonuçları... 72
Tablo 30. Yönetim Bilgi Sistemlerini Daha Fazla Kullanamama Nedenlerine İlişkin ... 73
Frekans Dağılımları ... 73
Tablo 31. Okul Türüne Göre Yönetim Bilgi Sistemlerini Daha Fazla Kullanamamalarının Nedenlerine İlişkin T Testi Sonuçları ... 73
Tablo 32. Yönetim Bilgi Sistemi Kullanım Alanlarının Büyüklüğüne İlişkin Frekans Dağılımları... 74
Tablo 33. Okulun Hizmet Süresine Göre Yönetim Bilgi Sistemlerinin Kullanım Alanının Büyüklüğüne Ait ANOVA Sonuçları... 74
Tablo 34. Yönetim Bilgi Sisteminin Okullara Etkisine İlişkin Frekans Dağılımları ... 75
Tablo 35. Okul Türüne Göre Yönetim Bilgi Sistemlerinin MYO’na Etkisine Ait T Testi Sonuçları... 75
Tablo 36. Okullarda ki Öğrenci Sayısına Göre Yönetim Bilgi Sistemlerinin Meslek Yüksek Okullarına Etkilerine Ait ANOVA Sonuçları... 76
Tablo 37. Yönetim Bilgi Sistemlerinin Kullanıldığı Alanlara Etkisine İlişkin Dağılımlar... 76
Tablo 38. Yönetim Bilgi Sistemlerini Yöneticilerin Kullanma Oranlarına İlişkin Frekans Dağılımları ... 77
Tablo 39. Bilgi Depolama Formatlarına İlişkin Frekans Dağılımları ... 78
Tablo 40. Okulların Kayıt Tutma ve Yok Etme Politikası Olup Olmamasına İlişkin... 78
Frekans Dağılımları ... 78
Tablo 41. Okul Türüne Göre Okullardaki Kayıtların Tutulması ve Yok Edilmesi Konusunda Bir Politika Geliştirilip Geliştirilmediğine İlişkin T Testi Sonuçları ... 79
Tablo 42. Yönetim Bilgi Sistemlerinin Kullanımıyla Operasyonel Süreçlerdeki Değişikliğe İlişkin Frekans Dağılımları ... 79
ŞEKİLLER LİSTESİ
Şekil 1. Kavram Hiyerarşisi Düzeylerindeki İlişkiler 11
Şekil 2. Veri, Enformasyon ve Bilgi 14
Şekil 3. Yeni Bilginin Elde Edilmesi 16
Şekil 4. Çin Felsefesine Göre Bilgi 18
Şekil 5. İşletme Bilgi Sistemleri 32
GRAFİKLER LİSTESİ
Grafik 1. Okullarda Bilgisayardan Yararlanma Alanlarına İlişkin Grafiksel Dağılım... 57 Grafik 2. Okullara Evden Bilgisayarla Ulaşma Olanağına İlişkin Grafiksel Dağılım ... 61 Grafik 3. Öğrencilerin Not ve Diğer Bilgilere Elektronik Ortamdan Ulaşma Olanağına İlişkin Grafik... 62 Grafik 4. Okullardaki Bilgi İşlem Bölümü Bulunmasına İlişkin Grafiksel Dağılım... 63 Grafik 5. Okullardaki Yönetim Bilgi Sistemi Bulunmasına İlişkin Grafiksel Dağılım ... 64
KISALTMALAR LİSTESİ
BİT : Bilgi ve İletişim Teknolojileri
EMM : Elektronik Muhasebe Makinaları
KDS : Karar Destek Sistemi
MÖ : Milattan Önce
OYS : Okul Yönetim Sistemi
YBS : Yönetim Bilgi Sistemi
YDS : Yönetici Destek Sistemi
1. GİRİŞ
Bilgi devrimi olarak da anılan, bilgi ve iletişim teknolojilerinde yaşanan devrim, yeni bir çağın başlamasını sağladı. İş yönetimi konusundaki çalışmalarıyla tanınan ünlü yazar Peter Drucker’a göre, bugün yaşadığımız sayısal devrim, insanlık tarihindeki bilgi devrimlerinin dördüncüsüdür (Zulal, 2003: 12). İlki, MÖ 3200’lü yıllarda Sümerler tarafından yazının bulunuşudur (Dartman, 2009: 1). İkinci bilgi devrimi, MÖ 1300 yılında Çin’de ilk kitabın yazılmasıdır. Üçüncü bilgi devrimiyse, 1450 yılında matbaanın bulunuşundan sonra gerçekleşmiştir (Özmen, 2004: 255). Bu devrimlerin hepsinin de, o günkü içeriklerinin çok ötesinde ve yüzyılların akışını değiştiren etkileri olmuştur. Bugün yaşadığımız bilgi devriminin de etkileri gerek günlük yaşamda gerekse iş hayatında kendini açık bir şekilde hissettirmektedir.
Globalleşme ve teknolojik gelişmelerin ulaşım ve iletişimde coğrafi sınırları ortadan kaldırması sonucu dünyanın hızla tek bir ülke, tek bir pazar haline dönüşmesi ile birlikte işletme yönetimindeki eğilimler, uygulama ve yöntemler de değişmeye başlamıştır. Bilgi yönetimi ve bilgi sistemleri artık; karar verme, planlama, kontrol, yöneltme gibi yönetim işlevlerinde yaygınca kullanılmaya başlanmış, yönetim bilişim sistemleri, kurumsal kaynak planlama sistemleri, karar destek sistemleri, uzman sistemler gibi bilişim teknolojisine dayalı yönetim teknik ve araçları işletme içinde kayda değer bir önem kazanmıştır (Aktan, 2006: 107).
İşletmeler geçmişte elde ettikleri bilgiyi gelecekteki yeni yaklaşımlar için kullanarak başarılı olabilirler. Eski bilgi kullanılarak, eskisinin yerine geçecek, güvenilir olan güncellenmiş yaklaşımlar elde edilir ve bu geçmişe ait bilginin kullanımı ile yeni bir yaklaşımın adeta bir evliliği gibidir. Bilgi yönetimi, bir organizasyonun geçmişine ait bilgisi, bilginin güncel popülaritesinin arkasındaki güçtür. Bilgi yönetimi bu enformasyonun güncel durumlardan türetilmesi ve boşlukların organizasyonel istihbarat ile doldurulması gerektiğini belirtir (Anameriç, 2005: 20).
Bilgi yönetimi, şirketlerin güne uyumunda ve gösterdikleri tepkilerde kısmen geçmişin bilgilerine kısmen de geleceğin rasyonel analizine dayalı olarak karar almalarını mümkün kılmaktadır. Bunun yanı sıra ürünlerin, pazarların ve kuralların her ay değiştiği çok hızlı değişen çevrelerde bir grup karar vericinin merkez haline getirildiği istihbaratı eyleme çevirmek de yavaş kalmaktadır. Bu nedenle hiçbir tepki gösterilmeyecek kadar etkisiz olabilmektedir. Yeni pazarlar çok hızlıca doğup aynı şekilde ansızın yok olabilmektedirler. Dolayısıyla bilgi belirli bir başarıyı elde etmede farklı takımlarca kullanılmak üzere ademi merkeziyetçi bir hale kavuşturulmalıdır (Koulopoulos, 1997: 114).
Modern yönetim, artık gelişmiş teknolojinin ürünü olan bilgi yönetim sistemlerinden yararlanmayı gerektirmektedir. Yöneticinin örgütle ilgili pek çok faktörü aynı anda değerlendirmesine ve rasyonel olarak karar almasına yardımcı olan Yönetim Bilgi Sistemi, yönetimin fonksiyonları olan planlama, yürütme, koordine etme ve denetlemeyi kolaylaştıran bir etki yapacaktır.
Bu çalışmanın da ana perspektifini genel kapsamda; teknolojinin, özellikle bilgi teknolojisinin yönlendirdiği yeni dünya düzeninde işletmelerde bir rekabet stratejisi, hatta bir katalizör olarak ortaya çıkan yönetim bilgi sistemleri ve bileşenleri; özel kapsamda eğitim kurumlarında yönetim bilgi sistemlerinin kullanımını ve uygulamalarını incelemek oluşturmaktadır.
Tez üç bölümden oluşmaktadır. Birinci bölümde yönetim bilgi sistemi ile ilgili temel kavramlar ve tanımlar, yönetim bilgi sisteminin önemi ve Türkiye’de kullanılan yönetim bilgi sistemleri ele alınmıştır. Tezin ikinci bölümünde eğitim sektöründe yönetim bilgi sistemlerinin durumu incelemeye alınmıştır. Bu bölümde yönetim bilimi ve eğitim yönetimi, okullarda yönetsel bilgi gereksinimi ve kullanımı, okullarda yönetim bilişim sistemleri ve yönetim bilişim sistemlerinin okuldaki bileşenleri, okullarda temel işletme işlevlerinde yönetim bilişim sistemlerinin kullanımı incelenmiştir. Tezin üçüncü ve son bölümünde ise yönetim bilgi sistemlerinin eğitim sektöründe uygulanması konusu çerçevesinde, Büro Yönetimi ve Sekreterlik eğitimi veren meslek yüksek okulları üzerinde bir alan araştırması yapılarak, araştırmayla ilgili sonuçlara ve ilgili değerlendirme ve görüşlere yer verilmiştir.
1.1 Problem
Bu araştırmanın temel problemini, Türkiye’de Büro Yönetimi ve Sekreterlik Eğitimi veren Meslek Yüksek Okullarının yönetim bilgi sistemlerini kullanma düzeyleri nedir? sorusu oluşturmaktadır. Bu amaçla aşağıdaki alt problemlere cevap aranmaktadır.
1. Okullarda eğitsel ve yönetsel tüm alanlarda bilgisayarlar etkin olarak kullanılmakta mıdır?
2. Okullarda bilgisayarlardan hangi oranlarda yararlanılmaktadır?
3. Okul türüne göre bilgisayarlardan yararlanma oranları farklılık göstermekte midir?
4. Okul kütüphanesinde elektronik kitap ve kaynaklar önemli oranda kullanılmakta mıdır?
5. Öğrenciler bilgilerine elektronik ortamdan ulaşabilmekte midirler?
6. Okullarda Yönetim Bilgi Sistemi bölümleri yaygın olarak bulunmakta mıdır? 7. Okul türüne göre yöneticilerin Yönetim Bilgi Sistemlerini kullanım oranlarında
farklılıklar var mıdır?
8. Okullarda tüm idari bölümlerde bilgisayar kullanım oranı yüksek midir?
9. Okullarda bilgisayarlar tüm yönetsel faaliyetlerde yüksek oranda kullanılmakta mıdır?
10. Okullarda Okul Yönetim Sistemi yazılımlarının kullanım oranı nedir? 11. Okullarda bilgi teknolojilerine yapılan yatırım yeterli midir?
12. Okullarda Yönetim Bilgi Sistemi önemli oranda kullanılmakta mıdır? 13. Okullarda Yönetim Bilgi Sistemine verilen önem yüksek midir?
14. Yönetim Bilgi Sistemlerini kullanmanın okullara olumlu etkileri olmakta mıdır? 15. Okullarda Yönetim Bilgi Sistemi en çok tepe yönetimi mi etkilemektedir? 16. Okul yöneticileri Yönetim Bilgi Sistemini en çok idari ve destek hizmetleri
sağlamada mı kullanmaktadırlar?
17. Okullarda bilgi depolamada en çok elektronik ortamlar mı tercih edilmektedir? 18. Okullar kayıt tutma ve yok etme konusunda politika geliştirmişler midir?
1.2 Amaç
Araştırmanın amacı, yönetim bilgi sistemlerinin, Türkiye’de Büro Yönetimi ve Sekreterlik Eğitimi veren Meslek Yüksek Okullarında kullanım düzeylerini belirlemektir. Bu amaçla aşağıdaki hipotezler oluşturulmuştur.
Hipotezler;
H1 : Okullarda eğitsel ve yönetsel tüm alanlarda bilgisayarlar etkin olarak
kullanılmaktadır.
H2 : Okullarda bilgisayarlardan yüksek oranlarda yararlanılmaktadır. H3 : Vakıf okullarında bilgisayarlardan yararlanma oranı daha yüksektir.
H4 : Okul kütüphanesinde elektronik kitap ve kaynaklar önemli oranda
kullanılmaktadır.
H5 : Öğrenciler bilgilerine elektronik ortamdan ulaşabilmektedirler.
H6 : Okullarda Yönetim Bilgi Sistemi bölümleri yaygın olarak bulunmaktadır. H7 : Okul türüne göre yöneticilerin Yönetim Bilgi Sistemlerini kullanım
oranlarında farklılıklar vardır.
H8 : Okullarda tüm idari bölümlerde bilgisayar kullanım oranı yüksektir.
H9 : Okullarda bilgisayarlar tüm yönetsel faaliyetlerde yüksek oranda
kullanılmaktadır.
H10 : Okullarda Okul Yönetim Sistemi yazılımlarının kullanım oranı yüksektir. H11 : Okullarda bilgi teknolojilerine yapılan yatırım oranı yüksektir.
H12 : Okullarda Yönetim Bilgi Sistemi önemli oranda kullanılmaktadır. H13 : Okullarda Yönetim Bilgi Sisteminin kullanımına önem verilmektedir. H14 : Yönetim Bilgi Sistemlerini kullanmanın okullara olumlu etkileri
olmaktadır.
H15 : Okullarda Yönetim Bilgi Sistemi en çok tepe yönetimi etkilemektedir. H16 : Okul yöneticileri Yönetim Bilgi Sistemini en çok idari ve destek
hizmetleri sağlamada kullanmaktadırlar.
H17 : Okullarda bilgi depolamada kağıt dokümanlardan çok elektronik ortamlar
tercih edilmektedir.
1.3 Önem
Türkiye’de üniversiteler en iyi düzeyde eğitim vermesi gereken kurumlardır. Bu misyonları nedeniyle üniversiteler bilginin de etkin kullanımını sağlayacak koşulları gerçekleştirmek zorundadırlar. Eğitim sektöründe bilgi teknolojilerinin kullanım düzeyine göre iletişimin ve dış bilgilere ulaşımın kalitesi de değişmektedir. Eğitim kurumları dışarıdaki bilgiye çok hızlı bir şekilde ulaşarak, kendi dinamiklerini kontrol etmeye çalışmalıdır. Bu bağlamda üniversitelerde yönetim bilgi sistemlerinin kullanımı çok kritik bir önem arz etmektedir.
Günümüzde kurumları etkileyen temel unsurlar dış kaynaklıdır. Eğitim kurumları için de bu durum geçerlidir. Çeşitli dış etkiler pek çok yönetim bilimci tarafından incelenmiştir. Bunlar arasında teknoloji etkisi, global rekabet, kalite, müşteri ihtiyaçları ve zamanında karar verme gibi konular vardır. Bu etkilerin çoğu aslında birbiriyle ilişkilidir ve sürekli etkileşim halindedir.
Bilgi artık stratejik bir kaynak haline gelmiştir. Bu açıdan bilginin de yönetilmesi gerekmektedir. Yönetim bilgi sistemleri bu bilgiyi karar vermede kullanılmak üzere karar vericiye ve uygulayıcıya anlamlı hale getirmektedir. Bilginin girdi olduğu bu süreçler sonunda tekrar bilgi çıkmaktadır. Önemli noktalardan biri de dış bilginin alınarak bu süreçlere dahil edilmesi ve sonuçlarının paylaşılmasıdır. Bu çalışma eğitim kurumlarının bu değişime rahatlıkla ayak uydurabilmesini sağlayan en önemli araçlardan biri olan Yönetim Bilgi Sistemlerini (YBS) güncel kavramlarla ilişkilerini göz önünde bulundurarak genel olarak incelemektedir.
Araştırma sonucunda ülkemizde eğitim kurumlarında yönetim bilgi sistemlerinin kullanım alanlarının neler olduğu, eğitim kurumlarının yönetim bilgi sistemlerini kullanım düzeyleri, bu alanda yaptıkları yatırımlar ve kullanım sebepleri ile ilgili bilgi elde edilecektir. Bu çalışma ile bilgiye en çok önem vermesi gereken kurumların başında gelen eğitim kurumlarının, bilgiyi nasıl kullandıkları ile ilgili bulgulara ulaşılacaktır. Araştırmanın bulguları Meslek Yüksek Okullarına yönetim bilgi sistemlerinin kullanımına ilişkin bir dönüt olmakla birlikte, üniversitelerde yönetim bilgi sistemlerinin kullanımına yönelik eksiklik ve aksamaların giderilmesinde nereden başlanacağı konusunda bir ışık da tutmaktadır.
1.4 Varsayımlar
Türkiye çapında Büro Yönetimi ve Sekreterlik Eğitimi veren Meslek Yüksek Okullarının yöneticileri üzerinde uygulanan bu araştırma, aşağıdaki varsayımlar çerçevesinde yapılmıştır:
Meslek Yüksek Okulu yöneticilerinin çalıştıkları işletmelerin yönetim bilgi sistemleri faaliyetlerini değerlendirebilecek yeterlilikte oldukları varsayılmıştır. Anket uygulanarak verilerin elde edilmesinde, deneklerin fikirlerini
gizlemedikleri ve sorulara doğru cevaplar verdiği varsayılmıştır.
Yönetim bilgi sistemlerinin son yıllardan önem kazanan bir konu olması ve okul faaliyetlerini olumlu/olumsuz etkileyecek bir etken olacağı düşünülerek yüksek okul yöneticilerinin konuya ilgi göstererek objektif cevaplar vereceği varsayılmıştır.
1.5 Sınırlılıklar
2008 yılı ÖSYM kayıtlarına göre Türkiye’de Büro Yönetimi ve Sekreterlik eğitimi veren 74 üniversitede 123 meslek yüksek okulu bulunmaktadır. Araştırma kapsamındaki anketler tüm bu meslek yüksek okullarına 2009-2010 eğitim-öğretim yılında uygulanmıştır. Anketler İstanbul’da Büro Yönetimi ve Sekreterlik eğitimi veren Meslek Yüksek Okullarının yetkilileri ile yüz yüze uygulanmıştır. Maddi imkânların kısıtlı olması dolayısıyla İstanbul dışındaki Meslek Yüksek Okullarına ise e-mail ve telefon yolu ile anketler dağıtılarak veriler elde edilmiştir.
1.6 Tanımlar
Bilgi; belli bir amaca hizmet etmek amacıyla kaydedilen, sınıflandırılan, düzenlenen, aktarılan ve yorumlanan anlamlı veri veya veri topluluğudur (Yalçıner, 1993: 86). Bilginin literatürde değişik tanımlamaları yer almaktadır. Bilgi; verilerin bilgi işlem yardımıyla faydalı ve anlamlı bir biçime sokulmuş sonuçlarıdır (Kurtaran, 1991: 28). Bilgi; düzenlenmiş veri (Barutçugil, 2002: 57), kağıt üzerine yazılmış veya basılmış, elektronik veritabanlarına depolanmış veya İnternet’ten toplanmış herhangi bir formattaki içerikten,
bir kurumdaki personelin kişisel bilgisine kadar değişik biçimlerde olabilen ve anlaşılabilir bir biçimde iletilebilen veri topluluğu (Prytherch, 2000: 370) ve bilgi teknolojisi ile işlenmiş veriler topluluğu şeklinde tanımlanabilecek enformasyon kavramını da belirtmemektedir.
Bilgiler aşağıdaki çevrime göre ömürlerini tamamlar. Bilginin türü ve özellikleri değişse de bu çevrim kesinlikle değişmemektedir (Çetin, 1997: 28).
a. Bilgi doğar, bulunur ya da keşfedilir. b. Bilgi kaydedilir.
c. Bilgi kullanılır, değerlendirilir. d. Bilgi geliştirilir.
e. Bilgi aktarılır.
f. Bilgi arşive kaldırılır.
Bilgi sürekli güncellenen özelliği gereği yönetilmeli, yeni ihtiyaçlara cevap verebilecek hale getirilmelidir. Bu aşamada Yönetim Bilgi Sistemlerinin kullanımı önem kazanmaktadır. Bu çalışmada eğitim sektöründe Yönetim Bilgi Sistemlerinin kullanımı incelenecektir.
2. KAVRAMSAL ÇERÇEVE
Bilgi yönetimi bilginin verimli bir şekilde teknolojik uygulamalara dökülmesindeki süreçlerin tanımlamalarını, modellenmesini ve organizasyonun amaçları doğrultusunda bilginin kullanılması için yapılması gereken hareket planını kapsar. Bilgi yönetimi, üretken (değer yaratıcı) bilginin elde edilmesi, paylaşılması, geliştirilmesi ve kullanılması ile ilgilidir (Ertuğrul, 2000: 22).
Bilgi yönetimi, şirket performansını arttırmak amacı ile üretken bilginin elde edilmesi, paylaşılması, geliştirilmesi ve kullanılması ile ilgilenir. Bilgi yönetiminin temel çabası, bilgiyi üretken kılmaktır. Yönetilecek bilgi, yalnızca işletme faaliyetlerinin sonuçlarının ışığında tanımlanabilir ve değerlendirilebilir (Barutçugil, 2000: 41). Bilgi yönetimi organizasyonel amaçların daha iyi bir şekilde elde edilebilmesi için bireylere, takımlara ve bütün organizasyona bilginin kollektif ve sistematik olarak yaratılması, paylaşılması ve uygulanması için olanak sağlayan yeni bir disiplindir (Barutçugil, 2002: 50).
Araştırmanın bu bölümünde bilgi ve bilgi yönetimine ilişkin temel kavramlara kısaca yer verilmiştir.
2.1. Bilgi İle İlgili Genel Kavramlar
Sosyo–ekonomik gelişme sürecinde toplumlar ilkel toplumdan tarım toplumuna, tarım toplumundan sanayi toplumuna, günümüzde ise sanayi toplumundan bilgi toplumuna geçiş şeklinde farklı gelişme aşamaları geçirmişlerdir. Bu gelişme aşamalarından insanlık tarihinde iz bırakan aşamalardan birincisi insanları ilkel yaşamdan toprağa ve yerleşik düzene bağlayan tarım toplumuna geçiştir. İkinci aşama tarım toplumundan kitlesel üretimin, tüketimin ve eğitimin önemli olduğu sanayi toplumuna geçiş, üçüncüsü ise kitlesel refahın, bilginin ve nitelikli insan sermayesinin önem kazandığı bilgi toplumu aşamasıdır (Aktan ve Tunç, 1998: 118).
Bilgi dünya ekonomisinin “anahtar kaynağı” haline gelmiştir. Üretimin geleneksel faktörleri olan arazi, işgücü ve sermaye sürükleyici güç olmak yerine üretimi kısıtlar hale gelebilmektedir. Bilgi üretimin kritik bir faktörü haline dönüşmektedir (Malhotra, 1997: 153). Başarılı organizasyonlar her geçen gün; zımbalayan, kesen, montaj eden, kaldıran ve
başka bir deyişle fiziksel dünyayı manipule eden makineler yerine enformasyonu toplayan, işleyen, analiz eden ve dağıtan ekipmanlara daha fazla para yatırmaya devam etmektedirler. Organizasyonların karlılığını ve başarısını bir zamanlar garantileyen el ile tutulabilir fiziksel varlıklar, el ile tutulamayan varlıklarca önem konusunda geçilmiştir (Hughes ve Martin, 1997: 12). Kısaca, bilginin varlığı ve niteliği işletmeler için her geçen gün daha da kritik bir noktada yerini almaktadır.
Bilgi insanlar tarafından yaratılır. Bilgi; tecrübeye, sezgisel metotlara, arzulara ve sinirsel bağlantılara dayanan anlayış, yargı ve keşiftir. Henüz hiçbir bilgisayar kendi başına bilgi yaratamamaktadır. Bilgi bir işletmenin sahip olabileceği yer, işgücü, sermayeden çok daha fazla değeri bulunan tek ve en önemli kaynaktır ve tüm diğer geleneksel varlıkların aksine bilgi değerini yitirmez (Malhotra, 1997: 155).
2.1.1 Veri, Enformasyon ve Bilgi
Çok boyutlu bir kavram olması nedeniyle bilgi, değişik bağlamlarda değişik amaçlar için farklı biçimde kullanılabilmekte ve veri (data) ile bilgi (information) kavramları sık sık karıştırılmakta ve çoğu zaman birbirinin yerine kullanılmaktadır. Bilgi teknolojileri yazınında buna ilave üçüncü bir bilgi kavramı -üst bilgi-(knowledge) daha bulunmaktadır ve aşağı yukarı önceki iki kavramın yüklendiği anlamı çağrıştırmaktadır (Bensghir, 1996: 14).
Bu açıdan bakıldığında veri, bir sürecin temel hammaddesi olarak çeşitli sembol, harf, rakam ve işaretlerle temsil edilen, ham, işlenmeye hazır işlenmemiş gerçekler ya da izlenimlerdir. Yine diğer bir tanıma göre veri, tanımlanamayan ses, görüntü, yazı ve objeye veya gerçeklerin sembolik ifadesine denir (Yozgat, 1998: 45).
Bilgi kavramı, esasında latince “informatio” kökünden gelir. Biçim verme yada haber verme anlamındadır (Öğüt, 2001: 9). Bilgi haberin değer taşıyanıdır. Sistemi oluşturan bireylerin organizasyondan ayrılmasına ve organizasyona katılmasına karşın, sistemde değerli bilgidir (Gözalan, 1996: 16). Üzerinde kesin bir yargıya varılmış, anlam kazanmış her türlü ses görüntü ve yazılara bilgi denir (Yozgat, 1998: 45). Bilgi, verilerin karar alma sürecine destek sunacak şekilde anlamlı bir biçime getirilmek üzere analiz edilerek işlenmesiyle ulaşılan sonuçlardır. Bilgi mevcut karar durumuyla doğrudan ilgilidir. Üst bilgi, belirli bir amaca yönelik olarak bilgilerin çeşitli analiz, sınıflama ve gruplama
işlemlerinden geçirilerek, ileri zaman diliminde potansiyel olarak kullanıma hazır hale getirilmiş halidir. Üst bilgi yargılama ile elde edilen deneyimlerdir. Üst bilgiler biçimsel olarak kütüphanelerde yada dokümantasyon merkezlerinde tutulmaktadır (Bensghir, 1996:14).
Burada ‘enformasyon’ ve ‘bilgi’ kavramlarının, son çözümlemede ‘aklın’ oluşumuna varan bir sürecin farklı aşamalarının ürünleri olduklarına ve bu nedenle, bu iki kavramı, herhangi bir dilde aynı sözcükle karşılamanın yanlış anlamalara yol açabileceğine işaret etmek gerekir (Göker, 2006: 13) .
Bilgiye bir bakış açısı kazandırmak için T. Beckman (1999) beş basamaklı bir bilgi sıradüzeni (hiyerarşi) öne sürmüştür. Bu sıradüzen bilgiyi alt düzeydeki temel noktalardan daha değerli olan daha üst düzeylere transfer eder. Bunlar aşağıdaki gibidir (Çelep ve Çetin, 2003: 13);
• Veri (data): Konu, gerçek, kod, imge, ses.
• Enformasyon/malûmat: Organize, yorumlanmış, özetlenmiş veri. • Bilgi (knowledge):Durum, kural, süreç, model.
• Uzmanlık(expertise) Hızlı ve doğru öneri, açıklama, sonucu doğrulama ve mantığa bürüme. • Yeterlik(capability): Örgütlenmiş uzmanlık, bilgi dağarcığı, entegre edilmiş
edim destek sistemi, merkezi yeterlilik.
Karşılaştırmalı olarak açıklamak gerekirse; bilgi, işlenmiş anlam kazanmış verilerdir. Üst bilgi ise, kullanılabilecek “özelleşmiş bilgi”dir. Örneğin; %45 bir veridir. Türkiye’de işletmelerin %45’nin düşük verimlilik arz ettiği bir bilgidir. Eğer yetkili bir kamusal kurum, bu işletmelerin %10’nu için özendirici tedbirler öngörmekte ise, bu artık kullanılabilecek ve özel hale gelmiş bir üst bilgidir (Öğüt, 2001: 13).
Veri, enformasyon ve bilgi kavramlarının karıştırılmaması gerekir. Veri, olaylara ilişkin nesnel gerçekler olup birbirleriyle ilişkilendirilmemiştir. Veri kurumsal bağlamda işlemlerin yapılandırılmış biçimde kaydedilmesidir. Modern kurumlarda veri, teknolojik sistemlerde saklanır. Bu yolla verilerin sisteme ilk girişi finans, muhasebe ve pazarlama departmanları kanalıyla oluşmuştur. Bu süreç son zamanlara kadar merkezi biçimde
yönetilmiştir. Bugünkü eğilim ise verinin derlenmesinin desantralize edilmesi yönünde olup veri toplamanın maliyeti, hızı ve sistemin ne kadar veriyi taşıyabileceği soruları araştırılmaktadır (Probst ve diğerleri, 2000: 2).
Veriden çok daha zengin bir içeriğe sahip olan enformasyon yazılı, sözlü veya görsel bir mesajdır. Her mesajda olduğu gibi enformasyonun aktarılması için bir gönderen ve bir alıcı olması gerekir. Enformasyon, mesaj alan kişinin algılamasının değişmesi ve yargısı üzerinde etki yapmayı hedefler. Bu açıdan bakıldığında mesajın enformasyon olup olmadığına kendisindeki etkisine bakarak alıcı karar verir (Probst ve diğerleri, 2000: 51).
Enformasyon şebekelendiği zaman, özel bir faaliyet alanında kullanılabilir ve bu bilgi olarak tanımlanabilir (Barın, 1998: 49). Şekil 1’de bu kavramlar hiyerarşisindeki ilişkiler sembolize edilmiştir.
Enformasyonun amacı alıcının bir konudaki düşüncelerini değiştirmek, değerlendirmesi ya da davranışı üzerinde bir etki yaratmaktır. Enformasyon alıcısını biçimlendirmek zorundadır; bakış açısında ya da anlayışında bir fark yaratmalıdır. Enformasyon, fark yaratan veridir (Davenport ve Prusak, 2001: 24).
Bilgi Enformasyon Veri Semboller “1”, “9”, “2”, “.” Sembol Seti 1.92 Söz Dizimi Değiştirme Oranı
1 € = 1.92 YTL Genel Durum Mevcut Pazarın
Pazar Mekanizması Şebekelendirme
Şekil 1 Kavram Hiyerarşisi Düzeylerindeki İlişkiler Kaynak: Probst ve diğerleri, 2000: 15’den yararlanılmıştır.
Enformasyon kuruluş içinde sert ve yumuşak iletişim ağları aracılığıyla dolaşır. Sert iletişim ağı gözle görülür. Kablolar, taşıma araçları, uydu alıcıları, posta kutuları, adresler gibi başı sonu belli bir altyapıya sahiptir. Bu ağlarla iletilen mesajlar arasında elektronik posta mesajlarını, geleneksel posta mesajlarını ve internet mesajlarını sayabiliriz. Yumuşak iletişim ağı ise daha az resmi ve daha az gözle görülür bir nitelik taşır ve kendiliğinden yürür. Ufak bir kağıt üzerine yazılmış bir not veya üzerinde “bilginize” yazılı bir makale fotokopisi yumuşak iletişim ağı ile haberleşmeye birer örnektir (Davenport ve Prusak, 2001: 24).
Bilginin tanımı veri ve enformasyondan daha karmaşıktır. Bilim filozofları “bilme”’nin bireye ne kazandırdığı konusunda yaşamlarını adamışlardır. Bu nedenle kısa bir tanım herkesi tatmin etmeyebilir. Davenport ve Prusak (2001:24) bilgiyi; deneyim ve değerlere ilişkin enformasyonun akışkan bir karmasıdır, diye tanımlamaktadırlar. Bilgi sadece kayıtlarda ve bilgi bankalarında değil, kurumsal rutinlerde, süreçlerde, uygulama ve normlarda da yer almaktadır. Akışkan olduğu kadar yapılandırılmıştır. Bazen sezgiseldir ve sözlere dökülmesi her zaman mümkün olmayabilir (Probst ve diğerleri, 2000: 51).
Bilgi bireylerin problemlerini çözmek için kullandığı tüm öğrenme süreçlerinin ve yeteneklerinin bütünüdür. Bu hem teorik hem de pratik olarak, günlük kuralları ve hareket için gereken öğrenimleri içermektedir. Bilgi veri ve enformasyon temeline dayanmaktadır. Bilgi belli bir düzen içindeki deneyimlerin, değerlerin, amaca yönelik enformasyonun ve uzmanlık görüşünün yeni deneyimlerin ve enformasyonun bir araya getirilip değerlendirilmesi için bir çerçeve oluşturan esnek bir bileşimidir. Bilgi, bilenlerin beyinlerinde ortaya çıkar ve orada uygulamaya geçirilir. Yalnızca belgelerde ya da dolaplarda değil rutin çalışmalarda, süreçlerde, uygulamalarda ve normlarda kendisini gösterir (Davenport ve Prusak, 2001: 27).
Her ne kadar basit bir gerçek gibi görünse de veri, enformasyon ve bilgi kavramlarının birbirlerinin yerine kullanılamayacağını bir kez daha vurgulamak önemlidir. Bu üç kavramın ne olduğunu anlamak ve bir tanesinden diğerine nasıl geçeceğiniz bilmek bilgi işini başarıyla yürütmek açısından zorunludur. Bu nedenle veri, enformasyon ve bilgi terimlerinin karşılaştırmalı olarak incelenmesi ve dönüşüm süreçlerinin açıklanması yararlı olacaktır.
2.1.1.1 Veriyi Enformasyona Dönüştürme Süreci
Bilginin kaynağı veridir. İşlenmemiş ham bilgi de denilen veri; “data” kelimesinin karşılığı olarak kullanılan ve “datum” sözcüğünün çoğulu olan bir kavramdır. Veri kavramı, çeşitli durumların, gözlemlerin veya oluşumların her türlü gösterimidir. Bu gösterimler sayısal veya alfanümerik karakterler ya da semboller olabileceği gibi çeşitli biçimlerdeki grafik çizimler ve diğer tüm grafik gösterimler şeklinde de olabilir. Bilginin ham maddesi olan veri; miktarları, eylemleri, olguları temsil eden, tesadüfi olmayan, rast gele bir araya gelmemiş bulunan sembollerden oluşan bir grup olarak da tanımlanır (Akova ve Sarıışık, 2002). Yani veri, özümlenmemiş ve yorumlanmamış gözlemler, işlenmemiş gerçeklerdir (Barutçugil, 2002: 57). Ham olgular, rakamlar ve detaylarıdır (Senn, 1995: 12). Veri “bir sonuca varabilmek için gerekli olan ilk bilgi” (www.tdk.org.tr . Erişim tarihi: 16.12.2009), “gözlenen ve kaydedilen şey” (Karasar, 1984: 132)’dir.
Gerçeklerin en alt seviyesidir veri. İçine yerleştirilmiş bilgiye sahip değildir. Veri sıralanmalı, gruplanmalı, analiz edilmeli ve tercüme edilmelidir. Veri bu şekilde işlendiğinde enformasyona dönüşür. Enformasyonun bir teması ve bir amacı vardır. Enformasyon kapsam ve deneyim ile birleştirildiğinde bilgi haline gelir (Ponelis ve Fairer, 1998: 14) . Şekil 2’de bu süreç gösterilmektedir.
Kaynak: Ponelis ve Fairer, 1998: 14’ten yararlanılmıştır. Bilgi Enformasyon Veri Karar Verme Sentezleme Analiz Etme Özetleme
Erengül (1998: 51)’e göre veriye katma değer ekleyerek enformasyona dönüştürürken; bağlam, sımıflandırma, hesaplama, düzeltme ve yoğunlaştırma gibi zihinsel süreçlerden geçirilmektedir.
Davenport ve Prusak (2001: 10) ise verilere değer eklemede yararlanılan yöntemler aşağıdaki gibi açıklamışlardır:
Amaca yönelme : Verilerin hangi amaç için toplandığını bilme.
Kategorize etme : Verilerin analize uygun birimlerinin ya da temel bileşenlerinin neler olduğunu bilme.
Hesaplama : Verilerin matematiksel ya da istatistiksel olarak analiz edilmesi.
Düzeltme : Verilerin hatalardan arındırılması. Özetleme : Verilerin kısa ve öz olarak özetlenmesi.
Veri belirtilen aşamalardan geçirilerek enformasyona dönüştürülmektedir. Enformasyonun bilgiya dönüştürülmesi için de belli işlemler öngörülmektedir.
2.1.1.2 Enformasyonu Bilgiye Dönüştürme Süreci
Enformasyon, kısaca düzenli ve kullanılabilir veriler olarak tanımlanabilir. Bu veriler enformasyonu kullanacak yöneticinin bugünkü ve gelecekteki kararları için gerçek bir değer taşıyan, anlamlı bir biçimde işlenmiş verilerdir. Haber, anlamlı hale dönüştürülmüş veridir. Örneğin; sayılar veri iken, rast gele sayılar tablosu enformasyondur. Enformasyonun iki önemli özelliği bulunmaktadır. Birincisi, veriler tek başına bir anlam taşımazlar. Bunların haber haline gelebilmesi için, işlenerek bir anlam taşıması gerekir. İkincisi, oluşturulan haber kararlara ilişkin faktörlerdeki belirsizliği azaltarak belli bir davranış değişikliğine neden olmalıdır (Akova ve Sarıışık, 2002: 26). Enformasyon düzenlenmiş veridir (Barutçugil,2002:57).
Enformasyonun amacı alıcının bir konudaki düşüncelerini değiştirmek, değerlendirmesi ya da davranışı üzerinde bir etki yaratmaktır. Enformasyon alıcısını biçimlendirmek zorundadır; bakış açısında ya da anlayışında bir fark yaratmalıdır. Enformasyon fark yaratan veridir (Davenport ve Prusak, 2001:24).
Türkçe sözlük (www.tdk.org.tr . Erişim tarihi: 16.12.2009) bilgiyi; kurallardan yararlanarak kişinin veriye yönelttiği anlam olarak tanımlamaktadır. Bilgi enformasyonun anlaşılmasını ifade etmektedir. Bilgi öğrenmeyi mümkün hale getiren ve sadece bir araya getirmeye dayanmayan aynı zamanda kullanıcının amacına ve yeteneğine bağlı olarak öğrenmeyi mümkün kılan olgudur. Bilgi, bir örgütün etkin hareket edebilme yeteneği olarak ifade edilmektedir (Akova, 2002: 26). Bilgi, düzenlenmiş enformasyon, (Barutçugil,2002:58) bir bilişim grubu ve bu bilişimin en uygun şekilde nasıl kullanılabileceğinin anlaşılabilmesidir (Senn, 1995:12).
Nasıl enformasyon veriden doğuyorsa, bilgi de enformasyondan doğar. Eğer enformasyonun bilgiye dönüşmesi isteniyorsa, bu işi insanların yapması gerekir. Bu dönüşüm süreci şu şekilde işler (Erengül, 1998: 51):
Karşılaştırma : Karşılaşılan duruma ilişkin enformasyon ile bilinen diğer durumlara ilişkin enformasyon arasında ne gibi farklar ve benzerlikler vardır? Sonuçlar : Enformasyonun kararlar ve hareketler üzerinde ne gibi etkileri
vardır?
Bağlantılar : Eldeki bilgi parçası ile diğerleri arasında nasıl bir ilişki vardır? Konuşmalar : Diğer insanlar bu enformasyon hakkında ne düşünmektedirler?
Yukarıdaki süreçlerin sentezi ile bilgiye ulaşılır. Bilginin değerli olma nedeni, veri ve enformasyondan farklı olarak eyleme yakın olmasıdır. Sahip olunan bilginin sonucunda karar üretilip hayata geçirilebilmektedir (Erengül, 1998: 51).
Bir örnekle açıklamak gerekirse, bir web sitesini belli bir zaman diliminde ziyaret edenlerin kayıtları birer veridir. Ziyaretçi kayıtlarının belli bir disiplin içinde sırayla kullanılabilir kümelere ayrılması verileri enformasyona dönüştürür. Enformasyonun bilgiye dönüşmesi ise, birbirimden bağımsız enformasyon kümelerindeki senkronize olmayan enformasyonların birbiri ile bağlantılarının organizasyonların kullanımına yönelik olarak ilişkilendirilmesi ve bundan bir çıkarım yapılmasıdır (Yılmaz, 2000: 4-5).
Bilgi; enformasyon, bağlam ve deneyimin birleşimidir. Bağlam bir bireyin hayata bakış açısıdır. Bu sosyal değerler, din, kültürel miras ve cinsiyet gibi çeşitli etkileri içerir. Deneyim ise daha önceden elde edilmiş bilgidir (Ponelis ve Fairer, 1998:18).
Kaynak:Ponelis ve Fairer, 1998: 18’den yararlanılmıştır
Bilgi bir kişiden diğerine aktarıldığında, bilgi alıcının bağlam ve deneyimine doğru çekilmiş olur. Yeni bilgi alıcının algılama ve deneyimine göre tercüme edilir. Eğer alıcının bilgiyi tercüme etmesi için yeterli algılama ve deneyimi yok ise, bilgi doğru bir şekilde tercüme edilmeyecektir ve bu bilginin ya çok az değeri olacaktır ya da hiç değeri olmayacaktır. Verici bilgiyi zayıf sembolik bir şekilde tanıtırsa, alıcı yanıltılabilir veya yeni bilgiyi anlamayabilir (Ponelis ve Fairer, 1998: 19).
Enformasyon onu alan kişiye anlamlı olması için düzenlenilen veridir. Bilgi ise çeşitli özelliklere sahiptir. Bu özellikler aşağıda sıralanmıştır (Ponelis ve Fairer, 1998: 24):
Anlayış, bir şeyin açık ve kesin bir şekilde anlaşılması. Zihin tarafından fark edilebilen veya kavranılabilen öğrenme. Pratik deneyim veya beceri, tanıma.
Problem çözmeye uyarlanabilir bilgi düzenleme.
Bağlam Tecrübe Enformasyon İşlenmiş Bilgi Din Cinsiyet Sosyal Değerler Kültür Mirası Önceden Elde Edilmiş Bilgi İşlenmiş Bilgi
Her görev veya beceri, kendisiyle ilgili özel bir bilgiyi içerir. Bilgi insana aittir ve bu yüzden sübjektiftir. Fakat bunun aksine enformasyon ve veri ağırlıklı olarak dışsal ve objektif özelliklidir.
Doğuda, rasyonel bilgiye kıyasla sezgisel bilginin daha önemli olduğunu belirtmek geleneksel bir yaklaşımdır. Yüksek ve aşağı bilgiden bahsedilmiştir ve aşağı bilgi, çeşitli bilimler ile ilişkilendirilmiştir (Denning, 1998: 3).
Çin felsefesi, sezgi yolu ile anlaşılan ve rasyonel bilginin birbirini dengeleme doğasını vurgulamıştır ve onları Şekil 4’te gösterilen tipik bir yin-yang çifti ile temsil etmiştir (Denning, 1998: 3-4). Bu bilgiden yola çıkarak sezgi yolu ile anlaşılan bilgi ve rasyonel bilgiyi iç içe geçmiş zıt enerjilerin birleşimi olarak tarif etmek mümkündür (Tengilimoğlu ve Tüter, 2009: 165).
Kaynak:Denning, 1998: 3’den yararlanılmıştır Güvenilir Gerçek İnanılan Bilinen Anlaşılan Emin Olunan Hakkında kanıt sahibi olunan İnanılan Gerçek
Bilgi bir kez aleni olarak kaydedildiğinde enformasyon yönetim teknikleri ve bilgi yönetim sistemleri ile kontrol edilebilir. Fakat aşağıda belirtilen hususlar ile normal olarak enformasyon olarak tanımlanan hususlardan farklıdır (Partby, 2001: 4):
Zengin sosyal ve psikolojik boyuta sahip olur. Oluşturulur, kişisel ve kolektif zihinler arasında paylaşılıp, zamanla geliştirilir.
Deneyim ve öğrenmeye dayandığı için bilgiden daha çok birbirine bağlı, genellenmiş ve açıklayıcıdır.
Yaratıcılık, işbirlikçi problem çözme ve insanları kendi görüş ve deneyimlerini paylaşmaya yönlendirme gibi kendi karakteristik problemleri vardır.
2.1.1.3 Bilgi Türleri
Bilgi; değişim sürecinde sürekli olarak yeniden tanımlanmak zorunda kalmış ve anlamı günün gerekliliklerine göre belirlenmiştir. Organizasyonlar için ise bilginin önemi arttıkça veya stratejik hale geldikçe rolü de değişmiştir. Artık, bilgi; organizasyonlar için klasik üretim faktörlerine ilave olarak anılmaya başlanmıştır. Bilgi, geçmişten günümüze uzanan süreç içerisinde değişik anlamlarla anıla gelmiştir. Bilginin süreç içinde değişen bu yapısı Tablo 1’de görülmektedir:
Tablo 1 Bilgi Kavramının Yıllara Göre Değişimi
ZamanPeriyodu Bilginin Anlamı Bilgi Sistemleri Amaç
1950-1960 Gerekli dert Bürokratik gereksinim Bir kağıt ejderha
EMM (EAM) Elektronik Muhasebe Makinaları
Hızlı muhasebe ve kağıt işleme
1960-1970 Genel amaçlı destek YBS (MIS) Bilgi Fabrikası
Genel rapor ihtiyacını hızlandırma 1970-1985 Ayarlanmış yönetim Kontrolü KDS (DSS) YDS (ESS) Karar vermeyi geliştirme ve Ayarlama 1985-2000 Stratejik kaynak Rekabet avantajı Stratejik silah
Stratejik Sistemler Organizasyonunun devamını sağlamak
Bilgi, genellikle açık-örtük olan veya yapısal-yapısal olmayan bilgi olarak karakterize edilir. Bununla birlikte bilgi; sığ – derin, açıklayıcı anlık – süreçsel, sınırlı sayıdaki kişinin bilgisi – herkese açık bilgi, işlevsel – yorumlayıcı – kritik olarak da sınıflandırılır (Turban, 2005).
Tablo 2 Bilgi Türleri
Sahip Olunan Sahip olunmayan
Bilinen
Açık Bilgi
Sahip olduğumuzu bildiğimiz bilgi
Bilgi Boşlukları
Sahip olmadığımızı düşündüğümüz bilgi
Bilinmeyen
Örtük Bilgi
Sahip olduğumuzun farkında olmadığımız bilgi
Bilinmeyen Boşluklar
Bilmediğimiz ve sahip olmadığımız bilgi
Kaynak: What is Knowledge Management?. Information Management & Economics, Inc. URL:http://home.istar.ca/~ime/knowledge.htm . Erişim tarihi:11.09.2006
Açık veya yapısal bilgi, yazılı hale getirilmiş olan, bu şekilde paylaşılabilen bilgidir (Çapar, 2005: 26). Doküman, veri tabanı, ürün veya işlem olarak temsil edilir. Bu bilgi; resmi, sistematik bir dil veya nesne olarak kodlanabilen ve paylaşılabilen bilgidir. Örtük veya yapısal olmayan bilgi, yazılı hale getirilmemiştir; kişilerin deneyimlerinde şekil bulur ve kişisel inanış, bakış açısı ve değerleri içerir. Şirketler için asıl önemli ve değerli olan örtük bilgidir. Bu nedenle, örtük bilginin açığa çıkarılması, kullanılması ve paylaşılması ile "öğrenen organizasyon", "enformasyonun içselleştirilmesi" ve "yeni bilginin üretilmesi" kavramları ön plana çıkar (Çapar, 2005:28). İletişimi resmileştirmeyi güçleştiren aksiyon, kapsam ve kişisel deneyime daha bağımlıdır. Örtük (tacit) bilgi genellikle, bir anlaşmanın nasıl tartışılacağı, kritik rekabetsel istihbaratın ortaya çıkarılması ve bireysel potansiyele nasıl erişileceği veya fonksiyonlar arası bir takımın nasıl kurulacağı gibi bildiğimiz fakat açıklayamadığımız hususlar için kullanılır (http://home.istar.ca/~ime/knowledge.htm . Erişim tarihi:16.12.2008).
Açıklayıcı-anlık bilgi ise, betimsel gerçekleri gösterir. Açıklayıcı bilgi sınırlıdır ve bu tip bilgide oluşturulacak kurallar kullanıcıya önemli olmayabilir ve karışık durumlar veya sorunlar için gerçekten mantıklı olmayabilir. Belirli bir durum için temel bir bilgiyi içerdiğinden bilginin sığ seviyesi gibidir. İşlevsel bilgi ise bir dizi ardışıklık içerir ve ardışıklığın her bir bölümü için gerçekleştirilecek eylemleri içerir. İşlevsel bilgi aynı zamanda yönergeleri gösteren durumları oluşturabilecek farklı durumlara bakar ve her bir durumda yapılacakları açıklar (Turban, 2005: 51).
Sığ bilgi belirli bir durum hakkında temel bilgi verir. Sistemin giriş çıkış ilişkisi bilgisi sığ bilgiye örnek olarak verilebilir. Derin bilgi ise, sistemin karmaşık içyapısına ve sistem parçalarının ilişkilerine bakar. Altıncı his olarak da ifade edilebilir (Turban, 2005: 51).
Sınırlı sayıdaki kişinin bilgisi, gelişmiş, sınırlı, imtiyazlı durumlar için uygundur. Genelde gizlidir. Açık bilgi ise herkes tarafından bilinen bilgidir (Turban, 2005: 50).
İşlevsel bilgi bir nesne veya bir kişinin gördüğü iş ile ilgili, iş görme yetisiyle ilgili, göreviyle ilgili bilgidir. Yorumlayıcı bilgi ise bir olaya, bir duruma anlam veren bilgidir. Kritik bilgi ise tehlikeli ve endişe veren bilgidir (www.tdk.org.tr . Erişim tarihi: 16.12.2009).
Bilgiyi kullanış biçimi bilginin nasıl algılandığına ve organize edildiğine bağlı olarak değişir. Bu açıdan yaklaşıldığında bilgi dört başlıkta sınıflandırılır. İdealist bilgi türü vizyon oluşturmayı, hedef saptamayı, değer ve inançları yönlendirmeyi ve kararlar vermeyi sağlar. Düşünce şekli “elde edilebileceğin en iyisini” düşünmek şeklindedir. Sistematik bilgi, karşılaşılan olaylarla baş etmeye çalışırken başvurulan genellemeleri, modelleri, organize biçiminde gerçeği algılamayı, sistematik bilgi mümkün kılar. Sistemlerin nasıl çalıştığı, iç mekanizmalar bu suretle anlaşılır. Bu tür bilgi yöntem ve kılavuz oluşturmaya yarar. Pragmatik bilgi, işler yapılırken ve kararlar alınırken bilinçli olarak kullanılan kurallar, gerçekler ve kavramlardır. Büyük ölçüde know-how bilgisidir. Sorumluluk alanına giren konularda bir yöneticinin neler yapması gerektiğini bilmesi pragmatik bilgiye bir örnektir. Otomatik bilgi, içselleşmiş bilgidir. Düşünmeden gerçekleştirilen eylemler otomatik olarak sahip olunan bilginin sonucudur. Rutinler otomatik bilginin en tipik
örnekleridir. Alışkanlıklarda, prosedürlerde ve verilen tepkilerde içselleştirilmiş olan otomatik bilginin çoğunlukla bilincinde olunmaz (Erengül, 1998: 52).
2.1.2 Bilgi Yönetimi
Bilgi yönetimi; entelektüel sermayeye ilişkin süreçler, ölçümler, değerlendirmeler ve yatırımların dönüşümü gibi konulara odaklanır. Entelektüel sermaye, şirketin sahip olduğu insan, yapısal ve müşteri sermayesidir (Çalkıvık, 2001: 12).
Bilgi yönetimi en yalın şekilde, bilgiyi yaratmak, elde tutmak, paylaşmak ve geliştirmek için kullanılacak yeni radikal yollar olarak tanımlanmaktadır (Barutçugil,2002: 50).
Bilgi yönetimi: kayıtlı ya da kayıtsız organizasyon verilerini ve kişisel bilgi ve tecrübeye dayalı birikimleri, toplayıp, düzenleyip, kayıt altına alıp yararlı bilgi haline getirerek bunları doğru zamanlarda, doğru kimselerin, istenilen her yerden ulaşılabilmesini sağlayıp, organizasyonun entelektüel mülkünü arttırmak, tekrarlanan işlemlerin tamamının teknolojik araçlarla yapılmasını sağlamak ve bunun sonucunda pozitif iş neticeleri elde etmek amacıyla yapılan bir dizi teknolojik ve kültürel işlemlerdir (Karakaş, http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl-gos.php?nt=132 . Erişim Tarihi: 2005).
Teknolojik anlamda tanımlandığında, insanlar arası etkileşim ile elektronik ortamın sağladığı imkanlarla, faydalı bilginin elde edilmesi, saklanmasını açıklamaktadır (Akova ve Sarıışık, 2003: 48).
Bilgi yönetimi “bir organizasyonda yer alan özellikle de yalnızca bireylerce bilinen enformasyon (örtük bilgi) varolan genel depolanmış enformasyon ve verinin (açık bilgi) toplanması, organizasyonu, depolanması ve kullanılması işlemidir. Bu işlem, elektronik depolama ve erişime dayanır.” (Çapar, 2005: 34).
Amacı karar vermeyi, üretimi, kaynak aktarımını, rekabeti, sürekliliği, gelişimi isabetlendirmek ve hızlandırmak için kurum içindeki örtük bilgiyi açığa çıkararak, açık bilginin ise dolaşımını sağlayarak kurumun verimine katkı yapacak doğru kişilere en uygun biçimde ulaştırmaktır. Her ne kadar bunu gerçekleştirirken teknoloji kullansa da bilgi döngüsüne ağırlık verdiğinden bilgisayar biliminin değil, bilgi biliminin sınırlar içerisinde yer alır. Bilgi ve iletişim teknolojileri (BİT) ile insanların yaratıcılığını birleştirerek kurumsal problemlere hızlı ve isabetli çözümler bulunmasını sağlar. Bilginin üretilmesi, saklanması, aktarılması, erişilmesi, kullanılması ile ilgilenir. Kurum personelinin doğru bilgiyi doğru zamanda uygulamasına yardımcı olur (Çapar, 2005: 29).
Bilgi yönetimi, kurumsal amaçlara ulaşmayı kolaylaştırıcı, örgütsel işlevlerin etkinliğini arttırıcı, örgütün iç ve dış müşterileri ile ilişkilerini etkin kılıcı bir süreçtir (Öğüt 2001: 2). Bilgi yönetimi, organizasyonel bir öngörü olayıdır, insanla ilgilidir ve yapılan bir faaliyettir (Barutçugil, 2002: 73). Organizasyonel amaçların daha iyi bir şekilde elde edilebilmesi için bireylere, takımlara ve bütün organizasyona bilginin birlikte ve sistematik olarak yaratılması, paylaşılması ve uygulanması için olanak sağlayan yeni bir disiplindir (Barutçugil,2002: 50).
Çünkü bilginin yayımı çok hızlanmıştır. 2000’li yılların başında ise bilgisayar ağlarının birbirine bağlanması ile bu hız iyice artmıştır. Matbaa bilginin ses hızında yayılmasına neden olduysa, günümüzde bilgisayar ağları yani internet (ağlararası ağ) nedeniyle bilgi ışık hızında yayılmakta. Üstelik yayılan bilgi ansiklopedik donuk bilgi olmayıp verilerden gereksinimler doğrultusunda çıkarılan güncel bilgidir. Bu tür bilginin en önemli özelliği çabuk eskimesidir (Töreci, 2006:842).
Kuruluşların kaynaklarını etkin ve verimli yönetmelerinde entelektüel sermaye olarak bilgi kaynaklarına ilişkin risklerin en aza indirgenmesi gerekir. Selectron Corporation CEO’su Winston Chen’e göre, teknolojideki çok hızlı değişiklikler nedeni ile her yıl mühendislik bilgilerinin %20’si yürürlükten kalkmaktadır. Bilgi eskimesi kuruluşların sürdürülebilir rekabet gücü için önemli bir risk kaynağıdır. Bilginin, elle tutulamayan yapısı, maliyetinin tam ve doğru tahmin edilip ölçülmesindeki güçlükler, değerinin zamanla değişmesi, taşınmasındaki farklılıklar, üretim sürecinin olmaması gibi faktörler bilişim teknolojilerinin yönetiminde, risklerin yönetimini daha önemli kılarken, ayrı bakış açıları ve yaklaşımlar gerektirir (Fıkırkoca, 2003: 25).
21. yüzyılın en temel özelliklerinden biri bilgi alanındaki gelişmelerin, insanlık tarihinde görülmedik bir hıza ulaşmasıdır. Bu, varolan bilginin hızla eskimesi demektir ki, bilgiyi güncelleştirmenin önemini vazgeçilmez kılar (IDEA, idea.metu.edu.tr/bilgi/idea/nedir.html . Erişim Tarihi: 19:01.2007). Bu durum bilgi yönetimini zorunlu hale getirmektedir.
Çapar (2005: 36) bilgi yönetiminin özelliklerini şu şekilde açıklamıştır:
1. Bilgi yönetiminin konusunu kuruma ait örtülü (yani çalışanların kafasında bulunan), açık (yani prosedürlerde yer alan), dış (yani kurumun dış çevresinde yer alan), iç (yani kurumun sınırları içinde yer alan) bilgi ile bu bilgiye ilişkin işlemler oluşturur. Temel çabası bilgiyi üretken kılmaktır. Entelektüel sermayenin kurum içerisinde en verimli biçimde kullanılmasını, yani bilimsel olarak yaratılan bilginin kurumsal alana transferini sağlar.
2. Amacı karar vermeyi, üretimi, kaynak aktarımını, rekabeti, sürekliliği, gelişimi isabetlendirmek ve hızlandırmak için kurum içindeki örtük bilgiyi açığa çıkararak, açık bilginin ise dolaşımını sağlayarak kurumun verimine katkı yapacak doğru kişilere en uygun biçimde ulaştırmaktır. Her ne kadar bunu gerçekleştirirken teknoloji kullansa da bilgi döngüsüne ağırlık verdiğinden bilgisayar biliminin değil, bilgi biliminin sınırlar içerisinde yer alır. Bilgi ve iletişim teknolojileri ile insanların yaratıcılığını birleştirerek kurumsal problemlere hızlı ve isabetli çözümler bulunmasını sağlar. Bilginin üretilmesi, saklanması, aktarılması, erişilmesi, kullanılması ile ilgilenir. Kurum personelinin doğru bilgiyi doğru zamanda uygulamasına yardımcı olur.
3. Bilgi yönetimi disiplinler arasıdır. Uygulamalarında bilgi, ve iletişim teknolojisi, iletişim, yeni ekonomi, bilgi bilimi, işletme, finans, psikoloji, sosyoloji, linguistik, mühendislik alanlarından yararlanan disiplinler arası bir faaliyettir. 4. Örgüt kültürü, bilgi yönetimi için çok büyük önem taşır. İşbirliği, bilgi
paylaşımı ve birbirinin fikirlerini kullanma üzerine kurulmuştur ve bu kültürün kurum içerisinde gelişmesini sağlar. Yani, bilgi kültürüne dayanır ve onu geliştirir. Bunun ise, sadece teknoloji kullanımı ile olmayacağı açıktır.
5. Bilgi yönetimi bir kerelik değil sürekli bir uygulamadır. Kuruluşa özeldir. Bilgi Yönetim Sistemi her kuruluşun ve kuruluşta çalışan kişilerin özel gereksinmeleri doğrultusunda oluşturulur ve gözden geçirilir. Bu özelliği ile,
genel problemleri çözmek üzere geliştirilmiş bir süreç, işlemler bütünü ve araç olan bilgi farklılık gösterir.
6. Bilgi yönetimi liderlik, düzen, öğrenme, teknoloji, kurumsal işlemlere destek, kişi ve birime göre içerik yayma, bilgi paylaşımı ve ortak kullanımı, çalışma sürecinin bir parçası olarak örtük bilginin açığa çıkarılması, bilgi varlığının ölçülmesi, kurumsal bilgi kültürünün yaratılması ve bilgi teknolojilerine dayanmaktadır.
7. Kapalı bilginin açığa çıkarılmasını sağlayarak kurum için önemli ve kritik olan bilginin kurum dışına çıkmasını önler.
Yukarıda sözü edilen tanımlardan ve açıklamalardan bilgi yönetiminin bilginin elde edilmesi, kullanılması, paylaşılması, depolanması ve yenilenmesi süreci olduğu anlaşılmaktadır.
2.1.3 Temel Bilgi Sistemleri
İşletmedeki farklı düzeylerde ortaya çıkan temel bilgi sistemleri aşağıdaki gibi sınıflandırılabilir (Karahoca ve Karahoca, 1998: 23):
• Veri işleme sistemi • Ofis otomasyon sistemi
• Bilgi çalışanları, Ar-Ge, Danışmanlık Hizmetleri • Karar destek sistemleri
• Üst yönetim bilgi sistemleri
2.1.3.1 Veri İşleme Sistemi
Veri işleme sistemleri, işlemleri yürütme ve kayıt tutma üzerine yoğunlaşır, çıktıları periyodiktir, katı bir programlamaya sahiptir, örgütün operasyonel düzeyinde çalışanların ihtiyaçlarına yönelik bilgiler yaratır ve sistem temel olarak örgütsel işlevlere dayalı olarak geliştirilir. Sistem bu özelliklerine rağmen karar almaya destek sunma bakımından hedeflenen sonuçları gerçekleştiremez. Bunun temel nedeni bilgi talebinde bulunanların sorularını yanıtlayamaması ve yalnızca verileri bilgiye dönüştürmesidir (Bensghir, 1996: 56).
2.1.3.2 Ofis Otomasyon Sistemi
Ofis otomasyonu genel olarak, büro fonksiyonlarının otomasyonu olmaktan çok bürodaki bilişim sistemlerinin gelişimi şeklinde ortaya çıkmıştır(Gözlü, 1992:238;Uygur ve Göral,2003:169).
Ofis otomasyonu, bir ofiste yapılan rutin işlemlerin ve işlevleri otomatik hale getirmek amacıyla bilgisayar teknolojisinin kullanılmasını ifade etmektedir. Başka bir ifadeyle, ofis otomasyonu bilgi çalışanlarının geleneksel ofisini düzene, sokmak, yapılan işleri basitleştirmek ve tüm çalışanların verimliliklerini arttırmak için bilişim teknolojilerinin ofis işlemlerine uygulanmasıdır(Uygur ve Göral, 2003:169).
Ofis otomasyonunun başka bir tanımı ise, rutin işlem ve işlevlerin kısa sürede ve doğru bir şekilde yapılmasını sağlayan bilgisayar ve bilgisayarla ilgili teçhizatın kullanılmasıdır (Gönenli, 1986:76).
Sönmez’e göre(1984), ofis otomasyonu, yöneticilerin, uzmanların, memurların ve sekreterlerin kısaca büro ortamında çalışa kişilerin bürolardaki faaliyetlerin verimliliğini artırmak amacı ile bilgi işlem sistemlerine bağlı iş istasyonlarını kullanmalarına denir.
Ofis otomasyonunun en belirgin özelliği, kapalı denetim düzeni sağlayabilmesi ve insan müdahalesine ihtiyaç kalmadan makinenin kendisini ayarlayabilmesidir. Kapalı denetim düzeni, genellikle elektronik olup makinenin kendini otomatik olarak ayarlamasını sağlar.
2.1.3.3 Bilgi Çalışanları, Ar-Ge ve Danışmanlık Sistemleri
Bilgi çalışanı, iş konusunda yoğunlaşan, bilgilerle uğraşan, bilgileri depolayan, analiz eden, ilgililere ulaşmasını sağlayan, yeni bilgiler üreten kişi olarak tanımlanabilir. Çalıştıkları alan hayli dar olabilir ama bu alanda patrondan daha bilgilidirler ve bunun farkındadırlar. Kuruluştaki hiyerarşi içinde konumları ne kadar aşağıda olsa da, kendi alanlarında, genellikle işverene üstündürler. Bilgi işçisi ast olmaktan çok meslektaş ve iş arkadaşıdır (Bedük, 2002: 699).
Bilgi düzeyli sistemler bir örgütte çalışanlara veri ve bilgi sağlarlar. Bu sistemlerin temel amacı; işletmede yapılacak işleri ortaya çıkarmak, onları organize etmek, işletmeye yeni bilgi akışını sağlamak, belge ve bilgi akışının sağlanmasında, kontrolünde örgüte yardımcı olmaktır.
Bilgi çalışanları sistemleri, örgütte yeni bilginin yaratılması ve örgütün yeni bilgiyle bütünleşmesinde bilgi çalışanlarına destek sağlayan bir sistemdir. Bilgi çalışanları sistemleri, örgütün bilgi düzeyindeki gereksinimlerini karşılar. Genellikle bilgi çalışanları üniversite ve lisansüstü derecesi almış muhasebeci, mühendis, doktor, hukukçu, bilim adamı, ekonomist vs mesleklere sahip kişilerden oluşmaktadır. Onların temel görevi; yeni, özel ve genel bilgiler üretmektir. Bilgi çalışanları genellikle, bu amaçları gerçekleştirebilmek amacıyla, ofis otomasyon sistemlerinden yararlanırlar (Bedük, 2002: 700).
2.1.3.4 Karar Destek Sistemi
Karar destek sistemi spesifik karar süreçlerine destek sağlamak amacıyla bilgi üretimine odaklanan bilgi sistemleridir. Yönetim bilgi sisteminden farklı olarak birey makine etkileşimine olanak sağlamakta ve nitelikli kararlara kaynaklık eden sinerjik karar sürecine katkı yapmaktadır. Karar destek sistemi yöneticilere yarı yapısal ve yapısal olmayan nitelikli kararların verilmesi sürecinde ileri düzey analiz modelleri aracılığıyla destek sağlamaktadır. Karar destek sistemi konsepti bilgisayarların kara vermede ancak yardımcı destekçi araçlar olduklarını vurgulamakta ve kesinlikle, kararı bizzat yapan sofistike elektronik araçlar olarak anlaşılmaması gereğine dikkat çekmektedir (Öğüt, 2001: 150).
2.1.3.5 Yönetim Bilgi Sistemi
Yönetim bilgi sistemi bir anlamda örgütün kalbidir. Nasıl ki canlılarda kalp ritmik atışlarla kan pompalayarak, tüm vücuda yaşam için gerekli oksijenin ulaşmasını sağlıyorsa, aynı şekilde YBS de, örgütün varlığını sürdürmesi için gerekli bilgileri sürekli olarak üretir ve gerekli yerlere ulaşmasını sağlar. YBS yöneticilere yalnızca karar almalarına destek sunmakla kalmaz, aynı zamanda tekrar özelliği olan kimi sorunların çözülmesi ile ilgili kararlar alınmasına yardımcı olur. YBS, yöneticilere bilgi sunmak suretiyle örgüt
